BAB III PEMBAHASAN
G. Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Menurut Sedarmayanti (2003:88), Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, tata cara pengelolaan surat masuk dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: tata cara pengelolaan surat penting masuk, tata cara pengelolaan surat biasa (rutin) masuk, dan tata cara pengelolaan surat rahasia masuk.
a. Tata Cara Pengelolaan Surat Penting Masuk
1) Penerima Surat, bertugas:
a) Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada pengirim.
b) Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit
c) Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.
d) Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya). Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.
e) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat atau pada sampul surat untuk surat tertutup.
2) Pencatat Surat, bertugas:
Surat penting dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang digunakan sesuai dengan kebutuhan (sebanyak-banyaknya rangkap tiga) dengan warna yang berbeda untuk memudahkan pengendalian.
Misalnya: putih (lembar I), kuning (lembar II), merah (lembar III)
Kolom kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu kendali dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh pengarah. Kemudian surat beserta 3 kartu kendali diteruskan kepada pengarah surat.
3) Pengarah/Pengendali Surat
a) Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan disampaikan.
b) Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat mana yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah.
c) Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi adalah surat yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan hal-hal lain yang ditentukan oleh pimpinan.
d) Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah.
Tugas Pengarah/Pengendali Surat adalah:
a) Menerima surat penting dengan 3 lembar kartu kendali (dari pencatat surat).
b) Mengontrol kebenaran pengisian kartu kendali, dan mengisi kolom:
kode dan masalah/indeks, serta pengolah yang dikosongkan oleh pencatat (dikhawatirkan pencatat tidak dapat mengisi kolom tersebut dengan tepat).
c) Surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II dan III)
diteruskan ke unit pengolah.
d) Kartu kendali (putih/lembar I) disimpan oleh pengarah dalam kotak
kartu kendali sebagai alat pengendali surat.
Catatan: kartu kendali (putih/lembar I) setelah dikumpulkan selama 1
tahun, dijilid dan fungsinya adalah sebagai “buku agenda” dalam sistem lama.
4) Unit Pengolah
Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu: a) Pimpinan unit pengolah.
b) Tata usaha unit pengolah.
Tata usaha unit pengola, bertugas:
a) Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II dan lembar III).
b) Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali kuning/lembar II dikembalikan ke penata surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah surat).
c) Kartu kendali (merah/lembar II) disimpan untuk sementara oleh Tata Usaha Unit Pengolah, kemudian surat yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan.
Pimpinan unit pengolah, bertugas:
a) Menulis disposisi/instruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah.
b) Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi yang
telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke Tata Usaha Unit Pengolah.
Pengolah surat/pelaksana, bertugas:
a) Menerima surat beserta lembar disposisi (lembar I), yang telah ada disposisi pimpinan, dari Tata Usaha Unit Pengolah, kemudian memproses/melaksanakan tugasnya sesuai instruksi pimpinan yang terdapat pada lembar disposisi.
b) Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah mengembalikan
surat ke Tata Usaha Unit Pengolah.
d) Kartu kendali (merah/lembar II) ditukar dengan kartu kendali (kuning/lembar II di piñata surat), sebagai tanda bahwa surat telah selesai diproses dan telah dikembalikan kepada penata arsip.
Catatan:
- Kartu kendali disimpan pada kotak kartu kendali.
- Lembar disposisi disimpan pada kotak disposisi (sebagai alat kontrol).
5) Penata Arsip/Penyimpan/Arsiparis, bertugas:
a) Menerima kartu kendali (kuning/lembar II) yang telah diparaf oleh
petugas Tata Usaha Unit Pengolah dan telah dilihat parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya dalam kotak kartu kendali (sebagai bukti bahwa surat masih ada pada unit pengolah/sedang proses).
b) Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha Unit
Pengolah, dan menukar kartu kendali (kuning/lembar III) dengan kartu kendali (merah/lembar III).
c) Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode. d) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.
b. Tata Cara Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Masuk
Menangani surat biasa (rutin) masuk, prosesnya lebih sederhana. Sarana pencatatan surat biasa adalah menggunakan lembar pengantar surat biasa.
1) Pencatat, bertugas:
a) Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatatnya
dalam lembar pengantar rangkap dua.
c) Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah.
2) Unit Pengolah, bertugas:
a) Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua. b) Menyimpan lembar pengantar II.
c) Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat di unit kearsipan.
d) Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan
surat kepada pengolah/pelaksana.
c. Tata Cara Pengelolaan Surat Rahasia Masuk
Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua) dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. Setelah memperhatikan dan memahami prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan kartu kendali, maka dapat disimpulkan bahwa pada kenyataannya, apabila keadaan ditempat kerja belum atau tidak memungkinkan untuk mempraktekkan teori termaksud, akhirnya dapat ditetapkan jabatan rangkap di unit kearsipan, sesuai dengan keadaan. Sehingga dalam keadaan demikian, dibutuhkan kreativitas untuk dapat menciptakan pengurusan dan pengendalian surat masuk dan keluar yang lebih sesuai untuk diterapkan pada lingkungan khusus, berdasarkan teori yang ada.
Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar lebih sederhana. Tidak ada perbedaan yang berarti antara pengurusan surat masuk penting, biasa, maupun
rahasia. Hanya saja Sekretaris harus menjaga agar surat penting dan surat rahasia tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab.
Tata cara pengelolaan surat masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu:
1) Surat diterima di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2) Membuka surat dan memeriksa kelengkapan surat (bila ada lampiran).
3) Sekretaris akan membaca surat yang diterima, kecuali surat yang
bersifat rahasia.
4) Kemudian surat ditulis ke dalam Buku Agenda lalu diklasifikasikan
(tergolong surat masuk atau surat keluar). Hal-hal yang ditulis ke dalam Buku Agenda adalah nomor urut surat, nomor surat, pengirim, isi ringkas (perihal surat), dan keterangan (siapa yang akan menindaklanjuti surat tersebut).
5) Sekretaris membuat lembar disposisi yang nantinya akan diajukan
kepada Dekan. Hal-hal yang harus diisi Sekretaris ke dalam lembar disposisi adalah tanggal terima, nomor kendali (yaitu nomor urut surat di Buku Agenda dan kode perihal), sifat surat (penting, rahasia, segera, biasa/rutin), tanggal surat, nomor surat, dan perihal.
6) Menyerahkan surat dan lembar disposisi kepada Dekan. Kemudian
Dekan akan membaca surat dan mengisi lembar disposisi tersebut. Tujuan pengisian lembar disposisi oleh Dekan adalah untuk mengetahui bagaimana tindak lanjut dari Dekan terhadap surat masuk tersebut. Hal-hal yang harus diisi oleh Dekan yaitu tanggal (tanggal penyelesaian surat), kepada (siapa
yang akan menindaklanjuti surat tersebut, misalnya Pembantu Dekan I), isi disposisi (diisi dengan memberikan nomor kode mengenai isi disposisi. Misalnya: 10. Berarti surat tersebut akan diproses. Kode mengenai isi disposisi dapat dilihat pada Gambar 3.9), dari (pemberi perintah/disposisi, yaitu Dekan), dan paraf Dekan.
Namun bila tindak lanjut yang diinginkan Dekan tidak ada pada nomor kode disposisi antara 1-16 tersebut, maka Dekan dapat mengisi tindak lanjut yang diinginkannya dengan menuliskan pada kode nomor 17 yang telah disediakan. Berikut gambar lembar disposisi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI LEMBAR DISPOSISI Tgl. Terima: No. Kendali:
Penting Tgl. Surat : Rahasia No. Surat : Segera Hal. (Kode) : Biasa/Rutin
Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf
DISPOSISI
1. Mohon Pertimbangan 16. Umumkan
2. Mohon Pendapat 17. ……… 3. Mohon Keputusan ………... 4. Mohon Petunjuk ………... 5. Mohon Saran 6. Bicarakan 7. Teliti/Ikuti Perkembangan 8. Untuk Perhatian 9. Siapkan Laporan 10. Untuk diproses
11. Selesaikan Sesuai Pembicaraan 12. Edarkan
13. Tik/Gandakan 14. File
15. Siapkan Konsep
Gambar 3.10 Lembar Disposisi Fakultas Ekonomi USU
Bila Dekan memilih kode nomor 14 (File), berarti surat tersebut hanya perlu diarsipkan saja tanpa perlu ditindaklanjuti lagi.
7) Lembar disposisi yang telah diisi oleh Dekan diserahkan kembali kepada
Sekretaris Dekan.
8) Sekretaris Dekan melaksanakan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.
9) Selanjutnya Sekretaris Dekan akan membuat kartu kendali sesuai dengan
lembar disposisi. Hal-hal yang diisi Sekretaris Dekan dalam kartu kendali yaitu nomor kendali, pengelola (pihak yang diberi instruksi oleh Dekan), kode (kode perihal surat, lihat Tabel 3.2), tanggal surat, nomor surat, nomor U.B.B (sama dengan nomor kendali), asal surat, lampiran, perihal, dan catatan (pihak yang diberi instruksi untuk menindaklanjuti surat tersebut). Kartu kendali terdiri dari dua rangkap, yaitu 1 lembar berwarna biru dan 1 lembar berwarna putih.
10) Surat beserta lembar disposisi beserta kartu kendali (biru dan putih)
diserahkan kepada petugas atau pegawai dari pejabat/pihak yang dituju, dimana nama pihak yang dituju atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi. Kemudian semua kartu kendali diparaf oleh petugas atau pegawai yang menerima. Kemudian kartu kendali warna biru dikembalikan ke bagian Sekretariat Dekan sebagai bukti bahwa surat tersebut telah diterima oleh unit/bagian yang bersangkutan. Misalnya suatu surat diperuntukkan kepada Pembantu Dekan II, maka surat tersebut diterima oleh pegawai pada Bagian Kepegawaian yang kemudian pegawai tersebut akan menandatangani semua
kartu kendali dan menyerahkan surat tersebut langsung kepada Pembantu Dekan II.
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI MEDAN
NO. KENDALI: PENGELOLA: Kode: Tgl. Surat: Tanggal: No. Surat: No. U.B.B: Asal Surat : Lampiran : Hal : Catatan : Tgl. Penerimaan: Paraf
Gambar 3.11 Kartu Kendali Fakultas Ekonomi USU Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU 2. Tata Cara Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Sedarmayanti (2003:91), Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, tata cara pengelolaan surat keluar dibagi menjadi bagian, yaitu: tata cara pengelolaan surat penting keluar dan tata cara pengelolaan surat biasa (rutin) keluar.
a. Tata Cara Pengelolaan Surat Penting Keluar
Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan, dan dapat pula dilakukan oleh Unit Pengolah asal kartu kendali (putih/lembar II) dan kartu kendali (kuning/lembar II) bila perlu dua lembar, diserahkan ke unit kearsipan, agar
unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang, dan telah diproses di unit pengolah.
1) Unit Pengolah, bertugas:
a) Mengisi kartu kendali rangkap tiga.
b) Kartu kendali (merah/lembar III) ditinggal di Tata Usaha Unit
Pengolah.
c) Kartu kendali (putih dan kuning/lembar I dan II) beserta surat asli dan tembusan diserahkan ke pencatat (unit kearsipan).
2) Pencatat, bertugas:
a) Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali.
b) Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan
sampul/amplopnya, (bila belum ada) dan diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
c) Kartu kendali (putih/lembar I) disampaikan ke pengarah untuk
disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol.
d) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali (kuning/lembar II) yang telah diparaf dikembalikan ke unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat.
e) Kartu kendali (kuning/lembar II) tadi akhirnya diserahkan ke penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.
Catatan: Tembusan surat dapat pula disimpan di penata arsip pada unit
kearsipan (tergantung kebijaksanaan yang ditetapkan organisasi tersebut).
b. Tata Cara Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Keluar
1) Unit Pengolah, bertugas:
a) Mencatat surat biasa keluar dalam dua lembar pengantar.
b) Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit
kearsipan.
2) Pencatat, bertugas:
a) Memasukkan surat asli dalam sampul setelah distempel dan
meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
b) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit
pengolah dengan disertai lembar pengantar II.
c) Menyimpan lembar pengantar I dipencatat sebagai bukti penyampaian. Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih sederhana karena tidak semua surat keluar harus dikonsep dan diketik sendiri oleh Sekretaris Dekan. Pada umumnya surat yang akan dikirim ke luar Fakultas telah dikonsep dan diketik oleh masing-masing bagian yang berkepentingan, misalnya Bagian Kepegawaian sehingga Sekretaris Dekan tidak perlu repot mempersiapkan konsep surat dan mengetiknya.
Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:
1) Surat yang akan dikirim diterima di Bagian Sekretariat Dekan . Dalam hal ini semua surat yang akan dikirim, baik dari Bagian Akademik, Bagian Kepegawaian maupun bagian-bagian lainnya harus melalui proses terlebih dahulu di Bagian Sekretariat Dekan.
Untuk surat yang harus dibuat sendiri oleh Sekretaris Dekan, maka Sekretaris harus terlebih dahulu membuat konsep surat yang akan dikirim lalu mengetiknya.
2) Setelah surat diketik, surat kemudian diserahkan kepada Dekan untuk
disetujui. Bila Dekan merasa surat tersebut masih butuh perbaikan/revisi, maka Sekretaris harus melakukan perbaikan seperlunya sesuai dengan perintah Dekan.
3) Setelah surat disetujui, Sekretaris Dekan akan memberi nomor surat keluar dan membubuhkan stempel tanggal.
4) Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam suatu map yang disebut
blutter sign (untuk semua surat yang akan ditandatangani oleh Dekan) atau blutter disposition (untuk surat yang tidak perlu ditandatangani oleh Dekan
tetapi butuh tindak lanjut dari Dekan). Untuk surat-surat biasa/rutin, dan rahasia harus ditandatangani langsung oleh Dekan. Tidak boleh menggunakan cap tanda tangan.
5) Setelah ditandatangani Dekan, maka selanjutnya membubuhkan stempel
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tandatangan Dekan. 6) Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu ke dalam
Buku Agenda.
7) Setelah dicatat ke dalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah
mengirim surat tersebut kepada alamat yang dituju melalui kurir ataupun kantor pos.
Jumlah surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat banyak. Jumlah surat masuk dan surat keluar selama tiga bulan terakhir, yaitu bulan Desember 2009, Januari 2010, dan Februari 2010 dapat dilihat pada Tabel 3.3 dan Tabel 3.4.
Tabel 3.3
Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU
Waktu
Pihak yang Dituju Dekan Pembantu
Dekan I
Pembantu Dekan II
Pembantu
Dekan III Bendahara
Des 2009 26 16 14 16 6 Jan 2010 22 64 30 4 5 Feb 2010 31 19 37 17 5 Jumlah 79 99 81 37 16 Total Surat Masuk 312
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Tabel 3.4
Jumlah Surat Keluar Fakultas Ekonomi USU
Waktu Asal Surat Dekan Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu
Dekan III Bendahara
Des 2009 15 63 56 168 7 Jan 2010 25 37 60 137 3 Feb 2010 16 45 38 138 17 Jumlah 56 145 154 443 27 Total Surat Keluar 825
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Dari data di atas dapat diketahui bahwa presentase surat masuk pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah 27,44%, sedangkan presentase surat keluar, yaitu 72,56%.
Presentase surat masuk untuk masing-masing bagian yakni: Dekan 25,32%, Pembantu Dekan I 31,73%, Pembantu Dekan II 25,96%, Pembantu Dekan III 11,86%, dan Bendahara 5,13%.
Sedangkan presentase surat keluar dari masing-masing bagian yakni: Dekan 6,79%, Pembantu Dekan I 17,58%, Pembantu Dekan II 18,67%, Pembantu Dekan III 53,69%, dan Bendahara 3,27%.
H. Sistem Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar