Etiket Kerja Sekretaris Dekan Dalam Memberikan Pelayanan Kepada Tamu Di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Teks penuh

(1)

TUGAS AKHIR

ETIKET KERJA SEKRETARIS DEKAN DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA TAMU DI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Oleh:

FLORA M LUMBAN GAOL 082103066

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : FLORA M LUMBAN GAOL

NIM : 082103066

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : ETIKET KERJA SEKRETARIS DEKAN

DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA TAMU DI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Desember 2010 Menyetujui,

Dosen Pembimbing

(3)

NAMA : FLORA M LUMBAN GAOL LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NIM : 082103066

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : ETIKET KERJA SEKRETARIS DEKAN

DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA TAMU DI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: …... 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(

NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

Tanggal: ... 2010 D e k a n

(

(4)

KATA PENGANTAR

Terpujilah Tuhan Yesus Kristus yang memberikan Kasih dan berkat Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah ““ETIKET KERJA SEKRETARIS DEKAN DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA TAMU DI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :

(5)

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

4. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Friska Sipayung, MSi selaku penasehat akademik dan juga dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tuaku Bapak M. Lumban Gaol dan Ibu H. Sihombing yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Tuhan Yesus Kristus selalu melimpahkan Kasih dan berkatNya kepada mereka.

8. Adik-adikku Samuel R Lumban Gaol, Rikki S Lumban Gaol, Aguston Lumban Gaol, Frans G Lumban Gaol, dan Bintang Lumban Gaol. Terima kasih atas dukungan dan doa yang menjadi semangat bagi penulis.

9. Buat Frans H Siahaan yang selalu memberi semangat dan motivasi untuk menjalani semua proses studi penulis.

(6)

11. Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008. Eva Christine, Yenny Oktina, Sri Lastri, Ripa Lestari, Grace Marpaung, Ade Fitriani, Arini Fauzi, Tika Ardilla, Febrina serta seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan lainnya. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

12.Teman-teman seperjuangan selama magang Kelompok 12 :Ade Fitriani, Sabaria, Linda, dan Sartika. Lebih dari sepuluh minggu kita lewati bersama, banyak cerita suka dan duka yang kita hadapi. Aku akan selalu mengenang saat-saat bersama kalian.

Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Medan, Desember 2010 Penulis

(7)

DAFTAR ISI

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 6

B.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi... 8

C.Struktur Organisasi dan Personalia ... 9

D.Uraian Tugas ... 14

F. Etiket Kerja Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu ... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 44

A.Kesimpulan ... 44

B.Saran ... 45

(8)

DAFTAR TABEL

(9)

DAFTAR GAMBAR

(10)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul. Sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling menghormati dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata krama, protokoler dan lain-lain. Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etiket di masyarakat.

Istilah etiket berasal dari bahasa Perancis “Etiquette”, yang berarti kartu undangan, yang pada awalnya biasa dipakai raja-raja Perancis bila mengadakan pesta. Dewasa ini istilah etiket lebih menitikberatkan pada cara-cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara menerima tamu dirumah maupun di kantor dan sopan santun lainnya. Jadi, etiket adalah aturan sopan santun dalam pergaulan. (Sedarmayanti, 1997 : 147)

(11)

pilihan. Sekretaris sebagai salah satu orang yang berperan penting dalam perusahaan harus memahami dasar-dasar etiket kesekretariatan, yang melandasi

profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etiket akan menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.

Oleh karena itu, sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etiket kerja pada saat memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau masyarakat yang memerlukannya. Tanpa etiket kerja apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah pekerjaan yang mencari nafkah biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan akan berakhir dengan tidak adanya lagi respek yang pantas diberikan kepada profesi tersebut.

Didalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak mengahadapi masalah baik dari dirinya sendiri maupun orang lain yang sering bertemu dikantor maupun diluar dengan berbagai suku, agama, daerah dan karakter yang berbeda-beda. Untuk itulah sekretaris harus mampu menentukan apa yang harus dia lakukan.

(12)

harus menerima tamu secara terus-menerus. Dan bila hal ini dibiarkan terjadi, tentu akan mengganggu bahkan menyita waktu pimpinan. Oleh sebab itu pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang handal dan profesional. Seorang sekretaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan dengan segala kemampuan dan keterampilan yang dia miliki. Tetapi bukan hanya itu saja, seorang sekretaris juga harus memiliki etiket khususnya dalam hal pelayanan terhadap tamu.

Pentingnya etiket pada seorang penyandang profesi sekretaris bertujuan untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya yang diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika etiket tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran dalam melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Berdasarkann uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk memilih judul “ETIKET KERJA SEKRETARIS DEKAN DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA TAMU DI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah “Bagaimana Etiket Kerja Seketaris Dekan Dalam Memberikan Pelayanan Kepada Tamu Di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan Penelitian

(13)

Untuk mengetahui etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu oleh Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah:

1. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai pelaksanaan etiket kerja seorang sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris. 2. Bagi organisasi, memberikan bahan masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan dalam pelaksanaan etiket kerja serketaris, terutama pada pelayanan tamu.

3. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan, dan refrensi tentang pelaksanaan etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu.

E. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, dibuat jadwal penulisan yang diperlukan untuk bisa manajemen waktu dengan baik, supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu. Riset ini diakukan oleh penulis pada bulan November –Desember di kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut :

Tabel 1. 1

Jadwal Kegiatan Penelitian Kegiatan (November)

(14)

Pengumpulan Data Penulisan Laporan

F. Sistematika Penulisan

Luas pembahasan Tugas Akhir ini dibagi dalam Empat (4) Bab yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (survey) dan sistematika penulisan.

BAB II: PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Profil perusahaan yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari: Sejarah ringkas instansi, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job-description). Serta tata ruang kantor di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara.

BAB III: PEMBAHASAN

Dalam Bab ini akan membahas tentang penataan tata ruang kantor, jenis-jenis tata ruang kantor, dan faktor-faktor fisik ruang kantor yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan.

(15)
(16)

BAB II

PROFIL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.

Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.

(17)

1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma III terdiri dari :

1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.

Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi Negara (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

(18)

Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi:

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan

mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi:

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

(19)

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.

(20)

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

(21)

Rektor dan

Dekan dan

Kepala Sub Bagian Tata

U h D t

Dewan Pertimbangan

F k lt

Kepala Bagian Tata

Unit Penunjang

Ketua dan Sekretaris

Kepala Sub Bagian Tata

U h F k lt Kepala Lab/Studio/

Ketua Program Studi

I t D t

Ketua Program Studi

(22)

Pimpinan Fakultas Ekonomi :

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M,Ec

Pudek I : Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak

Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi

Dewan Pertimbangan Fakultas :

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M. Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M. Ec Anggota :

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS

Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc

Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Ami Dilham, SE, M.Si

(23)

Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si

Departemen

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc

Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi

Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

Program Diploma

Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi

Akuntansi

(24)

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Kasnawati, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE

Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S. Sos

D. Uraian Tugas

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Dekan

(25)

a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat.

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas.

c. Bertanggung jawab kepada rektor

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e. Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan panitia penguji. f. Mendisposisi surat-surat masuk

g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi 2. Pembantu Dekan

a. Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

b. Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.

c. Pembantu Dekan III

(26)

3. Sekretaris Dekan :

Tugas rutin Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel. 2.1 dibawah ini :

Tabel 2.1

Tugas Rutin Sekretaris Dekan

Nama

Esa Setiana, SE, M.Si dan Yunita Indriani, SE

Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan Memasukkan surat

masuk untuk Dekan FE-USU

ke buku agenda

5 surat per hari

5 menit -

Membuat/ menulis nomor surat keluar

10 nomor Menstempel surat dan

membuat tanggal surat keluar

20 berkas per hari

30 menit -

Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan

5 tugas per hari

5 menit -

Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan

5 surat per hari

30 menit -

Mengarsip surat masuk dan surat keluar

5 surat per hari

5 menit -

Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain

5 tanda terima per hari

(27)

Menerima Tamu

Mengetik surat keluar

30 /hari

Menerima Telepon 15 telepon

Disesuaikan Konsentrasi tugas oleh Sekretaris, dan Ruang

Rapat Dekan.

perhari 5 menit -

4. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

(28)

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyyusunan laporan Fakultas.

5. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

(29)

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Umum dan Keuangan :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

(30)

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak/juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan

guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti. g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

8. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

(31)

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionlkan sistem informasikemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian

9. Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

(32)

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

(33)

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

(34)

5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di adakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.

10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima

12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.

(35)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Etiket

Istilah etiket berasal dari kata Perancis, “Etiquette” yang berarti kartu undangan, yang pada awalnya biasa dipakai oleh raja-raja Perancis bila mengadakan pesta. Dewasa ini etiket lebih menitikberatkan pada cara berbicara yang sopan, cara duduk, menerima tamu dan sopan santun lainnya. Jadi, etiket adalah aturan sopan santun dalam pergaulan (Sedarmayanti, 1997 : 147). Etiket bisa diartikan sebagai rambu-rambu yang membantu mengetahui apa yang harus dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Etiket mengajarkan kita untuk memelihara hubungan baik, bahkan memikirkan kepentingan dan keinginan orang lain. Pemahaman tentang etiket dapat dijadikan alat pengendali. Hal ini juga membuat diri kita disegani, dihormati, disenangi, percaya diri, dan mampu memelihara suasana yang baik di lingkungan. Munculnya etiket kerja sebenarnya berasal dari adanya penyimpangan perilaku dari penyandang profesi terhadap sistem nilai, norma, aturan ketentuan yang berlaku dalam profesinya. Tidak adanya komitmen pribadi dalam melaksanakan tugas, tidak jujur, tidak bertanggung jawab, tidak berdedikasi, tidak menghargai hak orang lain, tidak adil dan semacamnya.

Dasar- dasar etiket terdiri dari :

1. Bersikap sopan dan ramah kepada siapa saja 2. Memberi perhatian kepada orang lain

(36)

3. Bersikap ingin membantu

4. Memiliki rasa toleransi yang tinggi

5. Dapat mengua sai diri, mengendalikan emosi dalam situasi apapun.

B. Pengertian Sekretaris

Menurut Wursanto (2004 : 1) istilah sekretaris ditinjau dari segi asal katanya berasal dari kata secretum yang dalam Bahasa Latin berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam Bahasa Perancis,

secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam

Bahasa Belanda.

Secara defenisi kata sekretaris mempunyai beberapa defenisi menurut ahli diantaranya sebagai berikut :

1. Menurut Braum dan Ramon dalam Wursanto (2004 : 2) ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala atau pimpinannya. 2. Menurut Westra dalam Wursanto (2004 : 2-3), sekretaris adalah seorang

(37)

3. Menurut Wursanto (2004 : 1) sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

4. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang/pegawai yang diserahi pekerjaan tulis menulis. Disebut juga penulis atau penitra

Maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang bertugas membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespendensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen lainnya. Sekretaris bekerja dilembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya, lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi atau yayasan.

(38)

C. Macam - Macam Sekretaris

Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat. Hal ini tentu sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga untuk mengetahui macam-macam sekretaris perlu pemahaman yang memadai. Menurut Ratnawati dan Sunarto (2006 : 4-6) macam-macam sekretaris dapat dibedakan berdasarkan tiga segi, yaitu :

1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab

Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, sekretaris dapat dibedakan menjadi 3, yaitu :

a. Sekretaris Organisasi

(39)

b. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor dapat juga disalah satu ruang dirumah tinggal orang yang mempekerjakannya. Contoh: Sekretaris seorang pengarang novel, seorang bintang film, seorang tokoh masyarakat.

c. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh perusahaan, organisasi atau yayasan untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya yang bersifat kedinasan. Sekretaris pimpinan membantu pimpinan dalam penghimpunan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengurusan informasi. Contoh: Sekretaris Presiden Direktur.

2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi 2, yaitu :

a. Sekretaris Junior

(40)

pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam melaksanakan tugasnya masih diberi bimbingan dan diserahi tugas yang terbatas, misalnya menerima tamu, mencatat pesan, mengagenda surat masuk dan keluar.

b. Sekretaris Senior

Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri tanpa harus selalu dibimbing dan mempunyai cukup pengalaman kerja. Dengan pengalaman yang dimilikinya, sekretaris senior diharapkan dapat lebih mampu memecahkan masalah yang dihadapi dalam rangka menyelesaikan tugasnya. (Sedarmayanti, 1997 : 15)

3. Berdasarkan Spesialisasi/ Bidang Kerja Khususnya

Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya, bidang hokum, medis, teknik, dan lain-lain. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai sekretaris pada umumnya.

(41)

Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris 1 dan sekretaris 2. Sekretaris 1 diduduki oleh Ibu Esa Setiana, SE, MSi sedangkan sekretaris 2 diduduki oleh Ibu Yunita, SE. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekretaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.

D. Peranan Sekretaris

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor ata perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

Menurut Saiman (2002 : 37) peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :

1. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan

a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

(42)

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

2. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuaidengan kecakapan dan kemampuan (rule of the places).

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

e. Mengadakan pedekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

E. Tugas Sekretaris

Menurut Wursanto (2004 : 16) tugas seorang sekretaris pada prinsipnya dibagi atas 2 macam, yaitu :

1. Tugas Rutin Sekretaris

(43)

tugas (job description) sesuai dengan program dan prosedur yang telah ditetapkan. Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi :

a. Membuat surat

b. Menerima dan mengirim surat c. Mengetik

d. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan

e. Menerima Telepon f. Mengirim Telegram g. Mengirim Faximile h. Menerima Dikte

i. Menyiapkan Rapat Pimpinan j. Membuat Laporan

k. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan.

2. Tugas Insidentil Sekretaris

Tugas insidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi :

(44)

misalnya :

b. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan lamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, telegram, faximile, telepon, ataupun melalui internet.

c. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung untuk keperluan untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil.

d. Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan; Karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.

(45)

Sekretaris 2 berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal Fakultas dan Universitas. Dan kedua sekretaris mampu melaksanakan tugas –tugas rutin tanpa menunggu instruksi dari pimpinan, dan dilaksanakan dengan baik sesuai dengan kebutuhan dan harapan.

F. Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu

Kata “tamu” dalam Kamus Bahasa Indonesia dapat berarti orang yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau orang yang datang keperjamuan. Menurut Wursanto (2004 : 55), tamu adalah tamu organisasi, badan, lembaga atau perusahaan, yaitu orang baik sebagai pejabat utusan dari suatu lembaga maupun sebagai pribadi yang berkunjung ke lembaga lain untuk kepentingan kedinasan maupun untuk kepentingan pribadi.

Tata cara menerima tamu dalam suatu organisasi pada umumnya ada yang ditangani langsung oleh tiap bagian dan ada pula yang ditangani secara khusus oleh seorang penerima tamu atau oleh suatu unit khusus. Tetapi sebelum tamu menemui pimpinan, tamu tersebut akan diterima lebih dahulu oleh sekretaris Karena kesan pertama bagi seorang tamu adalah pelayanan pengurusan tamu, maka setiap tamu yang datang hendaknya diberikan pelayanan yang sebaik-baiknya.

(46)

1. Memberi salam dan menyapa tamu denga ramah, sopan, dan menanyakan keperluan tamu yang datang serta mempersilahkan mengisi kartu/ buku tamu. Contoh kartu tamu dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut ini :

Nomor………..

(47)

CATATAN YANG DITEMUI Selesai jam :... Tanda tangan :...

Tanggal Masuk Jam Paraf Keluar Jam Paraf

harap diserahkan kembali kepada resepsionis waktu keluar/kembali

2. Sebagai penerima tamu hendaknya dapat menjaga diri dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan.

3. Mengarahkan para tamu, memberikan informasi yang dibutuhkannya dan membantu pimpinan dalam melayani dan membuat perjanjian dengan tamu.

4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu.

5. Usahakanlah agar tamu merasa senang (comfortable) apabila tamu terpaksa harus menunggu. Sediakan bahan bacaan (Koran, majalah dan lain-lain) di ruang tamu.

6. Berikan perhatian yang besar kepada setiap tamu dan segera ambil keputusan yang cepat dan tepat apabila tamu tersebut harus atau dapat disalurkan ke bagian lain.

Menurut Wursanto (2004 : 58) tamu dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :

(48)

1. Tamu dengan perjanjian

Apabila tamu telah membuat janji sebelumnya, maka sekretaris perlu memberitahukan kepada atasan bahwa tamu tersebut telah datang dan menanyakan apakah tamu sudah boleh diantar masuk. Apabila pimpinan sudah siap menerima, sekretaris harus segera memberitahukan kepada tamu tersebut dan mempersilahkan masuk. Apabila pimpinan belum siap, sekretaris harus memberitahukan kepada tamu, “Maaf, kami persilahkan menunggu sebentar,” karena pimpinan masih menerima tamu lain atau masih ada masalah yang harus segera dilaksanakan.

2. Tamu Tanpa Perjanjian

Apabila tamu belum membuat perjanjian, maka sekretaris harus segera menanyakan kepada pimpinan. Apabila pimpinan tidak bersedia menerima, maka sekretaris harus pandai mengutarakannya agar tamu tidak tersinggung atau salah paham. Bila pimpinan bersedia menerima tamunya kembali pada waktu yang ditentukan, dan tamu menyetujuinya maka perlu dibuat perjanjian.

3. Tamu Teman Pimpinan

Apabila tamu yang datang adalah teman pimpinan, maka sampaikanlah hal tersebut kepada pimpinan. Apabila pimpinan siap menerimanya, maka antarkan tamu tersebut sampai ke dalam.

4. Tamu Rutin/Relasi

(49)

dengan tamu lainnya, seorang relasi setiap saat dapat mengunjungi/ bertemu dengan pimpinan dan biasanya langsung dipersilahkan menemui pimpinan, bila tidak ada tamu lain.

Pelayanan tamu oleh seorang sekretaris dapat dilakukan sebaik-baiknya dan sangat tergantung pada kemampuan, kelincahan dan etiket yang dimiliki sekretaris tersebut.

Menurut Sedarmayanti (1997 : 145) sikap sekretaris yang diperlukan untuk mengadakan hubungan antar manusia antara lain :

1. Bijaksana

Bijaksana adalah sikap berhati-hati, tidak membicarakan hal-hal yang diketahuinya kepada orang lain yang tidak berkepentingan. Sekretaris harus dapat menahan diri untuk tidak menceritakan masalah yang bersifat rahasia.

2. Pertimbangan

Pertimbangan adalah sikap bersedia dan rela mendahulukan kepentingan orang lain daripada kepentinga pribadinya, dengan menggunakan pertimbangan yang rasional.

3. Taktis

(50)

mencegah orang lain merasa malu/merasa tersinggung.

Dalam rangka mengembangkan sikap taktis ini, dapat dikuti saran sebagai berikut :

a. Memilih kata yang tepat dalam berbicara

b. Mampu menahan diri untuk mengatakan hal yang kurang baik/ memberi komentar

c. Mengakui kesalahan

d. Bertindak sesuatu bila perlu 4. Kesetiaan

Kesetiaan adalah sikap setia dan jujur, baik terhadap pimpinan khususnya, maupun terhadap perusahaan pada umunya, sehingga mempunyai perasaan memiliki, menjaga nama baik perusahaan.

5. Obyektif

Sikap obyektif adalah bahwa dalam rangka membuat pilihan/mengadakan perhitungan, hendaknya tidak berdasarkan kepentingan pribadi akan tetapi memperhatikan hal yang rasional.

Etiket sekretaris adalah cara berbicara, berpakaian, berbuat dan bertindak yang diterima dengan baik di kalangan sekretaris di lingkungan kerja mereka (Ratnawati dan Sunarto, 2006: 26). Etiket itu meliputi :

(51)

3. Cara berpakaian 4. Cara duduk

5. Cara mempersilahkan berjala, makan, dan lain-lain 6. Cara menghubungi orang secara lisan atau via telepon.

Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menunjukkan etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu melalui sikap dan sifat yang dimiliki. Sikap dan sifat tersebut antara lain :

1. Sopan

Dalam menerima tamu, sekretaris Dekan sangat menghormati setiap tamu yang datang, menyambut, mempersilahkan duduk sebagaimana layaknya menerima tamu. Sekretaris Dekan juga bersikap lembut dan manis dalam berbicara tetapi tetap teguh dalam hal prinsip dan urusan. Dalam hal berbusana Sekretaris Dekan juga terlihat sopan, menarik dan rapi.

2. Ramah dan bersahabat

Sekretaris Dekan menyapa dan menerima tamu dengan tangan terbuka, menaruh hormat dan baik kepada setiap tamu.

3. Bijaksana

(52)

keadaaan, yakni waspada serta mempunyai daya pembeda yang cukup tinggi, mana tamu yang perlu dilayani seperlunya, mana yang sebaiknya ditolak dengan halus sehingga tidak menyinggung perasaan.

4. Taktis

Dalam hal ini sekretaris Dekan mampu menanggapi para tamu dengan tepat sesuai dengan kebutuhannya.

5. Jernih

Jernih berarti menerima dan melayani siapa saja dengan baik tanpa membedakan pangkat, pendidikan dan lain-lain.

Setiap tamu yang datang, sebelum menemui Dekan Fakultas Ekonomi USU, tamu tersebut akan diterima terlebih dahulu oleh Sekretaris Dekan, yaitu Ibu Esa Setiana, SE, MSi atau oleh Ibu Yunita, SE. Namun dalam hal pelayanan terhadap tamu, Ibu Esa Setiana SE, Msi mempunyai peran yang lebih besar karena tugasnya lebih cenderung ke dalam Public Relation, yaitu mengadakan hubungan komunikasi dengan pihak internal dan eksternal, baik secara lisan, tertulis maupun melalui pesawat telepon, telegram, faximile, dan e-mail. Berikut ini adalah langkah/proses yang dilakukan Sekretaris Dekan dalam hal penerimaan tamu, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, menanyakan maksud kedatangannya.

(53)

sekretaris Dekan akan menanyakan apakah sudah ada janji atau belum.

3. Baik tamu dengan perjanjian maupun tamu yang belum mengadakan perjanjian dipersilahkan menunggu. Khusus bagi tamu rutin/relasi seperti Pembantu Dekan I, II, dan III, biasanya sekretaris Dekan langsung mempersilahkan masuk apabila tidak ada tamu lain.

4. Sementara tamu dipersilahkan menunggu, sekretaris akan memberitahukan kepada Dekan.

5. Apabila Dekan sudah berkenan menerima tamu, sekretaris akan mempersilahkan masuk untuk menemui Dekan

6. Setelah pertemuan selesai, sekretaris akan mengantar tamu tersebut sampai ke pintu dan mengucapkan terima kasih.

Tamu yang datang setiap harinya dengan berbagai kepentingan tidak dapat

dipastikan jumlahnya. Sekretaris Dekan memperkirakan jumlah tamu yang datang per hari sebanyak 30 orang, mulai dari tamu pribadi Dekan (Tamu dengan perjanjian, tamu tanpa perjanjian terlebih dahulu, dan teman), tamu rutin (Pembantu Dekan I, II, dan III), maupun mahasiswa yang berkepentingan mengurus administrasi dengan Sekretaris Dekan, seperti stempel skripsi dan sebagainya.

(54)

lembaga pendidikan terkemuka yang telah menghasilkan orang-orang yang memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuan umum, sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap wawasan yang dimiliki seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.

Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. Yang harus selalu diperhatikan adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat terus membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dekan Fakultas Ekonomi USU merupakan salah satu orang penting yang memiliki beragam aktivitas dan selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan. Disamping itu, sekretaris perlu memahami etiket, agar sekretaris mengetahui dan menjalankan perilaku sesuai dengan kode etik sekretaris. Kode etik sekretaris terdiri dari:

1. Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi sekretaris

2. Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah lakunya, baik dalam melaksanakan tugasnya maupun melayani lingkungannya dan masyarakat. 3. Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapatnya dalam

(55)

4. Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau melalui kerja sama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional.

5. Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi baik di dalam maupun luar negeri.

(56)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu : Etiket Kerja Seketaris Dekan Dalam Memberikan Pelayanan Kepada Tamu Di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yaitu sebagai berikut :

1. Terdapat dua orang sekretaris yang membantu Dekan menangani tugas-tugasnya, dan kedua sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada dekan. Sekretaris 1 bertugas membantu menangani tugas Dekan berkaitan dengan kegiatan Public Relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal dan eksternal, sedangkan sekretaris 2 bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas.

2. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU termasuk kedalam golongan sekretaris pimpinan karena sekretaris bekerja untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya. Sekretaris Dekan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu instruksi. Sekretaris juga mampu menciptakan hubungan kerjasama yang baik dan saling menghormati dalam bekerja.

(57)

sopan, ramah dan bersahabat, bijaksana, taktis/ diplomatis, jernih dan berdedikasi terhadap pekerjaannya, serta menjaga penampilan fisik dan perilaku sehingga mampu mencerminkan diri sebagai sekretaris professional.

4. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU memiliki keterampilan dan pengetahuan yang luas, mampu berbahasa Inggris dengan baik, menguasai teknologi informasi dan mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan karena tugasnya dalam membantu Dekan tidak hanya berhubungan dengan pihak internal fakultas maupun pihak eksternal.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran

yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dengan cara selalu melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh 2. Bidang-bidang sekretaris yang ada di Fakultas Ekonomi USU seperti

Sekretaris Dekan dan Sekretaris Departemen harus mampu menampilkan kinerja sekretaris professional. Hal ini sejalan dengan adanya Program D-III Kesekretariatan di Fakultas Ekonomi USU.

(58)

4. Sekretaris Dekan senantiasa mengembangkan wawasan dan pengetahuannya terhadap kecanggihan teknologi.

5. Sekretaris dapat meningkatkan perannya menjadi penghubung antara Dekan dan bawahannya dengan cara menyampaikan surat dan informasi ke setiap bagian dengan cepat dan tepat waktu.

(59)

DAFTAR PUSTAKA

Faulina. 2008. Diktat Hand Out Etika Profesi. Medan

Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty

Ratnawati, Eti dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Amus Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia

Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju

Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Edisi Revisi. Bandung: Mandar Maju

Figur

Tabel 1. 1  Jadwal Kegiatan Penelitian

Tabel 1.

1 Jadwal Kegiatan Penelitian p.13
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Gambar 2.1

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU p.21

Referensi

Memperbarui...