TUGAS AKHIR
EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh:
RIFANI AULIA
082103048
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : RIFANI AULIA
NIM : 082103048
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal:…………Juli 2012 Ketua Program Studi
DIII Keskretariatan
(
NIP. 19741012 200003 2 003 DR. Beby Karina Fawzeea, SE,MM)
Tanggal:…………Juli 2012 Dekan
(
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : RIFANI AULIA
NIM : 082103048
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juli 2012
Menyetujui Pembimbing
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan segala kerendahan hati syukur Alhamdulillah penulis ucapkan
atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna
memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi
pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad
SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju
alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFESIENSI KINERJA PADA
BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa
sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali
sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan
waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang
membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.
Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan
bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik
menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih
kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzzea, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III
Kesekretariatan.
3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku dosen pembimbing
yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam
penulisan Tugas Akhir ini.
5. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku dosen Penasehat
Akademik.
6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
7. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua saya Gusman Amran
(Ayahanda) dan Isniwati Tanjung (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan,
mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta
kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik.
Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada
mereka dan semoga jerih payah saya dapat menjadi pelega dan penyejuk
8. Saudaraku Rizky Ananda dan Ridho Arbi. Terima kasih atas dukungannya
yang merupakan pendorong semangat bagi penulis.
9. Buat seseorang yang spesial (Ananda) yang telah banyak memberikan
semangat dan dorongannya serta perhatiannya selama ini.
10.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk
2008. Ihsan, Yossi, Noni, Wenny, Vina, Mira, Fairuz serta seluruh
teman-teman DIII Kesekretariatan lainnya. Kalian adalah teman-teman terbaikku saat
berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan
dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir
ini.
11.Sahabat-sahabatku Alvin, Imby, Iwan, Master, Dodo serta seluruh
teman-teman ku yang lainnya yang tidak dapat penulis cantumkan satu persatu,
terima kasih atas motivasi dan dukungannya.
Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat
memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.
Medan, Juli 2012
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 6
D. Jadwal Kegiatan ... 7
E. Sistematika Penulisan ... 8
BAB II PROFIL INSTANSI DAN PEMBAHASAN ... 10
A. Profil Instansi ... 10
1. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 10
2. Jenis Usaha/Kegiatan ... 12
3. Struktur Organisasi... 13
4. Job Description ... 16
5. Kinerja Usaha Terkini ... 19
6. Rencana Kegiatan ... 21
B. Pembahasan ... 24
1. Pengertian Sistem Informasi ... 24
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 27
3. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 29
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN ... 32
A. Kesimpulan ... 32
B. Saran ... 32
DAFTAR TABEL
No. Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, untuk mencapai
tujuannya diperlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai
kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi
tersebut. Di samping itu, harus pula ditetapkan kaitan kerja sama antara satu
aspek dengan aspek lainnya untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar
pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis. Organisasi adalah sebuah
badan hokum yang di dalamnya terdapat sejumlah anggota yang memiliki visi
dan misi yang sama agar terciptanya tujuan bersama, dalam organisasi ada yang
disebut dengan efektivitas organisasi.
Pentingnya efisiensi dan efektivitas pada organisasi adalah sebagai
tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran.
Namun sering kali para manajer membuat kealahan yang sama. Mereka memulai
kegiatan-kegiatan dan membuat keputusan-keputusan tanpa penetapan suatu
kerangka tujuan terlebih dahulu, dimana hal ini akan mengarahkan pembuatan
keputusan pada organisasi.
Berbagai penulis membedakan arti tujuan dan sasaran. Tujuan
mempunyai pengertian luas,ssedangkan sasaran adalah lebih khusus. Tetapi
banyak penulis dan manajer tidak membedakan keduanya. Isyilah tujuan dan
sasaran digunakan dalam pengertian yang sama. Untuk menunjukkan hasil akhir
Sumber daya yang terpenting suatu organisasi adalah sumber daya
manusia. Orang-orang yang memberikan tenaga,bakat, kreatifitas, dan usaha
mereka kepada organissai. Beberapa tugas-tugas kepemimpinan kritis manajer
mencakup penarikan, penyeleksian, pengembangan dan oenggunaaan sumber
daya manusia dalam mencapai tujuan organisasi, tanpa orang-orang yang cakap,
organisasi dan manajemen akan gagal mencapai tujuannya. Bagaimana manajer
melaksanakan fungsi penyusunan personalia (staffing) secara efektif akan
menentukan sukses atau kegagalan mereka sebagai manajer.
Ini merupakan konsep matematik atau merupakan perhitungan ratio
antara keluaran (output) dan masukan (input). Seorang manajer efisien adalah
seorang yang mencapai keluaran yang lebih tinggi (hasil
produktivitas,performance) disbanding masukan-masukan (tenaga, bahan, uang,
mesin, dan waktu) yang digunakan, dengan kata lain, manajer yang dapat
meminimumkan biaya penggunaan sumber daya untuk mencapai keluaran yang
telah ditentukan disebut manajer yang efisien. Atau sebaliknya, manajer disebut
efisien bila dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan yang
terbatas. Oleh sebab itu,maka perlu lebih dipahamilagi mengenai efektivitas
organisasi,agar dalam organisasi tercapainya sebuah tujuan yang sudah
dirumuskan dalan visi dam misi awal sebuah organisasi.
Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau
peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata
lain,seorang menajer efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau
Menurut ahli manajemen Peter Drucker efektivitas adalah melakukan
pekerjaan yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan
benar. Bagi para manajer, pernyataan yang paling penting adalah bukan
bagaimana menemukan pekerjaan yang benar, tetapi bagaimana menemukan
pekerjaan yang benar untuk dilakukan,dan memusatkan sumber daya dan usaha
pada pekerjaan tersebut.
Mengenai efektivitas organisasi terdapat beberapa criteria pengukuran
berdasarkan model-model pendekatan yang digunkan.
Menurut Quinn dan Rohrbough (Kasim, 1993) mengusulkan empat
model atau perspektif teoritis mengenai criteria efektivitas organisasi, yaitu (1)
model tujuan rasional (rasional goal model), (2) model hubungan
manusia(human relations model), (3) model system terbuka (open system
model) dan (4) model proses internal (internal system model).
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi adalah
sebagai berikut: (1) Adanya tujuan yang jelas, (2) Struktur organisasi, (3)
Adanya dukungan atau partisipasi masyarakat, (4) Adanya system nilai yang
dianut.
Tercapinya tingkat efektivitas yang tinggi perlu memperhatikan
criteria-kriteria efektivitas sebagaimana yang dikemukakan oleh Richard M Steers
(1985: 46) sebagai berikut: (1) Produktivitas, (2) Kemampuan berlaba, (3)
Kesejahteraan pegawai.
Menurut Sedarmayanti (2001:2), efisiensi adalah usah pada produksi
untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja adalah
dikerjakan dengan cara paling mudah menerjakannya, paling murah biayanya,
paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya.
Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan
kelelahan yang sedikit mungkin. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi
adalah berhasil guna atau efektif, ekonimis, pelaksanaan kerja yang dapat
dipertanggungjawabkan, pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang
dan tanggungjawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat
dilaksanakan. Titik berat yang utama dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur
adalah dicapainya sasaran secara efektif dan efisien. Akan tetapi, tidak jarang
pegawai yang bekerja tanpa memperhatikan efisiensi pekerjaannya dan mereka
hanya mengutamakan kecepatan dalam melakukan pekerjaan.
Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian ditambah dengan
keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai masalah efisiensi kinerja
Akademik, maka dari itu penulis memilih judul mengenai “Efisiensi Kinerja pada
Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Dari uraian di atas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar
materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai
dengan kebutuhan yang diharapkan.
Adapun perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian
dalam penelitian yang dilakukan adalah: Bagaimanakah Efisiensi Kinerja Pada
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana efisiensi
kinerja pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
Manfaat penelitian antara lain:
1. Bagi Fakultas Ekonomi USU
Hasil tugas akhir ini akan dijadikan sebagai bahan masukan dan bahan
pertimbangan bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna untuk
mendukung kelancaran dalam bidang efisinsi kinerja. Khususnya
mengenai efisiensi kinerja pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
2. Pihak yang berkepentingan
Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap
pembacanya.
3. Bagi penulis
Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori manajemen yang
diterima penulis selama perkuliahan.
D. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari
pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan
untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di Tabel 1.1 berikut ini:
Tabel 1.1
1. Penyusunan Draft Tugas Akhir
2. Pengumpulan Data
Keterangan:
Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian
buku-buku refrensi mengenai efisiensi kinerja. Kemudian pada tahap
pengumpulan data dilakukan penulis dengan magang di Fakultas Ekonomi
USU. Magang dilaksanakan sejak tanggal 16 Juni 2011 – 17 Agustus 2011.
Setelah melakukan observasi, penulis memulai penulisan laporan yang akan
dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis
akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai
dengan judul dan materi pembahasan.
E. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Ahhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat
(4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang
dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan
tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun
uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang,permasalahan, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal
survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB 2 : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur
organisasi dan Job Description, kinerja usaha terkini dan rencana
BAB 3 : PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai efektivitas organisasi dan
faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas.
BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang efisiensi
kinerja pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
A. Sejarah Singkat
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada
tahun 1950 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh),
dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas
Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas
Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah
panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik
operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama
pimpinan pada waktu itu).
Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang
bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan
Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 64/1961 tanggal 24
November 1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan
Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang
Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera
Utara dan pemasukan dalam lingkungan USU tanggal 24 November 1961 yang
berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan
ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi pendidikan Ahli
No.42/U/1975 tanggal 13 Meret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang
dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No.
23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep 1987 dan S.K.
Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur
PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas
pangolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah
menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program
DIII,serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan
tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yangbaik dan bermutu. Setelah keluar
Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang
Penentapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara
(BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi
menjadi Departemen.
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
1. Visi Fakultas Ekonomi USU
Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi USU
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang
berorientasi pasar,
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan
pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
aelaku pelanggan (costumer) dan stakeholders lainnya,
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait
yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu
wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah
ditetapakan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi
dalam perusahaan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan
dapat dicapai. Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat
dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk
melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara
vertikal,malalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dapat dilihat di gambar ini,
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Unniversitas Sumatera Utara Sumber : Buku pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Pimpinan Universitas
Rektor : Prof.Dr.dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, M.Sc
(CTM (,Sp.A (K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, MLI
Pembantu Rektor V : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac
2. Pimpinan Fakultas Ekonomi
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak
Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si
3. Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc
Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Ami Dilham, SE, M Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
4. Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE,M.Si
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailana, S.Sos
5. Departemen
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si
b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
c. Akuntansi
Ketua : Dr. Syarifudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
6. Program Studi
a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
b. Program Studi S1 Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
c. Program Studi S1 Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
d. Program Studi DIII Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
e. Program DIII Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
f. Program DIII Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
1. Dekan
a. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan
b. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan
kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
denagn dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada
masing-masing bagian.
c. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara denagn dibantu oleh Pembantu Dekan
I, II, dan III pada masing-masing bagian.
2. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di
bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan
keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan
perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan
alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan,
perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di
lingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni
fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang
berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Fakultas.
3. Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyususnan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target
kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemusn ilmiah di lingkungan
fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan
pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
4. Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulakan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kersiapan di lingkungan
fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melaukan pembayaran haji, honorarium, lembur, vakansi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta
pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyususnan laporan bagian.
5. Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian dan
mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverfikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul
kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengankatan
guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian.
6. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
Universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan
alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan.
7. Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggan dan
perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
f. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian.
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahakan untuk
masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan
peka terhadap lulusan yang mempunyai kualitas sebagai berikut :
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi
sebagai sarjana.
2. Bersifat terbuka,tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat,khusus yang
berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang
dimilikinya sesuai
dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masyarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi
sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan
merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehimgga mampu berfikir, bersikap,
dan tidak bertindak sebagai ilmuan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan
keterampilan sesuai dengan bidang.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang
tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar
kepada masyarkat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan
mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas
juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan
Fakultas, seperti perayaan hari-hari besar (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri,
Isra Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki
nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertakwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
B. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara antara lain adalah
sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
BAB III
TEORI EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI USU
A. Kinerja Pada Fakultas Ekonomi USU 1. Pengertian Efisiensi
Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala
pemborosan bahan dan tenaga kerja dengan cara-cara tertentu tanpa
mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah
mengerjakannya, paling mudah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling
ringan bebannya dan paling singkat waktunya.
2. Pengertian Kinerja
Kinerja adalah rasio antara hasil pekerjaan dengan hasil manajemen yang
dipergunakan atau sebagaimana lazimnya perbandingan output (sumber
efisiensi) terhadap input (hasil dari pekerjaan itu sendiri).
3. Pengertian Efisiensi Kinerja
Efisiensi kinerja adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan
kelelahan yang sedikit mungkin serta dapat dipertanggungjawabkan agar dapat
bekerja secara efisien.
Menurut saya, efisiensi kinerja pada Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi USU sudah dijalankan dengan cukup baik, serta mempunyai tanggung
jawab secara sistematis yang mununjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara
setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, sehingga efisiensi
yang baik sehingga tujuan Universitas dapat dicapai. Adapun sumber efisiensi
utama pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah pegawai itu
sendiri dengan menggunakan akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada sehingga
pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien.
Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU yaitu :
1. Keahlian pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
Dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat dari
pada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian seseorang akan
sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai
dapat lebih tinggi dari pada tanpa menggunakan alat. Keahlian pegawai
kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terjamin dan
diakui. Hal ini dapat kita lihat dari perekrutan pegawai Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU yang sebelumnya melalui beberapa test dengan
pemenuhan syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bekerja menjadi
pegawai disetiap masing-masing bagian yang telah ditentukan pada kantor
Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
2. Kesadaran pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU merupakan
modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan
makna efisien sangat membantu usaha-usaha kearah efisiensi. Soal efisiensi
tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan hasil dan dengan
proses yang panjang.
3. Disiplin. Kedua unsur di atas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila
yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan
adanya disiplin yang baik pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU
antara lain dilakukan penyebaran tugas (job description) dan wewenang
yang jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang
dapat diketahui oleh setiap pegawai sehingga mereka mengetahui dengan
tepat dimana dan bagaimana posisi mereka.
Efisiensi menggambarkan perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan
hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi yaitu sebagai berikut:
a.
Segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasiltertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat
dikembalikan pada unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja yakni
pikiran, tenaga, ruang, benda termasuk uang.
b.
Segi hasil, suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usahatertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik mengenai mutu
ataupun jumlah suatu hasil tersebut.
Dalam beberapa hal ada persamaan antara efisiensi dari prroduktivitas
terutama dalam pencapaian kinerja. Namun demikian kedua istilah itu tidak
selamanya dapat dipergunakan karena lapangan efisiensi pekerjaan Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi USU sangat luas, mulai pemakaian,
pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan dari perencanaan, sedangkan
produktivitas baerkenaan dengan sesuatu yang dapat diukir secara jelas dan luas
lingkupnya terbatas pada hasil secara nyata atau fisik.
Pelaksanaan efisiensi kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
pekerjaan yang paling bawah, justru efisiensi tingkat bawah ini yang paling sulit
untuk dilaksanakan karena meliputi banyak pegawai, tidak mudah atau cepat
kelihatan dan meliputi hal-hal yang sangat kecil. Perhatian terhadap efisiensi
harus dilakukan terus menerus hingga merupakan suatu kebiasaan. Efisiensi
dalam pekerjaan adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil
yang dicapai oleh kerja itu. Dalam perkembangan lebih lanjut efisiensi diartikan
pula dengan pengertian produktivitas, kepraktisan, nasionalitas, penghematan
dan lain-lain. Efisiensi dapat juga dari segi teknis, segi ekonomis, dengan
memperhatikan faktor-faktor yang mendukung atau menunjang.
Adapun faktor yang diperhatikan untuk mendukung atau menunjang
efisiensi pekerjaan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah adanya
spesifikasi khusus dari pihak Universitas Sumatera Utara. Contohnya adalah
pengadaan barang. Barang-barang yang akan dibeli untuk memperlancar
aktivitas operasional pekerjaan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
Dimana barang-barang yang akan dipergunakan sebelumnya sudah terjamin dan
teruji coba oleh pihak Universitas Sumatera Utara. Aturan berbentuk spesifikasi
barang mengikuti spesifikasi Universitas Sumatera Utara. Kemudian Kantor
Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU memakai memakai terhadap
barang-barang yang diperlukan sesuai dengan standart aturan spesifikasi Universitas
Sumatera Utara.
B. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Organisasi
Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi adalah sebagai
1. Adanya tujuan yang jelas,
2. Struktur organisasi.
3. Adanya dukungan dan partisispasi masyarakat.
4. Adanya sistem nilai yang dianut.
Berikut ini penjelasan dari faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas
organisasi :
1. Adanya tujuan yang jelas,
Tujuan yang jelas adalah sesuatu (apa) yang akan dicapai atau dihasilkan
dalam jangka waktu satu sampai lima tahun. Tujuan ditetapkan dengan
mengacu kepada pernyataan visi dan misi serta didasarkan pada isu-isu
analisis strategis.
2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja)
dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja
dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang
berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu
struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan,
saluran perintah dan penyampaian laporan.
3. Adanya dukungan atau partisipasi masyrakat.
Ikut sertanya seluruh anggota masyarakat dan membantu memecahkan
permasalahan-permasalahan masyarakat tersebut. Di dalam hal ini,
masyarakat sendirilah yang aktif memikirkan, memecahkan, melaksanakan
sukarela yang didasari oleh determinan kesadaran masyarakat itu sendiri
dalam program pembangunan.
4. Adanya Sistem Nilai yang Dianut
Artinya secara moral diterima kalau dengan nilai-nilai yang disepakati dan
dijunjung tinggi oleh masyarakat tersebut dilakukan.
Organisasi akan berjalan terarah jika memiliki tujuan yang jelas. Adanya
tujuan akan memberikan motivasi untuk melaksanakan tugas dan tanggung
jawabnya. Selanjutnya tujuan organisasi mencakup beberapa fungsi diantaranya
yaitu memberikan pengarahan dengan cara menggambarkan keadaan yang akan
datang yang senantiasa dikejar dan diwujudkan oleh organisasi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi harus mendapat perhatian
yang seriuas apabila ingin mewujudkan suatu efektivitas.
Di bawah ini penulis menguraikan empat faktor yang mempengaruhi
efektivitas, yaitu :
1. Karakteristik Organisasi adalah hubungan yang sifatnya relatif tetap seperti
susunan sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi. Struktur
merupakan cara yang unik menempatkan manusia dalam rangka
menciptakan sebuah organisasi. Dalam struktur, manusia ditempatkan
sebagai bagian dari suatu hubungan yang relatif tetap yang akan menentukan
pola interaksi dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas.
2. Karakteristik Lingkungan, mencakup dua aspek. Aspek pertama adalah
lingkungan ekstern yaitu lingkungan yang berada di luar batas organisasi dan
sangat berpengaruh terhadap organisasi, terutama dalam pembuatan
yang dikenal sebagai iklim organisasi yaitu lingkungan yang secara
keseluruhan dalam lingkungan organisasi.
3. Karakteristik Pekerja merupakan faktor yang paling berpengaruh terhadap
efektivitas. Di dalam diri setiap individu akan ditemukan banyak perbedaan,
akan tetapi kesadaran individu akan perbedaan itu sangat penting dalam
upaya mencapai tujuan organisasi. Jadi apabila suatu rganisasi menginginkan
keberhasilan, organisasi tersebut harus dapat mengintegrasikan tujuan
individu dengan tujuan organisasi.
4. Karakteristik Manajemen adalah strategi dan mekanisme kerja yang
dirancang untuk mengkondisikan semua hal yang di dalam organisasi
sehingga efektivitas tercapai. Kebijakan dan praktek manajemen merupakan
alat bagi pimpinan untuk mengarahkan setiap kegiatan guna mencapai tujuan
organisasi. Dalam melaksanakan kebijakan dan praktek manajemen harus
memperhatikan manusia, tidak hanya mementingkan strategi dan mekanisme
kerja saja. Mekanisme ini meliputi penyusunan tujuan strategis, pencarian
dan pemanfaatan atas sumber daya, penciptaan lingkungan prestasi, proses
komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, serta adaptasi
terhadap perubahan lingkungan inovasi organisasi.
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur
organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya,
dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan
struktur organisasi adalah departementalitasi dan pembagian kerja.
Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu
dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar
setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan
sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses
pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efisien dan
efektif.
Proses pengorganisasi dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur
berikut ini :
1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai
tujuan organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara
logika dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak
terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga
ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan
pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan
harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota
organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi
ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang merusak.
C. Misi dan Tujuan Organisasi
Sebelum organisasi menentukan tujuan-tujuan, terlebih dahulu harus
menetapkan misi atau maksud organisasi.
Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud
organisasi. Misi suatu organisasi adalah maksud atau khas (unik) dan mendasar
mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar. Misi
merupakan perwujudan dasar filsafat para pembuat keputusan strategic
perusahaan, mencerminkan konsep diri perusahaan, serta menunjukkan
bidang-bidang produk atau jasa pokok dan kebutuhan-kebutuhan langganan utama
yang akan dipuaskan perusahaan. Secara singkat, misi menggambarkan
bidang-bidang produk, pasar dan teknologi yang ditekankan perusahaan, di
mana hal ini mencerminkan nilai-nilai dan berbagai prioritas dari para pembuat
keputusan srtategik. Misi organisasi juga menunjukkan fungsi yang hendak
dijalankannya dalam sistem sosial atau ekonomi tertentu.
Etztioni mendefenisikan tujuan organisasi sebagai “suatu pernyataan
tentang keadaan yang diinginklan dimana organisasi bermaksud untuk
merealisasikan” dan sebagai “pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan
datang dimana organisasi sebagai kolektivitas mencoba untuk
menimbulkannya”. Tujuan organisasi merupakn pernyataan tentang keadaan
atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai
diwaktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi. Jadi, dua unsur
penting tujuan adalah (1) hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang
(2) usaha atau kegiatan-kegiatan sekarang yang diarahkan. Tujuan-tujuan ini
dapat berupa tujuan umum atau khusus, tujuan akhir, ataupun tujuan antara.
Tujuan umum, atau sering disebut tujuan strategi secara operasional tidak
dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu ke dalam tujuan-tujuan
khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga
membentuk suatu hirarki tujuan. Tujuan-tujuan khusus, meskipun secara
kegiatan yang memiliki arah sama yaitu memberikan pedoman pencapaian
tujuan organisasi.
Penetapan tujuan-tujaun strategi organisasi merupakan tahap paling kritis
dalam proses perencanaan strategi. Tujuan-tujuan strategi yang dipilih akan
menentukan kegiatan-kegiatan dan mengikat sumber daya-sumber daya
organisasi untuk jangka waktu yang panjang. Karena alasan ini, tujuan-tujuan
strategi sering ditetapkan oleh para manajer puncak atau tingakatan atas,
biasanya setelah mempertimbangkan sejumlah alternatif tujuan.
D. Fungsi Tujuan Organisasi
Fungsi adalah tugas yang segera dapat dibedakan dengan tugas lain.
Tujuan merupakan hal di mana seluruh kegiatan diarahkan. Tindakan
manajemen pertama kali ialah menentukan tujuan yang akan dicapai.
Konsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa
fungsi penting yang bervariasi menurut waktu dan keadaan. Berbagai fungsi
tujuan antara lain sebagai berikut :
1. Pedoman bagi kegiatan. Melalui penggambaran hasil-hasil akhir di waktu
yang akan datang, tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan
pengarahan dan penyaluran usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan para anggota
organisasi. Dalam hal ini, fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan
kegiatan organisasi mengenai apa yang “harus” dan “harus tidak” dilakukan.
2. Sumber legitimasi. Tujuan juga merupakan sumber legitimasi bagi suatu
organisasi melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya, dan disamping itu,
keberadaannya di kalangan kelompok-kelompok seperti pelanggan,
3. Standar pelaksanaan. Bila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, hal
ini akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan
(prestasi) organisasi. Setelah organisasi menetapkan tujuan-tujuan dalam
bidang –bidang yang dapat dikuantifikasikan seperti penjualan, posisi pasar,
atau laba, derajat kesuksesan yang dicapai dapat dengan mudah diukur.
4. Sumber motivasi. Tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi
dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan
organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota. Phenomena ini
tampak paling jelas dalam organisasi yang menawarkan bonus bagi
pencapaian tingkat penjualan tertentu, dan sebagainya, yang dikaitkan secara
langsung dengan laba tahunan. Contoh lain, dalam organisasi olahraga
profesional (bahkan amatir), status dan prestasi sebagai anggota tim juara
hampir selalu, menjadi sumber motivasi kuat.
5. Dasar rasional pengorganisasian. Dinyatakan secara sederhana, tujuan
organisasi merupakan suatu dasart perencanaan organisasi. Tujuan organisasi
dan struktur organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan
untuk pencapaian tujuan, pola penggunaan sumber daya, implementasi
berbagai unsur perancangan organisasi: pola komunikasi, mekanisme
pengawasan, departementalisasi, dan sebagainya.
E. Tipe-tipe Tujuan
Suatu kepentingan dalam perilaku pencapaian tujuan organisasi dapat
ditelusur pada berbagai penulisan teori manajemen. Dalam banyak literatur, hal
organisasi. Diarahkan bagi organisasi pada umumnya. Klasifikasi membedakan
diantara lima tipe tujuan menurut “sudut pandang mereka yang berkepentingan”,
yaitu masyarakat, langganan, investor, eksekutif puncak atau lainnya. Kelima tipe
tujuan tersebut dapat diperinci sebagai berikut:
1. Tujuan kemasyarakatan. Keterangan: masyarakat pada umumnya. Sebagai
contoh: memproduksi barang dan jasa, mempertahankan pesanan,
mengembangkan dan memelihara nilai-nilai budaya, dan sebagainya.
Kategori ini berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi
kebutuhan-kebutuhan masyarakat.
2. Tujuan keluaran. Keterangan: publik dalam hubungannya dengan organisasi.
Kategori ini berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk
fungsi-fungsi konsumen. Contoh: barang-barang konsumen, jasa bisnis,
pemeliharaan kesehatan, pendidikan, dsb.
3. Tujuan sistem. Keterangan: pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi
organisasi, tidak tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi atau
tujuan yang diambil. Contoh: penekanan pada pertumbuhan, stabilitas, laba
atau cara-cara pelaksanaan fungsi, seperti menjadi ketat atau longgar
dikendalikan dan disusun.
4. Tujuan produk, atau lebih tepat tujuan karakteristik produk. Keterangan:
berbagai karakteristik barang-barang atau jasa-jasa yang diproduksi. Contoh:
penekanan pada kualitas atau kuantitas, gaya, ketersediaan, keunikan,
keanekaragaman, atau pembaharuan produk.
5. Tujuan turunan. Keterangan: tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan
pelayanan masyarakat, pengembangan karyawan, kebijaksanaan investasi
dan lokasi pabrik yang mempengaruhi keadaan ekonomi dan masa depan
masyarakat tertentu.
Tujuan itu secara konkret berupa :
1. Tujuan mencapai keuntungan
2. Menjamin kelangsungan hidup organisasi
3. Memperoleh penghargaan dari masyarakat
4. Mempertahankan keajegan aktivitas (bekerja) dengan aman
5. Membantu kehidupan masyarakat, dan lain-lain.
F. Bidang-bidang Tujuan
Menurut Peter Drucker, mengidentifikasikan secara terperinci 7 bidang
pokok dimana perusahaan harus menetapkan tujuan, antara lain sebagai
berikut:
1. Produktivitas
Produktivitas atau efisiensi adalah rasio antara masukan dengan keluaran
organisasi. Tujuan-tujuan produktivitas dapat ditetapkan dalam beberapa bidang,
mencakup metode kerja, kemajuan mesin dan peralatan dan peningkatan
efisiensi karyawan.
2. Sumber daya fisik dan keuangan
Bagaimana sumber daya fisik dan keuangan organisasi akan
dikembangkan dan digunakan? Tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikkan
3. Profitabilitas
Tujuan-tujuan laba penting untuk mencapai tujuan-tujuan lain,
menyangkut penelitian dan pengembangan yang dibutuhkan untuk inovasi,
kekuatan keuangan untuk mengganti mesin dan peralatan, dan pengupahan yang
dibutuhkan untuk menarik personalia.
4. Inovasi
Ada kebutuhan terus manerus akan produk atau jasa baru dan inovatif.
Walaupun sesuatu yang baru selalu mengandung resiko, tetapi juga mempunyai
kemungkinan hasil yang tinggi.
5. Prestasi dan pengembangan manajer
Kelangsungan hidup banyak organisasi tergantung pada kekuatan
manajemen yang inovatif. Organiosasi perlu menetapkan tujuan sehubungan
dengan kualitas pelaksanaan manajemen dan untuk menjamin pengembangan
para manajer di semua tingkatan.
6. Prestasi dan sikap karyawan
Karyawan operatif melaksanakan sebagian besar pekerjaan normal dan
rutin di setiap organisasi. Oleh karena itu, organisasi perlu menetapkan tujuan
yang menyangkut faktor-faktor karyawan seperti keluaran per karyawan,
kualitas produk, dan tingkatan semangat kerja yang memberikan kegunaan bagi
manajemen dalam pencapaian efektifitas.
7. Tanggung jawab sosial dan publik
Tujuan-tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk menangani boikot publik,
kegiatan-kegiatan hukum, kegiatan-kegiatan pemerintah, kelompok-kelompok
Tujuan perubahan organisasi menurut Sondang P. Siagian, 1982:
a. Meningkatkan kemampuan organisasi untuk menampung akibat dari
pada perubahan yang terjadi dalam berbagai bidang kehidupan dan
terjadi di luar organisasi;
b. Meningkatkan peranan organisasi dalam turut menentukan arah
perubahan yang mungkin teradi;
c. Melakukan penyesuaian-penyesuaian secara intern demi peningkatan
kemampuan melakukan kedua hal tersebut di atas;
d. Meningkatkan daya tahan organisasi, bukan saja utuk mampu tetap
bertahan akan tetapi juga untuk terus bertumbuh dan berkembang;
e. Mengendalikan suasana kerja dan terjamin meskipun terjadi
perubahan-perubahan di dalam dan di luar organisasi.
Pengembangan Organisasi menurut Michael E. Mc Gill, 1980 adalah
suatu proses sadar dan terencana untuk mengembangkan kemampuan suatu
organisasi sehingga mencapai dan mempertahankan suatu tingkat
optimium prestasi yang diukur penting dan pantas dikembangkan dan
digaris bawahi.
Prestasi merupakan suatu fungsi potensi. Mencapai dan memelihara
prestasi optimum memerlukan berbagai proses keorganisasian yang
memungkinkan orang dan program mewujudkan potensi mereka secara
sepenuhnya. Semua proses ini adalah kemampuan yang akan dikembangkan
G. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai
mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap
hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun
orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung
jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini membatasi
kedudukan anggota tim dalam hubungannya dengan anggota yang lain serta
dengan tujuan organisasi. Adapun tujuan struktur ialah membentuk,
mengatur dan mengarahkan usaha-usaha dalam organisasi sedemikian rupa
hingga usaha tersebut terkoordinir dan sejalan dengan tujuan-tujuan
organisasi.
Ada tiga macam struktur organisasi dasar yang dikenal seperti:
a. Struktur garis, yaitu bila tanggung jawab, kekuasaan dan pelaporan
diciptakan satu arah.
b. Struktur garis dan staf
c. Struktur fungsional.
Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur
organisasi adalah sebagai berikut:
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Teknologi yang digunakan, perbedaan teknologi yang digunakan untuk
memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
Kemampuan dan cara berfikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk
bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.
4. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun
satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin
besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan
harus dipilih bentuk struktur yang tepat.
Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:
1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual
dan kelompok kerja dalam organisasi dan penyatuan tugas-tugas tersebut
menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).
2. Standarisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan
organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang
direncanakan.
3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang
mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan
lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.
5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok
kerja.
Bernard menyumbangkan pendapatnya mengenai unsur kekayaan dari
sesuatu organisasi, antara lain :
a. Organisasi terdiri dari serangkaian kegiatan yang dicapai lewat suatu
b. Organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang untuk melaksanakan
kegiatan yang bersasaran tersebut.
c. Organisasi memerlukan adanya komunikasi, yakni suatu hasrat dari
sebagian anggotanya untuk mengambil bagian pencapaian tujuan
bersama anggota lainnya. Dalam hal ini Bernard menekankan peranan
seseorang dalam organisasi, diantaranya ada sebagian anggota yang
harus diberi informasi atau dimotivasi, dan sebagian lainnya yang harus
membuat keputusan.
H. Evaluasi Kinerja
Evaluasi kinerja pegawai sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja
yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara
meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja,
teknologi yang digunakan, dan efisiensi proses kerja yang akan mempengaruhi
kinerja dari setiap masing-masing individu pegawai dalam menyelesaikan beban
tugas yang harus diselesaikan.
Cara mengevaluasi kerja yang diterapkan pada Kinerja Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para
pegawai di dalamnya terdapat nilai yang sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga
akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai pada Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan
pengelolaan dari setiap pegawai sesuai dengan job description setiap unit
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis dari pembahasan ini adalah :
1. Efisensi kinerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU ditempuh
dengan mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikiit
biayanya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya
2. Pelaksanaann efisiensi kinerja pada kantor Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi USU sudah terlaksana dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan
pencapaian efisiensi pekerjaan kantor. Disertai dengan kemampuan dan
keahlian yang dimiliki pegawai kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
USU yang the right man on the right place. Sehingga berdampak terhadap
kinerja pegawai yang dapat menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan
efektif.
3. Semua pekerjaan di kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah
dilakukan dengan sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit
dihindarkan dan dicarikan alternatif yang lebih mudah. Sehingga sedapat
mungkin menghindarkan penggandaan pekerjaan yang berlebihan dan segala
macam tumpang tindih pekerjaan.
B. Saran
Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :
1. Diharapkan efisiensi kinerja dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan
2. Diharapkan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU dapat mempertahankan
pelaksanaan efisiensi yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu
dapat ditingkatkan lagi dengan selalu memperhatikan efisiensi setiap
pekerjaan yang dilakukan dan selalu menyelesaikan pekerjaan dengan efektif
dan efisien.
3. Diharapkan pegawai dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang
baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan, baik mahasiswa, dosen maupun
sesama pegawai dalam hal pengurusan administrasi mahasiswa S1 maupun
DAFTAR PUSTAKA
Pandji Anoraga, Sri Suyati, 1995. Perilaku Keorganisasian. Penerbit: Jakarta.
Sukanto Rekshodiprodjo, Heidjrachman Ranupandojo dan Irawan, 1980. Pengantar Ekonomi Perusahaan: buku 1. Penerbit: BPFE – Yogyakarta.
Thoha Miftah, 1983. Perilaku Organisasi dan Konsep Dasar dan Aplikasinya. Penerbit: Jakarta.
T. Hani Handoko, 1985. Manajemen. Penerbit: BPFE - Yogyakarta.
