1
TUGAS AKHIR
SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh
DESTRI LIZA INDAYU 102103018
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : DESTRI LIZA INDAYU
NIM : 102103018
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN
PADAPROGRAM DIPLOMA III
KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal:…………Februari 2013 Ketua Program Studi DIII Keskretariatan
(
NIP. 19741012 200003 2 003
Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM)
Tanggal:…………Februari 2013 Plt Dekan
i
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : DESTRI LIZA INDAYU
NIM : 102103018
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN
PADAPROGRAM DIPLOMA III
KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Februari 2013
Menyetujui Pembimbing
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan curahan rahmat, kesehatan dan keselamatan, pengetahuan kepada
peneliti. Dan atas ridho-Nya lah yang telah memberikan kesempatan untuk
menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Tugas akhir
yang berjudul “SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” ini dimaksudkan guna memenuhi salah
satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Selama proses penulisan Tugas Akhir ini, penulis banyak menemukan
berbagai kendala dan kesulitan. Tetapi dengan bantuan, arahan dan bimbingan
dari berbagai pihak baik yang berupa materil, informasi, prosedur, moril, dan
spiritual, maka kesulitan tersebut dapat diantisipasi oleh peneliti dengan baik dan
proses penulisan Tugas Akhir ini dapat berjalan dengan baik. Untuk membalas
bantuan yang telah diberikan oleh berbagai pihak pada kesempatan ini dengan
ketulusan hati dan penuh rasa hormat, penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H., M.Sc.(C.T.M),
ii
2. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak selaku Plt Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan,
4. Ibu Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA selaku Dosen Pembimbing
yang telah meluangkan waktu, dan memberikan masukan kepada penulis
dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini,
5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
6. Teristimewa penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada
orang tua tercinta Ayahanda Jaslim Pily, SE dan Ibunda Saleha
Magdalena yang telah mencurahkan kasih sayang, memberikan
bimbingan, nasehat, serta dukungan, sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Buat kakak penulis Della Meiliza dan Adik penulis Sultan Lasyari Terima
Kasih atas dukungan, semangat dan doanya.
8. Sahabat-sahabat penulis Ayu Naimah, Istiqomah Lubis, Irma Yanti, Kak
Army Nobriana Saputri Kalian adalah sahabat terbaik penulis saat
berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan
dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini.
9. Teman-teman Penulis di Program Studi Diploma III Kesekretariatan
iii
Grace Kristin, Corry M.I Silaban, Desfika Zahara, Tria Ricca, serta
seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan lainnya, yang tidak dapat
penulis cantumkan satu persatu, terima kasih atas motivasi dan
dukungannya.
Penulis menyadari bahwa penulis memiliki keterbatasan kemampuan serta
keterbatasan waktu. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang
sifatnya membangun yang pada suatu waktu dapat berguna bagi penulis dan dapat
menambah pengetahuan dan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas
Akhir ini bermanfaat bagi semua orang yang membacanya.
Medan, Februari 2013
Penulis
Destri Liza Indayu
iv
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 7 B. Struktur Organisasi ... 10
C. Sejarah Ringkas Diploma III Kesekretariatan ... 14
D. Uraian Tugas ... 17
E. Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 31 F. Pelayanan Mahasiswa Diploma III Kesekretariatan ... 34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 46
A. Kesimpulan ... 46
B. Saran ... 47
vi
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
vii
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pelayanan adalah kunci keberhasilan dalam berbagai usaha atau kegiatan
yang bersifat jasa. Peranannya akan lebih besar dan bersifat menentukan
manakala dalam kegiatan – kegiatan jasa di masyarakat itu terdapat kompetisi
dalam usaha merebut pasaran atau langganan. Dengan adanya kompetisi seperti
itu menimbulkan dampak positif dalam organisasi/perusahaan, ialah mereka
bersaing dalam pelaksanaan layanan, melalui berbagai cara,teknik dan metode
yang dapat menarik lebih banyak orang menggunakan/memakai jasa/produk yang
dihasilkan oleh organisasi/perusahaan. Persaingan yang ada dalam masyarakat
usaha (business) tidak hanya pada segi mutu dan jumlah tetapi juga dalam hal
layanan. Justru dalam hal terakhir inilah persaingan makin seru dengan
pengenalan sistem layanan baru yang serba cepat dan memuaskan.
Di bidang pemerintahan tidaklah kalah pentingnya masalah pelayanan itu,
bahkan perannya lebih besar karena menyangkut kepentingan umum, bahkan
kepentingan rakyat secara keseluruhan. Karena peranan pelayanan umum yang
diselenggarakan oleh pemerintah melibatkan seluruh aparat Pegawai Negeri
makin terasa dengan adanya peningkatan kesadaran bernegara dan bermasyarakat,
maka pelayanan telah meningkat kedudukannya dimata masyarakat menjadi suatu
2
perlu pembenahan sungguh-sungguh dalam berbagai sektor yang menjadi
pendukung terhadap pelayanan umum yang baik. (Moenir 2006:vii)
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengemban visi menjadi
salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu
memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan
pentingnya tata kelola dan kemampuan manajerial yang baik dalam rangka
mewujudkan cita-cita tersebut. Manajemen yang menyangkut perencanaan,
pengorganisasian, aktualisasi, pengawasan, manajemen sumber daya manusia,
manajemen keuangan yang mencakup pendanaan, pengalokasian serta
pengawasan terahadap keuangan di Fakultas Ekonomi menjadi begitu penting.
Begitu pula terhadap pemahaman tentang uraian Sistem Pelayanan
Kemahasiswaan yang baik yang merupakan upaya untuk menciptakan keteraturan
didalamnya.
Pada setiap kantor umumnya terdapat sub-sub bagian kerja, pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa sub-sub bagian kerja,
contohnya bagian Kemahasiswaan. Bagian ini di khususkan untuk menyiapkan
segala urusan Pelayanan Kemahasiswaan.
Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa pelayanan kemahasiswaan
mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung instansi pemerintah
untuk mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penulis terdorong untuk mengetahui
mengenai sistem pelayanan kemahasiswaan. Sehingga penulis tertarik untuk
3
“Sistem Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang, maka perumusan masalah dalam tugas
akhir ini adalah “Bagaimana Pelayanan Kemahasiswaan pada Program
Diploma III Kesekretariatan.
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis
adalah Untuk mengetahui bagaiman sistem pelayanan Kemahasiswaan
Diploma III Kesekretariatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh
Penulis adalah :
1. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai sistem pelayanan
kemahasiswaan pada Program Diploma III Kesekretariatan.
2. Bagi organisasi
memberikan bahan masukan dan pertimbangan bagi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang mungkin berguna untuk mendukung
4
3. Bagi masyarakat
Agar masyarakat mengetahui bagaimana Sistem Pelayanan
Kemahasiswaan pada Bagian Diploma III Kesekretariatan.
E. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari
pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan
untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di Tabel 1.1 berikut ini:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan
Bulan
November Desember Januari
III IV I II III IV I II 1. Penyusunan Draf Tugas Akhir
2. Pengumpulan Data
3. Penyusunan Laporan Tugas Akhir
Sumber : Penulis (2012)
Keterangan:
Pada tahap penyusunan draf Tugas Akhir, dimulai dari pencarian
buku-buku refrensi mengenai Pelayanan Kemahasiswaan pada Program
Diploma III Kesekretariatan. Kemudian pada tahap pengumpulan data
dilakukan penulis dengan magang di bagian Program Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Magang
5
melakukan observasi, penulis memulai penulisan laporan yang akan dikemas
dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan
dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan
judul dan materi pembahasan.
F. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah
maka penulis membagi pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat bab,
Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal
survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur
organisasi, sejarah ringkas D-III Kesekretariatan, uraian tugas,
jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai Pengeretian Pelayanan, Strategi
layanan pelanggan, Karakteristik pelayanan, Kualitas pelayanan, dan
pelayanan kemahasiswaan pada program D-III Kesekretariatan
6 BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai kesimpulan dan saran tentang
Pelayanan Kemahasiswaan pada program studi D-III Kesekretariatan
7
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di dirikan di luar kota
Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi didirikan
tahun 1959 di Darussalam ( Universitas Syiah Kuala ) Kota Kutaraja ( Banda
Aceh ), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan
Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun
Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja ( Banda Aceh ) tetap memakai nama
dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu
itu tehknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara
(istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Kutaraja ( sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri
dan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.
64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas
Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1
8
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.
0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No.
23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program Pendidikan, yaitu Program
Pendidikan Strata-1 , Program Pendidikan Diploma D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangakan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Program Studi Kesekretariatan
b. Program Studi Keuangan
c. Program Studi Akuntansi
Sementara pendidikan profesi berada dibawah Departemen Akuntansi,
yakni Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang kurikulum dan proses
pendidikan diselenggarakan secara tersendiri.
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera
Utara menjadi PT BHMN ( Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara)
berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2003, tanggal 11 November
2003, dimana Fakultas Ekonomi Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas
9
PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikolog pada
tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.
Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhn pasar
pesaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumateta Utara adalah sebagai berikut
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Sentiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi profrsional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan
10
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi
Stuktur Organisasi diperlukan untuk membedakan wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya keterkaitan antar
bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan sudah wadah yang mengatur
seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur organisasi.Melalui
struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga
efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan
koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangakaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara
vertical,melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
12
Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembanguanan
L A B O R A T O R I U M
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2012)
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Plt. Dekan : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
PROGRAM S1
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Ketua Program Studi : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Ph.D
Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat SE, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si
Akuntansi
Ketua Departemen : Dr. Syarifuddin Ginting SE, M.A.F.I.S. Ak
Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Djafar, MM, Ak
Ketua Program Studi : Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris Program Studi : Drs. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwa, M.Si, Ak
Kesekretariatan
C. Sejarah Ringkas Diploma III Kesekretariatan
Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara semula
bernama Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan Universitas Sumatera Utara
disingkat dengan PAAP-USU. PAAP USU berdiri didasarkan atas SK.
Mendikbud R.I. No. 042/U/1975 tanggal 13 Maret 1975 yaitu sebagai tindak
lanjut dari Phasing Out AAN Negeri Medan. Secara organisasi PAAP-USU
langsung berada dibawah Rektor Universitas Sumatera Utara tetapi dicangkokkan
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Mahasiswa pertama dari
PAAP-USU berasal dari mahasiswa Akademik Administrasi Niaga Negeri Medan
yang belum menyelesaikan studinya sampai saat pashing out, ditambah dengan
mahasiswa baru yang diterima pada tahun Akademik 1975/1976. Sehubungan
dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK
DirjenDiktiNo.23/DIKTI/KEP/1987;No.25/DIKTI/KEP/1987;No.26/DIKTI/KEP/
1987 dan SK Rektor USU atas pengelolaan PAAP-USU semenjak serah terima
tersebut maka nama PAAP-USU berubah menjadi Program Diploma III Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Organisasi Program Diploma III langsung
berada pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan
pengelola Akademik Program Studi adalah Ketua Jurusan yang ada pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang relevan, yaitu sebagai berikut:
No. Program Studi D-III Pengelola
1 Kesekretariatan Ketua program studi Manajemen
2 Akuntansi Ketua program studi Akuntansi
Berdasarkan SK Dekan No.342/J05.1.12/SK/KP/2002 maka, pengelolaan
program Diploma III mengalami perubahan, yaitu Pengelolaan Program Studi
adalah : Ketua Program Studi, Serta Sekretaris Program Studi bagi masing-masing
Program Studi yaitu sebagai berikut :
No. Program Studi Pengelola
1 D-III Kesekretariatan Ketua dan Sekretaris program
studi Kesekretaraiatan
2 D-III Akuntansi Ketua dan Sekretaris program studi
Akuntansi
3 D-III Keuangan Ketua dan Sekretaris program
Studi Keuangan
Sumber : Penulis (2012)
Visi Program Diploma III Kesekretariatan
Rumusan Visi Program studi yang konsisten dengan visi lembaga menjadi
program studi D III Kesekretariatan terkemuka yang mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global 5 tahun kedepan.
Misi Program Diploma III Kesekretariatan
a. Menghasilkan landasan yang mempunyai kompetensi dalam bidang ilmu
kesekretariatan
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan penelitian dan pengabdian
sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan.
d. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa dan stake holders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Program Diploma III Kesekretariatan
Secara umum tujuan Program Studi Kesekretariatan adalah menghasilkan
lulusan tenaga semi profesional yang mempunyai keahlian dan dapat menerapkan
keterampilan sesuai dengan bidang kesekretariatan yang diikutinya. Memberikan
landasan keahlian dan keterampilan untuk dikembangkan melalui karir. Siap pakai
dalam bidang pekerjaan yang jenjangnya pada tingkat utama (Menghasilkan
Sekretaris Profesional). Lebih khusus tujuan Program Diploma III
Kesekretariatan adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang bertanggung jawab dan berjiwa Pancasila
b. Menghasilkan tenaga ahli madya yang profesional dan dapat menerapkan
keterampilannya dengan profesinya sebagai seorang sekretaris
c. Memiliki kepribadian yang tinggi, kemampuan kerja secara profesional.
d. Dapat bekerjasama dalam tingkat lokal, nasional, regional, dan internasional.
e. Menghasilkan lulusan yang mampu menangani masalah teknis dan
f. Menghasilkan lulusan yang mampu mengelola dan mengorganisasikan
kelompok kesekretariatan.
g. Menghasilkan lulusan yang Kretif dan Inovatif dalam pelaksanaan tugas
Kesekretariatan.
h. Menghasilkan lulusan yang memiliki kemampuan mengelola semua
informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan organisasi.
D. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan bagian dan mempersiapkan
penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademika adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan
mempersiapkan sususnan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
5. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
E. Jaringan Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan
yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitianpenelitian yang bermanfaat
bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian
kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu
penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada
masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusandari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yangmempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas
terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras
mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi
kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan
program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai
macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat
bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada
masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada
masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan
terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia
(SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan
kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar
keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para
civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan normanorma keagamaan dalam
menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
G. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan
antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil
b. Perkuliahan semester genap / ganjil
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
23 BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Pelayanan
Layanan yang prima kepada pelanggan merupakan suatu keharusan bila
kita tidak ingin tergeser dari persaingan dunia bisnis. Perilaku konsumen yang
sudah semakin cerdas telah menempatkan kualitas layanan pada urutan teratas
mengalahkan kualitas produk/jasa dalam hal pertimbangan untuk
menggunakan/membeli barang/jasa. Apalagi saat ini akses keluhan pelanggan
telah meluas, bila semula hanya pada surat komplain yang dilayangkan pada
perusahaan, saat ini keluhan pelanggan sudah bisa ditulis dimana saja. Mulai dari
Surat Kabar nasional, serta berbagai media sosial yang lain. Tentu saja bila satu
orang saja pelanggan merasa kecewa dengan layanan yang diberikan, berita
tersebut akan dengan cepat menyebar luas sehingga bisa berakibat fatal bagi
pengusaha itu sendiri.
Menurut Muchtar a.f
Pengertian pelayanan menurut pakar ekonomi yaitu komponen pelayanan
dalam bisnis tidak dapat dipisahkan baik itu untuk perusahaan jasa maupun
perusahaan dagang. Untuk perusahaan jasa, pelayanan ini sebagai produk yang
berdiri sendiri, sedangkan pada perusahaan dagang dan industri layanan adalah suatu sikap yang dapat mengakibatkan rasa puas
sebagai produk tambahan yang selalu melekat pada produk utamanya. (Laksana:
2008; 85).
Menelusuri arti pelayanan umum adalah tidak terlepas dari masalah
kepentingan umum, yang menjadi asal-usul timbulnya istilah pelayanan umum.
Dengan kata lain antara kepentingan umum ada korelasi dengan pelayanan umum.
Meskipun dalam perkembangan lebih lanjut pelayanan umum dapat juga timbul
karena adanya kewajiban sebagai suatu proses penyelenggaraan kegiatan
organisasi. Timbulnya pelayanan dari orang lain kepada seseorang, yang orang
lain itu tidak ada kepentingan langsung atas sesuatu yang dilakukannya,
merupakan suatu hal yang perlu dikaji tersendiri dari segi kemanusiaan.
Pelayanan timbul karena ada faktor penyebab yang bersifat ideal dan yang bersifat
material. Menurut Moenir (2006:26), pengertian Pelayanan umum adalah kegiatan
yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan landasan melalui
sistem, prosedur dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan
orang lain sesuai dengan haknya.
Menurut Kotler (2002:83) definisi pelayanan adalah setiap tindakan atau
kegiatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada
dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.
Produksinya dapat dikaitkan atau tidak dikaitkan pada satu produk fisik.
Pelayanan merupakan perilaku produsen dalam rangka memenuhi kebutuhan dan
keinginan konsumen demi tercapainya kepuasan pada konsumen itu sendiri.
dan sesudah terjadinya transaksi. Pada umumnya pelayanan yang bertaraf tinggi
akan menghasilkan kepuasan yang tinggi serta pembelian ulang yang lebih sering.
B. Strategi Layanan Pelanggan
Christopher dalam (Tugas Akhir) mengemukakan empat langkah kunci
dalam menyusun strategi layanan pelanggan adalah :
1. Mengidentifikasi misi layanan/jasa. Perusahaan jasa harus mengartikulasikan
komitmen dan nilai-nilainya dalam misi korporat atau dalam pernyataan misi
layanan-layanan pelanggan terpisah yang mencerminkan filosofi dan
komitmen perusahaan pada layanan pelanggan.
2. Menetapkan tujuan layanan pelanggan. Tujuan layanan pelanggan harus
dipertimbangkan dalam konteks aktivitas-aktivitas pratransaksi, transaksi, dan
paskatransaksi. Hal ini membutuhkan pemahaman mengenai nilai pelanggan
dan basis biaya pelanggan, serta pengembangan proposisi nilai yang superior
dibandingkan pelanggan.
3. Strategi layanan pelanggan. Sebagian besar pasar terdiri atas segmen-segmen
pasar yang membutuhkan kombinasi manfaat yang berbeda. Karena tidak
semua pelanggan menuntut tingkat pelayanan yang sama, maka segmentasi
bias menjadi cara yang ampuh untuk menciptakan paket pelayanan yang tepat
bagi setiap segmen psar yang relevan. Pendekatan khristhoper untuk
penyusunan strategi berbasis jasa terdiri atas empat bagian :
1. Mengidentifikasi segmen-segmen jasa.
3. Memprioritaskan target jasa.
4. Menyusun paket jasa.
4. Implementasi. Apabila paket jasa yang paling efektif telah dikembangkan
untuk setiap segmen yang ingin dilayani perusahaan, paket tersebut kemudian
menjadi bauran pemasaran terintegrasi. Untuk sektor-sektor jasa yang sensitif
seperti perusahaan penerbangan, atribut-atribut jasa dapat dipergunakan
sebagai bagian kampanye promosi. Perusahaan jasa harus berfokus secara
khusus pada layanan pelanggan dan mempertahankan tingkat kepuasan
pelanggan berdasarkan kajian kesinambungan. Biasanya ada kebutuhan akan
sistem keluhan atau komplain, yang memungkinkan para pelanggan yang
tidak puas teridentifikasi dan tindakan korektif diambil. Di atas hal-hal yang
lain, perusahaan jas harus terus beradaptasi dengan kebutuhan pelanggan
yang selalu berubah dalam hal layanan pelanggan (Payne, 2000:219).
C. Karakteristik Pelayanan
Pelayanan memiliki sejumlah yang membedakan dengan aspek-aspek
lainnya, terkait dengan hal tersebut, Fitzsimmons dan Fitzsimmons (2006:21),
1. Artisipasi pelanggan dalam proses pelayanan, kehadiran pelanggan ssebagai
partisipan dalam proses pelayanan membutuhkan sebuah perhatian untuk
manufaktur yang tradisional kehadiran secara fisik pelanggan disekitar
fasilitas pelayanan tidak dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan manufaktur.
2. Kejadian pada waktu yang bersamaan (simultaneity) fakta bahwa pelayanan dibuat untuk dugunakan secara bersamaan, sehingga pelayanan tidak
disimpan. Ketidak mampuan untuk menyimpan pelayanan ini menghalangi
penggunaan strategi manufaktur tradisional dalam melakukan penyimpanan
untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan.
3. Pelayanan langsung digunakan dan habis (service perishability) pelayanan merupakan komoditas yang cepat habis. Hal ini dapat diliahat pada tempat
duduk pesawat yang habis, tidak muatnya ruangan rumah sakit atau hotel.
Pada masing-masing kasus telah menyebabkan kehilangan peluang.
4. Tidak berwujud (intangibility) pelayanan adalah produk fikiran yang berupa
ide dan konsep. Oleh karena itu inovasi pelayanan tidak bis dipatenkan.
Untuk mempertahankan keuntungan dari konsep pelayanan yang baru,
perusahaan harus melakukan perluasan secapatnya dan mendahului pesaing.
5. Beragam (heterogenity) kombinasi dari sifat tidak berwujud pelayanan dan pelanggan sebagai partisipan dalam penyampaian sistem pelayanan
nenghasilkan pelayanan yang beragam dari konsumen ke konsumen. Interaksi
antara konsumen dan pegawai yang memberikan pelayanan menciptakan
D. Kualitas Pelayanan
Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berpengaruh dengan
produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi
harapan (Tjiptono, 2001) Sehingga definisi kualitas pelayanan dapat diartikan
sebagai upaya pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen serta ketepatan
penyampaiannya dalam mengimbangi harapan konsumen (Tjiptono, 2007)
pelayanan.html)
Dari defenisi tentang kualitas pelayanan tersebut dapat diambil kesimpulan
bahwa Kualitas Pelayanan adalah segala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh
perusahaan guna memenuhi harapan konsumen. Kualitas pelayanan (service
quality) dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi para konsumen
atas pelayanan yang nyata-nyata mereka terima / peroleh dengan pelayanan yang
sesungguhnya mereka harapkan/inginkan terhadap atribut-atribut pelayanan suatu
perusahaan. .
Napitupulu (2009:17) mengemukakan kriteria pelayanan yang baik adalah:
a. Tersedianya sarana dan prasarana yang baik
Dalam melayani mahasiswa salah satu yang paling penting diperhatikan
adalah sarana dan prasarana yang dimiliki instansi seperti meja dan kursi
yang nyaman. Ventilasi udara dalam ruangan juga harus bersih, aman dan
sejuk serta suasana yang kondusif dan tidak berisik. Kelengkapan dan
majunya kecanggihan teknologi sarana dan prasarana yang digunakan
b. Tersedianya para staf pengajar dan staf pegawai yang baik
Kenyamanan mahasiswa diruang belajar pada umumnya tergantung dari cara
dan perilaku petugas staf pengajar memberikan motivasi dan arahan yang
menarik mahasiswa tersebut, staf pegawai yang ramah, sopan, dan menarik
dapat membuat mahasiswa menjadi lebih nyaman dalam segala hal.
Disamping itu, Staf pegawai juga harus cepat tanggap, pandai bicara,
menyenangkan serta pintar. Demikian juga cara kerja harus cepat dan cekatan
sangat perlu, hal ini akan berpengaruh untuk produktifitas yang tinggi.
c. Bertanggung Jawab
Dalam melaksanakan tanggung jawab untuk melayani mahasiswa, baik
dibidang akademik dan kemahasiswaan yang memerlukan arahan dan
bantuan, diharapkan petugas agar dapat memberikan yang terbaik bagi setiap
mahasiswa. Dalam menjalankan kegiatan pelayanan, petugas harus mampu
melayani mahasiswa dari awal sampai tuntas atau selesai.
d. Mampu melayani secara tepat dan cepat
Dalam melayani mahasiswa diharapkan petugas melakukan pelayanan sesuai
dengan prosedur. Layanan yang diberikan sesuai jadwal untuk pekerjaan
tertentu dan jangan membuat kesalahan dalam arti pelayanan yang diberikan
e. Mampu berkomunikasi
Petugas diharapkan mampu berkomunikasi baik lisan dan tulisan dengan baik
kepada setiap mahasiswa, artinya agar mahasiswa dengan cepat dan mudah
memahami dan mengerti informasi yang dijelaskan oleh petugas.
Menurut pengamatan penulis kriteria kualitas pelayanan Kemahasiswaan
di Fakultas Ekonomi sudah baik. Hal tersebut dapat dilihat dari etiket pelayanan
pegawai saat menjalankan tugas-tugasnya, seperti berkomunikasi yang baik
dengan mahasiswa yang membutuhkan informasi.
Pelayanan yang diberikan pegawai telah menunjukkan etiket kerjanya saat
melayani mahasiswa dengan ramah dan sopan. Cepat tanggap serta tepat waktu
dalam pengurusan administrasi seperti pengurusan surat keterangan aktif kuliah,
surat keterangan KTM hilang, dan lain-lain. Selain itu pelayanan yang diberikan
pegawai kepada mahasiswa harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh
Bagian Kemahasiswaan. Seperti dalam mengurus surat keterangan aktif kuliah,
mahasiswa harus memenuhi prosedur yang telah ada yaitu harus melampirkan
form keterangan aktif kuliah dan fotocopy SPP terakhir. Setelah data yang
diperlukan lengkap, mahasiswa akan memberikan surat keterangan tersebut
kepada bagian kemahasiswaan dan pegawai. Bagian kemahasiswaan akan
memproses data tersebut dengan waktu yang sudah ditetapkan. Membutuhkan
waktu selama 2 hari dalam penyelesaian surat keterangan tersebut dan harus
diserahkan ke sekretaris dekan untuk distempel dan diberi nomor suratnya.
kemahasiswaan dan akan di letakkan di tempat surat keterangan aktif kuliah. Dan
mahasiswa pun dapat mengambil surat keterangan aktif kuliahnya tersebut.
E. Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretaraiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Kebijakan Umum
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengemban tugas, antara lain :
a. Mempersiapkan peserta didik yang dapat melakukan tugas-tugas
kesekretariatan dengan cermat dan cerdas.
b. Menumbuh kembangkan pengalaman meneliti dalam ilmu kesekretariatan.
c. Program studi diploma III Kesekretariatan mensyaratkan pengelolaan
pendidikan yang selalu melakukan peningkatan mutu secara
berkesinambungan sesuai dengan harapan stakeholder.
d. Pelaksanaan pedidikan di Program Diploma III Kesekretariatan dirancang
dengan mempertimbangkan pergeseran paradigma pendidikan yang semula
lebih focus pada pengajaran oleh dosen (faculty teaching) ke focus pada pembelajaran oleh mahasiswa (student learning).
e. Peningkatan mutu pendidikan di Program Diploma III Kesekretariatan
didasarkan pada kebijakan pengembangan proses pembelajaran yaitu:
a) Materi pembelajaran lebih didekatkan dengan persoalan nyata, melatih
b) Integrasi antar disiplin ilmu yang saling mendukung untuk pemahaman
dan implementasinya.
c) Dukungan pemanfaatan optimal teknologi informasi dan komunikasi
yang tersedia dan akan tersedia.
d) Berbagai inovasi yang membuka akses peningkatan kreatifitas.
2. Manajemen Proses
Program Studi D-III Kesekretariatan merupakan salah satu proses realisasi
produk dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Universitas Sumatera Utara selain
Fakultas, Sekolah Pasca Sarjana, dan semua unit penunjang lainnya. Dalam
pelaksanaannya dilaksanakan secara bertahap. Adapun proses yang terkait dengan
unit akademik, antara lain :
a. Pendataan Mahasiswa Baru
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan pendataan
mahasiswa baru agar mempermudah Ketua Program Studi dalam proses
perwalian dan acuan untuk panitia penerimaan mahasiswa baru Program
Studi. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai
diterimanya daftar nama mahasiswa baru dari Biro Administrasi
Mahasiswa sampai dengan menjadi daftar nama mahasiswa Program
Stiudi berdasarkan SMU/SMK yang diserahkan oleh ketua Program
1) Daftar nama Mahasiswa.
2) Daftar nama mahasiswa berdasarkan SMU/SMK uraian rinci proses
pendaftaran Mahasiswa baru dapat dijelaskan di dalam prosedur yang
diidentifikasi pada proses Pendaftran Mahasiswa Baru.
b. Perwalian
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman untuk menentukan
beban studi, beban praktek, dan beban penelitian, yang sesuai dengan
kapasitas dan kemampuan mahasiswa. Sedangkan ruang lingkupnya
adalah proses ini berlaku mulai dari bimbingan konseling sampai dengan
penetapan Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa.
c. Perkuliahan
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan transfer of
knowledge and sience (Aplikasi Praktek) dibidang manajemen antara
dosen sebagai fasilitator dan mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat
dimengerti, memahami, mampu mengekspresikan dalam perilaku
(aspek efektif), dan memiliki keterampilan (aspek skill) dilapangan,
sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari
penetapan KRS mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.
d. Ujian
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil evaluasi
akhir studi mahasiswa pada setiap semester dan akhir studi secara
mulai penyetoran nilai hasil ujian sampai dengan penyerahan Kartu
Hasil Studi.
e. Tugas Akhir
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman evaluasi dari hasil
akhir studi mahasiswa dan sebagai dasar penilaian terhadap
kemampuan mahasiswa didalam mengkaji dan meneliti aplikasi ilmu
serta membuat karya tulis ilmiah sebagai report dari penelitian yang
dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku
ketika mahasiswa sudah menyelesaikan 90 SKS tanpa nilai D dan lulus
Mata Kuliah Metodologi Penelitian sampai mahasiswa menyerahkan
laporan tugas akhir yang sudah direvisi oleh dosen pembimbing.
f. Pendataan Alumni
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman untuk mendata alumni
dan membuat database alumni. Sedangkan ruang lingkupnya adalah
proses ini berlaku mulai dari review daftar lulusan sampai dengan
pembuatan database alumni.
F. Pelayanan Mahasiswa Diploma III Kesekretariatan 1. Administrasi Kemahasiswaan
Pendaftaran mahasiswa untuk tahun berjalan, dilaksanakan sebagai berikut :
1) Mengambil formulir pembayaran SPP dan formulir pendaftran kembali
di Sub Bagian Kemahasiswaan dengan menunjukkan bukti pembayaran
SPP tahun Akademik yang baru berlalu.
2) Membayar SPP di BNI.
b. Mahasiswa Baru
1) Pembayaran SPP di proses di BAAK Universitas Sumatera Utara.
2) Pembayaran di Fakultas dapat dilakukan jika calon mahasiswa yang
bersangkutan telah memperoleh tanda pendaftaran sebagai mahasiswa di
BAAK Universitas Sumatera Utara.
3) Mengambil dan mengisi formulir data pribadi di Bagian Kemahasiswaan.
4) Menyerahkan kembali formulir data pribadi yang sudah diisi dengan
benar ke Bagian Kemahasiswaan.
5) Melampirkan pas poto ukuran 3x4 sebanyak 2 (dua) lembar.
c. Kartu tanda Mahasiswa diproses di BAAK Universitas Sumatera Utara.
Pelayanan Mahasiswa Diploma III Kesekretariatan pada Bagian
Administrasi Kemahasiswaan sudah baik. Hal tersebut dapat dilihat dari
pelayanan staf pegawai yang ramah, dapat memberikan arahan dan bantuan
kepada mahasiswa yang ingin mengurus segala keperluan dan mahasiswa yang
membutuhkan informasi. Misalnya keperluan dan informasi untuk mengetahui
pelaksanaan pendaftaran mahasiswa untuk tahun berjalan seperti melakukan
2. Administrasi Akademik
a. Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) harus sudah diisi
sebelum perkulihan dimulai. Proses Terlampir (Lampiran 1).
b. Perkuliahan setiap mata kuliah yang mengikuti mata kuliah harus
menghadiri tatap muka minimum 80% dari jumlah perkuliahan oleh dosen
atau asisten, agar diizinkan mengikuti ujian akhir semester.
c. Administrasi nilai ujian
Hasil ujian diserahkan oleh masing-masing dosen pengasuh paling lambat
2 (dua) minggu terhitung sejak tanggal ujian, hasil dibuat dalam rangkap 3
(tiga), digunakan untuk :
1) Satu set untuk pengumuman kepada mahasiswa.
2) Satu set untuk administrasi di Sub Bagian Akademik.
Nila ujian yang ada di Sub Bagian Akademik akan digunakan untuk data
pribadi mahasiswa dan untuk mengisi nilai setiap mahasiswa ke Kartu Hasil Studi
(KHS).
Pada Bagian Administrasi Akademik, pelayanan yang diberikan sudah
baik. Hal ini dapat dilihat dari cara pegawai yang ramah dan sopan, serta
ketanggapan dan ketepatan waktu dalam melayani mahasiswa untuk mengurus
administrasi akademik. Seperti pada saat mahasiswa mebutuhkan bantuan dalam
menanyakan masalah nilai yang belum keluar, melayani mahasiswa yang ingin
meleges ijazah sementara, melayani mahasiswa yang ingin mengurus transkrip
nilai Tugas Akhir dan mengurus bantuan Bebas Mata kuliah. Selain itu pelayanan
yaitu dengan mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)
sebelum perkuliahan dilaksanakan, mengikuti mata kuliah sesuai dengan jumlah
mata kuliah yang diambil, prosedur untuk administrasi nilai ujian. Hasil ujian
yang ada pada dosen akan diserahkan ke Bagian Akademik, dan nilai ujian yang
ada disub bagian akademik akan digunakan untuk data pribadi mahasiswa dan
akan diisi kesetiap Kartu Hasil Studi mahasiswa.
3. Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan
Dalam bidang ini Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi
USU menyediakan layanan khusus berupa pembelajaran yang telah dilakukan,
yaitu :
a. Table Manner. Saat ini banyak kegiatan bisnis dilakukan diluar kantor dan
pertemuan sering dilakukan sambil makan. Kegiatan bisnis ini juga sering
diikuti oleh sekretari. Oleh karena itu, sebagai seorang calon sekretari
profesional, mahasiswa D-III Kesekretariatan perlu dibekali dengan
keterampilan cara makan dan bagaimana berprilaku pada saat melakukan
kegiatan bisnis.
b. Beauty class. Seorang sekretaris dituntut untuk berpenampilan menarik baik
fisik maupun pribadinya. Untuk itu Mahasiswa D-III Kesekretariatan perlu
dibekali dengan pengetahuan bagaimana berpenampilan menarik dan
memiliki kepribadian yang baik.
c. Menggunakan Praktisi Sebagai Pengajar Mata Kuliah Kesekretariatan.
menghadapi dunia kerja setelah menyelesaikan kuliahnya. Oleh karena itu,
diperlukan dosen yang tidak hanya memahami teori tetapi juga memahami
bagaimana cara mengaplikasikannya.
d. Menyediakan Majalah dinding untuk HMJ. Mahasiswa membutuhkan media seperti majalah dinding yang memaparkan informasi-informasi
Akademik dan kegiatan HMJ, sehingga dapat diketahui secara luas, terutama
bagi mahasiswa D-III Kesekretariatan. Kegiatan pelayanan yang akan
dilakukan adalah:
a) Mengusulkan penambahan buku Kesekretariatan di Ruang Baca.
1) Meningkatkan wawasan mahasiswa mengenai ilmu-ilmu yang
berkaitan dengan kesekretariatan.
2) Memudahkan mahasiswa dalam mengarjakan tugas-tugas yang
diberikan oleh dosen.
3) Memudahkan mahasiswa untuk mencari referensi dalam
menyelesaikan tugas akhir.
b) Penggunaan praktisi untuk Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian dan Kontrak Bisnis.
1) Agar mahasiswa dapat memperoleh materi kuliah berdasarkan
pengalaman praktisi. Sehingga mahasiswa dapat lebih memahami
secara mendalam materi kuliah yang disampaikan.
2) Agar mahasiswa dapat memahami materi kuliah secara praktek yang
c) Outbond Kepribadian
Meningkatkan kualaitas kepribadian mahasiswa yang nantinya akan
berhubungan dengan publik secara luas.
1) Menumbuhkan jiwa kepemimpinan didalam diri mahasiswa.
2) Meningkatkan pemahaman akan pentingnya team-work(kerja tim)
3) Menumpuk rasa solidaritas antar mahasiswa D-III Kesekretariatan.
4) Meningkatkan keberanian dalam menghadapi tantangan, sehingga
mahasiswa tidak mudah menyerah jika menghadapi kendala-kendala
didalam kehidupan nantinya.
d)Baju Seragam Mahasiswa
1) Agar mahasiswa sekretaris terbiasa untuk berpakaian rapi dan formal.
2) Agar mahasiswa sekretaris lebih dikenal dilingkungan kampus.
e) Pendataan Alumni
1) Agar sesama Alumni D-III Kesekretariatan dapat saling
berkomunikasi.
2) Untuk mengetahui secara jelas perkembangan alumni D-III
Kesekretariatan.
f) Seminar Kesekretariatan
1)Untuk meningkatkan wawasan lebih dalam mengenai studi
Kesekretariatan.
2)Mahasiswa dapat berdialog secara langsung dengan praktisi sekretaris
g)Kuliah Umum Mengenai Etika Sekretaris
1) Mahasiswa dapat mengetahui etika dan etiket seorang sekretaris
profesional.
h)Pengadaan Wibe site dan Friendster D-III Kesekretariatan
1) Sebagai media untuk berbagi informasi bagi mahasiswa D-III
Kesekretariatan
2) Sebagai media komunikasi bagi mahasiswa D-III Kesekretariatan
pada khususnya dan alumni pada umumnya.
i) Pengadaan Laboratorium Sekretaris
1) Agar mahasiswa D-III Kesekretariatan tidak hanya memahami materi
secara teori saja, melainkan dapat memahami materi kuliah secara
praktek.
j) Perluasan Jaringan Wi-Fi untuk Mahasiswa D-III Kesekretariatan
1) Mempermudah mahasiswa dalam mengakses internet,terutama
disaat-saat pengisian KRS online.
Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan pada Program Diploma III
Kesekretariatan belum baik, karena ada beberapa kegiatan yang masih mengalami
kendala dalam pelaksanaannya, yaitu belum semua kegiatan yang sudah
ditetapkan dapat dilaksanakan, seperti Table Manner, Outbond Kepribadian, dan Pengadaan Laboratorium Sekretaris. Hal tersebut disebabkan dari sistem kerja
HMD (Himpunan Mahasiswa Diploma) yang tidak berjalan, klasifikasi waktunya
belum dapat disesuaikan, serta tidak adanya tempat untuk pengadaan
Akan tetapi di dalam Bidang Penalaran dan Keilmuan ini mempunyai kelebihan
yang dapat menjadi point penting disetiap kegiatannya, yaitu dapat memberikan
pembelajaran dan ilmu pengetahuan bagi mahasiswa Diploma III Kesekretariatan
untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional.
4. Bantuan Untuk Beasiswa
Untuk meringankankan beban biaya pendidikan, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara bekerja sama sama dengan berbagai instansi
memberikan bantuan beasiswa. Kategori peneriaan beasiswa terdiri atas :
mahasiswa berprestasi, mahasiswa berprestasi tapi kurang mampu, dan mahasiswa
yang kurang mampu. Dengan demikian bagi mahasiswa penerima beasiswa yang
berprestasi akademik tinggi, setelah lulus dapat segera diserap oleh instansi
pemberi beasiswa.
Pemberian beasiswa kepada mahasiswa diperguruan tinggi merupakan
wujud dari partisipasi masyarakat, instansi, pemerintah, perusahaan-perusahaan
swasta dalam ikut serta membangun bangsa khususnya dalam bidang pendidikan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa instansi
pemerintah (BUMN) dan perusahaan swasta yang menyalurkan bantuan beasiswa
kepada Universitas Sumatera Utara. Mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dari
berbagai macam beasiswa yang disalurkan melalui Biro Administrasi
a. Persyaratan
Untuk dapat memperoleh beasiwa harus memenuhi syarat yang telah
ditentukan oleh pihak Universitas Sumatera Utara (Lampiran 2).
b. Jenis – jenis Beasiswa
Tabel 2.1.
Jenis dan pesyaratan penerimaan beasiswa khususnya pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
No. Jenis Beasiswa Peryaratan Khusus
1. Beasiswa Bantuan Belajar
Mahasiswa(BBM)
1.Terdaftar sebagai mahasiswa
Program Diploma dan S1.
2.Minimal telah duduk disemester
II (dua)
3.Indeks prestasi komulatif (IPK )
minimal 2.50
2. Beasiswa konsorsium
pendidikan BPMIGAS- KKKS
(Badan Pelaksana Minyak dan
Gas-Kontraktor Kontrak Kerja
Sama
1.Terdaftar sebagai mahasiswa
Program Diploma (D3) dan S1.
2.Minimal telah duduk di semester
III(Tiga)
3.Indeks Prestasi Komulatif(IPK)
minimal 2,75.
4.Telah menyelesaikan 25% dari
jumlah kredit yang disyaratkan
untuk Program S1 atau D3 yang
diambil.
Lanjutan
Tabel 2.1.
Jenis dan pesyaratan penerimaan beasiswa khususnya pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
No. Jenis Beasiswa Peryaratan Khusus
6. Menyerahkan 2 (dua)
lembarpasfoto hitam putih
4x6.Mengisi formulir khusus
yang diberikan oleh pihak
konsorsium Pendidikan
BPMIGAS – KKKS.
3. Peningkatan Prestasi
Ekstrakulikuler (PPP)
1.Terdaftar sebagai mahasiswa
Program Diploma dan S1.
2.Indeks prestasi komulatif (IPK)
minimal 2,50.
3.Mempunyai prestasi tinggi atau
baik sesuai dengan kegiatannya
yang dibuktikan dengan sertifikat
atau piagam penghargaan yang
diterbitkan oleh panitia
penyelenggara atau pihak yang
berwenang.
4.Bukti prestasi yang diusulkan
mahasiswa bersangkutan sudah
menjadi mahasiswa USU dan
tidak boleh lebih 3 (tiga) tahun
sejak bulan Januari pada tahun
mengusulkan.
c. Prosedur Untuk Mendapatkan Beasiswa
Prosedur untuk mendapatkan beasiswa dapat dilihat pada (Lampiran 3).
1) Proses seleksi
Pemohon beasiswa yang dipandang memenuhi syarat dan belum menerima
beasiswa lain akan diusulkan Universitas ke penyandang dana (pemberi
beasiswa).
2) Pencarian Dana
Pada umumnya beasiswa yang diberikan kepada Mahasiswa Universitas
Sumatera Utara dicairkan langsung melalui rekening Mahasiswa yang
bersangkutan yang ada di BNI Cabang Universitas Sumatera Utara.
3) Penawaran Beasiswa
Penawaran beasiswa yang ditawarkan kepada mahasiswa Universitas
Sumatera Utara tidak terjadwal karena tergantung kepada pemberi beasiswa
yang akan menyalurkan bantuannya. Selanjutnya apabila ada informasi
penawaran penerimaan beasiswa dari Instansi-instansi dan
Perusahaan-perusahaan yang memberi beasiswa, maka Biro Administrasi Kemahasiswaan
Universitas Sumatera Utara langsung meneruskannya ke Fakultas-fakultas
dilingkungan Universitas Sumatera Utara untuk mengusulkan Mahasiswanya
yang akan diberi beasiswa sesuai dengan aturan – aturan yang telah
Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa yang dilakukan pegawai sudah
terlaksana dengan baik. Pegawai memberikan informasi yang dibutuhkan
Mahasiswa, sehingga Mahasiswa akan puas dan sangat terbantu. Adanya program
beasiswa ini akan sangat membantu mahasiswa dalam mengurangi beban orang
tua dalam membayar SPP di setiap semester. Program beasiswa ini juga
diharapkan dapat menjadi motivasi dalam meningkatkan semangat belajar.
Namun adakalanya seorang mahasiswa menerima beasiswa tersebut
dengan cara curang, yakni karena bantuan dari orang dalam. Hal ini biasa terjadi
disetiap jurusan. Seperti mahasiswa yang orang tuanya tidak mampu yang ingin
mendapatkan beasiswa. Mahasiswa tersebut telah memenuhi persyaratan yang
sudah ditetapkan. Tetapi ternyata mahasiswa itu tidak bisa mendapatkan beasiswa.
Dikarenakan ada mahasiswa lain yang dengan mudah mendapatkan beasiswa
tersebut karena bantuan dari orang dalam. Padahal IP mahasiswa itu belum
46 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan Pembahasan dan Pemaparan diatas, maka penulis mengambil
kesimpulan bahwa pelayanan yang diberikan oleh Program Diploma III
Kesekretariatan kepada mahasiswa meliputi :
1. Administrasi Kemahasiswaan
Pelayanan pegawai dalam mengurus Administrasi Kemahasiswaan sudah
terlaksana dengan baik. Hal tersebut dapat dilihat dari pelayanan staf pegawai
yang ramah, dapat memberikan arahan dan bantuan kepada mahasiswa yang
ingin mengurus segala keperluan dan mahasiswa yang membutuhkan
informasi.
2. Administrasi Akademik
Pelayanan pegawai dalam mengurus Administrasi Akademik yang diberikan
kepada Mahasiswa sudah baik. Hal ini dapat dilihat dari cara pegawai yang
ramah dan sopan, serta ketanggapan dan ketepatan waktu dalam melayani
mahasiswa untuk mengurus administrasi akademik.
3. Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan
Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan pada Program Diploma III
Kesekretariatan belum baik, karena ada beberapa kegiatan yang masih
mengalami kendala dalam pelaksanaannya, yaitu belum semua kegiatan yang
sudah ditetapkan dapat dilaksanakan. Hal tersebut disebabkan dari sistem kerja
waktunya belum dapat disesuaikan, serta tidak adanya tempat untuk pengadaan
Laboraturium atau tempat praktek bagi mahasiswa Diploma III
Kesekretariatan.
4. Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa
Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa yang dilakukan pegawai sudah terlaksana
dengan baik. Pegawai memberikan informasi yang dibutuhkan Mahasiswa,
sehingga Mahasiswa akan puas dan sangat terbantu.
B. SARAN
Pada akhir penulisan tugas akhir ini, penulis ingin memberikan beberapa
saran yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan bagi Pelayanan
Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan. Adapun saran-saran
penulisan yang berkaitan dengan diberikannya pelayanan oleh Diploma III
Kesekretariatan, meliputi :
1. Administrasi Kemahasiswaan
Pelayanan yang diberikan pada Administrasi Kemahasiswaan harus lebih
diperhatikan dan lebih ditingkatkan lagi agar dapat memudahkan segala urusan
yang diperlukan mahasiswa dan dalam menjalin hubungan yang baik antara
2. Administrasi Akademik
Dapat terus dipertahankan pelayanan yang sudah baik kepada mahaiswa, serta
untuk melayani mahasiswa yang mebutuhkan bantuan dalam pengurusan
Administrasi Akademik.
3. Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan
Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan pada Program Diploma III
Kesekretariatan, diharapkan agar kegiatan yang masih mengalami kendala
dapat dilaksanakan secepatnya. HMD (Himpunan Mahasiswa Diploma) harus
segera dijalankan, menetapkan waktu yang sesuai, serta mempersiapkan tempat
untuk pengadaan Laboraturium atau tempat praktek bagi mahasiswa Diploma
III Kesekretariatan.
4. Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa
Pelayanan untuk bantuan beasiswa yang sudah terlaksana dengan baik
seharusnya lebih diperhatikan lagi dalam proses penyeleksiannya agar
49
DAFTAR PUSTAKA
Fajar, Laksana, 2008, Manajemen Pemasaran, Graha Ilmu, Yogyakarta.
FE USU, 2007, Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, USU Press, Medan.
http://tesisdisertasi.blogspot.com/2010/07/karakteristik-pelayanan.html
Kotler, Philip. 2002. Manajemen Pemasaran di Indonesia : Analisis, Perencanaan, Implementasi dan Pengendalian. Salemba Empat. Jakarta.
Moenir, 2006, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, Bina Aksara, Jakarta.
Napitupulu, Paimin. 2007. Pelayanan Publik dan Costumer Satisfaction, Penerbit. PT. Alumni, Jakarta.
Payne, Adrian, 2000, Pemasaran Jasa, Andi, Yogyakarta.
Rini, Endang S, 2008, Gugus Kendali Mutu D-III Kesekretariatan, Medan.
