Dalam bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang membangun bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB II
PROFIL PERGURUAN TINGGI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, pada tahun 1961. Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961.
Pada waktu itu yayasan Universitas Sumatera Utara berada di Kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara dimana teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administratif tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan universitas pada waktu itu). Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K.Mendikbud R.I No. 42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No. 568/PTO5.H/SK/Q 87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas Pengelola PAAP Universitas Sumatera Utara. Setelah serah
terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program Diploma III, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Setelah keluar peraturan pemerintah No. 56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tetang Penetapan Unversitas Sumatera Utara sebagai Badan
Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program Strata Reguler (S1), Mandiri, Program Studi Diploma III, Program PPAK dan Program S1 Ekstensi yang telah banyak menghasilkan Alumni yang bekerja baik di dalam negeri maupun di luar negeri dan banyak yang telah berhasil menjalani jenjang karirnya.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Program Studi Kesekretariatan
2. Program Studi Keuangan 3. Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan
(customer) dan stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian
yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan
Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Menurut Sedarmayanti (2001:45), struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar, hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tahun 2012 Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Kemahasiswaan Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studi Bengkel Ketua Program Studi Inter Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan : Plt. Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak Pudek I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec.Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec ANGGOTA
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc Prof. Dr. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Drs. Bongsu Hutagalung, SE, M.Si PROGRAM SI
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Ketua Program Studi : Irsyad Lubis. M.Soc, Ph.D
Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat. SE, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si
Akuntansi
Ketua Departemen : Dr. Syarifuddin Ginting S., SE., M.A.F.I.S., Ak Ketua Program Studi : Drs. Firman Syarif. M.Si, Ak
Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Djafar, MM, Ak Sekretaris Program Studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwa, M.Si, Ak Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM BAGIAN KEMAHASISWAAN
Kepala Bagian Kemahasiswaan : Nina Zailina, S.Sos
Anggota : Emma Deliana, S.Sos
: Chairunisa, SE : Sri Wardani, SE : Safaruddin, SE
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk
mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fiti, Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki
nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Persiapan kuliah mahasiwa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semeter genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Peranan Fasilitas Kerja
Penggunaan fasilitas kerja merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan produktivitas suatu instansi atau organisasi. Menurut Gie (2000:15), menyatakan bahwa perlengkapan kerja merupakan sarana utama untuk mendorong produktivitas kerja manusia dalam suatu instansi. Lieng (2000:16), menyatakan bahwa fasilitas kerja merupakan perlengkapan kerja yang memberikan kemudahan bagi manusia (karyawan atau pegawai) untuk melakukan pekerjaannya, sehingga produktivitas suatu instansi menjadi lebih meningkat. Selain itu
pemeliharaan fasilitas kerja merupakan hal yang harus dipertimbangkan, karena adanya pemeliharaan yang baik dapat menjaga fungsi dan kualitas
perlengkapan kerja sehingga dapat menunjang kinerja para pegawai atau karyawan menjadi lebih efektif dan efisien.
Fasilitas kerja berperan penting dalam upaya peningkatan kinerja karyawan atau pegawai dalam suatu instansi atau organisasi. Menurut Husman (2002:69), menyatakan bahwa fasilitas kerja merupakan suatu bentuk pelayanan berupa fasilitas kerja yang sangat diperlukan dalam membina prosedur dan tata kerja instansi atau organisasi, mempermudah pekerjaan, menghemat waktu, tenaga dan pikiran manusia dalam melaksanakan tugas-tugas rutin dan insidentil yang harus dihadapi dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan kantor. Fasilitas kerja merupakan salah satu penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien.
Perkembangan teknologi yang semakin maju, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dan ini dapat ditunjang dengan peralatan kantor yang dapat membantu dan menyelesaikan pekerjaan tersebut. Peranan fasilitas sangat dibutuhkan untuk memperlancar proses pekerjaan karyawan untuk menyelenggarakan seluruh kegiatan kantor.
Menurut Moekijat (1995:61), fasilitas kerja terbagi atas dua bagian yaitu :
1. Fasilitas sarana kantor. Contohnya : Komputer, Telepon, Faksimile, Printer,
Mesin fotocopy, Mesin Tik, dan In Foccus.
2. Fasilitas prasarana umum contohnya : fasilitas olahraga (lapangan sepak bola, basket, volley dan lain-lain). Fasilitas pendidikan (ruang baca, kantin, internet/wi-fi dan Musholla).
Menurut Munir (2005:65), adapun fungsi dari peralatan kantor adalah sebagai berikut :
1. Untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan pekerjaannya
2. Untuk menghemat waktu
3. Untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi
4. Meningkatkan ketelitian yang sempurna karena jika dilakukan secara manual biasanya terjadi kesalahan. Dengan demikian perlu ada mesin-mesin elektronik dan fasilitas lain yang mendukung efektivitas kerja
Kelebihan mesin-mesin kantor adalah :
1. Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian tenaga kerja dapat dipindahkan melakukan pekerjaan yang lain
2. Menghemat waktu
3. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan 4. Pekerjaan menjadi lebih baik
5. Mengurangi kelelahan para pegawai dan dengan demikian menambah mutu pekerjaan
Kelemahan dari mesin-mesin kantor adalah :
1. Tingkat penyusutan beberapa mesin sangat tinggi
2. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang terlatih 3. Beberapa mesin harganya sangat mahal
4. Kesulitan dalam pemeliharaan dan kerusakan mesin Secara umum, tujuan perencanaan fasilitas yaitu : 1. Mendukung tujuan organisasi
2. Menggunakan tenaga kerja, peralatan, ruang dan energi secara efektif 3. Meminimalkan investasi modal
4. Mempermudah pemeliharaan
5. Meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja
Penggunaan pelengkapan dan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. Fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisien kantor.
Menurut Munir (2005:100), dalam memilih peralatan kantor perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Tujuan penggunaan peralatan. Sebelum memilih peralatan, tujuan harus ditentukan. Misalnya, apakah aktivitas pekerjaan administrasi tergantung sepenuhnya pada peralatan tersebut
2. Menentukan peralatan yang sesuai. Setelah peralatan ditentukan, memilih merk peralatan yang akan digunakan juga menjadi pertimbangan yang penting 3. Tingkat kegunaan peralatan. Ketika beberapa merk telah diketahui, tingkat
kegunaan harus dipertimbangkan, apakah peralatan itu bisa diharapkan memenuhi kebutuhan perusahaan dengan maksimal
4. Spesifikasi peralatan. Untuk beberapa peralatan, spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu, karena akan menyangkut penempatan peralatan di ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasangannya, dan struktur yang dibutuhkan 5. Biaya peralatan. Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap
pengembalian investasi perusahaan. Meskipun kegunaan merupakan hal yang paling penting, efisiensi juga harus dipertimbangkan
6. Proses operasional peralatan. Beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat fotokopi dan printer
7. Fitur keamanan. Meskipun beberapa peralatan kantor tidak berbahaya, namun fitur ini harus tetap dipertimbangkan
8. Fleksibelitas peralatan. Fleksibelitas peralatan juga sangat penting. Beberapa peralatan dapat dimodifikasi dengan beberapa komponen jika dibutuhkan.
9. Kemudahan penggunaan peralatan. Hal yang juga dipertimbangkan adalah kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa peralatan tidak mudah digunakan dan membutuhkan training tambahan
10.Kecepatan operasi peralatan. Pada beberapa perusahaan kecepatan peralatan menjadi pertimbangan penting. Apabila peralatan yang dibutuhkan dengan cepat tidak dapat disediakan oleh supplier karena harus indent terlebih dahulu. 11.Masukan dari operator peralatan. Karyawan yang akan mengoperasikan sering
kali diberikan kesempatan memberikan masukan dalam menentukan peralatan yang akan dipilih.
12.Standardisasi peralatan. Penggunaan hanya beberapa merk tertentu akan menghasilkan standardisasi peralatan kantor yang memberikan beberapa keuntungan saat membeli dan merawatnya.
Menurut Bambang (1997:72) peralatan kantor yang baik dapat menghemat gerak pegawai, menambah kesehatan dan efisiensi pegawai. Fasilitas kantor merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus ada dalam mendukung segala aktivitas yang ada di dalam suatu instansi baik itu instansi pemerintah maupun swasta. Biasanya fasilitas kantor dipergunakan oleh suatu instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan secara berulang-ulang dan dalam jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama, sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaannya untuk mencegah terjadinya kesalahan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ini selalu berusaha meningkatkan mutu produktivitas kerja dan menggunakan fasilitas kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan para pegawai. Berbagai fasilitas atau peralatan mempunyai fungsi yang beragam. Pemilihan fungsi peralatan yang tepat dan sesuai akan menghasilkan keefektifan dan keefisienan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan, dengan demikian penggunaan fasilitas kantor akan sangat berperan dalam pencapaian produktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
B. Sistem Arsip Yang Terdapat di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai dalam mengerjakan pekerjaannya, dan untuk membantu produktivitas kerja para karyawan atau pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Menurut Barthos (2005:101), beberapa fasilitas yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Komputer dan Perangkatnya
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk
mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk mendukung tugas-tugas pegawai di kantor.
Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 6 PC unit komputer yang disediakan, yang berada di ruangan kemahasiswaan. Dengan 6 PC unit komputer pekerjaan yang ada di bagian kemahasiswaan tidak terhambat karena 6 PC unit komputer masing-masing mempunyai kegunaan pada bagian kemahasiswaan :
a. Untuk mengetik data-data mahasiswa
b. Menyimpan arsip atau dokumen mahasiswa yang penting
2. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencatak hasil
pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.
Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 4 unit mesin printer yang berada di ruang kemahasiswaan. Kegunaan printer pada bagian kemahasiswaan yaitu untuk mencetak hasil-hasil dengan 4 unit mesin printer pekerjaan di bagian kemahasiswaan tidak terhambat karena dalam 1 unit komputer bisa menggunakan 1 unit komputer.
Printer mampu mencetak data yang sama dari komputer tanpa mengalami perubahan data tetapi tabung tinta pada printer mudah rusak jika tidak hati-hati dalam pengisian ulang tinta.
3. Filling Cabinet
Filling cabinet adalah peralatan kantor yang biasanya berbentuk persegi
empat panjang yang diletakkan secara vertikal dan digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip-arsip. Adapun yang tersimpan di dalam filling cabinet
adalah surat keterangan aktif kuliah, riset mata kuliah mahasiswa, surat keterangan mahasiswa yang ingin riset survey.
Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 5 filling cabinet yang masing-masing sudah terisi dengan berkas-berkas penting. Filling cabinet dapat menyimpan berkas-berkas penting sehingga penyusunannya tersusun rapi dan terstruktur, akan tetapi filling cabinet hanya dapat menyimpan berkas-berkas dalam jumlah terbatas.
4. Lemari Besi
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki 5 (lima) lemari besi yang berguna untuk menyimpan data-data mahasiswa dan dokumen penting lainnya. Adapun isi lemari besi adalah kartu registrasi mahasiswa dari angkatan 2000 sampai dengan 2010.
5. Lemari Kayu
Pada bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara terdapat 3 (tiga) lemari kayu. Lemari kayu yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan adalah untuk menyimpan data beasiswa para mahasiswa dan untuk menyimpan surat masuk dan surat keluar dan sebagian lagi digunakan untuk menyimpan piagam dan piala :
a. Terletak pada ruang tamu bagian Kemahasiswaan b. Terletak pada ruangan Kepala Bagian Kemahasiswaan c. Terletak pada bagian Pengurus Mahasiswa Diploma III 6. Meja
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 9 meja, yang terdiri dari 4 meja kaca yang berfungsi sebagai meja kerja, dan 4 meja komputer serta 1 set meja tamu :
a. Meja Staf Pegawai pada bagian Kemahasiswaan b. Meja Kasubag
c. Meja Ruang Tamu d. Meja Komputer
Meja adalah sebagian prasarana perkantoran yang harus dimiliki untuk mempermudah pekerjaan pegawai atau karyawan. Tetapi yang harus dipertimbangkan untuk pembukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudut dapat dijangkau dengan tangan orang yang mempergunakannya.
7. Kursi
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 9 kursi. Diantaranya adalah 5 kursi yang digunakan untuk kerja pegawai, sementara 4 kursi lainnya sebagia kursi untuk tamu.
C. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja Bagian Kemahasiswaan Menurut Sedarmayanti (2001:75) Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja bagian kemahasiswaan yaitu :
1. Bersumber dari pekerjaan
Bagian kemahasiswaan mendata/mengurus kepentingan mahasiswa/i Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, seperti :
a. Mengurus jenis-jenis beasiswa
b. Mengurus mahasiswa yang akan mengambil beasiswa c. Mengurus kegiatan mahasiswa
d. Mendata mahasiswa wisuda
e. Merekapitulasi daftar mahasiswa yang masih aktif f. Mengurus data mahasiswa baru dalam registrasi manual g. Mengurus surat riset buat mahasiswa S1.
Hal-hal yang bersumber dari pekerjaan antara lain : a. Lingkungan kerja dan iklim kerja
Lingkungan kerja sangat penting diperhatikan seperti : 1) Ruang kerja yang kondusif
Ruangan tenaga yang tidak terganggu suara bising dari luar. 2) Sistem informasi kurang memadai
Tidak efektif dan efisien dalam menggunakan mesin printer yang sudah lama.
b. Teknologi
Fasilitas bagian kemahasiswaan : 1) Komputer
2) CPU
3) Mesin printer 4) Mesin fax 5) Telepon
2. Bersumber dari pegawai itu sendiri
Dalam bagian kemahasiswaan pegawai memiliki produktivitas kerja yang baik. Hal-hal yang bersumber dari pegawai itu sendiri antara lain :
a. Pendidikan
Bagian kemahasiswaan sebagian besar pegawainya memiliki predikat pendidikan S1 ada beberapa orang pegawai dan D3 ada beberapa orang pegawai.
b. Motivasi