SISTEM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN
KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
SAURMA MANURUNG
092103017
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIII KESEKRETARIATAN MEDAN
NAMA : SAURMA MANURUNG
NIM : 092103017
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
JUDUL :SISTEM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA
BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: ...2012 Dosen Pembimbing
(
NIP. 19780930 200812 2 001
Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA)
Tanggal: ...2012 Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan
NIP. 19741012 200003 2 003
(DR. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE. MM)
Tanggal: ...2012 Dekan
(
NIP. 19550810 198303 1 004
Puji syukur saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas
akhir ini dengan baik.Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi
salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada Jurusan Kesekretariatan
Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul dari Tugas Akhir yang penulis pilih adalah “SISTEM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.”
Tanpa melupakan pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu
penulis selama proses pembuatan tugas akhir ini, penulis mengucapkan terima
kasih kepada:
1. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga, Mec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM selaku Ketua
Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3. Ibu Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA selaku dosen pembimbing
mata kuliah tugas akhir.
4. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
Jonriski Manurung) yang selalu memberi dukungan.
7. Teman Satu Kost Jl. Bahagia No.17 Pasar Satu Padang Bulan Medan
(K’Friska, K’Rayu, K’ Reni, Denti dan Santi) yang membantu dalam
proses penyelesaian Tugas Akhir ini.
8. Herman Roy Sagala yang selalu memberikan dukungan, motivasi, saran
dan perhatiannya selama proses penyelesaian tugas akhir ini.
9. Teman-teman seperjuangan di kelompok 7 magang (Fauzi Ahmad, Nova
Simatupang, Edy Wijaya,) yang selalu memberikan dukungannya.
10.Bung dan Sarinah GmnI Komisariat Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
11.Teman-temanku Desi Fitriany Ginting, Donna Ria Sitepu, dan semua
teman-teman ku yang lainnya yang selalu memberikan saran,kritikan dan
motivasinya kepada penulis
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan
untuk itu penulis menerima saran dan kritikan yang bersifat membangun guna
perbaikan kearah yang lebih baiknya. Akhir kata penulis mengucapkan terima
kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan tugas akhir ini.
Semoga ini bermanfaat bagi semua pihak yang membaca.
Medan, 23 Maret 2011 Penulis,
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Permasalahan ... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Jadwal Kegiatan ... 6
E. Sistematika Penulisan ... 6
BABII PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI A. Sejarah Singkat FE USU ... 8
1. Dasar Penyusunan LKIP ... 10
2. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 10
3. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 11
B. Struktur Organisasi ... 12
C. Uraian Tugas/ Job Description ... 18
D. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 29
E. Kinerja Usaha Terkini ... 29
A. Pengertian Arsip ... 31
B. Ciri-ciri Arsip yang Baik ... 33
C. Penggolongan Arsip ... 34
D. Peran Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja ... 40
E. Kegunaan Arsip ... 41
F. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Arsip ... 43
G. Sistem Kearsipan ... 9
H. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 50
I. Teknologi Kearsipan yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan FE USU ... 62
J. Peranan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan FE USU ... 65
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ... 67
2. Saran ... 68
Halaman
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi ... 13
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha
yang banyak dilakukan pada setiap badan usaha, baik di pemerintahan maupun
badan swasta. Kegiatan dalam kearsipan antara lain adalah menyimpan dan
memelihara warkat, arsip, ataupun dokumen penting dengan baik. Kegiatan ini
lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan.
Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai sumber pengingat bagi
suatu perusahaan. Artinya arsip mencakup beraneka ragam bahan informasi yang
sangat berguna. Oleh karena itu, sistem kearsipan dalam suatu perusahaan harus
dilakukan dengan baik, agar dapat membantu kelancaran aktivitas di dalam
perusahaan atau unit kerja tersebut.
Kearsipan harus dilakukan dengan teliti dan cermat. Menyimpan arsip harus
dilakukan dengan sebaik mungkin agar setiap arsip tersebut dapat diambil atau
ditemukan dalam waktu yang singkat, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan
kembali. Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit
kerja, sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem
atau penataan kearsipan dengan baik. Masih banyak arsip yang bertumpuk di
dalam gudang atau di meja kerja seseorang sehingga arsip tersbut mudah rusak
mengakibatkan pandangan terhadap pelaksaan pengelolaan kearsipan menjadi
kurang baik. Keadaan seperti itu tidak mudah untuk diubah, tergantung dari
kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi.
Berdasarkan hal tersebut, maka sudah waktunya untuk memperbaiki atau
meningkatkan pandangan kearsipan dengan perkembangan tekonologi modern
seperti sekarang dikarenakan bahwa teknologi modern dapat menciptakan
berbagai perangkat terhadap kegiatan kearsipan.
Oleh karena itu, dalam melaksanakan sistem kearsipan dibutuhkan teknik dan
keterampilan tertentu. Karena data yang dihasilkan, diterima, diproses, dan
dibuang tidak terbatas jumlahnya. Untuk itu, dalam melakukan kegiatan ini harus
didukung dengan fasilitas yang baik.
Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum melaksanakan
penataan arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari para
pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip
dalam kegiatan administrasi. Dan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga
khusus atau ahli dalam bidang kearsipan.
Pada Bagian Kemahasiswaan Faklutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat yaitu data-data
mengenai kemahsiswaan yang disusun berdasarkan tanggal surat masuk dan
disimpan dilemari arsip, sehingga pada suatu saat dibutuhkan dapat dengan
mudah ditemukan kembali.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
diproses, disimpan pada bagian ini merupakan informasi yang berhubungan
dengan kemahasiswaan. Jadi arsip yang ada pada bagian ini harus dipelihara
dengan baik agar tercipta kelancaran aktifitas di Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada Bagian Kemahasiswaan masih terdapat arsip-arsip yang belum tersusun
rapi karena masih kurang dalam memperhatikan penyusunan dan penyimpanan
warkat atau arsip. Dengan kata lain peyimpanan dan pemeliharaan arsip pada
Bagian Kemahasiswaan masih kurang efektif dalam pelaksanaannya.
Atas dasar pemikiran tersebut ditambah dengan keinginan penulis untuk
mendalami pengetahuan mengenai sistem kearsipan dalam suatu perusahaan atau
organisasi, maka penulis mengambil judul “Sistem Pelaksanaan Kearsipan
B. Permasalahan
Berdasarkan uraian diatas maka perumusan masalah dari tulisan ini adalah
bagaimana Sistem Pelaksanaan Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Sumatera Utara.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui bagaimana sistem pelaksanaan kearsipan pada bagian
kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Untuk mengetahui bagaimana peranan pelaksanaan kearsipan pada bagian
kemahasiswaan fakultas ekonomi sumatera utara.
2. Manfaat Penelitian
A. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara
teoritis maupun aplikasi.
b. Agar penulis lebih memahami sistem pelaksanaan kearsipan dalam
memperlancar pekerjaan kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
B. Bagi Instansi
a. Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan dan
kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan datang.
b. Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan maupun
pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan penelitian ini.
C. Bagi Peneliti yang Akan Datang
a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
b. Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan Pelaksanaan
Kearsipan.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
arsip juga sangat berguna terutama dalam proses memperlancar pekerjaan
maupun administrasi mahasiswa. Karena pada Bagian inilah data-data
mahasiswa baik alumni maupun mahasiswa yang baru masuk program Reguler,
Diploma, Ekstensi dan Informasi Beasiswa serta hal lainnya diproses dan
disimpan. Kegunaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Universitas
Sumatera Utara antara lain :
1. Untuk keperluan administrasi
2. Untuk keperluan penelitian, aktif kuliah dan surat tunjangan belajar
D. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.
T.M Hanafiah No. 9 Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih
jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 di bawah ini:
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
Maret April
I II III IV I II III
1 Persiapan √ √
2 Pengumpulan Data √ √ √
3 Penulisan √ √ √ √
E. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah
maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab,
yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting
dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar
penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya
BAB I: PENDAHULUAN
Bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian,
manfaat penelitian, dan rencanan yang terdiri dari jadwal survey/ observasi dan
sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL INSTANSI
Bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, strutur
organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana
kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan uraian mengenai pengertian arsip, ciri-ciri arsip yang baik,
penggolongan arsip, peran arsip bagi suatu organisasi atau unit kerja, kegunaan
arsip, pemeliharaan dan pencegahan kerusakan arsip, sistem kearsipan, sistem
kearsipan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, teknologi kearsipan yang digunakan bagian kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera, peranan kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan
pengembangan dan pemeliharaan kearsipan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian
yang dilakukan dibagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara pada awalnya diprakarsai oleh pemuka
masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas
Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada tanggal 20 Agustus
1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian
dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di
Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh
menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, maka pada tahun 1961, Universitas
Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di
Medan. Pembukaan Fakultas Ekonomi tersebut didasarkan pada Surat Keputusan
Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961. Berdasarkan surat
keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies
Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi pendidikan Ahli
Administrasi Prusahaan (PAAP) berdasarkan S.K Mendikbud Republik
Indonesia No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. PAAP kemudian menjadi
program Diploma III dengan tiga program studi yaitu D-III Keuangan, D-III
Akutansi dan D-III Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang
No.23/DIKTI/Kep/1978, No.25/DIKTI/Kep/1978, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan
S.K. Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada
tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU
kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan
PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program
Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hingga saat ini.
Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D III serta Pendidikan
Profesi Akutansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana
Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang
Program Pendidikan yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program
Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) terdiri dari :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan.
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akutansi
Program Diploma Tiga (D-III), meliputi :
1. Program Studi Keuangan
2. Program Studi Akutansi
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November
2003, UniversitasSumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN)
dimana Fakultas Ekonomi merupakan 10 Fakultas dan Program Pasca Sarjana
yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama
jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT
BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada
tahun 2009 USU memiliki 12 Fakultas.
1. Dasar Penyusunan LKIP
Dalam Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP). Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara berpedoman kepda Surat Keputusan
Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003
tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
dan Instruktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 tahun 2003 yaitu pendidikan
yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai
keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani
menuju bangsa yang modern.
2. Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Sumatera Utara ingin menjadi lembaga Pendidikan yang
menghasilkan mahasiswa yang berkualitas. Juga ingin memenuhi kebutuhan
perkembangan bisnis yang cepat, mampu menyediakan informasi bagi
masyarakat dan berperan serta dalam pengembangan Ekonomi Pembangunan,
3. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akutansi yang berorientasi pasar.
b. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN
c. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
d. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
e. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen unit kerja dalam
organisasi. Struktur menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan
bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut
dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi
pekerjaan, saluran pemerintah dan penyampaian laporan. Berdasarkan website
(Sejarah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.ac.id), struktur organisasi
mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu:
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu bisnis.
Dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis
kita di masa mendatang.
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia.
Dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja
nantinya yang membutuhkan Sumber Daya Manusia dan dapat
menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
3. Fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi kita bisa dengan mudah
Adapun struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah
sebagai berikut.
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor :Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H,
Msc.(C.T.M.), Sp. A.(K)
Pembantu Rektor I :Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph.D.
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng.
Pembantu Rektor III :Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor V :Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS
Dekan :Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, Ak, MAcc
Pembantu Dekan II : Drs.H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac.
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.
Anggota :Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.
Sekretaris
Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris
Akuntansi
Ketua
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Drs
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua
Sekretaris
Kesekretariatan
Ketua
BAGIAN TATA USAHA
Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE
Kasub. Personalia : Marlan, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub Kemahasiswaan : Zailiana, S.sos
LEMBAGA-LEMBAGA PENUNJANG
Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
BAGIAN PERPUSTAKAAN
Kepala Perpustakaan : O.K, Raffii, SE
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI PADA BAGIAN
KEMAHASISWAAN
Pada bagian kemahasiswaan ini terjalin komunikasi yaitu :
1. Komunikasi dari atasan ke bawahan yang disebut top-downcomumunications
yang berupa perintah, instruksi, petunjuk, informasi dan lain sebagainya
kepada bawahan
2. Komunikasi dari bawah ke atas yang disebut bottom-up communications
yang berupa laporan hasil pekerjaan, saran, pengaduan, dan lain sebagainya
kepada pimpinan.
3. Komunikasi horizontal yaitu pertukaran pesan diantara orang-orang yang Pembantu Dekan III
Ami Dilham, SE.M.Si
Kasub bag Kemahasiswaan
Zailiana, S.sos
Staf/ Pegawai
Emma Dahlian, SE
Staf/ Pegawai
Sri Wardani, SE
Staf/ Pegawai
Dekan I dan komunikasi antar pegawai bagian Kemahasiswaan maupun
dengan pegawai lainnya.
C. Job Description
I. Bagian Fakultas Ekonomi
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas
Ekonomi adalah:
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah:
a. Memimpin penyelenggaran dan pengembangan pendidikan dan
pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan
administrasi fakultas.
c. Bertanggung jawab kepada Rektor.
d. Menandatangani ijazah, transkrip nilai, surat keterangan dan skripsi
mahasiswa.
e. Mendisposisi surat-surat masuk.
f. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.
2. Pembantu Dekan
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan bidang
pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan
kerjasama.
3. Kepala Tata Usaha
a. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
11.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas.
b. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,
dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana
akademik.Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target
kurikulum.
5. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
6. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan laporan bagian.
c. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan
3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah diteliti kebenarannya
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan
bagian.
d. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian
3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai
4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
5. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti
7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan
alumni
3. Melakukan administrasi kemahasiswaan
4. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
11.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
f. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas Sub bagian Perlengkapan adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan
4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan
6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan
7. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
g. Sub Bagian Perpustakaan
Tugasnya adalah:
1. Controler
a) Inventaris Ruang Baca / perpustakaan Fakultas Ekonomi USU
b) Kinerja pegawai / staf administrasi ruang baca
c) Proses registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai
jurusan
d) Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara
mempergunakan fasilitas perpustakaan / ruang baca.
2. Laporan
a) Sesuai usul mahasiswa/ staf pengajar mengajukan permohonan
pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat, baik secara
lisan/ surat sebagai pendukung proses belajar
b) Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan
c) Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar,
staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ ruang
II. Job Description Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
a. Pembantu Dekan III ( Ami Dilham, SE. M.Si)
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan bidang
pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan
kerjasama.
b. Kasub Bagian Kemahasiswaan (Zailiana, S.Sos)
Tugasnya adalah membantu Pembantu Dekan III dalam pelaksanaan
kegiatan bidang kemahasiswaan baik dalam penyajian informasi maupun
pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
c. Staf/ Pegawai
1) Emma Dahliana, SE
Tugasnya adalah melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan
layanan kesejahteraan mahasiswa dan mengumpulkan serta mengolah data
dibidang kemahasiswaan dan alumni.
2) Sri Wardani, SE
Bertugas melakukan administrasi kemahasiswaan dan menyusun laporan
kerja sub bagian serta mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3) Safaruddin, SE
Melakukan tugas untuk menyajikan informasi dibidang kemahasiswaan
dan alumni serta mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan
1. Saluran Komunikasi
Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau
pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna
mencapai kesamaan makna.
Pada Bagian Kemahasiswaan saluran komunikasi yang terjalin dapat
dilihat dari bagan struktur organisasi pada Bagian Kemahasiswaan bahwa
Bagian Pembantu Dekan III mengkoordinasi atau mengkomando seluruh kinerja
ataupun kegiatan baik kepala sub bagian maupun para staf/pegawai. Dalam
saluran komunikasinya kepala sub Bagian Kemahasiswaan yang dapat
berinteraksi dalam berkomunikasi langsung dengan Pembantu Dekan III.
Sedangkan para staf/ pegawai Bagian Kemahasiswaan, saluran komunikasi pada
Pembantu Dekan III tidak dapat secara langsung. Akan tetapi harus melalui
kepala sub bagian kemahasiswaan agar segala urusan yang ada disampaikan
kepada Pembantu Dekan III.
Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat tanggung jawab yang harus
dilaksanakan oleh kepala sub bagian kemahasiswaan maupun para staf/ pegawai
yang terdapat didalamnya mengenai kinerja yang dilaksanakan oleh bagian
masing-masing. Mengenai pekerjaan yang dilakukan oleh para staf/ pegawai,
bagian kepala sub bagian kemahasiswaan bertanggung jawab penuh dan
melakukan koordinasi yang baik kepada Pembantu Dekan III.
Dalam hal kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan, segala hal yang
menangani dan bertanggung jawab terhadap masalah kearsipan tersebut adalah
bagian administrasi kemahasiswaan. Upaya yang dapat dilakukan untuk
menyelesaikan masalah tersebut adalah pengetikan ulang kembali arsip-arsip
maupun warkat yang telah hilang dan melaporkannya kepada kepala sub bagian
kemahasiswaan.
D. Jaringan Usaha atau Kegiatan
Jaringan usaha atau kegiatan adalah suatu proses membangun hubunganyang
baik antar suatu instansi yang dimanfaatkan untuk mengatur koordinasi serta
mewujudkan kerjasama antar unsur dalam suatu instansi.
Jika suatu instansi bergabung dalam suatu jaringan usaha, maka suatu
hubungan yang terbina dengan baik dapat menjaga nama baik instansi, bahkan
meningkatkan nama baik suatu instansi tersebut serta menciptakan bentuk
kerjasama untuk menghasilkan mahasiswa yang berprestasi, berkualitas dan siap
ditempatkan di lapangan pekerjaan.
Contoh nyata jaringan usaha atau kegiatan pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, adalah: Kantin FEMI (Fakultas Ekonomi), Café
BAGA (Bawah Tangga), Photocopy Fakultas Ekonomi.
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas
yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan dan hal tersebut butuh waktu untuk mencapai
itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara,fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas
dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena
membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, cekatan dan loyalitas dalam
bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan
adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar berkualitas.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan, misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj, dan lain-lain, sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa. Fakultas juga mengadakan kegiatan-kegiatan
sosial berupa penggalangan dana untuk korban bencana alam dan masyarakat
kurang mampu guna menumbuhkan rasa solidaritas dan empati dalam diri
mahasiswa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan
antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil
2. Perkuliahan semester genap / ganjil
3. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)
semester genap / ganjil
4. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip
Kata arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa inggris
disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu” Arche” yang berarti
permulaan. Kemudian dari kata ”arche” berkembang menjadi kata “ta archia”
Yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi archeon
yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dari bahasa latin kita mengenal
kata “archivum”. ( Sri Endang, dkk.2009 : 8).
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 pasal 1 tentang
ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah:
1) Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan
badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok yang artinya bahwa naskah-naskah yang
berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang disimpan
dalam atau berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tertulis dan
dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan sebagainya.
Berdasarkan Undang-Undang tersebut, bahwa yang membuat dan menerima
arsip itu bukan hanya lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi
Undang-Undang No.7 tahun 1971, pemerintahan berkewajiban untuk
mengamankan arsip Badan Swasta tersebut sebagi bukti pertanggung jawaban
Nasional, yang mengesahkannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti
rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.
Sedangkan menurut Peraturan Presiden RI Pasal 1 No 19 tahun 1961 pasal 1
dijelaskan bahwa :
a. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimana pun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun
dalam satu kesatuan bentuk dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.
b. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong
lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi
Negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organisasi
yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi
surat-surat penting yaitu data-data mengenai kemahasiswaan yang disusun
berdasarkan tanggal surat masuk dan disimpan di lemari arsip, sehingga pada
B. Ciri- ciri Arsip yang Baik.
Dari pengertian arsip tersebut diatas dapat dikemukakan bahwa arsip yang
baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut ( Sri Endang, 2009 : 15 ) :
a) Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna, dalam aspek ini
semestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna.
Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna
maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi
dimusnahkan saja. Nilai guna yang ada di dalam suatu arsip biasa
diakronimkan dengan “ALFRED” yang merupakan singkatan dari
Administrative value, Legal value, Financial value, Reach value, educational
value, Documentary valueatau nilai-nilai administrasi, hukum, keuangan,
penelitian, pendidikan dan dokumentasi.
b) Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip
diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal atau nomor, tetapi
juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan
memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit
kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh
arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur dan metode kerja yang
telah ditetapkan.
c) Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari
Pada Bagian Kemahasiswaan ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang
disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sitematis dan apabila
dibutuhkan dengan cepat dapat disediakan kembali.
C. Penggolongan Arsip.
Menurut Suparjati (2000 : 10-11) Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa
macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu :
a. Menurut Subjek atau Isinya
1. Arsip Keuangan,yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah
keuangan. Misalnya:
a. Laporan Keuangan
b. Surat Perintah Membayar (SPM)
c. Surat Perintah Membayar (SPM) Giral
d. Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
e. Surat Penagihan (SPn)
f. Daftar Gaji
g. Surat Pertanggungjawaban
2. Arsip Kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Misalnya :
a. Daftar riwayat hidup pegawai
c. Surat-surat pengangktan pegawai
d. Absensi pegawai
e. Kartu tik opegawai
f. Kartu pegawai
3. Arsip pemasaran, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah
pemasaran. Misalnya :
a. Surat penawaran
b. Surat pesanan
c. Surat permintaan kebutuhan barang
d. Surat perjanjian/kontrak penjualan atau pembelian
e. Daftar nama-nama nasabah, relasi, agen, distributor, dan verkoper.
f. Daftar harga barang
g. Daftar daerah pemasaran
4. Arsip pendidikan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah
pendidikan. Misalnya :
a. Garis-garis Besar Program Pengajaran (GBPP)
b. Satuan pelajaran (SP)
e. Daftar absensi siswa dan guru
b. Menurut Masalahnya
Arsip dibagi atas :
1. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai
masalah keuangan. Contoh : kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit.
2. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
inventaris. Contoh : catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan
harga.
3. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh : surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi
pegawai dan surat keputusan.
4. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan. Contoh : data penjualan dan daftar nama agen dan
distributor.
5. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang
digunakan, dan jenis barang.
c. Menurut Nilai atau Kegunaannya
Suatu arsip kemungkinan mempunyai beberapa nilai atau kegunaan, yaitu
sebagai berikut:
2. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum
3. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan keuangan
4. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan untuk kebijaksanaan
5. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan
6. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah
7. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan penelitian
8. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan pendidikan
9. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan dokumentasi
d. Menurut Sifat Kepentingannya
1. Arsip nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan
tidak mempunyai hubungan dengan hal-hak penting sehingga tidak
perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama, contoh kartu undangan
memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting.
2. Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai
kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih
dipergunakan atau dibutuhkan.
3. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai
hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya.
e. Menurut Keseringan Penggunaannya
Menurut keseringan penggunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi 3
macam:
1. Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses
penyelenggaraan kerja.
2. Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang dipergunakan dalam proses
penyelenggaraan kerja, tetapi masih diperlukan juga dalam proses
penyelenggaraan kerja.
3. Arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya.
f. Menurut Fungsinya
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi 2
macam, yaitu :
1. Arsip dinamis, arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dibedakan menjadi 3
macam:
a) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus
dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk
keperluan kantor.
b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
c) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah jarang digunakan. Arsip
inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan
semata.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
g. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya dibedakan menjadi:
1. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai inti organisasi
dari Lembaga Kearsipan Nasional disebut Arsip Nasional Pusat.
2. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk
daerah-daerah yang setingkat dengan daerah-daerah Tingkat I dan II yang selanjutnya
disebut Arsip Nasional Daerah.
h. Menurut Keasliannya
Menurut keasliannya arsip dibedakan menjadi 4 (empat) macam,
yaitu :
1. Arsip asli
2. Arsip tembusan atau tindasan
3. Arsip salinan
D. Peran Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja
Arsip merupakan sumber ingatan dari setiap organisasi ataupun suatu unit
kerja. Apabila arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi kurang baik
pengelolaanya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu
organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan
dalam pencapaian tujuan. Arsip dikatakan sumber ingatan bagi suatu organisasi
artinya adalah karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang
berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat, dan bila diperlukan
harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu
memperlancar pengambilan keputusan. Oleh sebab itu maka dapat disimpulkan
bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut ( Sedarmayanti, 2003 : 43) :
A.Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip juga mempunyai peranan yang sangat
penting. Karena arsip-arsip yang diproses dan disimpan pada hal ini merupakan
informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan, jadi arsip yang ada pada
bagian ini harus dipelihara dengan baik demi terciptanya kelancaran aktivitas di
E. Kegunaan Arsip
Menurut Sedarmayanti, (20003 : 38-39). Dalam kehidupan organisasi
ataupun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan (manfaat) yaitu antara lain:
a. Untuk keperluan administrasi,riset dan pembuktian (documenter).
b. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data ataupun
informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai dan
masyarakat.
c. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita dan lainnya.
d. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer
menengah, manajer bawah atau supervisor dan bagi karyawan bagi setiap
unit kerja dari semua tingkatan manajemen.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
arsip juga sangat berguna terutama dalam proses memperlancar pekerjaan
maupun administrasi mahasiswa. Karena pada Bagian inilah data-data
mahasiswa baik alumni maupun mahasiswa yang baru masuk program Reguler,
Diploma, Ekstensi dan Informasi Beasiswa serta hal lainnya diproses dan
disimpan. Kegunaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Universitas
1. Untuk keperluan administrasi.
Contohnya, apabila alumni meminta berkas-berkas penting yang ditinggal
pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk keperluan penelitian, aktif kuliah dan surat tunjangan belajar
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting
Contohnya, apabila pihak Dekanat meminta berkas jumlah mahasiswa yang
F. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Arsip
1. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk
mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Usaha pemeliharaan arsip berupa
melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah dan
tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut
informasi (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan
yang sebenarnya tidak diinginkan. (Sedarmayanti, 2003 halaman 135-136).
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Pengaturan ruangan.
Ruang menyimpan arsip harus :
a. Dijaga agar tetap kering (dengan temperature ideal 60°-75°F, dengan
kelembaban 50-60%).
b. Terang (sinar matahari tak langsung)
c. Mempunyai ventilasi udara yang merata
d. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Hendaknya diatur secara renggang agar ada udara diantara berkas yang
Caranya dengan meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan
atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.
4. Larangan-larangan
a. Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip.
b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan
api dapat menimbulkan bahaya kebakaran)
5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan
dari pemeliharaan arsip adalah :
a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan
demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab atau pengelolaan arsip harus
melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat
yang seharusnya.
b. Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah
Sistem pemeliharaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari:
a. Pengaturan ruangan
Pada Bagian Kemahasiswaan, pengaturan ruangan yang digunakan untuk
pemeliharaan arsip sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari kelembaban
udara yang digunakan sudah terkontrol dengan temperatur yang ideal
60°-75°F, dengan kelembaban 50-60%). Penerangan yang digunakan yaitu
dengan menggunakan cahaya lampu serta cahaya matahari secara tidak
langsung dengan ventilasi udara yang sudah memadai.
b. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip pada Bagian Kemahasiswaan disusun dengan
rapi dalam lemari arsip yang terbuat dari logam besi agar arsip yang
tersimpan terhindar dari serangan serangga, api, air yang dapat merusak
arsip.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Adapun cara yang digunakan Bagian Kemahasiswaan untuk mencegah
kerusakan arsip yaitu dengan menggunakan penyemprotan racun serangga
seperti D. T, Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Disamping
itu, kapur barus juga digunakan untuk mencegah kerusakan arsip dan
d. Larangan-larangan
Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat beberapa larangan-larangan untuk
mencegah terjadinya kerusakan arsip. Larangan tersebut seperti, dilarang
membawa makanan atau minuman ditempat penyimpanan arsip karena dapat
mengundang serangga yang dapat merusak arsip. Larangan lainnya, dilarang
merokok diruangan tempat penyimpanan arsip karena percikan api dapat
menimbulkan bahaya kebakaran.
e. Kebersihan
Kebersihan arsip pada Bagian Kemahasiswaan sangat dijaga dengan
teratur. Dimana, kebersihan dilakukan setiap hari dengan menggunakan alat
pembersih debu seperti, sapu, kain lap, pembersih bulu ayam agar arsip yang
terdapat pada Bagian Kemahasiswaan tetap terjaga dengan baik.
2. Pencegahan Kerusakan Arsip
Cara untuk mencegah rusaknya arsip antara lain adalah :
1. Penggunaaan Air Condition
Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan
udara dapat diatur dengan baik.
2. Fumigasi
Penyemprotan bahan kimia untuk mencegah/ membasmi serangga atau
a. Fumigasi untuk seluruh gudang
b. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip
c. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip
d. Fumigasi rutin
3. Restorasi arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan
disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi, dilakukan dengan 2 cara yaitu:
a. Tradisionil yaitu dengan melapisi kertas ”handmade” dan “chiffon”.
b. Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas/ arsip diantara 2 lembar
plastik.
4. Microfilm
Suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran
yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya.
Keuntungan penggunaan “microfilm” yaitu menghemat ruangan (microfilm
dapat memperkecil arsip sampai 2% dari ukuran orisinilnya), melindungi
arsip dari kerusakan (lebih tahan lama), memudahkan penggunaan (karena
Pencegahan kerusakan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sudah cukup baik. Hal ini dapat
dilihat berdasarkan:
1. Penggunaan AC (Air Condition)
Pada Bagian Kemahasiswaan, ruangan penyimpanan arsip sudah
menggunakan AC (Air Condition). Sehingga, kelembaban dan kebersihan
udara dapat diatur dengan baik.
2. Fumigasi
Di Bagian Kemahasiswaan, fumigasi sudah dilakukan untuk mencegah
atau membasmi serangga yang dapat merusak arsip dan fumigasi ini
dilakukan untuk seluruh ruangan serta dilakukan secara rutin enam bulan
sekali.
3. Restorasi Arsip
Untuk memperbaiki arsip-arsip yang rusak, Bagian Kemahasiswaan sudah
menggunakan restorasi arsip yaitu dengan cara laminasi, yaitu menutup
kertas/ arsip diantara 2 lembar plastik agar arsip yang telah diperbaiki dapat
dipergunakan kembali.
4.Microfilm
Bagian Kemahasiswaan, belum mempergunakan pencegahan kerusakan
arsip dengan microfilm. Karena, alat tersebut tidak tersedia di Bagian
G.Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan merupakan cara atau metode tertentu yang digunakan baik
perorangan ataupun organisasi dalam melaksanakan dan mengerjakan tugas
hingga pencapaian tahap penyelesaian atau tujuan yang baik. Dalam sistem
kearsipan diperlukan jalinan hubungan antara unit-unit dalam suatu organisasi,
sehingga para anggota dalam unit dapat melangkah dengan tepat dan serasi, serta
menjamin diperolehnya arsip sesuai kebutuhan.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan serta
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Pengertian lain dari kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau
pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga
arsip-arsip dapat ditemukan kembali dan cepat serta mudah apabila sewaktu-waktu
diperlukan.
Ada lima macam sistem penyimpanan arsip (Suparjati, 2000 : 13-16) yaitu :
1. Penyimpanan secara abjad/ Alphabetical Filing System
Penyimpanan secara abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang
umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai
dengan Z dengan berpedoman pada pengaturan mengindeks. Persiapan
penataan arsip berdasarkan harus memahami peraturan mengindeks,
menyiapkan Lembar Tunjuk Silang bila perlu dan menyiapkan peralatan arsip.
a. Abdullah, Badu
b. Amron
c. Berdikari, PT
2. Penyimpanan menurut pokok permasalahan/ perihal/ Subject Filing System
Penyimpanan menurut pokok permasalahan adalah salah satu sistem
penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan
masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan
sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan
penyimpanan menurut pokok masalah, maka harus ditentukan dahulu
masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun
dalam suatu daftar indeks. Oleh sebab itu dalam penataan arsip berdasarkan
sistem masalah, maka perlu dipersiapkan lebih dulu daftar indeks yang
kemudin diurutkan secara alfabetis. Misalnya sebuah perusahaan menyusun
arsip-arsipnya sebagai berikut :
a. Alat kantor
b. Asuransi bangunan
c. Asuransi pegawai.
3. Penyimpanan menurut Wilayah Geografis/ Geographical Filing System
Penyimpanan menurut wilayah geografis adalah salah satu sistem penataan
berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Guna
wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat
dikembangkan menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat
(lokasi) daerah yang berada dalam wilayah tersebut. Selanjutnya dapat
dikembangkan lebih lanjut, misalnya sebuah perusahaan internasional yang
memiliki banyak cabang diseluruh dunia menyusun arsipnya sebagai berikut :
a. Amsterdam
b. Bagdad
c. Jakarta
d. New York
4. Penyimpanan menurut Nomor/ Numerical Filing System
Penyimpanan arsip menurut nomor adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap
masalah diberi nomor tertentu. Arsip disimpan menurut urutan nomor yang
terkecil hingga yang terbesar. Misalnya, sebuah organisasi menyimpan surat
masuk dan surat keluar urutan dalam buku agenda sebagai berikut :
a. 01/99/K
b. 02/99/M
c. 03/99/M
Salah satu cara penyimpanan menurut nomor yang banyak diterapkan adalah
sistem nomor persepuluhan atau Sistem Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Sistem
ini diciptakan dan banyak dipergunakan untuk penggolongan buku-buku
diperpustakaan. Tiap organisasi dapat menentukan pola klarifikasi arsipnya
sendiri, tergantung pada kebutuhan organisasi dan topik-topik persoalan yang
ditangani dalam kegiatan sehari-hari.
5. Penyimpanan secara kronologis/ Chronological Filing System
Penyimpanan secara kronologis adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal
yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, (akan
lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat). Surat atau berkas yang
datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula, tanpa
memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Akhirnya surat atau berkas
yang di file tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap
tahunnya. Cara penyimpanan semacam ini biasanya diterapkan untuk menata
arsip yang berhubungan dengan catatan sejarah, surat perjanjian, kontrak, tagihan
H. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara
Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Kemahasiswaan akan diarsipkan
pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut. Dan seluruh folder
disimpan pada lemari arsip yang telah disediakan. Pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara yang dipergunakan adalah sistem
penyimpanan arsip berdasarkan pokok masalah (subject). Dalam sistem ini,
semua surat dan dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah lalu
dimasukkan ke dalam map tebal yang sudah diberi tanda atau keterangan.
Dimana klarifikasi arsip pada bagian ini berdasarkan pokok permasalahannya
yakni:
1. Pengunduran diri mahasiswa
Hal ini berhubungan dengan mahasiswa yang ingin mengundurkan diri
karena tidak dapat melanjutkan perkuliahan kembali atau mahasiswa yang
akan di DO (Drop Out).
2. Himpunan Mahasiswa Jurusan Komisi Pemilihan Umum (HMJ KPU) dan
Pemilihan Presiden Mahasiswa (PEMA)
3. Beasiswa Bantuan Khusus Mahasiswa (BKM)
4. Mahasiswa BerprestasiPenerimaan Mahasiswa Baru
5. Mahasiswa yang mengurus surat aktif kuliah PNS/Swasta Program Diploma
6. Mahasiswa yang mengurus surat aktif kuliah PNS/Swasta Program Sarjana
(S-1)
7. Absensi Peserta Seminar
Isi dalam absensi peserta seminar adalah nama-nama mahasiswa yang
mengikuti mahasiswa yang sedang seminar untuk meja hijau.
8. Tarif pemakaian gedung sarana aset Universitas Sumatera Utara (USU)
9. Dana Alumni dan Recruitment
10.Jumlah Alumni Program Reguler
11.Jumlah Alumni Program D-III
12.Jumlah Alumni Program Ekstensi
13.Jumlah mahasiswa aktif kuliah Program Reguler, D-III dan Ekstensi
14.Nama-nama mahasiswa yang terkena bencana alam seperti tsunami
15.Surat riset, aktif kuliah, tunjangan belajar program ekstensi
16.Lomba Karya Tulis Mahasisa (LKTM)
Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Kemahasiswaan akan diarsipkan
pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut, dan seluruh folder
disimpan pada lemari arsip yang telah disediakan.
Pemusnahan arsip adalah suatu tindakan atau kegiatan menghancurkan
secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai
membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal
baik isi maupun bentuknya ( Sedarmayanti, 2003 halaman 103):
1. Syarat pemusnahan arsip adalah:
a. Merupakan kumpulan arsip-arsip atau warkat yang sudah tidak memiliki
daya guna.
b. Merupakan kumpulan arsip-arsip atau warkat yang dilihat secara fisik sudah
rusak total dan tidak dapat berfungsi sebagai arsip.
2. Cara pemusnahan arsip ( Sedarmayanti 2003 halaman 107) adalah:
a. Instansi/ kantor membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan.
b. Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan/ persetujuan dari Arsip Nasional,
untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut
Arsip Nasional.
c. Membuat berita acara pemusnahan arsip
d. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah
hal-hal yang tidak diinginkan (contoh: arsip tidak dimusnahkan, tetapi
dijual).
3. Pemusnahan arsip yang berlaku secara umum adalah:
a. Pembakaran yaitu dengan cara dibakar.
b. Pencacahan dengan cara menggunakan mesin atau alat pencacah baik manual
c. Proses Kimiawi dengan cara menggunakan bahan kimia guna melunakan
kertas dan melenyapkan tulisan.
d. Pembuburan dengan cara dicampur dengan air kemudian dicacah dan
disaring yang akan menghasilkan lapisan bubur kertas.
4. Teknologi umum yang digunakan untuk pemusnahan arsip adalah:
a. Mesin penghancur kertas (paper shredder machine)
Mesin penghancur kertas adalah sarana yang paling tepat untuk
memusnahkan dokumen dan sekaligus melindungi kerahasiaan perusahaan
karena dokumen dihancurkan sedemikian rupa sehingga tidak dapat
dipergunakan lagi. Berkas-berkas atau dokumen-dokumen berbentuk
lembaran atau continues form dalam berbagai ukuran dapat dihancurkan
seketika menjadi bentuk racikan kecil-kecil secara otomatis.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, cara pemusnahan arsip yang dilakukan adalah dengan cara melakukan
pembakaran arsip-arsip atau warkat yang sudah tidak memiliki daya guna dan
kondisi fisik yang tidak berfungsi lagi atau rusak total. Bagian Kemahasiswaan
belum melakukan pemusnahan arsip dengan menggunakan teknologi karena
belum tersedianya alat pemusnah arsip-arsip atau warkat. Dan untuk
pemusnahan arsip-arsip atau warkat yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan
harus melalui persetujuan atau izin Pembantu Dekan III dan mengawasi pada
saat pemusnahan arsip agar terhindar hal-hal yang tidak diinginkan, seperti
Penyusutan atau pemusnahan arsip dapat dilakukan dalam dua tahun sekali
ataupun satu tahun sekali, tergantung jenis arsip yang akan dimusnahkan.
Contoh arsip yang dimusnahkan dalam jangka waktu dua tahun sekali adalah
surat permohonan beasiswa mahasiswa, biasanya dimusnahkan dua tahun
setelah diajukan. Contoh lain seperti surat riset biasanya dimusnahkan dua tahun
sekali.
Bagian Kemahasiswaan juga selalu melakukan update data yaitu, mengakses
data atau informasi yang terbaru. Update data dilakukan pada saat terdapat
adanya perkembangan informasi yang terbaru mengenai suatu hal. Misalnya
karena adanya mahasiswa yang mengundurkan diri ataupun tidak mengikuti
perkuliahan lagi, serta dalam hal lainnya. Maka harus dilakukan update data agar
data yang diolah dan diproses sebelumnya diganti agar sesuai dengan
kenyataannya.
Sarana yang tersedia untuk keperluan kearsipan pada bagian ini baik, hal ini
dapat dilihat dari :
a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai
b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
c. Ruangan arsiparis yang terawat bersih
d. Seluruh file disimpan didalam folder yang cukup memadai
e. Adanya fasilitas komputer lengkap dengan printer yang sangat diperlukan
Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, namun masih
terdapat kelemahannya yaitu antara lain :
1. Pemeliharaan arsip harus dilakukan secara khusus agar arsip tersebut tidak
mudah rusak.
2. Susahnya mencari kembali arsip yang dibutuhkan.
Hal ini terjadi karena dalam penanganan pemeliharaan dan pengamanan arsip
masih kurang sehingga pada saat arsip tersebut dibutuhkan sulit untuk
ditemukan kembali
3. Arsip-arsip masih tidak tersusun rapi
Hal ini terjadi karena masih adanya berkas-berkas yang masih menumpuk
dan penyimpanan dimana-mana, bukan pada satu tempat tertentu sehingga
arsip-arsip yang ada tidak tersusun dengan rapi.
4. Masih adanya arsip yang disimpan tidak sesuai pada tempatnya
Hal ini terjadi karena dipindahtangankan oleh pegawai yang lain sehingga
penyimpanan arsip tidak sesuai pada tempatnya.
5. Fasilitas komputer dan printer yang berjenis lama dan banyaknya virus di
dalam komputer yang mengakibatkan proses kerja menjadi lambat.
Akan tetapi terdapat berbagai upaya yang dilakukan Bagian Kemahasiswaan
untuk menjaga arsip agar tidak rusak dan mengatasi kelemahan sistem kearsipan
