PENANGANAN KEARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA POLITEKNIK DARUSSALAM PALEMBANG
LAPORAN AKHIR
Disusun untuk memenuhi syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III Pada Jurusan Administrasi Bisnis Program Studi Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Sriwijaya
Oleh:
Dina Octaria 061330600487
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
Motto
“Ketahuilah, bahwa sesungguhnya kehidupan dunia ini hanyalah permainan dan suatu yang melalaikan, perhiasan dan bermegah-megah antara kamu serta berbangga-banggaan tentang banyaknya harta dan anak, seperti hujan yang tanam-tanamannya mengagumkan para petani; kemudian tanaman itu menjadi kering dan kamu lihat warnanya kuning kemudian menjadi hancur. Dan di akhirat (nanti) ada azab yang keras dan ampunan dari Allah serta keridhaan-Nya. Dan kehidupan dunia ini tidak lain hanyalah kesenangan yang menipu”. (Q.S. Al-Hadiid:20)
“Hai orang-orang mukmin, jika kamu menolong agama Allah, niscaya Allah akan menolongmu dan meninggikan kedudukanmu“ (Q.S. Muhammad:7)
“Menuntut Ilmu bukanlah segala-galanya”
“Namun segala-galanya berasal dari menuntut ilmu” (Penulis)
“Karena menuntut ilmu wajib bagi setiap muslim” (H.R. Bukhari & Muslim)
Kami Persembahkan untuk:
Kedua orang tua kami tercinta Saudara kami tersayang
Sahabat dan teman seperjuangan Almamater yang kami banggakan Para penerus perjuangan yang
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT, karena
dengan pertolongnya baik itu hidayah dan rahmatnya penulis dapat menyelesaikan
Laporan ini, dan tak lupa shalawat dan salam penulis panjatkan kepada junjungan
kita Nabi Muhammad SAW, yang telah membawa kita kepada Zaman yang terang
benderang.
Laporan Akhir ini penulis ajukan selain untuk memenuhi salah satu syarat
dalam menyelesaikan studi pada Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri
Sriwijaya, juga untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem yang diterapkan
pada kantor ini belum berjalan dengan baik sehingga menghambat informasi yang
dibutuhkan karyawan.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa salam penulisan laporan ini masih
terdapat kekurangan, hal ini dikarenakan keterbatasan pengetahuan yang dimiliki
oleh penulis. Oleh karena itu segala kritik dan saran dari pembaca yang bersifat
membangun sangat diharapkan demi kesempurnaan laporan ini. Semoga laporan
ini ini bermanfaat bagi pembaca terutama bagi mahasiswa/I jurusan Administrasi
Bisnis.
Kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungannya,
penulis sangat berterima kasih dan semoga diberkati Allah SWT. Akhir kata,
semoga laporan akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Palembang, Juli 20116
UCAPAN TERIMA KASIH
Syukur Alhamdulilah, akhirnya penulis menyelesaikan Laporan Akhir
yang berjudul “Penanganan Kearsipan surat masuk dan surat keluar pada
Politeknik Darussalam Palembang"yang dibuat sebagai syarat untuk memperoleh
gelar Ahli Madya pada Politeknik Negeri Sriwijaya. Lamanya pengerjaan Laporan
Akhir ini yaitu selama lima bulan, menjadikan pengalaman tersendiri yang
berharga bagi penulis. Dalam penyusunan Laporan Akhir ini , penulis banyak
mendapat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak berupa bimibingan, saran,
petunjuk, maupun materi. Maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr.Ing.Ahmad Taqwa, M.T., selaku direktur Politeknik Negeri
Sriwjaya Palembang.
2. Bapak A.Jalaludin Sayuti,S.E.MhumRES. selaku Ketua Jurusan
Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang.
3. Bapak Divianto,S.E.,M.M. selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang.
4. Ibu Rini,S.E.,MAB. selaku Dosen Pembimbing I atas segala kesabaranya
serta kesedianya dalam memberikan masukan, saran dan kritik dalam
penyelesaian Laporan Akhir ini.
5. Ibu Hanifati Intan,S.E., M.M. selaku dosen Pembimbing II yang telah
membantu dan membimbing dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini.
6. Bapak dan Ibu dosen Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri
Sriwijaya yang telah mendidik, membimbing dan mengarahkan penulis
selama kurang lebih tiga tahun.
7. Seluruh Staf Jurusan Administrasi Bisnis.
8. Ibu Sri Porwani, S.E.,M.Si selaku direktur Politeknik Darussalam
Palembang.
9. Mbak Desi Rovita, Selaku Adminitrasi Politeknik Darusssalam Palembang
yang memberikan dan berharga dan menyediakan dan data yang
10.Keluargaku, Bapak,Ibu kakak,adek yang tersayang yang telah
memberikan semangat,dorongan, serta kasih sayang yang tidak dapat
penulis balas sampai kapanpun.
11.Seluruh teman seperjuangan Jurusan Administrasi Bisnis terkhusus kelas
6NB
12.Untuk Almamaterku POLSRI.
Sekian kiranya ucapan terima kasih ini penulis sampaikan kepad
orang-orang yang terjasa dalam membantu terselesaikan penulisan
Laporan Akhir ini. Apabila ada keritik maupun saran yang bersifat
membangun sangat penulis harapkan,
Palembang, Juli 2016
Penulis
ABTRACT
Laporan Akhir ini berjudul “Penanganan Kearsipan surat masuk dan surat keluar
pada Politeknik Darussalam Palembang” yang berlokasi di Jl. Basuki Rahmat.
Bertujuan untuk menjelaskan Penanganan kearsipan surat masuk dan surat keluar
pada Politeknik Darussalam Palembang. Untuk mewujudkan tujuan penulis
mengunakan Metode Kualitatif dan Metode Kuantitatif. Data dianalisis
mengunakan mengenai isu-isu di atas dikumpulkan melalui observasi dan
wawancara. Setelah data dikumpulkan dan dianalisis, ditemukan keluar
perusahaan Tujuan dari tugas yang hanya digunakan sistem pengarsipan subjek.
Hal ini menyebabkan karyawan mendapat kesulitan dan mengambil banyak waktu
untuk menemukan arsip yang mereka butuhkan. waktu 5 sampai 18 menit, bahwa
perusahaan tidak memiliki bentuk pinjaman dalam memberikan arsip dan sistem
ini tidak didukung oleh alat arsip. Penulis menyarankan bahwa perusahaan
menggunakan kombinasi dari sistem subjek pengajuan dan sistem pengarsipan
kronologis setelah perusahaan yang perlu daftar klasifikasi yang dibuat pada
setiap unit kerja sehingga akan membuat temuan arsip lebih mudah.perusahaan
harus menggunakan bentuk pinjaman dalam memberikan keluar arsip dan untuk
menyediakan sistem pengarsipan beberapa alat seperti kartu indeks, filing cabinet,
dan map ordner
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
MOTO DAN PERSEMBAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
UCAPAN TERIMA KASIH ... vi
ABSTRACT ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Ruang Lingkup dan Pembahasan ……….………. 3
1.4 Tujuan dan Manfaat ………...……….. 4
1.4.1 Tujuan ... 4
1.4.2 Manfaat ... 4
1.5 Metodelogi Penelitian ... 4
1.5.1 Ruang Lingkup Penelitian ... 4
1.5.2 Jenis dan Sumber Data ... 5
1.5.3 Metode Pengumpulan Data ... 6
1.5.4 Analisa Data ... 7
2.2 Tujuan, Fungsi dan Peranan Kearsipan ... 9
2.3 Prosedur Penanganan Surat masuk dan Surat keluar ... 13
2.3.1 Penanganan Surat Masuk ... 13
2.3.2 Penanganan Surat Keluar ... 15
2.4 Perlengkapan Penyimpanan Arsip ... 18
2.5 Waktu Penemuan Arsip ... 21
2.6 Syarat- syarat Petugas Kearsipan ... 23
2.7 Sistem Penataan Arsip (Filing Cabinet) ... 24
2.8 Prosedur Penyimpanan Arsip ... 26
BAB III KEADAAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 29
3.2 Visi, Misi, dan Moto Perusahaan ... 31
3.3 Struktur Organisasi... 32
3.3.1 Pembagian Tugas dan Wewenang ... 37
3.4.1 Sistem Penyimpanan Arsip yang digunakan Politeknik Darusssalam Palembang ... 46
3.4.2 Penemuan Kembali Arsip ... 48
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Sistem Penyimpanan Arsip ... 55
4.2 Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip ... 66
5.2 Saran ... 71
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Foldet atau map ... 18
Gambar 2.2 Filing Cabinet ... 19
Gambar 2.3 Map Ordner ... 19
Gambar 2.4 Guide ... 20
Gambar 2.5 Lemari Arsip ... 20
Gambar 2.6 Kartu Indeks ... 21
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Politeknik Darussalam Palembang ... 35
Gambar 3.2 Map Ordner ... 51
Gambar 3.3 Filing Cabinet ... 52
Gambar 3.4 Lemari Arsip ... 53
Gambar 4.1 Mengindeks ... 60
Gambar 4.2 Mengkode ... 61
Gambar 4.3 Penyortiran Sistem Subjek ... 62
Gambar 4.4 Filing Cabinet ... 63
Gambar 4.5 Map Ordner ... 64
Gambar 4.6 Kartu Indeks ... 65
Gambar 4.7 Guide ... 67
Gambar 4.4 Kartu indeks ... 68
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Agenda Surat Masuk ... 47
Tabel 3.2 Agenda Surat Keluar ... 48
Tabel 3.3 Waktu Penemuan dibutuhkan dalam penemuan arsip pada Politeknik Darussalam Palembang ... 49
Tabel 3.4 Jumlah Surat Masuk dan Surat Keluar pada Politeknik Darussalam Palembang ... 50
Tabel 4.1 Ratio Kecermatan ... 56
Tabel 4.2 Daftar Klasifikasi Berkode ... 58
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Tanda Persetujuan Laporan Akhir
Lampiran 2 Rekomendasi Ujian Laporan Akhir
Lampiran 3 Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I
Lampiran 4 Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II
Lampiran 5 Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I
Lampiran 6 Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II
Lampiran 7 Kartu Kunjungan Mahasiswa
Lampiran 8 Surat Pengantar Pengambilan Data
Lampiran 9 Surat Izin Pengambilan Data
Lampiran 10 Surat Persetujuan Pengambilan Data
