TUGAS AKHIR
PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSISTAS SUMATERA UTARA
Diajukan Oleh :
DINAR SIREGAR 082103084
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : DINAR SIREGAR
NIM : 082103084
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU
TANGGAL: Desember 2010 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si NIP. 19620513 199203 2 001 )
TANGGAL: Desember 2010 DEKAN FAKULTAS EKONOMI
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
NIP. 19550810 198303 1 004
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : DINAR SIREGAR
NIM : 082103084
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU
Medan, Desember 2010 Menyetujui
Pembimbing,
KATA PENGANTAR
Terpujilah Tuhan Yesus Kristus yang memberikan Kasih dan berkatNya
sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini sebagai salah satu
syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) pada program Studi Diploma
III Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU.
Penulis menyajikan tugas akhir berjudul “Prosedur Penanganan Surat
Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara” dan ingin memberikan informasi mengenai
pentingnya prosedur untuk menangani surat masuk dan surat keluar di dalam
kantor/perusahaan agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan. Didalam penyelesaian
tugas akhir ini penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyajian baik
secara isi maupun pemaparan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan tugas
akhir ini. Selama perkuliahan hingga penyelesaian tugas akhir ini penulis telah
banyak menerima bantuan secara moril dan material dari berbagai pihak.
Teristimewa penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada
orangtua tercinta Ayahanda S.Siregar dan Ibunda R.Aritonang yang
membesarkan, mendidik dan mensuport penulis sehingga tugas akhir ini dapat
terselesaikan.
sebesar-1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku dekan Fakultas
Ekonomi USU
2. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi selaku dosen
pembimbing tugas ahhir yang telah memberikan masukan-masukan
yang berguna dalam penyusunan tugas akhir.
3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi selaku ketua Program Diploma
III Kesekretariatan fakultas Ekonomi USU
4. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Program
Diploma III kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU
5. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi USU khususnya dosen
program Diploma III kesekretariatan yang telah mendidik dan
memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis. Semoga Tuhan juga
membalas jasa Bapak dan Ibu sekalian
6. Seluruh staf pegawai dan administrasi Fakultas Ekonomi USU.
7. Ibu Dra. Fepty Aniar selak Kasubag Akademik Fakulatas Ekonomi
USU.
8. Abang saya Mulyadi Siregar, yang membiayai perkuliahan saya,
yang selalu memberikan dorongan dan inspirasi dalam penyelesaian
tugas akhir ini. Terima kasih bayak,
9. Buat teman-teman saya Gloria Manalu, Grace Marpaung , Joseph
Ivan Luhut sihombing, Meryanne Nani, Martha naibaho, Rona Uli
dan teman teman Kesekretariatan Stambuk 2008. Terimakasih sudah
10.Buat teman-teman magang saya Tio Winda, Julia, Maria,dan Mega
semoga kebaikan yang telah mereka berikan mendapat balasan dari
Tuhan Yang Maha Esa.
Penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyusun Tugas Akhir
ini dengan sebaik mungkin, namun dengan keterbatasan ilmu yang Penulis miliki,
maka hanya demikianlah yang dapat Penulis sajikan .Akhirnya, Penulis berharap
semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.
Medan,
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I: PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Permasalahan ... 3
C. Maksud dan Tujuan ... 4
D. Jadwal Kegiatan ... 5
E. Rencana Isi ... 6
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8
B. Struktur Organisasi & Personalia ... 10
C. Uraian Tugas... 15
D. Job Discription ... 20
E. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 22
F. Kinerja Usaha Terkini ... 23
G. Rencana Kegiatan ... 24
BAB III: PEMBAHASAN A. Pengertian Surat dan Fungsi Surat ... 25
B. Jenis-Jenis Surat ... 26
C. Bentuk-Bentuk Surat ... 30
D. Bagian-Bagian Surat ... 35
E. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 39
1.Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 39
2.Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 42
F. Kendala-Kendala Penanganan Surat masuk dan Surat Keluar ... 44
G. Analisis dan Evaluasi ... 45
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 47
B. Saran ... 48
DAFTAR TABEL
No. Halaman
1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5
DAFTAR GAMBAR
No. Halaman
1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 12
2. Gambar 3.1 Contoh bentuk surat Full Block StylE ... 31
3. Gambar 3.2 Contoh bentuk surat Block Style ... 31
4. Gambar 3.3 Contoh bentuk surat Semi Block Style ... 32
5. Gambar 3.4 Contoh bentuk surat Indented Style ... 32
6. Gambar 3.5 Contoh bentuk surat Hanging Paragraph Style... 33
7. Gambar 3.6 a Contoh bentuk surat Official Style model lama ... 33
BAB I PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran
kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah,
khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.
Untuk mempercepat proses kegiatan pertukaran informasi penggunaan tekhnologi
komunikasi yang canggih sangatlah diperlukan di suatu organisasi. Meskipun
penggunaan tekhnologi informasi sangatlah diperlukan untuk mempercepat proses
pertukaran informasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah
akan tetapi masih terdapat alat komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan
keberadaannya bahkan masih kokoh terpakai sampai saat ini seolah tidak dapat
digantikan kedudukannya oleh tekhnologi komunikasi yang ada. Komunikasi
tertulis yang dimaksud adalah surat. Surat adalah suatu alat atau sarana
komunikasi tertulis. Surat tidak dapat digantikan perannya di dalam kegiatan
suatu organisasi sekalipun dengan penggunaan tekhnologi komunikasi seperti
telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan dengan jaringan
informasi global seperti penggunaan internet yang dewasa ini sering kali
digunakan. Tekhnologi komunikasi hanya dapat dijadikan sebagai alat bantu
dalam proses penyampaian informasi dengan cepat.Sampai saat ini surat masih
dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Dengan
didalam surat sifatnya jelas, akurat dan dapat menjadi alat bukti tertulis
sewaktu-waktu jika diperlukan. Penggunaan surat juga dipandang efisien sebab ongkos
pengiriman surat relatif lebih murah dibandingkan dengan penggunaan tekhnologi
komunikasi.
Jika dilihat dari peranannya jelaslah bahwa surat merupakan alat bukti
tertulis dalam proses penyampaian informasi/berita yang perannya tidak dapat
digantikan, sekalipun dengan penggunaan teknologi komunikasi. Maka dengan
demikian sudah selayaknya suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah
melakukan penanganan khusus terhadap surat-surat yang masuk ke dalam
organisasi maupun surat yang dikeluarkan oleh organisasi. Penangan surat yang
baik dapat memperlancar kegiatan administrasi khususnya yang berkaitan dengan
aktivitas korespondensi didalam suatu organisasi. Namun kenyataannya sampai
saat ini masih banyak organisasi yang tidak mampu menjalankan prosedur
penanganan surat masuk dan surat keluarnya dengan baik, sehingga hal tersebut
dapat memperlambat aktivitas korespondensi suatu organisasi.
Penanganan surat masuk dan surat keluar yang tidak baik dapat
mengakibatkan kerugian bagi sebuah organisasi. Salah satu contoh keterlambatan
penanganan surat masuk yaitu keterlambatan sebuah perusahaan dagang
membalas surat permintaan dari seorang pelanggan. Hal ini mengakibatkan
hilangnya kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.
Prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang baik tidak hanya
dibutuhkan pada perusahaan dagang saja. Fakultas Ekonomi sebagai salah satu
baik. Kegiatan surat–menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja, termasuk Bagian Kepegawaian.
Salah satu contoh penaganan surat masuk dan surat keluar yang kurang baik di
Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu sering
kali pegawai lupa untuk menuliskan nomor dan tanggal surat keluar ke dalam
buku besar.
Mengingat pentingnya peran surat didalam suatu organisasi, maka penulis
tertarik untuk membahas mengenai “ Prosedur Penanganan Surat Masuk dan
Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara “.
B. Permasalahan
Untuk mempermudah pembahasan agar tidak menyimpang dari materi,
maka dalam hal ini penulis memberi batasan terhadap masalah yang akan
diuraikan yaitu:
1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada
Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ?
2. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi Bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melakukan penanganan surat
masuk dan surat keluar ?
1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat
keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dihadapi Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam
menangani surat masuk dan surat keluar yang ada di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian antara lain:
1. Bagi Fakultas Ekonomi USU
Hasil Tugas akhir ini dapat sebagai bahan masukan dan bahan
pertimbaatn bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna untuk
mendukung kelancaran dalam menangani surat masuk dan surat keluar,
khususnya di bagian kepegawaian.
2. Pihak yang berkepentingan
Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap
pembacanya.
3. Bagi Penulis
Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori manajemen
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini
[image:14.595.101.533.225.574.2]dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1 Jadwal Survei dan penulisan Laporan Tugas Akhir N
O
KEGIATAN Oktober November Desember
III IV I II III IV I II III IV 1. Pengajuan Judul
2. Pengajuan Dosen Pembimbing
3. Pengumpulan Data
4. Pengolahan dan Analisis Data
5. Penyusunan Tugas Akhir
6. Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas Akhir
7. Pengesahan Tugas Akhir
Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 23 Oktober 2010 setelah
judul tugas akhir ini disetujui oleh Sekretaris program Studi Diploma III Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kemudian penulis melakukan riset untuk
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Lalu penulis akan
memulai penulisan laporan yang dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana
dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar
penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.
F. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4)
bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar
penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis.
Tugas Akhir ini terdiri atas 4 (empat) bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa
sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini terdapat uraian mengenai latar belakang, permasalahan, maksud dan
tujuan, rencana penulisan yang terdiri dari jadwal kegiatan dan rencana isi.
BAB II : PROFIL ORGANISASI/INSTANSI
Bab ini terdapat uraian mengenai sejarah ringkas organisasi, struktur organisasi
dan personalia, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini dan
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini terdapat uraian mengenai pengertian surat, fungsi surat, jenis dan bentuk
surat, bagian-bagian surat dan beberapa contoh surat. Selain itu di dalam bab ini
juga akan dilakukan analisis mengenai surat masuk dan surat keluar yang ada di
Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, bagaimana
prosedur penanganannya dan kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam
melakukan penanganan surat masuk dan surat keluar yang ada di Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara serta evaluaisnya.
BAB IV : PENUTUP
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran–saran mengenai Prosedur Penanganan
Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
BAB II
PROFIL INSTANSI
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja
(Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berda di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Sumatera
Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).
Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan
di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri
dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.
64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas
Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01
Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan
No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program
Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1
meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN
d. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
B. Struktur Organisasi
Dalam bekerja berorganisasi, kita biasa mengenal adanya struktur
organisasi. Struktur Organisasi diperlukan sebuah perusahaan untuk membedakan
batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan
adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapain tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi. Struktur organisasi yang baik akan memberikan pengaturan dalam
pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
secara perseorangan maupun melalui kelompok–kelompok kerja yang berfungsi
untuk melalukan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan
secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan Pembantu
Rektor
Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu
Dekan
Dewan Pertimbangan Fakultas
Unit Penunjang
Fakultas Kepala Bagian
Tata Usaha Fakultas
Ketua Program Studi Inter Departemen
Ketua Lab/ Study bengkel
Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor :Prof. Dr.dr, Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM),
Sp.A(K)
Pembantu Rektor I :Prof. Ir, Zulkifly Nasution,M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor II :Prof. Dr. Ir, Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III :Prof. Dr, Eddy Marlianto, M.Sc
Pembantu Rektor IV :Prof. Dr, Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI
PIMPINAN FAKULTAS
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, Ak, MAcc
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac.
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.
Anggota :
• Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si
• Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc
• Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.
• Prof. Dr. Ramli, MS
• Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec
• Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
• Ami Dilham, SE, M.Si
• Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
• Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.
Sekretaris : Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D.
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
BAGIAN TATA USAHA
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Personalia : Kasnawati, SE
Kasub Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub Kemahasiswaan : Zailiana, S.sos
C. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari bagian tata usaha,
sub bagian akademik, sub bagian umum dan keuangan, sub bagian kepegawaian,
sub bagian kemahasiswaan dan alumni, serta sub bagian perlengkapan.
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas,
b. menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,
c. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan,
d. melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan,
f. melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat,
g. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas,
h. melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas,
i. melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi,
j. melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas,
k. menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,
c. melakukan administrasi akademik,
d. melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik,
f. melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,
g. melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas,
h. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dan kerumahtanggaan,
c. melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas,
d. melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas,
e. mengumpulkan dan mengolah data keuangan,
f. melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan,
g. melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah
h. mengoperasionalkan sistem informasi keuangan,
i. melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan,
j. menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian,
c. melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai,
d. melaksanakan urusan mutasi pegawai,
e. memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional,
f. memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti,
g. melaksanakan pemberian penghargaan pegawai,
h. memproses SK jabatan struktural dan fungsional,
bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas Sub bagian Kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni,
c. melakukan administrasi kemahasiswaan,
d. melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan,
e. mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi,
f. mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas,
g. melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa,
h. melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan,
i. mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni,
j. melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni,
k. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
Tugas Sub bagian Perlengkapan adalah:
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan,
c. mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan,
d. melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan,
e. melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan,
f. melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan,
g. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian
D. Job Description
Kepegawaian merupakan sub unit dari bagian tata usaha yang ada di
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Berikut ini adalah uraian tugas–
tugas Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
1. Proses surat menyurat
a. Mencatat surat masuk dari pimpinan
b. Arsip
b. Konsep dikirim ke departemen setelah di isi (apabila telah disetujui
pimpinan) lalu diketik
c. Arsip
3. Proses pembuatan Surat Keterangan Mendapatkan Pembayaran Tunjangan
Keluarga (KP4) dosen dan pegawai
a. Memberikan formulir KP4 ke setiap dosen dan pegawai
b. Formulir diisi (ditanda tangani) langsung di ketik
c. Di setujui pimpinan
d. Arsip
4. Proses kenaikan pangkat dosen dan pegawai
a. Menerima berkas dosen dan pegawai yang naik pangkat
b. Penelitian berkas (berkas diperiksa)
c. Pengetikan berkas (apabila berkas kurang di informasikan kepada yang
bersangkutan)
d. Rapat pimpinan
e. Pengetikan usul kenaikan pangkat
f. Disetujui pimpinan
g. Dikirim ke Rektor
h. Menerima SK Fungsional/Naik pangkat dari Rektor
i. Menerima SK naik pangkat pegawai
j. Foto copy SK
k. Menyerahkan SK ke PDG/bendaharawan Gaji
5. Proses absensi pegawai
a. Pengetikan daftar hadir pegawai setiap bulannya
b. Pengetikan daftar hadir dosen dan pegawai setiap upacara di Biro
c. Arsip
6. Proses usul pegawai tidak tetap
a. Menerima berkas
b. Pengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun
c. Disetujui pimpinan
d. Dikirim ke Rektor
e. Menerima SK Rektor pegawai tidak tetap
f. Arsip
7. Prosedur pembuatan gaji berkala dosen dan pegawai
a. Pengetikan gaji berkala setiap bulan
b. Disetujui pimpinan
c. Di serahkan ke PDG/bendaharawan gaji
d. Arsip
e. Rekapitulasi pegawai/absensi pegawai
f. Pengurusan Pensiun dosen/pegawai
E. Jaringan Usaha/Kegiatan
masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa
pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu :
1.Penyelenggaraan Pendidikan
2. Pengadaan Penelitian dan,
3. Pengabdian kepada masyarakat
Dengan demikian, diharapakan lulusan–lulusan dari dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai semua itu, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya
agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah
dalam mewujudkan semua itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi,
disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,
melakukan berbagai macam penelitian–penelitian ilmiah khususnya bidang
ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta
melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
sumber daya manusia (SDM) yang benar–benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’
mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan
G. Rencana Kegiatan.
Rencana fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai
berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil
2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. kegiatan Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
BAB III PEMBAHASAN
A.Pengertian dan Fungsi Surat 1. Pengertian Surat
Kerjasama ke dalam maupun keluar organisasi sangatlah diperlukan dalam
rangka mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama tersebut dapat dilakukan
dengan baik diperlukan komunikasi yang baik di dalam suatu organisasi. Salah
satu media komunikasi yang sering digunakan dalam organisasi adalah surat.
Menurut Wiyasa (2003:2), surat adalah satu sarana untuk menyampaikan
pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang
lain.Menurut Purwanto (2006 :139), surat adalah bentuk komunikasi verbal yang
digunakan untuk menyampaikan komunikasi-komunikasi bisnis maupun non
bisnis kepada pihak lain. Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Departemen Pendidikan Bahasa), surat adalah alat komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan
warta atau pesan.
Dari defenisi diatas dapat ditarik garis besar mengenai surat, yaitu :
a. Surat merupakan alat atau sarana komunikasi tertulis yang dilaksanakan
dengan menggunakan sehelai kertas atau lebih.
b. Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lain atas
c. Informasi yang disampaikan didalam surat dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, permohonan, ataupun laporan.
Surat dipandang mencerminkan keadaan, mentalitas jiwa dan kondisi intern dari
suatu organisasi atau kantor yang bersangkutan, oleh karena itu kegiatan
surat-menyurat hendaknya mendapat penanganan khusus sehingga tidak menimbulkan
kesan yang kurang baik bagi organisasi yang bersangkutan.
2. Fungsi Surat
Dari defenisi surat diatas dapat diketahui fungsi surat. Menurut Zubeirsyah dan
Nurhayati Lubis (2004:1), fungsi surat adalah sebagai berikut :
a. Sarana perhubungan secara tertulis
b. Tanda bukti tertulis
c. Sebagai arsip/pertinggal
d. Alat pengingat
e. Menjadi dokumentasi
f. Menjadi duta/wakil
g. Menjamin keamanan danketerangan dalam setiap aktivitas .
B.Jenis-Jenis Surat
Menurut Purwanto (2006 :142), surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa
1. Berdasarkan Jenis Pemakaiannya
a. Surat pribadi
Surat Pribadi ialah surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada
keluarga, teman, atau kenalan. Contoh surat pribadi antara lain :
1) Surat lamaran
2) Surat permohonan izin.
b. Surat dinas/resmi
Surat dinas/resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi
pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat
dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi
tersebut. Contoh surat dinas antara lain :
1) Surat keputusan
2) Surat tugas
3) Surat undangan rapat dinas
4) Surat edaran
c. Surat bisnis/niaga
Surat niaga/dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau
perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan
kepada semua pihak. Contoh surat niaga antara lain :
1) Surat permintaan penawaran
4) Surat tagihan
d. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau
lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbgai kepentingan sosial bagi
masyarakat pada umumnya.
2. Berdasarkan Sifatnya
a. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia),dapat
beramplop dan tanpa amplop.
Contohnya: Surat Pemberitahuan
b. Surat konfidensial/terbatas
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk
kalangan tertentu atau ditujukan untuk pejabat tertentu dan bukan untuk
disebar luaskan secara meluas.
Contohnya : Surat hasil keputusan wawancara kerja
c. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh
orang/pejabattertentu dalam sebuah organisasi.
3. Berdasarkan Urgensi Penyelesaian
Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak
ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
b. Surat segera
Surat segera adalah surat yang memerlukan penanganan secepat mumgkin atau
dilakukan dengan segera.
c. Surat kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera,
harus didahulukan dan memperoleh perlakuan khusus dari pada surat-surat
lainnya.
4. Berdasarkan Jenis Kegiatannya
a. Surat intern
Surat intern ialah surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu
kantor/instansi yang bersangkutan. Adapun contoh surat intern adalah memo
dan nota.
b. Surat ekstern
Surat ekstern ialah surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan
pihak-pihak di luar kantor/instansi yang bersangkutan.
5. Berdasarkan Wujudnya
c. Surat bersampul
d. Nota/memo
e. Telegram, telex, dan faximile
Jenis surat yang ada pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara antara lain adalah :
a. Surat dinas
b. Surat pelaksanaan tugas
c. Surat usul pengangkatan pegawai baru
d. Surat usul kenaikan pangkat
e. Surat pemberitahuan
f.Surat undangan rapat-rapat dinas
g. Surat keputusan
h. Surat instruksi
C. Bentuk-Bentuk surat
Menurut Zubeirsyah dan Nurhayati Lubis (2004: 3 ), bentuk surat ialah
tata letak bagian-bagian surat atau posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan
perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi memproses surat tersebut.
Adapun bentuk-bentuk surat adalah sebagai berikut :
1. Bentuk lurus penuh ( Full block style )
2. Bentuk lurus ( Block style )
4. Bentuk lekuk( Indented style )
5. Bentuk paragraf menggantung ( Hanging paragraph style )
6. Bentuk surat resmi pemerintah ( Official style )
a. Model lama
(1) 4-6
2-4 75/80
15/20 2x 2x (2) (3) 3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2x 2x 2x 4-6 (7) (8) (9) 2x 2x 2x , (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)
FULL BLOCK STYLE ( Bentuk Lurus Penuh )
(1) 4-6
2-4 75/80
15/20
2x 2x
(2) (3)
3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2x 2x 2-3 (7) (8) (9) 2x 2x (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)
BLOCK STYLE ( Bentuk Lurus )
50/55
[image:43.842.363.737.40.528.2](8) (8)
(1) 4-6
2-4 75/80
15/20
2x 2x
(2) (3)
3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2-3 (7) (9) , (10) (11) SEMI BLOCK STYLE ( Bentuk Setengah Lurus )
50/55 (8) 5 2x 2x 5 5 (1) 4-6
2-4 75/80
15/20
2x 2x
(2) (3)
3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2x 2-3 (7) (9) , (10) (11) IDENTED STYLE ( Bentuk lekuk )
[image:44.842.102.748.77.569.2]50/55 (8) (4) 2x 4-6 5 5 5
(1) 4-6
2-4 75/80
15/20
2x 2x
(2) (3)
3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2x 2-3 (7) (9) 2x , (10) (11) (12) (13) (14)
HANGING PARAGRAPH STYLE ( Model Paragraf Menggantung )
50/55 (8) 2x 4-6 5-12 5-12 5-12 (1) 4-6 2-4
2x 2x
(2) (3)
4 x (4) 2x 3-4 2x 2-3 (7) (9) 2x 2x (10) (11) (12) (13) (14)
OFFICIAL STYLE ( Model Surat Resmi Pemerintahan Model Lama )
[image:45.842.82.401.76.569.2](8) 5 2x 2x 5 5 4-6 (3) , (6) 2 hentakan ^
[image:45.842.413.751.78.569.2]Keterangan Bagian-bagian Surat Resmi Pemerintah 1) Kepala Surat (Kop Surat)
2) Nomor Surat 3) Tanggal Surat 4) Lampiran 5) Perihal
6) Alamat yang dituju 7) Pembuka kata 8) Isi surat 9) Penutup kata 10)Nama unit kerja 11)Nama jabatan 12)Nama terang
13)NIP = Nomor Induk Pegawai 14)Tembusan
Catatan : Bila surat yang bersifat rahasisa atau konfidensial, bagian surat ditambah Sifat: Rahasia atau Konfiedensial di bawah nomor surat
50/55 75/80 (1) 4-6
2-4
2x 2x
(2) (3)
6 x (4) 2x 3-4 2x (7) (9) (11) OFFICIAL STYLE ( Model Surat Resmi Pemerintahan Model Baru )
[image:46.842.89.408.82.575.2](8) 5 3-4 2x 5 5 3-4 (3) , (6) 5/7 2x
Bentuk surat yang sering digunakan Bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah bentuk Official Style (Model Surat
Resmi Indonesia Baru). Surat-surat pada Bagian Kepegawaian bersifat resmi hal
ini dikarenakan Bagian Kepegawaian merupakan bagian dari unit kerja Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus
negeri sehingga surat-surat yang diterima maupun dikeluarkan harus
menggunakan format surat yang resmi seperti Official Style.
D.Bagian-Bagian Surat
Menurut Zubeirsyah dan Nurhayati Lubis (2004:12), setiap surat dinas
yang lengkap baik surat niaga maupun surat dinas pemerintah terdiri dari
bagian-bagian atau unsur- unsur surat. Dari gabungan atau unsur–unsur surat itulah
terbentuk sebuah surat. Bagian-bagian surat itu adalah :
1. Kepala Surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat surat
7. Salam pembuka/pembuka surat
8. Kata pembuka
10.Kata penutup.
11.Penutup surat/salam penutup
12.Nama perusahaan atau organisasi
13.Nama terang
14.Nama jabatan.
15.Inisial/singkatan
16.Tembusan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi
yang menjalankan aktivitas korespondensinya dengan baik. Surat yang merupakan
alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari
bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun
bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Kop surat
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Telp. 8214545 Fax. ( 061 ) 8214545
Kop surat yang digunakan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara terdiri dari :
1) Nama organisasi
2) Alamat lengkap
3) Lambang/logo
4) Nomor telepon
b. Tanggal surat
Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala
surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.
c. Nomor surat
Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan
Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
Nomor : 6325/H5.2. 1. 5/SDM/2009
Nomor urut surat keluar
Kode unit kerja USU
Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik
Kode unit kerja Fakultas
d. Lampiran
Kata lampiran ditulis sejajar dengan nomor surat dan berada disebelah kiri.
e. Hal
Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata
lampiran secara vertikal
f. Alamat surat
Penggunaan alamat surat sering tidak digunakan oleh Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
g. Salam Pembuka
Salam pembuka yang sering digunakan adalah “ Dengan hormat “, akan tetapi
penggunaan salam pembuka tidak digunakan pada semua surat. Pada Surat
Pernyataan Melaksanakan Tugas tidak digunakan salam pembuka.
h. Isi Surat
Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal ini
berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan terlebih dahulu
sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun
secara singkat, jelas, lengkap, benar, dan sopan.
i.Salam penutup
keluarkan Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat pada Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi. Pada surat-surat
resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan
nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang, selain itu juga dituliskan
nomor induk pegawai.
j.Tanda tangan penanggung jawab surat
Surat yang dikeluarkan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu Dekan
Fakultas Ekonomi, atau Pembantu Dekan II.
k. Tembusan
Surat pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang
dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut (Rektor, Dekan, Pegawai)
E.Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Prosedur Penanganan Surat masuk
Menurut Wiyasa (2003 : 55), surat masuk merupakan sarana komunikasi
tertulis yang diterima dari instansi lain, dari divisi dalam perusahaan atau dari
perorangan baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima
dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman
kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda atau kartu kendali. Pada
dasarnya penanganan surat masuk dibagi menjadi 5 langkah, yaitu :
a. Penerimaan surat
b. Penyortiran surat
c. Pembukuan surat
d. Pencatatan surat
e. Pengarahan surat masuk
Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
penanganan surat masuk merupakan hal yang penting untuk kelancaran aktivitas
korespondensi pada bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian merupakan sub
unit dari bagian tata usaha dan berada dibawah unit kerja Pembantu Dekan
II.Prosedur penanganan surat masuk pada bagian kepegawaian terdiri dari
beberapa tahap, yaitu :
a. Surat diterima di Sekretariat Dekan
b. Sekretaris akan membaca surat yang diterima
c. Kemudian surat di tulis ke buku agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat
masuk atau keluar)
d. Sekretaris membuat lembar disposisi, lalu diajukan kepada dekan
e. Setelah itu Dekan akan mengisi lembar disposisi tersebut
f. Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali pada Sekretaris
g. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.
1) Mohon pertimbangan
2) Mohon pendapat
3) Mohon keputusan
4) Mohon petunjuk
5) Mohon saran
6) Bicarakaan
7) Teliti/ikuti perkembangan
8) Untuk perhatian
9) Siapkan laporan
10) Untuk diproses
11) Selesaikan sesuai pembicaraan
12) Edarkan
13) TIK/gandakan
14) File
15) Siapkan konsep
h. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan membuat kartu kendali sesuai dengan
lembar disposisi. Surat beserta lembar disposisi dan kartu kendali diserahkan
kepada pejabat yang dituju., yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar
disposisi.
i. Jika diperuntukkan kepada Pembantu Dekan II, surat tersebut diterima oleh
pegawai pada Bagian Kepegawaian. Pihak yang menerima surat tersebut
menandatangani bukti pengambilan surat pada buku ekspedisi Sekretaris
Dekan.
j. Surat yang telah diterima pegawai akan disampaikan kepada Pembantu Dekan.
k. Jika pada lembar disposisi diberi kode 14 (File) maka surat dicatat ke dalam
buku agenda. Pencatatannya terdiri dari : nomor urut surat pada buku agenda,
nomor surat, dari , hal dan tanggal surat ke dalam buku besar
l. Diarsipkan .
Beberapa contoh surat masuk di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah :
1) Pengirim : Pembantu Rektor II
Nomor Surat : 16170/H.5. R2 /SK/SDM/2009
Hal : Pengangkatan Pertama dalam Jabatan Fungsional Dosen
Perguruan Tinggi a/n. Syahrurahman
2) Pengirim : Rektor
Nomor Surat : 41/H5. 1.R/SK/Keu/2009
Hal : SK. Rektor USU Pengangkatan PUMC a/n. Supario
3) Pengirim : Pembantu Rektor IV
2. Prosedur Penanganan Surat Keluar
Menurut Wiyasa (2003 : 64), surat keluar (out going mail) adalah surat
yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani
oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, lembaga
untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Tujuan
penanganan surat keluar adalah agar kecepatan dalam penyampaian surat kepada
yang dituju tercapai.
Rincian surat keluar secara keseluruhan terdiri dari :
a.Pembuatan konsep
b.Pengetikan/koreksi
c.Penandatanganan
d.Penggandaan
e.Penomoran
f.Penyampulan
g.Pengiriman
Prosedur penanganan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditangani secara cermat dan tepat. Proses
penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian antara lain :
a. Pegawai Bagian Kepegawaian mengkonsep surat yang akan dikirim, setelah
selesai di konsep surat akan diketik, untuk kemudian di revisi.
b. Surat yang telah selesai direvisi akan diajukan kepada Pembantu Dekan II, Jika
berwenang (Dekan dan Pembantu Dekan II). Setelah ditandatangani
selanjutnya adalah pengambilan nomor surat keluar dan pembubuhan tanda
stempel pada Sekretariat Dekan.
c. Surat yang telah diberi nomor tersebut akan digandakan sesuai dengan jumlah
penerima.
d. Setelah di gandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat ke
buku ekspedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa penerima surat sudah
menerima surat.
e. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah mencatat surat
keluar ke buku besar dan mengarsipkan surat keluar.
Beberapa contoh surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah :
1) Nomor Surat : - (tidak ditulis di buku besar)
Hal : Ketersediaan Mengawas Ujian
Kepada : Dosen dan Pegawai
2) Kepada : Sdr. Rektor
Nomor Surat : 1063/H5. 2. 1. 5/SDM/2009
F. Kendala-Kendala Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian
Penangan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara umum sudah sesuai
prosedur, Akan tetapi masih terdapat berbagai kendala dalam penganan surat-surat
tersebut. Adapun kendala-kendalan tersebut adalah :
1. Kurangnya tenaga kerja yang terampil dan rendahnya kerjasama antara
para pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dalam mengelola surat masuk dan surat keluar
2. Pegawai sering lupa menuliskan nomor surat dan tanggal surat ke dalam
buku besar
3. Terbatasnya pemahaman pegawai mengenai prosedur penanganan surat
masuk dan surat keluar
4. Hanya ada satu pegawai yang bertugas membuat konsep surat keluar
5. Fasilitas yang tersedia dalam keadaan kurang baik
6. Tidak ada fasilitas mesin pengganda (fotocopy)
G.Analisis dan Evaluasi
Setelah menguraikan penanganan surat masuk dan surat keluar baik secara
teori maupun secara praktek di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara pada bab terdahulu, maka langkah selanjutnya penulis
Keluar Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sesuai dengan judul tugas akhir.
Dalam kegiatannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak
terlepas dari proses surat-menyurat sebagai salah satu kegiatan organisasi,
walaupun Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menggunakan
sarana dan prasarana komunikasi yang canggih dan modern seperti telepon dan
faximile, namun surat menyurat sangat mendukung kegiatan pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kegiatan surat menyurat pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja,
termasuk Bagian Kepegawaian. Penanganan surat masuk dan surat keluar pada
Bagian Kepegawaian sejauh ini berjalan cukup baik. Hanya saja terkadang
muncul berbagai kendala dalam penanganan surat–surat tersebut.
Kendala–kendala yang muncul tidak hanya sebatas kurangnya sarana dan
prasarana yang dibutuhkan untuk pengelolaan surat masuk dan keluar namun juga
disebabkan oleh terbatasnya pemahaman pegawai mengenai bagaimana
menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan
efisien. Salah satu Prosedur penanganan surat keluar yang tidak efektif dan efisien
pada Bsagian Kepegawaian adalah pada saat pegawai mengkonsep surat keluar
yang akan dikirim. Konsep surat yang dibuat langsung diketik tanpa diajukan
terlebih dahulu kepada Pembantu Dekan II. Selain itu pegawai kurang taliti
terhadap isi dan konsep surat sehingga selalu terjadi kesalahan setelah surat
Kendala lain dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian
Kepegawaian adalah fasilitas yang kurang baik seperti komputer yang bervirus
menyebabkan seringnya kehilangan data, dan printer yang seharusnya
mendapatkan perbaikan karena cetakan tulisan yang kurang baik dan suaranya
yang bising dapat mengganggu konsentrasi pegawai dalam bekerja. Selain itu,
tidak adanya mesin pengganda yang sangat dibutuhkan pegawai untuk
menggandakan surat/berkas penting yang bersifat segera.
Berdasarkan analisa diatas dapat dievaluasi bahwa penanganan surat
masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara secara umum sudah sesuai prosedur, akan tetapi masih diperlukan
perbaikan-perbaikan di segala hal seperti peningkatan kerjasama yang baik antara
para pegawai, meningkatkan pemahaman pegawai yang ada di Bagian
Kepegawaian mengenai bagaimana menjalankan prosedur penanganan surat
masuk dan surat keluar dan diperlukan perbaikan fasilitas-fasilitas yang ada
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A.Kesimpulan
Berdasarkan pada uraian-uraian bab sebelumnya maka dapat ditarik beberapa
kesimpulan yaitu :
1. Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sub unit kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
yang melaksanakan aktivitas korespondensi.
2. Keseluruhan surat-surat masuk pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara diproses terlebih dahulu di Sekretariat Dekan
sebelum didistribusikan, sedangkan surat keluar dapat ditangani secara
langsung akan tetapi pengambilan nomor surat keluar harus tetap melaui
Sekretariat Dekan.
3. Prosedur Penanganan Surat Masuk pada Bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat melalui
Sekretariat Dekan, penandatanganan bukti pengambilan surat pada buku
ekspedisi sekretaris Dekan, penyampaian surat Kepada Pembantu Dekan II,
pencatatan surat ke buku besar, selanjutnya adalah pengarsipan.
4. Prosedur Penanganan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat, pengetikan
5. Kendala-kendala dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada
Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
adalah kurangnya tenaga kerja yang trampil dan rendahnya kerjasama
antara para pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dalam mengelola surat masuk dan surat
keluar, pegawai lupa menuliskan nomor surat dan tanggal surat ke dalam
buku besar, terbatasnya pemahaman pegawai yang ada di Bagian
Kepegawaian mengenai bagaimana menjalankan prosedur penanganan
surat masuk dan surat keluar.
B.Saran
1. Sebaiknya Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dapat mempertahankan Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Keluar yang
sudah cukup baik.
2. Diharapkan agar para pegawai di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara tidak lupa menuliskan nomor surat keluar di buku
besar.
3. Para pegawai di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dapat meningkatkan ketrampilan yang telah dimiliki dengan cara
mengikuti seminar-seminar yang berkaitan dengan Prosedur Penanganan Surat
Masuk dan Surat Keluar.
Diusahakan agar ada perbaikan fasilitas seperti komputer dan printer serta adanya
DAFTAR PUSTAKA
Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga
Rudi, May. 2005. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat Internasional. Cetakan 1. Bandung.Aditama
Wiyasa, Thomas. 2005. Tugas Sekretaris. Cetakan 1. Jakarta: Pradnya Paramita