TUGAS AKHIR
SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, PEMELIHARAAN PADA KEARSIPAN DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
ARIATI 082103024
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN F A K U L T A S E K O N O M I
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : ARIATI
NIM : 082103024
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN PADA KEARSIPAN
DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN
FAKULTAS EKONOMI SUMATERA UTARA
Tanggal : ………. 2011 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan
NIP.19741012 200003 2 003
(Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM)
Tanggal : ………..2011 DEKAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : ARIATI
NIM : 082103024
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN PADA KEARSIPAN
DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN
FAKULTAS EKONOMI SUMATERA UTARA
Medan,……….. 2011
Menyetujui
Dosen Pembimbing,
NIP.19570314 198503 2 001
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Syukur Alhamdulillah diucapkan kehadirat Allah SWT, berikut rahmat
dan Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul
“Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Pada Kegiatan Kearsipan di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Selawat dan salam dan para sahabatnya, karena dengan
syafaatnyalah kita dapat keluar dari kegelapan menuju ke alam yang lebih terang,
kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu, penulis bersedia dengan senang hati menerima kritikan, masukan, serta
nasehat yang sifatnya membangun demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir
ini.
Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini, penulis banyak mendapat bantuan
baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak
yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat
penulis terhadap yang lainnya.
Dalam kesempatan kali ini penulis dengan tulus hati mengucapkan terima
kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM. selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
3. Ibu Dra. Lisa Marlina, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah
meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan (saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini
4. Ibu Dra. Pepty Aniar, selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Sofya Anita, selaku Kasubbag Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
6. Ibu Esa Setiana, SE, M.Si dan Ibu Yunita Indriani, SE, selaku Sekretaris
Deakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak
membantu penulis dalam memperoleh data-data untuk menyelesaikan Tugas
Akhir.
7. Seluruh Staf dan Pengajar atau Dosen dan Karyawan maupun Karyawati
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
8. Ayahanda Anwar Efendi dan Ibunda Rosma, dengan penuh kasih sayang
telah mengasuh, mengasihi, mendidik, dan membimbing serta dengan doa dan
restunya penulis berhasil menyelesaikan pendidikan hingga di perguruan
tinggi, serta kakak (Efi Rosdiana) dan juga adik-adik (Susanti, Deliana,
Samsul Bahri, Ade Ramadhan dan Rahayu) yang telah memberikan
dukungan moril dan materil sehingga penulis menyelesaikan perkuliahan dan
Tugas Akhir ini dengan baik.
9. Buat sohib-sohibku tersayang : Suyanti, Nurlela Ginting, Vivin Ristanti,
Ratih Wahayu. Makasi banyak buat semuanya, sudah menjadi sahabat yang
baik dalam suka-duka.Semoga persahabatan kita tetap berjalan terus
selamanya dan selamat berjuang ya… ayo semangatttt……
11. Buat teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk “08”, Selamat Berjuang ya!.
12. Buat Mas ku tersayang Nur Hasbullah yang sudah membantu dan memberi
semangat serta doa kepada penulis, hingga Tugas Akhir ini bisa selesai.
13. Dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih
atas dukungan dan bantuannya.
Semoga Tugas Akhir ini berguna bagi kita semua, dan kiranya Allah SWT
senantiasa melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada kita semua.
Amin Ya Rabbal Alamin.
Wasalamu’alaikum Wr.Wb.
Medan, Februari 2011
Penulis,
DAFTAR ISI
Hal
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Jadwal Kegiatan ... 6
F. Rencana Isi ... 7
BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8
B. Struktur Organisasi & Personalia ... 11
C. Job Description ... 13
D. Jaringan Instansi/Kegiatan ... 14
E. Kinerja Instansi Terkini ... 15
F. Rencana Kegiatan ... 16
C. Maksud dan Tujuan Arsip... 20
D. Fungsi Arsip ... 21
E. Nilai Guna Arsip ... 23
F. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik... 24
G. Peralatan Kearsipan ... 27
H. Proses Kerasipan... 30
1. Penciptaan Arsip ... 31
2. Pendistribusian Arsip... 31
3. Penggunaan dan Pengelolaan Arsip ... 33
4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ... 33
5. Penyimpanan Arsip ... 38
6. Penyusutan Arsip ... 42
I. Analisis dan Evaluasi ... 47
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 52
B. Saran ... 53
DAFTAR TABEL
No. Halaman
1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 6
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat
dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh
organisasi. Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisasi sangat penting
untuk mencapai tujuan organisasi. Didalam suatu organisasi biasanya organisasi
menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan,
sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna
menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh sebab itu, kantor
diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta untuk
memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan
mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang
penting diantaranya adalah sistem kearsipan.
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting.
Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar dapat
suatu kantor dalam mengelolah kearsipannya harus memperhatikan sistem
kearsipan yang paling sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai
tujuan. Sistem kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan
yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit
informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya
informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat
pada waktu yang tepat dengan biaya serendah mungkin.
Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula
oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang
dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk
pemeliharaan arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan
sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh
kegiatan dan proses pekerjaan kantor berdaya guna. Dalam hal ini unit kersipan
harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam
memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen
kearsipan khususnya. Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang
bekerja pada unit kersipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap
pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali ketrampilan khusus mengenai bidang
kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dam mempunyai ilmu pengetahuan sangat
dibutuhkan dalam unit pengolahan arsip. Disamping itu tanggung jawab terhadap
pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya.
Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang
mendasar serta profesional, sebab keunggulan dalam bidang kearsipan akan
sangat berpengaruh dalam membantu tugas pimpinan dan membantu mekanisme
kerja pegawai dan instansi yang bersangkutan. Begitu pentingnya nilai kegunaan
arsip dalam suatu instansi maupun organisasi-organisaai tertentu, membuat
organisasi/instansi tersebut harus melakukan penyimpanan terhadap arsip-arsip.
Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat
mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan
dapat memusnahkan dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan
salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna
menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian
komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan
pengawasan semakin mudah. Pada dasarnya pimpinan menginginkan adanya arsip
yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali
warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena
pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian
pimpinan mengharapkan para stafnya mampu mengurus dan memelihara arsip
untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.
Pengolahan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan
administrasi agar lebih lancar sering kali diabaikan dengan berbagai macam
alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga dibidang kearsipan, maupun
semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan
sebagai bidang yang sulit diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena
muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal
bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib
administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak
dimulai dari tertib kearsipannya.
Seluruh kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang
harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sistem kearsipan
yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan
yakni proses pendistibusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur
(sembarangan), tidak terjadwalnya jangka waktu retensi arsip, proses
pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak
terlaksana dengan baik.
Mengingat pentingnya peranan penataan arsip pada suatu organisasi,
penulis tertarik untuk mempelajari dan mengevaluasi bagaimana penataan arsip
yang baik pada Fakultas Ekonomi. Berdasarkan uraian diatas, penulis memilih
judul “ Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan pada
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat
perumusan masalah yang menjadi objek dalam penelitian, yaitu bagaimana sistem
penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan pada kearsipan yang diterapkan di
sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem
penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan pada kearsipan yang diterapkan
di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis
Menambah dan memperluas pengetahuan penulis dibidang kearsipan
dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori
dan praktek.
2. Bagi Instansi
a. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk
mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan perusahaan khususnya
dibidang kearsipan.
b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan di Sekretriat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan
3. Bagi peneliti yang akan datang
Sebagai bahan referensi tugas ahkir bagi mahasiswa lainnya.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara Jl.T.M.Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal
[image:16.595.103.499.330.477.2]kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 :
Tabel 1.1 Jadwal kegiatan
NO KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3 4
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset mulai
tanggal 24 Januari sampai dengan 5 Februari 2011 di Sekretariat Dekan Fakultas
F. Rencana Isi
Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap bab nya dibagi atas sub
bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan
penelitian, menfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survei/
observasi dan rencana isi.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas instansi, struktur
Organisasi, uraian tugas ( Job Description ), kegiatan instansi, kinerja instansi
terkini, rencana kegiatan dan kearsipan FE USU
Bab III : ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang pengertian arsip dan analisa serta
pembahasan hasil penelitian di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang sistem penyimpanan,
pengamanan, dan pemeliharaan pada kearsipan di bagian Sekretariat Dekan
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kutaraja
(Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di
kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh)
tetap memakai nama panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa
pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah presiden Universitas Sumareta
Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan
di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas sumatera
Utara dan beegabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara didirikan di medan dan memperoleh status Negeri
dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.
64/1961 tentang Penegrian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh yayasan
Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara
tanggal 24 November 1961 yang berlaku sejak surat terhitung mulai 01 OKtober
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.
23/DIKTI/Kep/ 1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi mengasuh dua
jenjang Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Stara-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera utara adalah menjadi salah satu
Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
Misi Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompensasi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan Ekuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (costumer) dan stakeholders lainnya.
Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan Institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan
internasional
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap
B. Struktur Organisasi & Personalia
Dilihat dari pengertiannya stuktur organisasi organisasi merupakan suatu
susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai
dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan
wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan
batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan
adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun
perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung
pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan , biasanya semakin besar suatu
perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan
dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir
dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih
tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung
jawabnya.
Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Bagan Struktur Organisasi Fakultas
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera utara 2007/2008
Rektor dan Pembantu Rektor Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas seorang sekretaris pada bagaian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara :
Tabel 2.1
Rincian Tugas Sekrtetaris Dekan Fakultas ekonomi Universitas
Sumatera Utara
NO PEKERJAAN RUTIN
1 Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU ke buku agenda
2 Membuat / menulis nomor surat keluar
3 Menjadwal kegiatan Dekan
4 Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar
5 Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan
6 Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan
7 Mengarsip surat masuk dan keluar
8 Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
9 Mengetik surat keluar
D. Jaringan instansi/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang mengasilkan jasa pendidikan non- profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan pengasil jasa pada umumnya
yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri
Dharmaperguruan Tinggi yaitu : penyelenggaraan pendidikan, pengadaan
penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. 12 Memproses program Dekan dan team
13 Memantau kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja
E. Kinerja Instansi Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai semua itu, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya
agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah
dalam mewujudkan semua itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi,
disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar –
seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan
keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada
tahun 2011 antara lain sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil
2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
G. KEARSIPAN DI FE USU
Kearsipan merupakan salah satu bidang kerja ketatausahaan pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengolah berbagai informasi bagi
perkembangan dan kemajuan Organisasi tersebut.
Maksud Kearsipan
Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara
yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan
Tujuan Kearsipan
1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat
ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet
dan aman. Jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang
maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.
2. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan
pengelolaan kegiatan perusahaan.
Fungsi Arsip
Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam
pengertian ini dapat dipahami bahwa didalam arsip terdapat data ataupun
informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau
pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam
BAB III
ANALISA DAN PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa
Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata
“arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang
menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia”
berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti “Gedung pemerintahan”.
Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya dalam bahasa
Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini (Sedarmayanti, 2003: 7).
Menurut Wursanto (1991:11) Arsip merupakan salah satu produk
pekerjaan kantor (officer work). Produk pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir,
surat, dan laporan. Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam
bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat atau merekam,
mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian
informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan,
permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan
adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi.
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah
simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat
dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi,
instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan
datang.
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kepentingan dan disimpan dengan
mempergunakan suatu system tertentu sehingga dengan mudah dan cepat
ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam undang-undang No.7 tahun
1971 tentang “Ketentuan Pokok kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai
berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
badan-badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta dan/atau
perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari definisi diatas jelaslah bahwa Arsip merupakan sumber informasi
dan pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana surat/warkat yang
diproses berdassarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun,
disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan.
B. Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber
dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan
petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip
dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil
kuputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu,
dapat disimpulkan bahwa peranan arsip (Serdamayanti, 2003:19) adalah sebagai
berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan suatu organissasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghassilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
C. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen disebut
administrasi kerasipan. Kersipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan
dengan penerimaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan
Kearsipan ini merupakan salah satu bidang kerja ketatausahaan pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengolah berbagai informasi
bagi perkembangan dan kemajuan Organisasi tersebut.
Maksud Kearsipan
Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman
tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.
Tujuan Kearsipan
3. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat
ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet
dan aman. Jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang
maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.
4. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan
pengelolaan kegiatan perusahaan.
D. Fungsi Arsip
Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam
pengertian ini dapat dipahami bahwa didalam arsip terdapat data ataupun
informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau
pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam
Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No.7 tahun 1971
dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan
kegunaannya dibedakan menjadi :
a. Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi
kelangsungan kerja.
b. Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip inaktif.
c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara
(dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip
statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah
E. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya
bagi kepentingan penggunaan arsip. Menurut Serdamayanti (2003:104) nilai guna
arsip dapat dibedakan atas :
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi
penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur
yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang
berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala
sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut
memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai
bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi
kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta
arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan
untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan,
dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari
tugas kegiatannya.
b. Nilai guna Informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung
berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
F. Ciri – ciri Sistem Kearsipan yang Baik
Tujuan adalah sesuatu yang ingin (hendak) dicapai. Setiap sistem
mempunyai tujuan. Demikian juga sistem kerasipan mempunyai tujuan yaitu
menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika
dibutuhkan.
Untuk mencapai tujuan setiap instansi (baik pemerintah maupun swasta)
harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan
yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai cirri-ciri
1. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan
kesulitan baik dalam penyimpanan, maupun dalam pengembalian arsip –
arsip kembali.
Disekretariat dekan semua arsip –arsip itu disimpan sesuai jenisnya sehingga
mudah dalam penyimpanan dan pengambilan arsip itu kembali.
2. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan
sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
Karena di simpan sesuai jenisnya maka sekretariat dekan tidak melakukan
kesalahan dalam menyimpan dan mengambil arsip itu kembali contohnya
setiap ada surat masuk dari usu dimasukan ke dalam map tebal (letter file)
surat internal sedangkan surat yang dari luar usu dimasukan ke letter file
surat eksternal
3. Murah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus mudah/ekonomis baik dalam
pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau
perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung
5. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan
jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik
bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh
organisasi lain.
6. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan
disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
Organisasi pada umunya bersifat dinamis (berkembang), jadi jangan sampai
filling yang dilaksanakan setiap saat berubah karena perkembangan
organisasi.
7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan
mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus
terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh
binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.
Filling yang ada di ruang sekretaris dekan semua di beri kapur barus agar
serangga, rayap dan binatang lainnya tidak ada sehingga arsip yang ada tidak
rusak.
8. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan
perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar
Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.
G. Peralatan Kearsipan
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan
arsip-arsip agar arsip-arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh
perusahaan swasta maupun pemerintah (Wursanto,1997:32), yaitu :
1. Map
a. Map Biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat
atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara.
Keuntungannya ialah praktis, dan mudah mempergunakannya.
Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan
warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah
lepas.
b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat
merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita.
Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.
c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk
d. Map tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentukknya
kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri /
tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat
apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat
persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpanwarkat di dalam
filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang
dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan
arsip.
4. Filing Cabinet ( File Cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan
secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas
atau arsip.
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu
dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk
sementara.
7. Kursi
Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor :
a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair).
b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair).
c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair).
d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair).
8. Berkas kotak (Box File)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat.
Setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak Arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari
beberapa keeping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di
sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
10.Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik
secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik,
11.Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis.
Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan
sebagainya.
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga
menggunakan peralatan-peralatan kearsipan seperti map, folder, filing cabinet,
lemari arsip, mesin - mesin kantor (komputer, telepon, fax), dan alat tulis kantor
(pena, pensil, punch, steples, dll).
Sekretariat Dekan FE USU mempunyai berbagai macam map seperti
map biasa ( 12 buah ), map jepit/business file ( 15 buah ), map tebal besar/ letter
file ( 46 buah ), map tebal kecil/ bloter file ( 38 buah ). Folder ( 17 buah ), filling
cabinet besar ( 2 buah ), filling cabinet kecil ( 1 buah ), lemari arsip ( 4 buah ),
komputer ( 2 buah ), telepon ( 2 buah ), dan fax ( 1 buah ).
H. Proses Kearsipan
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai
suatu hasil tertentu. Komponen proses atau rangkaian dari sistem kearsipan terdiri
dari fungsi-fungsi kearsipan yaitu penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan
atau pengolahan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan warkat. Keenam
tahap fungsi proses ini menggambarkan daur hidup arsip atau evolusi suatu arsip
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records
creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan
lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management.
Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera terdiri dari kegiatan penulisan surat , memo, petunjuk atau
instruksi dari Dekan, laporan, dan pemberitahuan-pemberitahuan lainnya.
Warkat-warkat yang telah dibuat atau diterima dari pihak luar disimpan dan diarsipkan.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan
warkat. Pendistribusian warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian
atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat
yang masih tergolong aktif.
Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi
ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisnya di Unit Kerasipan. Jadi, di Unit
Kerasipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisassi dilakukanlah
kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian pengurusan
arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda-beda terhadap
kegiatan pendistribusian warkat yaitu :
a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka
b. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka
pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit
Kerja). Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit
Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).
c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan
desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat
Unit Kearsipan. Dan Unit Tata usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab
terhadap imlementasi operasional kebijakan kearsipan untuk unit kerjanya,
selain menyimpan dan memelihara arsip aktifnya masing-masing.
Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
menerapkan asas gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi, yakni setiap
bagian atau departemen di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
memiliki arsip masing-masing dan sebagai pusat Unit Kearsipan berada di
sekretariat Dekan.
Setiap surat masuk yang ada harus mempunyai persetujuan dari dekan
sebelum didistribusikan/dikirim ke bagian atau departemen yang bersangkutan.
Dengan menerapkan sistem ini, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara berperan sebagai penentu kebijakan kearsipan dan mengola arsip
inaktif dan statis.
Selain itu juga, setiap surat atau warkat yang masuk atau dikirim kepada
pihak luar terlebih dahulu dicatat ke dalam buku agenda di sekretariat Dekan
3. Penggunaan atau Pengelolahan Arsip
Warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirimkan
kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang
digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah
diterima dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan
operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran
manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan
pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan,
sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu.
Warkat-warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara membantu kegiatan akademik Fakultas, pelaksanaan fungsi dan
peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian bila terjadi kesalahan,
dokumentasi, dan sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan dan
untuk memberikan tanggapan.
4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan, pengamanan atau perlindungan arsip merupakan kegiatan
kearsipan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal,
yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana diperlukan sewaktu-waktu arsip
masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi
a. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip dapat pula berarti suatu perbuatan untuk melindungi,
menjaga arsip yang dihasilkan, dan yang diterima oleh suatu organisasi agar
arsip-arsip itu aman. Melindungi arsip-arsip berarti menjaga arsip-arsip-arsip-arsip supaya selamat,
meluputkan arsip dari bahaya, bencana, kerusakan, dan pencurian oleh
orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
Kesimpulan dari penjelasan diatas bahwa yang dimaksud dengan
perlindungan atau pemeliharaan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari
berbagai kemungkinan yang terjadi sehingga arsip tidak hilang (aman, tidak rusak,
dan sebagainya).
Dalam pelaksanaannya banyak dijimpai arsip (terutama arsip inaktif)
ditumpuk digudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi.
Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyak arsip-arsip
dicuri dan diperjualbelikan untuk dijadikan kertas pembungkus. Akibatnya
kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin.
Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan, dan
pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang
terkandung di dalam arsip tersebut.
Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono
dkk, 2000 : 48-50) sebagai berikut :
1) Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu
yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari
serangan api, air, maupun serangga pemakan kertas.
2) Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan
menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup
(seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga
tingkat kelembapan. Penataan arsip harus renggang agar ada udara diantara
arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang tinggidapat menyebabkan
timbulnya jamurdan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan.
3) Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat dilakukan secara
preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti
confer (kapur barus) untuk mencegah serangga-serangga maupun
kemungkinan yang lain.
4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap
terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk
itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun
dilarang membawa arsip pulang ke rumah, jika dilanggar akan dikenakan
sanksi walaupun dilakukan sekali saja.
debu (vacuum cleaner). Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda
karat di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak
menimbulkan karat.
b. Pengamanan Arsip
Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari
kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan
arsip dari segi informasinya dan segi fisiknya.
1) Pengamanan dari segi Informasinya
Pengaman arsip dari segi informasinya terdapat dalam pasal 11
Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kerasipan” yang
berbunyi sebagai berikut :
1. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip
sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ini dapat
dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak
mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut
2) Pengamanan dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari
kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan
eksternal (Mulyono dkk, 2000 :46-48).
Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain :
a) Kualitas kertas
b) Tinta
c) Bahan perekat
Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal antara lain :
a) Lingkungan
b) Sinar matahari
c) Debu
d) Serangga dan kutu
e) Jamur dan sebagainya
Pemeliharaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1) Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar
2) Pemeliharaan tempat penyimpanan
Arsip-arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara disimpan didalam lemari arsip yang terbuat dari besi/metal dengan
dua pintu.
3) Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara digunakan confer (kapur barus) di setiap
lemari arsip.
4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Arsip tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang, harus meminta
persetujuan dari sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
5) Kebersihan
Ruangan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dibersihkan setiap hari. Tidak berserakan dan tertata
rapi.
5. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun
warkat-warkat secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman dan dapat diketemukan kembali dengan cepat bilamana
dibutuhkan. Penyusunan warkat secara sistematis berarti bahwa ketika melakukan
prosedur, cara, alat, memperhatikan arsip dan kodenya serta urutan kejadian
warkat.
Berikut adalah 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip pada
umumnya (Serdamayanti.2003:71-76) :
a. Sistem Abjad/ Alphabetical Filing System
Sistem abjad adalah salah satu system penataan berkas yang
umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A
sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem
penyimpanan arsip menurut abjad ini dapat dipakai pula oleh sistem
penyimpanan arsip lainnya. Misalnya meskipun sistem penyimpanan
utama berdasarkan wilayah, maka untuk mempermudah menemukan arsip
yang memuat wilayah tertentu harus disusun menurut urutan abjad.
Dengan demikian, sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini meliputi
90% dari semua sitem penyimpanan arsip.
b. Sistem Masalah/ Perihal/ Subjek Filing System
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah
yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.
Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah,
maka harus ditentukan dahulu maslah-masalah yang pada umumnya
dalam penataan arsip berdasarkan masalah, perlu dipersiapkan lebih
dahulu daftar Indeks. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode
dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantor/organisasi sebagai
pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
Contoh : Masalah-massalah yang berkenaan dengan “kepegawaian”
misalnya, pengadaan, kedudukan, cuti, pemberhentian, dan sebagaianya
dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subyek) didalam kelompok
(masalah) “kepegawaian”.
c. Sistem Nomor/Numerical Filing System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau
setiap masalah diberi nomor tertentu.
Contoh :
000 UMUM
010 Urusan dalam
011 Gedung kantor
012 Rumah dinas
013 Listrik dan telepon
020 Peralatan
030 Penelitian
100 KEPEGAWAIAN
110 Pengadaan
120 Mutasi
d. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological Filing System
Sistem tanggal adalah salah saru sistem penataan berkas
berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya
tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya
surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian
paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat tersebut.
e. Sistem Wilayah/ Regional/Geographical Filing System
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Setelah satuan
daerah ditentukan kemudian disusun menurut urutan abjad agar
mempercepat penemuannya kembali.
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu surat masuk Internal,
surat masuk Eksternal, surat keluar Internal, surat masuk Eksternal, kendali,
Dekan, dan Internasional. Setiap pokok masalah tersebut disimpan didalam
sebuah letter file dan disusun dengan rapi pada lemari arsip. Penyimpanan arsip
paling lama 5 tahun setelah itu dipindahkan kegudang
6. Penyusutan Arsip
Tidak semua warkat memiliki nilai abadi, sebagian warkat pada suatu
saat akan habis kegunaanya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan
terus-menerus, melainkan ada sebagian yang harus dipindahkan atau bahkan
dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna
tertentu.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan terahkir dari siklus atau daur hidup
arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip yaitu pemindahan dan
pemusnahan arsip. Pemindahan dan pemusnahan arsip penting dilakukan juga
dalam rangka menjaga dan menjamin efektifitas kearsipan. Dasar dari kegiatan
tersebut adalah hasil dari penilaian arsip atau pun jadwal retensi arsip (Surojo,
2006:191).
a. Penilaian Arsip
Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi
yang ada di dalam arsip. Kegiatan ini penting untuk menentukan jadawal
penyusutan arsip. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau
dimusnahkan. Dengan demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar
yang menunjukkan :
1) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif, sebelum
dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file inaktif).
2) Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelum
dimusnahkan atau dipindahkan ke Arsip Nasional.
Guna jadwal retensi arsip (Serdamayanti,2003:103) adalah :
1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif
2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif
3) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
4) Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen.
5) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
Hasil dari penilaian arsip yaitu akan diketahui arsip-arsip yang bernilai
guna permanen yang harus disimpan selamanya, dan arsip yang bernilai guna
b. Penyusutan Arsip
Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979
dikatakan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara :
1) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah Memindahkan arsip
inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan
Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah
masing-masing.
2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku
3) Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip
Nasional.
Menurut Serdamayanti (2003 : 107) langkah-langkah umum pelaksanaan
penyusutan arsip :
1) Menyiangi, yaitu memilih/mengambil yang tidak berguna, supaya
arsip berkurang.
2) Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan
disusutkan.
3) Membuat catatn atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan.
Tujuan penyusutan arsip adalah :
1) Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai
2) Menghemat uang, peralatan dan perlengkapan.
3) Mempercepat penemuan kembali arsip.
4) Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban.
Berdasarkan pengertian tersebut, penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan, menyerahkan, atau
memusnahkan arsip.
Pemindahan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip dari suatu
tempat penyimpanan arsip aktif (Unit Pengolah) ke tempat penyimpanan arsip
inaktif atau ke tempat penyimpanan arsip statis (Pusat Penyimpanan Arsip). 1. Pemindahan Arsip
Ada dua jenis cara pemindahan arsip (Sutarto, 1997 : 303), yaitu :
a) Pemindahan berkala
Pemindahan berkala menunjukkan pemindahan arsip dilakukan satu kali
atau lebih dalam suatu periode tertentu. Dalam satu tahun petugas
kearsipan dapat melakukan pemindahan satu kali, dua kali, atau lebih
berdasarkan ketentuan yang disepakati.
b)Pemindahan berulang-ulang
Pemindahan arsip yang dilakukan berulang-ulang dalam selang waktu
yang tidak tertentu. Dalam hal ini petugas kearsipan dapat melakukan
pemindahan arsip setiap hari atau setiap saat (kapan saja) bilamana
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan
warkat atau arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah habis masa
penyimpanannya sesuai dengan jadwal retensi arsip. Ada beberapa cara yang
dapat dipakai untuk memusnahkan arsip yaitu dirobek, dibakar, dicacah, dilebur,
atau dihancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau memakai bahan kimia.
Akibat dari pemusnahan arsip yaitu data, informasi yang tercatat atau terekam
pada kertas, disket, dan sebagianya itu hancur. 2. Pemusnahan Arsip
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Bab IV disebutkan
ketentuan-ketentuan pemusnahan arsip sebagai berikut :
a) Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan dapat
melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempeunyai nilai kegunaan dan
telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau jadwal retensi arsip
masing-masing.
b) Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10
(sepuluh) tahun atau ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara
atau Badan-badan Pemerintahan.
c) Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan
keputusan pemusnahan arsip setelah mendapat persetujuan Arsip
Nasional.
d) Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenal
hukum (perundang-undangan) dan atau bidang pengawasan dari
Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan yang
bersangkutan.
e) Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat daftar pertelaan Arsip dari
arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.
Penyusutan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara melalui pemindahan dan pemusnahan arsip. Arsip-arsip yang
tidak memiliki nilai guna lagi dihancurkan dengan cara dibakar. Namun
arsip-arsip vital atau penting tidak dihancurkan, hanya dipindahkan saja ke bagian
perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk diproses lebih
lanjut. Selain itu juga, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara tidak memiliki jadwal retensi arsip yang pasti. Bila lemari arsip dirasa telah
penuh, maka arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi dihancurkan atau dipindahkan.
I. Analisis dan Evaluasi
1.Analisis Sistem Penciptaan Arsip
Kegiatan penciptaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara seperti, pembuatan surat, memo, laporan, instruksi
dan sebagainya sudah cukup baik. Pesan yang terdapat dalam surat atau yang
2.Analisis Sistem Pendistribusian Arsip
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, pendistribusian arsip yang
dilakukan di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sudah berjalan dengan baik, karena setiap surat atau warkat yang masuk atau
keluar dicatat terlebih dahulu dalam buku agenda surat masuk dan keluar. Dengan
demikian, sekretaris Dekan dapat mengetahui kegiatan kearsipan di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Selain itu, azas yang diterapkan di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sangat mendukung kegiatan
pendistribusian arsip. Setiap bagian mengola dan menyimpan arsipnya sendiri
namun tetap dibawah kendali Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
3.Analisis Sistem Pengelolaan/penggunaan Arsip
Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian di
sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat dianalisis
bahwa sistem pengelolaan atau penggunaan arsipnya sudah cukup efektif.
Arsip-arsip yang ada dipergunakan untuk mendukung kegiatan akademik fakultas dan
juga membantu tugas-tugas Dekan. Selain itu, arsip-arsip yang ada di sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga digunakan sebagai
bahan pertanggungjawaban kepada pimpinan dan sebagai bukti apabila terjadi
4.Analisis Sistem Penyimpanan Arsip
Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian dapat
dianalisis bahwa penyimpanan arsip yang dilaksanakan sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efisien. Hal ini dapat dilihat dari
sistem penyimpanan arsip yang menggunakan sistem subyek/perihal. Dengan
sistem ini maka penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan cepat. Sebagai
contoh, apabila suatu waktu pimpinan memerlukan data mengenai Undangan
Seminar di hotel J.W.Marriot, maka sekretaris cukup melihat subyeknya saja
(surat masuk Eksternal), sehingga sekretaris dapat dengan mudah menemukan
kembali arsip dan dengan cepat menyerahkannya kepada pimpinan.
Menurut hasil penelitian yang dilakukan, sistem penyimpanan arsip di
sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan
dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang
digunakan telah memenuhi tujuan yang diharapkan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara. Tujuan yang diharapkan itu antara lain terpeliharanya arsip yang
baik, tidak tercecer.
5. Analisis Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi
yang memadai dan menggunakan pendingin ruangan (AC) agar tetap kering (tidak
lembab) dengan suhu udara berkisar 50%-60% serta sinar matahari yang tidak
langsung ke ruangan.
Karena penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ditempatkan ditempat yang tertutup (lemari) maka
lemari tersebut sering dibuka dan ditata tidak terlalu rapat agar udara masuk
antara berkas-berkas satu dengan yang lain. Selain itu juga, lemari arsip diberi
confer (kapur barus) secara berkala. Adanya peraturan tidak boleh meletakkan
arsip disembarangan tempat. Namun, pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara belum ada catatan tertulis mengenai arsip – arsip yang
dipinjam, sehingga kadang kala ada arsip yang hilang. Namun, tidak ada
pencatatan bagi arsip yang dipinjam, sehingga kadang kala arsip menjadi hilang
dan susah ditemukan.
Dengan melihat situasi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip pada sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik. Meskipun tidak begitu
sesuai dengan teori yang ada.
6. Analisis sistem Penyusutan arsip
Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan maka dapat dianalisis
bahwa sistem penyusutan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
sudah tidak digunakan lagi namun masih disimpan. Hal ini membuat lemari
arsip/filing cabinet akan semakin penuh. Selain itu juga, sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak memiliki jadwal retensi arsip
yang pasti, bila lemari arsip/filing cabinet sudah penuh, barulah kegiatan
penyusutan arsip dilakukan. Arsip-arsip yang telah tidak digunakan lagi
dimusnahkan (dibakar) atau dengan menggunakan alat penghancur kertas. Namun
untuk arsip yang sangat penting, tetap disimpan atau dipindahkan ke bagian
perlengkapan untuk diproses selanjutnya. Sebaiknya sebelum melakukan kegiatan
penyusutan arsip, jadwal retensi dan inventarisasi arsip harus ditetapkan terlebih
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah penulis melakukan penelitian pada sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis menarik kesimpulan dan
saran terhadap sistem kearsipan sebagai berikut :
A. Kesimpulan
1. Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara meliputi kegiatan penulisan surat, memo,
laporan, instruksi, dan pemberitahuan.
2. Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
menerapkan azas gabungan desentralisasi dan sentralisasi, sehingga
memudahkan pengawasan dan pengendalian surat masuk dan keluar.
3. Warkat/arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara digunakan untuk kegiatan akademik fakultas, pelaksanaan fungsi
dan peran-peran manajerial, alat bukti, dokumentasi, dan untuk
memberikan tanggapan.
4. Kegiatan-kegiatan pemeliharaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi :
a. Ruang kerja yang nyaman, ventilasi udara yang memadai, tidak
terkena sinar matahari secara langsung.
b. Arsip disimpan didalam lemari arsip/filing cabinet yang terbuat
c. Tidak boleh sembarangan orang menganbil/meminjam arsip tanpa
meminta izin terlebih dahulu dengan sekretaris dekan.
d. Arsip selalu dijaga kebersihannya, dan selalu di beri kapur barus
(confer).
5. Sekretariat Dekan menyimpan arsip-arsipnya menggunakan sistem
penyimpanan menurut subyek/pokok masalahnya.
6. Penyusutan dilakukan apabila lemari arsip sudah penuh (tidak ada jadwal
retensi arsip).
B. Saran
Berdasarkan uraian dan kesimpulan diatas, penulis membuat saran-saran
sebagai berikut :
1. Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
hendaknya membangun suatu ruangan khusus sebagai pusat tempat
kearsipan dari seluruh bagian yang ada dalam fakultas agar tercipta
efesiensi dan efektivitas dalam pengelolaan arsip.
2. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya dicatat dalam buku agenda dan
menggunakan kartu pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari
hilangnya arsip.
3. Sebaiknya ditetapkan jadwal retensi arsip untuk mempermudah proses
penyusutan arsip secara berkala dan sesuai prosedur.
