TUGAS AKHIR
TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTAR Oleh :
MARIA PUJI RINI
072103071
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : MARIA PUJI RINI
NIM : 072103071
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
JUDUL : TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Maret 2010 Ketua Program Studi D- III Kesekretariatan
(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si) NIP. 19620513 199203 2 001
Medan, Maret 2010 Dekan
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : MARIA PUJI RINI
NIM : 072103071
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
JUDUL : TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Maret 2010 Menyetujui Dosen Pembimbing
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah banyak memberikan rahmat dan kasih-Nya sehingga Penulis dapat
menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Tata Cara Pengelolaan
Surat Masuk dan Surat Keluar Di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” tepat pada waktunya.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan
Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang dimiliki Penulis. Oleh karena itu,
Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi
kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapatkan
bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh
sebab itu, dengan segala kerendahan hati Penulis ingin mengucapkan terima kasih
kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi DIII
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi DIII
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia
meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing Penulis dalam
5. Ibu Esa Setiana, SE, M.Si dan Ibu Yunita, SE selaku Sekretaris Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membantu Penulis
dalam penulisan Tugas Akhir ini.
6. Teristimewa untuk orangtua tercinta Ayahanda P. Malau dan Ibunda B.
Sinaga berkat iringan doa, semangat, motivasi, dan segenap kasih sayang tiada henti sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Untuk kakak tercinta Lenny A. Malau, Sondang Yunita Malau, dan Yessy
Y. Situngkir, abang tercinta Lamsihar Naibaho dan Veri Situngkir, serta adik tercinta Alex W. Malau dan Angelia Malau.
8. Untuk sahabat dan teman-temanku Rini, Pida, Anita, Roma, Morlina,
Lisna, Chandra, Vera, Sari, Ayu, Zahara, Intan, dan Desy.
9. Untuk kelompok magangku Elya, Wawi, Winda, Vika, dan Ardy.
Akhirnya Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh
dari sempurna, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang
bersifat membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi
pembaca khususnya Penulis.
Medan, Maret 2010
Penulis
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penulisan ... 3
D. Manfaat Penulisan ... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU... 7
B. Struktur Organisasi ... 9 A. Pengertian Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ……….. 20
B. Pengertian dan Fungsi Surat ... 21
C. Syarat-Syarat Surat yang Baik ... 23
D. Jenis-Jenis Surat ... 23
E. Bentuk-Bentuk Surat ... 24
F. Bagian-Bagian Surat ... 29
G. Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 38
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 38
2. Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 48
H. Sistem Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ………. 53
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 56
B. Saran ... 57
DAFTAR TABEL
No. Halaman
1. ... Tab el 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5 2. ... Tab
DAFTAR GAMBAR
No. Halaman
1. ... Ga mbar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 11 2. ... Ga
mbar 3.1 Contoh bentuk surat Full Block Style ... 25 3. ... Ga
mbar 3.2 Contoh bentuk surat Block Style ... 25 4. ... Ga
mbar 3.3 Contoh bentuk surat Semi Block Style ... 26 5. ... Ga
mbar 3.4 Contoh bentuk surat Indented Style ... 26 6. ... Ga
mbar 3.5 Contoh bentuk surat Hanging Paragraph Style ... 27 7. ... Ga
mbar 3.6 Contoh bentuk surat Old Official Style ... 27 8. ... Ga
mbar 3.7 Contoh bentuk surat New Official Style ... 28 9. ... Ga
mbar 3.8 Contoh bentuk surat Kombinasi LBI ... 28 10. ... Ga
mbar 3.9 Kop Surat Fakultas Ekonomi USU ... 29 11. ... Ga
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang
begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi atau
perhubungan yang canggih, seperti: telepon, seluler, televisi, radio, telegram,
faximile, dan lain sebagainya. Namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak
dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak
bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi
tertulis tersebut adalah surat.
Menurut Sedarmayanti (2001:162), Dasar-dasar Pengetahuan tentang
Manajemen Perkantoran, surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari
satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat
masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan
dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis,
efektif, dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara
tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebaginya
akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak
demikian halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut sering
dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau
dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi sabagai alat
komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam di atas
alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup
suatu kantor atau organisasi.
Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan
kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka
dari itu pada suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus
mendapatkan perhatian yang sungguh. Mengingat pentingnya peranan surat, maka
diperlukan adanya tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi/perusahaan,
surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua, yaitu surat masuk
dan surat keluar. Menurut Endang, dkk (2006:8), Modul Menangani Surat Masuk
dan Surat Keluar, surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi,
sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan
maupun kelompok.
Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi,
sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan
surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan
korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang
mencakup akivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan
surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan
surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat,
pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan
mengelola surat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu urat nadi
kelancaran suatu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan
kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar
berdasarkan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan
sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang
dikoordinasi/dikelola dengan baik akan menbuat perusahaan dapat mencapai
tujuan yang telah direncanakan.
Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka
penulis memilih judul “TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana
Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”.
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tata cara
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat Dekan Fakultas
D. Manfaat Penulisan
Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain:
1. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal
penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori
maupun praktek.
2. Bagi Fakultas Ekonomi USU
Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk
penyempurnaan dalam tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di
masa yang akan datang.
3. Bagi Pembaca
Sebagai bahan informasi bagi para pembaca mengenai tata cara pengelolaan
surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.
T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No Kegiatan
Februari 2010, Minggu ke
I II III IV
1 Persiapan √
2 Pengumpulan Data √ √
3 Penulisan √ √
Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 1 Februari 2010, sejak
disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII
Kesekretariatan.
Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan
dilaksanakan pada minggu kedua dan ketiga bulan Februari 2010. Pada tahap ini
Penulis akan melakukan wawancara dengan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengenai topik yang akan dibahas dan
mengumpulkan sebanyak mungkin data sekunder demi menunjang penulisan
Tugas Akhir ini.
Setelah melakukan observasi, penulis akan memulai penulisan laporan yang
akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis
akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub
bab, antara lain:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan
sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL FAKULTAS EKONOMI
Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur organisasi,
uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan tata cara pengelolaan
surat masuk dan surat keluar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang tata cara pengelolaan surat
masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera
Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan
mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama.
Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas
Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU yang berlokasi di
Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959, dan sebagai Dekan pada
waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh
Menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka
kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan Surat
Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/ 1961 tanggal 24 November
1961 dimana surat berlaku terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan Surat
Keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies
Natalis Fakultas Ekonomi USU.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke
Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perus
ahaan). PAAP kemudian menjadi Program Diploma Tiga (DIII) dengan tiga
program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII Keseketariatan.
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU berubah status
Badan Hukum Mililk Negara (PT BHMN). Perubahan status USU dari PTN
menjadi PT BHMN merupakan yang kelima di Indonesia. Fakultas Ekonomi
USU merupakan salah satu dari sepuluh Fakultas dan Program Pascasarjana
yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu
Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan Fakultas dalam status PT BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stackholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan instansi swasta dan pemerintah
serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi
Dalam bekerja berorganisasi, kita biasa mengenal adanya struktur
organisasi. Struktur organisasi diperlukan sebuah perusahaan untuk
membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis
yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara keterkaitan antara
setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi, diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah
ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur
organisasi dalam instansi.
Struktur organisasi yang baik akan memberikan pengaturan dalam
pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat
diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan
dapat dilaksanakan secara perseorangan maupun melalui kelompok-kelompok
kerja yang berfungsi untuk melakukan serangkaian kegiatan tertentu dan
mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.
Struktur organisasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah struktur organisasi lini dan staf, dimana secara vertikal
jenjang wewenang dan tanggung jawab mengalir dari atas ke bawah yang
berupa perintah dan dari bawah ke atas berupa laporan pertanggungjawaban,
sedangkan secara horizontal terdapat koordinasi diantara para pegawai
setingkat. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi
Pimpinan Fakultas Ekonomi USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM,Ak
Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi USU
Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi
Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza
Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc
Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M.Ec
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution, SE, MAcc, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Prof. Dr. lic. rer. Reg. Sirojuzilam, SE
Prof. Dr. Rismayani, MS
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratama, SE, M.Ec
Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, MsocSc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, M.Si
Sekretaris : Nisrul Irawaty, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA III Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Kepegawaian : Kamariyah, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Umum & Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan & Alumni : Zailiana, S.Sos
Bendaharawan Gaji : Maslan, SE
P U M C : Suparyo, SE
LEMBAGA-LEMBAGA PENUNJANG Puslitbank
Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Sekretaris Eksekutif : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Unit Pelayanan Komputer
Kepala : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak
Staf : Paidi Hidayat, SE, M.Si
Syafrizal Helmy, SE, M.Si
C. Job Description
1. Dekan
Dekan merupakan pimpinan atau atasan dari Fakultas. Adapun tugas dari
a. Memimpin penyelenggaraan pendidikan.
b. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
c. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan
administrasi Fakultas.
d. Mendisposisi surat-surat masuk.
e. Menandatangani skripsi dan tugas akhir mahasiswa.
f. Menandatangani surat keluar.
g. Menghadiri acara-acara seminar yang mendukung dengan kemajuan di dunia
perguruan tinggi.
h. Bertanggung jawab kepada Rektor.
2. Sekretaris Dekan :
Adapun tugas dari Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah:
a. Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda.
b. Membuat/menulis nomor surat keluar.
c. Menjadwal kegiatan Dekan.
d. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.
e. Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan.
f. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan.
g. Mengarsip surat masuk dan surat keluar.
h. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain.
i. Mengetik surat keluar.
k. Menerima fax.
l. Memproses program Dekan dan tim.
m. Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan,
Sekretaris, dan Ruang Rapat Dekan.
D. Kegiatan Usaha
Fakultas merupakan unsur pelaksanaan akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat
dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan
non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil
jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi, penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
pengabdian masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Univesitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus
berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras
yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih
layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain
sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas
akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar
memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri,
Isra’Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan.
2. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu
hasil studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid semester dan jadwal ujian
semester telah terprogram.
3. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa, dosen serta ruang baca.
4. Meningkatkan kompetensi mahasiswa dengan setiap penerimaan mahasiswa
baru diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa dengan setiap penerimaan mahasiswa
baru diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Menyesuaikan mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa dengan
kurikulum.
7. Meningkatkan kegiatan seminar dan lokakarya.
8. Memberikan bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang agar dapat menghasilkan lulusan mahasiswa yang berkualitas.
9. Setiap departemen menyiapkan laporan evaluasi diri untuk meningkatkan
nilai akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.
11. Dengan jumlah lulusan meningkat, diharapkan mahasiswa lulus dengan tepat
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Tata Cara
Menurut Endang, dkk (2006:6), Modul Menangani Surat Masuk dan Surat
Keluar, tata cara adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang
merupakan urutan waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan
yang harus diselesaikan.
2. Pengelolaan
Menurut Endang, dkk (2006:7), Modul Menangani Surat Masuk dan Surat
Keluar, pengelolaan adalah proses melakukan kegiatan tertentu dengan
menggunakan tenaga orang lain.
3. Surat Masuk
Menurut Endang, dkk (2006:8), Modul Menangani Surat Masuk dan Surat
Keluar, surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi.
4. Surat Keluar
Menurut Endang, dkk (2006:8), Modul Menangani Surat Masuk dan Surat
Keluar, surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan
maupun kelompok.
Dari pengertian-pengertian di atas, Penulis mengambil kesimpulan bahwa tata
dengan menggunakan aturan/sistem yang telah ditetapkan yang harus dilakukan
secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola,
mengatur, dan mengurus surat-menyurat demi pencapaian tujuan suatu instansi.
B. Pengertian dan Fungsi Surat 1. Pengertian Surat
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka unsur kerjasama baik ke
dalam maupun ke luar organisasi sangat penting artinya. Agar kerjasama tersebut
dapat dilaksanakan dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara
berkomunikasi yang dipergunakan oleh suatu organisasi yaitu dengan cara tertulis,
misalnya melalui surat.
Menurut Djuhari, dkk (2009:11), Surat Menyurat Serbaguna, surat adalah
suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau
pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk
tertentu.
Menurut Suprapto (2004:13), Surat Menyurat Bahasa Indonesia, surat adalah
jenis karangan paparan karena di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud
dan tujuan atau menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan.
Menurut Sedarmayanti (2001:162), Dasar-dasar Pengetahuan tentang
Manajemen Perkantoran, surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari
Menurut Finoza (2004:4), Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia, surat
adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis
yang dibuat dengan persyaratan tertentu.
Dari berbagai defenisi surat di atas, dapat ditarik garis besar, yaitu:
a. Surat berisikan berita, pernyataan, ataupun informasi dari satu pihak kepada
pihak lain.
b. Surat memiliki persyaratan tertentu, seperti ukuran kertas, model atau bentuk
surat, bahasa yang khas, pencantuman tanda tangan, dan sebagainya.
Surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya
tujuan organisasi. Oleh karena itu, perlu diusahakan agar dapat membuat surat
dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi
pula penilaian negatif terhadap organisasi.
2. Fungsi Surat.
Menurut Achmad, dkk (2007:9), Korespondensi Bisnis Indonesia, surat
sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Sebagai wakil atau duta orang/organisasi.
b. Sebagai alat bukti yang otentik.
c. Sebagai alat ukur (barometer) kegiatan organisasi.
d. Sebagai dasar pengambilan keputusan.
e. Alat bantu pengingat.
f. Sebagai dasar penelusuran sejarah organisasi.
Adapun fungsi surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
C. Syarat-syarat Surat yang Baik
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2001:163), Dasar-dasar Pengetahuan
tentang Manajemen Perkantoran, surat yang baik harus:
1. Objektif dan bukan subjektif.
2. Sistematis susunan isi surat.
3. Singkat, tidak bertele-tele.
4. Jelas kepada siapa, darimana, tentang apa.
5. Lengkap isinya.
6. Sopan.
7. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dan
sebagainya).
D. Jenis-jenis Surat
Menururt Sedarmayanti (2001:164), Dasar-dasar Pengetahuan tentang
Manajemen Perkantoran, surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis,
yaitu:
1. Menurut wujudnya: kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum
dan nota, dan surat pengantar.
2. Menurut tujuannya: surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan,
surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat
laporan, surat perjanjian, surat penawaran dan surat pesanan.
3. Menururt sifat isi dan asalnya: surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan surat
4. Menurut jumlah penerima: surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
5. Menurut keamanan isinya: surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa.
6. Menurut urgency penyelesaiannya: surat sangat segera, surat segera, dan surat
biasa.
7. Menurut prosedur pengurusannya: surat masuk dan surat keluar.
8. Menurut jangkauannya: surat intern dan surat ekstern.
E. Bentuk-bentuk Surat
Menurut Achmad, dkk (2007:17), Korespondensi Bisnis Indonesia, secara
umum bentuk surat dibagi menjadi delapan bentuk, sebagai berikut:
1. Bentuk lurus penuh (full block style).
2. Bentuk lurus (block style).
3. Bentuk setengah lurus (semi block style).
4. Bentuk lekuk (indented stye).
5. Bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style).
6. Bentuk resmi Indonesia lama (old official style).
7. Bentuk resmi Indonesia baru (new official style).
F. Bagian-bagian Surat
Menurut Achmad, dkk (2007:13), Korespondensi Bisnis Indonesia,
bagian-bagian surat terdiri dari:
1. Kepala surat 8. Salam penutup
2. Nomor surat 9. Nama organisasi
3. Tanggal 10. Nama penandatangan surat
4. Alamat tujuan 11. Jabatan penandatangan surat/NIP
5. Hal/perihal 12. Lampiran
6. Salam pembuka 13. Tembusan
7. Isi surat 14. Inisial
Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan
surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah:
Gambar 3.9 Kop Surat Fakultas Ekonomi USU
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
a. Lambang/logo Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Nama instansi/organisasi.
c. Alamat lengkap.
d. Nomor telepon, fax, dan website Universitas Sumatera Utara.
2. Nomor Surat
Nomor surat ditulis di bawah kepala surat. Sistem penomoran surat pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki standarisasi yang
telah ditetapkan oleh universitas, dengan urutan yaitu:
a. Nomor urut surat keluar
b. Kode unit kerja USU
c. Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik
d. Kode unit kerja Fakultas
e. Kode unit kerja Dekan Fakultas Ekonomi
f. Kode perihal surat
g. Tahun pembuatan surat
Untuk lebih jelasnya, kode-kode yang digunakan pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1
Kode Unit Kerja Fakultas Ekonomi USU
UNSUR ORGANISASI USU I II III IV V
Organisasi Pusat H5 1
Rektor R
Pembantu Rektor I R1
Pembantu Rektor II R2
Pembantu Rektor III R3
Pembantu Rektor IV R4
Majelis Wali Amanat MWA
Lanjutan Tabel 3.1
Dewan Audit DA
Senat Akademik SA
Dewan Guru Besar DGB
Unit Audit Internal 1
Unit Manajemen Mutu 2
Unit Usaha Komersil 3
Unit Usaha Non Komersil 4
Unit Usaha Penunjang 5
Unit Pengadaan 6
Unit Lain 7
Unsur Pelaksana Akademik H5 2
Fakultas 1
Fakultas Kedokteran 1
Fakultas Hukum 2
Fakultas Pertanian 3
Fakultas Teknik 4
Fakultas Ekonomi 5
Fakultas Kedokteran Gigi 6
Fakultas Sastra 7
Fakultas MIPA 8
Fakultas ISIP 9
Fakultas Kesehatan Masyarakat 10
Fakultas Farmasi 11
Fakultas Psikologi 12
Sekolah Pascasarjana 2
• Program Studi X 1 1
• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X 2 1
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
3
• Pusat Penelitian X 1 1
• Pusat Pengabdian kepada Masyarakat X 2 1
• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X 3 1
Unsur Pelaksana Administratif H5 3
Biro X 1
• Bagian X 1
Lanjutan Tabel 3.1
Unsur Penunjang H5 4
Perpustakaan dan Sistem Informasi 1 1
• Perpustakaan 2
• Sistem Informasi 3 1
• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X
Pelayanan dan Pengembangan Pendidikan 2 1 1
• Pusat Pelayanan/Pengembangan
Pendidikan
2 1
• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X
Unit Penunjang Lain 3
• Unit X 1
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Tabel 3.2
Kode Perihal Surat Fakultas Ekonomi USU
NO LINGKUP KODE PERIHAL
1. Kepemimpinan KPM Perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan/komunikasi, koordinasi/interaksi, implementasi, pengawasan, evaluasi penyelenggaraan universitas dengan berbagai elemen internal dan eksternal, kerjasama dalam negeri & luar negeri, dll.
2. Tatapamong
(Governance)
TPM Pengaturan sistem, pengaturan organisasi,
perencanaan, pengembangan serta implementasi kebijakan, penyebarluasan hasil kerja, humas, hukum, SK, dll.
3. Sistem
Pengelolaan
SPL Pengaturan fungsi dan wewenang, analisa
jabatan, job description, prosedur kerja, peningkatan kompetensi manajerial, pengaturan tanggung jawab, monitoring dan evaluasi unit-unit tata pamong, kearsipan, dll.
4. Kurikulum KRK Perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi kurikulum, kegiatan pembelajaran (perkuliahan, praktikum atau praktek, KKP, KKN, seminar, dan tugas-tugas perkuliahan
lainnya, pengembangan/pemutakhiran kurikulum, dll)
5. Sistem
Pembelajaran
SPB Sistem dan proses pembelajaran, pengkajian
dan pengembangan sistem pembelajaran,
pembelajaran, fasilitas, sarana dan prasarana pembelajaran, layanan perpustakaan, dll.
Lanjutan Tabel 3.2
6. Kemahasiswaan KMS Pembinaan dan pengembangan penalaran,
minat, bakat, seni, dan kesejahteraan mahasiswa, kegiatan unit-unit layanan mahasiswa, partisipasi dan prestasi mahasiswa dalam kegiatan ilmiah (minat dan bakat) ditingkat lokal/nasional/regional/global, dll.
7. Suasana Akademik SSA Pembinaan kegiatan/program interaksi dosen
dengan mahasiswa, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, pemberian penghargaan bagi dosen dan mahasiswa, fasilitasi pencapaian keunggulan akademik, penyelenggaraan seminar, lokakarya, simposium, demonstrasi/pameran, dan lomba karya ilmiah dosen dan mahasiswa, partisipasi dalam forum ilmiah ditingkat nasional dan internasional, dll.
8. Lulusan LLS Analisis data akademik program studi, profil
dan pemetaan lulusan, layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan, peningkatan interaksi antara lulusan dan institusi, evaluasi dan pelacakan lulusan.
9. Penelitian Dan
Pengabdian Kepada Masyarakat
PPM Pengembangan, fasilitasi dan pemberdayaan
penelitian dan pengabdian masyarakat, kebijakan dasar, agenda tahunan, peraturan pengusulan proposal, keterlibatan mahasiswa,
monitoring dan evaluasi, pemanfaatan hasil,
pedoman pengelolaan, diseminasi dan promosi hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, hak kekayaan intelektual, dana penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, kerjasama dengan berbagai institusi atau lembaga, hibah kompetisi, pendataan, dll.
10 Program Studi PRS Pembukaan dan penutupan program studi, studi
kelayakan program studi, akreditasi, pendataan dan informasi mutakhir tentang peringkat serta masa berlaku akreditasi nasional/internasional. 11. Sistem Informasi
& Perpustakaan
SIM Pengorganisasian, pengelolaan sistem,
mahasiswa, staf dan sivitas akademika, dll.
Lanjutan Tabel 3.2
12. Sistem Jaminan Mutu Dan Internal
SJM Pengorganisasian, manual mutu, kebijakan
mutu, prosedur mutu, instruksi kerja mutu, peningkatan mutu berkelanjutan serta pengembangan sistem penjaminan mutu,
monitoring dan evaluasi, tindakan perbaikan,
rekaman data dan informasi proses dan hasil pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
13. Keuangan (Pendanaan)
KEU Perencanaan/ alokasi anggaran, sumber
pendanaan, penggalangan dana, pemanfaatan, akuntabilitas, sistem monitoring, pelaporan dan evaluasi keuangan.
14. Sumber Daya Manusia
SDM Perencanaan, rekrutmen dan seleksi, orientasi
dan penempatan, pengembangan karir, penghargaan dan sanksi, renumerasi, pemberhentian SDM, dll.
15. Prasarana Dan Sarana
PSS Perencanaan, pengadaan, pendataan,
pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan, pemutakhiran sarana dan prasarana, perlengkapan/RT, dll.
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Jadi, kode unit kerja untuk Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
antara lain:
a. Dekan dan Pembantu Dekan Fakultas Ekonomi………. H5.2.1.5
b. Departemen Ekonomi Pembangunan……….. H5.2.1.5.1.1
c. Departemen Manajemen……….. H5.2.1.5.1.2
d. Departemen Akuntansi……… H5.2.1.5.1.3
e. Unit Penunjang……… H5.2.1.5.3
Contoh nomor surat yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
- Surat yang dibuat oleh Dekan Fakultas Ekonomi USU
2508/H5.2.1.5/PRS/2008
Nomor urut surat keluar
Kode unit kerja USU
Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik
Kode unit kerja Fakultas
Kode unit kerja Dekan Fakultas Ekonomi
Kode perihal Program Studi
Tahun pembuatan surat
3. Tanggal Surat
Penulisan tanggal surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, di sebelah
kanan sejajar dengan nomor surat. Nama bulan dituliskan dengan huruf secara
lengkap.
4. Lampiran
Lampiran surat ditulis di bagian kiri bawah kepala surat, tepatnya diantara
nomor surat dan perihal.
5. Hal/perihal
Sama halnya dengan lampiran, hal/perihal juga dituliskan di bagian kiri
6. Alamat Tujuan
Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, apabila alamat yang dituju adalah nama organisasi atau nama
perusahaan, maka penulisan Yth. tidak diperlukan, namun bila yang dituju
adalah nama orang atau jabatan, maka menggunakan Yth.
7. Salam Pembuka
Pada dasarnya, surat resmi dinas pemerintah/instansi pemerintah tidak
terdapat salam pembuka (salutation). Namun, pada Bagian Sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada juga surat yang
menggunakan salam pembuka, yaitu : Dengan hormat. Salam pembuka
Dengan hormat, jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, dimasukkan ke
dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama).
Contoh :
Dengan hormat, sehubungan surat Sekretaris Dekan Direktorat Jendral
Dikti Depdiknas Nomor………….
8. Isi Surat
Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat.
Hal ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan
terlebih dahulu sehingga apabila surat sudah selsesai dikonsep, diharapkan isi
9. Salam Penutup
Salam penutup jarang digunakan pada surat resmi dinas pemerintah, hal ini
dilakukan agar menghindari penghormatan yang berlebih-lebihan. Di dalam
surat yang dikeluarkan oleh Bagian Sekretariat Dekan Universitas Sumatera
Utara tidak digunakan salam penutup, melainkan cukup menyebutkan nama
jabatan, tanda tangan, nama terang, dan NIP (Nomor Induk Pegawai).
10. Nama Organisasi/Bagian Organisasi yang Menulis Surat
Nama organisasi/bagian organisasi tidak dicantumkan karena sudah tertera
pada bagian kepala surat Fakultas Ekonomi.
11. Jabatan Penanda Tangan Surat
Nama jabatan dicantumkan agar diketahui siapa yang mengirimkan surat
tersebut, misalnya Dekan ataupun Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II,
maupun Pembantu Dekan III. Singkatan An. digunakan jika pejabat yang
berwenang menguasakan wewenangnya kepada pejabat satu tingkat di
bawahnya untuk menandatangani surat itu.
Contoh :
An. Dekan
Pembantu Dekan I
Drs. Arifin Hamzah, MM.Ak NIP
12. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab Surat
Tanda tangan dan nama penanggung jawab surat dicantumkan untuk semua
diberi cap stempel Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Selain itu,
cap tanda tangan digunakan juga untuk pembubuhan tanda tangan pada
surat-surat yang harus dibuat dalam jumlah banyak sekaligus, misalnya edaran.
Namun, cap tanda tangan tersebut tidak digunakan untuk surat yang sifatnya
penting/berharga.
13. Tembusan
Surat-surat keluar yang ditangani Bagian Sekretariat Dekan Universitas
Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila
ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut, misalnya
Rektor, Dekan, maupun pegawai.
G. Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk
Menurut Sedarmayanti (2003:88), Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan
Teknologi Modern, tata cara pengelolaan surat masuk dibagi menjadi tiga bagian,
yaitu: tata cara pengelolaan surat penting masuk, tata cara pengelolaan surat biasa
(rutin) masuk, dan tata cara pengelolaan surat rahasia masuk.
a. Tata Cara Pengelolaan Surat Penting Masuk
1) Penerima Surat, bertugas:
a) Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamatnya.
Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada pengirim.
b) Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit
c) Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.
d) Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya).
Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.
e) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat
atau pada sampul surat untuk surat tertutup.
2) Pencatat Surat, bertugas:
Surat penting dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang
digunakan sesuai dengan kebutuhan (sebanyak-banyaknya rangkap tiga)
dengan warna yang berbeda untuk memudahkan pengendalian.
Misalnya: putih (lembar I), kuning (lembar II), merah (lembar III)
Kolom kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu kendali dapat
dikosongkan untuk kemudian diisi oleh pengarah. Kemudian surat beserta
3 kartu kendali diteruskan kepada pengarah surat.
3) Pengarah/Pengendali Surat
a) Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat
akan disampaikan.
b) Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat mana
yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-surat
mana yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah.
c) Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi adalah surat
yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan
d) Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin
disampaikan langsung kepada pengolah.
Tugas Pengarah/Pengendali Surat adalah:
a) Menerima surat penting dengan 3 lembar kartu kendali (dari pencatat
surat).
b) Mengontrol kebenaran pengisian kartu kendali, dan mengisi kolom:
kode dan masalah/indeks, serta pengolah yang dikosongkan oleh
pencatat (dikhawatirkan pencatat tidak dapat mengisi kolom tersebut
dengan tepat).
c) Surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II dan III)
diteruskan ke unit pengolah.
d) Kartu kendali (putih/lembar I) disimpan oleh pengarah dalam kotak
kartu kendali sebagai alat pengendali surat.
Catatan: kartu kendali (putih/lembar I) setelah dikumpulkan selama 1
tahun, dijilid dan fungsinya adalah sebagai “buku agenda”
dalam sistem lama.
4) Unit Pengolah
Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu:
a) Pimpinan unit pengolah.
b) Tata usaha unit pengolah.
Tata usaha unit pengola, bertugas:
a) Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II dan
lembar III).
b) Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali kuning/lembar
II dikembalikan ke penata surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah
surat).
c) Kartu kendali (merah/lembar II) disimpan untuk sementara oleh Tata
Usaha Unit Pengolah, kemudian surat yang telah dilengkapi dengan
disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk
dimintakan disposisi dari pimpinan.
Pimpinan unit pengolah, bertugas:
a) Menulis disposisi/instruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan
oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah.
b) Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi yang
telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke Tata Usaha Unit Pengolah.
Pengolah surat/pelaksana, bertugas:
a) Menerima surat beserta lembar disposisi (lembar I), yang telah ada
disposisi pimpinan, dari Tata Usaha Unit Pengolah, kemudian
memproses/melaksanakan tugasnya sesuai instruksi pimpinan yang
terdapat pada lembar disposisi.
b) Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah mengembalikan
surat ke Tata Usaha Unit Pengolah.
d) Kartu kendali (merah/lembar II) ditukar dengan kartu kendali
(kuning/lembar II di piñata surat), sebagai tanda bahwa surat telah
selesai diproses dan telah dikembalikan kepada penata arsip.
Catatan:
- Kartu kendali disimpan pada kotak kartu kendali.
- Lembar disposisi disimpan pada kotak disposisi (sebagai alat kontrol).
5) Penata Arsip/Penyimpan/Arsiparis, bertugas:
a) Menerima kartu kendali (kuning/lembar II) yang telah diparaf oleh
petugas Tata Usaha Unit Pengolah dan telah dilihat parafnya oleh
pengarah, serta menyimpannya dalam kotak kartu kendali (sebagai
bukti bahwa surat masih ada pada unit pengolah/sedang proses).
b) Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha Unit
Pengolah, dan menukar kartu kendali (kuning/lembar III) dengan kartu
kendali (merah/lembar III).
c) Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode.
d) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.
b. Tata Cara Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Masuk
Menangani surat biasa (rutin) masuk, prosesnya lebih sederhana. Sarana
pencatatan surat biasa adalah menggunakan lembar pengantar surat biasa.
1) Pencatat, bertugas:
a) Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatatnya
dalam lembar pengantar rangkap dua.
c) Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah.
2) Unit Pengolah, bertugas:
a) Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua.
b) Menyimpan lembar pengantar II.
c) Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat di unit kearsipan.
d) Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan
surat kepada pengolah/pelaksana.
c. Tata Cara Pengelolaan Surat Rahasia Masuk
Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua) dan
disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. Setelah
memperhatikan dan memahami prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar
dengan menggunakan kartu kendali, maka dapat disimpulkan bahwa pada
kenyataannya, apabila keadaan ditempat kerja belum atau tidak memungkinkan
untuk mempraktekkan teori termaksud, akhirnya dapat ditetapkan jabatan rangkap
di unit kearsipan, sesuai dengan keadaan. Sehingga dalam keadaan demikian,
dibutuhkan kreativitas untuk dapat menciptakan pengurusan dan pengendalian
surat masuk dan keluar yang lebih sesuai untuk diterapkan pada lingkungan
khusus, berdasarkan teori yang ada.
Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar lebih sederhana. Tidak
rahasia. Hanya saja Sekretaris harus menjaga agar surat penting dan surat rahasia
tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab.
Tata cara pengelolaan surat masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu:
1) Surat diterima di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2) Membuka surat dan memeriksa kelengkapan surat (bila ada lampiran).
3) Sekretaris akan membaca surat yang diterima, kecuali surat yang
bersifat rahasia.
4) Kemudian surat ditulis ke dalam Buku Agenda lalu diklasifikasikan
(tergolong surat masuk atau surat keluar). Hal-hal yang ditulis ke dalam Buku
Agenda adalah nomor urut surat, nomor surat, pengirim, isi ringkas (perihal
surat), dan keterangan (siapa yang akan menindaklanjuti surat tersebut).
5) Sekretaris membuat lembar disposisi yang nantinya akan diajukan
kepada Dekan. Hal-hal yang harus diisi Sekretaris ke dalam lembar disposisi
adalah tanggal terima, nomor kendali (yaitu nomor urut surat di Buku Agenda
dan kode perihal), sifat surat (penting, rahasia, segera, biasa/rutin), tanggal
surat, nomor surat, dan perihal.
6) Menyerahkan surat dan lembar disposisi kepada Dekan. Kemudian
Dekan akan membaca surat dan mengisi lembar disposisi tersebut. Tujuan
pengisian lembar disposisi oleh Dekan adalah untuk mengetahui bagaimana
tindak lanjut dari Dekan terhadap surat masuk tersebut. Hal-hal yang harus
yang akan menindaklanjuti surat tersebut, misalnya Pembantu Dekan I), isi
disposisi (diisi dengan memberikan nomor kode mengenai isi disposisi.
Misalnya: 10. Berarti surat tersebut akan diproses. Kode mengenai isi
disposisi dapat dilihat pada Gambar 3.9), dari (pemberi perintah/disposisi,
yaitu Dekan), dan paraf Dekan.
Namun bila tindak lanjut yang diinginkan Dekan tidak ada pada nomor kode
disposisi antara 1-16 tersebut, maka Dekan dapat mengisi tindak lanjut yang
diinginkannya dengan menuliskan pada kode nomor 17 yang telah
disediakan. Berikut gambar lembar disposisi yang digunakan pada Fakultas
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf
DISPOSISI
7. Teliti/Ikuti Perkembangan 8. Untuk Perhatian
9. Siapkan Laporan 10. Untuk diproses
11. Selesaikan Sesuai Pembicaraan 12. Edarkan
13. Tik/Gandakan 14. File
15. Siapkan Konsep
Gambar 3.10 Lembar Disposisi Fakultas Ekonomi USU
Bila Dekan memilih kode nomor 14 (File), berarti surat tersebut hanya perlu
diarsipkan saja tanpa perlu ditindaklanjuti lagi.
7) Lembar disposisi yang telah diisi oleh Dekan diserahkan kembali kepada
Sekretaris Dekan.
8) Sekretaris Dekan melaksanakan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.
9) Selanjutnya Sekretaris Dekan akan membuat kartu kendali sesuai dengan
lembar disposisi. Hal-hal yang diisi Sekretaris Dekan dalam kartu kendali
yaitu nomor kendali, pengelola (pihak yang diberi instruksi oleh Dekan),
kode (kode perihal surat, lihat Tabel 3.2), tanggal surat, nomor surat, nomor
U.B.B (sama dengan nomor kendali), asal surat, lampiran, perihal, dan
catatan (pihak yang diberi instruksi untuk menindaklanjuti surat tersebut).
Kartu kendali terdiri dari dua rangkap, yaitu 1 lembar berwarna biru dan 1
lembar berwarna putih.
10) Surat beserta lembar disposisi beserta kartu kendali (biru dan putih)
diserahkan kepada petugas atau pegawai dari pejabat/pihak yang dituju,
dimana nama pihak yang dituju atau jabatannya tertera dalam lembar
disposisi. Kemudian semua kartu kendali diparaf oleh petugas atau pegawai
yang menerima. Kemudian kartu kendali warna biru dikembalikan ke bagian
Sekretariat Dekan sebagai bukti bahwa surat tersebut telah diterima oleh
unit/bagian yang bersangkutan. Misalnya suatu surat diperuntukkan kepada
Pembantu Dekan II, maka surat tersebut diterima oleh pegawai pada Bagian
kartu kendali dan menyerahkan surat tersebut langsung kepada Pembantu
Gambar 3.11 Kartu Kendali Fakultas Ekonomi USU Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
2. Tata Cara Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Sedarmayanti (2003:91), Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan
Teknologi Modern, tata cara pengelolaan surat keluar dibagi menjadi bagian,
yaitu: tata cara pengelolaan surat penting keluar dan tata cara pengelolaan surat
biasa (rutin) keluar.
a. Tata Cara Pengelolaan Surat Penting Keluar
Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan, dan dapat pula dilakukan
oleh Unit Pengolah asal kartu kendali (putih/lembar II) dan kartu kendali
unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang, dan telah diproses di unit
pengolah.
1) Unit Pengolah, bertugas:
a) Mengisi kartu kendali rangkap tiga.
b) Kartu kendali (merah/lembar III) ditinggal di Tata Usaha Unit
Pengolah.
c) Kartu kendali (putih dan kuning/lembar I dan II) beserta surat asli dan
tembusan diserahkan ke pencatat (unit kearsipan).
2) Pencatat, bertugas:
a) Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali.
b) Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan
sampul/amplopnya, (bila belum ada) dan diteruskan ke bagian ekspedisi
untuk dikirim ke alamatnya.
c) Kartu kendali (putih/lembar I) disampaikan ke pengarah untuk
disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol.
d) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali
(kuning/lembar II) yang telah diparaf dikembalikan ke unit pengolah
supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat.
e) Kartu kendali (kuning/lembar II) tadi akhirnya diserahkan ke penata
arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.
Catatan: Tembusan surat dapat pula disimpan di penata arsip pada unit
kearsipan (tergantung kebijaksanaan yang ditetapkan organisasi
b. Tata Cara Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Keluar
1) Unit Pengolah, bertugas:
a) Mencatat surat biasa keluar dalam dua lembar pengantar.
b) Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit
kearsipan.
2) Pencatat, bertugas:
a) Memasukkan surat asli dalam sampul setelah distempel dan
meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
b) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit
pengolah dengan disertai lembar pengantar II.
c) Menyimpan lembar pengantar I dipencatat sebagai bukti penyampaian.
Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih sederhana karena tidak semua surat
keluar harus dikonsep dan diketik sendiri oleh Sekretaris Dekan. Pada umumnya
surat yang akan dikirim ke luar Fakultas telah dikonsep dan diketik oleh
masing-masing bagian yang berkepentingan, misalnya Bagian Kepegawaian sehingga
Sekretaris Dekan tidak perlu repot mempersiapkan konsep surat dan mengetiknya.
Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:
1) Surat yang akan dikirim diterima di Bagian Sekretariat Dekan . Dalam hal ini
semua surat yang akan dikirim, baik dari Bagian Akademik, Bagian
Kepegawaian maupun bagian-bagian lainnya harus melalui proses terlebih
Untuk surat yang harus dibuat sendiri oleh Sekretaris Dekan, maka Sekretaris
harus terlebih dahulu membuat konsep surat yang akan dikirim lalu
mengetiknya.
2) Setelah surat diketik, surat kemudian diserahkan kepada Dekan untuk
disetujui. Bila Dekan merasa surat tersebut masih butuh perbaikan/revisi,
maka Sekretaris harus melakukan perbaikan seperlunya sesuai dengan
perintah Dekan.
3) Setelah surat disetujui, Sekretaris Dekan akan memberi nomor surat keluar
dan membubuhkan stempel tanggal.
4) Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam suatu map yang disebut
blutter sign (untuk semua surat yang akan ditandatangani oleh Dekan) atau
blutter disposition (untuk surat yang tidak perlu ditandatangani oleh Dekan
tetapi butuh tindak lanjut dari Dekan). Untuk surat-surat biasa/rutin, dan
rahasia harus ditandatangani langsung oleh Dekan. Tidak boleh menggunakan
cap tanda tangan.
5) Setelah ditandatangani Dekan, maka selanjutnya membubuhkan stempel
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tandatangan Dekan.
6) Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu ke dalam
Buku Agenda.
7) Setelah dicatat ke dalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah
mengirim surat tersebut kepada alamat yang dituju melalui kurir ataupun
Jumlah surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sangat banyak. Jumlah surat masuk dan surat keluar selama tiga
bulan terakhir, yaitu bulan Desember 2009, Januari 2010, dan Februari 2010 dapat
dilihat pada Tabel 3.3 dan Tabel 3.4.
Tabel 3.3
Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU
Waktu
Dekan III Bendahara
Des 2009 26 16 14 16 6
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Tabel 3.4
Jumlah Surat Keluar Fakultas Ekonomi USU
Waktu
Dekan III Bendahara
Des 2009 15 63 56 168 7
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Dari data di atas dapat diketahui bahwa presentase surat masuk pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah 27,44%, sedangkan presentase surat
Presentase surat masuk untuk masing-masing bagian yakni: Dekan 25,32%,
Pembantu Dekan I 31,73%, Pembantu Dekan II 25,96%, Pembantu Dekan III
11,86%, dan Bendahara 5,13%.
Sedangkan presentase surat keluar dari masing-masing bagian yakni: Dekan
6,79%, Pembantu Dekan I 17,58%, Pembantu Dekan II 18,67%, Pembantu Dekan
III 53,69%, dan Bendahara 3,27%.
H. Sistem Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Azas Penyimpanan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:21), Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan
Teknologi Modern, dalam penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) azas
pengorganisasian, yaitu:
a. Azas Sentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang
dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit
lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip.
b. Azas Desentralisasi
Adalah azas pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di
masing-masing unit dalam suatu organisasi.
c. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi
Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada
semua unit) disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya
khusus disimpan di masing-masing unit.
2. Sistem Penataan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:70), Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan
Teknologi Modern, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip, yaitu:
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
b. Sistem Masalah/Perihal (Subject Filing System)
c. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
d. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System)
e. Sistem Wilayah/Daerah/Regional (Geographical Filing System)
Sistem penyimpanan/pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan
azas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana sebagian dari
surat-surat yang masuk maupun keluar diarsipkan oleh masing-masing bagian yang
bersangkutan (misalnya: surat dari dan untuk Bagian Akademik disimpan di
Bagian Akademik, surat dari dan untuk Bagian Kepegawaian disimpan di Bagian
Kepegawaian, surat dari dan untuk Dekan disimpan di Bagian Sekretariat Dekan,
dan sebagainya) dan sebagian lagi (yaitu surat yang dianggap penting) disimpan
di pusat kearsipan yaitu Bagian Sekretariat Dekan walaupun surat tersebut dari
dan untuk bagian lain, misalnya Bagian Kepegawaian. Namun surat tersebut akan
digandakan sehingga bagian yang bersangkutan juga dapat mengarsipkan surat
Surat-surat di Bagian Sekretariat Dekan diarsipkan berdasarkan prosedur
pengurusannya, yaitu surat-surat yang masuk dan surat-surat yang keluar. Setelah
itu, surat masuk diklasifikasikan lagi berdasarkan asalnya, yaitu surat masuk yang
berasal dari dalam wilayah universitas (internal) dan surat masuk yang berasal
dari luar universitas (eksternal). Sedangkan untuk surat keluar tidak
diklasifikasikan lagi karena surat keluar yang ada hanya berasal dari dalam
universitas ataupun fakultas. Surat-surat tersebut kemudian dimasukkan ke dalam
suatu map penyimpanan yang disebut letter file. Setelah itu, semua letter file yang
telah diisi surat masuk dan surat keluar disimpan ke dalam filing cabinet (lemari
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan
sebagai berikut:
1. Bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan salah satu unit kerja yang melakukan aktivitas korespondensi.
2. Keseluruhan surat-surat yang masuk ke dalam Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara diproses terlebih dahulu di Bagian Sekretariat Dekan sebelum
didistribusikan kepada unit/bagian yang bersangkutan.
3. Surat-surat yang akan dikirim diketik sendiri oleh masing-masing unit/bagian
yang bersangkutan untuk kemudian diproses di Bagian Sekretariat Dekan
sebelum dikirim.
4. Tata cara pengelolaan surat masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat di Bagian
Sekretariat Dekan, pemeriksaan kelengkapan surat oleh Sekretaris Dekan
(bila ada lampiran), pencatatan ke dalam Buku Agenda, pengisian lembar
disposisi, pengisian kartu kendali, dan terakhir pendistribusian surat serta
penandatanganan kartu kendali sebagai bukti tanda terima.
5. Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat,
pengetikan surat, perbaikan/revisi surat bila perlu, pemberian nomor surat,
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, pencatatan ke dalam Buku Agenda,
dan terakhir pengiriman surat kepada alamat yang dituju.
6. Tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Bagian Sekretariat
Dekan tergolong baik dan tidak ditemukan adanya kendala yang berarti,
karena menggunakan peralatan yang cukup memadai (misalnya komputer,
printer yang dapat juga digunakan sebagai mesin pengganda dan scanner,
mesin fax, filing cabinet (lemari arsip), dan stempel tandatangan Dekan.
Hanya saja, untuk surat masuk Sekretaris Dekan sering kali tidak menuliskan
nama orang yang dituju ke dalam Buku Agenda.
B. Saran
Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Diharapkan agar Sekretaris yang mengurus kegiatan surat-menyurat untuk
menuliskan nama orang yang dituju untuk surat masuk di Buku Agenda.
2. Diharapkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dapat mempertahankan penyelenggaraan surat-menyurat
yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan
lagi.
3. Diharapkan Sekretaris Dekan dapat terus mengembangkan keterampilan
dalam pengurusan surat-menyurat agar dapat lebih terampil, teliti, dan
4. Diharapkan Sekretaris dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama
yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan dalam hal pengurusan
