KESIMPULAN DAN SARAN - Sistem Penyimpanan, Pengamanan, Dan Pemeliharaan Pada Kear

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan pada kearsipan di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah presiden Universitas Sumareta Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas sumatera Utara dan beegabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegrian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku sejak surat terhitung mulai 01 OKtober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/ 1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi mengasuh dua jenjang Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Stara-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompensasi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan Ekuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (costumer) dan stakeholders lainnya.

Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan Institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Struktur Organisasi & Personalia

Dilihat dari pengertiannya stuktur organisasi organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan , biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung jawabnya.

Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar berikut:

Bagan Struktur Organisasi Fakultas

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara 2007/2008 Rektor dan Pembantu Rektor Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian

Tata Usaha Departemen

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas seorang sekretaris pada bagaian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara :

Tabel 2.1

Rincian Tugas Sekrtetaris Dekan Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara

NO PEKERJAAN RUTIN

1 Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU ke buku agenda

2 Membuat / menulis nomor surat keluar

3 Menjadwal kegiatan Dekan

4 Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar

5 Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan

6 Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan 7 Mengarsip surat masuk dan keluar

8 Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain 9 Mengetik surat keluar

D. Jaringan instansi/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang mengasilkan jasa pendidikan non- profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan pengasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri

Dharmaperguruan Tinggi yaitu : penyelenggaraan pendidikan, pengadaan

penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

12 Memproses program Dekan dan team

13 Memantau kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan

E. Kinerja Instansi Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai semua itu, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan semua itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar – seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’ mi’raj, dll)

keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tahun 2011 antara lain sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa

G. KEARSIPAN DI FE USU

Kearsipan merupakan salah satu bidang kerja ketatausahaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengolah berbagai informasi bagi perkembangan dan kemajuan Organisasi tersebut.

Maksud Kearsipan

Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan

Tujuan Kearsipan

1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman. Jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.

2. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan perusahaan.

Fungsi Arsip

Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini dapat dipahami bahwa didalam arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual (Surojo, 2006 : 37).

BAB III

ANALISA DAN PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti “Gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini (Sedarmayanti, 2003: 7).

Menurut Wursanto (1991:11) Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (officer work). Produk pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi.

Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini:

1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.

2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kepentingan dan disimpan dengan mempergunakan suatu system tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam undang-undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan badan-badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dari definisi diatas jelaslah bahwa Arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana surat/warkat yang diproses berdassarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.

perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan.

B. Peranan Arsip

Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil kuputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip (Serdamayanti, 2003:19) adalah sebagai berikut :

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

4. Barometer kegiatan suatu organissasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghassilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

C. Maksud dan Tujuan Kearsipan

Pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen disebut administrasi kerasipan. Kersipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan surat atau berbagai macam warkat lainnya.

Kearsipan ini merupakan salah satu bidang kerja ketatausahaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengolah berbagai informasi bagi perkembangan dan kemajuan Organisasi tersebut.

Maksud Kearsipan

Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.

Tujuan Kearsipan

3. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman. Jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.

4. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan perusahaan.

D. Fungsi Arsip

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :

a. Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

b. Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip inaktif. c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali

dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

E. Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan penggunaan arsip. Menurut Serdamayanti (2003:104) nilai guna arsip dapat dibedakan atas :

1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :

a. Nilai guna administrasi

Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.

b. Nilai guna keuangan

Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

c. Nilai guna hukum

Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.

d. Nilai guna ilmiah dan teknologi

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.

2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi : a. Nilai guna kebuktian

Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya.

b. Nilai guna Informasional

Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.

F. Ciri – ciri Sistem Kearsipan yang Baik

Tujuan adalah sesuatu yang ingin (hendak) dicapai. Setiap sistem mempunyai tujuan. Demikian juga sistem kerasipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan.

Untuk mencapai tujuan setiap instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai cirri-ciri (Wursanto, 1997 : 32-32) sebagai berikut :

1. Mudah dilaksanakan

Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, maupun dalam pengembalian arsip – arsip kembali.

Disekretariat dekan semua arsip –arsip itu disimpan sesuai jenisnya sehingga mudah dalam penyimpanan dan pengambilan arsip itu kembali.

2. Mudah dimengerti

Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Karena di simpan sesuai jenisnya maka sekretariat dekan tidak melakukan kesalahan dalam menyimpan dan mengambil arsip itu kembali contohnya setiap ada surat masuk dari usu dimasukan ke dalam map tebal (letter file) surat internal sedangkan surat yang dari luar usu dimasukan ke letter file surat eksternal

3. Murah/Ekonomis

Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus mudah/ekonomis baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.

4. Tidak memakan tempat

Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat

5. Mudah dicapai

Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.

6. Fleksibel atau luwes

Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Organisasi pada umunya bersifat dinamis (berkembang), jadi jangan sampai

filling yang dilaksanakan setiap saat berubah karena perkembangan

organisasi.

7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.

Filling yang ada di ruang sekretaris dekan semua di beri kapur barus agar serangga, rayap dan binatang lainnya tidak ada sehingga arsip yang ada tidak rusak.

8. Mempermudah pengawasan

Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam

perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.

G. Peralatan Kearsipan

Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip-arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah (Wursanto,1997:32), yaitu :

1. Map

a. Map Biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungannya ialah praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.

b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat

merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri. c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk

d. Map tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentukknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri / tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan.

2. Folder

Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpanwarkat di dalam

filling cabinet.

3. Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang

dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

4. Filing Cabinet ( File Cabinet)

Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

5. Almari arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.

6. Meja

Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.

7. Kursi

Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair). b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair). c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair). d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair). 8. Berkas kotak (Box File)

Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat. Setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis. 9. Rak Arsip

Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.

10.Mesin-mesin kantor

Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas

11.Alat-alat tulis

Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.

Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menggunakan peralatan-peralatan kearsipan seperti map, folder, filing cabinet, lemari arsip, mesin - mesin kantor (komputer, telepon, fax), dan alat tulis kantor

Dalam dokumen Sistem Penyimpanan, Pengamanan, Dan Pemeliharaan Pada Kearsipan Di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara (Halaman 17-65)