TUGAS AKHIR
SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh
PARWINDER KAUR
092103063
PROGRAM STUDI DIII KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : PARWINDER KAUR
NIM : 092103063
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN DAN
PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: April 2012 Ketua Program Studi
Dr. Beby K. F. Sembiring, SE, MM
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal: April 2012 Dekan
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : PARWINDER KAUR
NIM : 092103063
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN DAN
PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, April 2012
Menyetujui
Pembimbing
Dr. Beby K. F. Sembiring, SE, MM
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang senantiasa
memberikan kesehatan dan kemampuan pada penulis untuk dapat menyelesaikan tugas akhir
ini. Penulisan tugas akhir ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat yang telah
ditetapkan dalam rangka menyelesaikan Program Studi Diploma-III Jurusan Kesekretariatan
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir yang dipilih
adalah “Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Kearsipan pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna baik dari
segi isi maupun dari segi penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun, agar untuk ke depannya penulis dapat menulis dengan lebih
baik lagi.
Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih penulis
kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan
selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan masukan dan pengarahan
serta petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
4. Ucapan terima kasih spesial kepada kedua orang tua penulis, Charan Singh dan Jasbir
Kaur. Terima kasih atas kasih sayang, dukungan, dan pengorbanan yang selama ini
telah diberikan, tumpuan utama semangat penulis untuk terus berprestasi.
5. Abang-abang penulis, Narwinder Singh, SE, Ak dan Roswindan Singh, Amd serta
manji Oci selaku nenek penulis yang selalu mendoakan agar Tugas Akhir ini cepat
selesai.
6. Sahabat – sahabat penulis : Nindya, Fenny, Sesilia, Maria, Admilia, Anggi, Hesti
makasih buat kalian semua yang telah setia menemani penulis selama tiga tahun ini
baik suka maupun duka.
7. Buat teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 09 yang tidak mungkin penulis
sebutkan satu-persatu, makasih semuanya telah memberikan pelajaran berharga dalam
hidup penulis selama tiga tahun ini.
8. Dan buat semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir
penulis.
Medan, April 2012
DAFTAR ISI
B.Perumusan Masalah ... 3
C.Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D.Jadwal Kegiatan ... 4
E. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI ... 6
A.Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi ... 6
B.Kegiatan Organisasi ... 8
C.Struktur Organisasi ... 8
D.Job Description ... 12
E. Kinerja Usaha Terkini pada Fakultas Ekonomi ... 15
F. Rencana Kegiatan ... 16
BAB III PEMBAHASAN ... 17
A.Pengertian Arsip ... 17
B. Jenis Arsip ... 18
C.Peranan dan Tujuan Kearsipan ... 19
1. Peranan Kearsipan ... 19
2. Tujuan Kearsipan ... 20
D.Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik ... 20
E. Peralatan dan Perlengkapan yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip ... 23
F. Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 26
1.Sistem Penyimpanan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 26
2. Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 28
3. Sistem Pemeliharaan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 31
G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ... 33
1. Penyusutan Arsip ... 33
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 37
A.Kesimpulan ... 37
B.Saran ... 38
DAFTAR TABEL
No Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Judul Halaman
Organisasi atau perusahaan yang dibentuk dalam rangka mencapai tujuan, yang menjadi cita-cita dari para pendiri, penyelenggara dan orang-orang yang tergabung didalamnya, tidak pernah lepas dari pembuatan catatan dan penerimaan data dan informasi tentang berbagai hal
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Organisasi atau perusahaan yang dibentuk dalam rangka mencapai tujuan, yang
menjadi cita-cita dari para pendiri, penyelenggara dan orang-orang yang tergabung
didalamnya, tidak pernah lepas dari pembuatan catatan dan penerimaan data dan informasi
tentang berbagai hal keuangan, personalia, komunikasi, perbekalan, dan berbagai peristiwa
yang terjadi dalam rangka penyelenggaraan, pengelolaan, dan operasional organisasi atau
perusahaan.
Arsip merupakan rekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan suatu organisasi.
Sebagai rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta
pengawasan kegiatan organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat
dicapai tujuan manajemen modren yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat
serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka arsip
harus selalu dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuan manajemen
kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap, dan efisien.
(Kustinawati, 2009:1)
Setiap instansi selalu berkaitan/menyangkut unit kerja lainnya. Tidak ada suatu
instansi itu mempunyai kegiatan yang hanya berkaitan dengan satu kegiatan saja, maka unit
kearsipan harus pula sadar tentang pentingnya kerja sama denga unit kerja lainnya. Prinsip
dan dasar-dasar pemikiran ini sangat penting untuk diterapkan, sebab ini akan lebih
menjamin pelaksanaan tugas kearsipan dengan lebih efektif. Dan disadari pula, bahwa
organisasi yang modern selalu akan dipengaruhi oleh perkembangan masyarakat, ilmu
pengetahuan dan teknologi, sehingga akibatnya unit kearsipan harus dinamis dan berkembang
rendah, maka unit kearsipan akan tertinggal dan tetap akan diremehkan fungsinya pada hari
ini, hari esok, dan masa depan. (Abubakar, 2000:2)
Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi atau organisasi dipengaruhi oleh
mental dan fisik pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang
digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk penyimpanan,
pengamanan dan pemeliharaan arsip tersebut. Oleh karena itu perlu mendapat dorongan
untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga efektivitas pengelolaan kearsipan dapat
tercapai dengan baik pula. Dorongan tersebut adalah berupa pemenuhan kebutuhan pegawai
yaitu dengan pemberian gaji yang baik, jaminan kesejahteraan dan jaminan kerja (Hs,
2010:4)
Arsip memiliki kegunaan (manfaat) tertentu seperti untuk keperluan administrasi,
hukum, keuangan, pendidikan, riset, dan pembuktian (dokumenter). Karena mempunyai
kegunaan maka arsip harus disimpan secara sistematis. Artinya di dalam melakukan
penyimpanan arsip, orang atau petugas arsip perlu menggunakan alat tertentu seperti map
(folder, stopmap, ordner), sekat, almari atau peti arsip, ruangan yang dapat menjamin
keamanan, selain di dalam menyimpan arsip harus memperhatikan prosedur, metode,
klasifikasi, dan urutan tertentu di dalam meletakkannya. Apabila penyimpanan arsip dapat
senantiasa disediakan kembali dengan cepat sewaktu-waktu diperlukan.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih banyak
instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Dalam
pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari yang
tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya
kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan
mutlak harus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam
arsip tersebut.
Kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya di
bagian Kemahasiswaan juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip
yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sitem kearsipan yang
benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses
pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur (sembarangan), tidak
terjadwal jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan
penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.
Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tetarik untuk mengetahui bagaimana
penataan sistem arsip yang baik pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara melalui penulisan laporan tugas akhir yang berjudul “Sistem Penyimpanan,
Pengamanan dan Pemeliharaan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, maka penulis merumuskan masalah yang menjadi dasar
dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut “Bagaimana Sistem Penyimpanan,
Pengamanan dan Pemeliharaan kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem penyimpanan,
pengamanan, dan pemeliharaan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
a. Bagi organisasi, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk penyempurnaan
penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk memperbaiki sistem kearsipan di
masa yang akan datang.
b. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang penyimpanan,
pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan referensi terhadap objek yang sama bagi
penulis lainnya yang akan melakukan penelitian.
D. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan oleh penulis pada bulan Februari sampai Maret 2012 pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut:
Tabel 1.1
2 Pengumpulan Data
3 Penelitian di bagian
Kemahasiswaan
4 Penulisan laporan
5 Konsultasi dan
penulisan laporan
6 Penyelesaian laporan
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :
BAB I. PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian,
jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI
Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan
usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
BAB III. PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan pengertian arsip, jenis arsip, peranan dan tujuan kearsipan,
alat-alat yang digunakan untuk penyimpanan arsip, sistem penyimpanan, pengamanan dan
pemeliharaan kearsipan serta sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menyajikan tentang kesimpulan dari penelitian dan saran-saran yang diajukan.
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar
Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di
Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada
waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu
berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada
waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya
tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan
pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan
bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat
keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang
Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan
pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961
yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983,
tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984,
dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan
jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : Departemen Ekonomi
Pembangunan, Departemen Manajemen dan Departemen Akuntansi. Program Diploma-III
terdiri dari : Program Studi Kesekretariatan, Program Studi Keuangan, dan Program Studi
Akuntansi. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi
terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan
global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu
ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan
kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian
sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam
status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan
(customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta
organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan
internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri
terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.
B. Kegiatan Organisasi
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan
pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang
menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti
perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi
perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan
pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat
bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada
masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan,
Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan
lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang
mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung
jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap
bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ini ditetapkan demi tercapainya
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur
organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan
efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga
tujuan perusahaan dapat dicapai.
Menurut Gie ( 2001 : 114 ) suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat
dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada
Gambar 2.1 berikut :
Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU (2012) Gambar 2.1
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis,M.M,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP
Prof. Dr. Ramli, Ms
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.
Ketua
Sekretaris
PROGRAM PROFESI AKUTANSI
Ketua : Drs. Arifin Hamzah, MM, CPA, Ak
Sekretaris : Dra. Narumondang Bulan Siregar, MM. Ak.
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Muhammad Simba Sembiring, SE.M.Si
Kasub. Personalia : Maslan, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE.
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE.M.Si
Kasub. Akademik : Fepti Aniyar, SE.
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan
akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi
umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,
keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan
kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan
fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di
lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung
jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti
kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak
Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
E. Kinerja Usaha Terkini pada Fakultas Ekonomi
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan
tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah
digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena
membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong pencapaian hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Fakultas adalah
menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan
berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat
bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat
berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih
layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar
keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj dan lain lain) sehingga para
civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani
hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut
“Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti
“permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti
“catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang
berarti ‘Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan
akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini (Serdamayanti,
2003:7).
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang
“Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan
Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan
dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang
membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya Lembaga-lembaga Negara atau Badan
Pemerintah tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menertibkan atau
memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan.
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai
“warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik
subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan
orang (itu) pula. Atas pengertian tersebut, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu
misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu produk,
bagian organisasi, foto-foto dan lain sebagainya (Barthos, 2007:1).
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan
surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat-surat dikatakan arsip. Surat dapat
dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini :
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi,
perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan
suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali.
Defenisi-defenisi di atas menjelaskan bahwa arsip merupakan naskah atau catatan
yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan/atau perorangan mengenai
suatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak apa pun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis,
sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.
B. Jenis Arsip
Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan
arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis
dan arsip statis adalah sebagai berikut:
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan
kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan
kegunaannya dapat dibedakan menjadi :
a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
kerja. Jadi, arsip aktif masih ada ditempat-tempat / unit pengolah dalam suatu
kantor/organisasi.
b. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun. Arsip semi aktif maksudnya arsip-arsip dalam masa transisi secara aktif dan
inaktif.
c. Arsip inaktif atau semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan
dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah
arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
C. Peranan dan Tujuan Kearsipan
1. Peranan Kearsiapan
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka
pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu masalah. Oleh sebab itu,
menurut Sedarmayanti (2003:19) dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai :
a. Alat utama ingatan organisasi
b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
2. Tujuan Kearsipan
Tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
pemerintah (Sedarmayanti, 2003:19).
Tujuan kearsipan adalah agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali,
arsip terawat dengan baik dan tersimpan rapi, terjamin keselamatannya dengan sistem
tertentu.
D. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik
Sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia
kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi (baik
pemerintah maupun swasta) harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik.
Menurut Wursanto (2000:32) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan
baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan
baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga
tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
3. Murah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggraakan harus mudah/ekonomis baik dalam
penegeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau
4. Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip),
rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang
dipergunakan pada dasarnya.
5. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan
luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu
organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
6. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap
satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembnagan organisasi. Organisasi pada
umumnya bersifat dinamis (berkembang). Jadi jangan sampai filling yang
dilaksananakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi.
7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan
mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus terpelihara dari
berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap,
dan kelembapan udara.
8. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan
dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam
perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk
Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.
Sedangkan menurut Suraja (2006:25) sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri
1. Tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan
cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang, sehingga arsip (data,
informasi) yang benar selalu dapat disediakan pada orang (pejabat, pegawai, anggota
masyarakat yang membutuhkan) pada waktu yang benar dan denga biaya yang
serendah-rendahnya.
2. Dari aspek unsur-insur input (data, informasi, arsiparis, peralatan, uang), sistem
kearsipan dalam keadaan baik apabila :
a. Data dan informasi yang tersedia memenuhi syarat benar, lengkap, tepat, dan
relevan.
b. Arsiparis yakni pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi
(pengetahuan dan keterampilan) dan memenuhi persyaratan kecerdasan,
ketelitian, kecekatan, dan kerapihan untuk melaksanakan kerja di bidang
kearsipan.
c. Peralatan yang ada lengkap macamnya, jumlahnya mencukupi, keadaan baik,
dan mengikuti perkembangan teknologi kearsipan.
d. Uang mencukupi untuk membiayai semua unsur input, proses kerja kearsipan,
pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip.
3. Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan yang baik
ditandai dengan pelaksanaan penciptaan, distribusi, penggunanaa, pemeliharaan,
penyimpanan, dan penyusutan naskah dapat berlangsung sesuai prosedur dan metode
kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin dihasilkannya output yang baik dan
benar.
4. Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi ciri-ciri sebagai arsip yang
baik: sebagai sekumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan secara
E. Peralatan Dan Perlengkapan Yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip
1. Filling Cabinet
Filling cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar, untuk menyimpan
arsip secara vertikal. Pada umumnya filling cabinet mempunyai 2 (dua), 3 (tiga), 4
(empat), atau 5 (lima) laci dengan ukuran untuk setiap laci (standar) ;
a. Tinggi 26 cm
b. Lebar 35-36 cm
c. Dalam 65 cm
d. Kapasitas lebih kurang 5000 lembar kertas HVS
Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan :
a. Tab, ialah bagian yang menonjol disebelah atas guide atau map dengan ukuran
lebih kurang : lebar 1,15 cm panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam
dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan. Guna Tab adalah untuk
mencantumkan pokok masalah, koda dan tanda-tanda petunjuk file lainnya.
b. Sekat atau Guide, merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah
yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan
masalah pada klasifikasi arsip.
c. Hang Map (Map gantung), adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga
pada bagian atasnya, guna menggantungkannya didalam laci filling cabinet, dan
berfungsi untuk meletakkan Tab.
d. Schnelhecter Map, adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator
(dilubangi) terlebih dahulu, sehingga berkas tersebut tidak dapat lepas dari kaitan.
e. Map biasa, disebut juga stopmap atau stofmap atau stopmap folio. Stopmap
warkat-warkat yang disimpan didalamnya agar tidak mudah lepas atau terpisah
dari satuan atau himpunan.
f. Map jepitan adalah Map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang
warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah terlepas.
Dalam praktek perkantoran, map jepit lebih dikenal dengan nama snelhecter.
g. Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah Map dengan memakai jepitan
khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertical
atau berdiri/tegak. Map jenis ini sering disebut dengan briefordner.
h. Folder, adalah Map tanpa daun penutup pada sisinya, dan dilengkapi tab/tonjolan
untuk menempatkan kode arsip.
i. Tickler File, adalah alat atau kotak kecil berukuran lebih kurang 10x15 cm, yang
digunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan atau kartu-kartu pinjam
arsip, yang cara penyusunan penyimpanannya sama dengan sistem penyimpanan
arsip berdasarkan sistem tanggal atau sistem lainnya.
2. Ordner
Ordner adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip , dan
didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah diperfokator/dilubangi
pinggirnya.
3. Letter Tray (baki surat)
Letter Tray adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal, untuk
meletakkan/menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
4. Safe Keeping Document (brankas)
Safe Keeping Document adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam
dan dilengkapi dengan kumci pengaman. Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip
5. Rak buku (lemari terbuka)
Rak buku adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk
menyimpan ordner dan sejenisnya.
6. Lemari arsip
Lemari arsip adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, berfungsi untuk
menyimpan berbagai macam bentuk arsip seperti : rol film, ordner, dan lain-lain.
7. Visible Record Cabinet
Visible Record Cabinet adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan
kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit didalam laci, kemudian
tersusun dalam suatu cabinet.
8. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact)
Compact Rolling Shelving adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di
atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama
lain dengan ringan dan mudah.
9. Berkas Kotak (Box File)
Berkas kotak atau box file adalah Kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai warkat. Berkas kotak yang berisi warkat-warkat ditempatkan pada rak arsip.
10. Rotary Filling
Rotary filing adalah Peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan
warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu).
11. Cardex (Card Index)
Cardex adalah Alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip
Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas dari Kartu-kartu-Kartu-kartu diberi tanda atau kode agar lebih
mudah dilihat.
12 File yang Dapat Dilihat
File yang dapat dilihat (visible reference record file) adalah Alat yang dipergunakan
untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat yang berisi keterangan-keterangan,
nama-nama dan alamat-alamat yang ditempelkan pada papan/buku yang dapat dilihat dan
dibaca dengan segera.
13. Mesin-Mesin Kantor
Yang dimaksud dengan mesin-mesin kantor adalah semua peralatan kantor yang cara
kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris maupun elektronis. Mesin-mesin
kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya mesin ketik, mesin fotocopy,
mesin penghancur kertas, penjepret kertas dan pelubang kertas.
14. Perangkat Komputer
Komputer adalah alat atau mesin yang digunakan untuk mengelola data dan menerima
data menurut prosedur yang telah di rumuskan. Komputer termasuk mesin kantor yang
dipergunakan dalam bidang kearsipan. Di bagian Keuangan, perangkat komputer di
gunakan untuk mengetik surat, mengetik laporan, mengeprint dan menyimpan data-data
yang sudah di ketik dan di print tersebut ke dalam folder-folder komputer sehingga
penyimpanan arsip menjadi lebih mudah dan praktis sekaligus lebih efisien karena tidak
memerlukan tempat yang lebih banyak untuk menyimpan data.
F. Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sistem berdasarkan masalah (subject). Dalam
sistem ini, semua surat dan dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah atau
isi lalu dimasukkan ke dalam map tebal yang sudah diberi tanda atau keterangan. Hal ini
berfungsi untuk mempermudah pegawai dalam menemukan arsip kembali dengan cepat.
Penyusunan arsip yang menggunakan sistem berdasarkan masalah (subject filing)
merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah
sebagai pedoman untuk mengaturnya. Dalam daftar indeks, setiap pokok masalah dibagi
menjadi pokok masalah utama (main subject), sub pokok masalah (sub subject) dan sub-sub
pokok masalah (sub-sub subject), contohnya :
KEMAHASISWAAN (main subject)
1. Surat Rutin (sub subject)
1.1Surat Keterangan (sub sub subject)
1.2Surat Masa Aktif Kuliah (sub sub subject)
1.3Surat Pengurusan KTM Hilang (sub sub subject)
2. Surat Beasiswa (sub subject)
2.1 Surat Beasiswa BBM S-1 (sub sub subject)
2.2 Surat Beasiswa BBM D-3 (sub sub subject)
2.3 Surat Beasiswa PPA S-1 (sub sub subject)
3. Surat Data Alumni (sub subject)
3.1 Data Alumni S-1 Reguler (sub sub subject)
3.2 Data Alumni D-3 (sub sub subject)
Penyusunan arsip yang menggunakan sistem berdasarkan masalah (subject) ini adalah
sistem yang tersulit penggunaanya, tetapi merupakan sistem yang terbaik dan lebih mudah
abjad. Sistem kronologis adalah sistem yang menata arsip berdasarkan tanggal surat masuk
atau surat keluar.
Dapat dibayangkan, betapa sulitnya menemukan kembali arsip-arsip tersebut, jika
tidak diketahui tanggalnya. Sistem nomor agenda adalah sistem yang menata arsip
berdasarkan nomor agenda surat masuk atau keluar, sistem ini dapat menimbulkan kesulitan
untuk menemukan kembali arsip apabila tidak diketahui nomor agenda surat masuk atau
surat keluat tersebut. Sistem abjad adalah sistem yang menata arsip berdasarkan huruf-huruf
pertama dari nama orang-orang/organisasi. Penyimpanan arsip dengan sistem ini akan terasa
sulit jika terdapat nama-nama yang sama (Abubakar, 2000:28).
Kelebihan penyimpanan arsip dengan sistem berdasarkan masalah yaitu :
a. Mudah penggunaannya bila hanya perihalnya yang diketahui
b. Perluasan yang tidak terbatas
c. Biasanya pimpinan kantor lebih banyak menanyakan surat atau arsip berdasarkan
masalah
Kekurangan penyimpanan arsip dengan sistem berdasarkan masalah yaitu :
a. Kesulitan penggolongan
b. Tidak begitu cocok untuk macam-macam surat
c. Penyusunan arsip akan gagal apabila petugas kearsipan tidak memiliki keterampilan,
kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasinya.
2. Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Pengamanan arsip dari segi informasinya.
Pengamanan arsip dari segi informasinya menurut Sedarmayanti (2003:109) telah
diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya
saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut:
1) Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip
sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat
dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1
huruf a Undang-Undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya,
sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana penjara
seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip dari segi
kerusakan. Segi kerusakan arsip ini dapat dibagi menjadi dua jenis kerusakan yaitu :
kerusakan arsip dari dalam (internal) dan kerusakan arsip dari luar (eksternal).
Kerusakan arsip dari dalam (internal) dapat disebabkan oleh : kertas, tinta, dan pasta atau
lem. Sedangkan, kerusakan arsip dari luar meliputi : kelembaban, udara yang terlampau
kering, sinar matahari, debu, kekotoran udara, jamur dan sejenisnya, rayap, gegat dan
gegat (Barthos, 2007:50).
Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
1) Penggunaan Air Condition dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan
kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik
2) Fumigasi, yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/membasmi
serangga atau bakteri.
Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu :
b. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip
c. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip
d. Fumigasi rutin
3) Restorasi Arsip, yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat
digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi.
Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
a. Tradisional, yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan
“chiffon”
b. Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara 2 lembar plastik.
4) Mikrofilm, adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam
ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
Keuntungan penggunaan mikrofilm :
a. Menghemat ruangan
b. Melindungi arsip dari kerusakan (lebih tahan lama)
c. Memudahkan penggunaan (karena bentuknya kecil)
d. Tampak lebih rapi
Kerugian penggunaan mikrofil :
a. Biaya tinggi
b. Untuk membuat mikrofilm, diperlukan keahlian khusus
c. Kesukaran dalam memperbaharui/merubah isi mikrofilm yang sudah
tersusun
d. Untuk membaca mikrofilm diperlukan microreader
e. Proses pembuatan mricrofilm arsip sulit.
Sistem pengamanan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
pegawai mempunyai tanggungjawabnya terhadap arsip-arsip tersebut. Lemari arsip tersebut
dikunci agar keamanannya terjamin dan tidak setiap orang dapat mengambil arsip tersebut
hanya pegawai yang mempunyai wewenang saja. Hal ini dilaksanakan dengan tegas agar
tidak ada orang yang sembarangan mengambil atau meminjam arsip tanpa sepengetahuan
para pegawai di Bagian Kemahasiswaaan.
3. Sistem Pemeliharaan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pemeliharaan arsip menurut Wursanto (2006:272) adalah usaha-usaha yang dilakukan
untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Usaha pemeliharaan arsip
berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah,
tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta
menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:
a. Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:
1) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab dan ruangan dijaga tetap kering.
Oleh sebab itu ruangan harus diberi ventilasi secukupnya
2) Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar
matahari.
3) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air, misalnya banjir. Maka
periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan
atap gedung yang bocor.
4) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api misalnya kebakaran.
5) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama/ serangan
6) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan
disimpan didalamnya.
7) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang
lain.
8) Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat
industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat
berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
9) Pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
b. Kebersihan
Kebersihan arsip meliputi:
1) Kebersihan ruangan
Membersihkan ruangan sebaiknya dilakukan sekurang-kurangnya seminggu sekali.
Dibersihkan dengan alat penyedot debu (vacuum cleaner) dan dilarang merokok,
makan dan minum didalam ruangan penyimpanan arsip.
2) Kebersihan arsip
Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara arsip-arsip dibersihkan
dengan vacuum cleaner, jangan membersihkan dengan sabut bulu ayam atau sulak.
Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak dimakan rayap dan arsip-arsip yang rusak
bukan dimakan rayap harus segera dipisahkan yang satu dengan yang lainnya untuk
kemudian diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki. Arsip-arsip juga
harus bersih dari karat.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
1) Rak arsip, sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan-papan rak,
jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam inci. Rak
arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.
2) Almari arsip, almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup,
sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Tetapi almari harus
sering dibuka, untuk menjaga tingkat kelembabannya. Untuk menjaga agar tingkat
kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat ditaruh
kapur barus. Susunlah arsip-arsip didalam almari agak renggang atau jangan terlalu
rapat. Apabila almari terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.
Sistem pemeliharaan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari ruangan tempat penyimpanan
arsip yang memiliki ventilasi yang cukup dan menggunakan pendingin ruangan (AC) agar
menjaga kelembaban udara stabil dan tidak lembab. Almari arsip yang dipakai untuk
penyimpanan arsip yang terbuat dari logam besi karena lebih kuat, tahan air, dan panas serta
praktis.
G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
1. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip. Menurut Barthos (2005:101)
dapat dilakukan dengan cara :
a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintah
masing-masing
b. Memunasnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketemtuan yang berlaku
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, penyusutan dan penghapusan arsip
berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari
unit pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip. Pengertian penyusutan dan penghapusan arsip
juga mencakup kegiatan-kegiatan pemindahan arsip dari Pusat Penyimpanan Arsip suatu
organisasi ke Arsip Nasional Republik Indonesia, termasuk pula kegiatan pemusnahan arsip
yang tidak mempunyai nilai kegunaan.
Tujuan penyusutan arsip adalah:
a. Menghindari percampuradukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan arsip
inaktif (semi statis), serta antara arsip yang bernilai penting dengan yang tidak penting
b. Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan
c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian dan
lain-lain
d. File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip yang baru
e. Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip inaktif yang bernilai
berkelanjutan di tempat yang lebih baik
f. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen, sehingga arsip dapat
diperlukan dan diatur dengan baik, terlindungi dari segala faktor bahaya
g. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasionanal
2. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip
yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut
harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain,
sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya (Sedarmayanti, 2003:103).
a. Dengan melebur lembaran-lembaran arsip menggunakan mesin pelebur kertas,
misalnya melalu pabrik-pabrik kertas
b. Dengan membakar sampai tuntas/habis sehingga menjadi abu. Apabila jumlah
arsip yang dimusnahkan cukup banyak, cara ini kurang efektif.
c. Dengan menimbun di dalam tanah, cara ini juga kurang efektif
d. Dengan menyobek atau merobek-robek secara manual menjadi
sobekan-sobekan kecil sehingga tidak dapat dimanfaatkan. Apabila arsip yang
dimusnahkan dalam jumlah besar, cara ini juga tidak efektif
e. Dengan kemajuan teknologi dewasa ini, cara yang paling tepat memusnahkan
arsip ialah dengan menggunakan mesin penghancur kertas atau paper shredder
machine.
Proses pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara :
a. Pembentukan panitia
Proses pemusnahan arsip didahului dengan pembentukan panitia pemusnahan arsip
dengan melibatkan berbagai unsur yang berkepentingan dan berwewenang dalam
organisasi atau perusahaan. Anggota panitia pemusnahan arsip terdiri dari pejabat
yang banyak berhubungan dengan penggunaan arsip.
b. Inventarisasi data
Inventarisasi data arsip bertujuan membuat daftar lengkap atas isi arsip dengan
dikelompokkan menurut persamaan masalah utama.
c. Penilaian kegunaan asip
Dalam penilaian kegunaan arsip perlu diperhatikan hal-hal seperti : informasi yang
terkandung di dalam arsip tersebut, penilaian hendaknya dilakukan atas dasar
bersangkutan, penilaian suatu arsip hendaknya dikaitkan dengan berkas-berkas arsip
lainnya dan nilai kegunaan arsip.
d. Daftar Usulan Pemusnahan
Daftar Usulan Pemusnahan arsip diusulkan oleh pimpinan yang berwenang atau
pejabat lain yang berhak untuk mengususlkan pengesahan daftar ususlan pemusnahan.
e. Pembuatan Berita Acara
Arsip-arsip yang dimusnahakan dicatat dalam suatu Daftar Pemusnahan Arsip dan
harus dibuat Berita Acara Pemusnahan.
Sumber : Buku Kearsipan 2 Tahun (2000) Gambar 3.1
Berita acara pemusnahan arsip (2000)
Dalam sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekomoni Universitas Sumatera Utara tidak menggunakan berita acara pemusnahan
arsip secara resmi, tetapi biasanya para pegawai melakukan keputusan dan persetujuan secara
bersama-sama dalam hal pemusnahan arsip. Tidak semua arsip di Bagian Kemahasiswaan
dimusnahkan, tergantung pada masalah arsipnya.
Berita Acara Pemusnahan Arsip Nomor:
Pada hari ini …. Tanggal …….. yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Surat Keputusan Menteri No ………. Tanggal ………. dan Surat Tugas No ………. Tanggal …….. telah melakukan pemusnahan arsip-arsip tercantum dalam daftar terlampir secara *) =
Seperti arsip Surat Rutin yang masa berlakunya adalah selama setahun setelah itu
Surat Rutin dapat dimusnahkan karena setahun sekali surat-surat tersebut harus diganti.
Sedangkan untuk Surat Beasiswa semuanya tetap disimpan hingga mungkin surat-surat
tersebut rusak sehingga harus dimusnahkan. Untuk Surat Alumni tetap disimpan semasih data
tersebut bertahan. Jadi bisa disimpulkan bahwa hanpir kebanyakan arsip di Bagian
Kemahasiswaan tetap disimpan hingga arsip tersebut rusak sendiri atau hingga almari arsip
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang
mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan yang akan berpengaruh pada
efektivitas dan efisiensi kerja sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Setelah membandingkan dan menguraikan proses penyimpanan, pengamanan dan
pemeliharaan kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara denga teori-teori yang ada, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa:
1. Penyimpanan arsip-arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara berdasarkan sistem masalah (subjek).
2. Pengamanan arsip-arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dilakukan berdasarkan petunjuk yang ada yaitu dengan menjaga
kerahasiaan arsip-arsip dari pihak luar.
3. Pemeliharaan arsip-arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dilaksanakan dengan baik, dapat dilihat dari kebersihan ruangan dan
kebersihan udara yang terjaga dengan baik.
4. Alat-alat yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sudah cukup baik, itu semua dapat dilihat dari kelayakan dan persediaan
alat-alat yang digunakan.
5. Penyusutan dan pemusnahan arsip-arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, belum dapat dikatakan baik karena tidak memakai prosedur
B. Saran
Pada akhir penulisan laporan tugas akhir ini, penulis ingin memberikan beberapa
saran yang mungkin dapat membangun sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan.
Adapun saran-saran tersebut adalah:
1. Sistem pengolahan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara agar lebih ditingkatkan lagi, terutama dalam hal penyimpanan arsip.
2. Penyimpanan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sebaiknya juga menggunakan sistem abjad, sistem nomor, sistem tanggal
dan sistem wilayah atau daerah. Tidak hanya menggunakan satu sistem saja tapi juga
menggunakan beberapa sistem sekaligus agar lebih teratur, rapi, dan jelas.
3. Pengamanan dan pemeliharaan arsip dilakukan berdasarkan petunjuk yang ada yaitu
dengan menjaga kerahasiaan arsip-arsip dari pihak luar dan jangan diletakkan
disembarang tempat seperti diatas meja. Hal ini lumayan sering terjadi, ketika pegawai
mengeluarkan arsip dari almari terkadang pegawai lupa untuk mengembalikan arsip
tersebut ke dalam alamari arsip.
4. Alat-alat yang digunakan untuk mendukung kegiatan kearsipan sebaiknya ditambah lagi
agar dokumen tersimpan rapi dan mengurangi arsip-arsip yang masih bertumpuk dan
berserakan di luar seperti almari arsip dan filling cabinet.
5. Pengelompokan arsip sebaiknya dipisah berdasarkan kegunaannya, agar arsip-arsip yang
tidak digunakan lagi dapat dimusnahkan. Pemusnahan dan Penyusustan arsip sebaiknya
menggunakan prosedur yang sudah ditetapkan demi menghindari terjadinya
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 2000. Pola Kearsipan Modern, Cetakan V. Djambatan : Jakarta
Hs, Lasa. 2010. Perencanaan Strategis Kearsipan
Gie, Liang The. 2001. Administrasi Perkantoran Modern. Yogjakarta : Penerbit Liberti
Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2012
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
PerguruanTinggi, Cetakan VI. Jakarta : PT Bumi Aksara
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung : CV Mandar Maju
Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogjakarta : CV Andi Offset
Wursanto. 2000. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang : Dioma
Internet
