TUGAS AKHIR
SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
NANA PUTRI ANNISA 082103078
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : NANA PUTRI ANNISA
NIM : 082103078
JUDUL : SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
TANGGAL : ……….2011 KETUA PROGRAM STUDI
D III KESEKRETARIATAN
(DR. BEBY KARINA FAWZEEA, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003
TANGGAL : ……….2011 DEKAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : NANA PUTRI ANNISA
NIM : 082103078
JUDUL : SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
MEDAN : ……….2011 PEMBIMBING
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kita panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Solawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menanjilkan Ai-qur’an sebagai pedoman dan petunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di muka bumi.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga , M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sekaligus Dosen Pembimbing Penulis yang telah memberikan kesediaan waktunya untuk memberikan pengarahan dan saran dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
3. Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Terima kasih kepada Ibu Esa Setiana, SE, Msi, Ibu Yunita, SE. dan Kak Fia
5. Bapak/Ibu selaku Kasubbag Tata Usaha beserta pegawai khususnya Bapak Simba Sembiring, SE dan Bapak Ahmad Faizul, SE, MSi yang telah berkenan membantu dan mendukung proses pembuatan tugas akhir ini.
6. Terima kasih yang teristimewa untuk kedua orang tuatercinta, ayahanda Bustamam Usman dan ibunda Nurlela Barus yang telah membesarkan penulis, membimbing penulis dengan kasih sayang yang tak terhingga. Terima kasih atas do’a, perhatian dan dukungan yang diberikan tiada hentinya.
7. Terima kasih spesial buat kakak dan adik penulis, Noni Bahannoer, Nona Mediana, dan Suhada Tuahta.
8. Terima kasih buat Ibu dan Paman yang telah memberi semangat kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Departemen Kesekretariatn Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
10. Terima kasih buat teman seperjuanganku Tami di dan khususnya teman-teman Grup B yang telah memberi semangat kepada penulis.
11. Terima kasih untuk teman-teman kelompok magang 22, Eva, Debi, Rangga, Odi, Deni dan Uti yang telah bersama-sama dengan penulis menjalani siklus magang selama dua bulan.
Akhir kata, penulis menyadari keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk Allah SWT dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.
Medan, Juni 2011 Penulis
DAFTAR ISI
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 5
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 5
B. Struktur Organisasi dan Personalia ... 7
C. Job Description ... 9
F. Ciri-ciri Sistem Kerasipan yang Baik ... 16
H. Proses Kearsipan ... 19
1. Penciptaan Arsip ... 19
2. Pendistribusian Arsip ... 19
3. Penggunaan dan Pengolahan Arsip ... 20
4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ... 21
5. Penyimpanan Arsip ... 24
6. Penyusutan Arsip ... 26
I. Analisis dan Evaluasi ... 29
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 32
A. Kesimpulan ... 32
B. Saran ... 32
DAFTAR TABEL
Tabel Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Didalam suatu organisasi biasanya organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Pengertian kantor adalah sebagai tempat diselenggarakannya proses menangani informasi dimulai dengan menerima, mengumpulkan, mengelolah, menyimpan sampai dengan menyalurkan dan mendistribusikan informasi. Oleh sebab itu, kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan.
seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap.
Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelolah kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan untuk mencapai tujuan. Sistem kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya serendah mungkin.
Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Sehingga harus diolah secara terencana dan mendasar serta profesional, sebab keunggulan dalam bidang kearsipan akan sangat berpengaruh dalam membantu tugas pimpinan dan membantu mekanisme kerja pegawai dan instansi yang bersangkutan. Begitu pentingnya nilai kegunaan arsip dalam suatu instansi maupun organisasi-organisasi tertentu, membuat organisasi/instansi tersebut harus melakukan penyimpanan terhadap arsip-arsip.
alasan buruknya pengolahan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintahan maupun swasta.
Seluruh kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sitem kearsipan yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur (sembarangan), tidak terjadwal jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.
Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tetarik untuk mengetahui bagaimana penataan sistem arsip yang baik pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka dalam penulisan tugas akhir ini penulis memilih judul “Sistem Kearsipan Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari tugas akhir ini adalah :
a. Untuk mengetahui sistem kearsipan yang diterapkan pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Sebagai seorang sekretaris saya harus banyak tahu tentang kearsipan sekretaris.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari tugas akhir ini adalah : a. Bagi Penulis
Menambah dan memperluas pengetahuan penulis dibidang kearsipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek.
b. Bagi Instansi
Memberikan bahan masukan, pertimbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan pada pelaksanaan sistem kearsipan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Bagi Pembaca
Menambah pengetahuan wawasan dan referensi tentang sistem kearsipan.
E. Jadwal Kegiatan
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No Kegiatan
Minggu Ke
I II III
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2011)
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset mulai tanggal 18 Mei sampai dengan 31 Mei 2011 di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
F. Rencana Isi
Tugas akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap bab nya dibagi atas sub bab antara lain :
BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.
BAB II. PROFIL PERUSAHAN/INSTANSI
BAB III. PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang pengertian kearsipan dan sistem kearsipan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi :
Departemen Ekonomi Pembangunan
Departemen Manajemen
Departemen Akuntansi
Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi :
Program Studi Keuangan
Program Studi Akuntansi
Program Studi Kesekretariatan
(BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara memiliki 12 fakultas.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi USU berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung jawabnya.
_ _ _ _ _ _
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU (2011)
Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu
C. Job Description
Berikut adalah uraian tugas seorang sekretaris pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara :
Tabel 2.1
Rincian Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
No Nama Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan masuk untuk Dekan FE-USU ke buku agenda
5 surat perhari
5 menit -
Membuat / menulis nomor surat keluar
10 nomor
Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar
Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan
5 tugas akhir
perhari
5 menit -
Mengantarkan surat masuk ke bagian diproses dekan masuk dan surat keluar
5 surat perhari
Tabel 2.1 Lanjutan
No Nama Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan
Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
5 tanda terima
perhari
2 menit
Mengetik surat keluar 3 surat perhari
30 menit
Sesuai keinginan Menerima telepon 15 telepon
perhari
Dekan dan team
Sesuai Sekretaris dan ruang
rapat Dekan
perhari 5 menit
D. Jaringan Usaha atau Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang
menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya menurut Serdamayanti (2003:7) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.
Menurut Wursanto (1991:11) bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi.
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
B. Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti (2003:19) adalah sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
C. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Maksud Kearsipan
Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.
Tujuan Kearsipan
1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman, jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.
2. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengolahan kegiatan perusahaan.
D. Fungsi Arsip
Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini menurut Surojo (2006:37) dapat dipahami bahwa arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual.
Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
1. Arsip Dinamis
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :
a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
b. Arsip semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.
c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalma proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
E. Nilai Guna Arsip
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi : a. Nilai guna kebuktian
diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.
b. Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
F. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik
Tujuan adalah sesuatu yang ingin (hendak) dicapai. Setiap sistem mempunyai tujuan. Demikian juga sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto (1997:32) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti
3. Mudah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggraakan harus mudah/ekonomis baik dalam penegeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya.
5. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
6. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembnagan organisasi. Organisasi pada umumnya bersifat dinamis (berkembang). Jadi jangan sampai filling yang dilaksananakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi.
7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.
8. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.
G. Peralatan kearsipan
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip-arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Menurut Wursanto (1997:32) menjelaskan bahwa ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah, yang juga digunakan oleh sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Map
b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.
c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
d. Mapa tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang
dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanaan arsip.
4. Filing Cabinet (File Cabinet)
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimapan berbagai macam bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.
7. Kursi
Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair). b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair). c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair). d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair). 8. Berkas kotak (Box File)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis. 9. Rak arsip
10.Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas (Perforator).
11.Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.
H. Proses Kearsipan
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Komponen proses atau serangkaian dari sistem kearsipan terdiri dari fungsi-fungsi kearsipan yaitu penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan atau pengolahan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusunan warkat. Keenam tahap fungsi proses ini menggambarkan daur hidup arsip atau evolusi suatu arsip dari penciptaan sampai pemusnahan arsip.
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan
Dekan, laporan, dan pemberitahuan-pemberitahuan lainnya. Warkat-warkat yang telah dibuat atau diterima dari pihak luar disimpan dan diarsipkan.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat.
Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda-beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :
a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan. b. Kalau suatu oraganisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka
pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).
terhadap implementasi operasional kebijakan kearsipan untuk unit kerjanya, selain menyimpan dan memelihara arsip aktifnya masing-masing.
Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan asas gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi, yakni setiap bagian atau departemen di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki arsip masing-masing dan sebagai pusat Unit Kearsipan berada di sekretariat Dekan. Dengan menerapkan sistem ini, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berperan sebagai penentu kebijakan kearsipan dan mengolah arsip inaktif dan statis. Selain itu juga, setiap surat atau warkat yang masuk atau dikirim kepada pihak luar terlebih dahulu dicatat ke dalam buku agenda di sekretariat Dekan sebelum didistribusikan ke tempat tujuan yang ditentukan sebelumnya.
3. Penggunaan atau Pengolahan Arsip
Warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu.
peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian bila terjadi kesalahan, dokumentasi, dan sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan dan untuk memberikan tanggapan.
4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan, pengamanan atau perlindungan arsip merupakan kegiatan kearsipan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal, yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana diperlukan sewaktu-waktu arsip masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi pelaksanaan fungsi-fungsi dan peran-peran manajerial, operasional, dan penyelenggaraan kehidupan organisasi atau perusahaan baik lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah maupun swasta/perorangan.
a. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip dapat pula berarti suatu perbuatan untuk melindungi, menjaga arsip yang dihasilkan, dan yang diterima oleh suatu organisasi agar arsip-arsip itu aman. Melindungi arsip-arsip berarti menjaga arsip-arsip-arsip-arsip supaya selamat, meluputkan arsip dari bahaya, bencana, kerusakan, dan pencurian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
dicuri dan diperjualbelikan untuk dijadikan kertas pembungkus, akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin.
Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang tekandung di dalam arsip tersebut.
Menurut Mulyono dkk (2000: 48-50) mengatakan bahwa pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
1) Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidak terkena langsung). Memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangga api, air, maupun serangga pemakan kertas.
2) Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka unutk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan.
3) Penggunaan bahan-bahan pencegah
4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang ke rumah, jika dilanggar akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan sekali saja.
5) Kebersihan
Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk membersihkan ruangan dan arsip dari debu yang melekat sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner). Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak menimbulkan bekas.
b. Pengamanan Arsip
Secara umum dikatakan pengamaan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya dan segi fisiknya.
1. Pengamanan dari segi informasinya
Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam pasal 11 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” yang berbunyi sebagai berikut :
2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup.
2. Pengamanan dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Menurut Mulyono dkk (2000:46-48) mengatakan bahwa kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan eksternal.
Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain : a) Kualitas kertas
b) Tinta
c) Bahan perekat
Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal antara lain : a) Lingkungan
b) Sinar matahari c) Debu
d) Serangga dan kutu e) Jamur dan sebagainya
1) Pengatur ruangan
Ruangan peniympanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar matahari tidak terkena langsung, dan kelembapan ruanagan yang terjaga. 2) Pemeliharaan tempat penyimpanan
Arsip-arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disimpan didalam lemari arsip yang terbuat dari besi/metal dengan dua pintu.
3) Penggunaann bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan confer (kapur barus) di setiap lemari arsip.
4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Arsip tidak boleh dipinjam oleh sembarangan orang, harus meminta persetujuan dari sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5) Kebersihan
Ruanagan arsip di secretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibersihkan setiap hari. Tidak berserakan dan tertata rapi.
5. Penyimpanan Arsip
dibutuhkan. Penyususnaan warkat secara sistematis berarti bahwa ketika melakukan penyimpanan arsip, pegawai menaruh warkat-warkat dengan menggunakan prosedur, cara, alat, memperhatikan arsip dan kodenya serta urutan kejadian warkat.
Menurut Serdamayanti (2003:71-76) mengatakan bahwa ada 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip pada umumnya yaitu :
a. Sistem Abjad/ Alphabetical Filing System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dipakai pula oleh sistem penyimpanan arsip lainnya. Misalnya meskipun sistem penyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk mempermudah menemukan arsip yang memuat wilayah tertentu harus disusun menurut urutan abjad. Dengan demikian, sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini meliputi 90% dari semua sistem penyimpanan arsip.
b. Sistem Masalah/ Perihal/ Subjek Filing System
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama indeks. Oleh sebab itu dalam penataan arsip berdasarkan masalah, perlu dipersiapkan lebih dahulu daftar Indeks. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
Contoh : Masalah-masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” misalnya, pengadaan, kedudukan, cuti, pemberhentian, dan sebagainya dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subyek) didalam kelompok (masalah) “kepegawaian”.
c. Sistem Nomor/ Numerical Filing System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
Contoh : 000 UMUM 010 Urusan dalam 011 Gedung kantor 012 Rumah dinas 013 Listrik dan telepon 020 Peralatan
100 KEPEGAWAIAN 110 pengadaan
120 Mutasi
d. Sistem Tanggal/ Urutan Waktu/ Chronological Filing System
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa mempehatikan masalah surat tersebut.
e. Sistem Wilayah/ Regional/ Geographical Filing System
Sistem wilayah adalah salah satu sisitem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Setelah satuan daerah ditemukan kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
6. Penyusutan Arsip
Tidak semua warkat memiliki nilai abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan ada sebagian yang harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus atau daur hidup arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan dan pemusnahan arsip penting dilakukan juga dalam rangka menjaga dan menjamin efektifitas kearsipan. Menurut Sorojo (2006:191) dasar dari kegiatan tersebut adalah hasil dari penilaian arsip atau pun jadwal arsip
a. Penilaian Arsip
Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang ada di dalam arsip. Kegiatan ini penting untuk menentukan jadwal penyimpanan atau retensi arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusustan arsip. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
2)Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelum dimusnhakan atau dipindahkan ke Arsip Nasional.
Menurut Serdamayanti (2003:103) guna jadwal retensi arsip adalah : 1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif.
2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. 3) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
4) Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen. 5) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
Hasil dari penilaian arsip yaitu akan diketahui arsip-arsip yang bernilai guna permanen yang harus disimpan selamanya, dan arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di kemudian hari.
b. Penyusutan Arsip
Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 dikatakan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
1) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing.
2) Memusnahkan arsip sesuia dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
Serdamayanti (2003:107) mengatakan bahwa langkah-langkah umum pelaksanaan penyusutan arsip berupa :
1) Menyiangi, yaitu memilih/mengambil yang tidak berguna, supaya arsip berkurang.
2) Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan. Tujuan Penyusutan arsip adalah :
1) Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
2) Menghemat uang, peralatan dan perlengkapan. 3) Mempercepat penemuan kembali arsip.
4) Menyelamatkan bahan bukti pertangungjawaban.
Berdasarkan pengertian tersebut, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan, menyerahkan, atau memusnahkan arsip.
1.Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip dari suatu tempat penyimpanan arsip aktif (Unit Pengolah) ke tempat penyimpanan arsip inaktif atau ke tempat penyimpanan arsip statis (Pusat Penyimpanan Arsip).
Ada dua jenis cara pemindahan arsip menurut Sutarto (1997:303) : a) Pemindahan berkala
kearsipan dapat melakukan pemindahan satu kali, dua kali, atau lebih berdasarkan ketentuan yagn disepakati.
b) Pemindahan berulang-ulang
Pemindahan arsip yang dilakukan berulang-ulang dalam selang waktu yang tidak tertentu. Dalam hal ini petugas kearsipan daapt melakukan pemindahan arsip setiap hari atau setiap saat (kapan saja) bilamana diperlukan.
2.Pemusnahan Arsip
Pemusanahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan watak atau arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah habis masa penyimpanannya sesuai dengan jadwal retensi arsip. Ada beberapa cara yang dapat dipakai untuk memusnahkan arsip yaitu dirobek, dibakar, dicacah, dilebur, atau dihancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau memakai bahan kimia. Akibat dari pemusnahan arsip yaitu data, informasi yang tercatat atau terekam pada kertas, disket, dan sebagainya itu hancur.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Bab IV disebutkan ketentuan-ketentuan pemusnahan arsip sebagai berikut :
b) Pelaksanaan pemusanahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 (sepuluh) tahun atau ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan.
c) Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan keputusan pemusnahan arsip setelah mendapat persetujuan Arsip Nasional.
d) Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenal isi maupun bentuknya, dan disaksikan oleh dua pejabat dari bidang hukum (perundang-undangan) dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan.
I. Analisis dan Evaluasi
1. Analisis Sistem Penciptaan Arsip
Kegiatan penciptaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti, pembuatan surat, memo, laporan, instruksi dan sebagainya sudah cukup baik. Pesan yang terdapat di dalam surat atau yang lainnya cukup jelas dan mudah dimengerti, penggunaan bahasa yang resmi, dan tampilan yang rapi. Jadi, penciptaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlaksana dengan baik.
2. Analisis Sistem Pendistribuasian Arsip
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, pendistribusian arsip dilakukan di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik, karena setiap surat atau warkat yang masuk atau keluar dicatat terlebih dahulu dalam buku agenda surat masuk dan keluar. Dengan demikian, sekretaris Dekan dapat mengetahui kegiatan kearsipan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Selain itu, azas yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sangat mendukung kegiatan pendistribusian arsip. Setiap bagian mengolah dan menyimpan arsipnya sendiri namun teteap dibawah kendali sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Analisis Sistem Pengolahan/ Pengguna Arsip
Arsip-arsip yang ada dipergunakan untuk mendukung kegiataan akademik fakultas dan juga membantu tugas-tugas Dekan. Selain itu, arsip-arsip yang ada di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga digunakan sebagai bahan pertanggungjawaban kepada pimpinan dan sebagai bukti apabila terjadi kesalahan dan kekeliruan.
4. Analisis Sistem Penyimpanan Arsip
Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian dapat dianalisis bahwa penyimpanan arsip yang dilaksnakaan sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efisien. Menurut hasil penelitian yang dilakukan, sistem penyimpanan arsip sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah memenuhi tujuan yang diharapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Tujuan yang diharapkan itu antara lain terpeliharanya arsip yang baik, tidak tercecer.
5. Analisis Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Karena penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditempatkan ditempat yang tertutup (lemari) maka lemari tersebut sering dibuka dan ditata tidak terlalu rapat agar udara masuk antara berkas-berkas satu dengan yang lain. Selain itu juga, lemari arsip diberi confer (kapur barus) secara berkala. Adanya peraturan tidak boleh meletakkan
arsip disembarangan tempat. Namun, pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum ada catatan tertulis mengenai arsip-arsip yang dipinjam, sehingga kadang kala ada arsip yang hilang.
Namun, tidak ada pencatatan bagian arsip yang dipinjam, sehingga kadang kala arsip menjadi hilang dan susah ditemukan. Dengan melihat situasi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik. Meskipun tidak begitu sesuai dengan teori yang ada.
6. Analisis Sistem Penyusutan Arsip
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah penulis melakukan penelitian pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis menarik kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan judul tugas akhir “Sistem Kearsipan Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yaitu sebagai berikut :
A. Kesimpulan
1. Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi kegiatan penulisan surat, memo, laporan, instruksi, dan pemberitahuan.
2. Warkat/arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan untuk kegiatan akademik fakultas, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, alat bukti, dokumentasi, dan untuk memberikan tanggapan.
3. Dalam kegiatan pemeliharaan arsip tidak boleh sembarangan orang mengambil/meminjam arsip tanpa meminta izin terlebih dahulu dengan sekretaris Dekan.
5. Arsip disimpan didalam lemari arsip/filing cabinet yang terbuat dari metal/besi dan selalu diberi kapur barus (confer). Apabila lemari arsip sudah penuh dilakukan penyusutan (tidak ada jadwal retensi arsip).
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis membuat saran-saran sebagai berikut :
1. Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya membangun suatu ruangan khusus sebagai pusat tempat kearsipan dari seluruh bagian yang ada dalam fakultas agar tercipta efisiensi dan efektivitas daalm pengolahan arsip.
2. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas yang digunakan untuk kegiatan perusahaan, bukan dimusnahkan dengan cara dibakar atau mencacah.
3. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya dicatat dalam buku agenda dan menggunakan kartu pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip.
4. Sebaiknya ditetapkan jadwal retensi arsip untuk mempermudah proses penyusutan arsip secara berkala dan sesuai prosedur.
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 2000. Pola Kearsipan Modern, Cetakan V. Jakarta : Djambatan.
Arikunto, Suharsisni. 2002. Prosedur Penelitian. Jakarta : Rineka Cipta. Hadi, Sutrisno. 2000. Metodologi Research. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Mulyono Sularso, Mushim dan Marinim. 2000. Dasar-dasar Kearsipan.
Yogyakarta : Erlangga.
Nurjani. 2009. Arsip Masa Depan Sumut, Cetakan I. Sumatera utara : Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Serdamayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan III. Bandung : Mandar Maju.
Surojo, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan, Cetakan I. Malang : Dioma Malang.
Sutarto. 1999. Sekretaris dan Tata Warkat, Cetakan III. Yogyakarta : Gajah Mada Univercity Press.
Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.
