BAB III PEMBAHASAN
F. Bagian-Bagian Surat
Menurut Achmad, dkk (2007:13), Korespondensi Bisnis Indonesia, bagian-bagian surat terdiri dari:
1. Kepala surat 8. Salam penutup
2. Nomor surat 9. Nama organisasi
3. Tanggal 10. Nama penandatangan surat
4. Alamat tujuan 11. Jabatan penandatangan surat/NIP
5. Hal/perihal 12. Lampiran
6. Salam pembuka 13. Tembusan
7. Isi surat 14. Inisial
Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
1. Kepala Surat (Kop Surat)
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
Jl. Prof. T. M. Hanafiah, SH Kampus USU Medan 20155 Telp. 8218522 Fax. (061) 8218522 Website: http://www.usu.ac.id
Gambar 3.9 Kop Surat Fakultas Ekonomi USU
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari:
a. Lambang/logo Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. b. Nama instansi/organisasi.
c. Alamat lengkap.
d. Nomor telepon, fax, dan website Universitas Sumatera Utara.
2. Nomor Surat
Nomor surat ditulis di bawah kepala surat. Sistem penomoran surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki standarisasi yang telah ditetapkan oleh universitas, dengan urutan yaitu:
a. Nomor urut surat keluar b. Kode unit kerja USU
c. Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik d. Kode unit kerja Fakultas
e. Kode unit kerja Dekan Fakultas Ekonomi f. Kode perihal surat
g. Tahun pembuatan surat
Untuk lebih jelasnya, kode-kode yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1
Kode Unit Kerja Fakultas Ekonomi USU
UNSUR ORGANISASI USU I II III IV V
Organisasi Pusat H5 1
Rektor R
Pembantu Rektor I R1
Pembantu Rektor II R2
Pembantu Rektor III R3
Pembantu Rektor IV R4
Majelis Wali Amanat MWA
Lanjutan Tabel 3.1
Dewan Audit DA
Senat Akademik SA
Dewan Guru Besar DGB
Unit Audit Internal 1
Unit Manajemen Mutu 2
Unit Usaha Komersil 3
Unit Usaha Non Komersil 4
Unit Usaha Penunjang 5
Unit Pengadaan 6
Unit Lain 7
Unsur Pelaksana Akademik H5 2
Fakultas 1
Fakultas X 1
• Departemen X 1 1
• Program Studi X 2 1
• Unit Penunjang X 3 1
• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X 4 1
Fakultas Kedokteran 1
Fakultas Hukum 2
Fakultas Pertanian 3
Fakultas Teknik 4
Fakultas Ekonomi 5
Fakultas Kedokteran Gigi 6
Fakultas Sastra 7
Fakultas MIPA 8
Fakultas ISIP 9
Fakultas Kesehatan Masyarakat 10
Fakultas Farmasi 11
Fakultas Psikologi 12
Sekolah Pascasarjana 2
• Program Studi X 1 1
• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X 2 1
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
3
• Pusat Penelitian X 1 1
• Pusat Pengabdian kepada Masyarakat X 2 1
• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X 3 1
Unsur Pelaksana Administratif H5 3
Biro X 1
• Bagian X 1
Lanjutan Tabel 3.1
Unsur Penunjang H5 4
Perpustakaan dan Sistem Informasi 1 1
• Perpustakaan 2
• Sistem Informasi 3 1
• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X
Pelayanan dan Pengembangan Pendidikan 2 1 1
• Pusat Pelayanan/Pengembangan
Pendidikan
2 1
• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X
Unit Penunjang Lain 3
• Unit X 1
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Tabel 3.2
Kode Perihal Surat Fakultas Ekonomi USU
NO LINGKUP KODE PERIHAL
1. Kepemimpinan KPM Perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan/komunikasi, koordinasi/interaksi, implementasi, pengawasan, evaluasi penyelenggaraan universitas dengan berbagai elemen internal dan eksternal, kerjasama dalam negeri & luar negeri, dll.
2. Tatapamong
(Governance)
TPM Pengaturan sistem, pengaturan organisasi,
perencanaan, pengembangan serta implementasi kebijakan, penyebarluasan hasil kerja, humas, hukum, SK, dll.
3. Sistem
Pengelolaan
SPL Pengaturan fungsi dan wewenang, analisa
jabatan, job description, prosedur kerja, peningkatan kompetensi manajerial, pengaturan tanggung jawab, monitoring dan evaluasi unit-unit tata pamong, kearsipan, dll.
4. Kurikulum KRK Perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi kurikulum, kegiatan pembelajaran (perkuliahan, praktikum atau praktek, KKP, KKN, seminar, dan tugas-tugas perkuliahan
lainnya, pengembangan/pemutakhiran kurikulum, dll)
5. Sistem
Pembelajaran
SPB Sistem dan proses pembelajaran, pengkajian
dan pengembangan sistem pembelajaran,
pembelajaran, fasilitas, sarana dan prasarana pembelajaran, layanan perpustakaan, dll.
Lanjutan Tabel 3.2
6. Kemahasiswaan KMS Pembinaan dan pengembangan penalaran,
minat, bakat, seni, dan kesejahteraan mahasiswa, kegiatan unit-unit layanan mahasiswa, partisipasi dan prestasi mahasiswa dalam kegiatan ilmiah (minat dan bakat) ditingkat lokal/nasional/regional/global, dll.
7. Suasana Akademik SSA Pembinaan kegiatan/program interaksi dosen
dengan mahasiswa, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, pemberian penghargaan bagi dosen dan mahasiswa, fasilitasi pencapaian keunggulan akademik, penyelenggaraan seminar, lokakarya, simposium, demonstrasi/pameran, dan lomba karya ilmiah dosen dan mahasiswa, partisipasi dalam forum ilmiah ditingkat nasional dan internasional, dll.
8. Lulusan LLS Analisis data akademik program studi, profil
dan pemetaan lulusan, layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan, peningkatan interaksi antara lulusan dan institusi, evaluasi dan pelacakan lulusan.
9. Penelitian Dan
Pengabdian Kepada Masyarakat
PPM Pengembangan, fasilitasi dan pemberdayaan
penelitian dan pengabdian masyarakat, kebijakan dasar, agenda tahunan, peraturan pengusulan proposal, keterlibatan mahasiswa,
monitoring dan evaluasi, pemanfaatan hasil,
pedoman pengelolaan, diseminasi dan promosi hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, hak kekayaan intelektual, dana penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, kerjasama dengan berbagai institusi atau lembaga, hibah kompetisi, pendataan, dll.
10 Program Studi PRS Pembukaan dan penutupan program studi, studi
kelayakan program studi, akreditasi, pendataan dan informasi mutakhir tentang peringkat serta masa berlaku akreditasi nasional/internasional. 11. Sistem Informasi
& Perpustakaan
SIM Pengorganisasian, pengelolaan sistem,
pengumpulan data, analisis, penyimpanan, pengembalian data (retrieval), presentasi data dan informasi, komunikasi dan koordinasi internal serta kerjasama eksternal, pemutakhiran piranti keras dan lunak, sumber
mahasiswa, staf dan sivitas akademika, dll.
Lanjutan Tabel 3.2
12. Sistem Jaminan Mutu Dan Internal
SJM Pengorganisasian, manual mutu, kebijakan
mutu, prosedur mutu, instruksi kerja mutu, peningkatan mutu berkelanjutan serta pengembangan sistem penjaminan mutu,
monitoring dan evaluasi, tindakan perbaikan,
rekaman data dan informasi proses dan hasil pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
13. Keuangan (Pendanaan)
KEU Perencanaan/ alokasi anggaran, sumber
pendanaan, penggalangan dana, pemanfaatan, akuntabilitas, sistem monitoring, pelaporan dan evaluasi keuangan.
14. Sumber Daya Manusia
SDM Perencanaan, rekrutmen dan seleksi, orientasi
dan penempatan, pengembangan karir, penghargaan dan sanksi, renumerasi, pemberhentian SDM, dll.
15. Prasarana Dan Sarana
PSS Perencanaan, pengadaan, pendataan,
pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan, pemutakhiran sarana dan prasarana, perlengkapan/RT, dll.
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Jadi, kode unit kerja untuk Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain:
a. Dekan dan Pembantu Dekan Fakultas Ekonomi………. H5.2.1.5
b. Departemen Ekonomi Pembangunan……….. H5.2.1.5.1.1
c. Departemen Manajemen……….. H5.2.1.5.1.2
d. Departemen Akuntansi……… H5.2.1.5.1.3
e. Unit Penunjang……… H5.2.1.5.3
Contoh nomor surat yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
- Surat yang dibuat oleh Dekan Fakultas Ekonomi USU
2508/H5.2.1.5/PRS/2008
Nomor urut surat keluar Kode unit kerja USU
Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik Kode unit kerja Fakultas
Kode unit kerja Dekan Fakultas Ekonomi Kode perihal Program Studi
Tahun pembuatan surat 3. Tanggal Surat
Penulisan tanggal surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat. Nama bulan dituliskan dengan huruf secara lengkap.
4. Lampiran
Lampiran surat ditulis di bagian kiri bawah kepala surat, tepatnya diantara nomor surat dan perihal.
5. Hal/perihal
Sama halnya dengan lampiran, hal/perihal juga dituliskan di bagian kiri bawah surat. Hal/perihal dituliskan setelah nomor surat dan lampiran.
6. Alamat Tujuan
Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, apabila alamat yang dituju adalah nama organisasi atau nama perusahaan, maka penulisan Yth. tidak diperlukan, namun bila yang dituju adalah nama orang atau jabatan, maka menggunakan Yth.
7. Salam Pembuka
Pada dasarnya, surat resmi dinas pemerintah/instansi pemerintah tidak terdapat salam pembuka (salutation). Namun, pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada juga surat yang menggunakan salam pembuka, yaitu : Dengan hormat. Salam pembuka
Dengan hormat, jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, dimasukkan ke
dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama). Contoh :
Dengan hormat, sehubungan surat Sekretaris Dekan Direktorat Jendral Dikti Depdiknas Nomor………….
8. Isi Surat
Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat. Hal ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan terlebih dahulu sehingga apabila surat sudah selsesai dikonsep, diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat, jelas, benar dan sopan.
9. Salam Penutup
Salam penutup jarang digunakan pada surat resmi dinas pemerintah, hal ini dilakukan agar menghindari penghormatan yang berlebih-lebihan. Di dalam surat yang dikeluarkan oleh Bagian Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, melainkan cukup menyebutkan nama jabatan, tanda tangan, nama terang, dan NIP (Nomor Induk Pegawai).
10. Nama Organisasi/Bagian Organisasi yang Menulis Surat
Nama organisasi/bagian organisasi tidak dicantumkan karena sudah tertera pada bagian kepala surat Fakultas Ekonomi.
11. Jabatan Penanda Tangan Surat
Nama jabatan dicantumkan agar diketahui siapa yang mengirimkan surat tersebut, misalnya Dekan ataupun Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, maupun Pembantu Dekan III. Singkatan An. digunakan jika pejabat yang berwenang menguasakan wewenangnya kepada pejabat satu tingkat di bawahnya untuk menandatangani surat itu.
Contoh :
An. Dekan
Pembantu Dekan I
Drs. Arifin Hamzah, MM.Ak NIP
12. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab Surat
Tanda tangan dan nama penanggung jawab surat dicantumkan untuk semua surat keluar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, bahkan
diberi cap stempel Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Selain itu, cap tanda tangan digunakan juga untuk pembubuhan tanda tangan pada surat-surat yang harus dibuat dalam jumlah banyak sekaligus, misalnya edaran. Namun, cap tanda tangan tersebut tidak digunakan untuk surat yang sifatnya penting/berharga.
13. Tembusan
Surat-surat keluar yang ditangani Bagian Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut, misalnya Rektor, Dekan, maupun pegawai.
G. Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar