BAB III PEMBAHASAN
G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem yang memungkinkan yaitu :
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Tujuan penyimpanan berkas dalam arsip adalah :
a. Sebagai pusat ingatan dan informasi bila berkas diperlukan sebagai keterangan.
b. Memberi data kepada yang memerlukan tentang hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
c. Memberikan keterangan vital atau penting sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Adapun urutan-urutan penyimpanan/prosedur penyimpanan arsip adalah sebagai berikut :
a. Mengumpulkan (Collecting) yaitu mengumpulkan surat dari berbagai tempat untuk disimpan.
b. Memeriksa (Inspecting) yaitu persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
c. Mengindeks (Indexing) yaitu pekerjaan menentukan pada nama atau subjek apa atau kata tangkap lainnya dari warkat atau dokumen yang akan disimpan.
d. Memberi Kode/Tanda (Coding) dapat dilakukan dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
e. Penunjuk Silang (Cross Reference) yaitu penyimpanan surat dilakukan di dua tempat karena alasan ragu-ragu atau kurang jelas.
f. Menyortir (Sorting) adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan.
g. Menyimpan (Placing) yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.
Adapun prosedur penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
1. Melegalisir Surat Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai
Setiap dosen atau pegawai yang akan melegalisir kenaikan pangkat, menyerahkkan fotokopi SK Rektor terbaru kemudian ditandatangani oleh Kepala Tata Usaha yang kemudian disetujui oleh Dekan untuk diserahkan ke Biro Rektor. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “SERTIFIKASI DOSEN”.
2. Memproses Surat Masuk
Surat dari dating luar Tata Usaha ataupun dari luar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diterima oleh Dekan FE USU, kemudian di buat disposisi untuk diproses oleh PD II, kemudian dicatat dibuku besar PD II yang kemudian didisposisi ke Kepala Tata Usaha untuk diproses. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “SURAT MASUK”.
3. Memproses Surat Keluar
Surat yang akan dikeluarkan dari bagian Tata Usaha, dinomori terlebih dahulu di bagian Sekretaris Dekan untuk ditandatangani oleh Dekan. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “SURAT KELUAR”.
4. Membuat Undangan Rapat DPF ( Dewan Pertimbangan Fakultas)
Mengkonsep surat untuk mengadakan rapat Dewan Pertimbangan Fakultas yang dihadiri seluruh anggota Dewan DPF. Kemudian surat tersebut diserahkan ke Biro Rektor utnuk ditandatangani oleh Ketua DPF dalam hal ini Bapak Drs. M. Lian Dalimunthe, MEc, Ac,
CPA. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “DPF (Dewan Pertimbangan Fakultas)”.
5. Membuat Laporan Akuntabilitas Kinerja Tahunan
Membuat Laporan Akuntabulitas Kinerja Tahunan yang akan diperiksa dan ditandatangani oleh Dekan kemudian didisposisi ke PD II untuk diserahkan ke Biro Rektor. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “GUGUS MANAJEMEN MUTU/KENDALI MUTU”.
6. Memproses Ujian Masuk Mahasiswa Baru Program S1 Ekstensi
Mahasiswa yang telah mendaftar sebagai peserta, menyerahkan berkas berupa ijazah, transkip nilai dari universitas asal beserta pas poto 4x4 2 lembar untuk kemudian ditempel di Kartu Peserta Ujian yang telah diberi nomor. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “UJIAN MASUK PROGRAM EKSTENSI”.
7. Memproses Mahasiswa Ekstensi yang Mengikuti Matrikulasi
Membuat pengumuman kelulusan Program S1 Ekstensi, serta mencantumkan syarat pendaftaran ulang untuk diproses dibagian Keuangan. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “PENGUMUMAN EKSTENSI”.
8. Mentabulasi Dosen yang Menyelesaikan Studi
Surat izin dosen yang melanjutkan studi diLuar atau didalam USU diberikan kebagian Kesekretariatan Dekan untuk ditandatangani Dekan kemudian diserahkan ke Biro Rektor. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “TUGAS BELAJAR”.
9. Badan Akreditasi Nasional (BAN)
Surat yang berisikan tentang status, nilai, peringkat, dan masa berlaku hasil akreditasi yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Nasional diterima terlebih dahulu ke bagian Biro Rektor. Kemudian surat keputusan tersebut dikirimkan ke bagian
Kesekretariat Dekan untuk diproses ke setiap bagian. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “BAN (Badan Akreditasi Nasional)”.
Sistem penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha disusun berdasarkan pokok masalah atau subjek, dan file tersebut disusun menurut tanggal masuknya.
Ada tiga azas dalam penyimpanan arsip yaitu :
1. Azas Sentralisasi yaitu semua arsip (inaktif) yang tidak diperlukan lagi dan jarang digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor harus dipindahkan ke pusat arsip agar tersimpan dengan baik.
Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah: a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan. c. Kantor hanya menyimpan satu arsip dan duplikasinya dapat dimusnahkan. d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan .
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
a. Sentralisasi arsip hanya efisien efektif untuk organisasi yang kecil.
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Azas Desentralisasi yaitu semua arsip (aktif) yang masih diperlukan dan sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor harus disimpan dalam file kerja pada masing-masing unit yang ada dalam struktur organisasi.
Keuntungan Desentralisasi arsip adalah :
b. Keperluan akan arsip sudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri.
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal lebih baik. Kerugian Desentralisasi arsip adalah :
a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
3. Azas Kombinasi (Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi) adalah tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan warkat untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri. Tujuan penyimpanan warkat dengan azas gabungan ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam azas sentralisasi dan azas desentralisasi.
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan azas kombinasi (azas gabungan). Dimana arsip yang masih aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang tidak aktif dikelola di sentral arsip. Azas yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sangat mendukung dalam penyimpanan arsip.
Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi. Hal ini berarti setiap bagian bertanggung jawab untuk mengelola arsip masing-masing. Penggunaan azas ini cukup tepat dan efisien karena dengan menggunakan azas ini akan mempermudah setiap bagian untuk memperoleh arsip yang dibutuhkan dan akan lebih cepat diperoleh karena prosedurnya tidak sulit.
Ada 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yaitu :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata nama dokumen bersangkutan. Nama terdiri dari dua jenis yaitu nama orang dan nama badan.
Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah:
a. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu. b. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map. c. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang
dikirim surat, tanpa mempergunakan indeks. d. Susunan guide dan folder yang sederhana. e. Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan. f. Dapat juga mempunyai file campuran.
Kerugian dari sistem abjad adalah :
a. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti naama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang (last name).
b. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terpisah didalam penyimpanan.
c. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, sedangkan nama orang lain ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.
d. Harus mempergunakan peraturan mengindeks.
2. Sistem Kronologis (Cronological Filing System), adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar mengenai hari, tanggal, bulan dan tahun yang tertulis dalam surat. Hubungan penyimpanan sangat
erat dengan buku agenda, karena susunannya sama-sama didahului dengan pencarian informasi mengenai warkat surat diterima melalui buku agenda.
3. Sistem Geografis (Geograpich Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat yang digunakan dapat berupa pembagian yang umum seperti pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga berupa pembagian-pembagian khusus dari instansi masing-masing.
Keuntungan sistem geografis yaitu:
a. Merupakan tindakan penyimpanan langsung.
b. Jika letak topografis telah diketahui, mudah mencari keterangan. Kelemahan sistem geografis yaitu:
a. Jika letak topografis tidak diketahui kemungkinan terdapat kesalahan.
b. Letak geografis harus diketahui sekalipun dalam surat tidak tercantum secara lengkap. c. Diperlukan suatu indeks berdasarkan wilayah diperlukan yang sesuai dengan operasi
kegiatan perusahaan.
4. Sistem Subjek (Subject Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan. Sistem ini cocok digunakan untuk arsip-arsip yang terkumpul dari banyak macam subjek atau masalah.
Keuntungan sistem subjek yaitu:
a. Dapat diperluas dengan tidak terbatas untuk judul maupun susunannya. b. Mudah dicari keterangan jika hanya perihalnya saja yang ingin diketahui.
Kelemahan sistem subjek yaitu:
a. Sulit mengadakan klasifikasi.
b. Sangat mungkin digunakan satu indeks saja.
5. Sistem Nomor (Numeric Filing System), adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Sistem
nomor termasuk kedalam sistem kearsipan tidak langsung karena menemukan dokumen dibantu oleh alat bantu kartu indeks, daftar indeks, dan buku arsip.
Keuntungan sistem nomor yaitu:
a. Penyimpanan lebih teliti, cermat, dan teratur. b. Lebih cepat dan tepat.
c. Sedehana.
d. Dapat dipakai untuk pengarsipan segala macam warkat. e. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas . f. Nomor indeks merupakan suatu daftar yang lengkap.
Kelemahan sistem nomor yaitu:
a. Adanya map untuk surat-surat aneka ragam dapat menimbulkan kesulitan. b. Transportasi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan dalam arsip. c. Perlu banyak waktu untuk mengindeks.
d. Perlu biaya khusus untuk mengindeks dan penyediaan ruangan yang luas.
Sistem penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalahnya/subjeknya. Dalam sistem ini semua surat/dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah. Untuk lebih mempermudah dalam menemukan kembali arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan nama subjeknya pada setiap folder atau map tebal. Kegunaan dari nama subjek ini adalah untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali.
G.2 Sistem Pengamanan Arsip
Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan.
Pengamanan arsip terdiri atas : a. Pengamanan arsip dari segi informasi
Pengaman arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentusn pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut :
1) Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum memiliki arsip sebagai mana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 tahun penjara.
2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 tahun penjara.
b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
Yang dimaksud dengan pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip dari segi kerusakan. Sebagai mana telah diutarakan sebelumnya kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal (kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam misalnya kerusakan karena kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat) dan faktor eksternal (kerusakan arsip yang disebabkan dari luar misalnya kerusakan yang disebabkan oleh sinar matahari, debu, serangga, kutu, dan jamur).
Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :
a. Restorasi Arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, dan sulit untuk dipergunakan kembali sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.
b. Laminasi Arsip adalah menutup kertas arsip diantara dua lembar plastik sehingga arsip itu terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara, dan serangan serangga pemakan/perusak arsip. Dengan cara demikian arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.
c. Microfilm adalah arsip-arsip yang sudah rusak, rapuh sehingga tidak dapat direstorasi dan dilaminasi, apabila arsip-arsip itu masih mempunyai nilai perlu di microfilmkan. Microfilm merupakan alat foto grafis guna menyimpan keterangan yang terdapat pada dokumen-dokumen kantor untuk mengawetkan arsip yang sudah rusak sehingga tidak dapat direstorasi. Dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan lalu dipindahkan ke lembaran film kecil. Apabila film kecil itu akan dipergunakan kembali maka film itu dapat dipasang pada suatu alat yang dilengkapi dengan lampu sorot yang dapat memperbesar film kecil itu pada suatu layar (display) sehingga dapat dibaca. Alat ini dinamakan alat baca film (microfilm reader) atau film projector.
Sistem pengamanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak internal maupun eksternal, tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwenang, tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat, dan tidak diperbolehkan membawa arsip ke luar kantor tanpa ijin.
G.3 Sistem Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Perawatan merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang sudah rusak agar informasinya tetap terpelihara.
a. Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang. Ventilasi dipasang filter agar cahaya tidak langsung menembus ke dalam ruangan.
b. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar dan dinding/lantai tidak lembab.
c. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman dan jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.
d. Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan untuk diperlukan AC dan dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.
e. Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, elmari gambar yang berkualitas baik dan memenuhu standarisasi yang telah ditentukan.
Pemeliharaan arsip yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar matahari tidak secara langsung menembus kedalam ruangan dan kelembaban ruangan tetap terjaga.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disimpan di dalam lemari arsip yang terbuat dari lemari besi/metal dengan dua pintu. c. Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan confer (kapur barus) disetiap lemari arsip untuk menghindari serangga atau kutu yang bisa merusak arsip.
Arsip yang dipinjam tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang tetapi harus meminta persetujuan dari Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
e. Kebersihan
Ruangan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dibersihkan setiap hari oleh petugas kebersihan sehingga selalu kelihatan rapi, bersih, sejuk, dan tidak berantakan.
Sistem pemeliharaan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat dikatakan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan pendingin ruangan (AC) serta matahari tidak secara langsung keruangan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
A. Kesimpulan
1. Sistem Penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalah atau subjek dan tanggal masuk arsip.
2. Sistem Pemeliharaan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara meliputi :
a. Ruang kerja yang nyaman, ventilasi udara yang memadai, dan cahaya matahari tidak secara langsung menembus ke dalam ruangan.
b. Arsip disimpan di dalam lemari kaca dan lemari arsip (filing cabinet) yang terbuat dari besi atau metal.
c. Arsip selalu dijaga kebersihannya dan selalu diberi kapur barus (confer).
3. Sistem Pengamanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara meliputi :
a. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman dan jauh dari daerah banjir.
b. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak di makan rayap/terbakar. B. Saran
Berdasarkan uraian dan kesimpulan diatas penulis membuat saran-saran sebagai berikut :
Sistem kearsipan di Ruang Kepala Tata Usaha Universitas Sumatera Utara sudah dikatakan baik, oleh sebab itu perlu dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan lagi supaya arsip-arsip tersimpan dengan aman.
1. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya menggunakan kartu pinjam arsip.
b. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas yang bisa digunakan untuk kegiatan kantor bukan dimusnahkan dengan cara di bakar.
c. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip sebaiknya menggunakan software khusus untuk kearsipan untuk mengolah semua arsip yang ada. Dengan menggunakan software ini akan mempermudah kembali arsip dan penggunaan lemari arsip juga tidak perlu banyak-banyak yang dapat memakan banyak tempat di kantor.
2. Bagi Penulis
Sebagai bahan masukan agar dapat diterapkan didunia kerja yang berhubungan dengan sistem pengarsipan.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli, 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Umum.
Gie, The Liang, 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.
Label. Ensiklopedia Administrasi,
Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju.
Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Erlangga.
Surojo, Yohannes, 2006. Manajemen Kearsipan. Cetakan I. Malang : Dioma.
Wijaya, A.W, 1990. Himpunan Undang-Undang dan Peraturan Kearsipan Republik Indonesia. Jakarta : Rajawali Pers.
Wiyasa, Thomas, 2003. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat Dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.
Wursanto, Ignasius, 2000. Kearsipan II. Yogyakarta : Kanisius.