TUGAS AKHIR
SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN ARSIP DI RUANG KEPALA TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh: NADIA ARINDA
082103057 D-III Kesekretariatan
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat
Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik
dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar
Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan
menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN,
DAN PEMELIHARAAN ARSIP DI RUANG KEPALA TATA USAHA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.”
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas
Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini
adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu
saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir
ini.
Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan
dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung
sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III
Kesekretariatan dan selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan
dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.
3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak M. Simba Sembiring, SE, Msi selaku Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
6. Teristimewa kepada kedua orang tua saya Alm. Banjiruddin (Ayahanda) dan Marliana
(Ibunda) tercinta serta adik saya Bima Primanda, Annisa Pertiwi, Al-Farid wajidi. Terima
kasih ata dukungannya yang merupakan pendorong semangat bagi penulis yang telah
membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta
kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik.Semoga Allah
SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayahnya kepada mereka.
7. Buat yang spesial M. Reza Prayudi yang telah banyak memberikan semangat serta
pengertiannya selama ini dan selalu setia mendampingi penulis.
8. Sahabat-sahabatku tersayang Dian, Arini, Putri, Nadia, Dina, Tuti, Mira, Liza, Dania,
Ririn, Milna, dan Ocy terima kasih buat kalian semua atas motivasi dan dukungannya
yang telah selalu menemani penulis selama perkuliahan baik suka maupun duka.
9. Buat teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2008 yang tidak mungkin penulis
sebutkan satu-persatu, terima kasih semuanya telah memberikan pelajaran berharga dalam
10.Teman-teman seperjuangan selama magang Group 4 Shinta, Dwischa, Fina, Grace,
Rizky, dan Imran yang telah kita lewati bersama selama sepuluh minggu, banyak cerita
suka dan duka yang kita hadapi. Penulis akan selalu mengenang saat-saat bersama kalian.
Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat
bagi rekan-rekan pembaca sekalian.
Medan, Juni 2011
Penulis
DAFTAR ISI
F. Sistematika Penulisan... 6
BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Jenis Kegiatan ... 9
C. Struktur Organisasi ... 10
D. Uraian Tugas ... 12
E. Kinerja Organisasi Terkini ... 17
F. Rencana Kegiatan ... 18
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 19
B. Fungsi Arsip ... 21
C. Peranan Arsip ... 22
D. Tujuan Kearsipan dan Pokok Unit Kearsipan ... 23
E. Jenis-Jenis Arsip ... 23
F. Peralatan Penataan Arsip ... 26
G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip .... 29
A. Kesimpulan ... 44
B. Saran ... 45
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu dan teknologi yang begitu pesat saat ini sangat berpengaruh terhadap profesionalisme baik disektor pemerintahan ataupun swasta. Hal ini dapat dilihat dari peningkatan profesionalisme yang dibutuhkan di dalam administrasi di perkantoran, perbankan, industri, pabrik, dan lain-lain. Secara umum profesionalisme berasal dari kata profesional yang mempunyai makna yaitu berhubungan dengan profesi dan memerlukan kepandaian khusus untuk menjalankannya, (KBBI, 1994). Sedangkan profesionalisme adalah tingkah laku, keahlian atau kualitas dan seseorang yang professional (Longman, 1987). Oleh karena itu dalam mengelola suatu manajemen diperlukan sikap yang profesionalisme dalam sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan suatu arsip untuk memperoleh informasi yang teliti, tepat dan cepat.
Dewasa ini informasi semakin berkembang pesat dan untuk mendapatkan informasi yang teliti, tepat dan cepat khususnya yang berbentuk surat-menyurat diperlukan suatu sistem pengarsipan. Arsip adalah kumpulan dari pada surat-menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan aksi, transaksi, tindak-tanduk dokumenter, yang disimpan sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan tindakan-tindakan selanjutnya (Gie, 2000 : 216).
Sistem pengelolaan arsip dikatakan baik apabila pada waktu arsip diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Setiap pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi setiap perusahaan mutlak melakukan manajemen kearsipan karena peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi di segala bidang kearsipan. Pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus kehidupan warkat (arsip) sejak diciptakan hingga dimusnahkan (Amsyah, 2003: 4).
Setiap saat penilaian terhadap keberhasilan sistem pengelolaan arsip dapat dilakukan, dengan keberhasilan sistem pengelolaan arsip disini dimaksudkan bahwa sistem pengelolaan tidak mengalami hambatan, pemilihan sistem yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan serta kecepatan memperoleh informasi dan sumber data arsip terjamin.
Sistem kearsipan hendaknya memberi pelayanan kepada para pegawai, tidak sebaliknya pegawai yang melayani sistem kearsipan. Sistem pengelolaan arsip yang dipilih dalam suatu perusahaan harus memberikan kemudahan disetiap aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien. Artinya kearsipan harus mampu menjadikan pekerjaan dalam suatu perusahaan menjadi lebih mudah dan cepat dalam pelaksanaannya.
untuk dipergunakan baik untuk aktivitas sendiri secara intern atau untuk pemberian jasa pelayanan diluar perusahaan.
Demikian juga di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terlepas dari kegiatan kearsipan yang harus diolah dan disimpan dengan baik. Oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur, pengamanan yang kurang baik, dan pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur.
Pentingnya sistem kearsipan yang baik perlu diketahui untuk diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melalui penulisan laporan Tugas Akhir yang berjudul “SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN ARSIP DI RUANG KEPALA TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas maka perumusan masalah yang menjadi dasar dalam penyusunan laporan tugas akhir yaitu : “Bagaimanakah Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
C. Tujuan Penelitian
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi Fakultas Ekonomi
Sebagai bahan masukan untuk melakukan perbaikan ataupun peningkatan sistem kearsipan sehingga dapat memperlancar pekerjaan kantor.
2. Bagi Penulis
Memperdalam pengetahuan tentang sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan arsip yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. TM. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
No Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IV
1. Persiapan
3. Penulisan Laporan
Sumber penulis (2011)
Dalam kegiatan pengumpulan data ini, dilakukan riset selama dua minggu dimulai tanggal 05 April 2011 sampai dengan 16 April 2011 di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
F. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika yang disajikan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah:
BAB I : Pendahuluan
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan jadwal kegiatan.
Bab II : Profil Fakultas Ekonomi
Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas Fakultas Ekonomi, jaringan usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan kedepan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bab III : Pembahasan
pengamanan, dan pemeliharaan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bab IV : Kesimpulan dan Saran
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.
Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII Kesekretariatan.
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/Perubahan.
B. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu : penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan dan keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
D. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi
umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,
keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan
kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan
fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. 3. Sub Bagian Umum dan Keuangan :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan Fakultas.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. 4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/ Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa. h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Adapun Uraian Tugas pada Ruang Kepala Tata Usaha antara lain :
1. Legalisir kenaikan pangkat dosen
2. Legalisir kenaikan pangkat pegawai
3. Memproses surat masuk
4. Memproses surat keluar
5. Membuat undangan rapat DPF
7. Membuat laporan akuntabilitas kinerja tahunan
8. Mengkoordinir Kasubag
9. Memaraf permintaan honor dosen dan pegawai
10. Memaraf surat pertanggung jawaban honor
11. Memfile surat keputusan pimpinan yang telah ditanda tangani
12. Membuat notulen rapat
13. Mengawas ujian mid semestar dan ujian akhir semester
14. Memproses mahasiswa yang matrikulasi
15. Mengingatkan pegawai yang tidak hadir kerja(penyebab ketidakhadiran)
16. Melaksanakan penerimaan mahasiswa baru program S1 ekstensi
17. Melaksanakan pendaftaran ulang mahasiswa baru program S1 ekstensi
18. Mengkoordinir surat undangan rapat,seminar,lokakarya dll
19. Mengawas ujian SPMB dan SPMD
20. Menghimpun dan mengolah data dibidang ketatausahaan
21. Mentabulasi dosen yang menyelesaikan studi
E. Kinerja Organisasi Terkini
dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Karena untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja organisasi terkini yang dijalankan organisasi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai – nilai dan norma – norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tahun 2011 antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil.
2. Perkuliahan semester genap / ganjil.
3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat.
Perkataan arsip dalam Bahasa Belanda disebut “ARCHIEF” dalam Bahasa Inggris disebut “ARCHIEVE”, berasal dari Yunani yang dapat diartikan sebagai permulaan. Dari kata “ARCHIEVE” berkembang lagi menjadi “ARCHIA” yang berarti “Catatan”, dari kata ARCHIA berkembang lagi menjadi kata “ARCHIEON” yang berarti “Gedung Pemerintah”. Dalam Bahasa Latin disebut “ARCHIVUM” atau “FILUM”. Arsip (record) yang dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “WARKAT”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis, baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek atau pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat seseorang.
Menurut (Gie, 2000:212), “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali”.
Menurut (Wursanto, 2000:16), “Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3(tiga) unsur pokok yang meliputi : Penyimpanan (storing), Penempatan (placing), dan Penemuan kembali (finding)”.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan b menetapkan bahwa arsip adalah :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan
Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan,
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa Arsip merupakan naskah-naskah atau dokumen sebagai pusat ingatan dari seluruh kegiatan atau organisasi dimana arsip-arsip dipelihara dan disimpan sebaik mungkin secara sistematis pada tempat yang telah disediakan agar lebih mudah ditemukan bila diperlukan kembali.
B. Fungsi Arsip
1. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus bagi
organisasi/Instansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/Negara
karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
2. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara.
Arsip Dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip Aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus-menerus bagi diperlukan dan
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit
Pengelola.
b. Arsip Inaktif atau pasif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun
dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi/Instansi.
C. Peranan Kearsipan
Sedarmayanti (2003:19) menyatakan bahwa “peranan arsip sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah”.
Dalam penyelenggaraan pengurusan kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan yang dilakukan oleh setiap Instansi maupun Lembaga yaitu menyimpan warkat, dokumen atau surat-surat lainnya. Aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau dokumen ini sering disebut Administrasi Kearsipan.
Jadi dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi karena kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan instansi baik pemerintah maupun swasta. Demikianlah dengan penuh harapan bahwa penertiban atau perbaikan kearsipan ini akan lebih cepat terlaksana disemua instansi terutama di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sehingga generasi kita yang akan datang dapat dengan mudah melanjutkan tugas-tugasnya yang akan dihadapi dan tidak harus mencari data atau informasi yang terlalu lama yang banyak menghabiskan waktu, tenaga, serta biaya.
D. Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan Tujuan kearsipan secara umum adalah :
1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika
dibutuhkan, keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman. Jika arsip
selamat dan tidak ada yang rusak dan tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat
disediakan kembali bilamana dibutuhkan.
2. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengelolaan
kegiatan perusahaan.
Tujuan pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut :
1. Menerima warkat.
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusunan arsip, dan lain-lain.
E. Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang yaitu :
1. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut
sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya. Menurut Ensiklopedia
Administrasi, Arsip atau Warkat dapat dibedakan menjadi :
a. Warkat yang sangat penting (Vital Record) yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat
penting bagi suatu Organisasi atau Instansi. Untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan
secara terus-menerus selama organisasi itu masih berdiri.
b. Warkat Penting (Important Record) yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar
untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun ke atas) untuk itu warkat jenis ini
perlu disimpan secara baik, misalnya Surat perjanjian Sewa menyewa dan lain-lain.
c. Warkat Berguna (Useful Record) yaitu Warkat yang mempunyai kegunaan biasa
untuk jangka waktu biasa untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan
daftar retensinya (lama penyimpanan), biasanya di berbagai Organisasi/Instansi jenis
warkat ini paling banyak jumlahnya, contohnya Surat-surat kantor pada umumnya.
d. Warkat tidak penting (Non Essential Record) yaitu warkat yang kegunaannya menjadi
file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat isinya/dicatat dalam
Agenda harian, contoh undangan rapat dan lain-lain.
2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip dari wujud benda arsip tersebut. Arsip jenis
ini terdiri dari :
a. Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalnya Surat Dinas, Akta dan
lain-lain.
b. Arsip Visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar,
lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief, poster dan lain-lain.
3. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang tergantung di dalamnya.
Arsip jenis in terdiri dari :
a. Financial Record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Misalnya tata
cara mengajukan kredit, tata cara pembayaran uang, dan lain-lain.
b. Inventory Record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan
(goods) yang memuat antara lain jumlah dan macam-macam persediaan barang, harga
barang-barang, dan keadaan fisik barang.
c. Personal Record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian,
seperti catatan riwayat hidup, dan pengalaman kerja.
d. Sales Record, adalah catatan yang berisi informasi mengenai penjualan. Misalnya
mutu penjualan, jumlah persediaan, daerah pemasaran, dan hasil penjualan.
e. Production Record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah produksi.
Misalnya jumlah barang yang dihasilkan, jenis barang yang dihasilkan, dan kualitas
barang yang dihasilkan.
4. Ditinjau dari pemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip
tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut, adalah sebagai berikut :
1) Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan
Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat.
2) Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada di masing-masing Daerah
Tingkat-I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah.
b. Berasal dari instansi pemerintah atau swasta
1) Arsip Primer merupakan arsip asli bukan merupakan salinan copy atau
tembusan/tindasan.
2) Arsip Sekunder adalah arsip yang berupa salinan, copy tembusan/tindasan.
3) Arsip Sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang
dipusatkan penyimpanannya (sentralisasi).
4) Arsip Unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing
unit dimana arsip tersebut dibuat (desentralisasi).
F. Peralatan Penataan Arsip
Dalam menyelenggarakan kearsipan dibutuhkan berbagai macam peralatan yang akan
membantu untuk menyimpan arsip dalam lemari arsip sedemikian rupa. Sehingga arsip yang
disimpan kelihatan teratur dan rapi serta memudahkan dalam pencarian kembali.
Peralatan yang umumnya digunakan adalah sebagai berikut :
1. Lemari arsip (filing cabinet) yaitu tempat penyimpanan arsip yang terbuat dari
aluminium dan baja yang tahan api. Pada umumnya lemari arsip ini terdiri dari
laci-laci yang berkisar tiga sampai sepuluh kaki. Lemari arsip ada dua jenis yaitu:
a. Drawer type filing cabinet yaitu filing cabinet yang laci-lacinya dapat ditarik
b. Lateral filing cabinet yaitu filing cabinet yang berpintu dan mempunyai alas
untuk menaruh semua arsip dan mempunyai beberapa tingkat atas.
2. Sekat (guide) adalah lembaran yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat
pemisah dalam penyimpanan arsip. Sekat terdiri dari dua bagian yaitu: bagian yang
menonjol disebut tab atau tab guide yang berguna untuk menempatkan atau
mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks-indeks klarifikasi dan badan
guide.
3. Berkas kotak (Box File), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai
warkat dan kemudian ditempatkan pada rak arsip. Biasanya setiap berkas kotak berisi
arsip yang sejenis.
4. Map (Folder) yaitu lipatan kertas atau karton yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk
menempatkan file yang bersangkutan.
Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannya map dapat dibedakan atas :
a. Map biasa yaitu map yang berguna untuk menyimpan sementara warkat-warkat
atau arsip.
b. Map jepit yaitu map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat
atau arsip dengan kuat sehingga arsip yang di dalamnya tidak mudah lepas.
c. Map tebal atau map besar yaitu map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya
kokoh sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri tegak.
d. Stopmap tali yaitu stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya
yang terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita.
5. Mesin- mesin kantor yaitu semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis
dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: mesin komputer, mesin fotocopy,
mesin print, dan mesin penghancur kertas.
6. Alat-alat tulis kantor yaitu alat alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis menulis
misalnya: pulpen, pensil, rol, stabilo,dan lain-lain.
Adapun peralatan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Lemari Arsip
Digunakan untuk menyimpan segala arsip, terdiri dari :
a. 3 buah drawerfilling cabinet 4 rak terbuat dari baja b. 1 buah filling cabinet 2 pintu
c. 2 buah lemari kaca
2. Letter File dan Box File
Digunakan untuk menyimpan berkas setelah di punch. Terbuat dari bahan
karton dengan warna hitam dan abu-abu.
3. Mesin-mesin kantor seperti komputer dan printer
4. Alat Tulis Kantor lainnya seperti pulpen, pinsil, penggaris, stabilo, punch, stepler,
staplest, paper clip, remover, sekat dan map.
Seluruh peralatan arsip yang dibutuhkan dalam sistem pengarsipan di Ruang Kepala
Tata Usaha sudah dipenui secara keseluruhan, kecuali lateral filing cabinet. Karena pada
umumnya drawer filling cabinet membutuhkan ruangan yang cukup luas.
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem yang
memungkinkan yaitu :
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Tujuan penyimpanan berkas dalam arsip adalah :
a. Sebagai pusat ingatan dan informasi bila berkas diperlukan sebagai keterangan.
b. Memberi data kepada yang memerlukan tentang hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada
masa lampau.
c. Memberikan keterangan vital atau penting sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
Adapun urutan-urutan penyimpanan/prosedur penyimpanan arsip adalah sebagai
berikut :
a. Mengumpulkan (Collecting) yaitu mengumpulkan surat dari berbagai tempat untuk
disimpan.
b. Memeriksa (Inspecting) yaitu persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa
setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat yang
bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
c. Mengindeks (Indexing) yaitu pekerjaan menentukan pada nama atau subjek apa atau kata
tangkap lainnya dari warkat atau dokumen yang akan disimpan.
d. Memberi Kode/Tanda (Coding) dapat dilakukan dengan memberi tanda garis atau
lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah
pekerjaan mengindeks.
e. Penunjuk Silang (Cross Reference) yaitu penyimpanan surat dilakukan di dua tempat
f. Menyortir (Sorting) adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah
terakhir yaitu penyimpanan.
g. Menyimpan (Placing) yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan
dan peralatan yang dipergunakan.
Adapun prosedur penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
1. Melegalisir Surat Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai
Setiap dosen atau pegawai yang akan melegalisir kenaikan pangkat, menyerahkkan
fotokopi SK Rektor terbaru kemudian ditandatangani oleh Kepala Tata Usaha yang
kemudian disetujui oleh Dekan untuk diserahkan ke Biro Rektor. Arsip tersebut disimpan
didalam file yang diberi subjek “SERTIFIKASI DOSEN”.
2. Memproses Surat Masuk
Surat dari dating luar Tata Usaha ataupun dari luar Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara diterima oleh Dekan FE USU, kemudian di buat disposisi untuk diproses
oleh PD II, kemudian dicatat dibuku besar PD II yang kemudian didisposisi ke Kepala
Tata Usaha untuk diproses. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek
“SURAT MASUK”.
3. Memproses Surat Keluar
Surat yang akan dikeluarkan dari bagian Tata Usaha, dinomori terlebih dahulu di bagian
Sekretaris Dekan untuk ditandatangani oleh Dekan. Arsip tersebut disimpan didalam file
yang diberi subjek “SURAT KELUAR”.
4. Membuat Undangan Rapat DPF ( Dewan Pertimbangan Fakultas)
Mengkonsep surat untuk mengadakan rapat Dewan Pertimbangan Fakultas yang dihadiri
seluruh anggota Dewan DPF. Kemudian surat tersebut diserahkan ke Biro Rektor utnuk
CPA. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “DPF (Dewan
Pertimbangan Fakultas)”.
5. Membuat Laporan Akuntabilitas Kinerja Tahunan
Membuat Laporan Akuntabulitas Kinerja Tahunan yang akan diperiksa dan
ditandatangani oleh Dekan kemudian didisposisi ke PD II untuk diserahkan ke Biro
Rektor. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “GUGUS
MANAJEMEN MUTU/KENDALI MUTU”.
6. Memproses Ujian Masuk Mahasiswa Baru Program S1 Ekstensi
Mahasiswa yang telah mendaftar sebagai peserta, menyerahkan berkas berupa ijazah,
transkip nilai dari universitas asal beserta pas poto 4x4 2 lembar untuk kemudian
ditempel di Kartu Peserta Ujian yang telah diberi nomor. Arsip tersebut disimpan didalam
file yang diberi subjek “UJIAN MASUK PROGRAM EKSTENSI”.
7. Memproses Mahasiswa Ekstensi yang Mengikuti Matrikulasi
Membuat pengumuman kelulusan Program S1 Ekstensi, serta mencantumkan syarat
pendaftaran ulang untuk diproses dibagian Keuangan. Arsip tersebut disimpan didalam
file yang diberi subjek “PENGUMUMAN EKSTENSI”.
8. Mentabulasi Dosen yang Menyelesaikan Studi
Surat izin dosen yang melanjutkan studi diLuar atau didalam USU diberikan kebagian
Kesekretariatan Dekan untuk ditandatangani Dekan kemudian diserahkan ke Biro Rektor.
Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “TUGAS BELAJAR”.
9. Badan Akreditasi Nasional (BAN)
Surat yang berisikan tentang status, nilai, peringkat, dan masa berlaku hasil akreditasi
yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Nasional diterima terlebih dahulu ke
Kesekretariat Dekan untuk diproses ke setiap bagian. Arsip tersebut disimpan didalam file
yang diberi subjek “BAN (Badan Akreditasi Nasional)”.
Sistem penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha disusun berdasarkan pokok
masalah atau subjek, dan file tersebut disusun menurut tanggal masuknya.
Ada tiga azas dalam penyimpanan arsip yaitu :
1. Azas Sentralisasi yaitu semua arsip (inaktif) yang tidak diperlukan lagi dan jarang
digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor harus dipindahkan ke pusat arsip agar
tersimpan dengan baik.
Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah:
a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
c. Kantor hanya menyimpan satu arsip dan duplikasinya dapat dimusnahkan.
d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan .
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
a. Sentralisasi arsip hanya efisien efektif untuk organisasi yang kecil.
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang
seragam.
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Azas Desentralisasi yaitu semua arsip (aktif) yang masih diperlukan dan sering digunakan
dalam kegiatan sehari-hari di kantor harus disimpan dalam file kerja pada masing-masing
unit yang ada dalam struktur organisasi.
Keuntungan Desentralisasi arsip adalah :
b. Keperluan akan arsip sudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri.
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal lebih baik.
Kerugian Desentralisasi arsip adalah :
a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip
yang disimpan.
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja
sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya
bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
3. Azas Kombinasi (Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi) adalah tiap-tiap unit satuan
kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan
warkat untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri. Tujuan
penyimpanan warkat dengan azas gabungan ini adalah untuk mengatasi
kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam azas sentralisasi dan azas desentralisasi.
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan azas kombinasi (azas gabungan).
Dimana arsip yang masih aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang
tidak aktif dikelola di sentral arsip. Azas yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sangat mendukung dalam penyimpanan
arsip.
Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip
inaktif dilakukan secara sentralisasi. Hal ini berarti setiap bagian bertanggung jawab untuk
mengelola arsip masing-masing. Penggunaan azas ini cukup tepat dan efisien karena dengan
menggunakan azas ini akan mempermudah setiap bagian untuk memperoleh arsip yang
Ada 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yaitu :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan urutan abjad dari kata nama dokumen bersangkutan. Nama terdiri dari dua
jenis yaitu nama orang dan nama badan.
Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah:
a. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.
b. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
c. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang
dikirim surat, tanpa mempergunakan indeks.
d. Susunan guide dan folder yang sederhana.
e. Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.
f. Dapat juga mempunyai file campuran.
Kerugian dari sistem abjad adalah :
a. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama
yang lain seperti naama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang
(last name).
b. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda
nama pengirimnya akan terpisah didalam penyimpanan.
c. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, sedangkan nama orang lain
ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.
d. Harus mempergunakan peraturan mengindeks.
2. Sistem Kronologis (Cronological Filing System), adalah sistem penyimpanan warkat
yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar mengenai
erat dengan buku agenda, karena susunannya sama-sama didahului dengan pencarian
informasi mengenai warkat surat diterima melalui buku agenda.
3. Sistem Geografis (Geograpich Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat yang digunakan
dapat berupa pembagian yang umum seperti pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga
berupa pembagian-pembagian khusus dari instansi masing-masing.
Keuntungan sistem geografis yaitu:
a. Merupakan tindakan penyimpanan langsung.
b. Jika letak topografis telah diketahui, mudah mencari keterangan.
Kelemahan sistem geografis yaitu:
a. Jika letak topografis tidak diketahui kemungkinan terdapat kesalahan.
b. Letak geografis harus diketahui sekalipun dalam surat tidak tercantum secara lengkap.
c. Diperlukan suatu indeks berdasarkan wilayah diperlukan yang sesuai dengan operasi
kegiatan perusahaan.
4. Sistem Subjek (Subject Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan
isi dari dokumen yang bersangkutan. Sistem ini cocok digunakan untuk arsip-arsip yang
terkumpul dari banyak macam subjek atau masalah.
Keuntungan sistem subjek yaitu:
a. Dapat diperluas dengan tidak terbatas untuk judul maupun susunannya.
b. Mudah dicari keterangan jika hanya perihalnya saja yang ingin diketahui.
Kelemahan sistem subjek yaitu:
a. Sulit mengadakan klasifikasi.
b. Sangat mungkin digunakan satu indeks saja.
5. Sistem Nomor (Numeric Filing System), adalah sistem penyimpanan warkat yang
nomor termasuk kedalam sistem kearsipan tidak langsung karena menemukan dokumen
dibantu oleh alat bantu kartu indeks, daftar indeks, dan buku arsip.
Keuntungan sistem nomor yaitu:
a. Penyimpanan lebih teliti, cermat, dan teratur.
b. Lebih cepat dan tepat.
c. Sedehana.
d. Dapat dipakai untuk pengarsipan segala macam warkat.
e. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas .
f. Nomor indeks merupakan suatu daftar yang lengkap.
Kelemahan sistem nomor yaitu:
a. Adanya map untuk surat-surat aneka ragam dapat menimbulkan kesulitan.
b. Transportasi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan dalam arsip.
c. Perlu banyak waktu untuk mengindeks.
d. Perlu biaya khusus untuk mengindeks dan penyediaan ruangan yang luas.
Sistem penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok
masalahnya/subjeknya. Dalam sistem ini semua surat/dokumen disusun dan dikelompokkan
berdasarkan masalah. Untuk lebih mempermudah dalam menemukan kembali arsip di Ruang
Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan nama
subjeknya pada setiap folder atau map tebal. Kegunaan dari nama subjek ini adalah untuk
memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali.
G.2 Sistem Pengamanan Arsip
Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan
Pengamanan arsip terdiri atas :
a. Pengamanan arsip dari segi informasi
Pengaman arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-Undang No. 7 tahun
1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam Undang-Undang No. 7 tahun
1971 hanya ditetapkan mengenai ketentusn pidana yang menyangkut pengamanan arsip
dari segi informasinya saja seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut :
1) Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum memiliki arsip sebagai mana
dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dapat dipidana penjara
selama-lamanya 10 tahun penjara.
2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a
undang-undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah
kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya hal tersebut dapat dipidana
penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 tahun penjara.
b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
Yang dimaksud dengan pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas
arsip dari segi kerusakan. Sebagai mana telah diutarakan sebelumnya kerusakan terhadap
arsip dapat terjadi karena faktor internal (kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam
misalnya kerusakan karena kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat) dan faktor eksternal
(kerusakan arsip yang disebabkan dari luar misalnya kerusakan yang disebabkan oleh
sinar matahari, debu, serangga, kutu, dan jamur).
Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :
a. Restorasi Arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, dan sulit untuk
dipergunakan kembali sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali
b. Laminasi Arsip adalah menutup kertas arsip diantara dua lembar plastik sehingga arsip
itu terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara, dan serangan serangga
pemakan/perusak arsip. Dengan cara demikian arsip akan tahan lebih lama untuk
disimpan.
c. Microfilm adalah arsip-arsip yang sudah rusak, rapuh sehingga tidak dapat direstorasi
dan dilaminasi, apabila arsip-arsip itu masih mempunyai nilai perlu di microfilmkan.
Microfilm merupakan alat foto grafis guna menyimpan keterangan yang terdapat pada
dokumen-dokumen kantor untuk mengawetkan arsip yang sudah rusak sehingga tidak
dapat direstorasi. Dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan
lalu dipindahkan ke lembaran film kecil. Apabila film kecil itu akan dipergunakan
kembali maka film itu dapat dipasang pada suatu alat yang dilengkapi dengan lampu
sorot yang dapat memperbesar film kecil itu pada suatu layar (display) sehingga dapat
dibaca. Alat ini dinamakan alat baca film (microfilm reader) atau film projector.
Sistem pengamanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak
internal maupun eksternal, tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada
pihak yang tidak berwenang, tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat, dan
tidak diperbolehkan membawa arsip ke luar kantor tanpa ijin.
G.3 Sistem Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga
mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Perawatan merupakan
kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip
yang sudah rusak agar informasinya tetap terpelihara.
a. Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang. Ventilasi dipasang
filter agar cahaya tidak langsung menembus ke dalam ruangan.
b. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar dan
dinding/lantai tidak lembab.
c. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman dan jauh dari pengaruh banjir dan bencana
alam lainnya.
d. Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan untuk
diperlukan AC dan dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.
e. Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, elmari gambar yang berkualitas baik dan
memenuhu standarisasi yang telah ditentukan.
Pemeliharaan arsip yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar matahari tidak secara langsung
menembus kedalam ruangan dan kelembaban ruangan tetap terjaga.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
disimpan di dalam lemari arsip yang terbuat dari lemari besi/metal dengan dua pintu.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara digunakan confer (kapur barus) disetiap lemari arsip untuk
menghindari serangga atau kutu yang bisa merusak arsip.
Arsip yang dipinjam tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang tetapi harus meminta
persetujuan dari Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
e. Kebersihan
Ruangan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara harus dibersihkan setiap hari oleh petugas kebersihan sehingga selalu kelihatan
rapi, bersih, sejuk, dan tidak berantakan.
Sistem pemeliharaan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah dapat dikatakan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan
tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut :
A. Kesimpulan
1. Sistem Penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Universitas Sumatera Utara
menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalah atau subjek dan tanggal
masuk arsip.
2. Sistem Pemeliharaan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumtera Utara meliputi :
a. Ruang kerja yang nyaman, ventilasi udara yang memadai, dan cahaya matahari
tidak secara langsung menembus ke dalam ruangan.
b. Arsip disimpan di dalam lemari kaca dan lemari arsip (filing cabinet) yang terbuat
dari besi atau metal.
c. Arsip selalu dijaga kebersihannya dan selalu diberi kapur barus (confer).
3. Sistem Pengamanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumtera Utara meliputi :
a. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman dan jauh dari daerah banjir.
b. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak di makan rayap/terbakar.
B. Saran
Berdasarkan uraian dan kesimpulan diatas penulis membuat saran-saran sebagai
Sistem kearsipan di Ruang Kepala Tata Usaha Universitas Sumatera Utara sudah
dikatakan baik, oleh sebab itu perlu dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan lagi supaya
arsip-arsip tersimpan dengan aman.
1. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya menggunakan kartu pinjam arsip.
b. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
utara hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas yang bisa
digunakan untuk kegiatan kantor bukan dimusnahkan dengan cara di bakar.
c. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip sebaiknya menggunakan software
khusus untuk kearsipan untuk mengolah semua arsip yang ada. Dengan menggunakan
software ini akan mempermudah kembali arsip dan penggunaan lemari arsip juga
tidak perlu banyak-banyak yang dapat memakan banyak tempat di kantor.
2. Bagi Penulis
Sebagai bahan masukan agar dapat diterapkan didunia kerja yang berhubungan
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli, 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Umum.
Gie, The Liang, 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.
Label. Ensiklopedia Administrasi,
Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju.
Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Erlangga.
Surojo, Yohannes, 2006. Manajemen Kearsipan. Cetakan I. Malang : Dioma.
Wijaya, A.W, 1990. Himpunan Undang-Undang dan Peraturan Kearsipan Republik Indonesia. Jakarta : Rajawali Pers.
Wiyasa, Thomas, 2003. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat Dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.
Wursanto, Ignasius, 2000. Kearsipan II. Yogyakarta : Kanisius.
