UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
PEMANFAATAN SISTEM TEKHNOLOGI INFORMASI DALAM MENJALANKAN PERAN SEBAGAI SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATRA UTARA
OLEH :
INEZ LUSIANA 082103054 KESEKRETARIATAN
GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III
FAKULTAS EKONOMI
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang
telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan
penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam
menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada
junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari
alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul tugas akhir ini adalah “PEMANFAATAN SISTEM TEKHNOLOGI INFORMASI DALAM MENJALANKAN PERAN
SEBAGAI SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”
Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari tugas akhir ini
masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat
Penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih
dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung
Penulis baik langsung maupun tidak langsung.
1. Teristimewa untuk kedua Orang Tuaku, Papa (alm) Iqbal,SH dan Mama Gadis
Melani Rusli,SH yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan
henti serta tidak ternilai mulai dari penulis belajar hingga dapat menyelesaikan
pendidikan.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, M.M selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan.
4. Ibu Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing yang telah
banyak memberikan arahan dan dorongan kepada Penulis dalam penulisan
tugas akhir ini.
5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
6. Kepada Titan dan Dela selaku adik yang telah banyak memberikan gangguan
dan motivasinya.
7. Kepada seluruh keluarga yang telah mendukung,
8. Kepada “de red” walaupun tua dengan tampilan dan performa muda yang
selalu bisa diandalkan setiap saat, ur de best car ever.
9. Kelompok 8 : Anggi, Julia, Elpida, Lia, Hardina, Maya yang selalu setia
membantu disaat menghadapi berbagai berbagai kesulitan. Kalian semua akan
selalu jadi kelompok edak.
10.Anggreni indha dan Suryani yang selalu direpotin oleh penulis ceroboh ini .
Teman serta sahabat di Program Studi Diploma III Kesekretariatan dan
saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan
dorongan dan semangat sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir
ini.
11.Kepada Kazu, Silvi, Elly, Mirza, Ruri, Watiq, Rudi, Ugo, dll, dst yang selalu
“nyulik” buat intermezzo sejenak.
12.Kepada kesempatan yang di berikan oleh beberapa corporate yang terpaksa
ditinggalkan dan ditolak penulis demi meyelesaikan deadline pendidikan
penulis, semoga setelah selesainya masa pendidikan yang dijalani penulis akan
mendapatkan kesempatan yang lebih baik.
13.Kepada komunitas-komunitas serta orang-orang yang tergabung didalamnya
RUFI, TEMUGA,dll,dst yang telah memberikan semangat, kesempatan,
motivasi, serta pelajaran yang bisa dijadikan panduan bagi penulis untuk
bergaul dimasyarakat.
Segala budi baik dan yang telah diberikan selama penulisan Tugas Akhir ini,
kiranya mendapat Ridho dan balasan dari Allah SWT. Semoga Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi kita semua. Amin...
Wassalam.
Medan, Juni 2011
Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABLE... . vi
DAFTAR GAMBAR... vii
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah... ... 2
C. Tujuan Penelitian... ... 3
D. Manfaat Penelitian... ... 3
E. Jadwal Kegiatan... ... 3
F. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II PROFIL INSTANSI ... 6
A. Sejarah Ringkas... .... 6
B. Visi ... 7
C. Misi ... 7
D. Tujuan ... 8
E. Struktur Organisasi ... 8
H. Kinerja Organisasi ... 21
I. Rencana Kegiatan ... 22
BAB III PEMBAHASAN... 23
A. Pengertian Tekhnologi Informasi ... 23
B. Peran Sekretaris yang Berhubungan dengan Tekhnologi ... 25
C. TugasSekretaris ... 26
D. Peran Tekhnologi Informasi dalam Dunia Pendidikan ... 27
E. Tujuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU ... 29
F. Pemanfaatan Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU ... 31
G. Dampak Kemajuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU... 36
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 38
A.Kesimpulan ... 38
B. Saran ... 39
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 4
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur organisasi FE USU ... 10
Gambar 3.1 hubungan antara e-business,e-commerce
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Teknologi informasi, secara umum adalah kumpulan sumber daya informasi
perusahaan, para penggunanya, serta manajemen yang menjalankannya; meliputi
infrastuktur teknologi informasi dan semua sistem informasi lain dalam
perusahaan. Teknologi ini terus berkembang menyesuaikan dengan perkembangan
zaman yang juga menuntut pembaharuan dan kecepatan dalam menjalankan suatu
pekerjaan dan pemanfaatan teknologi informasi. Data, informasi, dan pengetahuan
merupakan hal yang berkaitan erat dengan teknologi informasi dalam
menjalankan peran dan fungsinya sebagai kumpulan sumber daya informasi.
Pemanfaatan sistem teknologi informasi dengan benar dapat membantu beban
kerja setiap orang yang menggunakannya. Tanpa terkecuali dengan perannya bagi
kelancaran tugas sebagai seorang sekretaris. Seorang sekretaris sangat diharapkan
dapat memanfaatkan teknologi informasi secara maksimal. Hal ini bukan tanpa
alasan, karena dalam menjalankan perannya seorang sekretaris dituntut agar bisa
bertindak cepat dan fleksibel terhadap tugas- tugas yang merupakan tanggung
jawabnya dalam membantu atasan.
Sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra utara merupakan
suatu jabatan yang terlibat lansung membantu dekan dalam menjalankan tugasnya
berkompeten dan bertanggung jawab dengan pekerjaannya serta berdedikasi
tinggi.
Pemanfaatan sistem teknologi informasi yang baik dapat di lihat dari
bagaimana seseorang memberdayakan aspek-aspek teknologi informasi untuk
menjalankan tugas dan fungsinya dalam melakukan pekerjaan. Maka diharapkan
para sekretaris dapat memanfaatkan tekhnologi secara maksimal untuk
mengoptimalkan pekerjaannya.
Kemampuan dalam memanfaatkan teknologi informasi sangat diperlukan bagi
seorang sekretaris. Maka dengan ini penulis ingin membahas masalah tersebut
dalam sebuah tugas akhir dengan judul “ Pemanfaatan Sistem Teknologi
Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatra Utara.”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang dibuat maka dapat diketahui begitu banyak
yang bisa dimanfaatkan dari sistem tekhnologi informasi dalam kehidupan
sehari-hari tanpa terkecuali pemanfaatan dalam pemenuhan dalam tanggung jawab
kerja.Penulis ingin memaparkan manfaat yang dapat diberikan oleh tekhnologi
informasi sangat bermanfaat bagi efisiensi dan efektifitas seorang sekretaris dalam
menjalankan perannya membantu pimpinan.Oleh karena itu permasalahan yang
akan dibahas dalam penulisan tugas akhir ”Bagaimana Pemanfaatan Sistem
Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui “Pemanfaatan Sistem
Tekhnologi Informasi Dalam Menjalankan Peran Sebagai Sekretaris Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara”.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini,adalah:
a. Bagi penulis
Menambah ilmu pengetahuan penulis tentang pemanfaatan sistem tekhnologi
informasi bagi sekretaris.
b. Bagi instansi
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memeberikan sumbangan pemikiran
yang berguna dalam meningkatkan maupun memperlancar peran sebagai seorang
sekretaris yang baik.
c. Bagi peneliti lain
Sebagai bahan acuan atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik untuk
melakukan penelitian yang terkait dengan masalah yang dibahas dalam penelitian.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di bagian sekretaris dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatra Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No Kegiatan
Mei 2011 Juni 2010 I II III IV I II III IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama enam minggu
pada sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
F. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal
penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas instansi, struktur
organisasi, kegiatan usaha, job description, kinerja organisasi dan
rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian Sitem Tekhnologi
Informasi dan Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam
menjalankan peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang
Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan
Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi USU lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam
(Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada
saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya berada di bawah Presiden Sumatera
Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).
Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri
dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.
64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas
Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01
Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan
No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program
Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1
meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa pada bulan Agustus 1961. Beberapa identitas Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
B. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
C. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN
4. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan
internasional.
D. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan/perubahan.
E. Struktur Organisasi
Dalam berorganisasi, diperlukan adanya struktur organisasi. Struktur
sistematis dengan menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum diperlukan suatu wadah untuk mengatur
seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan
dengan pencapain tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah
tersebut disusun dalam suatu struktur organisi (Gambar 2.1).
Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga
efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi
yang baik, dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri
dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melalukan
serangkaian kegiatan tertentu
Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur
organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa depan.
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi
kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan
menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau
wewenang kepada orang yang tepat.
Adapun Struktur Organisasi Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2011
Rektor dan Pembantu rektor Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu dekan Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio /Bengkel Kepala Sub
Pejabat Pimpinan Fakultas Ekonomi terdiri dari : 1. Pimpinan Fakultas Ekonomi USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham,SE,MSi
2. Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac.
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS.
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si.
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc.
Prof. Drs. Isfenti Sadalia, SE, ME
Prof. Dr. Ramli, MS.
Prof. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, MS
Prof. Dr. Sya’ad Afifuddin Sembiring, MEc
Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Lic.rer.reg.Sirozujilam,SE
Prof. Erlina, SE, M,Acc,Ak
Ami Dilham, SE, MSi
Dr. Syafrudin Ginting Sugihen,SE,Ak,MA
Dr. Murni Daulay,SE,ME
Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si.
3. Departemen
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si.
b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME.
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si.
c. Akuntansi
Ketua : Dr. Syarifuddin Ginting SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, AK.
4. Program Diploma III a. Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi
b. Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
c. Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM
5. Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Simba Sembiring, SE.
Kasub. Personalia : Maslan, SE.
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si.
Kasub.Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos
F. Job Description
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas
Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran,
penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan
administasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
Rincian tugas Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel 2.1 sebagai berikut:
Tabel 2.1
RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FE USU
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pekerjaan Rutin Waktu Per Surat Catatan Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU 5 menit -
Membuat / menulis
surat keluar
10 menit
-
Menjadwal
kegiatan Dekan
2 menit Sesuai
Kegiatan Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar 30 menit - Menerima Tugas Akhir Mahasiswa
yang akan ditanda
tangani Dekan
5 menit
Mengantarkan
surat masuk ke
bagian lain yang
sudah diproses
Dekan
30 menit
-
Mengarsip surat
masuk dan keluar
5 menit
-
Mengarsip tanda
terima surat masuk
yang telah dikirim
ke bagian lain.
2 menit
-
Mengetik surat
keluar
30 menit
-
Menerima telepon 15 menit -
Menerima fax 10 menit
Memproses
program Dekan
dan Team
2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik
atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masayarakat.
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di
bidang administrasi umum dan keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang
pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.
3. Kepala Tata Usaha
a. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2) Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3) Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan.
4) Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan,
5) Melaksanakan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
6) Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan
kepada masyarakat.
7) Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
8) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
9) Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10) Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
11) Menyusun laporan Kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
b. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2) Mengumpulkan dan mengelola data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3) Melakukan administrasi akademik.
4) Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5) Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
6) Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkunagan fakultas.
7) Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
c. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2) Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan.
3) Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
4) Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
5) Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6) Melakukan peneriamaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
7) Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah
diteliti kebenarannya.
8) Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10)Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
d. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
3) Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
4) Memverifikasi usulan angka kredit jabatab fungsional.
5) Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
6) Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
7) Memproses SK jabatan structural dan fungsional.
8) Memproses pelanggaranan disiplin pegawai.
9) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rancana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
3) Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4) Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
5) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
7) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswaan.
10) Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
11) Menyusun laporan kegiatan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
f. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2) Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3) Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
4) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
5) Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan
6) Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
G. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada
masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa
pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang
bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggiyaitu:
1. Penyelenggaraan Pendidikan
2. Pengadaan Penelitian
3. Pengabdian kepada masyarakat
Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan
dirinya kepada bangsa dan negaranya.
H. Kinerja Usaha Terkini
Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan
tujuan yang diinginkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai tujuan itu, Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah digariskan
dapat terwujud sehingga dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas
untuk mewujudkannya.
Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan
tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan
program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada
masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan
terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar–benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, dan Isra’
mi’raj) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
Yang Maha Esa.
I. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain
adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganji.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Tekhnologi Informasi
Teknologi informasi (information technology) biasa disebut TI, IT, atau infotech. Berbagai definisi tentang informasi diberikan dengan maksud dapat
memberikan gambaran lebih lanjut tentang teknologi informasi.
Berbagai definisi teknologi informasi:
1. Menurut Haag dan Keen (3 : 1996) Teknologi informsi adalah seperangkat
alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan
tugas-tugas yang berhubungan dengan pemerosesan informasi.
2. Menurut Martin (3 : 1999) Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada
teknologi komputer (perangkat keras atau perangkat lunak) yang digunakan
untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup
teknologi informasi untuk mengirimkan informasi.
3. Menurut Williams san Sawyer (4 : 2003) Teknologi informasi adalah
teknologi yang menggunakan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi
berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.
Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi tidak sekedar berupa
teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi. Dengan kata
lain, yang disebutteknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer
Penjelasan atas dua teknologi yang mendasari teknologi informasi adalah
sebagi berikut.
1. Teknologi komputer
Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer,
termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer seperti printer,
pembaca sidik jari, dan bahkan CD-ROM. Komputer adalah mesin serbaguna
yang dapat dikontrol oleh program, digunakan untuk mengolah data menjadi
informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan
komputer sehingga komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki
pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang dapat berupa angka
maupun gambar, sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah
sehingga dapat menjadi bahan yang berguna untuk pengambilan keputusan.
2. Teknologi komunikasi
Teknologi komunikasi atau biasa juga disebut teknologi komunikasi adalah
teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam
kategori teknologi ini adalah telepon, radio, dan televisi.
Perlu diperhatikan bahwa komputer tidak harus berupa seperti PC yang anda
jumpai dirumah atau kantor, tetapi juga bisa berupa peralatan-peralatan yang lain
seperti mesin pembuat kopi, oven mikro gelombang (microwave), remote untuk TV, televisi, ponsel dan CD Player. Peralatan-peralatan seperti itu pada masa kini bergantung pada komputer dalam bentuk cip (chip) yang disebut mikroprosesor.
Mengingat keadaan seperti ini, banyak yang berpendapat bahwa istilah
komputerisasi seperti yang tersirat pada namanya. Sebagaimana dikatakan oleh
Jhon Von Neuman, pelopor teknologi komputer, bahwa yang disebut komputer itu
seharusnya tidak dinamakan seperti itu, tetapi lebih tepat kalau dipanggil ‘mesin
serbaguna’ (Williams dan Swyer, 2003)
Teknologi Informasi, meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses,
penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Maka,
teknologi informasi tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung
ke komputer lain malalui alat komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti
ponsel ataupun peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian
informasi (misalnya televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi
informasi itu melibatkan komputer dan telekomunikasi.
B. Peran Sekretaris yang Berhubungan dengan Tekhnologi
Beamer, Hanna, Pophan (effective secretarial practise), a secretary assist an excecutive in carrying out the detail of his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.
Secara general peranan sekretaris antara lain :
1. Terhadap atasan
a. Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas
dan tanggung jawab.
c. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan
pimpinan.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
e. Secret Keeper/ pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan.
f. Mediator pimpinan dengan bawahan.
2. Terhadap bawahan antara lain :
a. Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
b. Mediator antara bawahan/karyawan dengan pimpinan.
c. Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan
pimpinan.
d. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja
mereka.
C. Tugas Sekretaris
Sekretaris merupakan karyawan yang memiliki multi tugas, diantaranya :
1. Menurut wewenangnya
a. Tugas rutin, seperti pengetikan,menerima/melakukan telepon, menerima
tamu, korespondensi, surat menyurat.
b. Tugas instruksi, seperti penyusunan jadwal perjalanan, pembuatan janji,
pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, pemastian
jadwal.
c. Tugas kreatif, seperti pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim
2. Menurut jenis tugasnya
a. Tugas administrasi perkantoran, seperti surat menyurat, pembuatan
laporan, filling.
b. Tugas resepsionis, seperti penerimaan/melakukan telepon, melayani tamu,
menyusun jadwal pertemuan pimpinan.
c. Tugas sosial, seperti mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan
selamat kepada klien, mempersiapkan resepsi/jamuan acara resmi kantor.
d. Tugas insidentil, seperti mempersiapkan rapat, mempersiapkan pidato,
presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
D. Peranan Tekhnologi Informasi dalam Dunia Pendidikan
Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini khususnya internet telah
banyak digunakan sebagai sumber informasi dalam dunia pendididkan Saat ini
komputer bukan lagi merupakan barang mewah, alat ini sudah digunakan di
berbagai bidang pekerjaan seperti halnya pada bidang pendidikan. Pada awalnya
komputer dimanfaatkan di sekolah sebagai penunjang kelancaran pekerjaan
bidang administrasi dengan memanfaatkan software Microsoft word, excel dan access.
Dengan masuknya materi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam
kurikulum baru, maka peranan komputer sebagai salah satu komponen utama
dalam TIK mempunyai posisi yang sangat penting sebagai salah satu media
materi yang lebih menarik, tidak monoton, dan memudahkan penyampaian. Murid
dan mahasiswa dapat mempelajari materi tertentu sacara mandiri dengan
menggunakan komputer yang dilengkapi dengan program berbasis multimedia.
Kini telah banyak perangkat lunak yang tergolong sebagai edutainment yang merupakan perpaduan antara pendidikan (education) dan hiburan (entertaiment). Pada dunia pendidikan di Indonesia, komputer sudah diperkenalkan dan
digunakan di sekolah-sekolah mulai dari pendidikan dasar hingga perguruan
tinggi.
Teknologi informasi mempunyai kemudahan bagi mahasiswa dalam mencari
dan menyediakan bahan-bahan pembelajaran juga bisa didapatkan, misalnya
dengan adanya konsep perpustakaan elektronik (e-library) atau buku elektronik (e-book). Ditambah lagi dengan adanya internet dimungkinkan untuk mencari koleksi perpustakaan berupa buku-buku, modul, jurnal, makalah, majalah, surat
kabar, dan lain sebagainya. Universitas Sumatera Utara telah menerapkan
pembelajarannya melalui internet. Mahasiswanya dapat belajar lewat buku-buku atau modul yang disajikan secara menarik baik dalam bentuk teks atau audio-visual (multimedia) yang disajikan lewat internet. Bahkan dengan internet dimungkinkan untuk setiap mahasiswanya berkomunikasi dengan e-mail bahkan berinteraksi langsung.
Pesatnya Perkembangan Teknologi Informasi, khususnya internet,
memungkinkan pengembangan layanan informasi yang lebih baik dalam suatu
institusi pendidikan. Dilingkungan perguruan tinggi, pemanfaatan Teknologi
university. Pengembangan Universitas bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan
layanan informasi yang lebih baik kepada komunitasnya, baik didalam maupun
diluar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Layanan pendidikan lain yang
bisa dilaksanakan melalui sarana internet yaitu dengan menyediakan materi kuliah
secara online dan materi kuliah tersebut dapat diakses oleh siapa saja yang
membutuhkan. Sistem informasi yang diterapkan pun bervariasi sesuai dengan
kebutuhan masing-masing organisasi.
E. Tujuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara
Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi sekretaris dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatra Utara yaitu agar sekretaris dapat dan terbiasa
menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan
optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha,
bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga seorang sekretaris mampu berkreasi,
mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi
mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.
Melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi diharapkan seorang
sekretaris dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami
penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi
Informasi dan Komunikasi, sekretaris akan dengan cepat mendapatkan ide dan
pengalaman dari berbagai kalangan. Penambahan kemampuan seorang sekretaris
karena penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi akan mengembangkan
sikap inisiatif dan kemampuan belajar mandiri, sehingga sekretaris dapat
memutuskan dan mempertimbangkan sendiri kapan dan dimana penggunaan
Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa
implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang.
Secara khusus, tujuan memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi
adalah:
1. Menyadarkan seorang sekretaris akan potensi perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang terus berubah sehingga seorang sekretaris dapat
termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Teknologi Informasi dan
Komunikasi.
2. Memotivasi kemampuan seorang sekretaris untuk bisa beradaptasi dan
mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga
seorang sekretaris bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan
sehari-hari secara mandiri.
3. Mengembangkan kompetensi seorang sekretaris dalam menggunakan
Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan
bekerja.
4. Mengembangkan kemampuan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi,
F. Pemanfaatan Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara
Sistem tekhnologi informasi dalam kehidupan saat ini erat kaitannya dengan
internet, e-commerce, dan e-business. Hal ini dikarenakan ketiganya dapat membantu dalam efisiensi dan keefektifitas dalam menjalankan kehidupan yang
serba cepat ini, begitu pula bagi sekretaris dan tanggung jawab kerjanya tidak
pernah lepas dari pembaharuan serta efisiensi dan efektif penggunaan tekhnologi
informasi. Maka untuk pemanfaatan tekhnologi informasi ini secara maksimal
para sekretaris juga harus paham dengan apa dan fungsi dari setiap unsur
tekhnologi informasi tersebut.
1. Internet
Jogianto(2005), Interconnected network atau yang sering disebut internet, internet adalah jaringan-jaringan saling terkoneksi dari system-sistem computer
yang dapat saling diakses. Internet diluncurkan pertama kali pada tahun 1969
sebagai proyek gabungan antara Defense Advanced Research Project Agency
(DARPA) dengan empat universitas di Amerika Serikat.
Internet menghubungkan sistem komputer di satu tempat dengan sistem
komputer di tempat lain. Penghubung ini menggunakan jaringan yang disebut
dengan local area network (LAN). Komunikasi antar sistem komputer ini menggunakan media transmisi gelombang radio (microwave), satelit, jaringan telpon dan serat optic (fiber optic).
address lebih lanjut agar mudah ditemukan dan diakses dapat diberi protocol jasa
nama domain (domain name service protocol/ DNS Protocol). Penyedia domain pertama adalah Internet Assignment Numbers Authority (IANA) yang sekarang
lembaga ini telah berganti dengan lembaga yang lebih luas dan bertaraf
internasional yaitu, Internet Corporation for Assigned Names and
Numbers(ICANN).
Seorang sekretaris dituntut untuk mampu menggunakan internet secara baik.
Karena dalam menjalankan tugas dan fungsinya untuk membantu atasan
dibutuhkan kecepatan jaringan ini. Tugas-tugas yang dapat dimudahkan dengan
adanya internet bagi sekretaris antara lain dalam pengiriman dan penerimaan surat
electronic (e-mail), mengatur dan menyesuaikan jadwal atasan, dan sebagainya. 2. E-Commerce
Martin et al.(1999), e-commerce sebagai penggunaan TI untuk melakukan kegiatan bisnis antara dua atau lebih organisasi, atau antara sebuah organisasi
dengan satu atau lebih pelanggan akhir (end-customer), melalui satu atau lebih jaringan computer.
E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam dua aplikasi,yaitu: a. Aplikasi electronic commerce antara organisasi-organisasi bisnis.
b. Aplikasi electronic commerce antara organisasi bisnis dengan pelanggan akhir.
E-commerce dapat membantu tugas sekretaris dalam menjalankan perannya dalam hal ini sebagai penghubung dengan organisasi bisnis lain dan unsur-unsur yang
3. E-Business
Yogianto(2005), e-business tidak sekedar jual-beli melalui situs jaringan, tapi lebih diarahkan ke strategi bisnis yang merubah model atau struktur bisnis,
dengan bantuan tekhnologi internet memaksimumkan nilai kepada langganan dan
menigkatkan laba kepada perusahaan. Menurut Turban et al(2002), e-business lebih luas dari e-commerce, yaitu tidak hanya melibatkan penjualan dan pembelian barang-barang dan jasa-jasa, tapi juga melibatkan palayanan kepada
pelanggan-pelanggan, kerjasama-kerjasama dengan partner-partner bisnis dan
melakukan transaksi elektronik di dalam suatu organisasi.
Walaupun terdapat kemiripan antara e-commerce dan e-business tapi tetap ada perbedaan dalam pemanfaatannya dalam menjalankan fungsinya. E-business biasanya dilakukan dalam menjalankan fungsi mempraktekkan dan menjalankan
bisnis itu untuk mendapatkan laba bagi pelakunya. Dan dalam hal ini sekretaris
dapat memantau pergerakan ataupun keadaan bisnis atasan agar dapat melaporkan
apa saja yang diperlukan atasan.
Hubungan antara e-business, e-commerce dan lainnya
Electronic business
Electronic commerce
Internet commerce
Web commerce
Electronic data interchange
Seorang sekretaris merupakan penghubung atau perantara
hubungan-hubungan yang akan dilakukan oleh atasan maka dari itu seorang sekretaris tidak
hanya bekerja ke dalam organisasi tapi juga menjalin hubungan dengan organisasi
lain. IOS atau interorganization information system merupakan salah satu sarana dari pemanfaatan teknologi yang di gunakan sekretaris dalam menjalankan
fungsinya. Sistem informasi inter-organisasi atau IOS adalah sistem informasi
lintas batas-batas organisasi (bakos, 1991). IOS adalah sistem informasi yang
digunakan bersama oleh dua atau lebih perusahaan dan dibangun dengan basis
tekhnologi komputer dan telekomunikasi. Penerapan IOS ini dapat menciptakan
keunggulan kompetitif yaitu efisiensi komperatif dan ikatan struktural yang kuat
di hubungan positif antar partner.
Jenis umum dari IOS yang menggunakan tekhnologi standar dan sering
digunakan yaitu electronic data interchange atau EDI yaitu penggunaan sistem komputer di beberapa organisasi terpisah untuk dapat mengirimkan data secara
elektronik lewat dokumen-dokumen bisnis yang standar. Menurut Clarke (1998)
EDI didefinisikan sebagai pertukaran dokumen-dokumen dalam bentuk elektronik
terstandarisasi, antara organisasi-organisasi, dalam bentuk otomatis, langsung dari
satu aplikasi komputer di sebuah organisasi ke sebuah aplikasi di organisasi lain.
Wang dan Zhang (2005) mendefinisikan EDI sebagai suatu sistem transmisi
langsung data elektronik, dalam bentuk dokumen-dokumen bisnis, diantara
sistem-sistem aplikasi. EDI memungkinkan organisasi bertukar data secara
G. Dampak Kemajuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara
Dampak dari Kemajuan Teknologi Informasi bagi sekretaris dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sebagai contoh misalnya tentang potret
sebuah Universitas yang telah dilengkapi dengan peralatan/ fasilitas penyajian
media. Seorang sekretaris juga dilatih tentang cara-cara merancang dan
mengembangkan suatu pekerjaan ke dalam media tertentu, seperti komputer.
Selanjutnya, melakukan pemanfaatan teknologi modern dalam kegiatan setiap
pekerjaan di fakultas. Dalam konteks kegiatan pekerjaan yang demikian ini,
seorang sekretaris dapat menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien) yang
disediakan untuk kegiatan pekerjaan di samping menghemat energi dalam
melaksanakan suatu pekerjan.
Manakala seorang sekretaris telah mengelola kegiatan pekerjaannya dengan
menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka
setidak-tidaknya seorang sekretaris mamperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai
memahami makna dan pentingnya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam
menjalankan tugas dan fungsinya untuk membantu tugas atasan. Tidak hanya
sekedar memahami tetapi seorang sekretaris juga telah mulai menerapkan
pemanfaatan Teknologi Informasi dalam menjalankan tugasnya.
Dari beberapa sampel potret kegiatan sekretaris yang telah dikemukakan di
atas, ada makna penting yang dapat ditarik, yaitu:
1. Seorang sekretaris lebih efisien dalam menjalankan peran dan fungsinya
2. Seorang sekretaris lebih aktif bekerja dalam membantu tugas dekan fakultas
ekonomi universitas sumatera utara sehingga kegiatan kerja menjadi lebih
menarik dan tidak membosankan.
3. Seorang sekretaris lebih efektif dalam menjalankan peran dan fungsinya
membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara.
Perubahan kemajuan Teknologi Informasi ini melanda semua aspek kehidupan
manusia, termasuk pendidikan/ pembelajaran. Pendapat Rosenberg (2001)
sebagaimana dikutip oleh Muhammad Surya mengemukakan bahwa pergeseran
paradigma dalam proses pembelajaran adalah :
1. Dari pelatihan ke penampilan
2. Dari ruang kelas ke di mana dan kapan saja,
3. Dari kertas ke “online” atau saluran
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga
mencakup teknologi telekomunikasi.
2. Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer.
3. Teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan
komunikasi jarak jauh.
4. Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi sekretaris dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatra Utara yaitu agar sekretaris dapat dan terbiasa
menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat
dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata
usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga seorang sekretaris mampu
berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan
eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di
lingkungannya.
5. Seorang sekretaris menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan
Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar
informasi secara efisien dan efektif.
6. Seorang sekretaris lebih efisien, aktif dan efektif dalam menjalankan peran
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba memberikan
beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Diharapkan seorang sekretaris mampu menggunakan perangkat tekhnologi
informasi dan komunikasi dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu
dekan fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Dengan pemanfaatan yang benar dari tekhnologi informasi maka akan membuat
tugas seorang sekretaris menjadi lebih efisien dan efektif maka seorang
sekretaris harus memperbaharui kemampuannya sesuai dengan perkembangan
tekhnologi informasi.
3. Seorang sekretaris harus tanggap terhadap perkembangan tekhnologi informasi
yang ada dan harus memanfaatkannya karena tekhnologi informasi
memudahkan untuk bertukar informasi guna meningkatkan prestasi kerja.
4. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas tekhnologi
informasi seperti komputer, telepon, faximile,dan lainnya serta adanya
penambahan fasilitas. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile,
untuk menghemat waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak
mengganggu pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke bagian lain.
5. Sistem tekhnologi informasi yang sudah baik selama ini hendaknya lebih
ditingkatkan lagi, juga penggunaan alat-alat komunikasi hendaknya
DAFTAR PUSTAKA
Abudul Kadir, Terra Ch. Triwahyuni . 2003. Pengenalan Teknologi Informasi, Yogyakarta : Andi.
Hartono,Jogiyanto . 2005 . Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif. Cetakan I. Yogyakarta : Andi.
Ike Janite Dewi. 2005. Integrasi Teknologi Informasi dengan Strategi. Cetakan I. Yogyakarta : Amara Books.
Paulus, Andi Khrisbianto, Erwin Budi Setiawan. 2005. Sistem Informasi. Cetakan II. Bandung : Informatika Bandung.
Richard L. Draft. 2002. Manajemen. Jilid 5. Cetakan II. Jakarta : Erlangga
