TUGAS AKHIR
PERANAN KOMUNIKASI DALAM AKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN
KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
OLEH:
ANGGI AMANDA SARI
092103025
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : ANGGI AMANDA SARI
NIM : 092103025
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL :PERANAN KOMUNIKASI DALAM AKTIVITAS
KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal:……….201
Ketua Program Studi
Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 2OOOO3 2 003
Tanggal:……….201
Plt. Dekan
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : ANGGI AMANDA SARI
NIM : 092103025
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI DALAM AKTIVITAS
KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan,……….. 2012
Mengetahui Pembimbing
KATA PENGANTAR
Bismillahirramanirrahim
Alhamdulillah, puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena atas berkat
dan rahmat – Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini tepat pada
waktunya.
Tugas akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk
menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis tidak terlepas dari bantuan dan
dorongan dari banyak pihak. Untuk kesempatan ini penulis ingin menyampaikan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof Dr dr Syahril Pasaribu D.T.M & H M.Sc (CTM) Sp.A (K),
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. H. Arifin Lubis MM, Ak selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Alm. Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, Selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dan selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk
memberikan bimbingan dalam penyusunan tugas akhir ini.
6. Seluruh Staf Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
telah memberikan banyak informasi dan data-data yang penulis butuhkan.
7. Seluruh Staf Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
khususnya Program Studi Kesekretariatan yang telah memberikan ilmu dan
bantuan kepada penulis.
8. Teristimewa buat kedua orangtua penulis tercinta H.Djaharis dan
Hj.Zuraidah Nasution yang telah memberikan kasih sayang, sumber inspirasi
dan senantiasa memberikan motivasi dan nasihat, serta doa yang selalu
menyertai penulis.
9. Buat yang penulis sayangi, Mhd.Nur Hareko, Taufik Hidayat, Risda Adrina,
Risya Hanika, serta Soraya Sarah, terimakasih untuk doa dan dukungan yang
telah diberikan untuk penulis.
10.Sahabat-sahabat yang penulis sayangi sekaligus orang yang selalu sabar
menemani dan membantu penulis sehingga proses Tugas Akhir ini dapat
terselesaikan, Hasnidar Br Siahaan (Gadis), Fitriya Purnama Sari, Liza
Fikrianti, Lukmanul H Rambe terimakasih untuk doa, dukungan, dan
perhatian yang telah diberikan untuk penulis.
11.Teman-teman magang yang penulis sayangi, Ellya Hendrik Anthonie S,
Wan Zairina Soraya, Haris Tisna, Endah Trisnani, Benyamin Situmorang,
Nur Abra Juwita, Bambang Suryadi, Adam Syahputra, M.Fahmi Wulantara,
Defri Mawarman, Putri Aulia Sukma, dan semua teman-teman magang yang
Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena
itu, penulis sangat mengaharapkan dan menerima kritikan serta saran yang bersifat
membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat
bermanfaat bagi semua pihak. Terima kasih.
Medan,.………2012
Penulis
DAFTAR ISI
F. Sistematika Penulisan ... 7
BAB II PROFIL INSTANSI ... 8
A. Sejarah Ringkas ... 8
B. Jenis Kegiatan ... 11
C. Struktur Organisasi ... 11
D. Deskripsi Pekerjaan ... 15
E. Kinerja Organisasi ... 18
F. Rencana Kegiatan ... 20
BAB III PEMBAHASAN ... 22
A. Pengertian Komunikasi ... 22
B. Unsur-unsur Komunikasi ... 23
C. Bentuk dan Proses Komunikasi ... 24
D. Proses Komunikasi ... 31
E. Hubungan Komunikasi dengan Aktivitas Kerja Pegawai ... 37
F. Analisis dan Evaluasi ... 39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 45
A. Kesimpulan ... 45
B. Saran ... 46
DAFTAR TABEL
No Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Judul Halaman
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ……….. 13 Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Komunikasi memegang peranan penting bagi kehidupan suatu perguruan
tinggi, baik perguruan tinggi swasta maupun negeri. Komunikasi sangat penting
untuk menjalin hubungan kerja sama antara manusia yang terlibat dalam suatu
perguruan tinggi dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam proses
pencapaian tujuan perguruan tinggi tersebut. Komunikasi akan memungkinkan
setiap anggota perguruan tinggi untuk saling membantu dan mengadakan
interaksi.
Komunikasi akan berhasil apabila pengirim pesan dan penerima pesan
sama-sama mencapai pengertian dan kesimpulan yang sama-sama sesuai dengan yang
dimaksudkan, tentang apa yang sebenarnya diinformasikan. Untuk itu sangat
diperlukan keterampilan dalam pemakaian bentuk-bentuk komunikasi dalam suatu
perguruan tinggi demi kelancaran aktivitasnya.
Tujuan dari pada komunikasi adalah menciptakan dan saling memberi
pengertian (understanding) antara sesama komunikator (pengirim) dan komunikan
(penerima), mengandung kebenaran, lengkap, mencakup keseluruhan menarik dan
nyata. Tetapi hal ini tidak bisa dicapai begitu saja, karena ada banyak hambatan
dalam komunikasi, misalnya: banyaknya perantara dalam proses penyampaian
akan mengakibatkan salah pengertian (misunderstanding) yang akan berdampak
pada kesalahan pelaksanaan aktivitas kantor yang kemudian akan menghambat
produktivitas karyawan, oleh karena itu komunikasi adalah hal yang sulit dan
berbelit-belit serta memerlukan pemahaman yang baik.
Peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas suatu perguruan
tinggi sangat penting karena sistem komunikasi yang baik akan meningkatkan
aktivitas kerja karyawan. Hal ini juga akan mengacu terhadap meningkatnya
produktivitas. Komunikasi pada hakekatnya memegang peranan penting, tidak
hanya di perguruan tinggi saja, tetapi juga di lembaga-lembaga lainnya. Begitu
pula dalam pergaulan dengan masyarakat dan sebagainya.
Komunikasi memberikan keterangan-keterangan, tugas, perintah, penukaran
informasi dan pendapat. Tanpa adanya komunikasi yang baik, maka akan sulit
mengadakan koordinasi. Karena itu perwujudan komunikasi ini memiliki peran
yang sangat penting. Komunikasi juga berperan penting dalam kehidupan
sehari-hari. Komunikasi merupakan proses hubungan yang terjadi diantara dua orang
atau lebih dengan menggunakan media, lambang, simbol untuk memberikan
informasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Etika komunikasi juga perlu di perhatikan agar tidak terjadi prasangka buruk
yang dapat mengakibatkan prasangka negatif terhadap pegawai lainnya.
Contohnya, Setiap pegawai tidak boleh mengeluarkan kata-kata yang tidak sopan
dan kurang enak di dengar yang bisa membuat perasaan orang lain menjadi
melakukan hubungan kerja di dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
Pengurusan informasi atau information handling yakni penyampaian dan
penerimaan berita, akan dapat berjalan dengan baik bila terdapat komunikasi yang
efektif dan efisien. Komunikasi itu akan menciptakan iklim kerja yang sehat dan
terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para
pegawai kantor. Komunikasi merupakan alat utama untuk menyempurnakan
hubungan dalam organisasi. Dan komunikasi mempunyai peranan penting dalam
memperlancar kinerja.
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam
kegiatan menilik hakikat sebagai kumpulan orang yang bersama-sama
menyelenggarakan kegiatan. suatu pekerjaan itu dilaksanakan oleh orang-orang,
dan ditujukan untuk kepentingan orang-orang dimana kegiatan sangat ditentukan
oleh aktifitas orang-orang yang ada dalam Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Banyak sekali fenomena-fenomena yang terjadi di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengenai komunikasi. Misalnya kesalahpahaman
antara staf dan pegawai di akibatkan oleh komunikasi yang kurang baik. Hal ini
disebabkan oleh miss communication dan perbedaan sudut pandang dalam
melaksanakan suatu tugas. Terkadang hal ini juga yang menyebabkan terjadinya
konflik antara staf dan pegawai.
Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis mengambil judul
“Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” B. Perumusan Masalah
Sistem komunikasi yang dilaksanakan dalam suatu perguruan tinggi akan
mempengaruhi kelancaran kinerja para staf dan pegawainya. Oleh karena itu,
sangat penting bagi perguruan tinggi untuk memperhatikan bagaimana cara-cara
berkomunikasi yang efektif untuk meningkatkan aktivitas kerja staf dan
pegawainya.
Berdasarkan uraian diatas maka perumusan masalah yang dapat diambil
sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan adalah :
Bagaimana peranan komunikasi dalam meningkatkan aktivitas kerja staf dan
pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan komunikasi
yang diterapkan pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah :
a. Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin
bermanfaat bagi Fakultas Ekomoni Universitas Sumatera Utara, mengenai
masalah yang dihadapi dibidang komunikasi.
b. Sebagai referensi bagi peneliti-peneliti lain yang berminat terhadap judul
yang penulis teliti.
c. Bagi penulis sendiri sangat bermanfaat sebagai tambahan ilmu
pengetahuan khususnya mengenai sistem komunikasi yang baik yang
E. Jadwal Kegiatan
1. Jadwal survei /observasi
Penelitian ini dilakukan di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Jl.T.M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara
Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1. di
bawah ini.
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan
NO. KEGIATAN
SEPTEMBER 2012 MINGGU KE
I II III
1 Persiapan
2 Pengumpulan data
3 Penulisan laporan Sumber: Penulis (2012)
Dalam kegiatan pengumpulan data, Penulis melakukan penelitian selama
beberapa minggu mulai tanggal 11 September sampai dengan 29 September 2012
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa
sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, Penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini, Penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan deskripsi
pekerjaan, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, menjelaskan tentang bagaimana komunikasi yang digunakan
oleh staf dan pegawai pada bagian Kepegawaian di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : PENUTUP
Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari
penelitian yang dilakukan di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, dan saran Penulis bagi bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta Daftar Pustaka yang
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh),
dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas
Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas
Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah
panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik
operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap
berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama
pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait
bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembang
B. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Sehingga agar memberikan
dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/
keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui
struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga
efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan
koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
dilihat pada Gambar 2.1.
Sumber : Buku Pedoman Dan Informasi Fakultas Ekonomi USU (2012)
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
PUDEK I
M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Sumber : Buku Pedoman Dan Informasi Fakultas Ekonomi USU (2012)
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
PUDEK I
M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Anggota Djumono
D. Deskripsi Pekerjaan
Berikut ini adalah Deskrispsi Pekerjaan dari setiap unit pada Bagian
Kepegawaian, Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera utara yang tediri dari :
1. Bagian Kepegawaian.
Tugasnya adalah :
a. Proses Surat Menyurat yakni mencatat surat masuk dari pimpinan,
pengarsipan.
b. Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Dosen dan
Pegawai, pengonsepan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)
masing-masing Departemen, konsep di kirim ke Departemen, setelah di
isi (acc) lalu di ketik, di setujui pimpinan, pengarsipan.
c. Proses Pembuatan Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran
Tunjangan Keluarga (KP4) Dosen dan Pegawai dengan memberikan
formulir Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan
Keluarga (KP4) ke setiap Dosen dan Pegawai, formulir di isi (di tanda
tangani) langsung diketik, di setujui pimpinan, pengarsipan.
d. Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai, yakni dengan cara
menerima dosen dan pegawai yang naik pangkat, penelitian berkas
(berkas diperiksa), pengetikan berkas apabila berkas kurang di
informasikan kepada yang bersangkutan, mengadakan rapat pimpinan,
Rektor, menerima Surat Keterangan Fungsional / Naik Pangkat dari
Rektor, menerima Surat Keterangan naik pangkat Pegawai, foto copy
Surat Keterangan, menyerahkan Surat Keterangan ke Bendaharawan Gaji,
memasukkan berkas ke dalam arsip.
e. Proses Absensi Pegawai di mulai dari pengetikan daftar hadir pegawai
setiap bulannya, pengetikan daftar hadir Dosen dan Pegawai setiap
Upacara di Biro, pengarsipan.
f. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap dengan menerima berkas pegawai,
mengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun,
di setujui Pimpinan, di kirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan
Rektor pegawai tidak tetap, pengarsipan.
g. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai dengan cara
pengetikan gaji berkala setiap bulan, di setujui pimpinan, di serahkan ke
Bendaharawan gaji, pengarsipan, rekapitulasi pegawai atau absensi
pegawai, pengurusan pensiun dosen dan pegawai.
2. Bagian Pendidikan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan Sub Bagian.
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang
c. Menghimpun, menelaah, dan mengandalkan peraturan
perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan
pengabdian masyarakat.
d. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di
bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
e. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan
perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan
pengabdian masyarakat.
f. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang
pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
g. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
h. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan
pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
pengabdian pada masyarakat.
i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sub Bagian.
j. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
3. Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang
akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
pengabdian masyarakat.
c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang
registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per
mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi.
d. Menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan
perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang
akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan
kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa.
f. Mengkoordinasi pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke Universitas.
g. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data perkembangan
pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan
blanko ijazah dan penyusutan kalender akademik.
h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang
berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi
kemajuan belajar, registrasi, dan statistik mahasiswa.
i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Bagian.
E. Kinerja Organisasi
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya
agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah
dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan
disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan
fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat.
Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Sedangkan kinerja organisasi terkini yang dilakukan Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara adalah :
a. Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data
pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang di capai
Indeks prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.
b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana
akademik serta registrasi mahasiswa.
c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan
d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi
akademik.
e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.
f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi
perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian,
dan pengabdian masyarakat.
g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi
pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar,
lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang
pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.
F. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah :
a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran
2012/2013.
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran
2012/2013.
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)
semester ganjil/genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di
bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk
mahasiswa.
c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan
administrasi program akademik dan sarana akademik.
d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan
pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.
e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian.
f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Komunikasi
Manusia sebagai mahluk individu maupun sosial memiliki dorongan ingin
tahu, ingin maju dan berkembang, maka salah satu sarananya adalah komunikasi.
Komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi manusia. Dengan
komunikasi manusia dapat menyampaikan informasi, opini, ide, konsepsi,
pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan dan sebagainya kepada seseorang secara
timbal balik. Baik sebagai pengirim maupun penerima komunikasi.
Komunikasi secara sederhana dapat dilukiskan sebagai tukar menukar
informasi antara dua pelaku yakni pelaku pengirim dan pelaku penerima
informasi. Komunikasi juga merupakan suatu tindakan untuk saling menukarkan
pesan-pesan yang bermanfaat kepada pihak yang membutuhkan.
Komunikasi menurut Widjaja (1988) memberikan pengertian sebagai
berikut:
“Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dan pengertian dari
seseorang kepada orang lain”
Menurut Handoko (1995):
Menurut U.Efendi (1981):
“Komunikasi sebagai proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh
seseorang {komunikator} kepada orang lain {komunikan}”.
Menurut Gie (2002):
“Komunikasi adalah salah satu dari fungsi-fungsi pokok kantor dan
suatu proses yang penting bagi semua bentuk perusahaan”.
“Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari satu orang
kepada orang lain melalui pos, telepon, telex, pelayanan pesuruh atau
sarana-sarana lain”.
B. Unsur-Unsur Komunikasi
Penegasan tentang unsur - unsur dalam proses komunikasi itu adalah sebagai
berikut:
a. Sender : Orang / Lembaga yang menyampaikan pesan kepada seseorang
atau sejumlah orang.
b. Encoding : Penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk
lambang.
c. Message : Pesan yang merupakan seperangkat huruf / kata –kata
bermakna yang disampaikan oleh komunikator.
d. Media : Saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator
e. Decoding : Pengawas sandian, yaitu proses dimana komunikan
menetapkan makna pada lambang yang disampaikan oleh komunikator
kepadanya.
f. Receiver : Komunikan yang menerima pesan dari komunikator.
g. Response : Tanggapan , seperangkat reaksi pada komunikan setelah
diterimanya pesan.
h. Feedback : Umpan balik, yakni tanggapan komunikasi apabila
tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator.
i. Noise : Gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat
diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang
di sampaikan oleh komunikator kepadanya.
C. Bentuk dan Proses Komunikasi 1. Bentuk Komunikasi.
Menurut bentuknya komunikasi terdiri dari :
a) Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim
digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui
lisan maupun tulisan.
Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perguruan tinggi dan
merupakan kunci sukses suatu perguruan tinggi. Begitu pentingnya komunikasi
Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah (one way communication)
dan komunikasi dua arah (two way communication).
Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu pihak
saja, sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua
pihak. Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara, konsultasi
bersama dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang paling
umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian
infomasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang atau lebih.
Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator
dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang
disampaikan.
Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan
dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara
penyampaian suatu pesan. Namun selain kelebihan yang di jelaskan diatas,
komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat
penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa
adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas yang dikerjakan menjadi kurang
sesuai dengan yang diperintahkan, dan tentunya hal ini sangat merugikan.
Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara
komunikator dan komunikan. Contoh sederhana dari komunikasi dua arah yaitu:
seorang manager pemasaran menjelasksan kepada bawahannya, kemudian setelah
itu ada respon ( umpan balik ) dari bawahannya yang menyatakan bagaimana
komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi miss
communication karena tidak adanya umpan balik. Contoh sederhana dari
komunikasi satu arah adalah seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang
lain yang dituju, bisa saja pesan itu tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena
daya pikir orang untuk menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya
bila suatu perguruan tinggi menggunakan komunikasi dua arah.
Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan maka
komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi
tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu untuk melaksanakan
komunikasi yang baik dalam suatu perguruan tinggi adalah adanya jalinan
pengertian dari kedua belah pihak.
Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat untuk
membantu melancarkan komunikasi. Jadi untuk dapat melaksanakan komunikasi
yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang menyampaikan
komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga apa yang di
komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan. Agar
komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh penerima komunikasi,
jangan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, tetapi gunakan bahasa yang
sederhana sehingga mudah dimengerti. Meskipun dalam komunikasi
kemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan
hambatan tersebut atau setidaknya dapat menguranginya, maka kemungkinan
a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin
b. Biaya-biaya dapat ditekan
c. Dapat meningkatkan partisipasi
d. Pengawasan dapat dilakukan dengan baik
Perguruan tinggi sebagai wadah dalam menjalin kerjasama tentunya
mengandung bagian-bagian yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang
lainnya. Hubungan antar bagian-bagian harus diatur sebaik-baiknya dalam rangka
mencapai tujuan perguruan tinggi. Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi
saluran komunikasi yang jelas, pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran
komunikasi yang disusun sebaik-baiknya dan dipahami oleh setiap anggota,
barulah kerjasama dapat berjalan dengan baik dan berlangsung secara
memuaskan. Saluran komunikasi merupakan urat nadi suatu perguruan tinggi
dimana komunikasi itu berwujud penyampaian berita, ide-ide dari satu pihak lain
dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran atau dapat dinyatakan juga sebagai
tata hubungan.
b). Komunikasi Nonverbal.
Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian
informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata.
Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur
tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan
kepala. Aspek komunikasi nonverbal banyak sekali mempengaruhi jalannya
organisasi maupun lingkungan sosial lainya. Seperti aspek dari ekspresi wajah
adalah menaikkan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya
mengerut sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara kontiniu
tentang apa yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal lainya adalah
bahasa tubuh, yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama
komunikasi tatap muka. Ada banyak gerakan tidak ketara atau tidak begitu
nampak yang dilakukan oleh orang-orang tetapi mengandung arti tersendiri.
Misalnya senyuman, kerut dahi, gerak mata, berjabat tangan dengan keras dan
masih banyak gerakan badan lainya.
Komunikasi nonverbal penting bagi pengirim dan penerima pesan, karena
sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus
berpikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.
Komunikasi nonverbal sering dikatakan dalam segi emosional dari suatu
komunikasi, akan tetapi sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal dalam
hubungan dengan kata-kata yang menyertainya. Komunikasi nonverbal
memberikan umpan balik yang berharga bagi pembaca kode. Jadi pada
hakekatnya, komunikasi adalah suatu cara atau rangkaian kegiatan yang
menyampaikan berita dari seseorang kepada orang lain, dalam rangka kerjasama
2. Proses Komunikasi
Dari pengertian komunikasi sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya,
dapat ditambahkan menurut Widjaja (1988) dalam bukunya “komunikasi”.
Komponen yang terdapat dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut:
a. Sumber (source)
b. Komunikator (communicator)
c. Pesan (message)
d. Saluran (channel)
e. Komunikan (communicant)
f. Hasil (effect)
a. Sumber (source)
Sumber adalah dasar yang digunakan didalam penyampaian pesan, yang
digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa
orang, lembaga, buku, dan sejenisnya.
b. Komunikator (communicator)
Yang dimaksud komunikator adalah pelaku yang menyampaian pesan,
dimana pelaku dapat berupa pelaku perorangan atau kelompok. Sebagai seorang
komunikator hendaknya memiliki kredibilitas yang tinggi, berpengetahuan luas,
memiliki sikap dan daya tarik, keterampilan berkomunikasi, yakni dalam
pengertian memiliki kemampuan untuk melakukan perubahan sikap dan
Komunikator dalam berkomunikasi juga dituntut untuk mengetahui siapa
yang menjadi sasaran penyampaian pesan dan tanggapan apa yang diinginkannya
melalui media yang efisien. Dan pada saat komunikator berhadapan dengan
audiens, maka komunikator harus dapat bersikap empati, yaitu kemampuan
seseorang untuk memproyeksikan dirinya kepada peranan orang lain, dapat
merasakan apa yang dirasakan orang lain.
c. Pesan (Message)
Pesan adalah suatu gagasan dan ide berupa pesan, informasi, pengetahuan,
ajakan, bujukan, atau ungkapan yang bersifat pendidikan dan emosi lain
sebagaimana yang disampaikan komunikator kepada perorangan atau kelompok
tertentu (komunikan). Adapun bentuk-bentuk dari pada pesan yang akan
disampaikan itu dapat berupa lisan, tulisan, gambar atau gerakan anggota-anggota
tubuh. Pesan yang akan disampaikan hendaknya dapat menarik perhatan sasaran
yang akan dituju. Jadi pesan itu harus disesuaikan dengan tingkat pemahaman,
kepentingan dan kebutuhan penerima pesan sehingga tercapai pengertian yang
searah.
Saluran adalah alat komunikasi yang dapat berupa media, sarana atau
saluran yang digunakan oleh komunikator dalam mekanisme penyampaian
pesan-pesan terhadap pihak lain, baik didalam maupun diluar organisasi.
e. Penerima (Communican)
Yang dimaksud dengan penerima adalah pihak yang menerima pesan atau
berita dari komunikator.
f. Hasil (effect)
Menurut Widjaja (1988): “Hasil adalah suatu dampak yang terjadi dalam
proses penyampaian pesan-pesan tersebut, yang dapat berakibat positif maupun
negativ menyangkut tanggapan, persepsi dan opini dari hasil komunikasi
tersebut”.
Hasil dapat dilihat dari personal opinion, public opinion dan majority
opinion. Personal opinion adalah pendapat pribadi, hal ini dapat merupakan
akibat hasil yang diperoleh dari komunikasi.
Jadi personal opinion adalah sikap atau pendapat seseorang terhadap suatu
masalah tertentu. Public opinion adalah pendapat umum, pengertiannya adalah
penilaian sosial mengenai suatu hal yang berarti, atas dasar pertukaran yang di
lakukan individu-individu secara sadar dan rasional. Majority opinion adalah
D. Proses Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mendasari terjadinya hubungan
antara manusia, bahkan dalam keadaan paradaban yang primitif sekalipun. Dalam
masyarakat yang tinggi peradabannya lebih kompleks, masalah komunikasi
maupun kegunaannya turut berkembang. Perkembangan teknologi dalam hal ini
mengirimkan, memproses, menyimpan, dan menerima informasi mengharuskan
pesan-pesan disampaikan sederhana, jelas, dan tepat. Sehingga makna yang
sebenarnya dapat terwujud.
Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin tinggi pula tingkat
kemajemukan sistem komunikasi. Analisis sistem komunikasi yang paling
sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur ( three way flow ).
1. Komunikasi kebawah ( Downwards Communication )
Bentuk komunikasi kebawah adalah komunikasi yang berbentuk instruksi
atau informasi. Intruksi disampaikan dalam bentuk perintah, dapat pula beragam
saran atau usul dengan ungkapan yang halus. Dibanding dengan perintah, arus
informasi lebih umum sifatnya. Banyak jenis informasi yang diteruskan
bermanfaat dan memadai, sekalipun ada yang tidak begitu mutlak atau malah
merupakan pemborosan waktu. Misalnya, ringkasan tentang ramalan produksi
yang dicatat melalui komputer, yang mungkin berguna untuk seorang pengawas,
tetapi tampaknya ia tidak akan punya waktu untuk mempelajari catatan tersebut
2. Komunikasi keatas
Komunikasi keatas adalah arus komunikasi dari bawah keatas (pimpinan)
lebih menekankan segi pertanggungjawaban antara bawahan kepada pimpinan.
Bentuknya adalah surat pertanggungjawaban, saran, pengaduan dan permintaan
untuk diberikan keputusan.
Komunikasi keatas paling sering berbentuk konsultasi antara karyawan
dengan pimpinan, dengan memberi kesempatan kepada pihak karyawan
mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pihak manajemen.
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua pejabat atau
dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau sederajat menurut
tingkat hierarki.
Komunikasi horizontal perlu ditingkatkan peranannya. Dengan
bertambahnya penggunaan bidang jasa spesialisasi, keharusan itu jelas tergambar.
Pada jenjang dewan direksi arus horizontal terwujud dengan diadakanya rapat
senat. Pada jenjang kebawah manfaat rapat dapat digunakan untuk tujuan yang
sama.
4. Komunikasi Diagonal
Yaitu komunikasi antara pimpinan bagian dengan staf dari satu bagian lain
atau antara kepala seksi dengan karyawan dari seksi lain yang ada hubungan
Menurut Drs.Soewoono Handayaningrat, komunikasi dapat dilakukan
dengan dua cara, yaitu:
1. Komunikasi Secara Lisan
Komunikasi secara lisan ini dipergunakan komunikasi berhadapan muka
atau komunikasi tatap muka (face to face). Hal ini dikecualikan kalau
dilakukan komunikasi dengan menggunakan telepon, pidato, briefing dan
media komunikasi yang lain.
2. Komunikasi Secara Tertulis
Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam
kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari pimpinan harus
bersifat otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen agar dapat digunakan
sebagai bahan pemeriksaan kembali.
Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis adalah
pemeliharaan atau penyimpanan yang bersifat up to date dan usaha untuk secara
tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian hari.
Masalah lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis dapat menjadi suatu
sumber perselisihan kerena sistem formalitas dengan legalitas (prosedur
pengaturan).
Suatu organisasi yang baik, dalam menyampaikan suatu warta akan
mempergunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah
mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat
mencapai tujuannya dengan efektif.
Dalam upaya menciptakan dan memelihara sistem komunikasi, seorang
manajer diwajibkan untuk memahami azas-azas komunikasi dan menerapkannya
dalam pelaksanaan tugasnya. Geoffry Mills dan Oliver Standdingford,
mengemukakan empat azas pokok komunikasi, yaitu:
a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang
lain.
b. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkan pada satu
hal lain yang telah dimengerti.
c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk
membuat dirinya mengerti.
d. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu
kewajiban untuk meminta suatu penjelasan.
Efektivitas suatu organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat tidaknya
data yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika anggota
organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan data yang
sebenarnya.
Komunikasi secara tertulis yang digunakan pada suatu perguruan tinggi
Komunikasi Internal.
Komunikasi Internal biasanya juga diterapkan oleh sebagian besar kegiatan
kantor dalam suatu perguruan tinggi yang meliputi hubungan-hubungan didalam
lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar.
Komunikasi Internal yang terjadi misalnya :
a. Komunikasi antara pimpinan dengan karyawan.
b. Komunikasi antar pimpinan yang satu dengan pimpinan bagian lainnya.
c. Komunikasi antara para karyawan.
Komunikasi External
Komunikasi External bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak
satu dengan pihak luar. Komunikasi ini dapat diwujudkan dengan telepon,
berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi external yaitu
komunikasi yang terjadi dengan pihak luar. Jika hubungan-hubungan ke luar itu
dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah perguruan tinggi yang bersangkutan
mendapat pandangan yang positif.
Komunikasi external harus dilaksanakan dengan baik agar tercipta
hubungan yang harmonis. Hal ini merupakan salah satu cara yang dapat
memajukan perguruan tinggi tersebut, sebab tidak ada satu lembagapun yang tidak
membutuhkan pihak eksternal.
Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan
informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua pihak
dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informasi. Seorang
pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar tercapainya suatu
tujuan yang efektif dan efisien dalam pemilihan dan penggunaan saluran
organisasi dimana ini juga merupakan usahanya untuk mengembangkan dan
memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi. Dengan mengetahui
peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan
perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam momunikasi
dapat dikurangi.
Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim informasi
hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas, serta menggunakan
bahasa yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dari
penerima pesan dengan menggunakan media yang tepat. Media yang paling tepat
sebenarnya tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi
tersebut akan disampaikan.
American Management Assiciation (AMA) yang dikutip oleh Handoko
(1995) dalam bukunya “Manajement” telah menyusun sejumlah prinsip
komunikasi yang disebut dengan “The Commandements Of good
Communication” (sepuluh pedoman komunikasi yang baik ), yaitu :
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi
akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan
komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama
dikomunikasikan.
6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan
balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10.Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti.
Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan pedoman kepada para
pimpinan untuk meningkatkan komunitas komunikasi. Jadi apabila para pimpinan
mampu melaksanakan pimpinan yang baik maka akan dapat mengambil manfaat
atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran tugas-tugas dapat terjamin,
biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan
dapat dilakukan dengan lebih baik.
Dari uraian diatas dapat dikatakan setiap organisasi membutuhkan organisasi
yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau
jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut tidak efektif,
padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi yang efektif.
Meningkatkan aktivitas manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut
penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi
juga menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja.
Salah satu cara dalam meningkatkan aktivitas yaitu dengan cara
memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus.
Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komuniksasi yang efektif agar
seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah
ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi
yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.
F. Analisis dan Evaluasi
Setelah penulis menguraikan semua tentang komunikasi seperti yang telah
tertera diatas, maka selanjutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi
komunikasi yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
secara keseluruhan. Komunikasi yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi
adalah komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal.
Komunikasi vertikal meliputi komunikasi keatas dan kebawah. Komunikasi
vertikal yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti
komunikasi antara Dekan dengan Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II,
berarti sebaliknya. Komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan Dosen, Staf dan
Pegawai. Komunikasi antara Pembantu Dekan II dengan Dosen, Staf dan
Pegawai. Komunikasi Pembantu Dekan III dengan Dosen, Staf dan Pegawai.
Sedangkan komunikasi keatas berarti sebaliknya.
Komunikasi horizontal yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara seperti komunikasi antara sesama Pembantu Dekan. Komunikasi
antara sesama Dosen, komunikasi antara sesama Staf dan komunikasi antara
sesama Pegawai.
Komunikasi diagonal yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara seperti Komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan Staf dan
Pegawai yang merupakan bawahan dari Pembantu Dekan II dan III. Begitu pula
komunikasi antara Staf dan Pegawai dengan Pembantu Dekan II padahal mereka
merupakan bawahan dari Pembantu Dekan I atau Pembantu Dekan III dan
sebaliknya.
Proses komunikasi antara Dekan dengan Pembantu Dekan di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan
yang dilakukan Dekan dengan Pembantu Dekan misalnya langsung bertatap
muka, melalui telepon, dan rapat yang disebut dengan rapat pimpinan.
Komunikasi tulisan yang dilakukan Dekan dengan Pembantu Dekan misalnya
berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat
pengumuman, surat balasan / tanggapan, dan sebagainya.
Pembantu Dekan. Jadi, Pembantu Dekan yang mengkomunikasikannya kepada
Dosen, Staf dan Pegawai. Tetapi kadang kala diadakan rapat di Aula Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Misalnya, sebelum ujian tengah semester
diadakan rapat antara Dekan dengan Staf dan Pegawai untuk membahas
pelaksanaan ujian tengah semester tersebut sebab staf dan pegawai akan bertindak
sebagai pengawas ujian. Sedangkan komunikasi secara tulisan antara Dekan
dengan Dosen, Staf dan Pegawai misalnya berupa surat keputusan, memo, surat
tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan / tanggapan, dan
sebagainya.
Proses komunikasi antara Pembantu Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai
di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga berupa lisan dan tulisan.
Komunikasi lisan yang dilakukan Pembantu Dekan dengan Dosen, Staf dan
Pegawai misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat. Tetapi hal
ini jarang terjadi karena komunikasi secara tertulis yang paling sering dilakukan
oleh Pembantu Dekan, misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja
dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan, pengumuman atau
penyampaian informasi melalui papan pengumuman yang ada pada ruang
piket/ruang dosen dan sebagainya. Dalam bidang akademis, biasanya dosen tidak
langsung berhubungan dengan Pembantu Dekan I, tetapi melalui Kepala Sub
Bagian Akademik. Contoh : Kepala Sub Bagian akademik menyampaikan surat
keputusan kepada dosen tentang jadwal pelaksanaan ujian terhadap mata kuliah
yang diajarkannya. Hal ini mewajibkan dosen untuk segera memberikan soal ujian
ujian mata kuliah tersebut dan setelah selesai ujian dosen harus segera mengambil
jawaban dari para mahasiswa untuk diperiksa. Setelah itu, dosen juga harus segera
menyerahkan nilai kepada kasubbag akademik dengan batas waktu yang telah
ditetapkan.
Dalam bidang keuangan, dosen juga jarang berhubungan dengan Pembantu
dekan II, tetapi melalui bawahannya. Biasanya dosen berhubungan langsung
dengan Kepala Sub Bagian Keuangan.
Proses komunikasi antara sesama dosen biasanya secara lisan dan bersifat
pribadi (informal). Komunikasi antara sesama dosen terjalin cenderung lebih
santai, akrab, dan tidak kaku. Komunikasi antara sesama dosen ini biasanya
menggunakan bahasa yang mudah dipahami antara satu sama lain dan cenderung
lebih fleksibel. Begitupula dengan komunikasi antara dosen dengan staf dan
pegawai yang bekerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut.
Hal seperti ini juga terjadi dalam komunikasi antara sesama staf dan pegawai.
Di dalam kegiatan komunikasi, terkadang timbul kesalahpahaman.
Begitupula dengan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara
Kesalahpahaman dalam komunikasi disebabkan akibat kesalahan dalam
menafsirkan komunikasi yang disampaikan oleh komunikator. Sebagaimana kita
ketahui bahwa apabila terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi, maka dapat
menghambat aktivitas kerja staf dan pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut. Oleh karena itu, hambatan –
hambatan dalam berkomunikasi ini harus diatasi dengan tepat.
Ada beberapa cara yang dilakukan oleh para staf dan pegawai untuk
mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi di bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, seperti : Membuat
suatu pesan secara lebih berhati–hati, menggunakan bahasa yang jelas, sederhana,
mudah dipahami, dan tidak bertele–tele, meminimalkan gangguan dalam proses
komunikasi (suara – suara musik, keributan di dalam ruangan kerja, dan lain
sebagainya).
Dari hasil analisa dan evaluasi diatas, penulis menilai bahwa komunikasi
telah diterapkan dengan baik pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Hal ini dapat dilihat dalam tercapainya tujuan secara
efektif dan efisien. Dengan komunikasi yang baik pula, maka aktivitas kerja staf
dan pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara tersebut dapat meningkat. Peningkatan aktivitas kerja staf dan pegawai ini
Penulis menilai bahwa hambatan – hambatan komunikasi yang terjadi di
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya pada bagian
Kepegawaian masih dalam taraf wajar, beda pendapat itu merupakan hal yang
biasa. Kesalahpahaman yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara juga dapat diatasi dengan tepat. Selain itu, penulis juga menilai bahwa
proses komunikasi yang terjadi di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara juga tetap berjalan dengan lancar. Seluruh staf dan
pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga diberikan
kesempatan untuk memberikan saran maupun ide – ide mereka kepada atasan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan
aktivitas kerja staf dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara khususnya pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara. Hal ini dapat dilihat dari komunikasi yang dilakukan
dengan baik oleh Dekan, Pembantu Dekan, Dosen, Staf dan Pegawai.
2. Sistem komunikasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara terutama pada bagian kepegawaian yaitu sistem
komunikasi dua arah. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga
menggunakan sistem komunikasi tiga jalur ( three way flow ) yakni
B. Saran
1. Hendaknya hubungan baik antara pimpinan dengan bawahan di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun sesama staf dan pegawai
yang setara tingkatannya tetap terjalin dengan baik.
2. Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara
komunikator dan komunikan karena komunikasi dua arah bersifat timbal
balik dan melibatkan dua pihak sehingga dapat memperlancar arus
informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan berkomunikasi pegawai pada
DAFTAR PUSTAKA
Effendy, Onong Uchjana. 1998. IlmuKomunikasi Teori dan Praktek. Bandung PT. Remaja Rosda Karya
Muhammad, Arni .2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara
Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2009
Mulyana, Deddy. 2005. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar.
Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.
Laporan Mingguan Magang Bagian Kepegawaian
Panuju, Redi. 2001. Komunikasi Organisasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar
Widjaja, A.W. 1994. Komunikasi. Jakarta : Bina Aksar
