TUGAS AKHIR
PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA
DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN
Oleh: YOSI JELITA
122103057
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
i
KATA PENGANTAR
BISMILLAHIRRAHMAANIRRAHIIM
Asslamu’alaikum Wr. Wb
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Swt atas limpahan rahmat
hidayah dan karunia-Nya, yang telah memberikan hikmah kesempatan, kesehatan
serta hikmah pemikiran dalam menyerap ilmu pengetahuan. Salawat dan salam
juga semoga selalu tercurah kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW
beserta keluarga, sahabat dan para pengikutnya.
Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul
‘’PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA DINAS SOSIAL DAN
TENAGA KERJA KOTA MEDAN’’, yang merupakan salah satu syarat untuk
menyelesaikan pendidikan pada program studi Diploma III Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelasaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak
mendapatkan bimbingan, bantuan, arahan, serta dorongan dari brbagai pihak.
Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, pada kesempatan ini penulis
ii
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D, selaku Plt Rektor Universitas
Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, selaku Dekan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Pembantu
Dekan I Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Sumatera Utara.
4. Bapak Ami Dilham, SE, M.Si selaku Pembantu Dekan III Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.
5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Sumatera Utara.
6. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si, selaku
Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si, Selaku Dosen Pembimbing yang
telah bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk
membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas
Akhir ini.
8. Bapak S. Armansyah Lubis, SH, selaku Kepala Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan.
9. Bapak Drs. Alexander, M.AP, selaku Sekretaris Dinas Sosial dan
iii
10. Seluruh Staf Tata Usaha serta Pegawai Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja Kota Medan lainnya yang telah membantu dan
mengarahkan penulis selama proses Kegiatan Praktik Kerja
Lapangan berlangsung.
11. Bapak dan Ibu Dosen Pengajar serta seluruh Pegawai Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
12. Secara khusus dan teristimewa kepada Kedua Orangtua tercinta,
Ayahanda Sujeli A.Md, dan Ibunda Rosmiati Bangun S.Pd. yang
telah mengasuh, mengasihi, membimbing, memberikan dukungan
dan kasih sayang serta do’a yang tulus untuk kebaikan
anak-anaknya. Terimakasih untuk segala pengorbanan yang tidak
ternilai. Semoga Allah Swt membalas semua kebaikan kalian.
Amin ya Robbal’alamin.
13. Saudara kandung Penulis, abang tercinta Rolly Hadinata, kakak
tercinta Utari Sulistya, dan adik tercinta Ade Melinda, yang selalu
mensuport dan membahagiakan penulis.
14. Untuk teman magang Penulis Azlina, Mazaya Achalili dan Cindy
Febrina Sihombing, terimakasih atas kerjasama yang baik kepada
kalian selama proses Kegiatan Praktik Kerja Lapangan.
15. Teman seperjuangan stambuk 2012 yang tak bisa penulis
sebutkan satu persatu, terima kasih buat kalian semua.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan
dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang di miliki
v DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR IS ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Jadwal Kegiatan ... 5
F. Sistematika Penelitian ... 6
BAB 1I PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 8
A. Sejarah ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan ... 8
B. Struktur Organisasi ... 11
C. Job Description ... 14
D. Kinerja Usaha Terkini ... 21
E. Rencana Kegiatan ... 22
BAB 1II PEMBAHASAN ... 24
A. Sekretaris dan Surat Menyurat ... 24
1. Pengertian Surat dan Sekretaris ... ... 25
2. Bahasa Surat ... 27
3. Kegiatan Surat Menyurat ... 29
B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 35
1. Pengelolaan Surat Masuk ... 35
2. Pengelolaan Surat Keluar ... 40
C. Syarat-syarat Surat yang Baik ... 42
D. Fungsi dan Aneka Surat ... ... 43
E. Jenis-Jenis Surat ... 45
F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 46
1. Penanganan Surat . ... 46
2. Penanganan Surat Keluar ... 47
G. Bentuk-bentuk Surat ... 49
vi
I. Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar . 52
1. Prosedur Mengarsip ... 52
2. Proses Mengarsipkan Surat ... 54
3. Sistem Penataan Arsip ... 55
4. Penyimpanan Arsip ... 57
J. Analisis dan Evaluasi ... ... 59
BAB 1V KESIMPULAN DAN SARAN ... 61
A. Kesimpulan ... 61
B. Saran ... 62
vii
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
viii
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan ... 13 Gambar 3.1 Proses Surat menyurat Dinas Sosial dan
