• Tidak ada hasil yang ditemukan

Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2016

Membagikan "Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU"

Copied!
62
0
0

Teks penuh

(1)

TUGAS AKHIR

PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSISTAS SUMATERA UTARA

Diajukan Oleh :

DINAR SIREGAR 082103084

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : DINAR SIREGAR

NIM : 082103084

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU

TANGGAL: Desember 2010 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si NIP. 19620513 199203 2 001 )

TANGGAL: Desember 2010 DEKAN FAKULTAS EKONOMI

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

NIP. 19550810 198303 1 004

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : DINAR SIREGAR

NIM : 082103084

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU

Medan, Desember 2010 Menyetujui

Pembimbing,

(4)

KATA PENGANTAR

Terpujilah Tuhan Yesus Kristus yang memberikan Kasih dan berkatNya

sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini sebagai salah satu

syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) pada program Studi Diploma

III Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU.

Penulis menyajikan tugas akhir berjudul “Prosedur Penanganan Surat

Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara” dan ingin memberikan informasi mengenai

pentingnya prosedur untuk menangani surat masuk dan surat keluar di dalam

kantor/perusahaan agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan. Didalam penyelesaian

tugas akhir ini penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyajian baik

secara isi maupun pemaparan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan

saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan tugas

akhir ini. Selama perkuliahan hingga penyelesaian tugas akhir ini penulis telah

banyak menerima bantuan secara moril dan material dari berbagai pihak.

Teristimewa penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada

orangtua tercinta Ayahanda S.Siregar dan Ibunda R.Aritonang yang

membesarkan, mendidik dan mensuport penulis sehingga tugas akhir ini dapat

terselesaikan.

(5)

sebesar-1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku dekan Fakultas

Ekonomi USU

2. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi selaku dosen

pembimbing tugas ahhir yang telah memberikan masukan-masukan

yang berguna dalam penyusunan tugas akhir.

3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi selaku ketua Program Diploma

III Kesekretariatan fakultas Ekonomi USU

4. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Program

Diploma III kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU

5. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi USU khususnya dosen

program Diploma III kesekretariatan yang telah mendidik dan

memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis. Semoga Tuhan juga

membalas jasa Bapak dan Ibu sekalian

6. Seluruh staf pegawai dan administrasi Fakultas Ekonomi USU.

7. Ibu Dra. Fepty Aniar selak Kasubag Akademik Fakulatas Ekonomi

USU.

8. Abang saya Mulyadi Siregar, yang membiayai perkuliahan saya,

yang selalu memberikan dorongan dan inspirasi dalam penyelesaian

tugas akhir ini. Terima kasih bayak,

9. Buat teman-teman saya Gloria Manalu, Grace Marpaung , Joseph

Ivan Luhut sihombing, Meryanne Nani, Martha naibaho, Rona Uli

dan teman teman Kesekretariatan Stambuk 2008. Terimakasih sudah

(6)

10.Buat teman-teman magang saya Tio Winda, Julia, Maria,dan Mega

semoga kebaikan yang telah mereka berikan mendapat balasan dari

Tuhan Yang Maha Esa.

Penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyusun Tugas Akhir

ini dengan sebaik mungkin, namun dengan keterbatasan ilmu yang Penulis miliki,

maka hanya demikianlah yang dapat Penulis sajikan .Akhirnya, Penulis berharap

semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.

Medan,

Penulis

(7)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I: PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Permasalahan ... 3

C. Maksud dan Tujuan ... 4

D. Jadwal Kegiatan ... 5

E. Rencana Isi ... 6

BAB II: PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8

B. Struktur Organisasi & Personalia ... 10

C. Uraian Tugas... 15

D. Job Discription ... 20

E. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 22

F. Kinerja Usaha Terkini ... 23

G. Rencana Kegiatan ... 24

BAB III: PEMBAHASAN A. Pengertian Surat dan Fungsi Surat ... 25

B. Jenis-Jenis Surat ... 26

C. Bentuk-Bentuk Surat ... 30

D. Bagian-Bagian Surat ... 35

E. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 39

1.Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 39

2.Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 42

F. Kendala-Kendala Penanganan Surat masuk dan Surat Keluar ... 44

G. Analisis dan Evaluasi ... 45

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 47

B. Saran ... 48

(8)

DAFTAR TABEL

No. Halaman

1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5

(9)

DAFTAR GAMBAR

No. Halaman

1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 12

2. Gambar 3.1 Contoh bentuk surat Full Block StylE ... 31

3. Gambar 3.2 Contoh bentuk surat Block Style ... 31

4. Gambar 3.3 Contoh bentuk surat Semi Block Style ... 32

5. Gambar 3.4 Contoh bentuk surat Indented Style ... 32

6. Gambar 3.5 Contoh bentuk surat Hanging Paragraph Style... 33

7. Gambar 3.6 a Contoh bentuk surat Official Style model lama ... 33

(10)

BAB I PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran

kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah,

khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.

Untuk mempercepat proses kegiatan pertukaran informasi penggunaan tekhnologi

komunikasi yang canggih sangatlah diperlukan di suatu organisasi. Meskipun

penggunaan tekhnologi informasi sangatlah diperlukan untuk mempercepat proses

pertukaran informasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah

akan tetapi masih terdapat alat komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan

keberadaannya bahkan masih kokoh terpakai sampai saat ini seolah tidak dapat

digantikan kedudukannya oleh tekhnologi komunikasi yang ada. Komunikasi

tertulis yang dimaksud adalah surat. Surat adalah suatu alat atau sarana

komunikasi tertulis. Surat tidak dapat digantikan perannya di dalam kegiatan

suatu organisasi sekalipun dengan penggunaan tekhnologi komunikasi seperti

telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan dengan jaringan

informasi global seperti penggunaan internet yang dewasa ini sering kali

digunakan. Tekhnologi komunikasi hanya dapat dijadikan sebagai alat bantu

dalam proses penyampaian informasi dengan cepat.Sampai saat ini surat masih

dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Dengan

(11)

didalam surat sifatnya jelas, akurat dan dapat menjadi alat bukti tertulis

sewaktu-waktu jika diperlukan. Penggunaan surat juga dipandang efisien sebab ongkos

pengiriman surat relatif lebih murah dibandingkan dengan penggunaan tekhnologi

komunikasi.

Jika dilihat dari peranannya jelaslah bahwa surat merupakan alat bukti

tertulis dalam proses penyampaian informasi/berita yang perannya tidak dapat

digantikan, sekalipun dengan penggunaan teknologi komunikasi. Maka dengan

demikian sudah selayaknya suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah

melakukan penanganan khusus terhadap surat-surat yang masuk ke dalam

organisasi maupun surat yang dikeluarkan oleh organisasi. Penangan surat yang

baik dapat memperlancar kegiatan administrasi khususnya yang berkaitan dengan

aktivitas korespondensi didalam suatu organisasi. Namun kenyataannya sampai

saat ini masih banyak organisasi yang tidak mampu menjalankan prosedur

penanganan surat masuk dan surat keluarnya dengan baik, sehingga hal tersebut

dapat memperlambat aktivitas korespondensi suatu organisasi.

Penanganan surat masuk dan surat keluar yang tidak baik dapat

mengakibatkan kerugian bagi sebuah organisasi. Salah satu contoh keterlambatan

penanganan surat masuk yaitu keterlambatan sebuah perusahaan dagang

membalas surat permintaan dari seorang pelanggan. Hal ini mengakibatkan

hilangnya kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.

Prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang baik tidak hanya

dibutuhkan pada perusahaan dagang saja. Fakultas Ekonomi sebagai salah satu

(12)

baik. Kegiatan surat–menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja, termasuk Bagian Kepegawaian.

Salah satu contoh penaganan surat masuk dan surat keluar yang kurang baik di

Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu sering

kali pegawai lupa untuk menuliskan nomor dan tanggal surat keluar ke dalam

buku besar.

Mengingat pentingnya peran surat didalam suatu organisasi, maka penulis

tertarik untuk membahas mengenai “ Prosedur Penanganan Surat Masuk dan

Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara “.

B. Permasalahan

Untuk mempermudah pembahasan agar tidak menyimpang dari materi,

maka dalam hal ini penulis memberi batasan terhadap masalah yang akan

diuraikan yaitu:

1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada

Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ?

2. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi Bagian Kepegawaian Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melakukan penanganan surat

masuk dan surat keluar ?

(13)

1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat

keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara.

2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dihadapi Bagian

Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam

menangani surat masuk dan surat keluar yang ada di Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian antara lain:

1. Bagi Fakultas Ekonomi USU

Hasil Tugas akhir ini dapat sebagai bahan masukan dan bahan

pertimbaatn bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna untuk

mendukung kelancaran dalam menangani surat masuk dan surat keluar,

khususnya di bagian kepegawaian.

2. Pihak yang berkepentingan

Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap

pembacanya.

3. Bagi Penulis

Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori manajemen

(14)

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini

[image:14.595.101.533.225.574.2]

dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1 Jadwal Survei dan penulisan Laporan Tugas Akhir N

O

KEGIATAN Oktober November Desember

III IV I II III IV I II III IV 1. Pengajuan Judul

2. Pengajuan Dosen Pembimbing

3. Pengumpulan Data

4. Pengolahan dan Analisis Data

5. Penyusunan Tugas Akhir

6. Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas Akhir

7. Pengesahan Tugas Akhir

Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 23 Oktober 2010 setelah

judul tugas akhir ini disetujui oleh Sekretaris program Studi Diploma III Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kemudian penulis melakukan riset untuk

(15)

Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Lalu penulis akan

memulai penulisan laporan yang dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana

dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar

penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan

terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4)

bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap

penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar

penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis.

Tugas Akhir ini terdiri atas 4 (empat) bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa

sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini terdapat uraian mengenai latar belakang, permasalahan, maksud dan

tujuan, rencana penulisan yang terdiri dari jadwal kegiatan dan rencana isi.

BAB II : PROFIL ORGANISASI/INSTANSI

Bab ini terdapat uraian mengenai sejarah ringkas organisasi, struktur organisasi

dan personalia, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini dan

(16)

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini terdapat uraian mengenai pengertian surat, fungsi surat, jenis dan bentuk

surat, bagian-bagian surat dan beberapa contoh surat. Selain itu di dalam bab ini

juga akan dilakukan analisis mengenai surat masuk dan surat keluar yang ada di

Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, bagaimana

prosedur penanganannya dan kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam

melakukan penanganan surat masuk dan surat keluar yang ada di Bagian

Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara serta evaluaisnya.

BAB IV : PENUTUP

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran–saran mengenai Prosedur Penanganan

Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi

(17)

BAB II

PROFIL INSTANSI

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan

atau di luar provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan

didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja

(Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berda di kota

Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap

memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan

bahwa pada waktu itu tekhnik operasional pendidikan berada di Kutaraja,

sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Sumatera

Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).

Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan

di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera

Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri

dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.

64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh

Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas

Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01

Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

(18)

Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan

No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program

Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1

meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :

1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :

1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan

3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima

mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas

Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar

dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai

(19)

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber

pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN

d. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf

nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap

(20)

B. Struktur Organisasi

Dalam bekerja berorganisasi, kita biasa mengenal adanya struktur

organisasi. Struktur Organisasi diperlukan sebuah perusahaan untuk membedakan

batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan

adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah

untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan

ini dihubungkan dengan pencapain tujuan instansi yang telah ditetapkan

sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam

instansi. Struktur organisasi yang baik akan memberikan pengaturan dalam

pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan

melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat

dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan

secara perseorangan maupun melalui kelompok–kelompok kerja yang berfungsi

untuk melalukan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan

secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi

(21)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan Pembantu

Rektor

Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Unit Penunjang

Fakultas Kepala Bagian

Tata Usaha Fakultas

Ketua Program Studi Inter Departemen

Ketua Lab/ Study bengkel

Kepala Sub Bagian Tata

Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program

(22)

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor :Prof. Dr.dr, Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM),

Sp.A(K)

Pembantu Rektor I :Prof. Ir, Zulkifly Nasution,M.Sc, Ph.D

Pembantu Rektor II :Prof. Dr. Ir, Armansyah Ginting, M.Eng

Pembantu Rektor III :Prof. Dr, Eddy Marlianto, M.Sc

Pembantu Rektor IV :Prof. Dr, Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI

PIMPINAN FAKULTAS

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, Ak, MAcc

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac.

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.

Anggota :

(23)

• Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si

• Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc

• Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.

• Prof. Dr. Ramli, MS

• Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec

• Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

• Ami Dilham, SE, M.Si

• Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak

• Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.

Sekretaris : Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D.

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si

Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

(24)

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak

PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Kasnawati, SE

(25)

Kasub Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub Kemahasiswaan : Zailiana, S.sos

C. Uraian Tugas

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari bagian tata usaha,

sub bagian akademik, sub bagian umum dan keuangan, sub bagian kepegawaian,

sub bagian kemahasiswaan dan alumni, serta sub bagian perlengkapan.

1. Bagian Tata Usaha

Tugas bagian tata usaha adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas,

b. menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan

dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,

c. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian

dan perlengkapan,

d. melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan dan kearsipan,

(26)

f. melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /

pelayanan kepada masyarakat,

g. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas,

h. melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas,

i. melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi,

j. melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan

kegiatan fakultas,

k. menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademik adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,

c. melakukan administrasi akademik,

d. melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik,

(27)

f. melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,

g. melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas,

h. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dan kerumahtanggaan,

c. melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas,

d. melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas,

e. mengumpulkan dan mengolah data keuangan,

f. melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan

pertanggungjawaban keuangan,

g. melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,

pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah

(28)

h. mengoperasionalkan sistem informasi keuangan,

i. melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan,

j. menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian,

c. melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai,

d. melaksanakan urusan mutasi pegawai,

e. memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional,

f. memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan

jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar

tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti,

g. melaksanakan pemberian penghargaan pegawai,

h. memproses SK jabatan struktural dan fungsional,

(29)

bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugas Sub bagian Kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni,

c. melakukan administrasi kemahasiswaan,

d. melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan,

e. mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi,

f. mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas,

g. melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa,

h. melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan,

i. mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni,

j. melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni,

k. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

bagian.

(30)

Tugas Sub bagian Perlengkapan adalah:

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan,

c. mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan,

d. melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan,

e. melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan,

f. melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan,

g. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

bagian

D. Job Description

Kepegawaian merupakan sub unit dari bagian tata usaha yang ada di

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Berikut ini adalah uraian tugas–

tugas Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Proses surat menyurat

a. Mencatat surat masuk dari pimpinan

b. Arsip

(31)

b. Konsep dikirim ke departemen setelah di isi (apabila telah disetujui

pimpinan) lalu diketik

c. Arsip

3. Proses pembuatan Surat Keterangan Mendapatkan Pembayaran Tunjangan

Keluarga (KP4) dosen dan pegawai

a. Memberikan formulir KP4 ke setiap dosen dan pegawai

b. Formulir diisi (ditanda tangani) langsung di ketik

c. Di setujui pimpinan

d. Arsip

4. Proses kenaikan pangkat dosen dan pegawai

a. Menerima berkas dosen dan pegawai yang naik pangkat

b. Penelitian berkas (berkas diperiksa)

c. Pengetikan berkas (apabila berkas kurang di informasikan kepada yang

bersangkutan)

d. Rapat pimpinan

e. Pengetikan usul kenaikan pangkat

f. Disetujui pimpinan

g. Dikirim ke Rektor

h. Menerima SK Fungsional/Naik pangkat dari Rektor

i. Menerima SK naik pangkat pegawai

j. Foto copy SK

k. Menyerahkan SK ke PDG/bendaharawan Gaji

(32)

5. Proses absensi pegawai

a. Pengetikan daftar hadir pegawai setiap bulannya

b. Pengetikan daftar hadir dosen dan pegawai setiap upacara di Biro

c. Arsip

6. Proses usul pegawai tidak tetap

a. Menerima berkas

b. Pengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun

c. Disetujui pimpinan

d. Dikirim ke Rektor

e. Menerima SK Rektor pegawai tidak tetap

f. Arsip

7. Prosedur pembuatan gaji berkala dosen dan pegawai

a. Pengetikan gaji berkala setiap bulan

b. Disetujui pimpinan

c. Di serahkan ke PDG/bendaharawan gaji

d. Arsip

e. Rekapitulasi pegawai/absensi pegawai

f. Pengurusan Pensiun dosen/pegawai

E. Jaringan Usaha/Kegiatan

(33)

masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa

pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada

umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada

pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan

penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan

sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma

Perguruan Tinggi yaitu :

1.Penyelenggaraan Pendidikan

2. Pengadaan Penelitian dan,

3. Pengabdian kepada masyarakat

Dengan demikian, diharapakan lulusan–lulusan dari dari Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik

sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan

(34)

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan

sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai semua itu, begitu

juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya

agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah

dalam mewujudkan semua itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi,

disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang

bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah

menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,

melakukan berbagai macam penelitian–penelitian ilmiah khususnya bidang

ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta

melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada

masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,

kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus

melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan

sumber daya manusia (SDM) yang benar–benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti

perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’

mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan

(35)

G. Rencana Kegiatan.

Rencana fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai

berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil

2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. kegiatan Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil

(36)

BAB III PEMBAHASAN

A.Pengertian dan Fungsi Surat 1. Pengertian Surat

Kerjasama ke dalam maupun keluar organisasi sangatlah diperlukan dalam

rangka mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama tersebut dapat dilakukan

dengan baik diperlukan komunikasi yang baik di dalam suatu organisasi. Salah

satu media komunikasi yang sering digunakan dalam organisasi adalah surat.

Menurut Wiyasa (2003:2), surat adalah satu sarana untuk menyampaikan

pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang

lain.Menurut Purwanto (2006 :139), surat adalah bentuk komunikasi verbal yang

digunakan untuk menyampaikan komunikasi-komunikasi bisnis maupun non

bisnis kepada pihak lain. Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Departemen Pendidikan Bahasa), surat adalah alat komunikasi tertulis yang

berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan

warta atau pesan.

Dari defenisi diatas dapat ditarik garis besar mengenai surat, yaitu :

a. Surat merupakan alat atau sarana komunikasi tertulis yang dilaksanakan

dengan menggunakan sehelai kertas atau lebih.

b. Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lain atas

(37)

c. Informasi yang disampaikan didalam surat dapat berupa pemberitahuan,

pernyataan, permintaan, permohonan, ataupun laporan.

Surat dipandang mencerminkan keadaan, mentalitas jiwa dan kondisi intern dari

suatu organisasi atau kantor yang bersangkutan, oleh karena itu kegiatan

surat-menyurat hendaknya mendapat penanganan khusus sehingga tidak menimbulkan

kesan yang kurang baik bagi organisasi yang bersangkutan.

2. Fungsi Surat

Dari defenisi surat diatas dapat diketahui fungsi surat. Menurut Zubeirsyah dan

Nurhayati Lubis (2004:1), fungsi surat adalah sebagai berikut :

a. Sarana perhubungan secara tertulis

b. Tanda bukti tertulis

c. Sebagai arsip/pertinggal

d. Alat pengingat

e. Menjadi dokumentasi

f. Menjadi duta/wakil

g. Menjamin keamanan danketerangan dalam setiap aktivitas .

B.Jenis-Jenis Surat

Menurut Purwanto (2006 :142), surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa

(38)

1. Berdasarkan Jenis Pemakaiannya

a. Surat pribadi

Surat Pribadi ialah surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada

keluarga, teman, atau kenalan. Contoh surat pribadi antara lain :

1) Surat lamaran

2) Surat permohonan izin.

b. Surat dinas/resmi

Surat dinas/resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi

pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat

dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi

tersebut. Contoh surat dinas antara lain :

1) Surat keputusan

2) Surat tugas

3) Surat undangan rapat dinas

4) Surat edaran

c. Surat bisnis/niaga

Surat niaga/dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau

perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan

kepada semua pihak. Contoh surat niaga antara lain :

1) Surat permintaan penawaran

(39)

4) Surat tagihan

d. Surat sosial

Surat sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau

lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbgai kepentingan sosial bagi

masyarakat pada umumnya.

2. Berdasarkan Sifatnya

a. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia),dapat

beramplop dan tanpa amplop.

Contohnya: Surat Pemberitahuan

b. Surat konfidensial/terbatas

Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk

kalangan tertentu atau ditujukan untuk pejabat tertentu dan bukan untuk

disebar luaskan secara meluas.

Contohnya : Surat hasil keputusan wawancara kerja

c. Surat rahasia

Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh

orang/pejabattertentu dalam sebuah organisasi.

3. Berdasarkan Urgensi Penyelesaian

(40)

Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak

ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.

b. Surat segera

Surat segera adalah surat yang memerlukan penanganan secepat mumgkin atau

dilakukan dengan segera.

c. Surat kilat

Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera,

harus didahulukan dan memperoleh perlakuan khusus dari pada surat-surat

lainnya.

4. Berdasarkan Jenis Kegiatannya

a. Surat intern

Surat intern ialah surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu

kantor/instansi yang bersangkutan. Adapun contoh surat intern adalah memo

dan nota.

b. Surat ekstern

Surat ekstern ialah surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan

pihak-pihak di luar kantor/instansi yang bersangkutan.

5. Berdasarkan Wujudnya

(41)

c. Surat bersampul

d. Nota/memo

e. Telegram, telex, dan faximile

Jenis surat yang ada pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara antara lain adalah :

a. Surat dinas

b. Surat pelaksanaan tugas

c. Surat usul pengangkatan pegawai baru

d. Surat usul kenaikan pangkat

e. Surat pemberitahuan

f.Surat undangan rapat-rapat dinas

g. Surat keputusan

h. Surat instruksi

C. Bentuk-Bentuk surat

Menurut Zubeirsyah dan Nurhayati Lubis (2004: 3 ), bentuk surat ialah

tata letak bagian-bagian surat atau posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan

perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi memproses surat tersebut.

Adapun bentuk-bentuk surat adalah sebagai berikut :

1. Bentuk lurus penuh ( Full block style )

2. Bentuk lurus ( Block style )

(42)

4. Bentuk lekuk( Indented style )

5. Bentuk paragraf menggantung ( Hanging paragraph style )

6. Bentuk surat resmi pemerintah ( Official style )

a. Model lama

(43)

(1) 4-6

2-4 75/80

15/20 2x 2x (2) (3) 3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2x 2x 2x 4-6 (7) (8) (9) 2x 2x 2x , (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)

FULL BLOCK STYLE ( Bentuk Lurus Penuh )

(1) 4-6

2-4 75/80

15/20

2x 2x

(2) (3)

3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2x 2x 2-3 (7) (8) (9) 2x 2x (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)

BLOCK STYLE ( Bentuk Lurus )

50/55

[image:43.842.363.737.40.528.2]

(8) (8)

(44)

(1) 4-6

2-4 75/80

15/20

2x 2x

(2) (3)

3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2-3 (7) (9) , (10) (11) SEMI BLOCK STYLE ( Bentuk Setengah Lurus )

50/55 (8) 5 2x 2x 5 5 (1) 4-6

2-4 75/80

15/20

2x 2x

(2) (3)

3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2x 2-3 (7) (9) , (10) (11) IDENTED STYLE ( Bentuk lekuk )

[image:44.842.102.748.77.569.2]

50/55 (8) (4) 2x 4-6 5 5 5

(45)

(1) 4-6

2-4 75/80

15/20

2x 2x

(2) (3)

3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2x 2-3 (7) (9) 2x , (10) (11) (12) (13) (14)

HANGING PARAGRAPH STYLE ( Model Paragraf Menggantung )

50/55 (8) 2x 4-6 5-12 5-12 5-12 (1) 4-6 2-4

2x 2x

(2) (3)

4 x (4) 2x 3-4 2x 2-3 (7) (9) 2x 2x (10) (11) (12) (13) (14)

OFFICIAL STYLE ( Model Surat Resmi Pemerintahan Model Lama )

[image:45.842.82.401.76.569.2]

(8) 5 2x 2x 5 5 4-6 (3) , (6) 2 hentakan ^

[image:45.842.413.751.78.569.2]
(46)

Keterangan Bagian-bagian Surat Resmi Pemerintah 1) Kepala Surat (Kop Surat)

2) Nomor Surat 3) Tanggal Surat 4) Lampiran 5) Perihal

6) Alamat yang dituju 7) Pembuka kata 8) Isi surat 9) Penutup kata 10)Nama unit kerja 11)Nama jabatan 12)Nama terang

13)NIP = Nomor Induk Pegawai 14)Tembusan

Catatan : Bila surat yang bersifat rahasisa atau konfidensial, bagian surat ditambah Sifat: Rahasia atau Konfiedensial di bawah nomor surat

50/55 75/80 (1) 4-6

2-4

2x 2x

(2) (3)

6 x (4) 2x 3-4 2x (7) (9) (11) OFFICIAL STYLE ( Model Surat Resmi Pemerintahan Model Baru )

[image:46.842.89.408.82.575.2]

(8) 5 3-4 2x 5 5 3-4 (3) , (6) 5/7 2x

(47)

Bentuk surat yang sering digunakan Bagian Kepegawaian Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah bentuk Official Style (Model Surat

Resmi Indonesia Baru). Surat-surat pada Bagian Kepegawaian bersifat resmi hal

ini dikarenakan Bagian Kepegawaian merupakan bagian dari unit kerja Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus

negeri sehingga surat-surat yang diterima maupun dikeluarkan harus

menggunakan format surat yang resmi seperti Official Style.

D.Bagian-Bagian Surat

Menurut Zubeirsyah dan Nurhayati Lubis (2004:12), setiap surat dinas

yang lengkap baik surat niaga maupun surat dinas pemerintah terdiri dari

bagian-bagian atau unsur- unsur surat. Dari gabungan atau unsur–unsur surat itulah

terbentuk sebuah surat. Bagian-bagian surat itu adalah :

1. Kepala Surat

2. Tanggal surat

3. Nomor surat

4. Lampiran

5. Hal atau perihal

6. Alamat surat

7. Salam pembuka/pembuka surat

8. Kata pembuka

(48)

10.Kata penutup.

11.Penutup surat/salam penutup

12.Nama perusahaan atau organisasi

13.Nama terang

14.Nama jabatan.

15.Inisial/singkatan

16.Tembusan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi

yang menjalankan aktivitas korespondensinya dengan baik. Surat yang merupakan

alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari

bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun

bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Kop surat

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Telp. 8214545 Fax. ( 061 ) 8214545

(49)

Kop surat yang digunakan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara terdiri dari :

1) Nama organisasi

2) Alamat lengkap

3) Lambang/logo

4) Nomor telepon

b. Tanggal surat

Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Kepegawaian

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala

surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.

c. Nomor surat

Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan

Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

Nomor : 6325/H5.2. 1. 5/SDM/2009

Nomor urut surat keluar

Kode unit kerja USU

Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik

Kode unit kerja Fakultas

(50)

d. Lampiran

Kata lampiran ditulis sejajar dengan nomor surat dan berada disebelah kiri.

e. Hal

Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Kepegawaian

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata

lampiran secara vertikal

f. Alamat surat

Penggunaan alamat surat sering tidak digunakan oleh Bagian Kepegawaian

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

g. Salam Pembuka

Salam pembuka yang sering digunakan adalah “ Dengan hormat “, akan tetapi

penggunaan salam pembuka tidak digunakan pada semua surat. Pada Surat

Pernyataan Melaksanakan Tugas tidak digunakan salam pembuka.

h. Isi Surat

Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal ini

berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan terlebih dahulu

sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun

secara singkat, jelas, lengkap, benar, dan sopan.

i.Salam penutup

(51)

keluarkan Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat pada Bagian Kepegawaian

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi. Pada surat-surat

resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan

nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang, selain itu juga dituliskan

nomor induk pegawai.

j.Tanda tangan penanggung jawab surat

Surat yang dikeluarkan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu Dekan

Fakultas Ekonomi, atau Pembantu Dekan II.

k. Tembusan

Surat pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang

dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut (Rektor, Dekan, Pegawai)

E.Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Prosedur Penanganan Surat masuk

Menurut Wiyasa (2003 : 55), surat masuk merupakan sarana komunikasi

tertulis yang diterima dari instansi lain, dari divisi dalam perusahaan atau dari

perorangan baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima

dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman

(52)

kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda atau kartu kendali. Pada

dasarnya penanganan surat masuk dibagi menjadi 5 langkah, yaitu :

a. Penerimaan surat

b. Penyortiran surat

c. Pembukuan surat

d. Pencatatan surat

e. Pengarahan surat masuk

Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

penanganan surat masuk merupakan hal yang penting untuk kelancaran aktivitas

korespondensi pada bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian merupakan sub

unit dari bagian tata usaha dan berada dibawah unit kerja Pembantu Dekan

II.Prosedur penanganan surat masuk pada bagian kepegawaian terdiri dari

beberapa tahap, yaitu :

a. Surat diterima di Sekretariat Dekan

b. Sekretaris akan membaca surat yang diterima

c. Kemudian surat di tulis ke buku agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat

masuk atau keluar)

d. Sekretaris membuat lembar disposisi, lalu diajukan kepada dekan

e. Setelah itu Dekan akan mengisi lembar disposisi tersebut

f. Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali pada Sekretaris

g. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.

(53)

1) Mohon pertimbangan

2) Mohon pendapat

3) Mohon keputusan

4) Mohon petunjuk

5) Mohon saran

6) Bicarakaan

7) Teliti/ikuti perkembangan

8) Untuk perhatian

9) Siapkan laporan

10) Untuk diproses

11) Selesaikan sesuai pembicaraan

12) Edarkan

13) TIK/gandakan

14) File

15) Siapkan konsep

h. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan membuat kartu kendali sesuai dengan

lembar disposisi. Surat beserta lembar disposisi dan kartu kendali diserahkan

kepada pejabat yang dituju., yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar

disposisi.

i. Jika diperuntukkan kepada Pembantu Dekan II, surat tersebut diterima oleh

pegawai pada Bagian Kepegawaian. Pihak yang menerima surat tersebut

(54)

menandatangani bukti pengambilan surat pada buku ekspedisi Sekretaris

Dekan.

j. Surat yang telah diterima pegawai akan disampaikan kepada Pembantu Dekan.

k. Jika pada lembar disposisi diberi kode 14 (File) maka surat dicatat ke dalam

buku agenda. Pencatatannya terdiri dari : nomor urut surat pada buku agenda,

nomor surat, dari , hal dan tanggal surat ke dalam buku besar

l. Diarsipkan .

Beberapa contoh surat masuk di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara adalah :

1) Pengirim : Pembantu Rektor II

Nomor Surat : 16170/H.5. R2 /SK/SDM/2009

Hal : Pengangkatan Pertama dalam Jabatan Fungsional Dosen

Perguruan Tinggi a/n. Syahrurahman

2) Pengirim : Rektor

Nomor Surat : 41/H5. 1.R/SK/Keu/2009

Hal : SK. Rektor USU Pengangkatan PUMC a/n. Supario

3) Pengirim : Pembantu Rektor IV

(55)

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar

Menurut Wiyasa (2003 : 64), surat keluar (out going mail) adalah surat

yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani

oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, lembaga

untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Tujuan

penanganan surat keluar adalah agar kecepatan dalam penyampaian surat kepada

yang dituju tercapai.

Rincian surat keluar secara keseluruhan terdiri dari :

a.Pembuatan konsep

b.Pengetikan/koreksi

c.Penandatanganan

d.Penggandaan

e.Penomoran

f.Penyampulan

g.Pengiriman

Prosedur penanganan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditangani secara cermat dan tepat. Proses

penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian antara lain :

a. Pegawai Bagian Kepegawaian mengkonsep surat yang akan dikirim, setelah

selesai di konsep surat akan diketik, untuk kemudian di revisi.

b. Surat yang telah selesai direvisi akan diajukan kepada Pembantu Dekan II, Jika

(56)

berwenang (Dekan dan Pembantu Dekan II). Setelah ditandatangani

selanjutnya adalah pengambilan nomor surat keluar dan pembubuhan tanda

stempel pada Sekretariat Dekan.

c. Surat yang telah diberi nomor tersebut akan digandakan sesuai dengan jumlah

penerima.

d. Setelah di gandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat ke

buku ekspedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa penerima surat sudah

menerima surat.

e. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah mencatat surat

keluar ke buku besar dan mengarsipkan surat keluar.

Beberapa contoh surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara adalah :

1) Nomor Surat : - (tidak ditulis di buku besar)

Hal : Ketersediaan Mengawas Ujian

Kepada : Dosen dan Pegawai

2) Kepada : Sdr. Rektor

Nomor Surat : 1063/H5. 2. 1. 5/SDM/2009

(57)

F. Kendala-Kendala Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian

Penangan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara umum sudah sesuai

prosedur, Akan tetapi masih terdapat berbagai kendala dalam penganan surat-surat

tersebut. Adapun kendala-kendalan tersebut adalah :

1. Kurangnya tenaga kerja yang terampil dan rendahnya kerjasama antara

para pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara dalam mengelola surat masuk dan surat keluar

2. Pegawai sering lupa menuliskan nomor surat dan tanggal surat ke dalam

buku besar

3. Terbatasnya pemahaman pegawai mengenai prosedur penanganan surat

masuk dan surat keluar

4. Hanya ada satu pegawai yang bertugas membuat konsep surat keluar

5. Fasilitas yang tersedia dalam keadaan kurang baik

6. Tidak ada fasilitas mesin pengganda (fotocopy)

G.Analisis dan Evaluasi

Setelah menguraikan penanganan surat masuk dan surat keluar baik secara

teori maupun secara praktek di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara pada bab terdahulu, maka langkah selanjutnya penulis

(58)

Keluar Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

sesuai dengan judul tugas akhir.

Dalam kegiatannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak

terlepas dari proses surat-menyurat sebagai salah satu kegiatan organisasi,

walaupun Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menggunakan

sarana dan prasarana komunikasi yang canggih dan modern seperti telepon dan

faximile, namun surat menyurat sangat mendukung kegiatan pada Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kegiatan surat menyurat pada Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja,

termasuk Bagian Kepegawaian. Penanganan surat masuk dan surat keluar pada

Bagian Kepegawaian sejauh ini berjalan cukup baik. Hanya saja terkadang

muncul berbagai kendala dalam penanganan surat–surat tersebut.

Kendala–kendala yang muncul tidak hanya sebatas kurangnya sarana dan

prasarana yang dibutuhkan untuk pengelolaan surat masuk dan keluar namun juga

disebabkan oleh terbatasnya pemahaman pegawai mengenai bagaimana

menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan

efisien. Salah satu Prosedur penanganan surat keluar yang tidak efektif dan efisien

pada Bsagian Kepegawaian adalah pada saat pegawai mengkonsep surat keluar

yang akan dikirim. Konsep surat yang dibuat langsung diketik tanpa diajukan

terlebih dahulu kepada Pembantu Dekan II. Selain itu pegawai kurang taliti

terhadap isi dan konsep surat sehingga selalu terjadi kesalahan setelah surat

(59)

Kendala lain dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian

Kepegawaian adalah fasilitas yang kurang baik seperti komputer yang bervirus

menyebabkan seringnya kehilangan data, dan printer yang seharusnya

mendapatkan perbaikan karena cetakan tulisan yang kurang baik dan suaranya

yang bising dapat mengganggu konsentrasi pegawai dalam bekerja. Selain itu,

tidak adanya mesin pengganda yang sangat dibutuhkan pegawai untuk

menggandakan surat/berkas penting yang bersifat segera.

Berdasarkan analisa diatas dapat dievaluasi bahwa penanganan surat

masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara secara umum sudah sesuai prosedur, akan tetapi masih diperlukan

perbaikan-perbaikan di segala hal seperti peningkatan kerjasama yang baik antara

para pegawai, meningkatkan pemahaman pegawai yang ada di Bagian

Kepegawaian mengenai bagaimana menjalankan prosedur penanganan surat

masuk dan surat keluar dan diperlukan perbaikan fasilitas-fasilitas yang ada

(60)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

Berdasarkan pada uraian-uraian bab sebelumnya maka dapat ditarik beberapa

kesimpulan yaitu :

1. Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

merupakan sub unit kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

yang melaksanakan aktivitas korespondensi.

2. Keseluruhan surat-surat masuk pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara diproses terlebih dahulu di Sekretariat Dekan

sebelum didistribusikan, sedangkan surat keluar dapat ditangani secara

langsung akan tetapi pengambilan nomor surat keluar harus tetap melaui

Sekretariat Dekan.

3. Prosedur Penanganan Surat Masuk pada Bagian Kepegawaian Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat melalui

Sekretariat Dekan, penandatanganan bukti pengambilan surat pada buku

ekspedisi sekretaris Dekan, penyampaian surat Kepada Pembantu Dekan II,

pencatatan surat ke buku besar, selanjutnya adalah pengarsipan.

4. Prosedur Penanganan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat, pengetikan

(61)

5. Kendala-kendala dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada

Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

adalah kurangnya tenaga kerja yang trampil dan rendahnya kerjasama

antara para pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara dalam mengelola surat masuk dan surat

keluar, pegawai lupa menuliskan nomor surat dan tanggal surat ke dalam

buku besar, terbatasnya pemahaman pegawai yang ada di Bagian

Kepegawaian mengenai bagaimana menjalankan prosedur penanganan

surat masuk dan surat keluar.

B.Saran

1. Sebaiknya Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

dapat mempertahankan Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Keluar yang

sudah cukup baik.

2. Diharapkan agar para pegawai di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara tidak lupa menuliskan nomor surat keluar di buku

besar.

3. Para pegawai di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara dapat meningkatkan ketrampilan yang telah dimiliki dengan cara

mengikuti seminar-seminar yang berkaitan dengan Prosedur Penanganan Surat

Masuk dan Surat Keluar.

Diusahakan agar ada perbaikan fasilitas seperti komputer dan printer serta adanya

(62)

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga

Rudi, May. 2005. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat Internasional. Cetakan 1. Bandung.Aditama

Wiyasa, Thomas. 2005. Tugas Sekretaris. Cetakan 1. Jakarta: Pradnya Paramita

Gambar

Tabel 1.1 Jadwal Survei dan penulisan Laporan Tugas Akhir KEGIATAN
Gambar 3.1 Gambar 3.2
Gambar 3.3 Gambar 3.4
Gambar 3. 5
+2

Referensi

Dokumen terkait

Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. penanganan surat masuk merupakan hal

dan surat keluar pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas. Sumatera Utara telah mencapai

PENINGKATAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA..

Henny Olivia: Penanganan surat masuk dan surat keluar,2005 USU e-Repository © 2008... Henny Olivia: Penanganan surat masuk dan surat keluar,2005 USU e-Repository

Nurhasanah Pohan: Sistem Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Badan Investasi dan Promosi Provinsi..., 2005... Nurhasanah Pohan: Sistem Penanganan Surat Masuk dan Surat

PENANGANAN KEARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA POLITEKNIK DARUSSALAM PALEMBANG..

PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHAi. DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA

Hasil penelitian menunjukkan bahwa penanganan surat masuk dan surat keluar sudah dapat dikatakan baik sesuai dengan prosedur dan adapun kendala dalam penanganan surat masuk