PROSES PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DEPARTEMEN SARANA DAN UMUM PT PUPUK SRIWIDJAJA
PALEMBANG
LAPORAN AKHIR
Dibuat Untuk Memenuhi Persyaratan Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Sriwijaya
Oleh: DEMOKRASI 0611 3060 0508
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
“Anak cowok harus mempunyai tekat dan keberanian untuk mencoba sesuatu hal yang baik bagi dirinya dan orang lain”
(Maulana Lubay S.H.)
“Segala sesuatu jika kita melakukan dengan usaha dan berdoa akan membuahkan hasil yang baik dan bermanfaat untuk kita”
(Penulis)
“Jika sesuatu ditakdirkan untukmu, sampai kapanpun tidak akan pernah menjadi milik orang lain ”
(Penulis)
PERSEMBAHAN:
Ayahanda dan Ibunda Tersayang Kakakku Alm. Revolusi
Maulana Lubay Family’s
Triaditia Anggraeni
Teman-teman seperjuanganku kelas 6 NC
Teman-teman HMMP Borang Squad
Kata Pengantar
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadiran Allah SWT karena Laporan Akhir yang berjudul “Proses Penanganan surat masuk dan surat keluar pada Departemen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja Palembang” dapat penulis selesaikan berkat rahmat dan nikmat yang telah diberikan-Nya.
Penulisan laporan akhir ini dapat diselesaikan berkat berbagai dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat dan dapat digunakan dengan sebaik-baiknya. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan akhir ini, oleh karena itu kritik dan saran akan penulis terima dengan senang hati demi pembelajaran di masa yang akan datang.
Palembang, Juni 2014
UCAPAN TERIMA KASIH
Alhamdulillahirobbil’alamin, penulis panjatkan puji dan syukur atas kehadiran Allah SWT, karna atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Akhir ini tepat pada waktunya.
Adapun terwujudnya Laporan ini adalah berkat bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak yang tak ternilai harganya. Untuk itu penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Bapak R.D. Kusumanto, S.T., M.M. selaku Direktur Politeknik Negeri Sriwijaya.
2. Bapak Hendra Sastrawinata, S.E., M.M. selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.
3. Bapak Heri Setiawan, S.E., M.M. selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya
4. Bapak Markoni Badri, S.E., M.B.A. selaku dosen Pembimbing I yang telah memberikan saran, petunjuk, dan bimbingannya dalam penulisan laporan akhir ini.
5. Ibu Gst Ayu Oka Windarti, S.E., M.M. selaku dosen Pembimbing II yang telah memberikan bimbingannya, saran, dan petunjuk dalam menyelesaikan laporan akhir ini.
6. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya yang telah memberikan ilmu yang sangat berguna bagi penulis. 7. Kedua orang tua saya yang tercinta, yang telah senantiasa memberikan
dukungan baik moril ataupun materil dan selalu mendoakan saya sehingga dapat menyelesaikan laporan akhir ini.
8. Bapak dan Ibu Karyawan pada Departemn Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja Palembang yang telah memberikan petunjuk dan waktu dalam melakukan Pengambilan data ataupun Wawancara.
10.Teman-teman seperjuangan ku di bangku kuliah HMMP terima kasih atas memberikan semangat dan membantu dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini.
11.Kepada Tri Aditia Anggraeni yang tak henti-hentinya memberikan semangat dalam menyelesaikan laporan akhir ini.
12.Teman Seperjuangan Borang Squad Datok, Kurnia, Iyos, Pepew, Bewok, Niku, Kuku, Raka, Acup, Yosep, Aldi atas memberikan semangat dalam penyelesaian Laporan Akhir ini.
13.Safariansyah Big Fams Ajik, Rendi, Agus, Adil, Reki, Tamik, Ismi, Puput Atas memberikan semangat dalam proses penyelesaian Alporan Akhir ini. 14.Seluruh pihak yang mendukung dan membantu penulis dalam
penyelesaian laporan akhir ini.
Semoga dukungan dan bantuan dari semua pihak akan mendapatkan ridho dari Allah SWT. Penulis berharap semogra Laporan Akhir ini dapat bermanfaat dan digunakan sebaik-baiknya.
Palembang, Juni 2014
ABSTRAK
Kata Pengantar
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadiran Allah SWT karena Laporan Akhir yang berjudul “Proses Penanganan surat masuk dan surat keluar pada Departemen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja Palembang” dapat penulis selesaikan berkat rahmat dan nikmat yang telah diberikan-Nya.
Penulisan laporan akhir ini dapat diselesaikan berkat berbagai dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat dan dapat digunakan dengan sebaik-baiknya. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan akhir ini, oleh karena itu kritik dan saran akan penulis terima dengan senang hati demi pembelajaran di masa yang akan datang.
Palembang, Juni 2014
DAFTAR ISI
Halaman
COVER LAPORAN AKHIR ... i
HALAMAN JUDUL ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN PENGESAHAN ... iii
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... iv
KATA PENGANTAR ... v
UCAPAN TERIMA KASIH ... vi
ABSTRAK ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Ruang Lingkup Pembahasan ... 3
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
1.4.1 Tujuan Penelitian ... 3
1.4.2 Manfaat Penelitian ... 4
1.5 Metodologi Penelitian ... 4
1.5.1 Metode Pengumpulan Data ... 4
1.5.2 Jenis-jenis Data ... 5
1.5.3 Analisis Data ... 6
1.6 Sistematika Penulisan ... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Surat ... 9
2.2 Fungsi Surat ... 9
2.3 Jenis-jenis ... 10
2.4 Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 12
2.4.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 12
2.4.2 Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 18
2.5 Faktor Penunjang ... 20
BAB III KEADAAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah PT Pupuk Sriwidjaja Palembang ... 21
3.1.1 Latar Belakang Pendirian PT Pupuk Sriwidjaja Palembang ... 22
3.1.2 Sejarah Nama Perusahaan PT Pusri Sriwidjaja Palembang ... 23
3.1.3 Bentuk dan Kepemilikan Perusahaan PT Pusri Sriwidjaja Palembang ... 24
3.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 26 3.3 Struktur Organisai Departemen Sarana dan Umum
PT Pupuk Sriwidjaja Palembang ... 27 3.4 Proses Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
Departemen Sarana dan Umum ... 29
BAB IV ANALISIS DATA
4.1 Proses dan Hambatan Dalam Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Departemen Sarana dan Umum PT Pupuk
Sriwidjaja Palembang ... 30 4.1.1 Proses dan Hambatan Penanganan Surat Masuk ... 30 4.1.2 Proses dan Hambatan Penanganan Surat Keluar ... 33 4.2 Usaha-usaha Mengatasi Hambatan Dalam Proses
Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Departmen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja Palembang ... 35 4.2.1 Usaha Mengatasi Hambatan dalam Penanganan
Surat Masuk ... 36 4.2.2 Usaha Mengatasi Hambatan dalam Penanganan
Surat Keluar ... 39
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ... 42 5.2 Saran ... 43
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Contoh Buku Agenda ... 14 Tabel 4.1 Buku Agenda Surat Masuk Departemen Sarana dan Umum
PT Pupuk Sriwidjaja... 31 Tabel 4.2 Buku Agenda Surat Keluar Departemen Sarana dan Umum
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kartu Kendali ... 14 Gambar 2.2 Lembar Disposisi... 16 Gambar 2.3 Slip Pengedaran ... 17 Gambar 3.1 Struktur Departemen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja
DAFTAR LAMPIRAN
Surat Permohonan Pengantar Pengambilan Data Surat Izin Pengambilan Data
Lembar Kesepakatan Pembimbing 1 (Satu) Lembar Kesepakatan Pembimbing 2 (Dua)
Lembar Konsultasi Bimbingan Pembimbing 1 (Satu) Lembar Konsultasi Bimbingan Pembimbing 2 (Dua) Lembar Kunjungan Perusahaan
