Isi dari Bab ini merupakan kesimpulan, saran, dan penutup dari Tugas Akhir, dalam Bab ini akan memberikan saran yang dapat bermanfaat bagi perusahaan secara khusus dan pada pembaca secara umum.
BAB II
PROFIL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi Negara (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan
mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi:
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berik
Rektor dan
Dekan dan
Kepala Sub Bagian Tata
U h D t
Dewan Pertimbangan F k lt
Kepala Bagian Tata
Unit Penunjang Ketua dan Sekretaris
Kepala Sub Bagian Tata U h F k lt Kepala Lab/Studio/
Ketua Program Studi
I t D t
Ketua Program Studi
Pimpinan Fakultas Ekonomi :
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M,Ec
Pudek I : Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak
Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi
Dewan Pertimbangan Fakultas :
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M. Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M. Ec Anggota :
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc
Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si
Departemen
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc
Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
Program Diploma Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi
Akuntansi
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Personalia : Kasnawati, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S. Sos
D. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Dekan
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas.
c. Bertanggung jawab kepada rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
e. Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan panitia penguji. f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi 2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama
3. Sekretaris Dekan :
Tugas rutin Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel. 2.1 dibawah ini :
Tabel 2.1
Tugas Rutin Sekretaris Dekan
Nama
Esa Setiana, SE, M.Si dan Yunita Indriani, SE
Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan Memasukkan surat
masuk untuk Dekan FE-USU ke buku agenda 5 surat per hari 5 menit - Membuat/ menulis nomor surat keluar
10 nomor per hari 10 menit - Menjadual kegiatan Dekan 2 kali per hari 2 menit Sesuai dengan kegiatan Menstempel surat dan
membuat tanggal surat keluar
20 berkas per hari
30 menit -
Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan
5 tugas per hari
5 menit -
Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan
5 surat per hari
30 menit -
Mengarsip surat masuk dan surat keluar
5 surat per hari
5 menit -
Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
5 tanda terima per hari
Menerima Tamu
Mengetik surat keluar
30 /hari 3 surat per hari 30 menit Sesuai Kegiatan Menerima Telepon 15 telepon per hari 15 menit -
Menerima fax 3 kali per hari
10 menit Sesuai Kebutuhan Memproses program
Dekan dan tim
Sesuai jadual program Disesuaikan Konsentrasi tugas oleh Esa Setiana Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris, dan Ruang
Rapat Dekan.
perhari 5 menit -
4. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyyusunan laporan Fakultas.
5. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
6. Sub Bagian Umum dan Keuangan :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan
guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti. g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
8. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionlkan sistem informasikemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian
9. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di adakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang /praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas. Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai Akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Etiket
Istilah etiket berasal dari kata Perancis, “Etiquette” yang berarti kartu undangan, yang pada awalnya biasa dipakai oleh raja-raja Perancis bila mengadakan pesta. Dewasa ini etiket lebih menitikberatkan pada cara berbicara yang sopan, cara duduk, menerima tamu dan sopan santun lainnya. Jadi, etiket adalah aturan sopan santun dalam pergaulan (Sedarmayanti, 1997 : 147). Etiket bisa diartikan sebagai rambu-rambu yang membantu mengetahui apa yang harus dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Etiket mengajarkan kita untuk memelihara hubungan baik, bahkan memikirkan kepentingan dan keinginan orang lain. Pemahaman tentang etiket dapat dijadikan alat pengendali. Hal ini juga membuat diri kita disegani, dihormati, disenangi, percaya diri, dan mampu memelihara suasana yang baik di lingkungan. Munculnya etiket kerja sebenarnya berasal dari adanya penyimpangan perilaku dari penyandang profesi terhadap sistem nilai, norma, aturan ketentuan yang berlaku dalam profesinya. Tidak adanya komitmen pribadi dalam melaksanakan tugas, tidak jujur, tidak bertanggung jawab, tidak berdedikasi, tidak menghargai hak orang lain, tidak adil dan semacamnya.
Dasar- dasar etiket terdiri dari :
1. Bersikap sopan dan ramah kepada siapa saja 2. Memberi perhatian kepada orang lain
3. Bersikap ingin membantu
4. Memiliki rasa toleransi yang tinggi
5. Dapat mengua sai diri, mengendalikan emosi dalam situasi apapun.
B. Pengertian Sekretaris
Menurut Wursanto (2004 : 1) istilah sekretaris ditinjau dari segi asal katanya berasal dari kata secretum yang dalam Bahasa Latin berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam Bahasa Perancis, secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam Bahasa Belanda.
Secara defenisi kata sekretaris mempunyai beberapa defenisi menurut ahli diantaranya sebagai berikut :
1. Menurut Braum dan Ramon dalam Wursanto (2004 : 2) ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala atau pimpinannya. 2. Menurut Westra dalam Wursanto (2004 : 2-3), sekretaris adalah seorang
petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Wursanto (2004 : 1) sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.
4. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang/pegawai yang diserahi pekerjaan tulis menulis. Disebut juga penulis atau penitra
Maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang bertugas membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespendensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen lainnya. Sekretaris bekerja dilembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya, lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi atau yayasan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Dekan mempunyai dua orang sekretaris. Sekretaris pertama mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan sekretaris kedua mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran dan administrasi.
C. Macam - Macam Sekretaris
Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat. Hal ini tentu sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga untuk mengetahui macam-macam sekretaris perlu pemahaman yang memadai. Menurut Ratnawati dan Sunarto (2006 : 4-6) macam-macam sekretaris dapat dibedakan berdasarkan tiga segi, yaitu :
1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, sekretaris dapat dibedakan menjadi 3, yaitu :
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat atau suatu perusahaan. Sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen: merencanakan, mengorganisasikan, mengurus, mengatur tenaga, memimpin dan mengawasi. Dalam tugasnya, seorang sekretaris juga membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manajer, karena dia juga memiliki wewenang dalam fungsi manajemen demi tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan. Sekretaris organisasi ikut menyusun rencana organisasi, membuat organisasi dan tata kerjanya, dan melakukan hal-hal yang perlu demi kemajuan organisasi. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan dan Sekretaris Lembaga.
b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor dapat juga disalah satu ruang dirumah tinggal orang yang mempekerjakannya. Contoh: Sekretaris seorang pengarang novel, seorang bintang film, seorang tokoh masyarakat.
c. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh perusahaan, organisasi atau yayasan untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya yang bersifat kedinasan. Sekretaris pimpinan membantu pimpinan dalam penghimpunan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengurusan informasi. Contoh: Sekretaris Presiden Direktur.
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi 2, yaitu :
a. Sekretaris Junior
Sekretaris Junior adalah sekretaris yang secara relative belum lama diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris junior juga dapat berarti
