TUGAS AKHIR
TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN PENDIDIKAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA OLEH :
IRMAYANTI 072103068
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, yang telah
melimpahkan rahmat, karunia, dan kemudahan sehingga penulis dapat
menyelesaikan paper ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar ahli
madya (Amd) pada Program Diploma III Departemen Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyajikan paper yang berjudul “Tata Ruang Kantor Pada Bagian
Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Adapun tujuan
penulis membuat paper ini adalah untuk memberikan informasi mengenai
pentingnya tata ruang kantor. Didalam penyelesaian paper ini penulis menyadari
bahwa masih banyak kekurangan dalam penyajian baik dari isi maupun
pemaparannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan paper ini.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak menerima bantuan,
bimbingan, dan pengarahan dari berbagai pihak, oleh karena itu izinkanlah penulis
mengucapkan terimakasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu DR. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi
3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program
Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani,SE,MSi, selaku dosen
pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk
memberikan bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses
penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat
terselesaikan dengan baik.
5. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE selaku Kasub. Akademik Fakultas Ekonomi
USU, yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian
dan meluangkan waktu untuk memberikan penjelasan terhadap data
yang dibutuhkan.
6. Teristimewa kepada kedua orang tua tercinta, Ayahanda Irwansyah
dan Ibunda Akmal,S.Pd yang telah memberikan segalanya kepada
ananda dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan
semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Untuk adik-adikku tercinta Wilda Triyani dan Dedi Ansari.
8. Untuk sahabat - sahabatku Silvy Anggraini, Rina Julia, Winny Silvina,
Dinda Riszianty, Nurul Fadhillah dan Mardyah Irfah.
9. Untuk kelompok magangku Wahyu Sampurna, Candra Halim,
Fakhrurozi, Indra Siregar, Rianti Kemala Rosa, Sari Rahmadhani dan
10. Untuk teman – teman Diploma III Kesekretariatan stambuk 2007 yang
telah memberi keceriaan pada masa perkuliahan penulis.
Penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyusun Tugas Akhir
ini dengan sebaik mungkin, namun dengan keterbatasan ilmu yang Penulis miliki,
maka hanya demikianlah yang dapat Penulis sajikan dan Penulis dengan senang
hati menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun. Akhirnya, Penulis
berharap semoga penulisan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi
kita semua.
Medan, Juni 2010
Penulis
DAFTAR ISI
B. Struktur Organisasi dan Personalia... 9
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Laporan Tugas Akhir... 4
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kantor merupakan pusat administrasi perkantoran, dimana segala aktivitas
perusahaan berlangsung. Suasana yang baik dan teratur akan memberikan
kenyamanan kerja yang dapat meningkatkan efisiensi kerja.
Seorang karyawan tidak mungkin dapat bekerja dengan baik jika tidak
tersedia tempat yang layak untuk bekerja. Penyusunan perabotan dan peralatan
kantor yang baik, akan membuat karyawan dinamis dalam bekerja sehingga
semangat dan kegairahan kerja para karyawan akan meningkat dan pada akhirnya
tujuan kantor tersebut akan tercapai sebagaimana yang diharapkan.
Oleh karena itu diperlukan penerapan tata ruang kantor ( layout ) yang
baik yang ditujukan untuk meningkatkan produktivitas kerja, karena tata ruang
kantor yang diatur sedemikian rupa akan memberikan kenyamanan dalam bekerja.
Perasaan nyaman adalah langkah awal untuk menciptakan produktivitas kerja
karyawan.
Tata ruang kantor yang kurang baik akan mengakibatkan pemborosan
waktu dan tenaga karyawan, dengan demikian produktivitas kerja mereka akan
menurun. Hal ini menyebabkan biaya yang dikeluarkan semakin besar dan hasil
yang dicapai kurang memuaskan atau dengan kata lain tidak efektif dan tidak
efisien.
Tata ruang kantor (layout) yang baik adalah susunan tata ruang kantor
pemborosan tenaga, waktu dan tempat. Disamping itu ruangan kantor harus cukup
memadai agar pegawai dapat bergerak lebih leluasa dan bebas sehingga
komunikasi antar pegawai semakin lancar, koordinasi dan pengawasan semakin
mudah dilakukan. Dengan demikian tata ruang kantor yang baik harus mampu
menjamin agar penyimpangan dan pemborosan arus pekerjaan tidak terjadi.
Berdasarkan uraian tersebut penulis berkeinginan untuk memilih judul
“Tata Ruang Kantor Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
B. Perumusan Masalah
Adapun masalah yang akan dibahas adalah “bagaimana tata ruang kantor
pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan
apakah tata ruang kantor tersebut dapat mendukung efektivitas dan efisiensi
kerja?”
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tata ruang kantor pada
bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara
teoritis maupu n aplikasi.
b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada
objek yang sama.
c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang
bagaimana tata ruang kantor yang sesungguhnya.
2. Bagi Instansi
a. Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan tata
ruang kantor dengan efisien dan efektif pada masa yang akan datang.
b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan tata ruang kantor pada
bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
sesuai dengan hasil dan analisa peneliti untuk bahan kepentingan
Tugas Akhir ini.
3. Bagi Peneliti yang Akan Datang
a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T.M. Hanafiah No. 9 Kampus USU Medan. Jadwal kegiatan penelitian ini
Table 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
BULAN
APRIL MEI JUNI
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Persiapan
2. Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 16 April 2010, sejak
disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII
Kesekretariatan.
Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan
dilaksanakan pada minggu pertama dan kedua bulan Mei 2010. Pada tahap ini
Penulis akan melakukan wawancara dengan Kasubbag bagian Pendidikan dan
para pegawai bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dan mengumpulkan sebanyak mungkin data sekunder.
F. Sistematika Penulisan
Pembahasan Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab, yaitu :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari
BAB 2 : PROFIL INSTANSI.
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat
instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja
usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
BAB 3 : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai
pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat tata ruang kantor pada
bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB 4 : PENUTUP
Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan
uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak
dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana
diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi
BAB II
PROFIL PERGURUAN TINGGI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Kutaraja (Banda Aceh),
yaitu pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala), dan sebagai
Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara
sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, tetapi Fakultas Ekonomi yang
berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas
Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional
pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap
berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang
bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat Keputusan
Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November
1961. Berdasarkan Surat Keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati
sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi
dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku terhitung mulai 01
Oktober 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan
Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975
tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan
pada Pendidikan Tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No.
25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU
No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, maka pada tanggal 14
September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU.
Dengan serah terima itu maka nama Pendidikan Ahli Administrasi
Perusahaan (PAAP) berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi yang
mengelola tiga departemen pada Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan
Profesi Akuntansi (PPAK) hingga saat ini telah menghasilkan tenaga – tenaga ahli
dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluarnya Peraturan
Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan
Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka
terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
1. Visi Fakultas Ekonomi USU
Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi
terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam
persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi USU
Misi Fakultas Ekonomi USU antara lain :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi ( organizational structure ) menentukan bagaimana
pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan. Struktur Organisasi
diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung
jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara
setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan ( Stephen P. Robbins,
2008: 212 )
Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut adalah struktur organisasi perusahaan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat
diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
_ _ _ _ _ _
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor :
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Prof. Drs. Eddy Marlianto, B.Sc,M.Sc,Ph,D
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI
Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Pembantu Dekan II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, Msi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS ANGGOTA
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution, SE. M, Acc. Ak
Drs. Ami Dilham, M. Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak.
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi
Prof. Dr. Paham Ginting MS
Prof. Dr. Rismayani, MSi
Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Sya’ad Afifuddin Sembiring, M. Ec
Prof. Dr. lic.rer.reg. Sirozujilam, SE, M.Ec
Wahyu Ario Pratomo,SE, MEc
Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
Drs. M. Lian Dalimunthe, Mec. Ac, Ak
Drs. Bongsu Hutagalung, Msi
Dr. Murni Daulay, SE, Msi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc
Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Personalia : Kamariah, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, MSi
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
C. Job Description 1. Dekan
a. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada
masing – masing bagian.
b. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh
Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing – masing bagian.
c. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada
masing – masing bagian.
2. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan kegiatan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan,
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan
kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni
fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
3. Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Bagian Umum dan Keuangan :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan .
c. Melakukan kegiatan surat menyurat dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
5. Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
6. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
7. Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasikan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk
menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan
masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka
terhadap lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan
dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai
dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada
masyarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada didalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehigga mampu berfikir, bersikap, dan
bertindak sebagai ilmuan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan instansi tersebut, Hal ini membutuhkan waktu untuk
mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh
fakultas dapat terwujud. Tidak mudah untuk mewujudkan itu semua karena
membutuhkan kerja keras, disiplin dan loyalitas yang tinggi dalam bekerja.
Untuk mendorong pencapaian hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan
adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas,seperti
perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain
adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
1. Uraian Teoritis
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Ada beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang,
diantaranya George F. Terry dalam buku Office Management dan Control tahun
1958 menyatakan “Office layout in determination of space requitment and the
detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the
physical factors considered necessary for the execution of the officework within
reasonable costs”.
(Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan – kebutuhan ruang dan
tentang penggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan
suatu susunan praktis dari faktor – faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak).
( Sedarmayanti,2001:125)
Tata ruang kantor yang diatur dengan baik akan mengakibatkan
pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur dengan tertib dan lancar. Pengawasan
akan semakin mudah dilakukan sehingga efisiensi kerja dapat tercapai.
Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat :
1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif
2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3) Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6) Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan
melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
B. Tujuan tata ruang kantor :
1) Arus pekerjaan yang efektif..
2) Ruang yang luas, tetapi dipergunakan dengan baik.
3) Kesenangan dan rasa puas pegawai
4) Memudahkan pengawasan.
5) Kesan yang baik bagi para langganan dan tamu.
6) Fleksibilitas yang besar untuk kebutuhan – kebutuhan yang berlainan.
( Sedarmayanti,2001:126)
C. Asas – asas pokok tata ruang kantor
Dalam buku Practical Plan Layout tahun 1955, Richard Muther mengutarakan
tentang asas-asas pokok tata ruang kantor yaitu :
1) Asas Jarak Terpendek
Merupakan suatu tata ruang dimana proses penyelesaian suatu
pekerjaan dapat dilakukan sependek-pendeknya atau dengan waktu
yang efektif yaitu dengan jarak antara dua titik dalam garis lurus.
2) Asas Rangkaian Kerja
Yaitu penempatan para pegawai dan alat – alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan penyelesaian
3) Asas Penggunaan Segenap Ruang
Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya
yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal keatas maupun ke bawah.
4) Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja.
Apabila diperlukan dapat diubah dengan mudah.
Misalnya, tata ruang kantor terpaksa diubah dengan mudah, karena :
a. Perubahan proses kerja / prosedur kerja kantor.
b. Penemuan teknologi baru, dan lain lain. (Sedarmayanti,2001:126)
2. Tata ruang kantor pada bagian pendidikan.
Adapun tata ruang kantor yang terdapat pada bagian Pendidikan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah tata ruang kantor terbuka, yakni
suatu ruangan besar yang digunakan beberapa pegawai sebagai tempat bekerja
bersama – sama tanpa dipisah oleh penyekat. Dengan digunakannya tata ruang
kantor terbuka maka membawa keuntungan bagi pegawai di bagian Pendidikan
( Akademik) Fakultas Ekonomi USU yaitu
a. Memudahkan dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara,
pengaturan warna dan dekorasi.
b. Menjadikan gerak para pegawai luwes atau fleksibel.
c. Tidak memerlukan biaya yang tinggi jika diperlukan perubahan
ruangan.
d. Memudahkan hubungan langsung, penyeragaman kerja dan
e. Menghemat energi karena AC, lampu dan lain – lain tidak terhalang
oleh banyak dinding.
Akan tetapi di samping keuntungan tata ruang kantor terbuka di Bagian
Pendidikan Fakultas Ekonomi USU juga mempunyai kerugian, yaitu:
a. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit ditemuka n.
b. Kurangnya konsentrasi dalam bekerja.
c. Terjadinya kegaduhan atau kebisingan.
d. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas.
e. Adanya tumpukan tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja
lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan kurang baik.
Prinsip- prinsip tata ruang kantor yang dijalankan oleh Bagian Pendidikan
Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:
1. Meja disusun dengan rapi.
2. Perlengkapan kantor diletakkan dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
3. Bagian – bagian yang mempunyai banyak hubungan dengan
mahasiswa ditempatkan di bagian depan kantor sehingga mudah
didatangi sehingga tidak menggangu bagian –bagian yang lain.
4. Bagian –bagian yang mempunyai tugas yang sama dan yang
berhubungan ditempatkan secara berdekatan atau berdampingan untuk
memperlancar pekerjaan.
6. Pekerjaan yang memerlukan konsentrasi ditempatkan di ruangan
tertentu ( Ruang Pembantu Dekan I dan Database )
2.1 Peralatan dan Perlengkapan
Penyusunan perabot-perabot kantor akan menimbulkan keharmonisan
dalam penggunaan ruangan yang tersedia sangat penting untuk menciptakan iklim
kerja yang sehat dan memberikan kesan bagi orang yang datang ke kantor
tersebut. (Sedarmayanti,2001:127).
Penataan ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan
ruangan dan penggunaan secara terperinci mengenai penyusunan perabot serta alat
pelengkap, sehingga mempunyai hubungan dengan efektivitas kerja.
Peralatan dan perlengkapan yang terdapat di Bagian di Bagian Pendidikan
Fakultas Ekonomi USU yaitu :
a. Kursi.
b. Meja Kerja.
c. Filling Cabinet.
d. Lemari Penyimpanan.
e. Alat Tulis Kantor.
Seperti pena, pensil, penggaris, buku agenda, kertas dengan berbagai
jenis dan ukuran, kertas dengan kepala/ kop surat, kertas memo,
karbon, Stapler dan Stapless, jepitan kertas (paper clips), alat pelubang
kertas ( punch ), jepitan dokumen tebal (binder clips), lem perekat,dan
f. Televisi.
g. AC ( Air Conditioner ).
h. Kalender.
i. Kalkulator.
j. Mesin tik.
k. Pesawat telepon.
l. Jam.
m. Komputer dan printer.
n. Alat pemadam kebakaran.
2.2. Lingkungan dan kondisi fisik
Penataan lingkungan kantor dan kondisi fisik membawa pengaruh
terhadap pelaksanaan pekerjaan kantor. Kondisi fisik kantor merupakan hal yang
dapat kita lihat secara langsung. Kondisi ini dipengaruhi beberapa faktor, yaitu :
A. Faktor Intern 1) Manusia
adalah salah satu aspek penting yang memiliki peran yang sangat besar
dalam mempengaruhi letak dan tata ruang kantor yang dapat mendukung
efisiensi dan efektivitas kerja. Manusia merupakan individu yang
melakukan pekerjaan di kantor sesuai dengan bidang tugas dan kewajiban
2) Waktu
adalah salah satu indikator penting dalam melakukan pekerjaan dimana
dari aspek ini dapat diketahui sejauh mana efisiensi dan efektivitas dapat
tercapai.
3) Biaya
adalah seberapa banyak jumlah pengorbanan yang telah dikeluarkan baik
materil maupun materil yang ada.
B. Faktor Ekstern 1. Cahaya
Penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja
dan kelancaran kerja bagi para pegawai. Pencahayaan di lingkungan kerja
dikatakan efektif apabila pegawai merasa nyaman secara visual akibat
pencahayaan yang seimbang. Para pegawai menerima informasi
menggunakan indera penglihatan ( mata ) seperti membaca surat, menulis,
dan lainnya. Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan
penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan terhambat dan banyak
kesalahan terjadi.Hal ini akan mempengaruhi produktivitas kerja pegawai.
Kelelahan pada mata pegawai akibat cahaya yang tidak sesuai di tempat
kerja akan mengakibatkan ketegangan pada matanya, hal ini akan
mengakibatkan kinerja pegawai menurun dan tujuan organisasi tersebut
Menurut McShane, ada empat jenis pencahayaan yang digunakan di
kantor antara lain:
a) Ambient Lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan ke
seluruh ruangan yang biasanya dipasang pada langit-langit luar kantor.
b) Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang
pegawai, misalnya meja kerja.
c) Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area
yang akan dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang pada lorong
sebuah kantor atau area lain yang dibutuhkan.
d) Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, kaca, dinding, serta
cahaya lainnya. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi
pegawai. Namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam
keadaan mendung atau gelap. Untuk itu perusahaan sebaiknya
menggunakan sistem penyimpanan cahaya matahari (solar energy
saving system) sehingga jenis cahaya ini tetap dapat digunakan.
Quible menjelaskan bahwa ada empat jenis cahaya yang dapat
digunakan di kantor yaitu :
a) Cahaya alami
Yaitu cahaya yang berasal dari cahaya matahari.
b) Cahaya Fluorescent
Yaitu pencahayaan melalui lampu yang dipasang di langit – langit
kantor. Keuntungan penggunaan jenis cahaya ini adalah mengurangi
c) Cahaya Incandescent
Dengan menggunakan tabung filamen, cahaya ini paling sering
digunakan di rumah.
d) High Intensity Discharge Lamps
Penggunaan cahaya ini pada perkantoran adalah sesuatu yang baru.
Lampu ini biasanya digunakan pada jalan raya dan stadion olahraga,
yang memberikan sistem pencahayaan yang kurang efisien.
( Sukoco,2007:210 – 212 ) .
Penerangan yang terdapat di bagian pendidikan ialah Amblient
lighting.
2. Warna
Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran
yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Warna mempunyai
pengaruh besar pada perasaan, pengertian, dan fikiran. Sifat dan
pengaruh warna dapat menimbulkan rasa senang, sedih, dan lainnya.
Warna tidak hanya mempercantik kantor. Warna mempunyai pengaruh
yang penting terhadap tekanan darah dan ketegangan syaraf. Warna
tertentu akan mempengaruhi fikiran beberapa orang dengan perasaan atau
Keuntungan penggunaan warna yang baik :
a. Memungkinkan kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik
pemandangan.
b. Mempunyai pengaruh tidak langsung terhadap produktivitas
pegawai.
Tabel 3.1
Warna yang mempengaruhi perasaan Manusia
Warna Sifat Pengaruh Untuk ruangan
1. Merah Dinamis, merangsang
dan panas
Menimbulkan
semangat kerja
Pekerjaan sepintas lalu
( singkat )
2. Kuning Keanggunan, bebas,
hangat
3. Biru Tenang, tentram, dan
sejuk
Warna pada ruang kantor bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU
adalah kuning dan coklat dalam satu ruangan.
3. Udara
Faktor lingkungan kantor lainnya yang dapat mempengaruhi
kondisi fisik dan psikologis pegawai adalah kondisi udara di dalam kantor.
Beberapa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan adalah temperatur,
kelembaban, ventilasi serta kebersihan udara. Mengenai udara ini, kantor
lingkungan fisik yang baik, karena seluruh ruangan sudah menggunakan
Air Conditioner (AC) sehingga akan meningkatkan produktivitas kerja
para pegawai dan juga pimpinan. Hal ini disebabkan karena udara pada
ruangan kerja tidak panas dan terasa sejuk, sehingga tidak mengganggu
pekerjaan. Udara yang panas akan membuat orang kurang bersemangat
dan juga dapat membuat orang yang berada dalam tuangan itu tidak betah
berada di dalamnya.
4. Musik
Musik dipergunakan untuk membantu kelancaran pekerjaan.
Lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf
dan kejemuan serta menambah kegembiraan kerja. Mempergunakan
musik saat bekerja dapat memperbaiki kondisi-kondisi yang kurang baik
saat bekerja.
Musik dapat membantu meningkatkan kepuasan kerja dan
produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton
dalam melakukan pekerjaan kantor. Musik memberikan efek
menenangkan kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan.
Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan
musik saat bekerja, namun tidak semua ruangan kantor menggunakan
musik. Masih ada ruangan yang sama sekali tidak menghidupkan musik
saat bekerja. Penggunaan musik oleh para pegawai dan pimpinan juga
Tata ruang tersebut sangat besar manfaatnya bagi jalannya
kegiatan suatu kantor. Sejauh ini kantor bagian pendidikan USU telah
melakukan penerapan mekanisme penataan ruangan yang cukup baik.
5. Suara
Pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi yang tinggi seperti
ruangan Pembantu Dekan I dan ruangan Database di bagian Pendidikan
USU. Karenanya pada bagian tersebut, suara bising dihindarkan dan
ruangan tersebut ditempatkan di ruangan khusus. Agar supaya
pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, efisien dan efektif
sehingga produktivitas kerja dapat meningkat. Suara yang gaduh
menyebabkan kesulitan dalam memusatkan fikiran, dalam menggunakan
telepon, dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik..
6. Dekorasi
Masalah dekorasi berhubungan dengan tata warna yang baik.
Karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja,
tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunannya, dan tata
warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.
Pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU umumnya
dekorasi kantor sudah tertata dengan baik. Hal ini terlihat pada
penyusunan tiap-tiap ruangan yang berhubungan yang disusun secara
berdekatan, menggunakan tirai berwarna putih untuk bagian depan kantor
7. Keamanan
Dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya selalu
diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor
keamanan perlu dipertimbangkan secara hati – hati dan teliti. Keamanan
yang perlu diperhatikan ialah mencegah kecelakaan kerja, kemalingan
(kriminalitas), pengamanan rahasia, dan tangga darurat. Dan di satu sisi
pada kantor Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU terdapat tabung
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian tersebut, dapat ditarik kesimpulan :
1. Konsep tata ruang yang dipakai pada bagian Pendidikan Fakultas
Ekonomi USU adalah konsep tata ruang kantor terbuka karena dianggap
lebih mudah untuk merawat ruang kantornya. Tidak hanya itu saja, tata
ruang ini juga bertujuan agar lebih mudah berkomunikasi satu sama lain
sehingga efektivitas pekerjaan lebih mudah dicapai.
2. Dari pengamatan penulis dapat diambil kesimpulan antara perbandingan
teori yang telah dipelajari dengan yang ada di organisasi, bahwa bagian
Pendidikan Fakultas Ekonomi USU telah menerapkan teori yang ada.
Hal ini terbukti dari penyusunan tata letak ruang kantor pada bagian
Pendidikan Fakultas Ekonomi USU memenuhi aspek-aspek yang ada.
Aspek-aspek itu diantaranya adalah aspek lingkungan yang mencakup
perkakas kantor, dan kondisi fisik dalam kantor.
3. Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU telah menerapkan asas tata
ruang kantor yang baik. Ini terbukti dari penyusunan tata letak ruang
kantornya dan penempatan perabot-perabot kantor.
4. Tata ruang kantor bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU sudah
memenuhi kriteria tata ruang kantor yang dapat membantu penghematan
tenaga, waktu dan biaya, sehingga dapat meningkatkan efektivitas kerja
5. Pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU para pegawai yang
memiliki pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain ditempatkan
berdekatan agar pekerjaan yang mereka kerjakan lebih efektif.
B. Saran
Adapun saran yang ingin disampaikan penulis adalah sebagai berikut:
1. Sebaiknya penyusunan arsip harus lebih diperhatikan karena masih
belum sempurna agar di dalam mencari arsip yang dibutuhkan tidak
kewalahan.
2. Kebersihan ruangan harus lebih diperhatikan lagi agar keindahan
ruangan dapat terjaga. Khususnya pada kebersihan meja para pegawai,
hendaknya barang-barang atau kertas-kertas yang tidak terpakai lagi
sebaiknya disingkirkan dari atas meja agar tidak mengganggu pekerjaan.
3. Kesehatan ruangan juga harus dijaga. Dalam menciptakan ruangan yang
sehat sebaiknya dilakukan bersama-sama, dan juga diperlukan kesadaran
yang tinggi bagi setiap individu yang berada di ruangan tersebut. Bagi
para pegawai yang merokok, sebaiknya jangan merokok di dalam
ruangan sehingga sirkulasi udara dapat terjaga.
4. Tata ruang kantor pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU
dirancang sedemikian rupa agar penataannya dapat diubah kembali jika
diperlukan, hal ini bertujuan untuk menghilangkan kejenuhan dalam
DAFTAR PUSTAKA
Gie, T.L., 2000. Administrasi Perkantoran Modern. edisi ketujuh. Liberty Offset, Yogyakarta.
Haryadi, Hendi, 2009. Administrasi Perkantoran. Visimedia, Jakarta.
Moekjizat, 2002. Tata Laksana Kantor. Cetakan Kedelapan, Mandar Maju, Bandung.
Moekijat, 2008. Administrasi Perkantoran. Cetakan Kedelapan, Mandar Maju, Bandung.
Munir Sukoco, Badri, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran. Erlangga, Jakarta.
Sastradipoera, Komarudin, 2001. Asas – Asas Manajemen Perkantoran. Kappa Sigma, Bandung.
Sedarmayanti, 2001. Dasar – Dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Edisi Revisi, Mandar Maju, Bandung.
Sedarmayanti, 2001. Pasar-Pasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Cetakan kedua, Mandar Maju, Bandung.
Sukoco Badri, Munir,2005. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga, Surabaya.
