TUGAS AKHIR
SISTEM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR PADA SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
ZAHARA MEUTIA
072103075
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
▸ Baca selengkapnya: surat izin keluar sekolah doc
(2)KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang di tangan-Nya
terletak kendali dan digenggaman-Nya terletak segala kemudahan dalam
menjalankan setiap hal. Hanya berkat rahmat dan ridho-Nya lah Penulis akhirnya
dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat beriring salam juga Penulis
hadiahkan kepada junjungan seluruh umat muslim nabi besar Muhammad SAW.
Dengan segala kerendahan hati dan ketulusan jiwa Penulis menyadari masih
banyak kekurangan didalam penulisan Tugas Akhir ini, hal ini dikarenakan
kurangnya pengalaman dan keterbatasan kemampuan Penulis. Untuk itu Penulis
memohon maaf atas segala kekurangan yang ada didalam penulisan Tugas Akhir
ini. Kritik dan saran yang bersifat membangun juga sangat diharapkan Penulis
guna kesempurnaan Penulis dimasa yang akan datang.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini banyak hal yang telah dikorbankan dan
banyak sekali bantuan, dukungan dan doa yang Penulis dapatkan, untuk itu
Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi D-III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi
D-III Kesekterariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Esa Setiana, SE, MSi dan ibu Yunita Indriani SE, selaku Sekretaris Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Kedua orang Tua, Ayahanda tersayang : (Alm) Fauzi Ahmad dan Ibunda
tercinta : (Alm) Nurma yang telah membesarkan dan memberi kasih sayang
berlimpah dan untuk kakakku tersayang Nurfia, Mona, Mainiza, dan Riza
Pahlevi terima kasih untuk seluruh dukungan yang tiada henti.
7. Buat Rere, Putri, Irha, Ayu, Ulfa, yang telah menjadi sahabat terbaikku
selama 3 tahun ini dan juga buat Denny Kurniawan.
8. Buat anak-anak kesekretariatan “07” semoga sukses.
9. Untuk teman-teman magang kelompok 12 Rini M.M, Eni, Dwi, Rini H, dan
Leony.
Akhirnya Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih
jauh dari sempurna, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi
pembaca khususnya Penulis.
Medan, Maret 2010
Penulis
( Zahara Meutia )
DAFTAR ISI
F.Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Struktur Organisasi & Personalia ... 9
C. Job Description ... 14
D. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 22
E. Kinerja Usaha Terkini ... 23
F. Rencana Kegiatan ... 24
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Surat ... 25
B. Fungsi Surat ... 26
C. Jenis-Jenis Surat ... 26
D. Bentuk-Bentuk Surat ... 27
E. Bagian-Bagian Surat ... 27
F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 30
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 31
2. Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 38
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 47
B. Saran ... 48
DAFTAR TABEL
No. Halaman
1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5
DAFTAR GAMBAR
No. Halaman
1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 11
2. Gambar 2.2 Rincian Tugas Sekretaris Dekan FE USU ... 21
3. Gambar 3.1 Lembar Disposisi ... 33
BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang Masalah
Di era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam
bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap
seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi
komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian
informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran
kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah,
khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.
Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan
maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu
melalui surat.
Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat menyurat
merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan
organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi
didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai
alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.
Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi
informasi global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan surat,
informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan
sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan
sewaktu- waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.
Perkembangan surat menyurat dewasa ini sangat pesat sekali terutama
dalam penanganan surat masuk dan surat keluar. Hal ini terjadi karena semakin
disadari pentingnya surat masuk dan surat keluar pada kegiatan yang dilakukan
baik pada kantor instansi pemerintah maupun swasta. Kegiatan tidak akan berjalan
dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi
antara sesama atau dengan pihak lain.
Mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan
penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat
dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan.
Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi
maupun perusahaan.
Untuk itu diperlukan seorang sekretaris kantor yang dapat menangani
surat-surat masuk maupun surat-surat keluar. Sekretaris harus mahir,teliti, dan cekatan dalam
menangani surat. Penyimpanan surat harus menggunakan sistem yang benar agar
suatu saat bila diperlukan dapat dicari dengan mudah. Salah satu kegiatan
sekretaris yang penting adalah penanganan surat masuk dan surat keluar.
Adapun tujuan dari diadakannya penanganan surat masuk dan surat keluar adalah:
2.Menunjang terlaksananya penyusutan surat yang berdaya guna dan berhasil
guna.
Prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang baik tidak hanya
dibutuhkan pada perusahaan dagang saja. Fakultas Ekonomi sebagai salah satu
organisasi juga harus mampu menangani surat masuk dan surat keluarnya dengan
baik. Kegiatan surat–menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja,. Salah satunya pada bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada bagian Sekretariat Dekan penulis melihat dan mengamati secara
langsung penanganan surat masuk dan surat keluar.
Bedasarkan uraian ini, penulis ingin mengkaji lebih dalam mengenai
penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagain Sekretariat Dekan FE USU.
Oleh sebab itu penulis memilih judul ” Sistem Penanganan Surat Masuk dan
Surat Keluar Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
B. Perumusan Masalah
Untuk mempermudah pembahasan agar tidak menyimpang dari materi,
maka dalam hal ini penulis memberi batasan terhadap masalah yang akan
diuraikan yaitu:
”Bagaimana Sistem Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penulis dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui
sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Sekretariat Dekan
Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah :
1. Sebagai bahan masukan atau informasi yang berguna bagi bagian Sekretariat
Dekan dalam melaksanakan penanganan surat masuk dan surat keluar.
2. Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai
hal-hal yang berhubungan dengan penanganan surat masuk dan surat keluar
kuliah dengan kenyataan serta untuk menerapkan teori-toeri yang didapat
selama masa perkuliahan.
3. Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk penyempurnaan penelitian di
masa yang akan datang.
E. Jadwal Penelitian
Dalam Penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1
. Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian
dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah
Kampus USU Medan.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3 4
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
F. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan,
Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Survei dan Sistematika
Penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Uraian
Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang berkaitan dengan penanganan surat masuk dan
surat keluar.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di bagian Sekretarit Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumater Utara dan beberapa saran yang
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi USU lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam
(Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada
saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya berada di bawah Presiden Sumatera
Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).
Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri
dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.
64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas
Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01
R.I. No.0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan
Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan
No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program
Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1
meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN
d. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan/perubahan.
Dalam berorganisasi, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi
diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara
sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapain tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan,
sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan
koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu
instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk
melalukan serangkaian kegiatan tertentu
Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur
organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa
mendatang
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur
organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM
dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya
3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau
Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat Tata Usaha Fakult Kepala lab/Studio/
Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen
Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pejabat Pimpinan Fakultas Ekonomi terdiri dari :
1. Pimpinan Fakultas Ekonomi USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec
Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah,MM,Ak
Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham,SE,MSi
2. Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi USU
Ketua : Drs.Erwin Abubakar,MBA,Ak
Sekretaris : Dra.Komariah Pandia,MSi
Anggota : Prof.Bachtiar Hassan Miraza
Prof.Moenaf H.Regar,M.Acc
Prof.Dr.Amrin Fauzi
Prof.Dr.Arnita Zainuddin,MSi
Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak
Prof.Dr.Ritha Dalimunthe,SE,MSi
Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak
Prof.Dr.Paham Ginting,MS
Prof.Dr.SyaadAfifuddinS,M.Ec
Prof.Dr.Ramli,MS
Drs.Jhon Tafbu Ritonga,MEc
Ami Dilham,SE,MSi
Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak
Wahyu Ario Pratomo,SE,MEc
Prof.Dr.lic.reg.reg.Sirojuzilam,SE
3. Departemen
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec
Sekretaris : Dr.Irsyad Lubis,SE.M.SocSe
b. Manajemen
Ketua : Prof.Dr.Ritha Dalimunthe,SE,MSi
Sekretaris : Nisrul Irawati,SE,MBA
c. Akuntansi
Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak
Sekretaris : Mutia Ismail,SE,MM.Ak
4. Program Diploma III
a. Keuangan
Ketua : Prof.Dr.Paham Ginting,MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi
b. Akuntansi
Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak
Sekretaris : Iskandar Muda,SE,MSi
c. Kesekretariatan
Sekretaris : Dr.Arlina Nurbaity Lubis,SE,MBA
5. Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita,SE
Kasub.Personalia : Kamariah,SE
Kasub.Keuangan : Eka Juliani,SE
Kasub.Umum dan Perlengkapan : M.Simba Sembiring,SE,MSi
Kasub.Akademik : Fepty Aniar,SE
Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos
Bendaharawan Gaji : Maslan,SE
PUMC : Suparyo,SE
6. Lembaga-lembaga Penunjang
Puslitbank
Pengarah : Drs.Jhon Tafbu Ritonga,MEc
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE,MEc
Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak
C. Job Description
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi
adalah :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan
administasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi
mahasiswa
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji
f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
2. Pembantu Dekan
1) Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik
atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masayarakat.
2) Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di
bidang administrasi umum dan keuangan
3) Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang
pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.
3. Kepala Tata Usaha
1) Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
b. Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
c. Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan
e. Melaksanakan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas
k. Menyusun laporan Kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2) Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengelola data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkunagan fakultas
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat dilingkungan fakultas.
3) Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
f. Melakukan peneriamaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
4) Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengakatan pegawai
c. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatab fungsional
e. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional
h. Memproses pelanggaranan disiplin pegawai
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
5) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rancana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswaan
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembianaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kegiatan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan bagian.
6) Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian
Gambar 2.2
RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FE USU
Nama Pekerjaan rutin Volume Waktu Catatan
Esa Setiana SE, MSi
Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda
5 surat perhari 5 menit -
Membuat surat atau menulis nomor surat keluar surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
5 tanda perhari 2 menit -
Mengetik surat keluar 3 surat perhari 30 menit Sesuai kegiatan
Menerima telepon 15 telepon perhari 15 menit -
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada
masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa
pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang
bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu:
1. Penyelenggaraan Pendidikan
2. Pengadaan Penelitian dan,
Memproses program
Dekan dan team Sesuai jadwal Disesuaikan
Konsentrasi tugas oleh Esa
Memantau kenyamanan
keserasian dan kelengkapan ruangan kerja Dekan, sekretaris, ruang rapat
3. Pengabdian kepada masyarakat
Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan
dirinya kepada bangsa dan negaranya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan yang diinginkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai tujuan itu,
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah
digariskan dapat terwujud. Dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan
loyalitas untuk mewujudkannya.
Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan
tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan
program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai
macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi
universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada
masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada
masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan
terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM)
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan
hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’ mi’raj, dll)
sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma
keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain
adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil
2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat
Unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting
artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat terlaksana
dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang
dipergunakan oleh organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui
surat
Menurut Sedarmayanti (2001:162), surat adalah alat komunikasi tertulis
yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan
berita.
Menurut Bratawidjaja (1995:5), surat adalah satu sarana untuk
menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari satu pihak kepada
pihak yang lain
Menurut Moekijat (1995 : 43), surat adalah helai kertas yang ditulis (pada
waktu ini pada umumnya diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas nama
kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu dan
memuat sesuatu bahan komunikasi.
Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa pengertian surat
adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian
B. Fungsi surat
Surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Wakil dari pengirim / penulis
2. Bahan pembukti
3. Pedoman dalam mengambil tindakan yang lebih lanjut
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Sarana memperpendek jarak
(Sedarmayanti , 2001:162)
C. Jenis Surat
Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi
5 (lima) kelompok, yaitu:
a. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang
mengikat, dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung
informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama.
b. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat
pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang
yang tidak betanggungjawab.
c. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada
d. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat
tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa hanya
memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak
perlu disimpan.
e. Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak
perlu disimpan terlalu lama.
D. Bentuk Surat
Menurut Bratawidjaja (1995:7) yang dimaksud dengan bentuk surat ialah
tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing–masing bagian surat itu
mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama sebagai
petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut.
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara bentuk
surat yang digunakan pada pembuatan surat keluar adalah bentuk lurus ( Block
style )
E. Bagian Surat
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi
yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat
komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari
bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun
a. Kop surat
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan
Telp. 8214545 Fax. ( 061 ) 8214545
Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terdiri dari :
1. Nama organisasi
2. Alamat lengkap
3. Lambang/logo
4. Nomor telepon
b. Tanggal surat
Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah
kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.
c. Nomor surat
Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan
Nomor : 6325/H5.2. 1. 5/SDM/2009
d. Lampiran
Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri. Contoh
penulisan lampiran:
Lamp : Satu lembar
e. Hal
Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata
lampiran secara vertikal.
f. Salam Pembuka
Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar dibagian
Sekretariat Dekan adalah “ Dengan hormat “.
g. Isi Surat
Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal ini Nomor urut surat keluar
Kode unit kerja USU
Kode unit kerja Unsur Pelaksana
Akademik
Kode unit kerja Fakultas
berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga apabila
surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat,
jelas, lengkap, benar, dan sopan.
h. Salam penutup
Didalam surat yang di keluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat
pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
bersifat resmi. Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup
melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang,
selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai.
i. Tanda tangan penanggung jawab surat
Surat yang dikeluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu
Dekan Fakultas Ekonomi USU.
j. Tembusan
Surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain
yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut (Rektor, Pembantu Dekan,
Pegawai).
F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
Mengurus dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan kegiatan
kantor lainnya. Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan
surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan,
pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut.
Pada suatu kantor pengurusan surat dilakukan oleh sekretaris atau suatu
bagian khusus yaitu bagian arsip atau ekspedisi. Tujuan penanganan dan
pengendalian surat adalah supaya surat dapat dengan cepat dan tepat sampai
kepada alamat yang dituju atau pengolah. Sedangkan penanganan surat berfungsi
sebagai :
a. Alat komunikasi internal dan eksternal perusahaan
b. Jalur informasi dalam perusahaan
c. Alat pengukur kegiatan perusahaan
d. Dokumentasi setiap kegiatan perusahaan
e. Perwakilan identitas perusahaan.
1. Penanganan Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari
instansi lain, dari divisi lain dalam perusahaan atau dari perorangan. Surat masuk
adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain (eksternal), dari divisi
dalam perusahaan maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos
(kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan
mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Yang dimaksud dengan
penanganan surat masuk adalah proses kegiatan mencatat surat masuk kedalam
Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu
instansi. Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama
dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat
masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu kelancaran
tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal pengurusan
surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab
itu guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada perencanaan yang mantap.
Pada dasarnya penanganan surat masuk dibagi menjadi 6 (enam) langkah, yaitu :
1. Penerimaan surat
2. Penyortiran surat
3. Pembukuan surat
4. Pencatatan surat
5. Pemrosesan surat
6. Pengarahan surat masuk
Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris
sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume
surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk
menambah kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang digunakan pada Sekretariat
Dekan antara lain stepler, punch (pelubang kertas), klip file, klip kertas, pensil,
cuter, lem, stabilo, stempel tanggal, selotip, lembar disposisi dan kartu kendali.
Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan tentang
Bentuk lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar
Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf
15. Siapkan konsep
Sedangkan yang dimaksud dengan kartu kendali adalah tanda terima surat
yang ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada
pejabat lain yang bersangkutan dengan isi surat tersebut.
Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada
gambar 3.2 : Keterangan bagian-bagian kartu kendali:
2. Kolom pengolah : tempat satuan organisasi yang dianggap
bertanggung jawab di dalam penyelesaian
surat
3. Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari
penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi
arsip yang berlaku
4. Kolom tanggal : tempat tanggal penerimaan surat/ surat diterima
5. Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau
dikirim
6. Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat
7. Kolom asal surat : tempat dari siapa/ mana surat dikirim
8. Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam
lampiran yang ada
9. Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat
10. Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau
ditunjuk silang bila diperlukan.
11. Kolom paraf : tempat nomor paraf yang menerima surat di
tata usaha pengolah
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada bagian
Sekretariat Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan internal maupun
surat permohonan yang berasal dari mahasiswa dan surat yang berasal dari
instansi pemerintah.
Adapun penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 9
(sembilan) tahap yaitu :
1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan diantar ke
bagian Sekretariat Dekan.
2. Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi surat
masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk diseleksi
bedasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting, surat rahasia,
surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan agar surat yang
penting dan memerlukan jawaban yang cepat dapat segera diproses.
3. Sekretaris akan membuka dan membaca surat yang diterima. Kemudian surat
masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat masuk atau
keluar) dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal, pengirim surat,
tembusan.
4. Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat
kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam
blutter dispositon (map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses)
untuk diserahkan kepada Dekan.
5. Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan petunjuk
lebih lanjut terhadap surat masuk.
7. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.
Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus
segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter.
8. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan lembar
disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna biru dan
putih. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali diantarkan kebahagian
pejabat yang dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi.
Dan diserahkan kepada pegawai pejabat yang bersangkutan.
9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang bersangkutan,
surat, lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna putih akan diberikan
kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat pengelola sedangkan kartu
kendali yang berwarna biru akan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan.
Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang
berlabel kartu kendali.
Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Pengirim : Pembantu Rektor I
Nomor Surat : 470/H5. 1. R1/SSA/2010
Hal : Undangan
2. Pengirim : LPTQN
Nomor Surat : 003/LPTQN-PTSU/I/2010
Penanganan surat masuk pada bagian Sekrtariat Dekan sudah baik dan tidak
terdapat kendala yang cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah melakukan
penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik. Tetapi penanganan surat masuk
maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi sedikit terkendala karenakan
penanganan surat diserahkan kepada mahasiswa magang pada Sekretariat Dekan.
Terdapat kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan di buku agenda, pengisian
kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut terjadi karena
kurangnya ketelitian dan pengetahuan mahasiswa magang. Untuk itu, Sekretaris
Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir kesalahan yang
terjadi sehingga penanganan surat dapat berjalan lancar.
2. Prosedur Penanganan Surat Keluar
Surat keluar meupakan sarana komunikasi didalam perusahaan atau dari
perusahaan lain. Yang dimaksud dengan surat keluar (out going mail) adalah surat
yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani
oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, lembaga
untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
Tujuan penanganan surat keluar adalah agar kecepatan dalam penyampaian
surat kepada yang dituju tercapai. Kecepatan tersebut sangat tergantung dari
kecepatan dan kecermatan penyiapannya dari pembuatan kosep surat sampai
dengan pengirimannya. Sehubungan dengan keperluan tersebut perlu dirancang
secara cermat prosedur surat keluar sehingga tujuan pengurusan surat keluar dapat
tercapai. Pengelolaan surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan
dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat penting, surat rahasia, surat biasa.
Pengelolaan 3 (tiga) macam surat keluar tersebut pada prinsipnya sama.
Pengelolaan surat-surat keluar dicatat pada buku ekspedisi dan buku agenda pada
kolom surat keluar.
Pada dasarnya penanganan surat keluar dibagi menjadi 6 (enam) langkah yaitu:
1. Pembuatan konsep
2. Pengetikan/koreksi
3. Penandatanganan
4. Penomoran
5. Penggandaan
6. Pengiriman
Penanganan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 8 (delapan)
tahap, yaitu :
1. Konsep surat keluar tidak selalu oleh sekretaris dekan tetapi adakalanya
Dekan sendiri yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat
tersebut.
2. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Dekan maka setelah pengonsepan
surat selesai maka surat tersebut diserahkan kepadan Dekan untuk dikoreksi
dan direvisi.
3. Surat yang telah selesai direvisi dan telah mendapat persetujuan Dekan akan
diketik oleh Sekretaris Dekan sesuai dengan format surat resmi dan bentuk
4. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan
melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.
5. Surat akan diserahkan untuk ditandatangani oleh Dekan.
6. Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan
disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.
7. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat
ke buku ekspedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah
dikirimkan ke alamat yang dituju. Dan setiap surat keluar akan disimpan
kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal.
8. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat.
Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk kawasan
USU, pengiriman dilakukan oleh pegawai dengan cara mengantar langsung
surat tersebut misalnya surat untuk Fakultas Sastra USU .
Sedangkan surat yang ditujukan untuk instansi yang berada diluar kawasan
USU menggunakan jasa kurir pengiriman surat.
Beberapa contoh surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Nomor Surat : 121/H5.1.R1/SSA/2010
Hal : Undangan
Kepada : Ketua Lembaga Penelitian
2. Kepada : Dekan Fakultas MIPA
Nomor Surat : 1063/H5. 2. 1. 5/PRS/2009
Pencatatan surat dibuku agenda dibedakan atas kolom surat masuk dan
kolom surat keluar. Tidak ada perbedaan pencatatan antara surat masuk internal
dengan surat masuk eksternal ataupun surat keluar internal dan surat keluar
eksternal keduanya dicatat pada kolom surat masuk dan kolom surat keluar pada
buku agenda dengan nomor berurut.
Pada bagian Sekretariat Dekan, penanganan surat masuk membutuhkan
waktu selama 2 (dua) hari untuk memrosesnya hingga akhirnya dibalas atau
didistribusikan/diarahkan ke bagian lain. Karena pemrosesan surat harus
menunggu kesedian Dekan dan pemrosesan surat akan sedikit terkendala apabila
Dekan tidak berada ditempat. Sedangkan, penanganan surat keluar dibutuhkan
waktu sekitar 3 (tiga) hari. Pengonsepan dan perevisian surat membutuhkan waktu
yang cukup lama. Untuk membuat surat yang baik, Dekan akan terus
menyempurnakan konsep surat atau hasil pengetikan surat agar informasi yang
terkandung didalam surat dapat tersampaikan dengan baik kepada penerima surat.
Jumlah surat masuk dan surat keluar baik internal maupun eksternal pada
Sekretariat Dekan berkisar antara 7000-8000 surat per tahun. Selama tahun 2010,
dari bulan Januari hingga awal bulan Maret jumlah surat masuk dan surat keluar
pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
telah mencapai 877 surat.
Tidak ada prosedur standard dalam penanganan surat masuk dan surat
keluar yang dapat ditentukan. Karena penanganan surat hanya tergantung kepada
besar kecilnya lembaga atau instansi dan macam surat yang diterima atau yang
keluar yang lazim digunakan (Moekijat, 2005:126). Misalnya pada penanganan
surat masuk prosedurnya adalah :
1. Penerimaan surat
2. Penyortiran surat
3. Pembukuan surat
4. Pencatatan surat
5. Pemrosesan surat
6. Pengarahan surat masuk
Penanganan surat tentu memiliki persamaan dan perbedaan di setiap
instansi/perusahaan. Untuk mengetahui kebaikan dan keburukan dalam
penanganan surat, penulis mencoba membandingkan penanganan surat masuk dan
surat keluar pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara
dengan penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT. KAHAR DUTA
SARANA.
PT. Kahar Duta Sarana merupakan suatu perusahaan yang memasok alat
tulis dan mesin-mesin kantor. Perusahaan ini juga menjalankan aktivitasnya
dengan kegiatan korespondensi. Kegiatan penanganan surat ditangani oleh
seorang sekretaris di setiap divisi dalam perusahaan.
Adapun penanganan surat masuk pada PT. Kahar Duta Sarana terdiri dari 6
(enam) tahap, yaitu :
1.Surat yang dikirim baik melalui kurir/pos, diterima oleh bagian resepsionis
akan menghubungi sekretaris untuk memberitahukan adanya surat yang
ditujukan kepada pimpinanya
2.Sekretaris menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan
kepada pimpinan. Surat masuk diseleksi berdasarkan jenis surat tersebut.
Langkah pertama memisahkan surat-surat tersebut menjadi 3 (tiga)
kelompok, yaitu surat rutin, surat penting, surat bisnis, surat pribadi
3. Sekretaris mencatat surat masuk kedalam buku agenda surat masuk.
4.Memasukkan surat yang telah dicatat kedalam Shining book (buku yang
berisi surat-surat yang akan didisposisi) untuk diserahkan kepada
pimpinan agar didisposisi
5.Surat masuk yang telah didisposisi oleh pimpinan, kemudian dicopy untuk
didistribusikan kepada unit kerja yang tercantum dalam disposisi
tersebut. Surat yang didisposisi harus dicatat dan ditandatangani kedalam
buku ekspsdisi oleh penerima surat.
6.Kemudian surat masuk yang asli segera di file kedalam folder “incoming
letter dengan menggunakan stempel incoming letter.
Pada PT. Kahar Duta Sarana surat-surat yang didisposisi tetapi tidak perlu
didistribusikan pada unit kerja, surat-surat tersebut segera difolder.
Pendistribusian surat juga dapat dilakukan dengan faximile. Dengan cara ini surat
yang didistribusikan akan cepat diterima oleh penerima.
Penanganan surat keluar pada PT. Kahar Duta Sarana dimulai dari
penanganan selanjutnya. Penanganan surat keluar pada PT. Kahar Duta Sarana
terdiri dari 3 (tiga) tahap, yaitu:
1. Penyusunan surat
Dalam hal penyusunan surat terdiri dari beberapa tugas : menyusun,
melengkapi dan membereskan surat yang didiktekan pimpinan, pimpinan
hanya memberi petunjuk isi pokok surat, lalu penyusunan dan
pemberesannya diserahkan kepada sekretaris, dapat pula seluruh isi,
penyusunan, dan pemberesan surat diserahkan kepada sekretaris.
2. Pengurusan pengiriman
Pengurusan pengiriman surat mencakup segala kerjaan yang berhubungan
dengan pengiriman surat, memasukkan surat kedalam amplop, memberi
perangko dan pengeposan atau menyerahkan surat yang sudah diamplopi
kepada petugas pengiriman surat untuk diberi perangko atau diposkan.
Pengiriman surat melalui pos atau email dikonfirmasikn kepada penerima
surat melalui telepon atau e-mail. Untuk mengetahui apakah surat yang
dikirimkan telah sampai kepada penerima surat.
3. Membereskan administrasi
Pemeberesan administrasi mencakup mencatat pengiriman itu pada
agenda surat keluar dan menyimpan tembusan sebagai pertinggalan.
Dalam membereskan surat keluar sekretaris mengerjakan pengkonsepan
surat, pendiktean konsep surat dan pencatatan, pengetikan, pengiriman,
pengarsipan dan tindak lanjutnya. Dalam membereskan surat keluar,
a. Mengkonsep surat
Sebelum surat lainnya diketi rapi, hendaknya konsep yang akan
diketik tersebut dditeliti kembali. Apabila terdapat beberapa
kesalahan, baik berupa pengertian kalimat, pemakaian huruf, tanda
baca dan lain-lain hendaknya segera dikoreksi dan diperbaiki. Dengan
kata lain, pembuat konsep harus merevisi konsepnya. Dalam hal ini
antara pembuat konsep dan juru ketik harus mempunyai suatu kode
atau tanda yang sama didalam merevisi konsep tersebut.
b. Pendiktean surat
1) Pendiktean surat dapat dilakukan secara langsung atau tidak
langsung. Pendikteaan langsung dilakukan pimpinan kepada
sekretaris dan sekretaris mencatat dengan cepat
2) Sedangkan pendiktean tidak langsung dilakukan lewat tulisan
dalam hal ini pendiktean tidak langsung, sekretaris bertugas
membuat transkio yaitu memindahkan isi pendiktean lewat tulisan
kedalam bentuk tulisan biasa kedalam komputer.
c. Mengetik surat
1) Pada saat pengetikan surat sekretaris tidak membuat perubahan
apapun kecuali hal-hal kecil seperti kesalahan ejaan pada konsep.
Ketika ingin mengadakan perbuahan yang berarti sekretaris
berkonsultasi sebelumnya bersamaan dengan penyerahan hasil
pengetikan sekretaris menyampaikan gagasan perubahan yang
2) Pada saat menyusun bermacam-macam surat berdasarkan sifat, isi
dan uregensinya perusahaan biasanya mempunyai kebiasaan
menggunakan kerts surat dan amplop berbeda, serta
mempersiapkan semua berkas dan amplop yang diperlukan.
3) Mempersiapkan programnya dikomputer
4) Hasil kerja atau pengetikan biasanya bermutu, rapi dan bersih. Ini
berlaku juga pada pengkonsepan surat. Bila hasil pengetikan itu ada
usulan perubahan atau perbaikan dari pimpinan, surat itu diketik
lagi dengan petunjuk.
Penanganan surat masuk dan surat keluar antara bagian Sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan PT. Kahar Duta Sarana
memiliki kebaikan dan keburukan, yaitu :
1. Kebaikan
a. Pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU pencatatan surat
menggunakan satu buku agenda yang mencatat surat masuk dan surat
keluar.
b. Pendistribusian surat masuk ke bagian lain pada PT. Kahar Duta Sarana
menggunakan faximile untuk menghemat waktu dan mempercepat
penyampaian surat kepada penerima surat.
c. Pada bagian sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU dan PT. Kahar
Duta Sarana, pengonsepan surat dilakukan atas kerjasama antara pimpinan
dengan sekretaris.
a. Pada PT. Kahar Duta Sarana pencatatan surat masuk dan surat keluar
menggunakan agenda yang berbeda. Hal ini dapat menyulitkan apabila
salah satu buku agenda hilang.
b. Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU, pendistribusian
surat dilakukan oleh sekretaris sendiri dengan mengantar surat ke bagian
yang dituju. Selain boros waktu dan tenaga, pengantaran surat harus
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan
yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu : “Sistem Penanganan Surat Masuk
dan Surat Keluar Pada Bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU” sebagai
berikut:
1. Fakultas Ekonomi USU adalah salah satu instansi pemerintah yang di bidang
penyediaan pendidikan dengan berpedoman pada Tri Dharma Perguruan
Tinggi dan segala kegiatan pelaksanaan pendidikan dalam Fakultas Ekonomi
menjadi tanggung jawab Dekan yang akan dipertanggungjawabkan kepada
Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Prosedur Penanganan Surat Masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat, penyortiran,
pencatatan dibuku agenda, pemrosesan surat oleh Dekan, pendistibusian, dan
penyimpanan surat.
3. Prosedur Penanganan Surat Keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat,
pengoreksian surat, pengetikan surat, penomoran, penandatanganan oleh
Dekan, penggandaan surat, penulisan kedalam buku ekspedisi dan buku besar,
4. Tidak terdapat kendala dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada
Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan
penanganan surat mendapat bantuan dari mahasiswa magang pada bagain
Sekretariat Dekan .
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas
Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang
diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Sebaiknya Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dapat mempertahankan dan meningkatkan Prosedur Penanganan Surat
Masuk dan Surat Keluar.
2. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan fasilitas seperti komputer dan
printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin pengganda
(fotocopy).
3. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk menghemat
waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak mengganggu
DAFTAR PUSTAKA
Bratawidjaja, Wiyasa Thomas. 1995. Surat Bisnis Modern. Cetakan 8. Jakarta : Pustaka Binaman Pressindo.
Moekijat. 1995. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Cetakan 7 . Bandung : Mandar Maju.
Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.
Ritonga Parlaungan, Dardanila, dan Gustianingsih. 2007. Bahasa Indonesia Untuk Mahasiswa, Medan : Bartong Jaya.
Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Bandung : Mandar Maju.
Sutarto,1997. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajahmada University Press.
Wiyasa, Thomas, 2005. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta:Pradnya Paramita
Wursanto, Ignatius. 2001. Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta: Andi.
http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi/archives/HASH015b/f952325c.dir/ doc.pdf
