TUGAS AKHIR
FASILITAS KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
NUR ABRA JUWITA S. 092103003
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
M E D A N
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : NUR ABRA JUWITA S.
NIM : 092103003
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : FASILITAS KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Tanggal : ………. 2012 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003
)
Tanggal : ………. 2012 Plt. Dekan
(Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
NIP. 19560101 198203 1 005
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : NUR ABRA JUWITA S.
NIM : 092103003
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : FASILITAS KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Medan, Desember 2012
Menyetujui Pembimbing
(Beby Kendida Hasibuan, SE, M.Si NIP. 19831008 201012 2 003
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Dengan mengucapkan puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga
dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu dan sesuai dengan yang
direncanakan. Shalawat dan salam penulis ucapkan kepada junjungan Nabi
Muhammad SAW yang telah membawa kita dari dunia yang gelap ke dunia yang
penuh dengan ilmu pengetahuan yang tentunya kita harapkan syafaatnya di
Yaumil Akhir kelak.
Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat
dalam menyelesaikan perkuliahan pada Program Studi Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan
dan masih banyak terdapat kekurangan akibat keterbatasan pengetahuan yang
penulis miliki. Untuk itu, penulis dengan kerendahan hati menerima masukan
berupa kritik dan saran yang sifatnya membangun guna perbaikan dan
penyempurnaan tugas akhir ini.
Dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari
berbagai pihak, baik itu berupa saran dan bimbingan. Maka pada kesempatan ini
1. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak., selaku Plt. Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM., selaku Ketua Program
Studi D3 Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Beby Kendida Hasibuan, SE, M.Si., selaku Dosen Pembimbing
Tugas Akhir.
4. Teristimewa penulis ucapkan terima kasih kepada kedua orang tua
penulis Ayahanda Adi Setiawan dan Ibunda Nurhaidawati tersayang
yang telah mendidik, mengasuh dan membimbing penulis dengan
penuh kasih sayang tanpa kenal lelah serta berkat doa beliau pula
penulis dapat menyelesaikan tugas akhir.
5. Terima kasih penulis ucapkan kepada orang yang spesial yang
menemani penulis dari awal kuliah sampai penulis menyelesaikan
tugas akhir atas bantuan, bimbingan dan saran-saran serta motivasi
yang telah diberikan, dan terima kasih juga sudah sabar menanti dan
menemani.
6. Kepada adek penulis tersayang Dede Setiawan Putra, penulis sangat
berterima kasih atas dukungannya selama penulis menyelesaikan
tugas akhir ini.
7. Kepada sahabat penulis di kampus : Lucky Anisyah, Nia Syahrina,
Lasmaida, Anggi Amanda Sari, Fitria Purnama Sari. Terima kasih atas
8. Kepada teman-teman kelompok magang :Silvia Irnanda, Ika Lestari,
Eviwanty dan Bembenk, penulis ucapkan terima kasih atas bantuan
dan kerjasamanya.
9. Kepada teman-teman D-III Kesekretariatan Stambuk 2009 tetap semangat
dan terima kasih untuk kebersamaannya selama 6 semester ini. Do’a in
penulis ya biar cepat kerja.
Mudah-mudahan Allah SWT membalas atas kebaikan yang diberikan
kepada penulis. Akhirnya dari hasil penulisan dalam bentuk tugas akhir ini penulis
berharap dapat bermanfaat bagi kita semua, semoga kita selalu di jalan yang
di ridhoi oleh Allah SWT. Amin.
Medan, Desember 2012
Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan ... 5
1. Jadwal Penelitian ... 5
2. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI ... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 7
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 10
C. Struktur Organisasi ... 11
D. Job Description ... 15
E. Kinerja Usaha Terkini ... 15
BAB III : PEMBAHASAN ... 17
A. Peranan Fasilitas Kerja ... 17
B. Sistem Arsip yang Terdapat di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 22
C. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja Bagian Kemahasiswaan ... 25
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 29
A. Kesimpulan ... 29
B. Saran ... 29
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk
bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang.
Dalam menghadapi perkembangan tersebut tentu saja diperlukan fasilitas atau
peralatan dalam menunjang kegiatan operasional. Kalangan dunia usaha baik
instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam melakukan usaha sangat
tergantung pada fasilitas atau peralatan kerja. Untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dengan efisien dan hasil kerja yang optimal, sehingga diperlukan keterampilan
atau keahlian dalam mengoperasikan fasilitas atau peralatan kerja tersebut.
Menurut Anaroga (2000:54), fasilitas adalah sarana dan prasarana yang
berguna untuk memperlancar dan memberikan kemudahan dalam melakukan
suatu pekerjaan. Menurut Munir (2005:30), kerja adalah suatu kegiatan yang
dilakukan seseorang atau kelompok. Jadi menurut Munir (2005:49) secara harafiah
fasilitas kerja adalah segala sesuatu berupa sarana dan prasarana yang dapat
membantu mempermudah suatu kegiatan atau aktivitas yang dilakukan seseorang
atau kelompok. Dalam setiap proses kegiatan perkantoran, suatu perusahaan harus
menyediakan fasilitas kerja yang lengkap dan menunjang kegiatan operasional.
Peningkatan produktivitas dapat ditunjang dengan adanya penyediaan fasilitas
kerja yang dapat membantu dan memotivasi karyawan dalam menyelesaikan
Penggunaan fasilitas kerja bertujuan untuk menyelesaikan tugas yang
berhubungan dengan pekerjaan kantor. Masing-masing kantor memiliki kepentingan
atau pekerjaan yang beraneka raga, maka fasilitas kantor yang digunakan harus
sesuai dengan kebutuhan. Karena setiap jenis peralatan kantor ataupun fasilitas
yang tersedia mempunyai fungsi yang berbeda-beda yang berfungsi untuk
meningkatkan kegiatan operasional yang efektif dan efisien.
Menurut Bambang (1997:68), suatu organisasi harus membuat perencanaan
dalam persediaan fasilitas dengan baik, agar fasilitas yang dipilih sesuai dengan
kebutuhan. Perencanaan fasilitas merupakan suatu kegiatan yang dilakukan
sebelum dan setelah operasional. Secara umum perencanaan fasilitas mempunyai
beberapa fungsi seperti menunjang peningkatan produktivitas, menggunakan
tenaga kerja, peralatan dan ruang serta energi secara efektif, meminimalkan
investasi modal, mempermudah pemeliharaan, meningkatkan keselamatan dan
kepuasan kerja. Penggunaan fasilitas yang efektif dan efisien akan mampu
mempermudah pelaksanaan pekerjaan pegawai, sehingga kinerja atau produktivitas
Perguruan Tinggi Negeri akan dapat mewujudkan tujuannya.
Menurut Moekijat (1995:61), fasilitas kerja terbagi atas dua bagian yaitu
fasilitas sarana kantor dan fasilitas prasarana kantor, yaitu :
1. Fasilitas sarana merupakan salah satu tempat yang menyediakan alat-alat
kantor yaitu : komputer, telepon, faksimile, printer, fotocopy, mesin tik dan
in foccus.
2. Fasilitas prasarana merupakan fasilitas fisik sebagai pendukung dari pada
fasilitas kantor agar pegawainya dapat bersemangat dan bergairah dalam
melakukan pekerjaan, yaitu : fasilitas pendidikan (ruang baca, kantin,
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki berbagai fasilitas
yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dan ketepatan
waktu pengerjaan tugas oleh karyawan atau pegawai. Dengan tersedianya fasilitas
kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan
produktivitas kerja secara terus-menerus. Fasilitas kerja yang terdapat pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah fasilitas sarana
kantor dan fasilitas prasarana kantor. Fasilitas sarana kantor terdiri dari komputer,
printer, faximile, in foccus, mesin tik, dan filling cabinet. Fasilitas prasarana kantor
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari : fasilitas pendidikan
(ruang baca, kantin, internet/wi-fi dan musholla).
Fasilitas kerja yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, maka diharapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
meningkatkan produktivitas kerja pegawai atau karyawan sehingga produktivitas
Fakultas Negeri tersebut juga ikut meningkat. Produktivitas karyawan atau
pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat dari
cara kerja atau prosedur kerja para pegawai atau karyawan tersebut dalam
memberikan pelayanan yang baik kepada para mahasiswa karena didukung oleh
adanya fasilitas kerja yang lengkap.
Betapa pentingnya faktor fasilitas kerja untuk memotivasi dan mendorong
karyawan dalam melaksanakan tugasnya agar lebih produktif, maka penulis
memilih judul “Fasilitas Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
B. Perumusan Masalah
Dalam hal ini masalah yang akan dibahas mengenai fasilitas kerja
pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun pembahasan masalah yang akan dikemukakan adalah “Bagaimana
Peranan Fasilitas Kerja yang tersedia pada bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dalam Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui
apakah peranan fasilitas kerja yang tersedia pada bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penulisan
Manfaat penulisan Tugas Akhir dari penelitian yang dilakukan
adalah :
1. Bagi Fakultas Ekonomi
Memberikan bahan masukan penyeleksian dalam mengatasi masalah tentang
peranan fasilitas kerja terhadap karyawan.
2. Bagi Penulis
Dengan penelitian dapat mengetahui secara langsung pada obyek yang
diteliti di dalam hubungan dengan pengetahuan yang diperoleh selama di
bangku kuliah sehingga pengetahuannya dapat diterapkan dalam keadaan
konkrit (nyata).
3. Bagi pihak lain sebagia bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan
E. Jadwal Penulisan dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal Penulisan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini akan dibuat jadwal kegiatan, gunanya agar
waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan
Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Tabel 1.1 Jadwal Penulisan
No. Kegiatan
Minggu ke
I II III IV
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan
Sumber Penulis 2012
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan magang selama
4 minggu mulai tanggal 9 Juli 2012 s/d 22 September 2012 di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan,
penulis kemudian melakukan penyusunan dan penulisan laporan Tugas Akhir
mulai tanggal 9 Juli 2012 s/d 22 September 2012.
2. Sistematika Penulisan
Berikut merupakan sistematika penulisan yang akan disajikan pada
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan
masalah, tujuan, manfaat penelitian, jadwal penelitian serta sistematika
penulisan.
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan Job Description,
jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini menjelaskan hasil Tugas Akhir mengenai segala sesuatu
yang berhubungan dengan judul Tugas Akhir. Pembahasan berupa
fasilitas kerja, sistem arsip di bagian Kemahasiswaan dan faktor-faktor
yang mempengaruhi produktivitas kerja.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti
dari pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang
BAB II
PROFIL PERGURUAN TINGGI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, pada tahun
1961. Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat
di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri
Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961.
Pada waktu itu yayasan Universitas Sumatera Utara berada di Kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara dimana teknik
operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administratif
tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama
pimpinan universitas pada waktu itu). Pada tahun 1975 Akademi Administrasi
Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan
S.K.Mendikbud R.I No. 42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan
pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti
No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan
S.K Rektor USU No. 568/PTO5.H/SK/Q 87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur
PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini. Fakultas Ekonomi
mengelola Program S1 dan Program Diploma III, serta Pendidikan Profesi
Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi
yang baik dan bermutu.
Setelah keluar peraturan pemerintah No. 56 tahun 2003 tanggal
11 November 2003 tetang Penetapan Unversitas Sumatera Utara sebagai Badan
Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada
di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Pada saat ini Fakultas Ekonomi
mengelola Program Strata Reguler (S1), Mandiri, Program Studi Diploma III,
Program PPAK dan Program S1 Ekstensi yang telah banyak menghasilkan
Alumni yang bekerja baik di dalam negeri maupun di luar negeri dan banyak
yang telah berhasil menjalani jenjang karirnya.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
1. Program Studi Kesekretariatan
2. Program Studi Keuangan
3. Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi
pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan
(customer) dan stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan
diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan
pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian
yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial
berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan
Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
C. Struktur Organisasi
Menurut Sedarmayanti (2001:45), struktur organisasi diperlukan untuk
membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang
menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan
tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing
pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai
tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya
dengan baik dan tanggung jawab akan lancar, hendaknya pegawai ditempatkan
pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan
keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu
wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan : Plt. Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pudek II : Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec.Ac
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
ANGGOTA
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc
Prof. Dr. Robinson Tarigan, MRP
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Drs. Bongsu Hutagalung, SE, M.Si
PROGRAM SI
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Ketua Program Studi : Irsyad Lubis. M.Soc, Ph.D
Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si
Akuntansi
Ketua Departemen : Dr. Syarifuddin Ginting S., SE., M.A.F.I.S., Ak
Ketua Program Studi : Drs. Firman Syarif. M.Si, Ak
Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Djafar, MM, Ak
Sekretaris Program Studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Kepala Bagian Kemahasiswaan : Nina Zailina, S.Sos
Anggota : Emma Deliana, S.Sos
: Chairunisa, SE
: Sri Wardani, SE
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk
mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas
dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan
Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar
kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fiti,
Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki
nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu
bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain :
1. Persiapan kuliah mahasiwa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semeter genap/ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Peranan Fasilitas Kerja
Penggunaan fasilitas kerja merupakan salah satu faktor penting untuk
meningkatkan produktivitas suatu instansi atau organisasi. Menurut Gie (2000:15),
menyatakan bahwa perlengkapan kerja merupakan sarana utama untuk
mendorong produktivitas kerja manusia dalam suatu instansi. Lieng (2000:16),
menyatakan bahwa fasilitas kerja merupakan perlengkapan kerja yang memberikan
kemudahan bagi manusia (karyawan atau pegawai) untuk melakukan pekerjaannya,
sehingga produktivitas suatu instansi menjadi lebih meningkat. Selain itu
pemeliharaan fasilitas kerja merupakan hal yang harus dipertimbangkan,
karena adanya pemeliharaan yang baik dapat menjaga fungsi dan kualitas
perlengkapan kerja sehingga dapat menunjang kinerja para pegawai atau
karyawan menjadi lebih efektif dan efisien.
Fasilitas kerja berperan penting dalam upaya peningkatan kinerja karyawan
atau pegawai dalam suatu instansi atau organisasi. Menurut Husman (2002:69),
menyatakan bahwa fasilitas kerja merupakan suatu bentuk pelayanan berupa
fasilitas kerja yang sangat diperlukan dalam membina prosedur dan tata kerja
instansi atau organisasi, mempermudah pekerjaan, menghemat waktu, tenaga dan
pikiran manusia dalam melaksanakan tugas-tugas rutin dan insidentil yang harus
dihadapi dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan kantor. Fasilitas kerja merupakan
Perkembangan teknologi yang semakin maju, menuntut manusia untuk
bertindak semakin cepat dan ini dapat ditunjang dengan peralatan kantor yang
dapat membantu dan menyelesaikan pekerjaan tersebut. Peranan fasilitas sangat
dibutuhkan untuk memperlancar proses pekerjaan karyawan untuk menyelenggarakan
seluruh kegiatan kantor.
Menurut Moekijat (1995:61), fasilitas kerja terbagi atas dua bagian
yaitu :
1. Fasilitas sarana kantor. Contohnya : Komputer, Telepon, Faksimile, Printer,
Mesin fotocopy, Mesin Tik, dan In Foccus.
2. Fasilitas prasarana umum contohnya : fasilitas olahraga (lapangan sepak bola,
basket, volley dan lain-lain). Fasilitas pendidikan (ruang baca, kantin,
internet/wi-fi dan Musholla).
Menurut Munir (2005:65), adapun fungsi dari peralatan kantor adalah
sebagai berikut :
1. Untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan
pekerjaannya
2. Untuk menghemat waktu
3. Untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi
4. Meningkatkan ketelitian yang sempurna karena jika dilakukan secara manual
biasanya terjadi kesalahan. Dengan demikian perlu ada mesin-mesin elektronik
Kelebihan mesin-mesin kantor adalah :
1. Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian tenaga kerja dapat dipindahkan
melakukan pekerjaan yang lain
2. Menghemat waktu
3. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan
4. Pekerjaan menjadi lebih baik
5. Mengurangi kelelahan para pegawai dan dengan demikian menambah mutu
pekerjaan
Kelemahan dari mesin-mesin kantor adalah :
1. Tingkat penyusutan beberapa mesin sangat tinggi
2. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang terlatih
3. Beberapa mesin harganya sangat mahal
4. Kesulitan dalam pemeliharaan dan kerusakan mesin
Secara umum, tujuan perencanaan fasilitas yaitu :
1. Mendukung tujuan organisasi
2. Menggunakan tenaga kerja, peralatan, ruang dan energi secara efektif
3. Meminimalkan investasi modal
4. Mempermudah pemeliharaan
5. Meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja
Penggunaan pelengkapan dan mesin-mesin merupakan salah satu aspek
yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. Fasilitas-fasilitas yang cocok
Menurut Munir (2005:100), dalam memilih peralatan kantor perlu diperhatikan
hal-hal sebagai berikut :
1. Tujuan penggunaan peralatan. Sebelum memilih peralatan, tujuan harus
ditentukan. Misalnya, apakah aktivitas pekerjaan administrasi tergantung
sepenuhnya pada peralatan tersebut
2. Menentukan peralatan yang sesuai. Setelah peralatan ditentukan, memilih merk
peralatan yang akan digunakan juga menjadi pertimbangan yang penting
3. Tingkat kegunaan peralatan. Ketika beberapa merk telah diketahui, tingkat
kegunaan harus dipertimbangkan, apakah peralatan itu bisa diharapkan
memenuhi kebutuhan perusahaan dengan maksimal
4. Spesifikasi peralatan. Untuk beberapa peralatan, spesifikasi harus ditentukan
terlebih dahulu, karena akan menyangkut penempatan peralatan di ruangan,
jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasangannya, dan struktur yang dibutuhkan
5. Biaya peralatan. Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap
pengembalian investasi perusahaan. Meskipun kegunaan merupakan hal yang
paling penting, efisiensi juga harus dipertimbangkan
6. Proses operasional peralatan. Beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan
khusus, seperti alat fotokopi dan printer
7. Fitur keamanan. Meskipun beberapa peralatan kantor tidak berbahaya,
namun fitur ini harus tetap dipertimbangkan
8. Fleksibelitas peralatan. Fleksibelitas peralatan juga sangat penting.
Beberapa peralatan dapat dimodifikasi dengan beberapa komponen jika
9. Kemudahan penggunaan peralatan. Hal yang juga dipertimbangkan adalah
kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa peralatan tidak mudah
digunakan dan membutuhkan training tambahan
10.Kecepatan operasi peralatan. Pada beberapa perusahaan kecepatan peralatan
menjadi pertimbangan penting. Apabila peralatan yang dibutuhkan dengan
cepat tidak dapat disediakan oleh supplier karena harus indent terlebih dahulu.
11.Masukan dari operator peralatan. Karyawan yang akan mengoperasikan sering
kali diberikan kesempatan memberikan masukan dalam menentukan peralatan
yang akan dipilih.
12.Standardisasi peralatan. Penggunaan hanya beberapa merk tertentu akan
menghasilkan standardisasi peralatan kantor yang memberikan beberapa
keuntungan saat membeli dan merawatnya.
Menurut Bambang (1997:72) peralatan kantor yang baik dapat menghemat
gerak pegawai, menambah kesehatan dan efisiensi pegawai. Fasilitas kantor
merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus ada dalam
mendukung segala aktivitas yang ada di dalam suatu instansi baik itu instansi
pemerintah maupun swasta. Biasanya fasilitas kantor dipergunakan oleh suatu
instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan
secara berulang-ulang dan dalam jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama,
sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena
memerlukan ketelitian dalam pengerjaannya untuk mencegah terjadinya
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ini selalu berusaha
meningkatkan mutu produktivitas kerja dan menggunakan fasilitas kerja untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta ketepatan waktu dalam menyelesaikan
pekerjaan para pegawai. Berbagai fasilitas atau peralatan mempunyai fungsi yang
beragam. Pemilihan fungsi peralatan yang tepat dan sesuai akan menghasilkan
keefektifan dan keefisienan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan, dengan demikian
penggunaan fasilitas kantor akan sangat berperan dalam pencapaian produktivitas
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
B. Sistem Arsip Yang Terdapat di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai
dalam mengerjakan pekerjaannya, dan untuk membantu produktivitas kerja para
karyawan atau pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Menurut Barthos (2005:101), beberapa fasilitas yang terdapat pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Komputer dan Perangkatnya
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk
mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan
informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor
sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat
Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 6 PC unit komputer yang disediakan, yang berada di ruangan
kemahasiswaan. Dengan 6 PC unit komputer pekerjaan yang ada di bagian
kemahasiswaan tidak terhambat karena 6 PC unit komputer masing-masing
mempunyai kegunaan pada bagian kemahasiswaan :
a. Untuk mengetik data-data mahasiswa
b. Menyimpan arsip atau dokumen mahasiswa yang penting
2. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencatak hasil
pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat-surat yang diketik
melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui
dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya
mesin fotocopy.
Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara terdapat 4 unit mesin printer yang berada di ruang kemahasiswaan.
Kegunaan printer pada bagian kemahasiswaan yaitu untuk mencetak hasil-hasil
dengan 4 unit mesin printer pekerjaan di bagian kemahasiswaan tidak terhambat
karena dalam 1 unit komputer bisa menggunakan 1 unit komputer.
Printer mampu mencetak data yang sama dari komputer tanpa mengalami
perubahan data tetapi tabung tinta pada printer mudah rusak jika tidak hati-hati
3. Filling Cabinet
Filling cabinet adalah peralatan kantor yang biasanya berbentuk persegi
empat panjang yang diletakkan secara vertikal dan digunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip-arsip. Adapun yang tersimpan di dalam filling cabinet
adalah surat keterangan aktif kuliah, riset mata kuliah mahasiswa, surat keterangan
mahasiswa yang ingin riset survey.
Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 5 filling cabinet yang masing-masing sudah terisi dengan berkas-berkas
penting. Filling cabinet dapat menyimpan berkas-berkas penting sehingga
penyusunannya tersusun rapi dan terstruktur, akan tetapi filling cabinet hanya
dapat menyimpan berkas-berkas dalam jumlah terbatas.
4. Lemari Besi
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
memiliki 5 (lima) lemari besi yang berguna untuk menyimpan data-data mahasiswa
dan dokumen penting lainnya. Adapun isi lemari besi adalah kartu registrasi
mahasiswa dari angkatan 2000 sampai dengan 2010.
5. Lemari Kayu
Pada bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara terdapat 3 (tiga)
lemari kayu. Lemari kayu yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan adalah
untuk menyimpan data beasiswa para mahasiswa dan untuk menyimpan surat
masuk dan surat keluar dan sebagian lagi digunakan untuk menyimpan piagam
a. Terletak pada ruang tamu bagian Kemahasiswaan
b. Terletak pada ruangan Kepala Bagian Kemahasiswaan
c. Terletak pada bagian Pengurus Mahasiswa Diploma III
6. Meja
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 9 meja, yang terdiri dari 4 meja kaca yang berfungsi sebagai meja kerja,
dan 4 meja komputer serta 1 set meja tamu :
a. Meja Staf Pegawai pada bagian Kemahasiswaan
b. Meja Kasubag
c. Meja Ruang Tamu
d. Meja Komputer
Meja adalah sebagian prasarana perkantoran yang harus dimiliki untuk
mempermudah pekerjaan pegawai atau karyawan. Tetapi yang harus dipertimbangkan
untuk pembukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudut dapat dijangkau
dengan tangan orang yang mempergunakannya.
7. Kursi
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara terdapat 9 kursi. Diantaranya adalah 5 kursi yang digunakan untuk kerja
pegawai, sementara 4 kursi lainnya sebagia kursi untuk tamu.
C. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja Bagian Kemahasiswaan Menurut Sedarmayanti (2001:75) Faktor-faktor yang mempengaruhi
produktivitas kerja bagian kemahasiswaan yaitu :
1. Bersumber dari pekerjaan
Bagian kemahasiswaan mendata/mengurus kepentingan mahasiswa/i Fakultas
a. Mengurus jenis-jenis beasiswa
b. Mengurus mahasiswa yang akan mengambil beasiswa
c. Mengurus kegiatan mahasiswa
d. Mendata mahasiswa wisuda
e. Merekapitulasi daftar mahasiswa yang masih aktif
f. Mengurus data mahasiswa baru dalam registrasi manual
g. Mengurus surat riset buat mahasiswa S1.
Hal-hal yang bersumber dari pekerjaan antara lain :
a. Lingkungan kerja dan iklim kerja
Lingkungan kerja sangat penting diperhatikan seperti :
1) Ruang kerja yang kondusif
Ruangan tenaga yang tidak terganggu suara bising dari luar.
2) Sistem informasi kurang memadai
Tidak efektif dan efisien dalam menggunakan mesin printer yang
sudah lama.
b. Teknologi
Fasilitas bagian kemahasiswaan :
1) Komputer
2) CPU
3) Mesin printer
4) Mesin fax
2. Bersumber dari pegawai itu sendiri
Dalam bagian kemahasiswaan pegawai memiliki produktivitas kerja yang baik.
Hal-hal yang bersumber dari pegawai itu sendiri antara lain :
a. Pendidikan
Bagian kemahasiswaan sebagian besar pegawainya memiliki predikat
pendidikan S1 ada beberapa orang pegawai dan D3 ada beberapa orang
pegawai.
b. Motivasi
Menurut Mr. Donald (2001:45), motivasi adalah suatu proses untuk
menggiatkan motif-motif menjadi perbuatan/tingkah laku untuk memenuhi
kebutuhan dan mencapai tujuan/keadaan dan kesiapan dalam diri individu
yang mendorong tingkah lakunya untuk berbuat sesuatu dalam mencapai
tujuan, dimana dapat memberi kemudahan mahasiswa untuk mengurus
kepentingan di setiap semester perkuliahan yang berjalan di fakultas,
seperti :
1. Surat masih aktif kuliah
2. Membuat surat izin dalam pengambilan beasiswa untuk mahasiswa
3. Membuat surat riset survey mahasiswa S1
c. Disiplin kerja
1. Selalu datang tepat waktu
2. Menyelesaikan tugas sesuai waktu yang ditentukan
3. Mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh fakultas kepada para
Produktivitas kerja merupakan pelaksanaan pekerjaan dengan cara tertentu
tanpa mengurangi maksud dan tujuan yang akan dicapai seperti dengan cara
mempermudah sistem pekerjaan sehingga mampu menghemat waktu, sehingga akan
terciptanya efisiensi kerja sebagai pendukung daripada produktivitas kerja yang
efektif.
Melalui penggunaan fasilitas kerja di bagian kemahasiswaan yang ada
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara produktivitas kerja pegawai
telah sesuai dengan apa yang diharapkan dan bahkan dapat ditingkatkan. Hal ini
terjadi karena penggunaan fasilitas kerja yang baik sehingga tercapainya efisiensi
kerja baik itu dalam penggunaan waktu maupun tenaga. Produktivitas kerja pada
bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah
mengalami peningkatan. Dengan adanya penggunaan fasilitas kerja yang baik
maka dapat memberikan beberapa kelebihan yaitu meningkatnya produktivitas
kerja yang dapat dilihat dari meningkatnya pelayanan administrasi terhadap
mahasiswa, penggunaan fasilitas kerja yang dapat meningkatkan efisiensi dan
efektivitas serta ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan para pegawai.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari Tugas Akhir ini adalah
sebagai berikut :
1. Fasilitas kerja yang tersedia pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah dapat menunjang produktivitas kerjanya.
Hal ini dapat dilihat dari fasilitas yang sudah tergolong lengkap sehingga
dapat menunjang pekerjaan karyawan baik dalam mencapai produktivitas
kerja yang efektif dan efisien.
2. Fasilitsa kerja yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sudah tergolong lengkap tetapi beberapa teknologi yang tidak up to date
karena tidak mengikuti perkembangan teknologi yang ada saat ini yang
menyebabkan pekerjaan karyawan sedikit terhambat.
B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sebagai berikut :
1. Hendaknya penyediaan fasilitas kerja yang baik pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara selalu ditingkatkan dan kekurangan yang ada
harus diatasi dengan melakukan updated untuk fasilitas kerja yang ada dan
2. Hendaknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu memperhatikan
dan mempertimbangkan kemajuan teknologi dalam memilih fasilitas sarana
kantor, karena dengan fasilitas sarana kantor yang canggih akan memudahkan
pekerjaan pegawai sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan
DAFTAR PUSTAKA
Anaroga, Pandji. 2000. Manajemen Bisnis. Jakarta : Penerbit Rineka Cipta.
Bambang, 1997. Manajemen Bisnis. Cetakan I. Jakarta : Rineka Cipta. Basir Barthos. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.
Gie, Liang. 2000. Administrasi Perkantoran. Cetakan ketujuh. Yogyakarta : Penerbit Liberty Yogyakarta.
Husman. 2002. Manajemen Perkantoran. Jakarta : Erlangga.
Moekijat. 1995. Manajemen Bisnis. Jakarta : Desa Maju.
Munir, Badri Sukoco. 2005. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Penerbit Erlangga.
Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran.
