Bab ini menyajikan tentang kesimpulan dari penelitian dan saran-saran yang diajukan.
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : Departemen Ekonomi Pembangunan, Departemen Manajemen dan Departemen Akuntansi. Program Diploma-III terdiri dari : Jurusan Kesekretariatan, Jurusan Keuangan, Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ini ditetapkan demi tercapainya tujuan umum suatu yaitu untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Rektor dan Pembantu rektor Dekan dan Pembantu dekan Dewan pertimbangan fakultas Kepala dan sekretaris studi intra
departemen
Kepala bagian tata usaha fakultas
Unit penunjang fakultas
Ketua lab/studio/bengkel Ketua program studi
intra departemen Ketua program studi
inter departemen
Kepala sub bagian tata usaha departemen
Kepala sub bagian tata usaha fakultas
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari : 1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan
kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini pada Fakultas Ekonomi
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong pencapaian hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Fakultas adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri,
Isra’ Mi’raj dan lain lain) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
Pada tahun 2009 Fakultas Ekonomi mampu menampung mahasiswa baru sebanyak 1.071 orang. Jurusan S1 Ekonomi Pembangunan jumlah mahasiswa sebanyak 131 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 64 orang, perempuan 67 orang. Jurusan S1 Manajemen jumlah mahasiswa sebanyak 258 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 137 orang, perempuan 121 orang. Jurusan S1 Akuntansi jumlah mahasiswa sebanyak 324 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 122 orang, perempuan 202 orang. Jurusan D3 Keuangan jumlah mahasiswa sebanyak 137 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 53 orang, perempuan 84 orang. Jurusan D3 Akuntansi jumlah mahasiswa sebanyak 129 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 37 orang, perempuan 92 orang. Jurusan D3 Sekretaris jumlah mahasiswa sebanyak 92 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 6 orang, perempuan 86 orang.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini (Serdamayanti, 2003:7).
Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work) (Wursanto, 2000:11). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi.
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini :
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Defenisi di atas menjelaskan bahwa arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
B. Jenis Arsip
Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut:
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah
arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi :
a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip aktif masih ada ditempat-tempat / unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi.
b. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif maksudnya arsip-arsip dalam masa transisi secara aktif dan inaktif.
c. Arsip inaktif atau semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
C. Peranan dan Tujuan Kearsipan 1. Peranan Kearsiapan
Peranan kearsipan adalah sebagai alat utama ingatan organisasi dan bahan informasi, sebagai alat pembuktian (bukti otentik), bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya,
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan-keputusan perumusan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, dan benar haruslah memiliki prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Jadi, dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi.
2. Tujuan Kearsipan
Tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangssan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Tujuan kearsipan adalah agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali, arsip terawat dengan baik dan tersimpan rapi, terjamin keselamatannya dengan sistem tertentu
D. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik
Tujuan adalah sesuatu yang ingin (hendak) dicapai. Setiap sistem mempunyai tujuan. Demikian juga sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto
(2000:32) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
3. Murah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggraakan harus mudah/ekonomis baik dalam penegeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya.
5. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembnagan organisasi. Organisasi pada umumnya bersifat dinamis (berkembang). Jadi jangan sampai filling yang dilaksananakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi.
7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.
8. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.
E. Alat-Alat Yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip 1. Map
Map adalah Lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Map mempunyai macam-macam bentuk dan ukuran. Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannnya, map dapat dibedakan menjadi 4 macam yaitu:
a. Map biasa, disebut juga stopmap atau stofmap atau stopmap folio. Stopmap dilengkapi dengan daun-daun penutup yang berfungsi melindungi atau menahan warkat-warkat yang disimpan didalamnya agar tidak mudah lepas atau terpisah dari satuan atau himpunan.
b. Stopmap tali adalah Stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya. Stopmap tali disebut juga partapel yang terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita.
c. Map jepitan adalah Map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah terlepas. Dalam praktek perkantoran, map jepit lebih dikenal dengan nama snelhecter.
d. Map tebal.
Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah Map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri/tegak. Map jenis ini sering disebut dengan briefordner.
2. Folder
Folder merupakan Lipatan kertas tebal /karton manila berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip didalam file/filling cabinet. Bentuk folder seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup atau seperti map jepitan (snelhecter) tetapi tidak dilengkapi dengan jepitan.
3. Guide
Guide merupakan Petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran: panjang 33-35 cm dan tinggi 23-24 cm
4. Lemari Arsip (Filling Cabinet)
Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah-naskah/dokumen bersama dengan guide-guidenya. Umumnya filling cabinet ini berlaci empat tetapi ada juga yang berlaci lima bahkan berlaci enam.
5. Berkas Kotak (Box File)
Berkas kotak atau box file adalah Kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat. Berkas kotak yang berisi warkat-warkat ditempatkan pada rak arsip.
6. Rak Arsip
Rak arsip adalah Sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan, kemudian di beri tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.
7. Rotary Filling
Rotary filing adalah Peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu).
Cardex adalah Alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas dari kartu-kartu diberi tanda atau kode agar lebih mudah dilihat.
9. File yang Dapat Dilihat
File yang dapat dilihat (visible reference record file) adalah Alat yang dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat yang berisi keterangan-keterangan, nama-nama dan alamat-alamat yang ditempelkan pada