KESIMPULAN DAN SARAN - Sistem Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universita

Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran mengenai sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (FE-USU) Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada tanggal 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai tanggal 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud Republik Indonesia No. 42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. PAAP kemudian menjadi Program

D-III Akuntansi dan D-III Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987,

No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No. 568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987

diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan DiplomaTiga.

Program Pendidikan Stata Satu (S-1) meliputi :

1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi :

1. Program Studi Keuangan

2. Program Studi Akuntansi 3. Program Studi Kesekretariatan

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara

(BHMN) dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi, dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU memiliki 12 Fakultas.

Dasar

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi

USU berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No. 239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instruktur Menteri Pendidikan Nasional No. 1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No. 20 Tahun 2003 yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Struktur organisasi mempunyai tiga fungsi yaitu :

1. Meningkatkan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita di masa mendatang.

2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi

kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya.

3. Fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi kita bisa dengan mudah

Adapun struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Dekan

2. Pembantu Dekan

Pembantu Dekan terdiri dari :

1) Pembantu Dekan Bidang Akademik atau disebut Pembantu Dekan I

2) Pembantu Dekan Bidang Administrasi atau Tata Usaha atau disebut

Pembantu Dekan II

3) Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan atau disebut Pembantu Dekan III

3. Kepala Tata Usaha

Bagian Tata Usaha terdiri dari beberapa sub bagian yaitu :

1) Sub Bagian Akademik

2) Sub Bagian Umum dan Keuangan

3) Sub Bagian Kepegawaian

4) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

5) Sub Bagian Perlengkapan

Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tahun 2012 Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Kemahasiswaan Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studi Bengkel Ketua Program Studi Inter Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha

1. Pimpinan Universitas

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc. (CTM), Sp.A(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng

Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI

Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

2. Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Plt. Dekan : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak

Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

3. Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac, Ak

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Drs. Ami Dilham, M.Si

Dr. Murni Daulay, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M.Ec Prof. Dr. Ramli, MS

Prof. Dr. lic. rer. reg. Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MS

Prof. Dr. Erlina, SE, M.Si

Prof. Dr. Prihatin Lumbanraja, SE, M.Si Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak Dr. Isfenti Sadalia, ME

Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Irsad, SE, M.Soc.Sc, Ph.D Dr. Muslich Lufti, MBA 4. Departemen

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, ME

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak

Program Studi

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Irsad, SE, M.Soc. Sc, Ph.D

Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak

Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

Program Diploma III Keuangan

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM

Sekretaris : Ritha Harahap

Program Profesi Akuntansi

5. Kepala Bagian dan Sub Bagian

Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si

Kasub. Personalia : Maslan, SE

Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliani, SE

Kasub. Umum Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si

Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos

Bendaharawan Gaji : Santoso

PUMC DM : Kasnawati, SE

6. Lembaga-lembaga Penunjang Pusat Penelitian Perbankan

Pengarah : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Unit Pelayanan Komputer

Koordinator : Haroni Doli Hamoraon, SE, M.Si

Abu Yazid, SP, M.Stat Ahmad Rafiqi, BBA, MMgt

Job Desciption

Adapun uraian tugas dari bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :

1. Dekan

Tugas umum dari Dekan adalah :

a. Memimpin penyelenggara dan pengembangan dan pengajaran,

penelitian, pengabdian kepada masyarakat

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administasi,

dan administrasi fakultas

c. Bertanggung jawab kepada Rektor

d. Menandatangani ijazah, transkrip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji f. Mendisposisi surat-surat masuk

g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi

2. Pembantu Dekan

1) Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

2) Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan

3) Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama

3. Kepala Tata Usaha

1) Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan

di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang

akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

d. Melaksanakan urusan surat-menyurat, kerumahtanggaan,

perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di

lingkungan fakultas

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan

informasi

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan fakultas

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan fakultas

2) Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)

Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,

penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target

kurikulum

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan

fakultas

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan

3) Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)

Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan

kerumahtanggaan

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan

fakultas

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas

dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran

dan pertanggung jawaban keuangan

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi,

perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya

h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang

keuangan

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan

4) Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawain

c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai

d. Melasanakan urusan mutasi pegawai

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap Tetap/Emiritus, izin dan cuti

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai

h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional

i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan

penyusunan bagian

5) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan

kemahasiswaan

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat

universitas

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan

kemahasiswaan

i. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan

dan alumni

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan bagian

6) Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

c. Mengoperasikan sistem informasi kerumahtanggaan dan

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang

kerumahtanggaan dan perlengkapan

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan

lingkungan

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan bagian

C. Jaringan Usaha atau Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian, atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian

yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial

berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggara pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

D. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapaht hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademi agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

E. Rencana Kegitan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester ganjil/genap

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Menurut Sedarmayanti, (1996:56) istilah arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani,

yaitu “Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang

menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berobah lagi menjadi kata “archelon” yang berarti “gedung pemerintahan”. Sedangkan dari bahasa Latin kita mengenal kata “archivum”.

Dari kata-kata inilah timbul kata arsip ini, sedangkan pentingnya peranan arsip ini sudah dikenal dalam kehidupan kemasyarakatan sejak zaman Romawi sampai dewasa ini kita masih mengenal karya-karya dramawan Yunani Kuno

seperti Sophocles, Archillus, Emipides, Socrates dan catatan rekor dalam

pertandingan Olimpiade pada zaman itu yang ditulis pada papyrus, serta sampai saat ini masih dapat kita manfaatkan, sehingga kita dapat menggambarkan saat ini kehidupan manusia di masa yang telah lalu. Pada umumnya manusia belum jelas apa yang dimaksudkan dengan kata arsip dan bagaimana peranannya sebenarnya.

Menurut Suherman (2003:22), yang dimaksud dengan “arsip” adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta

dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Berdasarkan Undang-Undang No. 7/1971 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang membuat, dan menerima arsip itu adalah bukan hanya lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintah tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menerbitkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 4 Undang-undang No. 7/1971, bahwa Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsi Badan Swasta tersebut sebagai bukti pertanggung jawaban nasional. Yang pengesahannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.

Menurut Surojo (2006:31), menjelaskan bahwa :

1. Pengertian arsip secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis

bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.

2. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong

lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara

dibuat secara phyis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang

disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat penting yaitu data-data mengenai kemahasiswaan yang disusun berdasarkan tanggal surat masuk dan disimpan di lemari arsip, sehingga pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

B. Ciri-ciri Arsip yang Baik

Menurut Sutarto (1997:32), ciri-ciri arsip adalah sebagai berikut :

1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini

mestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai guna yang ada di dalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang merupakan singkatan dari Administrative value, Legal value, Financial value, Reach value, Educational value, Documentary value atau nilai-nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan dan dokumentasi.

2. Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip

diletakkan dan disusun berturut menurut abjad, tanggal dan nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan

memperlihatkan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja percipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur, dan metode kerja yang telah ditetapkan.

3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis, maka arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.

Pada Bagian Kemahasiswaan ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sistematis dan apabila dibutuhkan dapat dengan cepat disediakan kembali.

C. Klasifikasi Arsip

Menurut Wiyasa (2001:18), klasifikasi arsip ada 6 (enam) macam, antara lain : 1. Menurut subjek atau isinya

a. Arsip Keuangan

b. Arsip Kepegawaian

c. Arsip Pemasaran d. Arsip Pendidikan

2. Menurut Nilai kegunaannya

a. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi

b. Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan

c. Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja

d. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum

e. Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan

f. Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian

g. Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan

h. Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian dan dokumentasi

i. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah.

3. Menurut Sifat Kepentingannya

a. Arsip vital (terdiri dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi) b. Arsip penting (esensial)

Isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan tertentu

c. Arsip biasa

4. Menurut Keseringan Penggunaannya

a. Arsip Aktif

Arsip yang sering digunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas

b. Arsip Inaktif

Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan

Dalam dokumen Sistem Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (Halaman 15-54)