TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN KORESPONDENSI BAGI SEORANG SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Diajukan Oleh :
DESSY F SAMOSIR 102103086
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : DESSY F SAMOSIR
NIM : 102103086
JUDUL :PELAKSANAAN KORESPODENSI BAGI
SEORANG SEKRETARIS PADA BAGIAN
SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
Tanggal : Juli 2013 Ketua Program Studi
DIII Kesekretariatan
(
NIP. 19741012 200003 2 003
Dr. Beby Karina F. Sembiring, SE, MM)
Tanggal : Juli 2013 DEKAN
(
NIP. 19560407 198002 1 001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : DESSY F SAMOSIR
NIM : 102103086
JUDUL :PELAKSANAAN KORESPODENSI BAGI
SEORANG SEKRETARIS PADA BAGIAN
SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
Medan, Juli 2013
Menyetujui
Pembimbing
(Inneke Qamariah, SE, MSi NIP. 19830720 200604 2 003
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus yang
telah memberikan berkat dan karuniaNya kepada penulis dalam menyelesaikan
Tugas Akhir ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi
salah satu syarat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli
Madya.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidaklah sempurna, karena itu
penulis mengharapkan saran dan kritik yang konstruktif dari semua pihak guna
menjadikan Tugas Akhir ini lebih baik lagi. Selama mengikuti perkuliahan hingga
penulisan Tugas Akhir ini penulis telah banyak mendapat arahan, bimbingan, dan
juga kritikan dari berbagai pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan
terimakasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M,Sc(CTM),Sp.A(K)
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
4. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE, Msi selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara
5. Ibu Inneke Qamariah, SE, Msi selaku Dosen Pembimbing yang telah
meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan, arahan
dan perbaikan dalam proses penyelesaian Tugas Akhir, sehinnga penulisan
tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik.
6. Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan
serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
7. Teristimewa kepada Orang Tua penulis Ayahanda Tagor Samosir dan
Ibunda Ramlah Murniati Sihombing yang telah membesarkan dan
mendidik penulis sejak kecil hingga sekarang. Serta selalu memberikan
dukungan dan doa tiada henti kepada penulis sehingga dapat
menyelesaikan perkuliahan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Kedua adik penulis Wemphy Mario Carlos Samosir dan Ricchad Joy
Samosir serta adik sepupu Ester Rheyn Judika Sihombing, Richard
Sihombing, dan Claudia Sihombing yang telah memberikan semangat,
doa, dan perhatian yang tiada henti kepada penulis.
9. Sahabat-sahabat terbaik penulis Verawaty, Monalisa, Selly, Yoseni,
Ledyana, dan Elizabeth yang selalu membantu dan memberikan motivasi
10.Teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2010 terkhusus kepada May
Elisa Putry Ginting, Irma Yulika Sinaga, Syahfitri Maha, Nurhani Septiani
dan Syahleni Fitri yang selalu memberikan dukungan dan motivasi selama
penulisan tugas akhir.
11.Teman-teman magang kelompok 7 Mora Amalia, Nurul Ayu, Afiz dan
Mhd Rizky Ade Putra yang telah memberikan motivasi dan kerjasama
selama magang.
Semoga Tuhan membalas segala kebaikan yang telah penulis terima
selama ini. Akhirnya penulis mengucapkan terimakasih dan semoga Tugas Akhir
ini bermanfaat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Medan, Juli 2013
Penulis
DAFTAR ISI
BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas ... .10
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 12
C. Struktur Organisasi ... 14
E. Kinerja Usaha Terkini ... 27
F. Rencana Kegiatan ... 28
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Komunikasi ... 30
B. Bentuk Komunikasi ... 31
C.Pengertian Surat ... 32
D. Fungsi Surat ... 33
E. Jenis Surat ... 32
F. Bentuk Surat ... 35
G. Bagian Surat ... 36
H. Defenisi Korespondensi ... 39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 51
B. Saran ... 52
DAFTAR PUSTAKA ... 53
DAFTAR TABEL
No Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara ... 16
Gambar 2.2 Kop Surat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 36
Gambar 3.1 Lembar Disposisi... 42
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada era globalisasi saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam
bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap
seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi
komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian
informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran
kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah,
khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.
Komunikasi merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam kegiatan
organisasi mengingat hakekat organisasi sebagai kumpulan orang yang
bersama-sama menyelenggarakan kegiatan organisasi. Komunikasi adalah proses kegiatan
penyampaian warta/berita/informasi yang mengandung arti dari satu pihak
(seseorang atau tempat), kepada pihak (seseorang atau tempat lain, dalam usaha
mendapatkan saling pengertian (Sedarmayanti, 2001:87).
Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara
lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu
melalui surat. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat
penting dalam kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan sepenuhnya
sebagai alat komunikasi di dalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat
masih dipandang sebagai alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka unsur kerja sama baik ke
dalam maupun ke luar organisasi sangat penting artinya. Agar kerja sama tersebut
dapat dilaksanakan dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara
berkomunikasi yang dipergunakan oleh suatu organisasi, yaitu dengan cara
tertulis, misalnya dengan melalui surat.
Menurut Sedarmayanti (2006:162), surat adalah alat komunikasi tertulis
yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat
memiliki kelebihan dengan sarana dengan komunikasi lainnya, kelebihan tersebut
karena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan
kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan,
keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan
sumber aslinya.
Berbeda halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut
seiring dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah
atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Di masa sekarang ini sudah
banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon, handphone,
telex, radio, televisi, faximile bahkan jaringan informasi global seperti penggunaan
internet. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada
seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam
surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat menjadi alat bukti tertulis
Mengingat begitu pentingnya peranan surat maka sudah selayaknya
dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan
mempercepat dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah
direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki
organisasi maupun perusahaan. Dalam suatu lembaga baik swasta maupun
pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan
surat-menyurat atau korespondensi .
Menurut Sedarmayanti (2001:162) Korespondensi atau surat menyurat
adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat. Dalam arti
luas komunikasi, korespondensi merupakan proses penyampaian pendapat, pesan
atau lambang yang mengandung pengertian antar perseorangan atau golongan.
Dari uraian tersebut, maka ditarik kesimpulan bahwa korespondensi merupakan
salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam
tugas sehari-hari.
Suatu organisasi atau instansi, kegiatan surat menyurat harus mendapatkan
perhatian yang sungguh. Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh
suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran surat
menyurat atau korespondensi. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud
disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain
menangani surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan
mendistribusikannya.
Penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat,
pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan
sekretaris dalam surat-menyurat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu
urat nadi kelancaran satu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Berdasarkan uraian terdahulu, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan
kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar
berdasarkan kaidah yang ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai
dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan.
Surat yang dikoordinasi atau dikelola dengan baik akan membuat
perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan. Pada bagian
sekretariat dekan, penulis melihat dan mengamati adanya kendala umum yang
ditemukan pada Sekretariat Dekan, yaitu beberapa surat-surat masuk yang relatif
rumit. Bentuk-bentuk kerumitan yang terjadi pada surat masuk adalah seperti
pengungkapan masalah ide yang kurang baik dari pengirim surat, redaksi kata
yang berbelit-belit, serta bentuk surat yang kurang resmi sehingga membutuhkan
waktu lama untuk memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut. Mengingat
pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis melakukan
observasi yang berjudul “Pelaksanaan Korespondensi Seorang Sekretaris
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka peneliti akan membahas
mengenai “Bagaimana Pelaksanaan Korespondensi Seorang Sekretaris Pada
Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini untuk mengetahui pelaksanaan korespondensi
seorang sekretaris pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan peneliti mengenai
pentingya keahlian korespondensi bagi seorang sekretaris baik secara
teori maupun praktek.
2. Bagi Fakultas Ekonomi
Sebagai bahan masukan dan saran bagi fakultas ekonomi yang
mungkin berguna untuk penyempurnaan mengenai pentingnya
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
Hasil penelitian ini juga dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai
bahan masukan atau informasi yang mungkin dapat berguna di bidang
korespondensi.
E. Sistematika Penelitian
Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas
akhir ini, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut :
1. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Prof. T. M. Hanafiah
Kampus USU Medan.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
KEGIATAN Mei 2013 Juni 2013
1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penuisan Laporan
2. Sumber Data
Data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian :
a. Data Primer
Data primer merupakan data yang didapat dari sumber pertama baik dari
individu atau perseorangan (Umar, 2008:42). Dalam hal ini data primer
merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Dapat diperoleh dengan melakukan
wawancara dengan pegawai di bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Data Sekunder
Data sekunder merupakan jenis data yang dikumpulkan dari buku
literatur seperti buku-buku bacaan, dan catatan yang berhubungan dengan
topik yang dibahas (Nazir, 2003:50).
seperti :
a) Sejarah Perusahaan dan Lembaga
b) Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
3. Teknik Pengumpulan Data a. Observasi
Menurut Nazir (2003:175), Observasi adalah pengumpulan data
dengan pengamatan secara langsung. Dalam hal ini penulis langsung
melakukan pengamatan ke objek penelitian untuk melihat penanganan
b. Studi Dokumentasi
Studi Dokumentasi merupakan cara pengumpulan data yang diperoleh
dari catatan (data) yang telah tersedia atau telah dibuat oleh pihak lain
(Hamidi, 2010:140).
4. Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini :
a. Metode Deskriptif
Yaitu menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat
penelitian dilakukan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala
tertentu (Umar, 2008:22).
b. Metode Deduktif
Yaitu pengambilan kesimpulan dari pernyataan yang bersifat umum
kesuatu pernyataan yang bersifat khusus. Metode ini digunakan untuk
memperoleh gambaran umum. Bisa dilihat di link ini
(http://pengertianpengertian.blogspot.com/2012/02/pengertian-metode-deduktif.html)
5. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari Laporan Tugas Akhir ini dapat
BAB I. PENDAHULUAN
Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan
Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal kegiatan/penelitian dan
Sistematika Penulisan.
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN
Memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas, Struktur
Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini,
dan Rencana Kegiatan Perusahaan.
BAB III. PEMBAHASAN
Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis yang berkaitan
mengenai korespondensi pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian
BAB II PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota Medan atau dengan kata lain diluar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas
Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala)
Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku
Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di
kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh)
tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera
Utara (Istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status
negeri dengan surat keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan
R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Univeristas
Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I
No. 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen, Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987,
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 dan Program Diploma Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Depatemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Kesekretariatan
b. Keuangan
c. Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi Terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
Misi Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu Ekonomi Pembangunan, Manajemen, dan
Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kulifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang
terkait bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, selain itu melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan
kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi, yakni:
1. Penyelenggaraan Pendidikan
2. Pengabdian Penelitian, dan
3. Pengabdian kepada Masyarakat
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
C. Struktur Organisasi
Dalam berorganisasi, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi
diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara
sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum
suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur aktivitas maupun kegiatan
instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi
yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga
efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi
yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri
dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melakukan
serangkaian kegiatan tertentu.
Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur
organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa
mendatang.
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur
organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM
dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau
wewenang kepada orang yang tepat.
Struktur organisasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah struktur organisasi lini dan staf, dimana secara vertikal
jenjang wewenang dan tanggung jawab. Mengalir dari atas ke bawah yang berupa
perintah dan dari bawah ke atas berupa laporan pertanggungjawaban, sedangkan
secara horizontal terdapat koordinasi diantara para pegawai setingkat. Untuk lebih
jelasnya, struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor SE,Ak, MAcc.
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe , M.Ec, Ac
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA,MAFIS
Prof. Dr. Ritha Dalimunthe ,SE,M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc.Acc
Prof. Dr. Robinson Tarigan , MRP
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Arifin Hamzah,MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.si
Drs. Arifin Akhmad , Msi,Ak
Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd
Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE ,M.si
Departemen Manajemen
Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.si
Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE,M.Si
Sekretaris program studi : Dra. Friska Sipayung, M.Si
Departemen Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak
Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si,Ak
Sekretaris program studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
Program Studi Diploma Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah,SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, AK
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Sekretaris : Magdalena Linda Leonita S, SE,MSi
Bagian Tata Usaha
Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si
Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos
Bagian Perpustakaan
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Dekan
Tugasnya umun dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan
pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan
administrasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi
mahasiswa
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komperhensif dan panitia penguji
f. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.
2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang
pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerja
sama.
3. Sekretaris Dekan
Adapun tugas dari Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara adalah :
a. Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara ke buku agenda
b. Membuat/menulis nomor surat keluar
c. Menjadwal kegiatan Dekan
d. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar
e. Menerima Skripsi dan Tugas Akhir Mahasiswa yang akan ditandatangani
Dekan
f. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan
g. Mengarsip surat masuk dan surat keluar
h. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
j. Menerima telepon
k. Menerima fax
l. Memproses kerja Dekan dan tim
m.Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan,
Sekretaris dan ruang rapat Dekan.
4. Kepala Tata Usaha a. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
Fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
Fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan Fakultas.
11.Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Fakultas.
b. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target
kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan
Fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau pelayanan
c. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas
4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran
dan pertanggungjawaban keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta
pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
8. Mempersiapkan sistem informasi keuangan
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
d. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagain
2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai
3. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
5. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul
kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, izin dan cuti
6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional
8. Memproses pelanggaran displin pegawai
9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan
Bagian
e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni
3. Melakukan administrasi kemahasiswaan
4. Melakukan urusan pemberian izin atau rekomendasi kegiatan
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
mahasiswa
9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan
alumni
11.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan
Bagian
f. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan
4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
6. Melakukan pengurusan pengelolaan barang perlengkapan
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua.
Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas
terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena membutuhkan kerja keras yang
tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan
fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Pendidikan Fakultas
a) Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi
data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS (Satuan
Kredit Semester) yang di ambil oleh mahasiswa, jumlah lulusan, putus
kuliah dan mutasi mahasiswa.
b) Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana
akademik serta registrasi mahasiswa.
c) Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan
belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.
d) Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi
akademik.
e) Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.
f) Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi
perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran,
penelitian, dan pengabdian masyarakat.
g) Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar,
lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang
pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.
F. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan di Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah :
a. Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil/genap Tahun Ajaran
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil/genap Tahun
Ajaran 2013/2014.
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)
semester ganjil/genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana kegiatan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara antara lain :
a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di
bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk
mahasiswa.
c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan
administrasi program akademik dan sarana akademik.
d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan
pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.
e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian.
f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan
BAB III PEMBAHASAN
A.
Pengertian KomunikasiIstilah komunikasi berasal dari bahasa Inggris, yaitu communicare yang
berarti menyampaikan pandangan. Ini sejalan dengan komunikasi dengan kata
common yang berarti kesamaan. Jadi komunikasi berkaitan dengan penyampaian
sesuatu dalam rangka mendapatkan kesamaan makna.
Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh
seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang
bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu untuk merubah sikap atau
tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang
diharapkan (Effendy, 2000:13).
Menurut Sedarmayanti (2001:87) dapat diartikan komunikasi adalah
proses kegiatan penyampaian warta/berita/informasi yang mengandung arti dari
satu pihak (seseorang atau tempat), kepada pihak (seseorang atau tempat) lain,
dalam usaha mendapatkan saling pengertian.
Unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting
artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat terlaksana
dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Menurut Achmad (2007:1)
komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak
B.
Bentuk KomunikasiKomunikasi dapat dibagi menjadi beberapa jenis yaitu sebagai berikut
1. Komunikasi Langsung dan tidak Langsung
a.Komunikasi Langsung (direct communication) juga disebut komunikasi
tatap muka (face to face). Si pengirim berita berhubungan langsung
dengan si penerima berita tanpa ada perantara. Bentuk komunikasi inilah
yang sering dipakai dalam kehidupan sehari-hari. Tanggapan dari si
penerima berita bisa langsung diketahui oleh si pengirim berita.
b.Komunikasi Tidak Langsung (indirect communication) terjadi apabila
dalam berkomunikasi dipakai satu atau lebih perantara untuk
menghubungkan komunikator dengan komunikan. Jenis komunikasi ini
digunakan karena adanya jarak antara komunikator dan komunikan.
2. Komunikasi Satu Arah dan Komunikasi Timbal Balik
a. Komunikasi Satu Arah (one way communication) terjadi apabila
penyampaian berita itu hanya datang dari satu arah, jadi tidak ada
tanggapan langsung dari si penerima berita. Misalnya melalui siaran radio
atau televisi.
b. Komunikasi Timbal Balik (reciprocal communication) terjadi jika
penerima berita dapat memberikan tanggapan langsung kepada pengirim
berita. Misalnya pembicaraan melalui telepon, rapat, musyawarah, dan
3. Komunikasi Bebas dan Komunikasi Fungsional
a.Komunikasi Bebas tidak terikat pada formalitas tertentu. Satu-satunya
ikatan adalah kode sosio-kultural pada umumnya. Misalnya komunikasi
dalam pergaulan biasa dimana kedua belah pihak diharapkan mengenal
aturan sopan santun.
b.Komunikasi fungsional (institusional) terikat pada peraturan institusi yang
bersangkutan. Komunikasi ini bersifat fungsional dan stuktural. Misalnya
komunikasi seorang sekretaris dengan manajernya.
C.
Pengertian SuratSurat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan
kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi,
pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada
yang dituju oleh penulis surat. (Djuharie, 2001:11).
Menurut Moekijat (2008:142), surat menunjukkan hubungan antara
perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat (hubungan ini
dapat menambah atau merusak kemauan baik atau goodwill terhadap perusahaan).
Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah
suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian
D.
Fungsi SuratMenurut Achmad (2001:9) surat sebagai alat komunikasi mempunyai
fungsi sebagai berikut :
1. Sebagai wakil atau duta orang/organisasi
2. Sebagai alat bukti yang otentik
3. Sebagai alat ukur (barometer) kegiatan organisasi
4. Sebagai dasar pengambilan keputusan
5. Alat bantu pengingat
6. Sebagai dasar penelusuran sejarah organisasi
E.
Jenis SuratMenurut Soedarmayanti (2001:164), surat dapat diklasifikasikan menjadi
beberapa jenis, yaitu :
1. Menurut wujudnya : kartu pos, warkat pos, surat bersampul,
memorandum, nota, dan surat pengantar.
2. Menurut tujuannya : surat pemberitahuan, surat perintah, surat
permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat
keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran, dan surat
pesanan.
3. Menurut sifat isi dan asalnya : surat dinas, surat niaga, surat pribadi
dan surat yang isinya masalah sosial.
4. Menurut jumlah penerima : surat biasa, surat edaran, dan surat
5. Menurut keamanan isinya : surat sangat rahasia, surat rahasia dan
surat biasa.
6. Menurut urgency penyelesaiannya : surat sangat segera, surat segera,
dan surat biasa.
7. Menurut prosedur pengurusannya : surat masuk dan surat keluar.
8. Menurut jangkauannya : surat intern dan surat ekstern.
Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi 5
(lima) kelompok yaitu :
a. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang
mengikat dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan
mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam
jangka waktu lama.
b. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan
martabat pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke
tangan orang yang tidak bertanggung jawab.
c. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan
kepada pimpinan paling lambat 1 x 24 jam.
d. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena
surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa
hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat
e. Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga
tidak perlu disimpan terlalu lama.
F.
Bentuk SuratMenurut Achmad (2007:17) bentuk surat adalah penempatan bagian-bagian
surat pada sebuah surat. Masing-masing bagian surat itu mempunyai posisi tertentu
sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama sebagai pertunjuk atau identifikasi
untuk memproses surat tersebut.
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara bentuk surat yang sering digunakan adalah bentuk resmi Indonesia baru (new
official style). Surat-surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara bersifat resmi hal ini dikarenakan Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan bagian dari unit
kerja yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus negeri sehingga surat-menyurat
yang diterima maupun dikeluarkan harus menggunakan format surat yang resmi.
G.
Bagian SuratFakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi
yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat
komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari
bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun
a. Kop surat
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan Telp. 8214545 Fax. ( 061 ) 8214545
Gambar 2.2 Gambar Kop Surat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terdiri dari :
1) Nama organisasi
2) Alamat lengkap
3) Lambang/logo
4) Nomor telepon
b. Tanggal Surat
Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya
berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.
c. Nomor surat
Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang
digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Nomor : 6325/H5.2. 1. 5/SDM/2009
Nomor urut surat keluar Kode unit kerja USU
Kode unit kerja Unsur Pelaksana
Akademik
Kode unit kerja Fakultas
Kode unit kerja Pembantu Dekan II
Fakultas Ekonomi
Kode perihal Sumber Daya Manusia
Tahun pembuatan surat
d. Lampiran
Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri.
Contoh penulisan lampiran :
Lamp : Satu Lembar
e. Hal
Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata
lampiran secara vertikal.
f. Salam pembuka
Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar
g. Isi surat
Sebelum mengeluarkan surat keluar, bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal
ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga
apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara
singkat, jelas, lengkap, benar dan sopan.
h. Salam penutup
Surat yang dikeluarkan bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup karena surat-surat
pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
bersifat resmi . Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam
penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian nama terang,
selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai.
i. Tanda tangan penanggung jawab surat
Surat yang dikeluarkan bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu
Dekan Fakultas Ekonomi USU.
j. Tembusan
Surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada
pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut (Rektor, Pembantu
H.
Defenisi KorespondensiKorespondensi berasal dari bahas Inggris yaitu Correspondence, yang
berarti surat menyurat. Dilihat dari defenisi tersebut dapat diambil kesimpulan,
bahwa korespondensi adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara surat
menyurat atau lebih sederhana dapat dikatakan komunikasi yang dilakukan
dengan surat. Achmad (2001:4)
Suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan
kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat. Maka dari itu, pada suatu
perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapat perhatian yang
sungguh, karena proses pelaksanaan dalam berkorespondensi itu sangatlah penting
dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat.
Pelaksanaan korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang
mencakup aktivitas antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan
surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan
surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat,
mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan,
pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pelaksanaan korespondensi
1. Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi atau instansi yang
dibuat oleh organisasi atau instansi lain yang bersifat kedinasan. Surat yang
masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain, dari
divisi lain dalam perusahaan atau perorangan. Surat masuk adalah semua jenis
surat yang diterima dari instansi lain (eksternal), dari divisi dalam perusahaan
maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun
yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku
pengiriman (ekspedisi). Yang dimaksud dengan penanganan surat masuk adalah
proses kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda atau kartu kendali
(Thomas, 2005:21).
Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu
instansi. Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama
dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat
masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu kelancaran
tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal pengurusan
surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat menyurat, oleh sebab itu
guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada perencanaan yang mantap.
Pada dasarnya penangan surat masuk dibagi menjadi 6 (enam) langkah, yaitu :
1.Penerimaan surat
2.Penyortiran surat
4.Pencatatan surat
5.Pemrosesan surat
6.Pengarahan surat
Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris
sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume
surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk
menambah kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang digunakan pada Sekretariat
Dekan antara lain stepler, punch (pelubang kertas), klip file, klip kertas, pensil,
cutter, lem, stabilo, stempel tanggal, selotip, lembar disposisi atau kartu kendali.
Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan tentang adanya
Lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.1 :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
1. Mohon pertimbangan 2. Mohon pendapat 3. Mohon keputusan 4. Mohon petunjuk 5. Mohon saran 6. Bicarakaan
Gambar 3.1
Gambar Lembar Disposisi
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Kartu kendali adalah tanda terima surat yang ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat
Dekan yang ditujukan kepada pejabat lain yang bersangkutan dengan isi surat tersebut.
Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dilihat juga keterangan
bagian-bagian kartu kendali :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI MEDAN
KENDALI: PENGELOLA:
Kode: Tgl.Surat : Tanggal :
No.Surat : No.U.B.B :
Asal surat :
Lampiran :
Hal :
Catatan :
Tgl. Penerimaan
Keterangan bagian-bagian kartu kendali:
1. Kolom kendali : tempat nomor surat dan kode surat
2. Kolom pengolah : tempat satuan organisasi yang dianggap
bertanggung jawab di dalam penyelesaian
surat
3. Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari
penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi
arsip yang berlaku
4. Kolom tanggal : tempat tanggal penerimaan surat/surat diterima
5. Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau
dikirim
6. Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat
7. Kolom asal surat : tempat dari siapa/mana surat dikirim
8. Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam
lampiran yang ada
9. Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat
ditunjuk silang bila diperlukan.
11. Kolom paraf : tempat nomor paraf yang menerima surat di
tata usaha pengolah.
Gambar 3.2 Gambar Kartu Kendali
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada bagian Sekretariat
Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal Fakultas
Ekonomi diantaranya ialah surat yang berasal dari Rektor Universitas Sumatera Utara, surat
yang berasal dari mahasiswa dan surat yang berasal dari instansi pemerintah. Adapun
penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 9 (sembilan) tahap yaitu :
1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan diantar ke
bagian Sekretariat Dekan.
2. Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi surat
masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk diseleksi
bedasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting, surat rahasia,
surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan agar surat yang
masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat masuk atau
keluar) dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal, pengirim surat,
tembusan.
4. Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat
kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam
blutter dispositon (map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses)
untuk diserahkan kepada Dekan.
5. Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan petunjuk
lebih lanjut terhadap surat masuk.
6. Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali kepada Sekretaris
7. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.
Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus
segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter.
8. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan lembar
disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna biru dan
putih. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali diantarkan kebahagian
pejabat yang dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi.
9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang bersangkutan,
surat, lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna putih akan diberikan
kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat pengelola sedangkan kartu
kendali yang berwarna biru akan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan.
Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang
berlabel kartu kendali.
Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Pengirim : Pembantu Rektor I
Nomor Surat : 470/H5. 1. R1/SSA/2010
Hal : Undangan
2. Pengirim : LPTQN
Nomor Surat : 003/LPTQN-PTSU/I/2010
Hal : Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU
Penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah baik dan tidak terdapat kendala yang berarti
karena Sekretaris Dekan sudah melakukan penanganan surat sesuai prosedur yang
berlaku. Tetapi penanganan surat masuk pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Adanya kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan buku agenda,
pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut
terjadi karena kurangnya ketelitian dan pemahaman mahasiswa magang. Untuk
itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir
kesalahan yang terjadi sehingga korespondensi dapat berjalan lancar dan
tercapainya suatu tujuan organisasi dengan maksimal.
2. Penanganan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi
atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi
atau perusahaan (Wursanto, 2004:248). Surat keluar (out going mail) merupakan
surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi,
kantor, lembaga yang ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga
lain. Tujuan penanganan surat keluar adalah agar kecepatan dalam penyampaian
surat kepada yang dituju tercapai. Kecepatan tersebut sangat tergantung dari
kecepatan dan kecermatan penyiapannya dari pembuatan konsep surat sampai
dengan pengirimannya. Sehubungan dengan keperluan tersebut perlu dirancang
secara cermat prosedur penanganan surat keluar sehingga tujuan pengurusan surat
keluar dapat tercapai. Penanganan surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda
dengan penanganan surat masuk. Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar
juga dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat peting, surat rahasia, dan surat
biasa. Penanganan 3 (tiga) macam surat keluar tersebut pada prinsipnya sama.
langkah yaitu:
1. Pembuatan konsep
2. Pengetikan atau koreksi
3. Penandatanganan
4. Penomoran
5. Penggandaan
6. Pengiriman
Penanganan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 8
(delapan) tahap, yaitu :
1. Konsep surat keluar tidak selalu oleh Sekretaris Dekan tetapi adakalanya
Dekan sendiri yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat
tersebut.
2. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Dekan maka setelah pengonsepan surat
selesai maka surat tersebut diserahkan kepadan Dekan untuk dikoreksi dan
direvisi.
3. Surat yang telah selesai direvisi dan telah mendapat persetujuan Dekan akan
diketik oleh Sekretaris Dekan sesuai dengan format surat resmi dan bentuk
block style.
4. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan
melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.
6. Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan
disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.
7. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat ke
buku ekspedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah
dikirimkan ke alamat yang dituju. Dan setiap surat keluar akan disimpan
kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal.
8. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat.
Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk kawasan
Universitas Sumatera Utara, pengiriman dilakukan oleh pegawai dengan cara
mengantar langsung surat tersebut misalnya surat untuk Fakultas Sastra
Universitas Sumatera Utara. Sedangkan surat yang ditujukan untuk instansi
yang berada diluar kawasan Universitas Sumatera Utara menggunakan jasa
pengiriman surat.
Beberapa contoh surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Nomor Surat : 121/H5.1.R1/SSA/2010
Hal : Undangan
Kepada : Ketua Lembaga Penelitian
2. Kepada : Dekan Fakultas MIPA
Nomor Surat : 1063/H5. 2. 1. 5/PRS/2009
Pencatatan surat dibuku agenda dibedakan atas kolom surat masuk dan
kolom surat keluar. Tidak ada perbedaan pencatatan antara surat masuk internal
dengan surat masuk eksternal ataupun surat keluar internal dan surat keluar
ekternal keduanya dicatat pada kolom surat masuk dan kolom surat keluar pada
buku agenda dengan nomor berurut. Pada bagian Sekretariat Dekan, penanganan
surat masuk membutuhkan waktu selama 2 (dua) hari untuk memprosesnya
hingga akhirnya dibalas atau diarahkan ke bagian lain.
Pemrosesan surat harus menunggu kesediaan Dekan dan pemrosesan surat
akan sedikit terkendala apabila Dekan tidak berada ditempat. Sedangkan
penanganan surat keluar dibutuhkan waktu sekitar 3 (tiga) hari. Pengonsepan dan
perevisian surat membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk membuat surat
yang baik, Dekan akan terus menyempurnakan konsep surat atau hasil pengetikan
surat agar informasi yang terkandung didalam surat dapat tersampaikan dengan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Sebagai salah satu instansi atau organisasi, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sudah melaksanakan korespondensi cukup baik sesuai
dengan prosedur yang berlaku.
2. Prosedur penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat,
penyortiran, pencatatan dibuku agenda, pemrosesan surat oleh Dekan,
pendistribusian, dan penyimpanan surat.
3. Prosedur penanganan surat keluar pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi mengonsep surat,
pengoreksian surat, pengetikan surat, penomoran surat, penandatanganan
oleh Dekan, penggandaan surat, penulisan kedalam buku ekspedisi dan
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba memberikan
beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Sebaiknya bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dapat mempertahankan dan meningkatkan kinerja yang
baik dalam pelaksanaan korespondensi.
2. Apabila penanganan surat masuk dan surat keluar dibantu oleh mahasiswa
magang hendaknya Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera membimbing dan mengawasi dalam melaksanakan
korespondensi agar meminimalisir kesalahan.
3. Apabila pada saat pendistribusian surat dilakukan oleh mahasiswa magang
pada bagian Sekretariat Dekan hendaknya Sekretaris Dekan memberikan
instruksi yang jelas kepada bagian-bagian mana saja yang harus mendapat
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin dan Wahyono.2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.
Djuhari, Setiawan, 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung
Endang, Sri Mulyanni. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat
Keluar. Erlangga, Jakarta
Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.
Shinta, Yuniasari. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Penerbit Erlangga, Jakarta.
Soedarmayanti, 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran, Mandar Maju, Bandung
Wiyasa, Thomas, 2005. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Pradnya Paramita, Jakarta.
Wursanto, Ignatius. 2001. Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta: Andi
Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan III. Mandar Maju, Bandung.
