TUGAS AKHIR
SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMEATERA UTARA
OLEH :
DIDAR ADINDA
072103039
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa
memberikan kesehatan dan kemampuan pada penulis untuk dapat menyelesaikan
tugas akhir ini. Penulisan tugas akhir ini ditujukan untuk memenuhi salah satu
syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan Program Studi
Diploma-III Jurusan Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir yang dipilih adalah “Sistem
Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Kearsipan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tak luput dari
kekurangan-kekurangan baik dari segi susunan dan tata bahasa karena masih terbatasnya ilmu
pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki. Penyelesaian tugas akhir ini
ternyata tidak semudah yang penulis bayangkan sebelumnya dan penulis
menyadari bahwa dalam tugas akhir ini masih terdapat kesalahan pada penulisan
maupun bahasa.
Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan
magang, riset hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima
bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis
tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu
pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah
1. Ayahanda H. Ir. Aswin Nurdin Nasution dan Ibunda Hj. Idulina Fitri
Dalimunthe SH yang telah mengasuh, mengasihi, membesarkan,
membimbing dan selalu memberi dukungan kasih sayang kepada penulis
dengan tulus dan ikhlas.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
5. Ibu Dra. Setri Hiyanti Siregar, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah
meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan (saran)
yang sangat berguna kepada penulis dalam rangka penyusunan Tugas
Akhir ini.
6. Ibu Eka Yuliani, SE selaku staf pegawai bagian keuangan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data dan
keterangan saat penulis melakukan riset.
7. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
8. Saudara kandung penulis, Mohammad Aulia Nasution dan Akmal Akbar
Nasution SH serta keluarga besar yang selalu memberikan kebahagiaan,
dukungan dan semangat.
9. Sahabat-sahabat terbaik penulis yaitu Dilla, Amel, Nadia, Muti, Ita, bang
Dedek, bang Datok, bang Arie, Bang Dito dan sahabat-sahabat di SMA
yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan keceriaan dan
khususnya untuk Didit Trisunu yang selalu memberikan inspirasi,
kebahagiaan, dukungan semangat dan keceriaan bagi penulis.
10.Teman-teman D-III Kesekretariatan 2007 dan khususnya Retno, Waya,
Tari, Yoan, Widya, Agung, Iwan, Rina, Azdhani, Indah, Yanti, Oky serta
teman-teman kelompok magang penulis yaitu Anggi, Andy, Lisa, Dani,
Linda yang telah melengkapi keindahan masa kuliah penulis.
11.Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih
atas dukungan dan bantuannya.
Penulis mengucapkan terima kasih hanya bisa berdoa semoga kiranya
bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar
dapat dibalas oleh Allah Subhana Wata’ala. Penulis berharap agar tugas akhir ini
memberikan manfaat bagi semua pihak.
Medan, Juni 2010 Penulis,
DAFTAR ISI
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 7
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 9
C. Struktur Organisasi ... 10
D. Job Description ... 13
E. Kinerja Usaha Terkini pada Fakultas Ekonomi ... 18
F. Rencana Kegiatan... 19
BAB III PEMBAHASAN ... 20
A. Pengertian Arsip ... 20
B. Jenis Arsip ... 22
C. Peranan dan Tujuan Kearsipan ... 23
D. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik ... 24
E. Alat-alat yang Digunakan Untuk Menyimpan Arsip ... 26
Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara ... 29
1. Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara Penciptaan Arsip ... 29
2. Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Keungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 32
3. Sistem Pemeliharaan Arsip Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 34
G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan ... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 42
A. Kesimpulan ... 42
B. Saran ... 43
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 12
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Informasi merupakan sarana penting dalam proses pencapaian tujuan. Arsip
sebagai informasi mempunyai peranan penting dalam pengambilan keputusan dan
merumuskan kebijaksanaan yang akan diterapkan di dalam sebuah instansi atau
organisasi, karena arsip berfungsi untuk mempermudah dan memperlancar jalannya suatu
organisasi. Selain itu, arsip juga berfungsi sebagai alat ingatan, sumber informasi dan
sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan, penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan,
pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Tanpa arsip tidak
mungkin seseorang dapat mengingat segala macam dokumen dan catatan yang begitu
rumit secara lengkap (Widjaja, 2000:7)
Pada dasarnya keberadaan arsip pada lingkungan perkantoran tidak dapat
dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan administrasi khususnya pada bagian Keuangan
karena kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan tersebut. Kearsipan yang
teratur dan tertib dapat menjadi alat informasi dan referensi yang membantu
lembaga-lembaga pemerintah dan lembaga-lembaga-lembaga-lembaga swasta dalam melancarkan kegiatan
administrasi. Oleh karena itu pengelolaan terhadap arsip harus diterapkan sebaik mungkin
agar setiap saat arsip dapat diambil atau ditemukan kembali dalam waktu yang cepat.
Apabila arsip tidak disimpan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan maka hal ini
dapat menghambat kelancaran pekerjaan administrasi. Oleh karena itu, pengelolaan arsip
membutuhkan tekhnik dan keterampilan khusus karena data yang akan dihasilkan,
atau organisasi dilaksanakan dengan maksud memberikan pelayanan yang dibutuhkan
oleh instansi atau organisasi dan merupakan suatu aktivitas yang bersifat rutinitas (Lasa
Hs, 2010:9)
Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi atau organisasi dipengaruhi
oleh mental dan fisik pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang
digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk penyimpanan,
pengamanan dan pemeliharaan arsip tersebut. Oleh karena itu perlu mendapat dorongan
untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga efektivitas pengelolaan kearsipan dapat
tercapai dengan baik pula. Dorongan tersebut adalah berupa pemenuhan kebutuhan
pegawai yaitu dengan pemberian gaji yang baik, jaminan kesejahteraan dan jaminan kerja
(Lasa Hs, 2010:4)
Fungsi arsip sebagai alat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan
perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh dan proses pekerjaan kantor
yang berdayaguna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, pegawai yang bekerja unit
kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan tetapi juga
harus memiliki keterampilan khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin
dicapai dapat terlaksana dengan baik.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih
banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik.
Dalam pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam
lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal
ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat
dan pemeliharaan arsip mutlak harus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi
yang terkandung dalam arsip tersebut.
Kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya di
bagian Keuangan juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip
yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sitem kearsipan
yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni
proses pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur (sembarangan),
tidak terjadwal jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai
prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.
Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tetarik untuk mengetahui bagaimana
penataan sistem arsip yang baik pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara melalui penulisan laporan tugas akhir yang berjudul “Sistem
Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Kearsipan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Permasalahan
Berdasarkan latar belakang, maka penulis merumuskan masalah yang menjadi
dasar dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut “Bagaimana Proses Penyimpanan,
Pengamanan dan Pemeliharaan kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan
a. Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Untuk mengetahui bagaimana proses penyimpanan, pengamanan dan
pemeliharaan kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
2. Manfaat
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
a. Bagi organisasi, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk
penyempurnaan penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada
bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk
memperbaiki sistem kearsipan di masa yang akan datang.
b. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang penyimpanan,
pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan referensi terhadap objek yang sama
bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian.
D. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan oleh penulis pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara pada tanggal 26 Maret 2010 sampai dengan 09 April 2010
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
No Kegiatan
Minggu Ke
I II III
1 Persiapan √
2 Pengumpulan Data √ √
3 Penulisan √ √ √
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :
BAB I. PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat
penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI
Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan
usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi
BAB III. PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan pengertian arsip, jenis arsip, peranan dan tujuan kearsipan,
alat-alat yang digunakan untuk penyimpanan arsip, sistem penyimpanan, pengamanan
dan pemeliharaan kearsipan serta sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menyajikan tentang kesimpulan dari penelitian dan saran-saran yang
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan
Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun
Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama
dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu
itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara
(istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987. Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan
Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : Departemen Ekonomi
Pembangunan, Departemen Manajemen dan Departemen Akuntansi. Program
Diploma-III terdiri dari : Jurusan Kesekretariatan, Jurusan Keuangan, Jurusan
Akuntansi. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai
menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
Berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan
serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn
internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan
diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/
perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang
bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi
ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada
masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan
Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan
demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu
bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan
antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ini ditetapkan
demi tercapainya tujuan umum suatu yaitu untuk mengatur seluruh aktivitas maupun
kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang
telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi
dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja
sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan
akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan
perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,
keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan
kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di
lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah
di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti
kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini pada Fakultas Ekonomi
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin
dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong pencapaian hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
Fakultas adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar
dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas,
Isra’ Mi’raj dan lain lain) sehingga para civitas akademika selalu memilki
nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang maha Esa.
Pada tahun 2009 Fakultas Ekonomi mampu menampung mahasiswa baru
sebanyak 1.071 orang. Jurusan S1 Ekonomi Pembangunan jumlah mahasiswa
sebanyak 131 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 64 orang,
perempuan 67 orang. Jurusan S1 Manajemen jumlah mahasiswa sebanyak 258
orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 137 orang, perempuan 121
orang. Jurusan S1 Akuntansi jumlah mahasiswa sebanyak 324 orang, yang terbagi
atas jumlah laki-laki sebanyak 122 orang, perempuan 202 orang. Jurusan D3
Keuangan jumlah mahasiswa sebanyak 137 orang, yang terbagi atas jumlah
laki-laki sebanyak 53 orang, perempuan 84 orang. Jurusan D3 Akuntansi jumlah
mahasiswa sebanyak 129 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 37
orang, perempuan 92 orang. Jurusan D3 Sekretaris jumlah mahasiswa sebanyak
92 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 6 orang, perempuan 86
orang.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris
disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang
berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang
berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion”
yang berarti ‘Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut
“Archivum”, dan akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini
(Serdamayanti, 2003:7).
Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work) (Wursanto,
2000:11). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. Formulir
adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan
untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah
suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan,
pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain.
Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi.
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan
surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat
dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini :
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi,
instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan
apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.7 Tahun 1971
tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-Badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau
perorangan dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Defenisi di atas menjelaskan bahwa arsip merupakan sumber informasi dan pusat
ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan
pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian
rupa selama masih diperlukan.
B. Jenis Arsip
Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip
dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang
dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut:
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan
kegunaannya dapat dibedakan menjadi :
a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja. Jadi, arsip aktif masih ada ditempat-tempat / unit
pengolah dalam suatu kantor/organisasi.
b. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun. Arsip semi aktif maksudnya arsip-arsip dalam masa
transisi secara aktif dan inaktif.
c. Arsip inaktif atau semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Singkatnya dapat
dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
C. Peranan dan Tujuan Kearsipan 1. Peranan Kearsiapan
Peranan kearsipan adalah sebagai alat utama ingatan organisasi dan bahan
informasi, sebagai alat pembuktian (bukti otentik), bahan dasar perencanaan dan
pengambilan keputusan, barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi
pimpinan untuk membuat keputusan-keputusan perumusan kebijakan. Oleh sebab
itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, dan benar haruslah memiliki
prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Jadi, dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial
dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan
administrasi.
2. Tujuan Kearsipan
Tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangssan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban
tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Tujuan kearsipan adalah agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan
kembali, arsip terawat dengan baik dan tersimpan rapi, terjamin keselamatannya
dengan sistem tertentu
D. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik
Tujuan adalah sesuatu yang ingin (hendak) dicapai. Setiap sistem
mempunyai tujuan. Demikian juga sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu
menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika
dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi (baik pemerintah maupun swasta)
(2000:32) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik
apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan
kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam
pengembalian arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan
sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
3. Murah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggraakan harus mudah/ekonomis baik dalam
penegeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau
perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung
arsip), rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat
yang dipergunakan pada dasarnya.
5. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis
dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi
suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh
organisasi lain.
Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan
disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembnagan organisasi.
Organisasi pada umumnya bersifat dinamis (berkembang). Jadi jangan sampai
filling yang dilaksananakan setiap saat berubah karena perkembangan
organisasi.
7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan
mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus
terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh
binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.
8. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan
akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam
perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar
Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.
E. Alat-Alat Yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip 1. Map
Map adalah Lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip. Map mempunyai macam-macam bentuk dan ukuran.
Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannnya, map dapat dibedakan
a. Map biasa, disebut juga stopmap atau stofmap atau stopmap folio.
Stopmap dilengkapi dengan daun-daun penutup yang berfungsi
melindungi atau menahan warkat-warkat yang disimpan didalamnya
agar tidak mudah lepas atau terpisah dari satuan atau himpunan.
b. Stopmap tali adalah Stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat
merapatkannya. Stopmap tali disebut juga partapel yang terbuat dari
karton dan diberi tali dari kain atau pita.
c. Map jepitan adalah Map yang memakai jepitan dari logam untuk
memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya
tidak mudah terlepas. Dalam praktek perkantoran, map jepit lebih
dikenal dengan nama snelhecter.
d. Map tebal.
Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah Map dengan memakai
jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan
secara vertical atau berdiri/tegak. Map jenis ini sering disebut dengan
briefordner.
2. Folder
Folder merupakan Lipatan kertas tebal /karton manila berbentuk segi
empat panjang untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau
sekelompok arsip didalam file/filling cabinet. Bentuk folder seperti stopmap
folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup atau seperti map jepitan
3. Guide
Guide merupakan Petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan
sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya
persegi empat panjang dengan ukuran: panjang 33-35 cm dan tinggi 23-24 cm
4. Lemari Arsip (Filling Cabinet)
Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi
naskah-naskah/dokumen bersama dengan guide-guidenya. Umumnya filling
cabinet ini berlaci empat tetapi ada juga yang berlaci lima bahkan berlaci
enam.
5. Berkas Kotak (Box File)
Berkas kotak atau box file adalah Kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan berbagai warkat. Berkas kotak yang berisi warkat-warkat
ditempatkan pada rak arsip.
6. Rak Arsip
Rak arsip adalah Sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan
dari beberapa keping papan, kemudian di beri tiang untuk menaruh atau
menyimpan berkas-berkas atau arsip.
7. Rotary Filling
Rotary filing adalah Peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu).
Cardex adalah Alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat,
arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas dari kartu-kartu
diberi tanda atau kode agar lebih mudah dilihat.
9. File yang Dapat Dilihat
File yang dapat dilihat (visible reference record file) adalah Alat yang
dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat yang berisi
keterangan-keterangan, nama-nama dan alamat-alamat yang ditempelkan pada
papan/buku yang dapat dilihat dan dibaca dengan segera.
10. Mesin-Mesin Kantor
Yang dimaksud dengan mesin-mesin kantor adalah semua peralatan kantor
yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris maupun
elektronis. Mesin-mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan
misalnya mesin ketik, mesin fotocopy, mesin penghancur kertas, penjepret
kertas dan pelubang kertas.
11. Perangkat Komputer
Komputer adalah alat atau mesin yang digunakan untuk mengelola data
dan menerima data menurut prosedur yang telah di rumuskan. Komputer
termasuk mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan. Di bagian
Keuangan, perangkat komputer di gunakan untuk mengetik surat, mengetik
laporan, mengeprint dan menyimpan data-data yang sudah di ketik dan di
menjadi lebih mudah dan praktis sekaligus lebih efisien karena tidak
memerlukan tempat yang lebih banyak untuk menyimpan data.
F. Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Sistem Penyimpanan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan oleh masing-masing
organisasi penciptaan arsip tentu saja berbeda-beda. Hal ini dikarenakan:
a. Tujuan masing-masing organisasi berbeda-beda, yang mengakibatkan
perbedaan jenis kegiatan.
b. Jenis peralatan yang dipergunakan tidak sama.
c. Volume pekerjaan tidak sama.
d. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.
e. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan dari masing-masing organisasi.
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sistem berdasarkan masalah
(subjek). Dalam sistem ini, semua surat dan dokumen disusun dan dikelompokkan
berdasarkan masalah lalu dimasukkan ke dalam map tebal yang sudah diberi tanda
atau keterangan. Hal ini berfungsi untuk mempermudah pegawai dalam
menemukan arsip kembali dengan cepat.
Penyusunan arsip yang menggunakan sistem berdasarkan masalah (subject
filing) merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan
pokok masalah dibagi menjadi pokok masalah utama (main subject), sub pokok
masalah (sub subject) dan sub-sub pokok masalah (sub-sub subject), contohnya :
KEUANGAN (main subject)
1. Anggaran (sub subject)
1.1 Anggaran Belanja Barang (sub-sub subject)
1.2 Anggaran Belanja Pegawai (sub-sub subject)
2. Pajak (sub subject)
Pajak Pengahasilan (sub-sub subject)
Pajak Penambahan Nilai (sub-sub subject)
Penyusunan arsip yang menggunakan sistem berdasarkan masalah
(subject) ini adalah sistem yang tersulit penggunaanya, tetapi merupakan sistem
yang terbaik dan lebih mudah menemukan arsip di bandingkan dengan sistem
kronologis, sistem nomor agenda dan sistem abjad. Sistem kronologis adalah
sistem yang menata arsip berdasarkan tanggal surat masuk atau surat keluar.
Dapatlah dibayangkan, betapa sulitnya menemukan kembali arsip-arsip tersebut,
jika tidak diketahui tanggalnya. Sistem nomor agenda adalah sistem yang menata
arsip berdasarkan nomor agenda surat masuk atau keluar, sistem ini dapat
menimbulkan kesulitan untuk menemukan kembali arsip apabila tidak diketahui
nomor agenda surat masuk atau surat keluat tersebut. Sistem abjad adalah sistem
yang menata arsip berdasarkan huruf-huruf pertama dari nama
orang-orang/organisasi. Penyimpanan arsip dengan sistem ini akan terasa sulit jika
terdapat nama-nama yang sama (Abubakar, 2000:28)
a. Mudah penggunaannya bila hanya perihalnya yang diketahui
b. Perluasan yang tidak terbatas
c. Biasanya pimpinan kantor lebih banyak menanyakan surat atau arsip
berdasarkan masalah
Kekurangan penyimpanan arsip dengan sistem berdasarkan masalah yaitu :
a. Kesulitan penggolongan
b. Tidak begitu cocok untuk macam-macam surat
c. Penyusunan arsip akan gagal apabila petugas kearsipan tidak memiliki
keterampilan, kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi
organisasinya.
2. Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pengamanan arsip dapat dilihat dari beberapa segi yaitu:
a. Pengamanan arsip dari segi informasinya.
Pengamanan arsip dari segi informasinya telah diatur dalam
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai
ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya
saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut:
1) Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki
arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini
dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal
hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak
mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut
dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua
puluh) tahun.
b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip dari
segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal
(dari dalam) dan faktor eksternal (dari luar). Faktor internal meliputi kualitas
kertas, tinta, dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara lain meliputi
kelembaban udara, udara terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara,
debu, jamur dan sejenisnya, rayap, ngengat dan beberapa jenis serangga
perusak/pemakan kertas arsip lainnya.
Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
1) Restorasi arsip, adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit
dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan
disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.
2) Laminasi arsip, adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik
sehingga arsip itu terlindungi dan aman dari bahaya kena air, udara
(lembab, kering) dan serangan serangga perusak/pemakan arsip.
3) Microfilm, dipergunakan untuk mengawetkan arsip-arsip yang sudah
rusak sehingga tidak dapat direstorasi, dengan cara mengadakan
pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan, dipindahkan ke lembaran
Sistem pengamanan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, para pegawainya mempunyai kewajiban menjaga
kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak internal maupun eksternal.
Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang
tidak berwenang. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin.
Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarang tempat, tetapi terkadang
terdapat juga arsip-arsip yang bertumpuk dan berserakan di luar almari arsip dan
filling cabinet. Hal ini lumayan sering terjadi ketika pegawai lupa untuk
mengembalikan arsip-arsip tersebut ke dalam alamari arsip atau filling cabinet.
3. Sistem Pemeliharaan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Usaha pemeliharaan arsip
berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah,
tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut
informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan
yang sebenarnya tidak diinginkan.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:
a. Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:
1) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab dan ruangan dijaga
2) Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam,
yaitu sinar matahari.
3) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air, misalnya banjir.
Maka periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang,
saluran air dan atap gedung yang bocor.
4) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api misalnya
kebakaran.
5) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama/ serangan
perusak/pemakan kertas arsip
6) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip
yang akan disimpan didalamnya.
7) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan
kantor yang lain.
8) Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari
tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil
pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
b. Kebersihan
Kebersihan arsip meliputi:
1) Kebersihan ruangan
Membersihkan ruangan sebaiknya dilakukan sekurang-kurangnya
seminggu sekali. Dibersihkan dengan alat penyedot debu (vacuum cleaner)
dan dilarang merokok, makan dan minum didalam ruangan penyimpanan
2) Kebersihan arsip
Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara arsip-arsip
dibersihkan dengan vacuum cleaner, jangan membersihkan dengan sabut
bulu ayam atau sulak. Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak dimakan
rayap dan arsip-arsip yang rusak bukan dimakan rayap harus segera
dipisahkan yang satu dengan yang lainnya untuk kemudian diserahkan
kepada yang berwenang untuk diperbaiki. Arsip-arsip juga harus bersih
dari karat.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
Tempat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip adalah:
1) Rak arsip, sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan
papan-papan rak, jarak antara papan-papan rak yang terbawah dengan lantai kurang
lebih enam inci. Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi
dengan dieldrin.
2) Almari arsip, almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara
tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar.
Tetapi almari harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat
kelembabannya. Untuk menjaga agar tingkat kelembaban dalam almari
tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat ditaruh kapur barus.
Susunlah arsip-arsip didalam almari agak renggang atau jangan terlalu
rapat. Apabila almari terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan
Sistem pemeliharaan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari ruangan
tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang cukup dan menggunakan
pendingin ruangan (AC) agar menjaga kelembaban udara stabil dan tidak lembab.
Digunakan kapur barus (confer) di setiap almari arsip. Almari arsip yang dipakai
untuk penyimpanan arsip yang terbuat dari logam besi karena lebih kuat, tahan
air, dan panas serta praktis. Ruangan arsip juga dibersihkan setiap hari.
G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 1. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam praktek
pelaksanaannya didasarkan pada Peraturan Pemerintah nomor 34 Tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip. Karena kegiatan penyusutan arsip menyangkut
penilaian yang sifatnya sujektif dan berbeda-beda pada setiap organisasi
(Lembaga Negara, Badan Pemerintahan) maka Peraturan Pemerintah tersebut
dibuat untuk memberi ketentuan-ketentuan yang dapat menjadi dasar atau
pegangan untuk melaksanakan penyusutan arsip melalui tahap-tahap yang telah
ditentukan, dengan demikian akan terjamin usaha untuk mendapatkan objektivitas
dalam penilaian dan dapat menghindarkan kemungkinan musnahnya arsip yang
bernilai ataupun yang mengandung nilai informasi tinggi (Wursanto 2000:208).
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan
masing-masing.
b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, penyusutan dan penghapusan
arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan
arsip-arsip dari unit pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip. Pengertian
penyusutan dan penghapusan arsip juga mencakup kegiatan-kegiatan pemindahan
arsip dari Pusat Penyimpanan Arsip suatu organisasi ke Arsip Nasional Republik
Indonesia, termasuk pula kegiatan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai
kegunaan.
Tujuan penyusutan arsip adalah:
a. Menghindari percampuradukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan
arsip inaktif (semi statis), serta antara arsip yang bernilai penting dengan
yang tidak penting
b. Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan
c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan,
kepegawaian dan lain-lain
d. File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip yang
baru
e. Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip inaktif
f. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen, sehingga
arsip dapat diperlukan dan diatur dengan baik, terlindungi dari segala
faktor bahaya
g. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasionanal
2. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Lembaga-Lembaga Negara atau
Badan-Badan Pemerintahan dilaksanakan dengan ketentuan-ketentuan sebagai
berikut:
a. Lembaga-Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan dapat melakukan
pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam jadwal
retensi arsip masing-masing.
b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan arsip 10
(sepuluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan Ketetapan Pimpinan
Lembaga Negara/Badan Pemerintahan masing-masing setelah
memperhatikan pertimbangan dari Panitia Penilai Arsip serta Badan
Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau
Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip
kepegawaian dan setelah mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional.
c. Pemusnahan arsip kepegawaian dari Badan Pemerintahan yang berbentuk
Badan Usaha Negara atau Badan-Badan usaha lainnya yang tata
kepegawaiannya diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan
tersendiri tidak memerlukan persetujuan Kepala Badan Administrasi
d. Pemusnahan arsip adalah Tindakan atau kegiatan menghancurkan secara
fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai
guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan
cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat
lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
e. Pemusnahan arsip disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang
hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari
Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan yang bersangkutan.
f. Untuk pelaksanaan pemusnahan arsip dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari
arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip,
contoh:
Gambar 3.1 Berita acara pemusnahan arsip Sumber : Buku Kearsipan 2 Tahun 2000
Berita Acara Pemusnahan Arsip Nomor:
Pada hari ini …. Tanggal …….. yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Surat Keputusan Menteri No ………. Tanggal ………. dan Surat Tugas No ………. Tanggal …….. telah melakukan pemusnahan arsip-arsip tercantum dalam daftar terlampir secara *) =
Dalam sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada Bagian Keuangan
Fakultas Ekomoni Universitas Sumatera Utara tidak menggunakan berita acara
pemusnahan arsip secara resmi, tetapi biasanya para pegawai melakukan
keputusan dan persetujuan secara bersama-sama dalam hal pemusnahan arsip.
Para pegawai akan mencari arsip-arsip yang tidak terpakai lagi di almari arsip dan
dikeluarkan, untuk selanjutnya dihancurkan atau dileburkan di mesin penghancur
kertas, dibuang dan dibakar. Walaupun dalam pelaksanaan penyusutan dan
pemusnahan arsip tidak menggunakan berita acara pemusnahan arsip secara resmi
tidak akan menimbulkan kesalahpahaman antara para pegawai karena semuanya
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
B. Kesimpulan
Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan
saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan yang akan
berpengaruh pada efektivitas dan efisiensi kerja sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai.
Setelah membandingkan dan menguraikan proses penyimpanan,
pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada Bagian Keuangan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara denga teori-teori yang ada, maka penulis
dapat menarik kesimpulan bahwa:
1. Penyimpanan arsip-arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara berdasarkan sistem masalah (subjek).
2. Pengamanan arsip-arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dilakukan berdasarkan petunjuk yang ada yaitu dengan
menjaga kerahasiaan arsip-arsip dari pihak luar.
3. Pemeliharaan arsip-arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dilaksanakan dengan baik, dapat dilihat dari
kebersihan ruangan dan kebersihan udara yang terjaga.
4. Alat-alat yang digunakan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, itu semua dapat dilihat dari
5. Penyusutan dan pemusnahan arsip-arsip pada Bagian Keuangan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, belum dapat dikatakan baik karena
tidak memakai prosedur yang sudah ditetapkan yaitu berita acara pemusnahan
arsip.
C. Saran
Pada akhir penulisan laporan tugas akhir ini, penulis ingin memberikan
beberapa saran yang mungkin dapat membangun sebagai bahan pertimbangan
bagi perusahaan. Adapun saran-saran tersebut adalah:
1. Sistem pengolahan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara agar lebih ditingkatkan lagi, terutama dalam hal
penyimpanan arsip.
2. Penyimpanan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sebaiknya juga menggunakan sistem abjad, sistem nomor,
sistem tanggal dan sistem wilayah atau daerah. Agar arsip-arsip tersebut
tersusun rapi dan jelas.
3. Pengamanan dan pemeliharaan arsip dilakukan berdasarkan petunjuk yang ada
yaitu dengan menjaga kerahasiaan arsip-arsip dari pihak luar dan jangan
diletakkan disembarang tempat seperti diatas meja. Hal ini lumayan sering
terjadi, ketika pegawai mengeluarkan arsip dari almari terkadang pegawai lupa
untuk mengembalikan arsip tersebut ke dalam alamari arsip.
4. Alat-alat yang digunakan untuk mendukung kegiatan kearsipan sebaiknya
masih bertumpuk dan berserakan di luar seperti almari arsip dan filling
cabinet.
5. Pengelompokan arsip sebaiknya dipisah berdasarkan kegunaannya, agar
arsip-arsip yang tidak digunakan lagi dapat dimusnahkan. Pemusnahan dan
Penyusustan arsip sebaiknya menggunakan prosedur yang sudah ditetapkan
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 2000. Pola Kearsipan Modern, Cetakan V. Jakarta : Djambatan.
Marto, Boedi. 2000. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Mananjemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan
Mulyono Sularso, Mushim dan Marinim. 2000. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Erlangga.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Serdamayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan III. Bandung : Mandar Maju.
Surojo, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan, Cetakan I. Malang : Dioma Malang.
Widjaja. 2000. Administrasi Kearsipan, Jakarta : Rajagrafindo Persada
Wursanto. 2000. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius.
Wursanto. 2000. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius
