UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR Oleh: MELANI M S
082101091
DIPLOMA III KEUANGAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Ahli Madya
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : MELANI M S
NIM : 082101091
PROGRAM STUDI : KEUANGAN
JUDUL : SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : Desember 2010 Dosen Pembimbing
(Fadli, SE, M.Si)
NIP : 1980628 200609 1 0015
Tanggal : Desember 2010 Ketua Program Studi
(Prof. Dr. Paham Ginting, MS) NIP. 19530519 198403 1 001
Tanggal : Desember 2010 Dekan
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah Bapa yang Maha
Pengasih, karena berkat dan kasih-Nya telah memperkenankan penulis untuk
dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul SISTEM PELAYANAN
KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN.
Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis juga menyadari bahwa tugas
akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, karena keterbatasan penulis dalam hal
pengetahuan dan pengalaman namun berkat bimbingan dan pengarahan dari
beberapa pihak, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
Dengan selesainya tugas akhir ini, teristimewa penulis ucapkan terima
kasih yang tak terhingga kepada Ayahanda Drs B Silalahi (alm) serta Ibunda
penulis yang tercinta R.A Simbolon, Spd yang telah memberikan dukungan baik
moril mupun materil serta kasih sayang dan doa yang tidak henti-hentinya kepada
penulis. Abangku dr. Fernando Silalahi, kakakku Yosi Mariana Silalahi, Apt dan
adik kesayanganku Anderson Jonathan Silalahi yang senantiasa memberikan
semangat agar penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dengan baik.
Dan selanjutnya dengan kerendahan hati, penulis mengucapkan terima
kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, MS, selaku Ketua Program Studi Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Sekretaris Jurusan
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Fadli, SE, M.Si selaku dosen pembimbing penulis, yang telah
meluangkan waktunya untuk memberikan petunjuk mengenai tugas akhir ini.
5. Bapak dan Ibu Dosen Pengajar beserta Staf Pegawai di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
6. Buat sahabat-sahabatku Desy Meliani br Sembiring, Poppy Sanjaya Tamba,
Hellen Oktaviani Marpaung, dan Delima Intan Sari Pasaribu yang telah
memberikan dukungan serta teman-teman magangku grup 10 yaitu Kiki dan
Rifa yang telah memberikan motivasi dalam penyelesaian tugas akhir ini serta
membantu memberikan solusi dalam penulisannya.
7. Buat teman-teman anak Keuangan 2008 seluruhnya khususnya anak
Keuangan grup B yang banyak membantu dalam memberikan dukungan
terutama Muhammad Taufik, Prawiro Aritonang, Mahrina Sari, Aminah, dan
Desy Anggraeni serta teman-temanku yang tidak bisa disebutkan satu persatu.
menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat waktu.
9. Buat temanku Ikhwan yang sama-sama berjuang untuk menunggu Pak Fadli.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini jauh dari sempurna dan memiliki
banyak kekurangan. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan
pembaca. Akhir kata saya ucapkan terima kasih.
Medan, Desember 2010
Penulis
DAFTAR ISI
B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 10
C. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ... 11
D. Struktur Organisasi dan Personalia ... 12
E. Job Description ... 16
F.Jaringan Usaha / Kegiatan ... 21
G. Kinerja Usaha Terkini ...22
H. Rencana Kegiatan ... 23
BAB III PEMBAHASAN ... 26
A. Pengertian Pelayanan ... 26
B. Lembaga Kemahasiswaan ... 31
C. Pelayanan Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 35
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 47
A. Kesimpulan ... 47
B. Saran ... 47
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Syarat Khusus Penerima Beasiswa
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ……….. 13 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Mahasiswa merupakan salah satu bagian dari sumber daya manusia
Indonesia dan sekaligus merupakan aset bangsa yang kelak akan menjadi generasi
penerus dalam membangun bangsa. Disisi lain, mahasiswa merupakan insan yang
memiliki berbagai dimensi yaitu sebagai bagian dari civitas akademika dan bagian
dari generasi muda yang terlatih sebagai pelaku sejarah yang ikut berperan dan
menentukan sejarah perkembangan bangsa Indonesia.
Mengingat mahasiswa merupakan aset nasional dan sumber daya insani
yang strategis maka perlu diberi peluang dan kesempatan seluas-luasnya untuk
mengaktualisasikan diri secara utuh dan bertanggung jawab. Sebagai civitas
akademika dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni
dan sekaligus merupakan mitra dosen dalam proses belajar mengajar yang
dialogis. Dalam proses pengembangan diri mahasiswa, para pembimbing
kemahasiswaan senantiasa menunjukkan sikap ulur tangan dan sedikit mungkin
campur tangan.
Demikian pula dalam menata organisasi kemahasiswaan di perguruan
tinggi senantiasa berpegang pada prinsip “dari, oleh dan untuk mahasiswa”.
Sebagai unsur terpelajar dari generasi muda, mahasiswa diharapkan senantiasa
peka terhadap masalah yang berkembang di tengah-tengah masyarakat dan diberi
komunikasi dua arah antara mahasiswa dan staf petugas dapat lebih
mempermudah adanya suatu hubungan yang sejalan seperti sistem pelayanan
kemahasiswaan yang baik. Sebagai warga negara yang telah dewasa mahasiswa
memilki hak dan kewajiban yang sama dengan warga negara yang lainnya.
Berdasarkan pokok-pokok pikiran tersebut diatas, maka pengembangan
kemahasiswaan merupakan tugas nasional yang pelaksanaannya menjadi
tanggung jawab bersama antara pemerintah, swasta dan masyarakat. Dalam
catatan sejarah bangsa Indonesia memperlihatkan pada kita bahwa mahasiswa
sebagai generasi muda yang setidaknya mempunyai dua kedudukan yang penting
di dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Pertama, mahasiswa sebagai
generasi muda intelektual. Keduduka n ini memberikan mahasiswa dalam posisi
penting dan terhormat di dalam kehidupan masyarakat, sebab bagaimana pun juga
mahasiswa sebagai mahluk yang terpelajar dan diharapkan mampu memberikan
sumbangsih yang nyata sesuai dengan kemampuan akademisnya. Kedudukan
yang kedua, yaitu mahasiswa sebagai agent of change yang mana menjadi kunci
pokok dalam pelaksanaan pengawasan kegiatan roda pemerintahan. Kedudukan
yang kedua ini menempatkan mahasiswa sebagai bagian dari proses perubahan
dan stabilitator sosial suatu wilayah dimana dia berada. Mahasiswa adalah agent
of change yang merupakan salah satu kunci dari pola kehidupan suatu masyarakat.
Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa pelayanan kemahasiswaan
mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung instansi pemerintah
mencapai tujuannya. Tetapi dalam hal ini belum sesuai dengan apa yang
yang diberikan saat ini oleh para staf petugas belum baik dan berkualitas, antara
lain :
- Pelayanan mahasiswa pada saat pengisian KRS secara online, dimana sks
yang berada di online tidak sesuai dengan yang ada di KRS manual pada
setiap semesternya.
- Penerimaan beasiswa kepada mahasiswa yang sering tidak tepat sasaran,
dikarenakan persyaratan beasiswa yang masih bersifat persyaratan umum,
sehingga tidak terdapat spesifikasi khusus terhadap mahasiswa yang
berprestasi dan kurang mampu, seperti penyertaan surat keterangan kurang
mampu.
- Pelayanan mahasiswa dalam mengurus transkrip nilai yang lamban,
pembagian KRS dan KHS yang tidak efisien.
- Penyampaian informasi yang tidak akurat dan sumber yang tidak jelas,
membuat mahasiswa selalu menjadi salah dan bingung dalam bertindak
dan melakukan sesuatu, baik dalam hal pendidikan, administrasi, dan
kemahasiswaan serta adanya sumber pada setiap bagian organisasi dan
departemen yang sangat sulit untuk diminta klarifikasi kebenaran dari
informasi tersebut.
Pelayanan yang dimaksud baik dan berkualitas adalah pelayanan yang
cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan dan mengikuti prosedur
yang telah ditetapkan. Adanya pelayanan yang kurang maksimal dari petugas
yang akhirnya dapat mengakibatkan adanya pandangan yang negatif dari
pelayanan kemahasiswaan yaitu diawali dengan fungsi organisasi, dan lemahnya
pemahaman fungsionaris terhadap aturan organisasi. Dengan adanya reformasi
yang terus berkembang, lembaga kemahasiswaan sendiri kurang memberikan
respon yang dalam menjawab tuntutan reformasi tersebut. Dapat dilihat juga
program yang dicanangkan, lembaga kemahasiswaan lemah dalam hal
pengembangan kreativitas dan tidak memiliki tolok ukur yang jelas dalam
menilai suatu keberhasilan sebuah program. Anggaran juga menjadi masalah
dalam sistem pelayanan kemahasiswaan dimana minimnya anggaran untuk
lembaga kemahasiswaan dan hal ini juga tidak terlepas dari peranan lembaga
kemahasiswaan itu sendiri yang belum independen dalam mengelola anggaranya.
Sehingga perlunya kesadaran yang tinggi dari para staf petugas untuk
meningkatkan pelayanan bagi mahasiswa.
Oleh karena itu, penulis terdorong untuk mengetahui mengenai sistem
pelayanan kemahasiswaan, sehingga penulis tertarik untuk menulis mengenai
sistem pelayanan kemahasiswaan. Adapun judul dari tugas akhir ini adalah “
Sistem Pelayanan Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ”.
B. Permasalahan
Masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah : “ Apakah
pelayanan kemahasiswaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sudah dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang telah
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis
adalah :
1. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang sistem
pelayanan kemahasiswaan pada Fakultas Ekonomi USU.
2. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat langsung
terjun ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi mengenai sistem
pelayanan kemahasiswaan yang dijalankan oleh Fakultas Ekonomi USU.
3. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi instansi agar
dapat melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih bijaksana
dalam pengambilan keputusan demi kelancaran instansi dalam mencapai
tujuannya.
4. Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi peneliti atau
rekan-rekan mahasiswa yang akan membahas masalah dengan topik yang sama.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh
Penulis adalah :
1. Bagi peneliti, dapat melatih dan berfikir secara ilmiah serta menambah
wawasan pengetahuan di bidang manajemen pelayanan.
2. Bagi Fakultas Ekonomi, dapat memberikan informasi dan sebagai bahan
pertimbangan atau evaluasi yang bermanfaat dalam Sistem Pelayanan
3. Bagi kalangan akademis, dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan
ilmu pengetahuan tentang kwalitas pelayanan, di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
4. Bagi peneliti lanjutan, dapat menjadi bahan pertimbangan bagi yang ingin
meneliti mengenai penelitian yang sama yaitu, Sistem Pelayanan
Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, atau
sistem pelayanan ditempat yang sama, yaitu pada Universitas Sumatera Utara
sehingga diharapkan menghasilkan penelitian yang lebih sempurna dan teruji.
E. Rencana Penulisan
Jadwal Survei / Observasi
1. Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.
T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan
ini dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini .
NO KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
2. Rencana isi
Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 bab yang setiap bab nya terdiri dari
beberapa sub bagian.
BAB I : PENDAHULUAN
Membahas tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, dan
rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survey / observasi dan rencana
isi.
BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job
description, jaringan usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana
kegiatan.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Membahas tentang sistem pelayanan kemahasiswaan pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Membahas mengenai kesimpulan dan saran tentang sistem pelayanan
BAB II
PROFIL INSTANSI
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun
1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di
Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri
Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan
ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli
Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI
No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang
dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti
No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan
SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987. Pada tanggal
14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas
Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas
pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program
Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini.
Program Pendidikan Strata - 1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program
Pendidikan Strata -1 meliputi 3 ( tiga ) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan
tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar peraturan
pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan
Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka
terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi
Departemen.
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan
Lembaga Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret
2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu
Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta
nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas
jasmani menuju bangsa yang modern.
B.Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan
mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi:
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan ( customer ) dan stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
C.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk
menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan
masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka
terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan
ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khususnya yang
berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masayarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi
penelitian sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan
merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan
bertindak sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
D. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tahun 2010
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Hamzah, MM,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekertaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si
Anggota : Prof. Bactiar Hassan Miraza
Prof. Moenaf H.Regar, M.Acc
Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si
Prof. Dr.Ade FatmaLubis,MAFIS, MBA, Ak
Prof. Ritha F.Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof.Dr.Syaad Afifuddin S,M.Ec
Prof.Dr.Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Drs. Hassan Sakti Siregar,M.Si, Ak
Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec
Prof. Dr. Iic.rer.Reg. Sirojuzilam, SE
Prof. Dr. Rismayani, MS
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc
Manajemen
Ketua : Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE, M.Si
Sekertaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hassan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan FE USU Sumber : Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU Tahun 2010
E. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan
mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Menghimpun, menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. Pudek III
Drs. Ami Dilham, M.Si
Nina Zailiana, S.Sos
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan / pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
tetap / tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
F. Jaringan Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non -
profit ( tidak berorientasi pada perolehan laba ), seperti perusahaan penghasil jasa
pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi
pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang
mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
G. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas
terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras
yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
H. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan
antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil
b. Perkuliahan semester genap / ganjil
c. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil
d. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di
adakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,
Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan
Pimpinan Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang
/ praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Pelayanan
Pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam
interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain atau dengan mesin secara
fisik dan menyediakan kepuasan pelanggan. Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia dinyatakan pengertian pelayanan bahwa “ Pelayanan adalah suatu usaha
untuk membantu menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan orang lain”. Ada
beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain :
Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayanan juga
merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan
berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat
(Munir, 2000 ; 17).
Yang dimaksud pelayanan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan
oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak. Usaha
meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh suatu institusi merupakan faktor
yang juga tidak bisa diabaikan adalah kualitas sumber daya manusia yang
memadai dalam hal ini adalah pegawai institusi / lembaga tersebut. Disamping
memiliki kemampuan teknis, seorang pegawai juga dituntut untuk memiliki sikap
dewasa dalam suatu lembaga / institusi. Anggiat M. Sinaga, dan Sri Hadiati WK,
(2001; 20), mengemukakan dalam suatu organisasi seyogyanya menunjukkan
a. Pegawai tersebut ditempatkan dalam suatu jabatan organisasi dengan
didasarkan atas kemampuan (competence) seorang dalam jabatan
dimaksud.
b. Pegawai tersebut dipercaya dalam melaksanakan tugas.
c. Pegawai tersebut menunjukkan percaya diri dalam mengemban tugas
dalam pengambilan keputusan.
d. Pegawai tersebut dapat mengetahui dampak yang baik dan yang buruk
terhadap sikap yang diambil.
e. Pegawai tersebut dapat memanfaatkan berbagai peluang guna
peningkatan kinerja organisasi.
f. Pegawai tersebut mempunyai martabat, harga diri.
Pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat,
menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah
ditetapkan. Kegiatan pelayanan adalah kegiatan sadar yang dilakukan oleh
seseorang dalam memenuhi kebutuhan orang lain dengan cara yang terbaik.
Melayani adalah kesediaan seseorang untuk memberikan pada orang lain.
Kesediaan memberi haruslah muncul dari sebuah kesadaran dalam diri seseorang
tanpa adanya paksaan dari pihak manapun. Agar seseorang mau melakukan secara
sadar dan ikhlas dalam melakukan sesuatu haruslah bermula dari cara pandang
Menurut Kotler dan Tjiptono ( 2005; 16 ), mendefenisikan pelayanan
adalah atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain
yang pada dasarnya bersifat intangible ( tidak berwujud ).
Kegiatan pelayanan adalah suatu aktifitas untuk lebih peduli (care) pada
setiap orang yang membutuhkan bantuan kita (petugas layanan). Empati dan
peduli yang diberikan oleh petugas layanan pada orang lain (costumer) bukan
bentuk merendahkan diri melainkan sikap mulia yang akan menempatkan posisi
seseorang (pemberi layanan) dalam tempat yang terhormat di mata orang lain
(pelanggan).
Sementara itu dalam kegiatan pelayanan yang selama ini diberikan oleh
para petugas pelayanan publik di instansi pemerintahan, budaya melayani
masihlah sangat langka. Mereka beranggapan bahwa melayani merupakan sikap
yang cenderung merendahkan diri sendiri karena mereka memahami selama ini
bahwa pemerintah adalah penguasa dan masyarakatlah yang membutuhkan
kehadiran penguasa untuk memenuhi kebutuhan hidupnya.
Cara pandang seperti ini tentunya sangat bertolak belakang dengan
perkembangan akhir-akhir ini yang lebih memberikan ruang yang sangat terbuka
bagi publik atau masyarakat sebagai customer yang seharusnya dihargai dan
muliakan dalam kegiatan pelayanan. Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa
pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah
maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek,
1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi
yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas ;
2. Kesederhanaan, yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan
pelayanan ;
3. Kepastian, yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan
yang jelas ;
4. Keadilan, yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa
adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang ;
5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis
dan dilengkapi dengan jaminan pelayanan secara administrasi ;
6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap
dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan
untuk mencari keuntungan pribadi.
Paimin Napitupulu ( 2009 ; 17 ), mengemukakan adapun ciri-ciri pelayanan yang
baik adalah :
1. Tersedianya sarana dan prasarana yang baik
Dalam melayani mahasiswa salah satu yang paling penting diperhatikan
adalah sarana dan prasarana yang dimiliki instansi seperti meja dan kursi yang
nyaman. Ventilasi udara dalam ruangan juga harus bersih, aman dan sejuk
serta suasana yang kondusif dan tidak berisik. Kelengkapan dan Majunya
produktivitas kerja staf petugas dalam melayani mahasiswa, dan dalam proses
belajar mengajar di dalam kelas.
2. Tersedianya para staf pengajar dan staf pegawai yang baik
Kenyamanan mahasiswa di ruang belajar pada umumnya tergantung dari cara
dan perilaku petugas staf pengajar memberikan motivasi dan arahan yang
menarik mahasiswa tersebut, Staf pegawai yang ramah, sopan, dan menarik
dapat membuat mahasiswa menjadi lebih nyaman dalam segala hal.
Disamping itu, Staf pegawai juga harus cepat tanggap, pandai bicara,
menyenangkan serta pintar. Demikian juga cara kerja harus cepat dan cekatan
sangat perlu hal ini akan berpengaruh untuk produktifitas yang tinggi.
3. Bertanggung jawab
Dalam melaksanakan tanggung jawab untuk melayani mahasiswa, baik
dibidang akademik dan kemahasiswaan yang memerlukan arahan dan bantuan,
diharapkan petugas agar dapat memberikan yang terbaik bagi setiap
mahasiswa. Dalam menjalankan kegiatan pelayanan, petugas harus mampu
melayani mahasiswa dari awal sampai tuntas atau selesai.
4. Mampu melayani secara cepat dan tepat
Dalam melayani mahasiswa diharapkan petugas melakukannya pelayanan
sesuai dengan prosedur. Layanan yang diberikan sesuai jadwal untuk
pekerjaan tertentu dan jangan membuat kesalahan dalam arti pelayanan yang
5. Mampu berkomunikasi
Petugas diharapkan mampu berkomunikasi baik lisan dan tulisan dengan baik
kepada setiap mahasiswa, artinya agar mahasiswa dengan cepat dan mudah
memahami dan mengerti informasi dijelaskan oleh petugas.
B. Lembaga Kemahasiswaan
Lembaga Kemahasiswaan merupakan wadah tempat mahasiswa
mengaktualisasikan dirinya dan sebagai wadah untuk membina persekutuan dan
membangun persekutuan tingkat tinggi. Oleh karena itu, lembaga kemahasiswaan
pada awal di dirikan sudah diberikan porsi yang sangat besar dalam
mengembangkan kepribadian mahasiswa. Lembaga kemahasiswaan merupakan
bagian yang tipikal (sangat penting), yang mempunyai tujuan membantu
Universitas pencapaian visi dan misi Universitas. Oleh karena itu, tujuan lembaga
kemahasiswaan adalah :
1. Menjadi wahana bagi mahasiswa untuk berperan dalam mewujudkan tujuan
perguruan tinggi.
2. Menjadi wahana untuk membina persekutuan dan persaudaraan untuk
kesejahteraan mahasiswa.
3. Menjadi wahana untuk mempersiapkan calon - calon pemimpin yang
kritis-analitis - objektif, kreatif-inovatif, adaptif, dinamis, dedikatif dan trampil,
yang religius.
4. Menjadi saluran bicara mahasiswa untuk menyalurkan aspirasi yang
Berdasarkan hal tersebut di atas, lembaga kemahasiswaan sebagai sarana
tempat mahasiswa mengaktualisasikan dirinya, mempunyai peran yang sangat
besar dalam memperjuangkan aspirasi mahasiswa. Konteks lembaga
kemahasiswaan pada saat ini, banyak mengalami pergeseran dan bermunculan
suara-suara yang menginginkan agar lembaga kemahasiswaan melihat ulang
formatnya. Hal ini disadari lembaga kemahasiswaan tidak sesuai lagi dengan
konteks saat ini dan sudah tidak mampu menjaring aspirasi mahasiswa.
Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melihat
format lembaga kemahasiswaan saat ini, dapat dikategorikan dalam tiga bahagian
yaitu :
1. Organisasi
Dari sisi organisasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu
sebagai berikut :
a. Lemahnya pemahaman fungsionaris maupun anggota lembaga kemahasiswaan
terhadap aturan-aturan organisasi.
b. Aturan-aturan lembaga kemahasiswaan sebagai norma-norma yang mengatur
lembaga kemahasiswaan terdapat banyak kelemahan di dalamnya.
c. Sesuai dengan reformasi yang terus berkembang, lembaga kemahasiswaan
kurang menjawab tuntutan reformasi.
d. Pada saat ini, lembaga kemahasiswaan cenderung berorientasi dalam
melaksanakan program maupun kegiatan, dari pada melakukan fungsi /
e. Periode yang tidak simultan juga turut mempengaruhi kinerja lembaga
kemahasiswaan.
f. Universitas dan fakultas kurang memberikan dukungan kepada lembaga
kemahasiswaan dalam melaksanakan program maupun kegiatannya.
2. Program
Dari sisi program, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu sebagai
berikut :
a. Akibat minim pemahaman fungsionaris akan aturan-aturan, Lembaga
kemahasiswaan atas fakultas lebih berorientasi pada pencapaian kompetensi
humanistik skill dari pada profesional skill.
b. Lembaga kemahasiswaan pada saat ini sangat lemah dalam hal kreativitas
penyediaan program, sehingga cenderung mengikuti atau mengulang
program–program terdahulu.
c. Lembaga Kemahasiswaan tidak mempunyai tolak ukur yang jelas dalam
menilai keberhasilan sebuah program maupun kegiatan.
d. Program lembaga kemahasiswaan cenderung tidak simultan dengan program
Universitas maupun fakultas.
3. Anggaran
Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam meliat konteks anggaran yang
ada didalam lembaga kemahasiswaan yaitu :
a. Minimnya anggaran lembaga kemahasiswaan.
4. Advokasi
Salah satu tugas lembaga kemahasiswaan dalam melayani mahasiswa
adalah melakukan pembelaan terhadap mahasiswa dalam bidang akademik
maupun non akademik. Namun tugas pembelaan tersebut kurang optimal oleh
lembaga kemahasiswaan. Paling tidak ada tiga hal yang menjadi persoalan dalam
lembaga Kemahasiswaan yaitu :
a. Lembaga kemahasiswaan kurang memahami peran pembelaan yang harus
dilaksanakan.
b. Mahasiswa kurang mengoptimalkan lembaga kemahasiswaan.
c. Fakultas maupun Universitas tidak memahami peran dan fungsi lembaga
kemahasiswaan dalam melakukan advokasi bagi mahasiswa.
Dalam melihat permasalahan dan konteks lembaga kemahasiswaan saat
ini, tidak hanya ke-4 hal di atas yang menjadi persoalan yang dihadapi lembaga
kemahasiswaan. Masih banyak persoalan-persoalan yang tidak mampu dijawab
oleh lembaga kemahasiswaan saat ini. Lembaga kemahasiswaan pada saat ini,
diperhadapkan pada persoalan-perosalan lain seperti : krisis kepercayaan oleh
mahasiswa terhadap lembaga kemahasiswaan, dan model struktur yang yang tidak
akomodatif.
Lembaga kemahasiswaan sebagai wadah tempat mahasiswa
mengembangkan kepribadian dan tempat membina persekutuan dikalangan
mahasiswa, sebenarnya mempunyai peran dan fungsi yang sangat strategis dalam
pengembangan sebuah Universitas maupun perguruan tinggi. Lembaga
perguruan tinggi. Indikator dalam mengukur keberhasilan kegiatan mahasiswa
adalah sejauh mana lembaga kemahasiswaan mampu mengembangkan program
maupun kegiatan yang sesuai dengan aspirasi mahasiswa. Ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan dalam melihat prospek lembaga kemahasiswaan ke depan
yaitu:
a. Akreditasi nasional. Dimana memberikan point penilaian sebesar 5% kepada
kegiatan kemahasiswaan ( hal ini menduduki posisi nomor dua setelah tenaga
kerja dosen ).
b. Keinginan masyarakat agar mahasiswa berperan sebagai saluran bicara
mahasiswa yang kritis dalam memperjuangkan aspirasi masyarakat. Oleh
karena itu peranan lembaga kemahasiswaan tidak hanya berperan untuk
dirinya sendiri, tetapi peranan dan kehadirannya juga untuk masyarakat
sekitarnya.
c. Lembaga kemahasiswaan mempunyai peranan dalam melakukan perencanaan,
pelaksanaan, evaluasi kebijakan-kebijakan yang ada pada lembaga
kemahasiswaan. Oleh karena itu, kontrol terhadap pihak Universitas dan
yayasan sangat dibutuhkan dalam mengembangkan dan menjamin mutu
berkelanjutan yang ada di Universitas ini.
Adapun tugas dari bagian lembaga kemahasiswaan adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
4. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
10.Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni
11.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
C. Pelayanan Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
Selain dididik untuk mengembangkan kemampuan akademisnya,
mahasiswa juga diberi kesempatan untuk mengembangkan aspirasi, harapan,
minat, kegemaran dan perilaku pribadi agar menjadi lulusan plus. Yang dimaksud
dengan lulusan plus adalah lulusan yang memiliki intelektual ( IQ ) yang bagus,
kehidupan sosial ( EQ ) yang matang serta beragama dan beretika ( SQ ) secara
mantap. Pengembangan tersebut dilakukan dalam wadah organisasi yang
diharapkan dapat menjadi sarana dan wahana pengembangan diri mahasiswa.
Pengembangan tersebut diarahkan untuk perluasan wawasan dan peningkatan
kecendikiawanan serta integritas kepribadian untuk mencapai tujuan pendidikan
Mahasiswa yang berprestasi dalam berbagai kejuaraan, Rektor
memberikan penghargaan berupa piagam penghargaan sebagai mahasiswa
berprestasi dan sejumlah uang sesuai SK Rektor. Pemberian penghargaan ini
diberikan pada peringatan dies natalis USU. Penghargaan ini merupakan bentuk
kebanggaan almamater pada mahasiswanya dan diharapkan akan memacu
semangat mahasiswa yang lain untuk mengukir prestasi yang membanggakan
almamaternya.
Selain itu di adakanya program bea siswa, baik pada program diploma
(D-III) dan program S-1. Program bea siswa ini diharapkan dapat menjadi
motivasi dalam meningkatkan semangat belajar dan sedikit banyaknya dapat
membantu mahasiswa dalam mengurangi beban orang tua dalam membayar SPP
di setiap semester.
Adapun Pelayanan yang diberikan Fakultas Ekonomi USU sebagai
penyaluran bakat atau kemampuan dari mahasiswa tersebut adalah :
1. Bidang Minat dan Kegemaran
Di lingkungan Fakultas Ekonomi USU terdapat pengembangan minat dan
kegemaran mahasiswa baik bidang olahraga, bidang seni maupun bidang yang
lain yang mendukung pengembangan minat dan kegemaran mahasiswa. Melalui
pelayanan ini maka diharapkan mahasiswa Fakultas Ekonomi USU ikut
berpartisipasi dan mengukir berprestasinya di bidang olahraga dan seni baik di
2. Bidang Penalaran dan Keilmuan
Di bidang penalaran dan keilmuan, Fakultas Ekonomi USU selalu
mendorong agar mahasiswa berperan serta pada berbagai kegiatan kompetitif di
tingkat lokal, regional, nasional maupun internasional yang bersifat rutin maupun
insidentil. Untuk kegiatan yang rutin, misalnya Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional
( PIMNAS ), telah dibuat penjadwalan yang pasti selama satu tahun.
Selain berpartisipasi dan berprestasi di tingkat lokal, regional dan nasional,
bidang penalaran dan keilmuan mahasiswa juga mengadakan beberapa kegiatan
seperti seminar, workshop, pelatihan dan beberapa kejuaraan ilmiah. Kegiatan
tersebut dilaksanakan melibatkan Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU. Selain
dapat mengembangkan kemampuan berpikir ilmiah mahasiswa. kegiatan yang
melibatkan external stakeholder ( praktisi dan pelajar ) seperti yang sudah
dilakukan selama ini juga bermanfaat untuk promosi memperkenalkan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dengan semakin dikenalnya Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka diharapkan kepercayaan masyarakat
untuk melanjutkan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
makin meningkat.
3. Bantuan Untuk Beasiswa
Untuk meringankan beban biaya pendidikan, Fakultas Ekonomi USU
bekerja sama dengan berbagai instansi memberikan bantuan beasiswa. Kategori
penerima beasiswa terdiri atas: mahasiswa berprestasi, mahasiswa berprestasi
bagi mahasiswa penerima beasiswa yang berprestasi akademik tinggi, setelah
lulus dapat segera diserap oleh instansi pemberi beasiswa.
Pemberian beasiswa kepada mahasiswa di perguruan tinggi merupakan
perwujudan dari partisipasi masyarakat, instansi, pemerintah,
perusahaan-perusahaaan swasta dalam ikut serta membangun bangsa khususnya dalam bidang
pendidikan. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat
beberapa instansi pemerintah ( BUMN ) dan perusahaan swasta yang
menyalurkan bantuan beasiswa kepada USU. Mahasiswa yang mendapatkan
beasiswa dari berbagai macam beasiswa yang disalurkan melalui biro administrasi
kemahasiswaan USU.
3.1. Persyaratan
Untuk dapat memperoleh beasiswa harus memenuhi syarat sebagai berikut :
3.1.1. Syarat Umum
• Terdaftar sebagai mahasiswa USU
• Kondisi orang tua kurang mampu
• Tidak menerima beasiswa / tunjangan pendidikan lain
• Belum bekerja dan belum berkeluarga
• Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstrakurikuler)
• Tidak akan mengambil PKA ( Penundaan Kegiatan Akademik ) selama
menerima beasiswa
• Patuh pada peraturan yang ditetapkan oleh Universitas / Fakultas
D. Syarat Khusus
Jenis dan persyaratan penerima beasiswa pada Universitas Sumatera
Utara
No. Jenis Beasiswa Persyaratan Khusus
1. Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM)
1. Terdaftar sebagai mahasiswa program diploma dan S1
2. Minimal telah duduk di semester II (dua) 3. Indeks Prestasi Kumultaif (IPK) minimal 2.50.
2. Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA)
1. Terdaftar sebagai mahasiswa progam S1 (mahasiswa baru dan lama)
2. Indeks Prestasi/Indeks Prestasi Kumulatif (IP/IPK) minimal 3.00 untuk mahasiswa lama. 3. Nilai rata-rata STTB minimal 6,50 untuk
mahasiswa baru
3. Beasiswa Yayasan Supersemar
1. Terdaftar sebagai mahasiswa program S1 2. Minimal telah duduk di semester III (tiga) 3. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,50 4. Mengisi formulir beasiswa Yayasan Supersemar
serta ditandatangani oleh Pudek III Fakultas dan pimpinan perguruan tinggi bidang kemahasiswaan.
4. Beasiswa Konsorsium Pendidikan
1. Terdaftar sebagai mahasiswa program Diploma (D3) dan S1
2. Minimal telah duduk di semester III (tiga) 3. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,75 4. Telah menyelesaikan 25% dari jumlah kridit
yang disyaratkan untuk program S1 atau D3 yang diambil
5. Berusia maksimal 25 tahun
7. Mengisi formulir khusus yang diberikan oleh pihak Konsorsium Pendidikan BPMIGAS – KKKS
5. Beasiswa Yayasan Jepang
1. Terdaftar sebagai mahasiswa Program S1 2. Minimal telah duduk di semester VII (tujuh) 3. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,76 4. Memiliki surat keterangan sehat dari dokter 5. Mengisi formulir riwayat hidup.
6. Beasiswa Yayasan Salim
1. Terdaftar sebagai mahasiswa program S1 2. Mahasiswa semester I s/d semester VII 3. Nilai minimum :
• Untuk mahasiswa semester I nilai rata-rata ujian nasional dan rapor kelas terakhir di SMU sederajat minimum 7,6
• Untuk mahasiswa semester III ke atas, rata-rata Indeks Prstasi Semester (IPS) dua semester terakhir minimum 2,80, bukan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK).
4. Mengisi formulir permohonan beasiswa Yayasan Salim
5. Menyerahkan fotokopi kartu penduduk dan pasfoto 4 x 6 sebanyak 2 (dua) lembar
7. Beasiswa Bank
Indonesia (BI)
1. Terdaftar sebagai mahasiswa Program S1
2. Minimal telah duduk di semester V dan telah menempuh 90 SKS
3. Indeks Prestasi Kumulatif minimal 3,00 4. Usia maksimal 25 tahun
8. Beasiswa PT. Gudang Garam
1. Terdaftar sebagai mahasiswa Program S1 2. .Minimal telah duduk di semester III (tiga) 3. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,50
9. Beasiswa PT. Djarum 1. Terdaftar sebagai mahasiswa program S1 2. Berada di semester V (lima)
3. Indek Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 3.00 4. Mengikuti psikotes yang diadakan oleh PT.
Djarum
10. PT. Bank Rakyat Indonesia (BRI)
Persero Tbk 3. Minimal telah duduk di semester III (tiga)
4. Usia tidak lebih dari 23 tahun pada saat mengajukan permohonan
11. YKPP (Yayasan Kesejahteraan
Pegawai Pertamina)
1. Terdaftar sebagai mahasiswa program S1 2. Telah duduk di semester II dan IV
3. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 3.00 4. Mengikuti wawancara yang diadakan oleh
YKPP
12. TJIPTA SARJANA 1. Terdaftar sebagai mahasiswa baru USU program S1
2. Berprestasi di Sekolah (SMA)
3. Mengisi formulir pendaftaran program Tjipta Sarjana
4. Menyerahkan 2 (dua) lembar pasfoto berwarna 4 x 6
5. Mengikuti wawancara yang diadakan oleh Eka Tjipta Foundation
13. TANOTO FUONDATION
1. Terdaftar sebagai mahasiswa Program S1 2. Usia maksimum 21 tahun
3. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 3,00 4. Mengisi Formulir Pendaftaran Beasiswa Tanoto
Foundation
5. Mengikuti Psikotest yang diadakan oleh Tanoto Foundation
14. Peningkatan Prestasi Ekstrakurikuler (PPE)
1. Terdaftar sebagai mahasiswa program Diploma dan S1
2. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,50 3. Mempunyai prestasi tinggi atau baik sesuai
dengan kegiatannya yang dibuktikan dengan sertifikat atau piagam penghargaan yang diterbitkan oleh panitia penyelenggara atau pihak yang berwenang
4. Bukti Prestasi yang diusulkan mahasiswa bersangkutan sudah menjadi mahasiswa USU dan tidak boleh lebih 3 (tiga) tahun sejak bulan Januari pada tahun mengusulkan.
Prosedur Penerimaan Beasiswa
Adapun prosedur untuk mendapatkan beasiswa adalah sebagai berikut :
1. Prosedur untuk memperoleh beasiswa, mahasiswa harus mengajukan
permohonan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara melalui Pembantu
Dekan III masing – masing, dan dilampiri dengan :
2. Rekomendasi dari Pembantu Dekan III
3. Transkrip dam fotokopi Kertu Hasil Ujian ( KHS ) yang dilegalisir untuk
mahasiswa lama atau STTB SMU sederajat yang dilegalisir untuk mahasiswa
baru
4. Fotokopi Kartu Keluarga ( KK ) yang dilegalisir
5. Surat Keterangan penghasilan orang tua yang disahkan oleh pejabat yang
berwenang
6. Surat pernyataan yang berisi :
• Belum memperoleh beasiswa lain dan tidak sedang dalam proses
pengajuan beasiswa lain
• Belum bekerja dan berkeluarga
• Tidak akan mengambil penundaan kegiatan akademik
7. Fotokopi No. Rekening yang bersangkutan pada PT. Bank BNI ( Persero )
Tbk cabang USU
8. Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa ( KTM )
9. Fotokopi pembayaran SPP yang terakhir
Proses Seleksi
Pemohon beasiswa yang dipandang memenuhi syarat dan belum menerima
beasiswa lain akan diusulkan Universitas ke Penyandang dana (pemberi
beasiswa).
Pencairan Dana
Pada umumnya beasiswa yang diberikan kepada Mahasiswa Universitas
Sumatera Utara dicairkan langsung melalui rekening Mahasiswa yang
bersangkutan yang ada di BNI cabang Universitas Sumatera Utara.
Penawaran Beasiswa
Penawaran beasiswa yang ditawarkan kepada mahasiswa USU tidak
terjadwal karena tergantung kepada pemberi beasiswa yang akan menyalurkan
bantuannya.
Selanjutnya apabila ada informasi penawaran penerimaan beasiswa dari
Instansi-instansi dan Perusahaan-perusahaan yang memberi beasiswa, maka biro
administrasi Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara langsung
meneruskannya ke Fakultas-fakultas di lingkungan Universitas Sumatera Utara
untuk mengusulkan Mahasiswanya yang akan diberi beasiswa sesuai dengan
Gambar 2.3 : Proses Pemberian Beasiswa Pada Universitas Sumatera Utara Sumber :
Keterangan
a. Tawaran beasiswa dari pemberi beasiswa / Penyandang dana ke Perguruan
Tinggi
b. Tawaran beasiswa diteruskan ke fakultas dan diumumkan kepada mahasiswa
c. Mahasiswa mengajukan permohonan
d. Fakultas menyeleksi permohonan mahasiswa
e. Fakultas mengirim nama-nama calon penerima beasiswa ke Universitas
f. Universitas mengirim nama-nama calon penerima beasiswa kepada
g. Penyandang dana mengirim dana beasiswa ke BNI cabang Universitas
Sumatera Utara untuk diteruskan kepada mahasiswa penerima beasiswa
h. Mahasiswa mengambil uang beasiswa di BNI cabang Universitas Sumatera
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang diperoleh dari hasil penelitian pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Pelayanan untuk mahasiswa di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
belum baik, disebabkan karena kurang maksimalnya pegawai dalam melayani
mahasiswa.
2. Penyampaian informasi yang ditujukan kepada mahasiswa umumnya tidak
akurat, baik dalam hal pendidikan, administrasi, dan kemahasiswaan.
3. Penerimaan beasiswa kepada mahasiswa relatif tidak tepat sasaran. Masih
kurangnya transparansi beasiswa yang disebabkan minimnya informasi yang
diberikan kepada mahasiswa perihal beasiswa tersebut.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan di atas, penulis
memberikan beberapa saran yaitu sebagai berikut :
1. Pelayanan untuk mahasiswa di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
diharapkan dapat ditingkatkan pada berbagai sektor pelayanan, seperti sarana
dan prasarana serta para pegawai. Peningkatan sektor pelayanan
fasilitas sarana dan prasarana pelayanan kemahasiswaan yang tentunya
didasari pada perencanaan yang matang dari pihak Fakultas Ekonomi
terhadap peningkatan fasilitas pelayanan kemahasiswaan, peningkatan
sumber daya manusia para pegawai bagian pelayanan kemahasiswaan dengan
melakukan berbagai pelatihan-pelatihan bidang pelayanan kemahasiswaan.
2. Informasi yang disampaikan kepada mahasiswa sebaiknya lebih jelas, disertai
keterangan tambahan, agar mahasiswa tidak keliru dalam memproses
informasi tersebut.
3. Dalam proses seleksi beasiswa, pihak yang melakukan seleksi seharusnya
lebih selektif dalam pemberian beasiswa kepada mahasiswa yang memenuhi
persyaratan, yaitu dengan melakukan pemeringkatan terhadap setiap
permohonan beasiswa berdasarkan pada indeks prestasi (IP) dan tingkat
perekonomian keluarga mahasiswa tersebut.
4. Informasi yang diberikan oleh pihak yang melakukan seleksi sebaiknya lebih
transparan, sehingga mahasiswa mengetahui jenis-jenis beasiswa yang dapat
diikuti. Terbukanya dan penyampaian informasi secara transparan sehingga
memudahkan mahasiswa dalam mengurus beasiswa. Transparansi ini dapat
dilakukan dengan mengumumkan setiap peluang beasiswa yang selama ini
DAFTAR PUSTAKA
Kasmir. 2004. Pemasaran Bank, Edisi Pertama. Jakarta : Kencana Prenada Media.
Kotler & Tjipto. 2005. Reformasi Pelayanan Publik. Jakarta : Penerbit Bumi
Aksara.
Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007. Medan : Penerbit USU
Press.
Munir. 2000. Manajemen Pelayanan Publik. Jakarta : Penerbit Bina Aksara.
Napitupulu, Paimin. 2007. Pelayanan Publik dan Costumer Satisfaction. Jakarta : Penerbit P.T. Alumni.
