TUGAS AKHIR
PERANAN TATA RUANG KANTOR UNTUK MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA PADA DEPARTEMEN EKONOMI
PEMBANGUNAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
ERNALIYAH 082103008
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Syukur AlhamdulLilah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah
melimpahkan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan
penulisan tugas akhir ini tanpa ada halangan suatu apapun. Selawat berangkaikan
salam juga penulis sampaikan kepada Nabiunal Karim Muhammad SAW, beserta
keluarga dan para sahabat, karena dengan safaatnya kita dapat keluar dari alam
jahiliyah (kebodohan) ke alam yang penuh pendidikan seperti yang kita rasakan
sekarang ini.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna
baik dari segi isi maupun dari segi penyajiannya. Oleh karena itu penulis
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, agar untuk ke depannya
penulis dapat menulis dengan lebih baik lagi.
Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih
penulis kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku ketua jurusan Program
DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity lubis, SE, MBA, selaku sekretaris jurusan
4. Ibu Dra. Lucy Anna, MS selaku dosen pembimbing yang telah bersedia
meluangkan waktu, dan yang telah membimbing penulis dengan sabar
sehingga Tugas Akhir ini dapat penulis selesaikan tepat waktu.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf Pegawai pada Fakultas Ekonomi.
6. Staf Pegawai Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera
Utara
7. Ucapan terima kasih penulis spesialkan kepada kedua orang tua penulis,
Ayahanda Mahlil, dan Ibunda Nur Aisyah yang tiada hentinya
memberikan dukungan dan doa kepada penulis, (terima kasih atas cinta
dan kasih sayang yang tiada duanya). Buat kakanda Muhammad Yuli
Akbar dan buat adikku tersayang Nurma Sari selaku saudara penulis.
Terima kasih atas kasih sayang, perhatian, dukungan dan doa yang tidak
henti-hentinya selama ini.
8. Kepada seluruh keluarga besar terima kasih atas doa dan dukungannnya.
9. Kepada yang spesial Hendriansyah, S. Kom, yang selalu memberi
dukungan, motivasi dan senantiasa membantu penulis dalam mengerjakan
Tugas Akhir ini.
10.Kepada teman – teman terbaik : Wina, Ningsih, Pratiwi, Rini. Terima
kasih buat kalian semua atas motivasi dan dukungannya dan telah setia
menemani penulis selama perkuliahan baik suka maupun duka. Semoga
kita bisa terus bersahabat sampai tua nanti.
11.Teman – teman magang kelompok 01: Wina, Gita, Ika. Terima kasih atas
12.Buat teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 08 yang tidak mungkin
penulis sebutkan satu-persatu, terima kasih semuanya telah memberikan
pelajaran berharga dalam hidup penulis selama tiga tahun ini.
13.Buat semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan Tugas
Akhir ini.
Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari
petunjuk Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat
bagi kita semua. Amin.
Medan, November 2010
DAFTAR ISI
C. Tujuan Penelitian... 3
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Jenis Usaha/Kegiatan... 10
C. Struktur Organisasi ... 11
D. Uraian Tugas ... 16
E. Kinerja Usaha Terkini... 23
F. Rencana Kegiatan ... 24
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Tata Ruang Kantor ... 25
B. Tujuan Tata Ruang Kantor ... 26
C. Prinsip – Prinsip Tata Ruang Kantor ... 27
D. Jenis – Jenis Tata Ruang Kantor ... 30
E. Azaz – Azaz Pengelolaan Tata Ruang ... 32
F. Langkah – langkah Dalam Menyusun Tata Ruang ... 33
G. Pengertian Produktivitas ... 35
H. Tata ruang Kantor Pada Departemen Ekonomi Pembangunan USU ... 36
I. Produktivitas Pada Departemen Ekonomi Pembangunan USU ... 46
J. Peranan Tata Ruang Kantor Untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja Pada Departemen Ekonomi Pembangunan USU ... 47
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 49
B. Saran ... 50
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 13 Gambar 3.1 Denah Departemen Ekonomi Pembangunan USU ... 45
BAB I PENDAHULUAN
A.Latar belakang
Suatu perusahaan yang ingin tumbuh dan berkembang selalu berupaya
meningkatkan produktivitas kerja sebagai sistem organisasi tersebut, termasuk
sistem manajemen, sistem fungsional dan sistem operasional. Produktivitas adalah
terdapatnya korelasi “terbalik” antara masukan dan keluaran. Artinya, suatu
sistem dapat dikatakan produktif apabila masukan yang diproses semakin sedikit
untuk menghasilkan keluaran yang semakin besar. Tentu banyak cara yang
digunakan untuk mengukur tinggi rendahnya produktivitas suatu sistem.
Produktivitas sering pula dikaitkan dengan cara dan sistem yang efisien,
sehingga proses produksi berlangsung tepat waktu dan dengan demikian tidak
diperlukan kerja lembur dengan segala implikasinya, terutama impilikasi biaya.
Peningkatan produktivitas merupakan salah satu sasaran jangka panjang
perusahaan dalam pelaksanaan strateginya. Meningkatnya produktivitas kerja
menyebabkan produktivitas perusahaan meningkat. Produktivitas yang meningkat
dapat dilihat dari cara kerja atau prosedur kerja yang cepat.
Produktivitas kerja meningkat karena faktor suasana perkantoran yang
baik dan teratur. Penelitian yang dilakukan oleh Sterk (2005) menemukan bahwa
83 % karyawan sangat mengharapkan adanya pencahaayaan yang tepat, area kerja
yang sesuai serta temperatur udara yang nyaman. Seorang karyawan sulit bekerja
perabotan dan peralatan kantor yang baik, akan membuat karyawan dinamis
dalam bekerja sehingga semangat dan produktivitas kerja para karyawan akan
meningkat dan pada akhirnya tujuan kantor tersebut akan tercapai sebagaimana
yang diharapkan.
Penyusunan tata ruang kantor yang baik meningkatkan produktivitas kerja,
menambah efisiensi, menghemat penggunaan ruang, memudahkan pengawasan,
komunikasi lebih sempurna dan arus pekerjaan yang lebih lancar juga akan
memberikan kenyamanan dalam bekerja. Perasaan nyaman adalah langkah awal
untuk menciptakan produktivitas kerja yang tinggi.
Tata ruang kantor yang kurang baik akan mengakibatkan pemborosan
waktu dan tenaga karyawan, dengan demikian produktivitas kerja akan menurun.
Hal ini menyebabkan biaya yang dikeluarkan semakin besar dan hasil yang
dicapai kurang memuaskan atau tidak efektif dan tidak efisien.
Tata ruang kantor yang baik adalah susunan tata ruang kantor yang diatur
dengan baik, artinya ruangan tersebut tidak mengakibatkan pemborosan tenaga,
waktu dan tempat. Ruangan kantor juga harus cukup memadai agar pegawai dapat
bergerak lebih leluasa dan bebas sehingga komunikasi antar pegawai semakin
lancar, koordinasi dan pengawasan semakin mudah. Dengan demikian tata ruang
kantor yang baik harus mampu menjamin agar penyimpangan dan pemborosan
arus pekerjaan tidak terjadi.
Salah satu Depatemen di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yaitu
Departemen Ekonomi Pembangunan, juga berupaya melakukan hal – hal yang
mahasiswa. Penataan ruang yang baik akan memperlancar kegiatan – kegiatan
tersebut. Selain itu pemakaian ruangan secara efisien penting agar pengawasan
mudah dilaksanakan serta terciptanya suasana yang menyenangkan. Penataan
ruang kantor yang baik dan sesuai akan berpengaruh besar terhadap produktivitas
kerja di Departemen Ekonomi Pembangunan itu sendiri.
Melihat pentingnya penataan ruang kantor yang baik dan sesuai dapat
berpengaruh besar terhadap produktivitas kerja, maka penulis tertarik untuk
melakukan penelitian tentang ”Peranan Tata Ruang Untuk Meningkatkan
Produktivitas Kerja Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara”.
B.Perumusan masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan, perumusan masalah yaitu
bagaimana Peranan Tata Ruang Kantor Dapat Meningkatkan Produktivitas Kerja
Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.
C. Tujuan penelitian
Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah :
1. Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma
III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan
Produktivitas Kerja Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
D.Manfaat penelitian
1. Bagi penulis
Menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan manajemen
perkantoran khusunya tata ruang kantor dan produktivitas pegawai.
2. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil langkah pada masa yang
akan datang untuk lebih memperhatikan tata ruang yang akan digunakan.
3. Bagi pihak lain
a. Sebagai bahan masukan dalam mempelajari ilmu manajemen
perkantoran khususnya tata ruang kantor.
b. Sebagai referensi bagi peneliti – peneliti lain yang berminat terhadap
judul yang penulis teliti.
E.Jadwal penelitian
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T.M. Hanafiah No. 9 Kampus USU Medan. Jadwal kegiatan penelitian ini
adalah sebagai berikut :
Tabel 1.1
Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 07 Oktober 2010, sejak
disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII
Kesekretariatan.
Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan
dilaksanakan pada minggu ketiga dan keempat bulan Oktober 2010 di
Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.
F. Sistematika penulisan
Pembahasan Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal
survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI.
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur
organisasi dan personalia, uraian tugas (Job Description), kinerja usaha terkini
dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB 3 : PEMBAHASAN
Dalam Bab ini diuraikan mengenai tata ruang kantor, produktivitas, faktor –
meningkatkan produktivitas kerja pada Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumatera Utara.
BAB 4 : PENUTUP
Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian
terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan
data dan pembahasan yang dilakukan peneliti diharapkan dapat memberikan
masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
BAB II
PROFIL INSTANSI
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakuftas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja
(Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya berada dibawah Presiden Universitas Sumatera
Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala. Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri
dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I
No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas
Sumatera Utara tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.
23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987,
Fakultas Ekonomi Universitas Sunatera Utara mengasuh dua jenjang Program
Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata -1 meliput i 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
1. Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas
Ekonomi USU berpedoman kepada dan sesuai dengan Surat Keputusan
Lembaga Administrasi (LAN) No. 239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003
tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No. 1/U/2002 perlu
disempurnakan. Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No. 20 Tahun
Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian,
meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
2. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu
Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
3. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang
berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organissi profesional dan lembaga lain yang bertaraf
4. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun
internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan
penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan/Perubahan.
B.Jenis Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian –
penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C.Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan kompenen-kompenen unit kerja dalam
organisasi. Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi
pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Wadah
tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersusun
sebagai berikut :
1. Dekan
2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan Bidang Akademik atau disebut Pembantu Dekan I.
b. Pembantu Dekan Bidang Administrasi atau Tata Usaha atau disebut
Pembantu Dekan II.
c. Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan atau disebut Pembantu Dekan
III.
3. Kepala Tata Usaha
Bagian Tata Usaha terdiri dari beberapa sub bagian, yaitu :
a. Sub Bagian Akademik.
b. Sub Bagian Umum dan Keuangan.
c. Sub Bagian Kepegawaian.
d. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni.
e. Sub Bagian Perlengkapan.
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE, M. Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, Msi
Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe,M.Ec,Ac
Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec
Anggota : Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak
Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si
Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak
Prof.Dr.Ramli,MS
Prof.Dr. paham Ginting.MS
Prof.Dr.Syaad Afifudin S, M.Ec
Prof.Dr.Rismayani,MS
Drs. Hasan Sakti Siregar,Msi.Ak
Prof.Dr.lic.rer.reg.Sirojuzilam,SE
Drs. Raja Bongsu Hutagalung,Msi,Ak
Departemen:
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo.SE,M.Ec
Sekretaris : Dr.Irsyad Lubis.SE.M.SocSe
Manajemen
Ketua : Prof.Dr.Ritha F.Dalimunthe,SE,Msi
Sekretaris : Nisrul Irawati,SE,MBA
Akuntansi
Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,Msi,Ak
Sekretaris : Mutia Ismail,SE,MM.Ak
Diploma Keuangan
Ketua : Prof.Dr.Paham Ginting,MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,Msi
Diploma Akuntansi
Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,Msi,Ak
Sekretaris : Iskandar Muda,SE,Msi
Diploma Kesekretariatan
Ketua : Dr.Endang Sulistya Rini,SE,Msi
Sekretaris : Dr.Arlina Nurbaiti Lubis,SE,MBA
Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita,SE
Kasub.Personalia :
Kasub.Keuangan : Eka Juliani,SE
Kasub.Umum dan Perlengkapan : M.Simba Sembiring,SE.MSi
Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos
Bendaharawan Gaji : Maslan,SE
PUMC : Suparyo,SE
Lembaga-Lembaga Penunjang
Puslitbank
Pengarah : Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec
Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak.
Bagian Perpustakaan
Kepala Perpustakaan : O. K. Raffii, SE
D. Uraian Tugas
Uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi
Sumatera Utara antara lain :
1 .Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan
pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b.Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan
administrasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi
mahasiswa
f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam dalam pelaksanaan kegiatan di
bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan
kerjasama.
3. Kepala Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas
4. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpukan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas
5. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
6. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Menyusun konsep juklak/juknis dibidang kepegawaian
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian
7. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
8. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
Uraian Tugas pada Departemen Ekonomi Pembangunan antara lain:
a. Menyimpan arsip nilai.
b. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.
c. Menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa persemester kedalam kartu
evaluasi.
d. Mengoreksi transkrip nilai mahasiswa.
e. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan
program Akdemik Departemen Ekonomi Pembangunan.
f. Membuat surat undangan seminar proposal.
g. Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus.
h. Memasukkan judul skripsi kedalam database skripsi Ekonomi
Pembangunan.
i. Menerima/memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti ujian
meja hijau (Comprehenship) Departemen Ekonomi Pembangunan.
j. Menyiapkan berkas ujian Meja HIjau (Comprehenship).
k. Mengawas ujian semester (setiap 6 bulan sekali).
l. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Ekonomi
Pembangunan setiap semester.
m. Membuat surat keluar Departemen Ekonomi Pembangunan setiap
semester.
n. Membuat form pengesahan seminar proposal.
o. Memasukkan judul skripsi kedalam buku daftar judul.
q. Menstempel skripsi yang telah selesai ditanda tangani oleh ketua jurusan.
E.Kinerja Usaha Terkini
Setiap lembaga tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan, dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu
semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam
bekerja. Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu
dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan
program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai
macam penelitian– penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat
bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada
masyarakat berupa seminar – seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada
masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan
terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM)
yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari – hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai – nilai
dan norma – norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada
tahun 2010 adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil.
2. Perkuliahan semester genap / ganjil.
3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Sebelum menjelaskan tentang pengertian tata ruang kantor maka akan lebih
baik jika lebih dahulu dijelaskan tentang apa yang dimaksud dengan kantor.
Guna kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat.
Mengadakan komunikasi berarti memberi dan menerima keterangan, akan tetapi
biasanya ada pencatatan dan penyusunan keterangan dalam suatu bentuk yang sesuai
dengan manajemen.
Adapun beberapa pengertian kantor ( Moekijat, 2002; 16-17 ) :
1. Denyer, dalam bukunya ” office administration ”
” office is any room where clerical work is normally carried on, whatever
name it may be given.”
(kantor adalah setiap tempat diman biasanya pekerjaan kantor dilakukan,,
dengan nama apapun diberikan kepada tempat tersebut).
2. Moekijat
” Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk
melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan
tulis-menulis), dengan nama apapun juga tempat itu diberikan.”
3. Atmosudirjo, dalam buku nya ” dasar-dasar office management.”
” Kantor adalah unit-organisasi yang terdiri atas tempat, staff personil, dan
Adapun yang dimaksud dengan tata ruang adalah pengaturan perabot, mesin,
sebagainya di dalam runagn kantor yang tersedia. Untuk memberikan gambaran
tentang pengertian tata ruang kantor, berikut beberapa pengertian menurut :
(Moekijat, 2002; 118-119)
4. Littlefield dan Peterson, dalam bukunya ” modern office management”
” office lay out may be defined as the arrangement of furniture and
equipment within available floor space.”
(Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perkakas dan
penataan dalam ruang lantai yang tersedia.
5. The Liang Gie, menyatakan :
” Tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak- letak yang
tepat serta pengeturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja
bagi para pegawai.”
B.Tujuan Tata Ruang Kantor
1. Arus pekerjaan yang efektif
Alat perlengkapan harus disusun sedemikian rupa, sehingga pekerjaan
mengikuti arus garis yang lurus sehingga terjadi arus pekerjaan yang efektif.
2. Ruang yang luas dapat dipergunakan dengan baik
Ruang harus cukup dan cocok dengan kebutuhan pegawai dan pekerjaan.
Pertimbangan mengenai biaya dan arus pekerjaan menentukan bahwa ruang
yang cukup harus juga dipergunakan dengan baik.
Kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi oleh tata ruang.
Keadaan yang tidak berdesak-desakan, kesenangan bagi fasilitas pelayanan
pegawai, dan tempat yang sesuai dengan sumber cahaya merupakan beberapa
dari kebutuhan-kebutuhan ini.
4. Memudahkan pengawasan
Mudahnya mengadakan pengawasan dipengaruhi oleh penempatan pengawas
dalam hubungannya dengan pegawai-pegawai. Pemusatan atau pemencaran
pegawai-pegawai, dapat didekatkan dengan bagian-bagian yang
berhubungan, dan oleh faktor-faktor tata ruang lainnya.
5. Kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu
Kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu adalah sangat penting,
dimana orang-orang luar mellihat sebagian atau seluruh luas kantor.
6. Fleksibilitas yang besar untuk kebutuhan-kebutuhan yang berlainan
Fleksibilitas harus cukup untuk memungkinkan mengubah tata ruang dengan
segera apabila dibenarkan oleh kebutuhan pekerjaan.
C. Prinsip – Prinsip Tata Ruang Kantor
Prinsip – prinsip tata ruang kantor adalah sebagai berikut : (Moekijat, 2002, 121)
1. Pekerjaan harus mengalir secara terus-menerus, sedapat-dapatnya dalam garis
yang lurus.
2. Bagian – bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi-fungsi yang sama dan
yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi
3. Kelompok-kelompok pelayanan pusat seperti pusat –pusat stenografi dan
ruang-ruang arsip harus ditempatkan dekat dengan bagian-bagian dan
pegawai-pegawai yang menggunakannya.
4. Perkakas dan perlengkapan kantor harus diatur secara simetris dan dalam garis
yang lurus dengan penempatan beberapa meja dan dan kursi yang menyudut
untuk pegawai-pegawai yang mengadakan pengawasan.
5. Penambahan ruang harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan kesenangan
pegawai.
6. Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang seragam memperbesar
fleksibilitas dan rupa yang lebih serasi.
7. Ruangan-ruangan harus cukup luas, sehingga orang – orang yang berjalan tidak
menyentuh bangku pegawai.
8. Pegawai-pegawai pada umumnya harus menghadap pada arah yang sama dan
pengawas ditempatkan di belakang kelompok-kelompok pekerjaan.
9. Meja-meja harus disusun sedemikian rupa, sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya yang tidak disukai.
10.Atur meja-meja sedemikian rupa, sehingga cahaya matahari yang cukup datang
pada sebelah kiri.
11.Kesatuan-kesatuan yang menggunakan perlengkapan yang mengeluarkan suara
gaduh seperti mesin-mesin hitung harus dipisahkan, agar tidak menggagu
12.Pegawai-pegawai yang pekerjaannya memerlukan banyak konsentrasi
pemikiran ditempatkan dalam sebagian ruangan atau dalam ruangan yang
cukup luasnnya.
13.Kesatuan-kesatuan yang mempunyai banyak hubungan dengan masyarakat
harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga mudah didatangi tanpa
mengganggu bagin-baguan lain.
14.Ruangan yang luas memudahkan arus pekerjaan dan memberikan fleksibilitas
yang lebih besar.
15.Pergunakan rungan yang luas ketimbang mempergunakan banyak ruangan
kecil yang sama luasnya. Ruangan yang luas memungkinkan diadakannya
penerangan, ventilasi, pengawasan, dan komunikasi yang lebih baik.
16.Pergunakan meja-meja dan kursi-kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah
ruangan. Hal ini memberikan pandangan yang lebih baik dan menambah
perasaan sama di antara para pegawai.
17.Kurangi berjalan dan menunggu waktu.
18.Perlengkapan kantor harus ditaruh dekat dengan pegawai-pegawai yang
menggunakan.
19.Jumlah gang yang cukup dengan luas yang cukup.
20.Pekerjaan rumit yang memelurkan penerangan harus ditempatkan dekat
jendela.
21.Arus pekerjaan sederhana, sehingga dapat mengurangi mondar-mandirnya
pegawai dan surat-surat sampai dengan seminimum-minimumnya.
D. Jenis-Jenis Tata Ruang
Jenis-jenis tata ruang adalah bentuk tata ruang yang biasa dipergunakan
dalam suatu kantor. Jenis tata ruang kantor dibagi menjadi tiga, yaitu :
1. Tata ruang terbuka
2. Tata runag tertutup
3. Tata ruang semi terbuka dan tertutup
1. Tata Ruang Terbuka
Tata ruang terbuka adalah suatu jenis tata ruang dimana
masing-masing pegawai tidak dibatasi oleh kamar-kamar atau sekat-sekat tertentu.
Jenis ini memungkonkan masing-masing pegawai melihat aktivitas pegawai
lainnya.
Tata ruang terbuka mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya :
a. Memungkinkan pengawasan lebih efektif terhadap pelaksanaan kerja
pegawai.
b. Lebih memudahkan hubungan antar pegawai karena tidak adanya
sekat-sekat yang membatasinya.
c. Lebih memudahkan penyebaran cahaya dan sirkulasi udara.
d. Memudahkan penyesuaian bila terjadi perubahan seperti penambahan dan
pengurangan pegawai atau penambahan dan pengurangan perabotan kantor.
e. Tata ruang terbuka relatif lebih murah dari segi biaya dsn lebih mudah
didalam pembuatannya.
Tata ruang terbuka mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya :
b. Seringnya timbul gangguan dari aktivitas lebih yang dilakukan oleh salah
satu pegawai.
c. Sulitnya menjaga kerahasiaan pekerjaan, bila pekerjaan bersifat rahasia.
2. Tata ruang tertutup
Tata ruang tertutup adalah suatu tata ruang dimana setiap pegawai
diberi ruang tersendiri yang memisahkan dari lainnya. Setiap pegawai diberi
ruangan khusus atau kamar kerja yang terpisah. Tata ruang tertutup cenderung
lebih banyak digunakan oleh pimpinan organisasi.
Tata ruang tertutup mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya :
a. Terjaganya rahasia kerja pegawai karena ia berada di ruangan tersendiri.
b. Tidak terganggunya aktivitas pegawai dan aktivitas pegawai lain.
c. Menimbulkan kesan positif pada relasi karena perusahaan dianggap lebih
menghargai pegawai.
d. Memudahkan pemeliharaan peralatan dan perabotan kantor.
Tata ruang tertutup mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya :
a. Biaya tata ruang menjadi relatif mahal
b. Ruangan yang tersedia hanya dapat dimanfaatkan untuk sedikit pegawai
saja.
c. Hubungan pribadi antar pegawai menjadi kurang erat karena masing-masing
dibatasi oleh ruang-ruang sehingga menyulitkan pegawai mengadakan
komunikasi langsung.
3. Tata Ruang Semi Terbuka dan Tertutup
Tata ruang semi terbuka dan tertutup adalah tata ruang yang dibuat dengan
menggabungkan kedua jenis tata ruang tersebut. Pertimbangan penggunaan tata
ruang jenis ini adalah untuk menekan biaya tetapi tetap dengan menghargai hap
pribadi pegawai. Tata ruang semi dilakukan dengan memberi sekat antar
pegawai tanpa pintu.
E. Azaz – azaz pengelolaan tata ruang
Azaz – azas pengelolaan tata ruang adalah pedoman dasar pengelolaan tata
ruang. Artinya, tata ruang yang baik hendaknya berpedoman dan azas tersebut.
Seorang ahli tata ruang, Ricard Muther dalam bukunya ” Pratical Plen Out”,
menyatakan azaz pengelolaan tata ruang yaitu :
1. Azaz rangkaian kerja
2. Azaz jarak terpendek
3. Azaz penggunaan segenap ruang
4. Azaz perubahan susunan kerja
1. Asas Jarak Terpendek
Merupakan suatu tata ruang dimana proses penyelesaian suatu
pekerjaan dapat dilakukan sependek-pendeknya atau dengan waktu yang
efektif yaitu dengan jarak antara dua titik dalam garis lurus.
2. Asas Rangkaian Kerja
Yaitu penempatan para pegawai dan alat – alat kantor menurut
3. Asas Penggunaan Segenap Ruang
Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya
yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal keatas maupun ke bawah.
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja.
Apabila diperlukan dapat diubah dengan mudah.
Misalnya, tata ruang kantor terpaksa diubah, karena :
a. Perubahan proses kerja / prosedur kerja kantor.
b. Penemuan teknologi baru, dan lain lain. (Sedarmayanti,2001:126)
F. Langkah – langkah dalam menyusun tata ruang kantor
Langkah – langkah dalam menyusun tata ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha dengan satuan –
satuan kerja lainnya.
2. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelajari segenap
pekerjaan, tentukan urutan – urutan pekerjaan, serta ketahuilah jumlah
pegawai yang terlibat.
a. Satuan pekerjaan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani
publik hendaknya ditempatkan pada tempat yang mudah di datangi orang
– orang luar tanpa menggangu satuan kerja lainnya.
b. Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain
hendaknya dikelompokkan pada satu tempat. Terutama pada gedung
yang bertingkat-tingkat, penempatan dari jarak terpendek terjamin. Bagi
perlu mondar-mandir atau naik turun tangga kalau harus pergi dari
bagian satu ke bagian yang lainnya.
c. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari
organisasi tersebut hendaknya diberi tempat di tengah-tengah, sehingga
satuan-satuan lainnya dapat mudah menghubunginya.
d. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya yang menimbulkan suara gaduh,
diletakkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketengangan.
3. Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang
dan lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda pintu, jendela dan
lainnya.
4. Susun letak meja dan kursi pegawai serta perabot lainnya, dengan
menggunkan kertas warna-warni dengan ukuran tertentu dan memberikan
nomor kode masing-masing
5. Menyusun denah konsep tata ruang dengan memperhitungkan kemungkinan
perubahan yang disebabkan oleh :
a. Penambahan atau pengurangan pegawai
b. Penambahan dan pergantian perabot atau alat kerja
c. Perubahan penyelesaian prosuder kerja
d. Perubahan atau pengembangan struktur organisasi
G. Pengertian Produktivitas
Suatu organisasi yang ingin tumbuh dan berkembang selalu berupaya
meningkatkan produktivitas kerja sebagai sistem organisasi tersebut, termasuk sistem
manajemen, sistem fungsional dan sistem operasional. Bukan merupakan hal yang
baru apabila dikatakan bahwa yang dimaksud sengan produktivitas ialah terdapatnya
korelasi “terbalik” antara masukan dan luaran. Artinya, suatu sistem dapat dikatakan
produktif apabila masukan yang diproses semakin sedikit untuk menghasilkan luaran
yang semakin besar. Tentu banyak cara yang digunakan untuk mengukur tinggi
rendahnya produktivitas suatu sistem.
Produktivitas sering pula dikaitkan dengan cara dan sistem yang efisien,
sehingga proses produksi berlangsung tepat waktu dan dengan demikian tidak
diperlukan kerja lembur dengan segala implikasinya, terutama implikasi biaya. Dan
kiranya jelas bahwa yang merupakan hal yang logis dan tepat apabila peningkatan
produktivitas dijadikan salah satu sasaran jangka panjang perusahaan dalam langka
pelaksanaan strateginya.
Produktivitas berasal dari kata “produktiv” artinya sesuatu yang mengandung
potensi untuk digali, sehingga produktivitas dapatlah dikatakan sesuatu proses
kegitan yang terstruktur guna menggali potensi yang ada dalam sebuah
komoditi/objek. Filosofi produktivitas sebenarnya dapat mengandung arti keinginan
dan usaha dari setiap manusia (individu atau kelompok) untuk selalu meningkatkan
mutu kehidupannya dan penghidupannya.
Secara umum produktivitas diartikan atau dirumuskan sebagai perbandingan
Menurut Sulistiani dan Rosidah dalam
produktivitas adalah :
“Menyangkut masalah hasil akhir, yakni seberapa besar hasil akhir yang
diperoleh didalam proses produksi, dalam hal ini adalah efisiensi dan efektivitas”.
Sedangkan menurut Malayu S.P Hasibuan dalam
produktivitas adalah :
“Perbandingan antara output (hasil) dengan input (masukan). Jika produktivitas
naik ini hanya dimungkinkan oleh adanya peningkatan efesiensi
(waktu,bahan,tenaga) dan sistem kerja, teknik produksi dan adanya peningkatan
keterampilan dari tenaga kerjanya”.
Dari beberapa pendapat tersebut diatas sebenarnya produktivitas memiliki
dua dimensi, pertama efektivitas yang mengarah kepada pencapaian untuk kerja
yang maksimal yaitu pencapaian target yang berkaitan dengan berkualitas, kuantitas,
dan waktu. Kedua yaitu efesiensi yang berkaitan dengan upaya membandingakan
input dengan realisasi penggunaanya.
H.Tata ruang Kantor pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara
Susunan tata ruang kantor Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
Sumatera Utara adalah tata ruang kantor terbuka, yakni suatu ruangan besar yang
digunakan beberapa pegawai sebagai tempat bekerja bersama – sama tanpa dipisah
oleh penyekat. Tata ruang yang terdapat pada Departemen Ekonomi Pembangunan
1. Sebuah ruangan khusus untuk Ketua Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Meja khusus untuk Sekretaris Departemen Ekonomi Pembangunan
3. Ruangan untuk mengadakan seminar skripsi/meja hijau, kegiatan belajar
mengajar.
4. Meja dan kursi yang digunakan untuk rapat.
5. Ruangan untuk menyimpan barang-barang.
6. Dan terdapat 6 buah meja dan kursi untuk pegawai.
Dengan digunakannya tata ruang kantor terbuka maka keuntungan bagi
pegawai Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara, yaitu:
1. Memungkinkan pengawasan lebih efektif terhadap pelaksanaan kerja pegawai.
2. Lebih memudahkan hubungan antar pegawai karena tidak adanya sekat-sekat
yang membatasinya.
3. Lebih memudahkan penyebaran cahaya dan sirkulasi udara.
4. Memudahkan penyesuaian bila terjadi perubahan seperti penambahan dan
pengurangan pegawai atau penambahan dan pengurangan perabotan kantor.
5. Tata ruang terbuka relatif lebih murah dari segi biaya dsn lebih mudah didalam
pembuatannya.
Akan tetapi di samping keuntungan tata ruang kantor terbuka pada
Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara juga mempunyai
kelemahan, yaitu:
1. Sulitnya privacy atau menjaga hak pribadi pegawai.
2. Seringnya timbul gangguan dari aktivitas lebih yang dilakukan oleh salah satu
3. Sulitnya menjaga kerahasiaan pekerjaan, bila pekerjaan bersifat rahasia.
Prinsip- prinsip tata ruang kantor yang dijalankan oleh Departemen Ekonomi
Pembangunan Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1.Meja disusun dengan rapi.
2.Perlengkapan kantor diletakkan dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
3.Meja pegawai diletakkan tidak terlalu jauh dari pintu masuk, agar pelayanan
bagi mahasiswa tidak menggangu kegiatan pekerjaan yang lain.
4.Setiap bagian mendapatkan penerangan yang merata dan cukup baik.
5.Pekerjaan yang memerlukan konsentrasi ditempatkan di ruangan tertentu
( Ruang Ketua Departemen Ekonomi pembangunan).
1. Peralatan dan Perlengkapan
Penyusunan perabot - perabot kantor akan menimbulkan keharmonisan
dalam penggunaan ruangan yang tersedia sangat penting untuk menciptakan
iklim kerja yang sehat dan memberikan kesan nyaman bagi orang yang datang
ke kantor tersebut.
Peralatan dan perlengkapan yang terdapat di Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumtera Utara yaitu :
a. Kursi.
b. Meja Kerja.
c. Filling Cabinet.
d. Lemari Penyimpanan.
Seperti pena, pensil, penggaris, buku agenda, kertas dengan berbagai
jenis dan ukuran, kertas dengan kepala/ kop surat, kertas memo, karbon,
Stapler dan Stapless, jepitan kertas (paper clips), alat pelubang kertas (
punch), jepitan dokumen tebal (binder clips), lem perekat,dan gunting.
f. Televisi.
g. AC ( Air Conditioner ).
h. Kalender.
i.Kalkulator.
j.Pesawat telepon.
k. Jam.
l.Komputer dan printer.
2. Lingkungan dan kondisi fisik ruang kantor Departemen Ekonomi
Pembangunan Universitas Sumatera Utara
Lingkungan dan kondisi fisik kantor dipengaruhi oleh faktor-faktor
sebagai berikut :
a. Cahaya
Penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan
kelancaran kerja bagi para pegawai. Pencahayaan di lingkungan kerja
dikatakan efektif apabila pegawai merasa nyaman secara visual akibat
pencahayaan yang seimbang. Para pegawai menerima informasi
menggunakan indera penglihatan (mata) seperti membaca surat, menulis,
Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan penglihatan
kurang jelas, sehingga pekerjaan akan terhambat dan banyak kesalahan
terjadi. Hal ini akan mempengaruhi produktivitas kerja pegawai. Kelelahan
pada mata pegawai akibat cahaya yang tidak sesuai di tempat kerja akan
mengakibatkan ketegangan pada matanya, hal ini akan mengakibatkan
kinerja pegawai menurun dan tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai
secara efektif.
Ada empat jenis pencahayaan yang digunakan di kantor antara lain:
1) Ambient Lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan
keseluruh ruangan yang biasanya dipasang pada langit-langit luar
kantor.
2) Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang
pegawai, misalnya meja kerja.
3) Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area
yang akan dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang pada lorong
sebuah kantor atau area lain yang dibutuhkan.
4) Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, kaca, dinding, serta
cahaya lainnya. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi
pegawai. Namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam
keadaan mendung atau gelap. Untuk itu perusahaan sebaiknya
menggunakan sistem penyimpanan cahaya matahari (solar energy
Pencahayaan yang terdapat di Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumatera Utara ialah Amblient lighting, yaitu pencahayaan
yang biasanya dipasang pada langit – langit kantor. Dengan menggunakan
pencahayaan Amblient lighting maka kantor Departemen Ekonomi
Pembangunan Universitas Sumatera Utara akan mendapatkan pencahayaan
yang sama dan seimbang sehingga pegawai merasa nyaman secara visual
dan dapat menerima informasi menggunakan indera penglihatan (mata)
dengan baik. Dengan pencahayaan yang jelas dan baik, pekerjaan akan
berjalan dengan lancar dan mengurangi kesalahan yang terjadi sehingga
dapat meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
b. Warna
Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran
yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Warna tidak hanya
mempercantik kantor.
Warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan, pengertian, dan pikiran.
Sifat dan pengaruh warna dapat menimbulkan rasa senang, sedih, dan
Tabel 3.1
Warna yang mempengaruhi perasaan Manusia
Warna Sifat Pengaruh Untuk ruangan
1. Merah Dinamis,
merangsang
dan panas
Menimbulkan semangat kerja Pekerjaan
sepintas lalu
( singkat )
2. Kuning Keanggunan,
bebas, hangat
Menimbulkan rasa gembira dan
merangsang urat syaraf mata.
Gang – gang
Warna yang digunakan kantor Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumatera Utara adalah warna kuning dan cokelat dalam satu
ruangan, Warna tersebut banyak digunakan kantor – kantor pada umumnya.
Warna kuning berpengaruh menimbulkan rasa gembira dan merangsang urat
syaraf, selain itu dengan menggunkan warna kuning dan cokelat dalam satu
ruangan, kantor akan tampak menyenangkan dan menarik pandangan karena
warna perpaduan warna kuning dan cokelat serasi untuk warna suatu ruang
kantor.
c. Udara
Faktor lingkungan kantor lainnya yang dapat mempengaruhi
Beberapa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan adalah
temperatur, kelembaban, ventilasi serta kebersihan udara. Mengenai udara
ini, Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara kurang
baik karena dua Air Conditioner (AC) yang terdapat pada kantor
Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumtera Utara kurang
berfungsi dengan baik, sehingga terkadang ruangan terasa panas dan gerah
yang dapat mempengaruhi kenyamanan dan produktivitas pegawai.
d. Musik
Musik dipergunakan untuk membantu kelancaran pekerjaan.
Lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan
kejemuan serta menambah kegembiraan kerja. Mempergunakan musik saat
bekerja dapat memperbaiki kondisi-kondisi yang kurang baik. Musik
memberikan efek menenangkan kelelahan mental dan fisik serta
mengurangi ketegangan.
Pada kantor Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
Sumatera Utara telah menggunakan musik saat bekerja, dengan
menggunkan musik dapat membantu meningkatkan kepuasan kerja dan
produktivitas kerja, menghilangkan rasa bosan, monoton dalam melakukan
pekerjaan kantor. Musik juga memberikan efek menenangkan serta
mengurangi ketegangan
e. Suara
Pada kantor Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
tinggi seperti pekerjaan Ketua Jurusan Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumtera Utara. Karenanya pada bagian tersebut, suara bising
dihindarkan dan ruangan tersebut ditempatkan di ruangan khusus. Agar
pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, efisien dan efektif
sehingga produktivitas kerja dapat meningkat. Suara yang gaduh
menyebabkan kesulitan dalam memusatkan fikiran, dalam menggunakan
telepon, dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik.
f. Dekorasi
Masalah dekorasi berhubungan dengan tata warna yang baik.
Karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja,
tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunannya, dan tata
warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.
Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumtera
Utara umumnya dekorasi kantor sudah tertata dengan baik. Hal ini terlihat
pada penyusunan meja dan kursi yang teratur, untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada denah kantor Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
DENAH KANTOR DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Keterangan :
1. Pintu 7. Meja Sekretaris Jurusan
2. Meja kerja pegawai 8. Ruangan Ketua Jurusan
3. Kursi 9. Ruangan seminar skripsi/meja hijau
4. Filling Cabinet 10. Meja Rapat
5. Lemari 11. Televisi
6. Ruang penyimpanan barang
g. Keamanan
Dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya selalu
diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor
keamanan perlu dipertimbangkan secara hati – hati dan teliti. Keamanan
yang perlu diperhatikan ialah mencegah kecelakaan kerja, kemalingan
(kriminalitas), pengamanan rahasia, dan tangga darurat. Pada kantor
Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumtera Utara keamanan
diwujudkan dengan selalu mengunci ruangan atau lemari yang berisi
berkas-berkas penting.
I. Produktivitas kerja pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.
Secara umum telah diakui bahwa peningkatan produktivitas haruslah
direfleksikan oleh peningkatan dan upah dan daya beli sehingga dapat memacu
hambatan yang berubah-ubah. Hambatan itu bermacam-macam ada yang datang
dari luar dan dari dalam.
Produktivitas dapat ditingkatkan dengan penggunaan sumber-sumber daya
secara lebih efektif dan efesien.Tentunya ada faktor-faktor lain yang mendukung
seperti tingkat prndidikan dan keterampilan tenaga kerja, sistem pengaturan kerja,
isi kerja serta motivasi kerja yang baik. Produktivitas yang meningkat, yaitu
output yang lebih besar dari jam kerja. Selain itu semangat persaudaraan, suasana
kerja yang harmonis, aman, penuh gairah dan disiplin tinggi juga meningkatkan
produktivitas kerja.
Produktivitas kerja pada Departemen Ekonomi Pembangunan di pengaruhi
oleh banyak hal, seperti penggunaan sumber-sumber daya dalam hal ini yaitu
peralatan dan perlengkapan yang tersedia cukup lengkap untuk mendukung
pekerjaan pegawai dan mendukung meningkatkan produktivitas kerja. Selain itu
semangat persaudaraan, suasana kerja yang harmonis, aman dan penuh gairah
yang tercipta pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera
Utara juga meningkatkan produktivitas kerja.
J. Peranan Tata Ruang Untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.
Tata ruang kantor yang terdapat pada kantor Departemen Ekonomi
Pembangunan Universitas Sumatera Utara adalah tata ruang kantor terbuka, yakni
suatu ruangan besar yang digunakan beberapa pegawai sebagai tempat bekerja
Produktivitas yang terdapat pada kantor Departemen Ekonomi
Pembangunan Universitas Sumatera Utara adalah di pengaruhi oleh banyak hal,
seperti penggunaan sumber-sumber daya dalam hal ini yaitu peralatan dan
perlengkapan yang tersedia cukup lengkap untuk mendukung pekerjaan pegawai
dan mendukung meningkatkan produktivitas kerja. Selain itu semangat
persaudaraan, suasana kerja yang harmonis, aman dan penuh gairah yang tercipta
pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara juga
meningkatkan produktivitas kerja.
Dengan digunakannya tata ruang kantor terbuka pada kantor Departemen
Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara dapat memudahkan
pengawasan terhadap pelaksanaan kerja pegawai dengan diadakannya
pengawasan terhadap pelaksanaan kerja pegawai dapat meningkatkan
produktivitas kerja.
Pada kantor Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera
Utara tata ruang kantor yang digunakan adalah tata ruang kantor terbuka terbuka.
Dengan demikian tidak adanya sekat-sekat yang membatasi sehingga
memudahkan hubungan antar pegawai dengan begitu akan menciptakan semangat
persaudaraan, suasana kerja yang harmonis, aman dan penuh gairah yang juga
dapat meningkatkan produktivitas kerja.
Selain itu lebih memudahkan penyebaran cahaya dan sirkulasi udara
karena tidak ada sekat-sekat yang membatasi dan Tata ruang terbuka relatif lebih
BAB IV PENUTUP
A.Kesimpulan
Berdasarkan uraian tersebut, dapat ditarik kesimpulan :
1. Konsep tata ruang yang dipakai pada kantor Departemen Ekonomi
Pembangunan Universitas Sumtera Utara adalah konsep tata ruang kantor
terbuka karena dianggap lebih mudah untuk merawat ruang kantornya. Tidak
hanya itu saja, tata ruang ini juga bertujuan agar lebih mudah berkomunikasi
satu sama lain sehingga efisiensi, efektivitas dan produktivitas pekerjaan lebih
mudah dicapai.
2. Dari pengamatan penulis dapat diambil kesimpulan antara perbandingan teori
yang telah dipelajari dengan yang ada di organisasi, bahwa kantor Departemen
Ekonomi Pembangunan Universitas Sumtera Utara telah menerapkan teori
yang ada. Hal ini terbukti dari penyusunan tata letak ruang kantor pada bagian
Pendidikan Fakultas Ekonomi USU memenuhi aspek-aspek yang ada.
Aspek-aspek itu diantaranya adalah Aspek-aspek lingkungan yang mencakup perkakas
kantor, dan kondisi fisik dalam kantor.
3. Kantor Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumtera Utara telah
menerapkan asas tata ruang kantor yang baik. Ini terbukti dari penyusunan tata
letak ruang kantornya dan penempatan perabot-perabot kantor.
4. Tata ruang kantor pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas
membantu penghematan tenaga, waktu dan biaya, sehingga dapat meningkatkan
efesiensi, efektivitas dan produktivitas kerja para pegawainya.
5.Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumtera Utara para
pegawai yang memiliki pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain
ditempatkan berdekatan agar pekerjaan yang mereka kerjakan lebih efektif.
B.Saran
Adapun saran yang dapat diberikan agar produktivitas kerja di Departemen
Ekonomi Pembangunan sebagai berikut:
1. Sebaiknya penyusunan arsip harus lebih diperhatikan karena masih belum
sempurna agar di dalam mencari arsip yang dibutuhkan tidak kewalahan.
2. Kebersihan ruangan harus lebih diperhatikan lagi agar keindahan ruangan
dapat terjaga. Khususnya pada kebersihan meja para pegawai, hendaknya
barang-barang atau kertas-kertas yang tidak terpakai lagi sebaiknya
disingkirkan dari atas meja agar tidak mengganggu pekerjaan.
3.Udara yang terdapat pada kantor Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumatera Utara sebaiknya segera diperbaiki agar udara pada
ruangan kerja tidak panas dan terasa sejuk sehingga akan meningkatkan
produktivitas kerja para pegawai dan juga pimpinan
4.Kursi-kursi yang digunakan pada Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumatera Utara sebaiknya di seragamkan. Hal ini memberikan
pandangan yang lebih baik dan menambah perasaan sama di antara para
5. Kesehatan ruangan juga harus dijaga. Dalam menciptakan ruangan yang sehat
sebaiknya dilakukan bersama-sama, dan juga diperlukan kesadaran yang tinggi
bagi setiap individu yang berada di ruangan tersebut. Tata ruang kantor pada
Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumtera Utara dirancang
sedemikian rupa agar penataannya dapat diubah kembali jika diperlukan, hal
DAFTAR PUSTAKA
Achmad Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra. Wacana Media, Jakarta.
Gie, The Liang, 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Ketujuh. Liberty Offset, Yogyakarta.
Haryadi, Hendi, 2009. Administrasi Perkantoran. Visimedia, Jakarta.
Label. Pengertian Produktivitas Kerja, (17.38)
Moekjizat, 2002. Tata Laksana Kantor. Cetakan Kedelapan, Mandar Maju, Bandung.
Moekijat, 2008. Administrasi Perkantoran. Cetakan Kedelapan, Mandar Maju, Bandung.
Serdamayanti, 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.
