TUGAS AKHIR
FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI DAN INFORMASI
FORMAL PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
YONI SURYATI
082103093
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : YONI SURYATI
NIM : 082103093
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT
KOMUNIKASI DAN INFORMASI FORMAL
PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Tanggal: ………….… 2011 Ketua Program Studi D-III
Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal: ...2011 D e k a n
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc)
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : YONI SURYATI
NIM : 082103093
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT
KOMUNIKASI DAN INFORMASI FORMAL
PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Medan, Juni 2011
Menyetujui,
Dosen Pembimbing
(Dr. Lucy Anna, MS )
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang di tangan-Nya
terletak kendali dan digenggaman-Nya terletak segala kemudahan dalam
menjalankan setiap hal. Hanya berkat rahmat dan ridho-Nya lah Penulis akhirnya
dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat beriring salam juga Penulis
hadiahkan kepada junjungan nabi besar Muhammad SAW.
Dengan segala kerendahan hati dan ketulusan jiwa Penulis menyadari masih
banyak kekurangan didalam penulisan Tugas Akhir ini, hal ini dikarenakan
kurangnya pengalaman dan keterbatasan kemampuan Penulis. Untuk itu Penulis
memohon maaf atas segala kekurangan yang ada didalam penulisan Tugas Akhir
ini. Kritik dan saran yang bersifat membangun juga sangat diharapkan Penulis
guna kesempurnaan Penulis dimasa yang akan datang.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini banyak hal yang telah dikorbankan dan
banyak sekali bantuan, dukungan dan doa yang Penulis dapatkan, untuk itu
Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Lucy Anna, MS selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
4. Ibu Esa Setiana, SE, MSi dan ibu Yunita Indriani SE, selaku Sekretaris
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Kedua orang Tua, Ayahanda tersayang : Sunaryo dan Ibunda tercinta :
Suparni yang telah membesarkan dan memberi kasih sayang berlimpah dan
untuk saudara tersayang Rosmawati, Ismail Nugroho, Suryo Sudrajatterima
kasih untuk seluruh dukungan yang tiada henti.
6. Buat seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan yang telah menemaniku
selama 3 tahun ini.
Akhirnya Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini
masih jauh dari sempurna, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan
saran yang membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca khususnya Penulis.
Medan, Juni 2011
Penulis
( Yoni Suryati )
DAFTAR ISI
F. Sistematika Penulisan... 8
BAB II PROFIL INSTANSI ... 10
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 10
B. Struktur Organisasi ... 13
C. Job Description ... 17
D. Jaringan Usaha Terkini ... 25
E. Kinerja Usaha Terkini ... 26
F. Rencana Kegiatan ... 27
BAB III PEMBAHASAN... 28
A. Pengertian Surat……… ... 28
B. Fungsi Surat ... 29
C. Jenis Surat ... ……….. 29
D. Bentuk Surat ... 30
E. Bagian Surat………... ... 30
F. Jenis-jenis Komunikasi dan Proses Komunikasi ... 34
G. Penanganan Surat Masuk dan Surat keluar ... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 56
A. Kesimpulan ... 56
B. Saran ... 57
DAFTAR TABEL
No. Halaman
1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 7 2. Tabel 2.1 Rincian Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU ……… . 19
DAFTAR GAMBAR
No. Halaman
1. Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 14 2. Gambar 3.1 Departemen Pendidikan Nasional Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi ... 40 3. Gambar 3.2 Departemen Pendidikan Nasional Universitas Sumatera Utara
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di Era Globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam
bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap
seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi
komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian
informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran
kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah,
khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.
Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan
maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu
melalui surat.
Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat menyurat
merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan
organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi
didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai
alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.
Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi
canggih seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan
jaringan informasi global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan
dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat
dan sewaktu- waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.
Perkembangan surat menyurat dewasa ini sangat pesat sekali terutama
dalam berkomunikasi. Hal ini terjadi karena semakin disadari pentingnya surat
sebagai alat komunikasi pada kegiatan yang dilakukan, baik pada kantor instansi
pemerintah maupun swasta. Kegiatan tidak akan berjalan dan berkembang
dengan baik, tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesama atau
dengan pihak lain.
Mengingat pentingnya peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan
penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat
dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan.
Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi
maupun perusahaan.
Untuk itu diperlukan seorang sekretaris kantor yang dapat menangani
surat-surat. Sekretaris harus mahir, teliti, dan cekatan dalam menangani surat.
Penyimpanan surat harus menggunakan sistem yang benar agar suatu saat bila
diperlukan dapat dicari dengan mudah.
Fungsi utama surat ada 7 (tujuh), yaitu:
1. Sebagai alat komunikasi tulis
2. Sebagai tanda bukti tertulis
3. Sebagai alat pengingat
4. Sebagai pedoman untuk bertindak
6. Sebagai duta/wakil organisasi
7. Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan
Walaupun memerlukan proses yang agak lambat, surat masih tetap dipakai
sebagai alat komunikasi di tengah alat komunikasi modern yang sangat canggih
dewasa ini. Surat memiliki kelebihan jika dibandingkan dengan alat komunikasi
lisan yang cepat itu. Surat memiliki bukti yang autentik berupa tulisan dan tanda
tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan. Itulah yang menyebabakan
kedududkan surat dalam bidang komunikasi tidak tergoyahkan.
Dalam kehidupan modern ini makin banyak kegiatan yang menuntut bukti
tertulis. Sebagai contoh, undangan tertulis akan terasa lebih formal dibandingkan
dengan undangan lisan. Pesan-pesan singkat berupa kabar atau berita tertulis
umumnya juga disampaikan orang melalui surat. Apalagi kegiatan yang
menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam di atas
putih.
Adanya bukti tertulis akan sangat membantu ingatan karena kemampuan
otak manusia untuk mengingat hal yang sudah lama berlalu bersifat terbatas .
Bukti tertulis, termasuk surat, dapat dijadikan arsip yang manfaatnya sebagai
dokumentasi historis tidak perlu diragukan lagi.
Fungsi surat sebagai wakil organisasi juga sudah pasti sangat penting.
Dengan jasa surat, suatu organisasi dapat berhubungan dengan organisai lain
yang sangat jauh letaknya tanpa harus menghadirkan pejabatnya. Dengan surat
dengan pasti, sebab di dalam dapat dituliskan secara jelas pedoman tentang tugas,
hak, dan kewajiban seseorang.
Di samping kegunaan tersebu, surat pun masih memiliki keunggulan lain.
Surat lebih hemat dari segi biaya jika dibandingkan dengan pembicaraan telepon
jarak jauh. Surat juga lebih menjamin kerahasiaan dan ketepatan isinya karena
sebagian besar surat memakai amplop tertutup.
Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan
dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal yang sukar dibicarakan dalam
komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat karena
antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang. Sifat dan perilaku
seseorang, seperti, pemalu, gugup, atau cara berbicara yang gagap, tidak akan
tampak di dalam sebuah surat.
Kegiatan surat–menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja. Salah satunya pada bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bedasarkan uraian ini, penulis ingin mengkaji lebih dalam mengenai fungsi
surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagain Sekretariat
Dekan FE USU. Oleh sebab itu penulis memilih judul ” Fungsi Surat Sebagai
Alat Komunikasi Dan Informasi Formal Pada Bagian Sekretariat Dekan
B. Perumusan Masalah
Sebagian orang kurang memperhatikan kegunaan surat sebagai alat
komunikasi dan terkadang proses penanganannya cencerung mengalami
keterlambatan. Sedangkan kebutuhan untuk sipemakai surat, surat merupakan alat
yang penting dalam berkomunikasi. Sebagai alat komunikasi yang sifatnya
formal bagi organisasi, surat harus mampu dihadirkan tepat waktu dan mampu
menghasilkan informasi yang up to date. Untuk itu penulis merumuskan masalah
sebagai berikut:
1. Seberapa penting fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal
pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
2. Bagaimana sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian
sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penulis dalam penulisan skripsi minor ini
adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui seberapa penting fungsi surat sebagai alat komunikasi dan
informasi formal pada bagian Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui bagaimana penanganan surat masuk dan surat keluar pada
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah :
1. Bagi Sekretariat Dekan
Penelitian ini dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dan menyusun
kebijakan kegiatan Sekretariat Dekan dan juga sebagai bahan masukan yang
bermanfaat dalam memperlancar proses komunikasi dan informasi.
2. Bagi Penulis
Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai
hal-hal yang berhubungan dengan penanganan surat masuk dan surat keluar
dan sebagai bahan perbandingan antara teori yang telah diberikan pada masa
kuliah dengan kenyataan serta untuk menerapkan teori-toeri yang didapat
selama masa perkuliahan.
3. Bagi Pembaca
Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk penyempurnaan penelitian
di masa yang akan datang.
E. Jadwal Penelitian
Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini,
penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
Persiapan Tugas Akhir di mulai dari tanggal 13 Mei 2011, sejak
disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Program Studi DIII Kesekretariatan.
Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku –
buku referensi mengenai pengertian Surat. Kemudian pada tahap pengumpulan
data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Magang dilaksanakan sejak tanggal 5 April 2010 – 28 Mei 2011 di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat
dikumpulkan, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam
bentuk Tugas Akhir. Dalam penulisannya, penulis akan dibimbing oleh Dosen
F. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan,
Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Survei dan Sistematika
Penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Uraian
Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha terkini, dan Rencana
Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang berkaitan dengan fungsi surat srbagai alat
komunikasi dan informasi formal.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan beberapa saran yang
BAB II
PROFIL INSTANSI
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi USU lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam
(Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada
saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya berada di bawah Presiden Sumatera
Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).
Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri
dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I
No. 64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas
Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01
Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
R.I. No.0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan
No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program
Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1
meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Beberapa identitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN
d. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan
penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
B. Struktur Organisasi
Dalam berorganisasi, diperlukan adanya struktur organisasi. Struktur
organisasi akan membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara
sistematis dengan menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap
bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum diperlukan suatu wadah untuk mengatur
seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan
dengan pencapain tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah
tersebut disusun dalam suatu struktur organisi (Gambar 2.1).
Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan,
sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan
koordinasi yang baik, dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu
instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk
melalukan serangkaian kegiatan tertentu
Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur
organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa depan.
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi
kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan
menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau
Adapun Struktur Organisasi Fakultas ekonomi Universitas Sumatera
Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut :
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2011
Pejabat Pimpinan Fakultas Ekonomi terdiri dari :
1. Pimpinan Fakultas Ekonomi USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham,SE,MSi
2. Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac.
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS.
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si.
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc.
Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.
Prof. Dr. Ramli, MS.
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak.
Ami Dilham, SE, M.Si.
Drs. Arifin Akmad, Msi, Ak.
3. Departemen
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si.
b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME.
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si.
c. Akuntansi
Ketua : Dr. Syarifuddin Ginting SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, AK.
4. Program Diploma III
a. Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi
b. Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, AK.
c. Kesekretariatan
5. Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Simba Sembiring, SE.
Kasub. Personalia : Maslan, SE.
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si.
Kasub.Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos
(sumber :
C. Job Description
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas
Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan
pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan
administasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi
mahasiswa
f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
Rincian tugas Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel 2.1 sebagai
Tabel 2.1
RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FE USU
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
No Nama Pekerjaan Rutin Volume
2. Pembantu Dekan
1) Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik
atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masayarakat.
2) Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di
bidang administrasi umum dan keuangan
3) Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang
pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.
3. Kepala Tata Usaha
1) Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
b. Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
c. Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
d. Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan
e. Melaksanakan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas
k. Menyusun laporan Kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2) Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengelola data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat dilingkungan fakultas.
3) Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
f. Melakukan peneriamaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
4) Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengakatan pegawai
c. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatab fungsional
e. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional
h. Memproses pelanggaranan disiplin pegawai
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
5) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rancana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswaan
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembianaan
kemahasiswaan
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kegiatan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan bagian
6) Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada
masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa
pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang
bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi
yaitu:
1. Penyelenggaraan Pendidikan
2. Pengadaan Penelitian
3. Pengabdian kepada masyarakat
Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan yang diinginkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai tujuan itu,
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah
digariskan dapat terwujud sehingga dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin,
dan loyalitas untuk mewujudkannya.
Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan
tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan
program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai
macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi
universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada
masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada
masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan
terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia
(SDM) yang benar–benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, dan Isra’
mi’raj) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain
adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganji.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat
Unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat
penting artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat
terlaksana dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara
berkomunikasi yang dipergunakan oleh organisasi yaitu dengan cara tertulis,
misalnya dengan melalui surat.
Beberapa defenisi surat adalah sebagai berikut :
a. Menurut Sedarmayanti (2001:162), surat adalah alat komunikasi
tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain
untuk menyampaikan berita.
b. Menurut Bratawidjaja (1995:5), surat adalah satu sarana untuk
menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari satu
pihak kepada pihak yang lain
c. Menurut Moekijat (1995 : 43), surat adalah helai kertas yang ditulis
(pada waktu ini pada umumnya diketik) atas nama pribadi penulis,
atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan
kepada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu bahan komunikasi.
Berdasarkan beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa Surat
adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana
penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain baik perorangan maupun
B. Fungsi surat
Surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Wakil dari pengirim / penulis
2. Bahan pembukti
3. Pedoman dalam mengambil tindakan yang lebih lanjut
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Sarana memperpendek jarak
(Sedarmayanti , 2001:162)
C. Jenis Surat
Pada bagian Sekretariat Dekan FE USU setiap jenis surat masuk
dipisahkan menjadi 5 (lima) kelompok, yaitu:
1. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang
mengikat dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan
mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam
jangka waktu lama.
2. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat
pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan
orang yang tidak betanggungjawab.
3. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada
4. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena
surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa
hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat
sehingga tidak perlu disimpan.
5. Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga
tidak perlu disimpan terlalu lama.
D. Bentuk Surat
Menurut Bratawidjaja (1995:7) yang dimaksud dengan bentuk surat
ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing–masing bagian surat
itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama
sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut.
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara
bentuk surat yang digunakan pada pembuatan surat keluar adalah bentuk lurus
(Block style). Bentuk ini sama dengan Full Block Style bedanya pada kata
penutup (kaki surat) yang tidak dari margin kiri melainkan dari tengah
kekanan surat.
E. Bagian Surat
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu
instansi yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang
Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat
yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah :
a. Kop surat
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan
Telp. 8214545 Fax. ( 061 ) 8214545
Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terdiri dari :
1. Nama organisasi
2. Alamat lengkap
3. Lambang/logo
4. Nomor telepon
b. Tanggal surat
Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya
berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.
c. Nomor surat
Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang
digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Nomor : 6325/H5.2. 1. 5/SDM/2011
d. Lampiran
Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri.
Contoh penulisan lampiran:
Lamp: Satu lembar
e. Hal
Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan
dibawah kata lampiran secara vertikal.
f. Salam Pembuka
Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar
dibagian Sekretariat Dekan adalah “ Dengan hormat “.
g. Isi Surat
Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengonsep isi surat,
Nomor urut surat keluar
Kode unit kerja USU
Kode unit kerja Unsur Pelaksana
Akademik
Kode unit kerja Fakultas
Kode unit kerja Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi
Kode perihal Sumber Daya Manusia
hal ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan
sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat
tersusun secara singkat, jelas, lengkap, benar, dan sopan.
h. Salam penutup
Didalam surat yang di keluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup,
karena surat-surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara bersifat resmi. Pada surat-surat resmi biasanya
tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama
jabatan, kemudian dicantumkan nama terang, selain itu juga dituliskan
nomor induk pegawai.
i. Tanda tangan penanggung jawab surat
Surat yang dikeluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang
berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi USU.
j. Tembusan
Surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila
ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut
F. Jenis- jenis Komunikasi Dan Proses Komunikasi
Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Business
Comminication: Principles and Methods, Komunikasi adalah suatu proses
pertukaran informasi antarv individu melalui suatu system yang biasa (lazim)
baik dengan symbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
Secara umum komunikasi merupakan proses hubungan yang terjadi
antara dua orang atau lebih yang mempunyai maksud untuk memberikan
informasi dalam mencapai suatu tujuan tertentu.
1. Jenis-jenis Komunikasi
Sebelum membahas tentang jenis-jenis komunikasi, berikut disebutkan
unsur-unsur dari komunikasi yaitu:
a) Komunikator
Yaitu orang yang menyampaikan informasi atau pesan
b) Komunikan
Yaitu orang yang menerima informasi atau pesan dari komunikator
c) Pesan
Yaitu keseluruhan berita atau lambang yang disampaikan oleh
komunikator. Pesan seharusnya mempunyai inti sebagai tujuan akhir
dari komunikasi, karena itu pesan dapat disampaikan secara panjang
lebar .
Dan pesan yang disampaikan dapat berupa :
1. Informatif
Yaitu memberika keterangan-keterangan dan kemudian komunikan
dapat mengambil kesimpulan sendiri.
2. Persuasif
Yaitu membangkitkan pengertian dan kesadaran seseorang bahwa
apa yang kita sampaikan akan memberikan pendapat atau sikap
sehingga terdapat perubahan. Dan perubahan itu terjadi atas
kehendak sendiri.
3. Coersif
Yaitu dengan memaksa dan menggunakan sanksi-sanksi yang dapat
menimbulkan ketakutan diantara sesamanya. Bentuknya dapat
berupa perintah atau instruksi.
d) Media
Yaitu alat atau saluran yang digunakan komunikator dalam
berkomunikasi.
e) Respon
Yaitu adanya tanggapan dari komunikan terhadap komunikator tentang
isi pesan yang disampaikan. Jika hasilnya sesuai maka komunikasi
2. Proses Komunikasi
Menurut Prof. Drs Onang Ujcna Efendy, MA dalam bukunya “Ilmu
Komunikasi” menyatakan bahwa proses komunukasi terbagi atas 2 (dua)
tahap yaitu:
a. Proses Komunikasi Primer
Yaitu proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada
orang orang lain dengan menggunakan lambing (simbol) sebagai media.
Media di sini dapat berupa bahasa, isyarat, gambar, warna, dan lain-lain
secara langsung mampu menertejemahkan pikiran dan atau perasaan
komunikator kepada komunikan. Umumnya bahasa yang paling sering
dipergunakan dalam komunikasi karena lebih mampu menterjemahkan
pikiran seseorang kepada orang lain, apakah itu berbentuk ide, informasi,
ataupun opini.
b. Proses Komunikasi Sekunder
Yaitu proses penyampaian pesan seseorang kepada orang lain dengan
menggunakan alat atau saluran sebagai media kedua setelah memakai
lambang sebagai media pertama karena komunikan berada di tempat yang
relatife jauh dan jumlahnya banyak. Surat, telepon, telexs, faxsmile, surat
kabar, majalah, radio, televisi, dan film adalah media kedua setelah media
komunikasi primer.
Pentingnya peranan medi komunikasi sekunder dalam proses
komunikasi disebabkan oleh efesiensinya dalam mencapai
bermedia hanya dalam menyebarkan pesan-pesan yang bersifat
informatif. Sedangkan pesan-pesan yang bersifat persuasif akan
lebih efektif dan efisien bila dengan menggunakan komunikasi
tatap muka karena dalam proses komunikasinya umpan balik
berlangsung seketika, dalam arti komunikator mengetahui
tanggapan atau reaksi komunikan pada saat itu juga.
G. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
Mengurus dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan
kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat di suatu kantor
berbeda dengan kantor lainnya. Mengurus dan mengendalikan surat adalah
kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan,
pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut.
Pengurusan surat dilakukan oleh sekretaris atau suatu bagian khusus
yaitu bagian arsip atau ekspedisi. Tujuan penanganan dan pengendalian surat
adalah supaya surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada alamat yang
dituju atau pengolah. Sedangkan penanganan surat berfungsi sebagai :
a. Alat komunikasi internal dan eksternal perusahaan
b. Jalur informasi dalam perusahaan
c. Alat pengukur kegiatan perusahaan
d. Dokumentasi setiap kegiatan perusahaan
1. Penanganan Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari
instansi lain, dari divisi lain dalam perusahaan atau dari perorangan. Surat
masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain (eksternal),
dari divisi dalam perusahaan maupun dari perorangan, baik yang diterima
melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat)
dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Yang dimaksud dengan
penanganan surat masuk adalah proses kegiatan mencatat surat masuk
kedalam buku agenda atau kartu kendali.
Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu
instansi. Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama
dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses
surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu
kelancaran tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal
pengurusan surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan urusan
surat-menyurat, oleh sebab itu guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada
perencanaan yang mantap.
Pada dasarnya penanganan surat masuk dibagi menjadi 6 (enam) langkah,
yaitu :
1. Penerimaan surat
2. Penyortiran surat
3. Pembukuan surat
5. Pemrosesan surat
6. Pengarahan surat masuk
Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang
sekretaris sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan
dengan volume surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau
ditata rapi untuk menambah kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang
digunakan pada Sekretariat Dekan antara lain stepler, punch (pelubang
kertas), klip file, klip kertas, pensil, cuter, lem, stabilo, stempel tanggal,
selotip, lembar disposisi dan kartu kendali.
Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan
tentang adanya surat masuk dan pemberitahuan mengenai proses surat
selanjutnya.
Bentuk lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada
Gambar 3.1
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
LEMBAR DISPOSISI
Tgl Terima: No. Kendali :
Penting Tanggal Surat :
Rahasia No.Surat :
Segera Hal(Kode) :
Biasa/Rutin
Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf
DISPOSISI
1. Mohon pertimbangan 9. Siapkan laporan 2. Mohon pendapat 10. Untuk proses 3. Mohon keputusan 11. Edaran 4. Mohon petunjuk 12. TIK/Gandakan 5. Mohon saran 13. File
6. Bicarakaan 14. Siapkan konsep 7. Teliti/ikuti perkembangan 15. Umumkan 8. Untuk perhatian 16. ………….
Sedangkan yang dimaksud dengan kartu kendali adalah tanda terima
surat yang ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan
Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada
Keterangan bagian-bagian kartu kendali:
1. Kolom kendali : tempat nomor surat dan kode surat
2. Kolom pengolah : tempat satuan organisasi yang dianggap
bertanggung jawab di dalam penyelesaian
3. Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi
dari penggolongan surat sesuai dengan pola
klasifikasi arsip yang berlaku
4. Kolom tanggal : tempat tanggal penerimaan surat/ surat
diterima
5. Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima
atau dikirim
6. Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat
7. Kolom asal surat : tempat dari siapa/ mana surat dikirim
8. Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam
lampiran yang ada
9. Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat
10. Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau
ditunjuk silang bila diperlukan.
11. Kolom paraf : tempat nomor paraf yang menerima surat
tata usaha pengolah
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada
bagian Sekretariat Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan
internal maupun eksternal Fakultas Ekonomi diantaranya ialah surat yang
berasal dari Rektor Universitas Sumatera Utara, surat permohonan yang
Adapun penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 9
(sembilan) tahap yaitu :
1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan
diantar ke bagian Sekretariat Dekan.
2. Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi
surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk
diseleksi bedasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting,
surat rahasia, surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan
agar surat yang penting dan memerlukan jawaban yang cepat dapat segera
diproses.
3. Sekretaris akan membuka dan membaca surat yang diterima. Kemudian
surat masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat
masuk atau keluar) dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal,
pengirim surat, tembusan.
4. Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat
kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam
blutter dispositon (map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses)
untuk diserahkan kepada Dekan.
5. Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan
petunjuk lebih lanjut terhadap surat masuk.
6. Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali kepada
7. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.
Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut
harus segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter.
8. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan
lembar disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang
berwarna biru dan putih. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali
diantarkan kebahagian pejabat yang dituju, yang nama atau jabatannya
tertera dalam lembar disposisi. Dan diserahkan kepada pegawai pejabat
yang bersangkutan.
9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang
bersangkutan, surat, lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna
putih akan diberikan kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat
pengelola sedangkan kartu kendali yang berwarna biru akan diserahkan
kembali kepada Sekretaris Dekan. Kemudian kartu kendali tersebut akan di
simpan ke dalam half file yang berlabel kartu kendali.
Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Pengirim : Pembantu Rektor I
Nomor Surat : 470/H5. 1. R1/SSA/2010
2. Pengirim : LPTQN
Nomor Surat : 003/LPTQN-PTSU/I/2010
Hal : Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU
Penanganan surat masuk pada bagian Sekrtariat Dekan sudah baik dan
tidak terdapat kendala yang cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah
melakukan penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik. Tetapi
penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi sedikit
terkendala karenakan penanganan surat diserahkan kepada mahasiswa magang
pada Sekretariat Dekan. Terdapat kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan di
buku agenda, pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat.
Hal tersebut terjadi karena kurangnya ketelitian dan pengetahuan mahasiswa
magang. Untuk itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat
meminimalisir kesalahan yang terjadi sehingga penanganan surat dapat
berjalan lancar.
2. Prosedur Penanganan Surat Keluar
Surat keluar meupakan sarana komunikasi didalam perusahaan atau dari
perusahaan lain. Yang dimaksud dengan surat keluar (out going mail) adalah
surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi,
kantor, lembaga untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga
Tujuan penanganan surat keluar adalah agar kecepatan dalam
penyampaian surat kepada yang dituju tercapai. Kecepatan tersebut sangat
tergantung dari kecepatan dan kecermatan penyiapannya dari pembuatan
kosep surat sampai dengan pengirimannya. Sehubungan dengan keperluan
tersebut perlu dirancang secara cermat prosedur surat keluar sehingga tujuan
pengurusan surat keluar dapat tercapai. Pengelolaan surat keluar pada
dasarnya tidak jauh berbeda dengan pengelolaan surat masuk. Sama halnya
dengan surat masuk, surat keluar juga dibedakan menjadi tiga macam, yaitu
surat penting, surat rahasia, surat biasa. Pengelolaan 3 (tiga) macam surat
keluar tersebut pada prinsipnya sama. Pengelolaan surat-surat keluar dicatat
pada buku ekspedisi dan buku agenda pada kolom surat keluar.
Pada dasarnya penanganan surat keluar dibagi menjadi 6 (enam) langkah
yaitu:
1. Pembuatan konsep
2. Pengetikan/koreksi
3. Penandatanganan
4. Penomoran
5. Penggandaan
6. Pengiriman
Penanganan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 8
1. Konsep surat keluar tidak selalu oleh Sekretaris Dekan tetapi adakalanya
Dekan sendiri yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat
tersebut.
2. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Dekan maka setelah pengonsepan
surat selesai maka surat tersebut diserahkan kepadan Dekan untuk
dikoreksi dan direvisi.
3. Surat yang telah selesai direvisi dan telah mendapat persetujuan Dekan
akan diketik oleh Sekretaris Dekan sesuai dengan format surat resmi dan
bentuk block style.
4. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan
melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.
5. Surat akan diserahkan untuk ditandatangani oleh Dekan.
6. Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan
disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.
7. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat
ke buku ekspedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah
dikirimkan ke alamat yang dituju dan setiap surat keluar akan disimpan
kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal.
8. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman
surat. Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk
kawasan Universitas Sumatera Utara, pengiriman dilakukan oleh pegawai
dengan cara mengantar langsung surat tersebut misalnya surat untuk
Sedangkan surat yang ditujukan untuk instansi yang berada diluar kawasan
Universitas Sumatera Utara gunakan jasa kurir pengiriman surat.
Beberapa contoh surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Nomor Surat : 121/H5.1.R1/SSA/2010
Hal : Undangan
Kepada : Ketua Lembaga Penelitian
2. Kepada : Dekan Fakultas MIPA
Nomor Surat : 1063/H5. 2. 1. 5/PRS/2009
Hal : Pembukaan Program Studi
Pencatatan surat dibuku agenda dibedakan atas kolom surat masuk dan
kolom surat keluar. Tidak ada perbedaan pencatatan antara surat masuk
internal dengan surat masuk eksternal ataupun surat keluar internal dan surat
keluar eksternal keduanya dicatat pada kolom surat masuk dan kolom surat
keluar pada buku agenda dengan nomor berurut.
Pada bagian Sekretariat Dekan, penanganan surat masuk membutuhkan
waktu 2 (dua) hari untuk memrosesnya hingga akhirnya dibalas atau
didistribusikan/diarahkan ke bagian lain. Karena pemrosesan surat harus
menunggu kesedian Dekan dan pemrosesan surat akan sedikit terkendala
apabila Dekan tidak berada ditempat. Sedangkan, penanganan surat keluar
dibutuhkan waktu sekitar 3 (tiga) hari. Pengonsepan dan perevisian surat
membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk membuat surat yang baik,
agar informasi yang terkandung didalam surat dapat tersampaikan dengan baik
kepada penerima surat.
Jumlah surat masuk dan surat keluar baik internal maupun eksternal
pada Sekretariat Dekan berkisar antara 7000-8000 surat per tahun. Selama
tahun 2010, dari bulan Januari hingga awal bulan Maret jumlah surat masuk
dan surat keluar pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara telah mencapai 877 surat.
Tidak ada prosedur standard dalam penanganan surat masuk dan surat
keluar yang dapat ditentukan. Karena penanganan surat hanya tergantung
kepada besar kecilnya lembaga atau instansi dan jenis surat yang diterima atau
yang dikeluarkan. Penanganan surat hanya berdasarkan prosedur surat masuk
atau surat keluar yang lazim digunakan (Moekijat, 2005:126). Misalnya pada
penanganan surat masuk prosedurnya adalah :
1. Penerimaan surat
2. Penyortiran surat
3. Pembukuan surat
4. Pencatatan surat
5. Pemrosesan surat
6. Pengarahan surat masuk
Penanganan surat tentu memiliki persamaan dan perbedaan disetiap
instansi/perusahaan. Untuk mengetahui kebaikan dan keburukan dalam
penanganan surat, penulis mencoba membandingkan penanganan surat masuk
Utara dengan penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT. Kahar Duta
Sarana.
PT. Kahar Duta Sarana merupakan suatu perusahaan yang memasok alat
tulis dan mesin-mesin kantor. Perusahaan ini juga menjalankan aktivitasnya
dengan kegiatan korespondensi. Kegiatan penanganan surat ditangani oleh
seorang sekretaris di setiap divisi dalam perusahaan.
Adapun penanganan surat masuk pada PT. Kahar Duta Sarana terdiri dari 6
(enam) tahap, yaitu :
1.Surat yang dikirim baik melalui kurir/pos, diterima oleh bagian
resepsionis dan menandatangani buku penerimaan surat. Kemudian
bagian resepsionis akan menghubungi sekretaris untuk
memberitahukan adanya surat yang ditujukan kepada pimpinanya.
2.Sekretaris menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan
kepada pimpinan. Surat masuk diseleksi berdasarkan jenis surat
tersebut. Langkah pertama memisahkan surat-surat tersebut menjadi
3 (tiga) kelompok, yaitu surat rutin, surat penting, surat bisnis, surat
pribadi.
3. Sekretaris mencatat surat masuk kedalam buku agenda surat masuk.
4.Memasukkan surat yang telah dicatat kedalam Shining book (buku
yang berisi surat-surat yang akan didisposisi) untuk diserahkan
kepada pimpinan agar didisposisi.
5.Surat masuk yang telah didisposisi oleh pimpinan, kemudian dicopy
disposisi tersebut. Surat yang didisposisi harus dicatat dan
ditandatangani kedalam buku ekspsdisi oleh penerima surat.
6.Kemudian surat masuk yang asli segera di file kedalam folder
“incoming letter” dengan menggunakan stempel incoming letter.
Pada PT. Kahar Duta Sarana surat-surat yang didisposisi tetapi tidak
perlu didistribusikan pada unit kerja, surat-surat tersebut segera difolder.
Pendistribusian surat juga dapat dilakukan dengan faximile. Dengan cara ini
surat yang didistribusikan akan cepat diterima oleh penerima.
Penanganan surat keluar pada PT. Kahar Duta Sarana dimulai dari
pembuatan dan persetujuan konsep surat, kemudian konsep tersebut mendapat
penanganan selanjutnya. Penanganan surat keluar pada PT. Kahar Duta
Sarana terdiri dari 3 (tiga) tahap, yaitu:
1. Penyusunan surat
Dalam hal penyusunan surat terdiri dari beberapa tugas : menyusun,
melengkapi dan membereskan surat yang didiktekan pimpinan,
pimpinan hanya memberi petunjuk isi pokok surat, lalu penyusunan
dan pemberesannya diserahkan kepada sekretaris, dapat pula seluruh
isi, penyusunan, dan pemberesan surat diserahkan kepada sekretaris.
2. Pengurusan pengiriman
Pengurusan pengiriman surat mencakup segala kerjaan yang
berhubungan dengan pengiriman surat, memasukkan surat kedalam
amplop, memberi perangko dan pengeposan atau menyerahkan surat
perangko atau diposkan. Pengiriman surat melalui pos atau email
dikonfirmasikn kepada penerima surat melalui telepon atau e-mail.
Untuk mengetahui apakah surat yang dikirimkan telah sampai kepada
penerima surat.
3. Membereskan administrasi
Pemeberesan administrasi mencakup mencatat pengiriman itu pada
agenda surat keluar dan menyimpan tembusan sebagai pertinggalan.
Dalam membereskan surat keluar sekretaris mengerjakan
pengkonsepan surat, pendiktean konsep surat dan pencatatan,
pengetikan, pengiriman, pengarsipan dan tindak lanjutnya. Dalam
membereskan surat keluar, sekretaris mengerjakan :
a. Mengkonsep surat
Sebelum surat lainnya diketi rapi, hendaknya konsep yang akan
diketik tersebut diteliti kembali. Apabila terdapat beberapa
kesalahan, baik berupa pengertian kalimat, pemakaian huruf, tanda
baca dan lain-lain hendaknya segera dikoreksi dan diperbaiki.
Dengan kata lain, pembuat konsep harus merevisi konsepnya.
Dalam hal ini antara pembuat konsep dan juru ketik harus
mempunyai suatu kode atau tanda yang sama didalam merevisi
b. Pendiktean surat
1) Pendiktean surat dapat dilakukan secara langsung atau tidak
langsung. Pendikteaan langsung dilakukan pimpinan kepada
sekretaris dan sekretaris mencatat dengan cepat
2) Sedangkan pendiktean tidak langsung dilakukan lewat tulisan
dalam hal ini pendiktean tidak langsung, sekretaris bertugas
membuat transkio yaitu memindahkan isi pendiktean lewat
tulisan kedalam bentuk tulisan biasa kedalam komputer.
c. Mengetik surat
1) Pada saat pengetikan surat sekretaris tidak membuat perubahan
apapun kecuali hal-hal kecil seperti kesalahan ejaan pada
konsep. Ketika ingin mengadakan perbuahan yang berarti
sekretaris berkonsultasi sebelumnya bersamaan dengan
penyerahan hasil pengetikan sekretaris menyampaikan gagasan
perubahan yang sekretaris nilai lebih baik.
2) Pada saat menyusun bermacam-macam surat berdasarkan sifat,
isi dan uregensinya perusahaan biasanya mempunyai kebiasaan
menggunakan kerts surat dan amplop berbeda, serta
mempersiapkan semua berkas dan amplop yang diperlukan.
3) Mempersiapkan programnya dikomputer
4) Hasil kerja atau pengetikan biasanya bermutu, rapi dan bersih.
itu ada usulan perubahan atau perbaikan dari pimpinan, surat
itu diketik lagi dengan petunjuk.
Penanganan surat masuk dan surat keluar antara bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan PT. Kahar Duta
Sarana memiliki kebaikan dan keburukan, yaitu :
1. Kebaikan
a. Pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
pencatatan surat menggunakan satu buku agenda yang mencatat surat
masuk dan surat keluar.
b. Pendistribusian surat masuk ke bagian lain pada PT. Kahar Duta
Sarana menggunakan faximile untuk menghemat waktu dan
mempercepat penyampaian surat kepada penerima surat.
c. Pada bagian sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dan PT. Kahar Duta Sarana, pengonsepan surat dilakukan atas
kerjasama antara pimpinan dengan sekretaris.
2. Keburukan
a. Pada PT. Kahar Duta Sarana pencatatan surat masuk dan surat keluar
menggunakan agenda yang berbeda. Hal ini dapat menyulitkan apabila
salah satu buku agenda hilang.
b. Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, pendistribusian surat dilakukan oleh sekretaris sendiri
dan tenaga, pengantaran surat harus menunggu sekretaris mempunyai
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A.Kesimpulan
1. Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan
atau informasi dari seseorang kepada orang lain baik secara lisan maupun
tertulis yang dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.
2. Media atau alat komunikasi yang dipergunakan Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupa lisan dan tulisan.
3. Untuk memperlancar tugas-tuganya, Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mempergunakan alat-alat komunikasi seperti
telepon, faxmile, komputer dan internet.
4. Prosedur Penanganan Surat Masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat,
penyortiran, pencatatan dibuku agenda, pemrosesan surat oleh Dekan,
pendistibusian, dan penyimpanan surat.
5. Prosedur Penanganan Surat Keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat,
pengoreksian surat, pengetikan surat, penomoran, penandatanganan oleh
Dekan, penggandaan surat, penulisan kedalam buku ekspedisi dan buku
B.Saran
Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba memberikan
beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas seperti
komputer dan printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin
pengganda (fotocopy).
2. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk menghemat
waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak mengganggu
pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke bagian lain.
3. Sistem komunikasi yang sudah baik selama ini hendaknya lebih
ditingktkan lagi, juga penggunaan alat-alat komunikasi hendaknya
dipergunakan dengan sebaik-baiknya agar tujuan instansi/perusahaan dapat
DAFTAR PUSTAKA
Bratawidjaja, Wiyasa Thomas, 1995, Surat Bisnis Modern. Cetakan 8, Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.
Dalil Soendoro, 2006, Sistem Komunikasi Manajemen Perusahaan, CV.Mandar Maju, Bandung.
Moekijat, 1995. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Cetakan 7, Mandar Maju, Bandung.
Purwanto, Djoko, 2003. Komunikasi Bisnis, Edisi Kedua, Penerbit Erlangga, Surakarta.
Ritonga Parlaungan, Dardanila, dan Gustianingsih. 2007. Bahasa Indonesia
Untuk Mahasiswa, Bartong Jaya, Medan.
Sedarmayanti, 2001, Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran, Mandar Maju, Bandung.
Sutarto,1997, Sekretaris dan Tata Warkat. Gajahmada University Press, Yogyakarta.
Wiyasa, Thomas, 2005, Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan
Arsip Dinamis, Pradnya Paramita, Jakarta.
