TUGAS AKHIR
SISTEM PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
REVINA UDHY WAHYUNI 072103047
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : REVINA UDHY WAHYUNI
NIM : 072103047
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN
KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal:………2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(
NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si)
Tanggal:...2010 D e k a n
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : REVINA UDHY WAHYUNI
NIM : 072103047
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN
KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan,...2010 Menyetujui,
Dosen Pembimbing
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang di tangan-Nya terletak kendali dan digenggaman-Nya terletak segala kemudahan dalam menjalankan setiap hal. Hanya berkat rahmat dan ridho-Nya lah Penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat beriring salam juga Penulis hadiahkan kepada junjungan seluruh umat muslim nabi besar Muhammad SAW.
Dengan segala kerendahan hati dan ketulusan jiwa Penulis menyadari masih banyak kekurangan didalam penulisan Tugas Akhir ini, hal ini dikarenakan kurangnya pengalaman dan keterbatasan kemampuan Penulis. Untuk itu Penulis memohon maaf atas segala kekurangan yang ada didalam penulisan Tugas Akhir ini. Kritik dan saran yang bersifat membangun juga sangat diharapkan Penulis guna kesempurnaan Penulis dimasa yang akan datang.
Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang, riset hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekterariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Komariah Pandia, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan (saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam rangka penyusunan Tugas Akhir ini.
5. Ibu Esa Setiana, SE, MSi dan ibu Yunita Indriani SE, selaku Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Kedua orang Tua, Papa tersayang : Drs. Raden Triyanto M.sn dan Mama tercinta Yuliani Indriati yang telah membesarkan dan memberi kasih sayang berlimpah. 8. Kakak-kakak penulis, Yunia Mega Gemala dan Amelia Ajeng Saraswati yang
selalu memberikan kebahagiaan, dukungan dan semangat.
9. Teman-temanku Zahara, Putri, Ira, Ayu, Ulfa, Iin, Latifa, Januardy, Arandhea, terima kasih atas semangatnya dan terima kasih atas hari-hari yang telah ada.
10. Untuk teman-teman magang kelompok 8, serta teman-teman magang gelombang tiga khususnya anak sekretaris.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itup penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini agar dapat bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Juni 2010 Penulis,
Revina Udhy Wahyuni
DAFTAR ISI
F. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II GAMBARAN UMUM ORGANISASI A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description ... 13
D. Kegiatan Bagian Kemahasiswaan FE USU ... 18
E. Rencana Kegiatan Bagian Kemahasiswaan FE USU ... 19
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian dan Fungsi Kearsipan ... 20
B. Pengorganisasian Arsip ... 23
C. Jenis Arsip ... 24
D. Peranan dan tujuan Kearsipan ... 25
E. Alat-alat yang digunakan untuk penyimpanan arsip Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 26
F. Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip pada Bagian Kemahasiwaan Fakultas Ekonomi USU... 30
G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 43
B. Saran ... 44
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengertian kearsipan lebih diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan surat. Berbicara tentang penyimpanan arsip pun tidak terlepas pada kegiatan penyimpanan surat. Pandangan tersebut sebenarnya sudah tidak tepat lagi, karena bidang kearsipan telah tumbuh berkembang sesuai dengan kebutuhan praktis organisasi, karena kearsipan telah berkembang menjadi bagian tidak terpisahkan dari manajemen informasi.
Pengertian arsip secara fisik pun tidak terbatas pada surat saja tetapi semua bentuk perekam data dan informasi seperti foto, rekaman, film, disket dan sebagainya. Hal ini sesuai dengan apa yang dimaksudkan pada Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang pokok-pokok kearsipan. Yaitu sebagai berikut :
Menimbang :
a. Bahwa untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar, lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia di masa yang lampau, sekarang dan yang akan datang dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang kearsipan.
Arsip yang tertib dan teratur akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi yang dibutuhkan baik oleh individu maupun kelompok organisasi sehingga dapat membantu semua pihak dalam rangka melancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Bagian keemahasiswaan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah salah satu unit kerja yang mempunyai kewenangan untuk melaksanakan usaha-usaha penyediaan data dan informasi yang dibutuhkan oleh dosen, pegawai-pegawai serta mahasiswa di lingkungan Fakultas Ekonomi USU. Data dan informasi Itu harus benar-benar dikelola dengan baik oleh pegawai kearsipan di bagian kemahasiswaan sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan terhadap arsip yang disimpan. Bagian emahasiswaan tersebut merupakan salah satu unit pendukung seluruh kegiatan akademik dalam pelayanan data dan informasi, guna pengambilan keputusan terhadap rencana yang akan datang.
Apabila arsip tidak disimpan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan maka hal ini dapat menghambat kelancaran pekerjaan administrasi. Oleh karena itu, pengelolaan arsip membutuhkan tekhnik dan keterampilan khusus karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Kegiatan kearsipan di instansi atau organisasi dilaksanakan dengan maksud memberikan pelayanan yang dibutuhkan oleh instansi atau organisasi dan merupakan suatu aktivitas yang bersifat rutinitas.
sebagai alat pengawasan perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh pekerjaan kantor yang berdayaguna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, pegawai yang bekerja pada unit kersipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Dalam pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap. Maka berdasarkan alasan tersebut penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip mutlak harus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Pentingnya sistem kearsipan yang baik mendorong penulis untuk mengetahui bagaimana sistem kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melalui penulisan laporan tugas akhir yang berjudul “Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Permasalahan
C. Tujuan Penelitian
Secara khusus tujuan dari penelitian ini adalah :
a. Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Untuk mengetahui lebih jelas tentang proses penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Untuk dijadikan sebagai bahan masukan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D.Manfaat Penelitian
Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah :
a. Dapat meningkatkan pengetahuan dan wawasan dalam bidang kearsipan. b. Dapat menambah kepustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
E. Jadwal Kegiatan
Tabel 1.1
2 Pengumpulan Data
dan Kondisi Data √ √
3 Penulisan √ √ √
F. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini membahas sejarah ringkas, stuktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
GAMBARAN UMUM ORGANISASI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU. Fakultas Kedokteran merupakan fakultas pertama yang dibentuk pada 20 Agustus 1952. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Fakultas Pertanian, dan Fakultas Teknik.
Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan oleh Yayasan USU pertama berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, maka pada tahun 1961 USU membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, setiap tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No. 568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima itu maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliput i : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan.
2. Departemen Manajemen. 3. Departemen Akuntansi.
Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi : 1. Program Studi Keuangan.
2. Program Studi Akuntansi. 3. Program Studi Kesekretariatan.
mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU memiliki 12 fakultas.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi USU berpedoman kepada Surat Keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No. 239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No. 1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No. 20 Tahun 2003 yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B.Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan kompenen-kompenen unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Struktur organisasi mempunyai tiga fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang.
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersusun sebagai berikut :
1. Dekan
2. Pembantu Dekan
Pembantu Dekan terdiri dari :
a. Pembantu Dekan Bidang Akademik atau disebut Pembantu Dekan I.
b. Pembantu Dekan Bidang Administrasi atau Tata Usaha atau disebut Pembantu Dekan II.
c. Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan atau disebut Pembantu Dekan III. 3. Kepala Tata Usaha
Bagian Tata Usaha terdiri dari beberapa sub bagian, yaitu : a. Sub Bagian Akademik.
b. Sub Bagian Umum dan Keuangan. c. Sub Bagian Kepegawaian.
d. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni. e. Sub Bagian Perlengkapan.
4. Ketua dan Sekretaris Departemen dan Program Studi.
_ _ _ _ _ _
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU
C.Job Description
Uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah :
Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
1. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
2. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas
3. Bertanggung jawab kepada Rektor
4. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa 5. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji
6. Mendisposisi surat-surat masuk
7. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
Pembantu Dekan
1. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat 2. Pembantu Dekan II
3. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.
Kepala Tata Usaha 1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan
kepada masyarakat
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpukan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Menyusun konsep juklak/juknis dibidang kepegawaian c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
D. Kegiatan Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Salah satu bagian terpenting dalam jaringan kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, adalah bagian kemahasiswaan. Bagian kemahasiswaan ini mempunyai peran yang penting, seperti mengumpulkan dan mengelola data dibagian kemahasiswaan, melakukan penyajian informasi kemahasiswaan dan alumni, melakukan administrasi kemahasiswaan, melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
E. Rencana Kegiatan Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Untuk melaksanakan tugas dengan baik, diperlukan perencanaan kegiatan. Dari informasi yang diperoleh dari bagian kemahasiswaan rencana kegiatan bagian Kemahasiswaan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah : 1. Memepersiapkan sistem kerja yang lebih baik kedepannya
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian arsip
Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corka apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian, menurut Undang-Undang tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu sebagai berikut :
1. Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
2. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Dalam bahasa Inggris arsip statis disebut archieves, sedangkan arsip dinamis disebut record. Dua istilah tersebut sering disebut dengan istilah arsip yang dalam bahasa Belanda disebut Archief sehingga record management diterjemahkan menjadi tata kearsipan atau manajemen kearsipan.
Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang merekam pada kartu (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan,rekaman disket) kertas foto kopi dan lain-lain.
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian kemahasiswaan Sumber: Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
Drs. Ami Dilham,
M.Si
Pembantu Dekan III
Nina Zailiana, S.Sos
Kepala Bag.
Kemahasiswaan
Mulyadi, A.Md
Pegawai Chairunisa, SE
Pegawai Emma deliana S.sos
Pegawai Mahadi Irianto, SE,
B. Pengorganisasian Arsip
Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip, karena pekerjaan administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran. Dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.
Menurut Drs. Hadi Abubakar (1990 : 20) di dalam kegiatan pengorganisasian arsip sering disebut file aktif dan file inaktif yang mempunyai arti, yaitu sebagai berikut :
1. File aktif yaitu file (tempat arsip) yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan banyak
dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari.
2. File inaktif yaitu file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam pekerjaan. Kriteria untuk menentukan nilai suatu arsip tergantung pada kantor masing-masing. Kriteria penilaian yang umum yang dapat dipergunakan adalah ALFRED (Sutarto, 1997 : 2001) yang merupakan singkatan dari Administrative value (nilai administrasi), Legal value (nilai hukum), Financial value (nilai keuangan), Research value (nilai penelitian), Educational value (nilai pendidikan), dan Documentary value (nilai dokumentasi).
C.Jenis Arsip
Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut:
1. Arsip Dinamis adalah Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi :
a. Arsip aktif adalah Arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip aktif masih ada ditempat-tempat/unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi.
b. Arsip semi aktif adalah Arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif maksudnya arsip-arsip dalam masa transisi secara aktif dan inaktif.
c. Arsip inaktif atau semi statis adalah Arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
D.Peranan dan Tujuan Kearsipan 1. Peranan Kearsipan
Peranan kearsipan sebagai sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisai untuk membuat dan mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang dihadapi. Oleh sebab itu dapat disimpulkan peranan arsip menurut Serdamayanti (2000 : 18) adalah sebagai berikut :
a. Alat utama ingatan organisasi.
b. Bahan atau alat pembuktian(bukti otentik).
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya. e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
2.Tujuan Kearsipan
Menurut Serdamayanti (2000 : 18), tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangssan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Tujuan kearsipan pada bagian Kemahasiswaan adalah:
a. Agar Mudah dan cepat ditemukan kembali jika dibutuhkan lagi b. Terawat dengan baik
c. Terjamin keselamatannya dengan sistem tertentu d. Tersimpan rapi
E. Alat-Alat Yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Menurut Surojo (2006:37) dapat dipahami bahwa penyimpanan alat-alat arsip adalah kegiatan menyususn warkat-warkat secara sistematis dengan menggunakan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
Adapun alat-alat yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
1. Map
a. Map biasa, disebut juga stopmap atau stofmap atau stopmap folio. Stopmap dilengkapi dengan daun-daun penutup yang berfungsi melindungi atau menahan warkat-warkat yang disimpan didalamnya agar tidak mudah lepas atau terpisah dari satuan atau himpunan.
b. Stopmap tali adalah Stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat
merapatkannya. Stopmap tali disebut juga partapel yang terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita.
c. Map jepitan adalah Map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah terlepas. Dalam praktek perkantoran, map jepit lebih dikenal dengan nama snelhecter. d. Map tebal.
Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah Map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri/tegak. Map jenis ini sering disebut dengan briefordner.
2. Folder
Folder merupakan Lipatan kertas tebal /karton manila berbentuk segi empat
panjang untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip didalam file/filling cabinet. Bentuk folder seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup atau seperti map jepitan (snelhecter) tetapi tidak dilengkapi dengan jepitan.
3. Guide
Guide merupakan Petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus
4. Filling Cabinet (Lemari Arsip)
Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi
naskah-naskah/dokumen bersama dengan guide-guidenya. Umumnya filling cabinet ini berlaci empat tetapi ada juga yang berlaci lima bahkan berlaci enam.
5. Meja dan Kursi
Meja merupakan Salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk keperluan menulis atau untuk mengetik. Kursi merupakan Salah satu perabot kantor, merupakan perlengkapan meja yang dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para pegawai pada waktu membaca, menulis, atau mengetik.
6. Berkas Kotak (Box File)
Berkas kotak atau box file adalah Kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat. Berkas kotak yang berisi warkat-warkat ditempatkan pada rak arsip.
7. Rak Arsip
Rak arsip adalah Sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan, kemudian di beri tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.
8. Rotary Filling
Rotary filing adalah Peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan
warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu).
9. Cardex (Card Index)
Cardex adalah Alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip
memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas dari kartu-kartu diberi tanda atau kode agar lebih mudah dilihat.
10. File Yang Dapat Dilihat
File yang dapat dilihat (visible reference record file) adalah Alat yang dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat yang berisi keterangan-keterangan, nama-nama dan alamat-alamat yang ditempelkan pada papan/buku yang dapat dilihat dan dibaca dengan segera.
11. Mesin-Mesin Kantor
Yang dimaksud dengan mesin-mesin kantor adalah Semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris maupun elektronis. Mesin-mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya mesin ketik, mesin fotocopy, mesin pengganda, mesin film kecil, mesin cetak film kecil, mesin baca film kecil, mesin baca cetak film kecil, komputer, mesin penghancur kertas, penjepret kertas dan pelubang kertas.
12. Alat-Alat Tulis
Yang dimaksud dengan alat-alat tulis adalah Alat-alat yang berhubungan dengan tulis menulis. Yang termasuk alat tulis misalnya : kertas, buku tulis, potlot atau pensil (merah biru, tinta berwarna), asahan pensil, baki surat, cap, bantalan cap, bolpen, karbon, garisan, karton, penghapus, tinta, pulpen, lem atau perekat, tancapan surat, pengungkit kawat jepret, pembuka surat, sandaran buku dan sit
stensil.
F. Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Menurut Boedi Martono (2001:34) sistem, penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek penting, yaitu :
a.Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai faktor perusak.
b.Penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip
Penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan itu sendiri sebenarnya merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya. Keselamatannya disini baik menyangkut kondisi arsip fisik maupun informasinya.
menimbulkan masalah. Misalnya dalam pencarian kearsipan dan pengamanan arsip-arsip yang penting.
Upaya penyimpanan serta pemeliharaan kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya menyangkut dua aspek penting, yaitu:
1. Sistem Penyimpanan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan
Sistem Penyimpanan arsip pada bagian kemahasiswaan hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. Dengan cara demikian arsip tidak cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan. Sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan oleh masing-masing organisasi penciptaan arsip tentu saja berbeda-beda. Hal ini dikarenakan:
a. Tujuan masing-masing organisasi berbeda-beda, yang mengakibatkan perbedaan jenis kegiatan.
b. Volume pekerjaan tidak sama.
c. Jenis peralatan yang dipergunakan tidak sama.
d. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan dari masing-masing organisasi. e. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.
keterangan. Hal ini berfungsi untuk mempermudah pegawai dalam menemukan arsip kembali dengan cepat.
Dari uraian dapat dikatakan sistem penyimpanan kearsipan pada bagian kemahasiswaan relatif sudah baik
2. Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan
Pengamanan arsip pada bagian kemahasiswaan dapat dilihat dari beberapa segi yaitu:
a. Pengamanan arsip dari segi informasinya.
Pengamanan arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut:
1). Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
2). Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a. Undang-Undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
dalam) dan faktor eksternal (dari luar). Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara lain meliputi kelembaban udara, udara terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu,jamur dan sejenisnya, rayap, gegat, dan beberapa jenis serangga perusak/pemakan kertas arsip lainnya.
Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
1). Restorasi arsip, adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.
2). Laminasi arsip, adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik sehingga arsip itu terlindungi dan aman dari bahaya kena air, udara (lembab,kering), dan serangan serangga perusak/pemakan arsip.
3). Microfilm, dipergunakan untuk mengawetkan arsip-arsip yang sudah rusak sehingga tidak dapat direstorasi, dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan, dipindahkan ke lembaran film kecil.
Sistem pengamanan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, para pegawainya mempunyai kewajiban menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak internal maupun eksternal, tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwenang, tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarang tempat dan tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin.
3. Sistem Pemeliharaan Arsip pada bagian Kemahasiswaan
arsip-melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yangs sebenarnya tidak diinginkan.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut: a. Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:
1) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab dan ruangan dijaga tetap kering.
2) Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari.
3) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
4) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api misalnya kebakaran.
5) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air, misalnya banjir. 6) Dalam hal-hal tertentu seperti banjir, periksalah ruangan untuk mengetahui
kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor.
7) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama/serangan perusak/pemakan kertas arsip.
8) Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
10) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan didalamnya.
b. Kebersihan
Kebersihan arsip meliputi: 1) Kebersihan ruangan
Membersihkan ruangan sebaiknya dilakukan sekurang-kurangnya seminggu sekali. Dibersihkan dengan alat penyedot debu atau vacuum cleaner dan dilarang merokok, makan dan minum didalam ruangan penyimpanan arsip. 2) Kebersihan arsip
Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara arsip-arsip dibersihkan dengan vacuum cleaner, jangan membersihkan dengan sabut bulu ayam atau sulak. Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak dimakan rayap dan arsip-arsip yang rusak bukan dimakan rayap harus segera dipisahkan yang satu dengan yang lainnya untuk kemudian diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki. Arsip-arsip juga harus bersih dari karat.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
Tempat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip adalah:
1) Rak arsip, sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan-papan rak, jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam inci. Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin. 2) Almari arsip, almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara
menjaga agar tingkat kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat ditaruh kapur barus. Susunlah arsip-arsip didalam almari agak renggang atau jangan terlalu rapat. Apabila almari terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.
Sistem pemeliharaan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang cukup tetapi seharusnya menggunakan pendingin ruangan (AC) agar menjaga kelembaban udara stabil dan tidak lembab. Almari arsip yang dipakai untuk penyimpanan arsip yang terbuat dari logam besi karena lebih kuat, tahan air, dan panas serta praktis, walaupun ada bebrapa peralatan yang relatif kecil tidak digunakan.
G.Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 1. Penyusutan Arsip
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari unit pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip. Pengertian penyusutan dan penghapusan arsip juga mencakup kegiatan-kegiatan pemindahan arsip dari Pusat Penyimpanan Arsip suatu organisasi ke Arsip Nasional Republik Indonesia, termasuk pula kegiatan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan.
Menurut R.S. Dipobharoto M.A. tujuan penyusutan arsip adalah:
a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya records yang kurang diperlukan.
b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filling.
d. Menghemat tempat, biaya, alat, karena records yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat ditempat, perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak mengganggu ruang tempat bekerja.
e. Agar segera bisa ditentukan nasib records selanjutnya, disimpan sebagai arsip, diawetkan atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.
2. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan dilaksanakan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
a. Lembaga-Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam jadwal retensi arsip masing-masing.
b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan arsip 10 (sepuluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan Ketetapan Pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan dari Panitia Penilai Arsip serta Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian dan setelah mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional.
d. Pemusnahan arsip adalah Tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
e. Pemusnahan arsip disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan yang bersangkutan.
f. Untuk pelaksanaan pemusnahan arsip dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip, contoh:
Gambar 2.3 Berita acara pemusnahan arsip
Dalam sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekomoni Universitas Sumatera Utara tidak menggunakan berita acara
Berita Acara Pemusnahan Arsip Nomor:
Pada hari ini …. Tanggal …….. yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Surat Keputusan Menteri No ………. Tanggal ………. dan Surat Tugas No ………. Tanggal …….. telah melakukan pemusnahan arsip-arsip tercantum dalam daftar terlampir secara *) =
a. Penghancuran b. Pembakaran c. Peleburan Kimia
persetujuan secara bersama-sama dalam hal pemusnahan arsip. Para pegawai akan mencari arsip-arsip yang tidak terpakai lagi di almari arsip dan dikeluarkan, untuk selanjutnya dihancurkan atau dileburkan di mesin penghancur kertas, dibuang dan dibakar. Walaupun dalam pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip tidak menggunakan berita acara pemusnahan arsip secara resmi tidak akan menimbulkan kesalahpahaman antara para pegawai karena semuanya dilakukan atas persetujuan para pegawai.
Pada bagian kemahasiswaan, penyusutan dan pemusnahan arsip dapat dilakukan dalam dua tahun sekali ataupun satu tahun sekali, tergantung jenis arsip yang dimusnahkan. Contoh arsip yang dimusnahkan dalam jangka waktu dua tahun sekali adalah surat permohonan beasiswa mahasiswa, biasanya dimusnahkan dua tahun sekali setelah diajukan. Contoh lain seperti, surat riset biasanya dimusnahkan satu tahun sekali.
Bagian kemahasiswaan selalu melakukan update data, misalnya karena adanya mahasiswa yang mengundurkan diri ataupun tidak mengikuti perkuliahan lagi, serta dalam hal lainnya. Hal ini dilakukan agar data yang diolah dan diproses sesuai dengan kenyataannya.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A.Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu : “Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Dekan Fakultas Ekonomi USU” sebagai berikut:
1. Salah satu pekerjaan yang banyak dilaksanakan di Fakultas Ekonomi USU adalah pekerjaan menyimpan warkat, arsip, dokumen. Kegiatan ini sering dikenal dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan saja.
2. Kearsipan berperan penting terhadap administrasi untuk sebagai sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, perumusan, penganalisisan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya.
3. Beberapa faktor yang menyebabkan Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak melakukan penataan arsip-arsipnya sebagaimana mestinya antara lain ialah karena kurangnya kesadaran para pegawai, akan pentingnya arsip dalam administrasi.
B.Saran
Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang tejadi pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Sebaiknya Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan dan meningkatkan dalam menyimpan dan memelihara arsip. 2. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas seperti komputer dan
printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin pengganda (fotocopy). 3. Arsip yang dipinjam sebaiknya dicatat dalam buku agenda peminjaman dan
menggunakan kartu pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip.
4. Memberi pengawasan dan sanksi agar pegawai dapat menata kearsipan dengan lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Hadi, Sutrisno. 2000. Metodologi Research. Yogyakarta : Andi Yogyakarta.
Mulyono Sularso, Mushim dan Marinim. 2000. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Erlangga.
Nurjani. 2009. Arsip Masa Depan Sumut, Cetakan I. Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera utara.
Bratawidjaja, Wiyasa Thomas. 1995. Surat Bisnis Modern. Cetakan 8. Jakarta : Pustaka Binaman Pressindo.
Wiyasa, Thomas, 2005. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta:Pradnya Paramita
Serdamayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan III. Bandung : Mandar Maju.
Perani, Julianti. 2001. Komputer dan Arsip. Yogyakarta : Erlangga.
Sutarto,1997. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajahmada University Press. Ritonga Parlaungan, Dardanila, dan Gustianingsih. 2007. Bahasa Indonesia Untuk
Mahasiswa, Medan : Bartong Jaya.
