TUGAS AKHIR
SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN PADA KEGIATAN KEARSIPAN DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh
RAPIDA TUA SINAGA 072103055
PROGRAM STUDI DIII KESEKRATARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RAPIDA TUA SINAGA
NIM : 072103055
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN,
DAN PEMELIHARAAN PADA KEGIATAN KEARSIPAN DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ... 2010 Ketua Program Studi
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi
NIP : 19620513 199203 2 001
Tanggal : ... 2010 Dekan
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : RAPIDA TUA SINAGA
NIM : 072103055
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN,
DAN PEMELIHARAAN PADA KEGIATAN KEARSIPAN DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, ……… 2010 Menyetujui
Pembimbing
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas Berkat dan
Karunia-Nya yang senantiasa menyertai, membimbing, dan memberikan kemampuan
serta kekuatan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini
tepat pada waktunya. Adapun judul dari Tugas Akhir ini adalah “Sistem
Penyimpanan, Pengamanan, Dan Pemeliharaan Pada Kegiatan Kearsipan Di Bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” guna memenuhi
salah satu syarat untuk memperoleh program DIII Jurusan Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Terima kasih kepada kedua orang tuaku yang tercinta, Ayahanda S. Sinaga
dan Ibunda L. Sihotang yang telah membesarkan, mendidik, membimbing serta
memberikan Doa yang tulus kepada penulis dengan penuh kesabaran dan penuh kasih
sayang yang tak terhingga sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa penyusunan tugas akhir ini tidak akan terlaksana
dengan baik tanpa adanya dorongan dan bantuan dari berbagai pihak. Maka dalam
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi DIII
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi
DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dr. Elisabeth Siahaan, SE, M.Ec selaku Dosen Pembimbing yang telah
banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan pengarahan
kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
5. Ibu Esa Setiana, SE, M.Si dan Ibu Yunita Indriani, SE, selaku Sekretaris
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak
membantu penulis dalam memperoleh data-data untuk menyelesaikan Tugas
Akhir ini.
6. Seluruh Staf Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
7. Buat kakakku yang tersayang (Kak Floris, Kak Lena, Kak Ema) dan adikku
yang tersayang (Mento dan Dedy) yang telah memberikan semangat dan
dukungan serta perhatian kepada saya dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
8. Buat semua keluargaku yang terkasih (Maktua, Kak Herna, Kak Odor, Bang
Rudolf, Bang Atur, Viona dan yang lain juga yang tidak saya sebutkan satu
persatu, makasi telah membantu penulis dalam menyelesaikan kuliah,
memberikan semangat kepada penulis dan terus memberikan Doa yang tulus
dalam menyelesaikan Tugas akhir ini.
9. Buat sahabat-sahabatku (Maria, Rini, Intan, Desi, Sari, Kerry, Fitri, Ani, Tina
dan yang lain juga) makasi banyak buat semuanya sudah menjadi sahabat
10.Buat teman-teman magang kelompok IX (Mita, Helmi, Vira, Rara, dan
Taufiq) makasi telah memberikan masukan kepada penulis dan mau bekerja
sama.
11.Dan semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu makasi atas
dukungan dan bantuan dan Doanya.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna baik
dalam tata bahasa maupun lingkup pembahasanya. Untuk itu penulis menerima saran
dan kritik yang sifatnya membangun dari pembaca. Akhirnya penulis berharap
semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.
Medan, Maret 2010
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
DAFTAR TABEL ... vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 5
F. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Struktur Organisasi ... 9
C. Job Description ... 12
D. Jenis Usaha/Kegiatan ... 15
E. Kinerja Usaha terkini ... 15
F. Rencana Kegiatan ... 18
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 19
B. Fungsi Arsip ... 22
C. Peranan Kearsipan ... 23
D. Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan ... 24
E. Jenis-Jenis Arsip ... 25
F. Peralatan Penataan Arsip ... 28
G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip ... 30
1. Sistem Penyimpanan Arsip ... 30
2. Sistem Pengamanan Arsip ... 41
3. Sistem Pemeliharaan Arsip ... 43
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 46
B. Saran ... 47
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 1.1 Struktur Organisasi ... 11
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 5
Tabel 2.1 Rincian Tugas Sekretaris Dekan FE USU ... 13
Tabel 2.2 Jumlah Mahasiswa FE USU T.A 2008/2009 ... 16
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat
berpengaruh terhadap kemajuan bisnis disektor pemerintahan dan swasta, mereka
bersaing untuk peningkatan profesionalisme diperkantoran, perbankan, industri,
pabrik, dan lain-lain. Untuk mengelola manajemen diperlukan informasi yang teliti,
tepat dan cepat. Demikianlah kecenderungan abad dewasa ini berkembang pesat dan
penuh persaingan untuk memperoleh informasi yang teliti, tepat dan cepat maka
diperlukan arsip. Arsip adalah kumpulan dari pada surat-menyurat yang terjadi oleh
karena pekerjaan aksi, transaksi, tindak-tanduk dokumenter, yang disimpan sehingga
pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan
tindakan-tindakan selanjutnya (Gie, 2000 : 216).
Diperkantoran arsip-arsip tesebut diperlukan untuk membantu pelayanan
langganan atau keperluan informasi intern, pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Untuk itu arsip mempengaruhi seluruh kegiatan dan proses yang berhubungan dengan
pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam perusahaan. Mengingat betapa
pentingnya arsip bagi suatu perusahaan dan merupakan urat nadi bagi seluruh
kegiatan dalam perusahaan, sehingga diperlukan sistem pengelolaan yang baik dan
benar. Sistem pengelolaan arsip dikatakan baik apabila pada waktu arsip diperlukan
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Pekerjaan atau kegiatan yang
berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Dapat
dikatakan bahwa manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang
meliputi pencatatan, pengendalian, penataan, penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi setiap perusahaan mutlak melakukan
manajemen kearsipan karena peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak
mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi di segala
bidang kearsipan. Pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus kehidupan warkat (arsip)
sejak diciptakan hingga dimusnahkan (Amsyah, 2003: 4).
Setiap saat penilaian terhadap keberhasilan sistem pengelolaan arsip dapat
dilakukan, dengan keberhasilan sistem pengelolaan arsip disini dimaksudkan bahwa
sistem pengelolaan tidak mengalami hambatan, pemilihan sistem yang diterapkan
sesuai dengan kebutuhan serta kecepatan memperoleh informasi dan sumber data
arsip terjamin.
Sistem kearsipan hendaknya memberi pelayanan kepada para pegawai, tidak
sebaliknya pegawai yang melayani sistem kearsipan. Sistem pengelolaan arsip yang
dipilih dalam suatu perusahaan harus memberikan kemudahan disetiap aktivitas
perusahaan secara efektif dan efisien. Artinya kearsipan harus mampu menjadikan
pekerjaan dalam suatu perusahaan menjadi lebih mudah dan cepat dalam
pelaksanaannya. Pemakaian sistem pengelolaan arsip yang dipilih merupakan usaha
penyediaan informasi pada waktu yang tepat untuk diperlukan. dan dipergunakan
yang akan datang dalam suatu perusahaan sebagai pusat pengelolaan data. Proses
kearsipan senantiasa bertambah kompleks seiring dengan pertambahan volume
aktivitas dalam suatu perusahaan yang terwujud dengan adanya laju arsip yang
semakin bertambah. Pertambahan laju arsip tersebut mengakibatkan arsip lama
terdesak oleh arsip baru. Dengan demikian pelaksanaan sistem pengelolaan arsip
hendaknya memperhitungkan kemungkinan laju pertambahan volume arsip, agar
arsip mampu menghimpun informasi yang siap untuk dipergunakan baik untuk
aktivitas sendiri secara intern atau untuk pemberian jasa pelayanan diluar perusahaan.
Demikian juga di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara tidak terlepas dari kegiatan kearsipan yang harus diolah dan disimpan dengan
baik. Oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sistem kearsipan yang baik dan benar.
Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses
pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur, pengamanan yang
kurang baik, dan pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur.
Pentingnya sistem kearsipan yang baik sangat mendorong penulis untuk
mengetahui bagaimana sistem kearsipan yang diterapkan di Sekretariat Dekan
Universitas Sumatera Utara melalui penulisan laporan Tugas Akhir yang berjudul
“SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN PADA
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas penulis mencoba
merumuskan masalah yang menjadi dasar dalam penyusunan laporan tugas akhir
yaitu :“Bagaimana Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan pada
Kegiatan Kearsipan yang ditetapkan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem
penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan yang diterapkan di Sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi Fakultas Ekonomi
Sebagai bahan masukan untuk melakukan perbaikan ataupun peningkatan sistem
kearsipan sehingga dapat memperlancar pekerjaan kantor.
2. Bagi Pihak Lain
Sebagai bahan acuan bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian sesuai
3. Bagi Penulis
Memperdalam pengetahuan tentang sistem penyimpanan, pengamanan, dan
pemeliharaan yang diterapkan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.
TM. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat
dilihat pada Tabel 1.1.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan Minggu Ke
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset mulai tanggal 10
Februari sampai dengan 25 Februari 2010 di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
F. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika yang disajikan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan
Penelitian, manfaat penelitian, dan jadwal kegiatan.
BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI
Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas Fakultas Ekonomi, jaringan usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, kinerja usaha terkini, dan rencana
kegiatan kedepan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang pengertian dari arsip dan kearsipan, fungsi arsip,
peranan dan tujuan kearsipan, jenis-jenis arsip, alat-alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip, sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan pada bagian
kearsipan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Sistem Kearsipan di Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar Kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di
Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh).
Yayasan Universitas Sumatera Utara pada waktu itu berada di Kota Medan.
Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kuta Raja (Banda Aceh) tetap memakai
nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu
itu teknik operasional pendidikan berada di Kuta Raja, sedangkan penyelasaian
administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara.
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan
di Kuta Raja (Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan
bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperolehstatus Negri dengan Surat
Keputusan Mentri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang
Penegrian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan
pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November
1961yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.
DIKTI/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara mengasuh dua jenjang yaitu Program Pendidikan Strata-1 Dan Program
Pendidikan Diploma III, yaitu:
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari:
1. Departemen Kesekretariatan
2. Departemen Keuangan
3. Departemen Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa baru pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu
Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan
pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1.Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
2.Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dan pemberdayaan dan peningkatan
3.Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan Dharma penelitian dan
pengabdian dalam upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
Fakultas dalam status PT BHMN.
4.Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan
(customer) dan stakeholders lainnya.
5.Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan
internasional.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah sistematika tugas-tugas, kewenangan, dan tanggung
jawab unit-unit dalam perusahaan yang memiliki kewenangan untuk menjalankan
fungsi manajemen secara utuh sesuai dengan perannya masing-masing dalam
mencapai tujuan perusahaan.
Setiap perusahaan pada umumnya baik itu perusahaan besar maupun
perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi tergantung dari
kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu perusahaan
maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks.
Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
menggunakan sistem line dan staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab yang
lebih tinggi. Semakin tinggi garis tersebut maka semakintinggi pula tanggung
jawabnya.
Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dapat dilihat pada Gambar 2.1
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sumber : Buku Pedoman Fakultas Ekonomi tahun 2007.
Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangkan Fakultas
Ketua dan Sekretaris Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Departemen Ketua
Lab/Studio/Bengkel Ketua program Studi
Intra Departemen Ketua Program Studi
Inter Departemen
Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian
Tata Usaha
C. Job Description Fakultas Ekonomi 1. Dekan
Dekan merupakan pimpinan atau atasan dari Fakultas. Adapun tugas dari Dekan
yaitu:
a.Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan serta
pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
b.Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administasi
fakultas.
c.Mendisposisi surat-surat masuk.
d.Menandatangani skripsi dan tugas akhir mahasiswa.
e.Menandatangani surat keluar.
f. Menghadiri acara seminar yang mendukung kemajuan di dunia perguruan
tinggi.
g.Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
h.Bertanggung jawab kepada Rektor.
2. Tugas Pembantu Dekan
a.Pembantu Dekan I yang selanjutnya disebut pembantu Dekan bidang
Akademik.Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
b.Pembantu Dekan II yang selanjutnya disebut pembantu Dekan bidang
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di
bidang administrasi umum dan keuangan.
c. Pembantu Dekan III yang selanjutnya disebut pembantu Dekan bidang
Kemahasiswaan.
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang
pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa.
3.Sekretaris Dekan
Tabel 2.1
Rincian Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
No. Nama Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan
1.
2.
Esa Setiana
Yunita indriani
Memasukkan surat masuk
untuk Dekan FE- USU
kedalam Buku Agenda
5 surat
Perhari
5 menit
-
Membuat / menulis
Nomor surat keluar
10 nomor
Perhari
10menit -
Menjadwal kegiatan Dekan 2 kali
Perhari
2 menit Sesuai
kegiatan
Menstempel Surat dan
membuat tanggal
surat keluar
20 berkas
Perhari
30menit -
Menerima tugas akhir
mahasiswa yang akan
ditandatangani Dekan
5 tugas akhir
Perhari
5 menit
-
bagian lain Yang sudah
diproses Dekan
Perhari
-
Lanjutan Tabel 2.1
Mengarsip surat masuk
dan surat keluar
5 surat
Perhari
5 menit -
Mengarsip tanda terima
surat masuk yang telah
dikirim ke bagian lain
5 tanda
terima
Perhari
2 menit
-
Mengetik surat keluar 3 surat
Perhari
30menit Sesuai
Kegiatan
Menerima telepon 15 telepon
Perhari
15menit -
Menerima fax 3 kali
persemester
10menit Sesuai
Kebutuhan
Memproses program Dekan
dan team Sesuai jadwal Program Disesuai Kan Konsentrasi Tugas oleh Esa Setiana
Memantau kenyamanan,
keserasian, dan kelengkapan
ruang kerja Dekan,Sekretaris
dan ruang rapat Dekan
Perhari 5 menit
-
D. Jenis Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksanaan akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya
yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian
yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Darma Perguruan Tinggi yaitu:
Penyelenggara Pendidikan, Pengadaan Penelitian, dan Pengabdian Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan
mampu bersaing di lapangan kerja nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai Visi dan Misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan. Tetapi semua itu membutuhkan waktu dan proses
yang cukup lama, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat dan itu semua membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin,
dan loyalitas dalam bekerja. Jadi Kinerja Usaha Terkini yang dijalankan oleh
Fakultas Ekonomi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya di bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar,
memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti
sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan
pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya
Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’Mi’raj,
dan lain-lain sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa.
Adapun jumlah mahasiswa S1 dan D3 Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara T.A 2008-2009 dapat dilihat pada Tabel 2.2 dan jumlah mahasiswa
S1 dan D3 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang lulus pada tahun
Tabel 2.2
Jumlah Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU T.A 2008/2009
Program Studi Tahun Ajaran 2008 Tahun Ajaran 2009 S1 Laki-laki Perempuan Jumlah Laki-laki Perempuan Jumlah
Akuntansi 85 137 222 100 185 285
Manajemen 82 100 182 122 114 236
Ekonomi
Pembangunan
52 75 127 58 67 125
Jumlah Total 219 312 531 280 366 646
DIII Laki-laki Perempuan Jumlah Laki-laki Perempuan Jumlah
Akuntansi 33 97 130 34 80 114
Keuangan 69 109 179 46 77 123
Kesekretariatan 6 84 90 12 79 91
Jumlah Total 108 290 398 92 236 328
Sumber : Sekretaris Dekan FE USU
Tabel 2.2 menunjukkan bahwa jumlah mahasiswa S1 tahun 2008 program studi S1
sebanyak 531 dan pada tahun 2009 sebanyak 646, mengalami peningkatan sebesar
17,8 %. Sedangkan untuk program DIII jumlah mahasiswa tahun 2008 sebanyak 398
Tabel 2.3
Jumlah Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU yang lulus T.A 2008-2009
Program Studi Tahun Ajaran 2008 Tahun Ajaran 2009 S1 Laki-laki Perempuan Jumlah Laki-laki Perempuan Jumlah
Akuntansi 48 113 161 167 115 282
Manajemen 101 130 231 215 345 560
Ekonomi
Pembangunan
57 62 119 56 61 117
Jumlah Total 206 305 511 438 521 959
DIII Laki-laki Perempuan Jumlah Laki-laki Perempuan Jumlah
Akuntansi 41 71 112 67 103 270
Keuangan 49 110 159 125 185 310
Kesekretariatan 5 81 86 - 80 80
Jumlah Total 95 262 357 292 368 660
Sumber : Sekretaris Dekan FE USU
Tabel 2.3 menunjukkan bahwa jumlah mahasiswa S1 yang lulus tahun 2008 sebanyak
511 dan pada tahun 2009 sebanyak 959, mengalami peningkatan sebesar 46,7 %.
Sedangkan untuk program DIII jumlah mahasiswa yang lulus tahun 2008 sebanyak
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:
1. Penerimaan Mahasiswa Baru.
2. Persiapan perkuliahan semester Ganjil/Genap
3. Pemberitahuan dosen pengajar
4. Ujian Mid Semester, ujian Final Semester Ganjil/Genap.
5. Pendaftaran wisuda mahasiswa.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan
yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat.
Perkataan arsip dalam Bahasa Belanda disebut “ARCHIEF” dalam Bahasa
Inggris disebut “ARCHIEVE”, berasal dari Yunani yang dapat diartikan sebagai
permulaan. Dari kata “ARCHIEVE” berkembang lagi menjadi “ARCHIA” yang
berarti “Catatan”, dari kata ARCHIA berkembang lagi menjadi kata “ARCHIEON”
yang berarti “Gedung Pemerintah”. Dalam Bahasa Latin disebut “ARCHIVUM” atau
“FILUM”. Arsip (record) yang dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan
sebagai “WARKAT”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap
catatan tertulis, baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai suatu subyek atau pokok persoalan ataupun peristiwa yang
dibuat orang untuk membantu daya ingat seseorang.
Menurut The Liang Gie arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
diketemukan kembali.
Menurut Amsyah (2005:3) menyatakan bahwa Arsip adalah setiap
atau gambar, yang mempunyai dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi yang terekam kertas, kertas film, media komputer, piringan, rekaman dan
kertas fotocopy.
Menurut Wursanto dkk (2000:16), “Kearsipan adalah tata cara pengurusan
penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat
3(tiga) unsur pokok yang meliputi : Penyimpanan (storing), Penempatan (placing),
dan Penemuan kembali (finding)”.
Menurut Barthos (2003:43), “Filling atau kearsipan adalah proses pengaturan
dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan tersebut dengan
mudah dan cepat ditemukan kembali bila diperlukan”.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan b menetapkan bahwa arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan
Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
Yang dimaksud dengan Arsip menurut Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah naskah yang dibuat dan diterima perusahaan
dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok dalam rangka
Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa Arsip merupakan
naskah-naskah atau dokumen sebagai pusat ingatan dari seluruh kegiatan atau
organisasi dimana arsip-arsip dipelihara dan disimpan sebaik mungkin secara
sistematis pada tempat yang telah disediakan agar lebih mudah ditemukan bila
diperlukan kembali.
Sedangkan Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan
warkat-warkat secara sistematis sehingga mempermudah dalam pencarian warkat
yang diperlukan.
B. Fungsi Arsip
Menurut Barthos (2003:11) fungsi arsip dapat dibedakan menjadi:
1. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus bagi
organisasi/Instansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat
umum/Negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai
referensi saja.
2. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara.
Arsip Dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip Aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus-menerus bagi diperlukan
dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih
b. Arsip Inaktif atau pasif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi/Instansi.
C. Peranan Kearsipan
Sedarmayanti (2003:19) menyatakan bahwa “peranan arsip sebagai sumber
informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan
keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah”.
Barthos (2002:2) menyatakan bahwa peranan kearsipan adalah : “sebagai
pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat
diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian
setepat-tepatnya”.
Maka berdasarkan pengertian diatas arsip mempunyai peranan yang sangat
penting dalam proses penyajian informasi bagi perusahaan untuk membuat keputusan
dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang
lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan penanganan kerja yang baik dibidang
kearsipan demi melancarkan pelaksanaan kinerja kearsipan dalam organisasi/Instansi.
Dalam penyelenggaraan pengurusan kearsipan merupakan salah satu jenis
pekerjaan ynag dilakukan oleh setiap Instansi maupun Lembaga yaitu menyimpan
warkat, dokumen atau surat-surat lainnya. Aktivitas yang berhubungan dengan
Jadi dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial dan
tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi
karena kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan instansi baik
pemerintah maupun swasta. Demikianlah dengan penuh harapan bahwa penertiban
atau perbaikan kearsipan ini akan lebih cepat terlaksana disemua instansi terutama di
bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sehingga
generasi kita yang akan datang dapat dengan mudah melanjutkan tu gas-tugasnya
ysng akan dihadapi dan tidak harus mencari data atau informasi yang terlalu lama
yang banyak menghabiskan waktu, tenaga, serta biaya.
D. Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan Tujuan kearsipan secara umum adalah:
1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika
dibutuhkan, keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman.
Jika arsip selamat dan tidak ada yang rusak dan tidak ada yang hilang maka
tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.
2. Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan
Tujuan pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:
1.Menerima warkat.
2.Mencatat warkat.
3.Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.
4.Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem
tertentu.
5.Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6.Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7.Mengadakan atau merencanakan penyusunan arsip, dan lain-lain.
E. Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang yaitu:
1. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip
tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya. Menurut
Ensiklopedia Administrasi, Arsip atau Warkat dapat dibedakan menjadi:
a. Warkat yang sangat penting (vital Record) yaitu warkat yang mempunyai nilai
sangat penting bagi suatu Organisasi atau Instansi. Untuk itu warkat jenis ini
perlu disimpan secara terus-menerus selama organisasi itu masih berdiri.
b. Warkat Penting (Important Record) yaitu warkat yang mempunyai kegunaan
besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun ke atas) untuk itu
warkat jenis ini perlu disimpan secara baik, misalnya Surat perjanjian Sewa
c.Warkat Berguna (Useful Record) yaitu Warkat yang mempunyai kegunaan
biasa untuk jangka waktu biasa untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan
sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanan), biasanya di berbagai
Organisasi/Instansi jenis warkat ini paling banyak jumlahnya, contohnya
Surat-surat kantor pada umumnya.
d.Warkat tidak penting (Non Essential Record) yaitu warkat yang kegunaannya
menjadi habis setelah selesai dibaca. Untuk itu warkat jenis ini tidak perlu
disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat
isinya/dicatat dalam Agenda harian, contoh undangan rapat dan lain-lain.
2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip dari wujud benda arsip tersebut. Arsip
jenis ini terdiri dari:
a. Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalnya Surat Dinas,
Akta dan lain-lain.
b. Arsip Visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar,
lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief, poster dan lain-lain.
3. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang tergantung di
dalamnya. Arsip jenis in terdiri dari:
a. Financial Record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
Misalnya tata cara mengajukan kredit, tata cara pembayaran uang, dan
b. Inventory Record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang
dagangan (goods) yang memuat antara lain jumlah dan macam-macam
persediaan barang, harga barang-barang, dan keadaan fisik barang.
c. Personal Record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, dan pengalaman kerja.
d. Sales Record, adalah catatan yang berisi informasi mengenai penjualan.
Misalnya mutu penjualan, jumlah persediaan, daerah pemasaran, dan hasil
penjualan.
e. Production Record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah
produksi. Misalnya jumlah barang yang dihasilkan, jenis barang yang
dihasilkan, dan kualitas barang yang dihasilkan.
4. Ditinjau dari pemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta
asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut, adalah sebagai
berikut:
a. Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:
1) Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai inti organisasi Lembaga
Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional
Pusat.
2) Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada di masing-masing Daerah
b. Berasal dari instansi pemerintah atau swasta
1) Arsip Primer merupakan arsip asli bukan merupakan salinan copy atau
tembusan/tindasan.
2) Arsip Sekunder adalah arsip yang berupa salinan, copy
tembusan/tindasan.
3) Arsip Sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang
dipusatkan penyimpanannya (sentralisasi).
4) Arsip Unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh
masing-masing unit dimana arsip tersebut dibuat (desentralisasi).
F. Peralatan Penataan Arsip
Dalam menyelenggarakan kearsipan dibutuhkan berbagai macam peralatan
yang akan membantu untuk menyimpan arsip dalam lemari arsip sedemikian rupa.
Sehingga arsip yang disimpan kelihatan teratur dan rapi serta memudahkan dalam
pencarian kembali.
Peralatan yang umumnya digunakan adalah sebagai berikut:
1. Lemari arsip (filing cabinet) yaitu tempat penyimpanan arsip yang terbuat dari
aluminium dan baja yang tahan api. Pada umumnya lemari arsip ini terdiri dari
laci-laci yang berkisar tiga sampai sepuluh kaki.
Lemari arsip ada dua jenis yaitu:
a.Drawer type filing cabinet yaitu filing cabinet yang laci-lacinya dapat ditarik
b.Lateral filing cabinet yaitu filing cabinet yang berpintu dan mempunyai alas
untuk menaruh semua arsip dan mempunyai beberapa tingkat atas.
2. Sekat (guide) adalah lembaran yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat
pemisah dalam penyimpanan arsip. Sekat terdiri dari dua bagian yaitu: bagian
yang menonjol disebut tab atau tab guide yang berguna untuk menempatkan atau
mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks-indeks klarifikasi dan badan
guide.
3. Berkas kotak (Box File), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai warkat dan kemudian ditempatkan pada rak arsip. Biasanya setiap berkas
kotak berisi arsip yang sejenis.
4. Map (Folder) yaitu lipatan kertas atau karton yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi
atas untuk menempatkan file yang bersangkutan.
Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannya map dapat dibedakan atas:
a.Map biasa yaitu map yang berguna untuk menyimpan sementara warkat-warkat
atau arsip.
b.Map jepit yaitu map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat
atau arsip dengan kuat sehingga arsip yang di dalamnya tidak mudah lepas.
c.Map tebal atau map besar yaitu map dengan memakai jepitan khusus dan
bentuknya kokoh sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri tegak.
d.Stopmap tali yaitu stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat
5. Mesin- mesin kantor yaitu semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara
otomatis baik secara mekanis maupun secara elektronik. Mesin-mesin kantor
yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: mesin komputer, mesin
fotocopy, mesin print, dan mesin penghancur kertas.
6. Alat-alat tulis kantor yaitu alat alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis
menulis misalnya: pulpen, pensil, rol, stabilo,dan lain-lain.
Adapun peralatan penataan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yaitu:
a. Lemari Arsip (Filing cabinet)
Filing cabinet yang dipergunakan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terbuat dari besi/metal dengan warna abu-abu.
b. Letter file
Letter file digunakan untuk menyimpan arsip setelah di punch, terbuat bahan
karton dengan warna biru dan abu-abu.
c. Box file
d. Bisnis file
e. Clear holder
f. Mesin-mesin kantor seperti mesin komputer (scanner dan fotocopy),Fax,
Telepon.
g. Alat tulis kantor (ATK) seperti pulpen, pensil, stabilo, punch, stepler, remover,
G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip 1. Sistem Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem yang
memungkinkan yaitu:
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Tujuan penyimpanan berkas dalam arsip adalah:
a. Sebagai pusat ingatan dan informasi bila berkas diperlukan sebagai keterangan.
b. Memberi data kepada yang memerlukan tentang hasil-hasil kegiatan dan
pekerjaan pada masa lampau.
c. Memberikan keterangan vital atau penting sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan.
Adapun urutan-urutan penyimpanan/prosedur penyimpanan arsip adalah sebagai
berikut:
a. Mengumpulkan (Collecting) yaitu mengumpulkan surat dari berbagai tempat
untuk disimpan.
b. Memeriksa (Inspecting) yaitu persiapan menyimpan warkat dengan cara
memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa
warkat-warkat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
c. Mengindeks (Indexing) yaitu pekerjaan menentukan pada nama atau subjek apa
d. Memberi Kode/Tanda (Coding) dapat dilakukan dengan memberi tanda garis atau
lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudak ditentukan pada
langkah pekerjaan mengindeks.
e. Penunjuk Silang (Cross Reference) yaitu penyimpanan surat dilakukan di dua
tempat karena alasan ragu-ragu atau kurang jelas.
f. Menyortir (Sorting) adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke
langkah terakhir yaitu penyimpanan.
g. Menyimpan (Placing) yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem
penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.
Prosedur penyimpanan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yaitu:
1. Menerima surat di bagian Sekretariat Dekan.
2. Memeriksa apakah termasuk surat masuk atau surat keluar.
3. Mencatat surat masuk maupun surat keluar ke dalam buku agenda, yang perlu
dicatat dalam buku agenda seperti nomor urut, nomor surat, tanggal surat,
sipengirim, isi ringkas, dan keterangan.
4. Membuat lembar disposisi untuk diproses oleh Dekan, yang perlu dibuat dalam
lembar disposisi yaitu tanggal terima surat, nomor kendali, tanggal surat, nomor
surat, perihal, dan jenis surat apakah surat itu penting, rahasia, segera, dan biasa.
5. Membuat kartu kendali untuk ditindaklanjuti ke PD I, PD II dan PD III.
6. Mengelompokkan arsip-arsip untuk persiapan ke langkah akhir yaitu
7. Menyimpan atau menempatkan arsip sesuai dengan sistem peryimpanan dan
peralatan yang digunakan.
Ada tiga azas dalam penyimpanan arsip yaitu:
1. Azas Sentralisasi yaitu semua arsip (inaktif) yang tidak diperlukan lagi dan jarang
digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor harus dipindahkan ke pusat arsip
agar tersimpan dengan baik.
Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah:
a.Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b.Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
c.Kantor hanya menyimpan satu arsip dan duplikasinya dapat dimusnahkan.
d.Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan .
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
a.Sentralisasi arsip hanya efisien efektif untuk organisasi yang kecil.
b.Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang
seragam.
c.Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Azas Desentralisasi yaitu semua arsip (aktif) yang masih diperlukan dan sering
digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor harus disimpan dalam file kerja
Keuntungan Desentralisasi arsip adalah:
a.Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
b.Keperluan akan arsip sudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri.
c.Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal lebih
baik.
Kerugian Desentralisasi arsip adalah
a.Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi
arsip yang disimpan.
b.Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja
sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar
dijalankan.
c.Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas
umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan
kearsipan.
3. Azas Kombinasi (Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi) adalah tiap-tiap unit
satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan
penyimpanan warkat untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai
spesifikasi tersendiri. Tujuan penyimpanan warkat dengan azas gabungan ini
adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam azas
sentralisasi dan azas desentralisasi.
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Sekretariat Dekan Fakultas
Dimana arsip yang masih aktif tidak dikelola di unit kerja masing-masing pengolah
dan arsip yang tidak aktif dikelola di sentral arsip. Azas yang diterapkan di
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sangat
mendukung dalam penyimpanan arsip. Dengan demikian pengelolaan arsip aktif
dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi. Hal ini
berarti setiap bagian bertanggung jawab untuk mengelola arsip masing-masing.
Penggunaan azas ini cukup tepat dan efisien karena dengan menggunakan azas ini
akan mempermudah setiap bagian untuk memperoleh arsip yang dibutuhkan dan
akan lebih cepat diperoleh karena prosedurnya tidak sulit.
Ada 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yaitu:
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen
yang berdasarkan urutan abjad dari kata nama dokumen bersangkutan. Nama
terdiri dari dua jenis yaitu nama orang dan nama badan.
Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah:
a.Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi
satu.
b.Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu
map.
c.Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim
yang dikirim surat, tanpa mempergunakan indeks.
d.Susunan guide dan folder yang sederhana.
f.Dapat juga mempunyai file campuran.
Kerugian dari sistem abjad adalah:
a.Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian
nama yang lain seperti naama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama
belakang (last name).
b.Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi
berbeda nama pengirimnya akan terpisah didalam penyimpanan.
c.Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, sedangkan nama orang lain
ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.
d.Harus mempergunakan peraturan mengindeks.
2. Sistem Kronologis (Cronological Filing System), adalah sistem penyimpanan
warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim
keluar mengenai hari, tanggal, bulan dan tahun yang tertulis dalam surat.
Hubungan penyimpanan sangat erat dengan buku agenda, karena susunannya
sama-sama didahului dengan pencarian informasi mengenai warkat surat diterima
melalui buku agenda.
3. Sistem Geografis (Geograpich Filing System), adalah sistem penyimpanan
dokumen yang berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Nama
tempat yang digunakan dapat berupa pembagian yang umum seperti pembagian
ilmu bumi, tetapi dapat juga berupa pembagian-pembagian khusus dari instansi
masing-masing.
Keuntungan sistem geografis yaitu:
a.Merupakan tindakan penyimpanan langsung.
b.Jika letak topografis telah diketahui, mudah mencari keterangan.
Kelemahan sistem geografis yaitu:
a.Jika letak topografis tidak diketahui kemungkinan terdapat kesalahan.
b.Letak geografis harus diketahui sekalipun dalam surat tidak tercantum secara
lengkap.
c.Diperlukan suatu indeks berdasarkan wilayah diperlukan yang sesuai dengan
operasi kegiatan perusahaan.
4. Sistem Subjek (Subject Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen
berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan. Sistem ini cocok digunakan
untuk arsip-arsip yang terkumpul dari banyak macam subjek atau masalah.
Keuntungan sistem subjek yaitu:
a.Dapat diperluas dengan tidak terbatas untuk judul maupun susunannya.
b.Mudah dicari keterangan jika hanya perihalnya saja yang ingin diketahui.
Kelemahan sistem subjek yaitu:
a.Sulit mengadakan klasifikasi.
b.Sangat mungkin digunakan satu indeks saja.
5. Sistem Nomor (Numeric Filing System), adalah sistem penyimpanan warkat yang
berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.
menemukan dokumen dibantu oleh alat bantu kartu indeks, daftar indeks, dan
buku arsip.
Keuntungan sistem nomor yaitu:
a.Penyimpanan lebih teliti, cermat, dan teratur.
b.Lebih cepat dan tepat.
c.Sedehana.
d.Dapat dipakai untuk pengarsipan segala macam warkat.
e.Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas .
f.Nomor indeks merupakan suatu daftar yang lengkap.
Kelemahan sistem nomor yaitu:
a.Adanya map untuk surat-surat aneka ragam dapat menimbulkan kesulitan.
b.Transportasi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan dalam
arsip.
c.Perlu banyak waktu untuk mengindeks.
d.Perlu biaya khusus untuk mengindeks dan penyediaan ruangan yang luas.
Sistem penyimpanan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok
masalahnya/subjeknya. Dalam sistem ini semua surat/dokumen disusun dan
dikelompokkan berdasarkan masalah. Untuk lebih mempermudah dalam menemukan
kembali arsip di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara memberikan nama subjeknya pada setiap folder atau map tebal. Kegunaan dari
Yang menjadi pokok masalahnya dan subjeknya adalah:
1) Surat masuk internal yaitu surat masuk yang berasal dari Fakultas lain atau
berasal dari lingkungan Universitas Sumatera Utara.
2)Surat masuk eksternal yaitu surat masuk yang berasal dari luar Universitas
Sumatera Utara.
3)Surat keluar internal.
4)Surat keluar eksternal.
5)Kartu kendali yaitu kertas tipis berukuran 15x15 cm.
Contoh bentuk kartu kendali di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI MEDAN
No. Kendali : Pengelola:
No. Tgl. Surat : Tanggal :
No. Surat : No. U.B.B :
Asal Surat :
Lampiran :
Hal :
Catatan :
Tgl. Penerimaan :
[image:48.595.130.519.200.674.2]Paraf :
Gambar : 2.1 Kartu Kendali
Contoh bentuk lembar disposisi di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
LEMBAR DISPOSISI
Tgl. Terima : No. Kendali :
Penting Tgl. Surat :
Rahasia No. Surat :
Segera Hal (Kode) :
Biasa/Rutin
Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf
DISPOSISI
1. Mohon Pertimbangan 16. Umumkan 2. Mohon Pendapat 17. ... 3. Mohon Keputusan ... 4. Mohon Petunjuk ...
5. Mohon Saran ... 6. Bicarakan ... 7. Teliti/Ikuti Perkembangan ... 8. Untuk Perhatian ... 9. Siapkan Laporan ... 10. Untuk Diproses ...
11. Selesaikan Sesuai Pembicaraan ... 12. Edarkan ...
13. Tik/Gadakan ...
14. File ...
[image:49.595.105.521.179.680.2]15. Siapkan Konsep
Setiap pokok masalah tersebut di punch terlebih dahulu lalu dimasukkan ke
dalam letter file sesuai dengan jenis surat dan disusun rapi di lemari arsip.
2. Sistem Pengamanan Arsip
Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan
maupun dari kerusakan.
Pengamanan arsip terdiri atas:
a. Pengamanan arsip dari segi informasi
Pengaman arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-Undang No. 7
tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam Undang-Undang
No. 7 tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentusn pidana yang menyangkut
pengamanan arsip dari segi informasinya saja seperti yang diatur dalam pasal 11
sebagai berikut:
1)Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum memiliki arsip sebagai mana
dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dapat dipidana penjara
selama-lamanya 10 tahun penjara.
2)Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1
huruf a undang-undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya hal
tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 tahun
b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
Yang dimaksud dengan pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan
kertas arsip dari segi kerusakan. Sebagai mana telah diutarakan sebelumnya
kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal (kerusakan arsip
yang disebabkan dari dalam misalnya kerusakan karena kualitas kertas, tinta, dan
bahan perekat) dan faktor eksternal (kerusakan arsip yang disebabkan dari luar
misalnya kerusakan yang disebabkan oleh sinar matahari, debu, serangga, kutu,
dan jamur).
Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain:
a. Restorasi Arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, dan sulit untuk
dipergunakan kembali sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan
kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.
b. Laminasi Arsip adalah menutup kertas arsip diantara dua lembar plastik sehingga
arsip itu terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara, dan serangan serangga
pemakan/perusak arsip. Dengan cara demikian arsip akan tahan lebih lama untuk
disimpan.
c. Microfilm adalah arsip-arsip yang sudah rusak, rapuh sehingga tidak dapat
direstorasi dan dilaminasi, apabila arsip-arsip itu masih mempunyai nilai perlu di
microfilmkan. Microfilm merupakan alat foto grafis guna menyimpan keterangan
yang terdapat pada dokumen-dokumen kantor untuk mengawetkan arsip yang
sudah rusak sehingga tidak dapat direstorasi. Dengan cara mengadakan
kecil. Apabila film kecil itu akan dipergunakan kembali maka film itu dapat
dipasang pada suatu alat yang dilengkapi dengan lampu sorot yang dapat
memperbesar film kecil itu pada suatu layar (display) sehingga dapat dibaca. Alat
ini dinamakan alat baca film (microfilm reader) atau film projector.
Sistem pengamanan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari
pihak internal maupun eksternal, tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan
arsip kepada pihak yang tidak berwenang, tidak diperbolehkan meletakkan arsip di
sembarang tempat, dan tidak diperbolehkan membawa arsip ke luar kantor tanpa ijin.
3. Sistem Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik
sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Perawatan
merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan
perbaikan pada arsip yang sudah rusak agar informasinya tetap terpelihara.
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan arsip adalah:
a. Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang. Ventilasi
dipasang filter agar cahaya tidak langsung menembus ke dalam ruangan.
b. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar
dan dinding/lantai tidak lembab.
c. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman dan jauh dari pengaruh banjir dan
d. Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan
untuk diperlukan AC dan dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.
e. Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, elmari gambar yang berkualitas
baik dan memenuhu standarisasi yang telah ditentukan.
Pemeliharaan arsip yang diterapkan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah:
a. Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar matahari tidak secara
langsung menembus kedalam ruangan dan kelembaban ruangan tetap terjaga.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
disimpan di dalam lemari arsip yang terbuat dari lemari besi/metal dengan dua
pintu.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara digunakan confer (kapur barus) disetiap lemari arsip
d. Larangan yang tidak boleh dilanggar
Arsip yang dipinjam tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang tetapi harus
meminta persetujuan dari Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
e. Kebersihan
Ruangan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara harus dibersihkan setiap hari oleh petugas kebersihan sehingga selalu
kelihatan rapi, bersih, sejuk, dan tidak berantakan.
Sistem pemeliharaan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sudah dapat dikatakan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan
tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, penulis
menarik kesimpulan sebagai berikut :
A. Kesimpulan
1. Pengelolaan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara menerapkan azas kombinasi (azas gabungan) sehingga memudahkan
pengawasan dan pengendalian surat masuk dan surat keluar.
2. Penyimpanan arsip di Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara
menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalahnya/subjeknya.
3. Kegiatan-kegiatan pemeliharaan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumtera Utara meliputi :
a.Ruang kerja yang nyaman, ventilasi udara yang memadai, dan cahaya matahari
tidak secara langsung menembus ke dalam ruangan.
b.Arsip disimpan di dalam lemari arsip (filing cabinet) yang terbuat dari besi atau
metal.
c.Arsip selalu dijaga kebersihannya dan selalu diberi kapur barus (confer).
d.Lokasi bangunan berada di daerah yang aman dan jauh dari daerah banjir.
e.Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak di makan
rayap/terbakar (lantai tidak lembab).
f.Arsip tidak boleh diambil sembarangan dan meminjam arsip tanpa meminta ijin
B. Saran
Berdasarkan uraian dan kesimpulan diatas penulis membuat saran-saran sebagai
berikut :
1. Sistem kearsipan di Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara sudah
dikatakan baik, oleh sebab itu perlu dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan lagi
supaya arsip-arsip tersimpan dengan aman.
2. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya menggunakan kartu pinjam arsip.
3. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera utara hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas
yang bisa digunakan untuk kegiatan kantor bukan dimusnahkan dengan cara di
bakar.
4. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip sebaiknya menggunakan software
khusus untuk kearsipan untuk mengolah semua arsip yang ada. Dengan
menggunakan software ini akan mempermudah kembali arsip dan penggunaan
lemari arsip juga tidak perlu banyak-banyak yang dapat memakan banyak tempat
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi, 2000. Pola Kearsipan Modern. Cetakan V. Jakarta : Djambatan.
Amsyah, Zulkifli, 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Umum.
Gie, The Liang, 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.
Hasugian, Jonner. 2001. Pengantar Kearsipan. Http://arsipjatim. Go.id.web.
Rumanti, Erma Dwi, 2006. Sistem Kearsipan. Http://digilib. Unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi.
Sedarmayanti, 2003. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran.Bandung : Mandar Maju.
Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju.
Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen AdministrasiPerkantoran Modern. Surabaya : Erlangga.
Surojo, Yohannes, 2006. Manajemen Kearsipan. Cetakan I. Malang : Dioma.
Wiyasa, Thomas, 2003. Tugas Sekretari Dalam Mengelola Surat Dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.
Wursanto, Ig, 2000. Kearsipan II. Yogyakarta : Kanisius.
