UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI D- III KEUANGAN
EFISIENSI KERJA
PADA BAGIAN KEUANGAN
FAKULTAS EKONOMI USU
TUGAS AKHIR
OLEH :
NOVA VITRIA ADRIANI
092101033
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI D- III KEUANGAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : NOVA VITRIA ADRIANI
NIM : 092101033
PROGRAM STUDI : Diploma III Keuangan
JUDUL : Efisiensi Kerja Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Tanggal : April 2012 Dosen Pembimbing
Nip. 19810628 200604 1 005 Fadli , SE, M.Si
Tanggal : April 2012 Ketua Program Studi
Nip . 19591229 198903 1 002 Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Tanggal : April 2012 Dekan,
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji dan Syukur penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam
menyelesaikan program studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar
Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh
kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFISIENSI KERJA PADA
BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI USU”.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada kedua orang tua penulis, yaitu : Ayahnda Ir. Adrizal dan
Ibunda tercinta Yeni Afriza, S.Pd yang telah merawat dan membesarkan penulis
hingga saat ini, serta semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan
dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak
langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi selaku Ketua Program Studi
3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Sekretaris Jurusan
Keuangan
4. Bapak Fadli, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah berbaik
hati meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan,
arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan
tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Ibu Hj.Eka Yuliani, SE selaku Kepala Sub Bagian Keuangan Fakultas
Ekonomi USU.
6. Terima kasih untuk sahabat-sahabatku Tarida, Enjel, Desryl, Windy, Ulfa,
Sari, Ayu, Kiki, teman magang ku grup 12 dan seluruh teman Keuangan
stambuk 2009 baik group A,B dan C yang telah memberikan semangat yang
luar biasa, ujian dan pujian yang tak terhingga kepada penulis sehingga Tugas
Akhir ini dapat selesai dengan baik.
Demikian kata pengantar ini saya buat, semoga dapat berguna bagi yang
membutuhkannya. Apabila terdapat kesalahan dan kekurangan dalam tugas akhir
ini saya minta saran dan kritik yang membangun. Wassalamualaikum Wr.Wb.
Medan, April 2012
Penulis
DAFTAR ISI
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian ... 5
D. Metode Penelitian ... 6
E. Sistematika Penulisan ………...………... 8
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI... 10
A. Sejarah Ringkas ... 10
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ... 13
C. Struktur Organisasi dan Personalia ... 14
D. Job Description ... 20
E. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 25
F. Kinerja Usaha Terkini ... 26
G. Rencana Kegiatan ... 27
BAB III PEMBAHASAN... 29
A. Segi Kinerja Pegawai... 29
B. Prestasi Kerja Pegawai ... 35
C. Sistem Kearsipan ... 37
D. Fasilitas Kerja ... 40
E. Penilaian Kinerja ... 43
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 45
A. Kesimpulan ... 45
B. Saran ... 46
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Tabel Jadwal Kegiatan ………. 6
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ………... 15
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ………... 19
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang
dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem,
prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan
kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh unit dan kegiatan kerja lainnya.
Pada setiap kantor akan ditemukan “unsur inti” yaitu manusia beserta
hubungan-hubungan sosial mereka dan “unsur kerja” yang meliputi sumber daya
insan, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual yaitu berupa informasi
atau data-data yang dapat diakses melalui internet. Dalam kenyataannya unsur inti
akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat
untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara
bekerja yang efisien.
Dari uraian tersebut diatas, dapat kita ketahui bahwa kantor tidak hanya
sebagai tempat berkumpul orang-orang yang tergabung dalam sebuah organisasi
atau perkumpulan, tetapi juga berisi sistem informasi yang sistematis dan tersusun
rapi.
Setiap kantor pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus
diselesaikan didalamnya seperti kegiatan administrasi. Sebagaimana definisi yang
dikembangkan oleh Masry (2004) bahwa administrasi merupakan pedoman/
petunjuk, kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usaha kelompok atau
pekerjaan kantor yang dilakukan hendaknya sesuai dengan sumberdaya
yang dimiliki untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja. kantor yang ingin
mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui penerapan tata
kerja dengan tepat, sesuai standartisasi dan pengendalian kerja yang tepat. Tujuan
efisiensi kerja pada kantor adalah untuk melakukan tugas dengan benar sesuai
tolak ukur atau standart suatu pekerjaan dan berusaha untuk mencari cara-cara
yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.
Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap
kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang
dikehendaki dengan usaha yang disesuaikan dan dikaitkan dalam hubungannya
dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang.
Efisiensi kerja juga merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai
dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk
melaksanakan suatu pekerjaan berdasarkan suatu standart yang telah ditentukan.
Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing
pegawai, karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada pegawai mampu
menciptakan kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran,
keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang
baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.
Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua
jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang ringan
dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat
Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan “atas” saja, tetapi juga
meliputi tingkat pekerjaan sampai paling “bawah”. Namun, untuk lebih
meningkatkan jiwa efisiensi dalam diri pegawai, maka dibuatlah
peraturan-peraturan yang mengikat yaitu berupa penerapan tata kerja di kantor atau
perusahaan. Jika suatu peraturan yang telah disepakati dilanggar maka akan
dikenakan sanksi.
Dalam meningkatkan efisiensi kerja di suatu kantor atau perusahaan yang
pertama sekali dilakukan adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain
untuk menetapkan disiplin kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk
memudahkan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja. Adanya
kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan penerapan tata kerja yang
tidak efisien adalah dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil
keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi
penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan
dan pemeriksaan dengan cepat.
Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas
pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan.
Menurut Achmad (2007), efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang
telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya
merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh
(output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis
laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja Pada Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Dengan judul ini penulis dapat melihat bagaimana Efisiensi Kinerja pada
kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan
perkantoran yang dilakukan sehari-hari.
B. Perumusan Masalah
Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak
terlepas dari suatu masalah. Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas,
maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian yaitu :
1. Bagaimana efisiensi kerja Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU
ditinjau dari kinerja pegawai ?
2. Apa hubungan prestasi kerja pegawai terhadap efisiensi kerja pada
Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU ?
3. Bagaimana sistem kearsipan mempengaruhi efisiensi kerja Bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi USU ?
4. Bagaimana hubungan fasilitas kerja mempengaruhi efisiensi kerja pada
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian
a. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
• Bagi Kantor / Perusahaan
1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan untuk memperbaiki
kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja
dalam pekerjaan kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
• Bagi Peneliti/ Penulis
1. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja
dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap
kajian tersebut.
b. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana
efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian
D. Metode Penelitian
1. Lokasi dan Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah
Kampus USU Medan. Dalam kegiatan survey ini dilakukan pengumpulan data
yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih
jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN FEBRUARI 2012, MINGGU KE
1 2 3 4
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
2. Sumber Data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dbagi dalam dua sumber,
yaitu :
a. Data Primer
Yaitu : data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek
penelitian, dimana data yang diperoleh dari lapangan, wawancara dan
b. Data Sekunder
Yaitu : data yang diperoleh dari sumber-sumber lain dalam bentuk
laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan maupun dari luar
perusahaan, seperti : buku-buku, surat kabar dan media lainnya yang
relevan dengan masalah yang diteliti.
3. Teknik Pengumpulan Data
a. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Penelitian yang dilakukan dengan membaca buku, majalah dan bacaan
lainnya yang berhubungan dengan objek yang diteliti. Data yang
dikumpulkan peneliti merupakan data sekunder, yaitu data yang paling
mendekati pada permasalahan yang diteliti.
b. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian langsung terhadap objek yang diteliti untuk mendapatkan
data yang diragukan. Data ini merupakan data primer yang diperoleh
melalui :
1. Wawancara, yaitu : Penelitian yang dilakukan dengan tanya jawab
oleh peneliti untuk memberikan keterangan.
2. Dokumentasi, yaitu : Data yang diperoleh dari perusahaan secara
langsung seperti format kalender kerja tim pengelola DIPA dana
4. Metode Analisis Data
Metode yang digunakan adalah Metode Deskriptif. Ginting (2008)
menyatakan Metode Deskriptif adalah Metode analisa yang bertujuan membuat
pencanderaan/lukisan/deskripsi mengenai fakta-fakta dan sifat suatu populasi atau
daerah tertentu secara sistematik, faktual dan teliti. Biasanya metode ini disebut
survei sehingga memberikan gambaran jelas bagaimana efesiensi kinerja pada
Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU.
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan
sebagai berikut:
BAB I. PENDAHULUAN
Dalam Bab ini dijelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang
Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan
Metode Penelitian yang terdiri dari Jadwal dan Lokasi Survei, Sumber dan Teknik
Pengumpulan data , Metode Analisis Data, dan Sistematika Penulisan.
BAB II. PROFIL INSTANSI
Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Tujuan Umum
Pendidikan Tinggi, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jaringan Usaha atau
BAB III. PEMBAHASAN
Dalam Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada
Kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berkaitan
dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun
1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di
Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri
Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 November 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN )
dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi
Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan
Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan
pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti
No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan
SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur
PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara. Setelah
dilakukan serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program Diploma III
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini.
Fakultas Ekonomi mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata – 1, Program Pendidikan Diploma III, dan Program
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Sedangkan Program Ekstensi terdiri dari :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan
tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar peraturan
pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan
Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka
terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi
Departemen.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan
Lembaga Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret
Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu
disempurnakan. Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003
yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi,
serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan
kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi:
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan
mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan tridharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan ( customer ) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
B.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk
menghasilkan sumber daya manusia bagi pembangunan nasional guna mengisi
kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri
dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan
pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai
berikut:
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang
berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masyarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan
bertindak sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
C. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Rektor dan Pembantu Rektor
Dekan dan Pembantu Dekan
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Dewan Pertimbangan Fakultas
Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas
Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Lab/Studio/
Bengkel Ketua Program Studi
Intra Departemen Ketua Program Studi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak
Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak
Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS,
MBA,Ak
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, MS
Prof.Dr.Ramli, MS
Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc
Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi
Dr. Murni Daulay, SE, MSi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekertaris : Dra. Marhayanie, MSi
Akuntansi
Ketua Departemen : Drs. Syafruddin Ginting, S. SE, MAFIS, Ak
Sekertaris : Drs. Hotmal Jafar
DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, SE, M.Si
Kesekretariatan
Ketua : Beby Karina Fauzeea, SE, M.Si
Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE
Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca
PUMC Dana Masyarakat
Kasnawati, SE Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Keuangan FE USU
Sumber : Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU (2012)
DEKAN
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec
NIP. 1955080810 198303 1 004
PUDEK II
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
NIP. 19560101 198203 1 005 PUDEK I
Fahmi N Nasution, SE, M.Acc, Ak
NIP. 19750408 200212 1 002
PUDEK III
Ami Dilham, SE, MSi
NIP. 19670607 199303 1 002
KEPALA BAGIAN
TATA USAHA
M. Simba Sembiring, SE, MSi
Kasubag Akademik
Hj. Fepty Aniar, SE
Kasubag Keuangan
Eka Yuliani, SE
Kasubag Perlengkapan
Ahmad Faizul, SE, MSi
D. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan
mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Menghimpun dan Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan.
d. Melaksanakan kegiatan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
d. Melakukan kegiatan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengola data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah
diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan /
pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap / tidak
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
7. Sub Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca
Tugas sub bagian Perpustakaan :
1. Controller
a. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU.
b. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.
c. Proses Registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai
jurusan.
d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara
2. Laporan
a. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan
pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara
lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.
b. Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.
c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar,
staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang
baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.
E. Jaringan Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non -
profit ( tidak berorientasi pada perolehan laba ), seperti perusahaan penghasil jasa
pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi
pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas
terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras
yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar-benar memiliki kualitas
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
G. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan
antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil / genap
b. Perkuliahan semester ganjil / genap
c. Ujian mid semester / ujian semester ganjil/ genap
d. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di
adakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti, Applied Approach,
Workshop, Seminar dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan
Pimpinan Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas.
14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan
BAB III
PEMBAHASAN
Berjalannya suatu sistem, prosedur, atau akivitas yang dilakukan dalam
pekerjaan kantor pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka
penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor adalah topik yang akan dibahas
pada bab ini. Namun demikian, penulis juga mengamati struktur organisasi dan
uraian tugas pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU serta melihat bahwa
pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian berjalan dengan
teratur dan baik.
Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang
perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang
dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Bagian Keuangan Fakultas
Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor
diantaranya dapat dilihat dari :
A. Kinerja Pegawai
Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat
dalam pekerjaan kantor pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU adalah
1. Tata Kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah.
Pada pekerjaan kantor di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU hal ini
a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor Bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana
yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang
bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.
b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang
sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang
memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan pada kantor
Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran
pekerjaan menurut urutan yang tepat.
c. Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat
penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada
ditempatnya.
d. Setiap tempat penyimpanan pada kantor Bagian Keuangan Fakultas
Ekonomi USU diberi tanda pengenal sesuai dengan isinya.
2. Pemakaian Tenaga
Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan.
Pada pekerjaan kantor di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat
dilihat dari :
a. Setiap pekerjaan kantor pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis yang
digunakan pada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU
b. Pada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU setiap benda
dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan
kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa
memindah-mindahkan benda.
c. Setiap pekerjaan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU
diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses,
dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan
secara berulang-ulang.
3. Pemakaian Waktu
Pemakaian waktu pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU selalu
diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Rencana Kerja
Pada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun
Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu.
Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU
selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan yang telah ditentukan.
b. Disiplin Kerja
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting.
Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang
karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu
akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6).
Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang
para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya
masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka
dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
Disiplin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :
1) Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib
2) Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib
3) Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib
Para pegawai yang bekerja di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU
sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para
pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan
sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan
teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada
saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin
hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat
dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran
pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai,
langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa:
mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu
meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu
menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang
tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai
yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari
organisasi dimasa yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai
dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana
perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan
prosedur” (Subekti, 2008).
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai
berikut :
a. Pekerjaan dikerjakan selesai tepat waktu.
b. Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.
c. Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan
prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.
d. Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalin dengan baik.
4. Pemakaian Ruang
Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor
berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor
yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa,
dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.
Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu
tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor Bagian Keuangan Fakultas
Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor
hal tesebut dapat dilihat dari :
a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC).
Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas
warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.
b. Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya,
arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.
c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang
menggunakanya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai
adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas
meja kerja mereka dengan rapi.
5. Pemakaian Benda Termasuk Uang
Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada
Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda termasuk uang pada
a. Setiap penerimaan, pengeluaran, serta surat pertanggungjawaban (SPJ)
pada Kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU merupakan
warkat yang sungguh-sungguh/ benar-benar penting sehingga tidak
menghambur-hamburkan material.
b. Dalam kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU benda-benda
sisa seperti kertas dimanfaatkan kembali untuk keperluan lain.
c. Pemakaian telepon dilakukan setepat mungkin.
B. Prestasi Kerja Pegawai
Prestasi kerja adalah “hasil kerja yang diperoleh melalui fungsi-fungsi
pekerjaan tertentu / kegiatan selama tempo waktu tertentu dimana hasil kerja yang
dicapai dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya yang dipengaruhi
oleh kecakapan, pengalaman, keterampilan dan kesungguhan pegawai yang
bersangkutan’’ (Bernardin, 1993 : 378). Program penilaian prestasi kerja yang
efektif memberikan pedoman dan landasan bagi pimpinan organisasi untuk
menaikkan gaji dan penaikan jabatan. Penilaian prestasi kerja adalah proses
mengevaluasi seberapa baik pegawai mengerjakan pekerjaan mereka ketika
dibandingkan dengan satu set standar, dan kemudian mengkomunikasikannya
denga para pegawai ( Robert, 2002 : 81).
Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara antara lain:
1. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.
3. Untuk kepentingan mutasi pegawai.
4. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan.
5. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.
Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi USU adalah :
1. Hukuman
Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran
terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan
takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan
penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan
benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan
kinerja pegawai, salah satunya adalah sebagai berikut :
a. Teguran lisan.
b. Mendapat surat peringatan dari pimpinan.
c. Jika tidak datang maka absen kerja di coret oleh Pembantu Dekan II.
d. Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi.
2. Motivasi
Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan
membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai
3. Mutasi
Pegawai yang berprestasi rendah akan dimutasi ke pekerjaan yang lebih
rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi
kepekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan
pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal
tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat
Mutasi.
C. Sistem Kearsipan
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di
Kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat
diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
3. Adanya fasilitas computer, printer dan kalkulator dalam proses
menjurnal dan menghitung penerimaan, pengeluaran dan surat
pertanggungjawaban (SPJ) yang sangat diperlukan dalam
melaksanakan kegiatan pembukuan.
4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak.
6. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan
arsip-arsip lama.
7. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan
lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya masuknya data
penerimaan, pengeluaran dan SPJ baru yang biasa dilakukan setiap
bulan.
Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis
kebersihan, keamanan, dan guna arsip di kantor Bagian Keuangan USU. Dimana
kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan
yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada
kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU.
1. Kebersihan
Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip
yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan
setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu
ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak
akan segera diganti.
2. Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Keuangan Fakultas
a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun
tulisan didalam maupun diluar kantor.
b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada
yang tidak berwewenang.
c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat.
d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin.
e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara
terbuka.
h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan
penyimpanan arsip.
i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
3. Guna Arsip
Pada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan. Selain
bagi Dekan dan Pembantu Dekan, arsip juga berguna untuk para Kasubbag,
Dosen, dan Pegawai.
Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara :
1. Untuk Keperluan Administrasi.
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem,
proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.
Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo (2006:20)
D. Fasilitas Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU
menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan
karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi
USU.
Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Bagian Keuangan
a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk
mengolah data dengan menggunkan suatu program tertentu untuk menghasilkan
informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas
kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat
dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.
Pada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU terdapat enam P.C.
Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor.
Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :
1. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun
di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
2. Dengan menggunakan komputer pekerjaan dibagian keuangan dapat
diselesaikan dengan cepat dan akurat. Seperti menggunakan Microsoft
Excel untuk mendata sistem Keuangan di Fakultas Ekonomi USU.
3. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai
berita-berita yang dibutuhkan melalui internet.
4. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi
maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.
Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :
1. Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam
2. Penggunaan komputer memerlukan ketelitian dan biaya lebih untuk
merekrut tenaga kerja.
3. Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan
memelihara fasilitas kantor terutama komputer.
4. Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama
karena komponen serta peralatan yang ada ketinggalan teknologinya.
5. Komputer dapat terkena virus yang dapat menyebabkan data-data
dalam komputer tersebut hilang.
b. Filling Cabinet dan lemari besi arsip
Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah,
gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang
lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file
dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kantor Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi USU.
Di kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 5 Filling Cabinet dan 5 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan
E. Penilaian Kinerja
Efisiensi kerja pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan
berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk
memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Dan tata kerja merupakan
cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan
mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan
biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang
baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.
Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian pretasi
kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :
1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.
2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegawai dan sejauh mana
dia dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik, dan dipengaruhi
oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.
3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam
melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.
4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.
5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang
lain.
6. Kerajinan dan kegigihan pegawai.
Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
yang memiliki wewenang sebagai pengelola keuangan adalah :
1. Kepala Sub Bagian Keuangan
2. Kepala Tata Usaha
3. Pembantu Dekan II
4. Dekan
Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi
kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Pengawasan dan penilaian yang
dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Bagian Keuangan Fakultas
Ekonomi USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung
maupun melalui informasi yang diperoleh laporan-laporan yang dibuat
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KesimpulanDalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan yang
mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis sebagai berikut :
1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada kantor Bagian Keuangan USU
guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.
2. Efisiensi kerja pada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU
dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran.
Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal
mungkin.
3. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai sudah terjalin dengan
baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan
seefektif dan seefisien mungkin. Misalnya dilakukan melalui rapat atau
pengarahan langsung.
4. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor Bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana
yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang
bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, printer, kalkulator dan
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan
dapat berguna bagi kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam
rangka penerapan efisiensi kerja dan pekerjaan kantor dan bagi peneliti
selanjutnya.
Adapun saran-saran tersebut adalah :
1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus
melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja
pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak
rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat
keterangan yang ada.
2. Hendaknya semua pegawai memiliki komitmen yang kuat dalam
menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya agar tujuan dari
uraian pekerjaan seperti melakukan penerimaan, penyimpanan,
pembukuan, pengeluaran dan pertanggung jawaban keuangan dapat
tercapai dengan lebih baik lagi.
3. Disarankan kepada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU
agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik
lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan
pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan
pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan
dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media,
Jakarta.
Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya
Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.
Ginting, Paham, 2008. Filsafat Ilmu dan Metode Riset. USU Press, Medan.
Masry, Maringan, 2004. Dasar Administrasi dan Manajemen. Penerbit
Ghalia Indonesia, Jakarta.
Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran. Penerbit Mandar Maju,
Bandung.
