Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi USU lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya berada di bawah Presiden Sumatera Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).
Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No.0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan
Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961. Beberapa identitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
B. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
C. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN
4. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
D. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. 2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.
E. Struktur Organisasi
Dalam berorganisasi, diperlukan adanya struktur organisasi. Struktur organisasi akan membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara
sistematis dengan menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapain tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisi (Gambar 2.1).
Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik, dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melalukan serangkaian kegiatan tertentu
Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa depan.
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.
Adapun Struktur Organisasi Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut :
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2011
Rektor dan Pembantu rektor Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu dekan Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio /Bengkel Kepala Sub
Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen KepalaSub Bagian TataUsahaFakultas
Pejabat Pimpinan Fakultas Ekonomi terdiri dari : 1. Pimpinan Fakultas Ekonomi USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham,SE,MSi
2. Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac. Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS. Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc. Prof. Drs. Isfenti Sadalia, SE, ME Prof. Dr. Ramli, MS.
Prof. Paham Ginting, MS Prof. Dr. Rismayani, MS
Prof. Dr. Sya’ad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Lic.rer.reg.Sirozujilam,SE Prof. Erlina, SE, M,Acc,Ak
Ami Dilham, SE, MSi
Dr. Syafrudin Ginting Sugihen,SE,Ak,MA Dr. Murni Daulay,SE,ME
Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si.
3. Departemen
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si.
b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME. Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si.
c. Akuntansi
Ketua : Dr. Syarifuddin Ginting SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, AK.
4. Program Diploma III a. Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi
b. Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
c. Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM
5. Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Simba Sembiring, SE. Kasub. Personalia : Maslan, SE.
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si.
Kasub.Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos
F. Job Description
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
Rincian tugas Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel 2.1 sebagai berikut:
Tabel 2.1
RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FE USU
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pekerjaan Rutin Waktu Per Surat Catatan Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU 5 menit - Membuat / menulis surat keluar 10 menit - Menjadwal kegiatan Dekan 2 menit Sesuai Kegiatan Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar 30 menit - Menerima Tugas Akhir Mahasiswa yang akan ditanda tangani Dekan
5 menit
Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan
30 menit
-
Mengarsip surat masuk dan keluar
5 menit
-
Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain. 2 menit - Mengetik surat keluar 30 menit -
Menerima telepon 15 menit - Menerima fax 10 menit
Memproses program Dekan dan Team
2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masayarakat. b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.
3. Kepala Tata Usaha
a. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2) Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3) Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
4) Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5) Melaksanakan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
6) Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
7) Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. 8) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. 9) Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10) Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
11) Menyusun laporan Kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
b. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2) Mengumpulkan dan mengelola data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3) Melakukan administrasi akademik.
4) Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5) Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6) Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkunagan fakultas.
7) Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat dilingkungan fakultas.
c. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2) Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan. 3) Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
4) Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
5) Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6) Melakukan peneriamaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
7) Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
8) Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10)Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
d. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
3) Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
4) Memverifikasi usulan angka kredit jabatab fungsional.
5) Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
6) Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 7) Memproses SK jabatan structural dan fungsional. 8) Memproses pelanggaranan disiplin pegawai.
9) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rancana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. 3) Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4) Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. 7) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswaan.
10) Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
11) Menyusun laporan kegiatan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
f. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2) Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3) Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. 4) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
5) Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan 6) Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
G. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggiyaitu: 1. Penyelenggaraan Pendidikan
2. Pengadaan Penelitian
3. Pengabdian kepada masyarakat
Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan dirinya kepada bangsa dan negaranya.
H. Kinerja Usaha Terkini
Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang diinginkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai tujuan itu, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud sehingga dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas untuk mewujudkannya.
Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar–benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, dan Isra’ mi’raj) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
I. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganji. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda Mahasiswa.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Tekhnologi Informasi
Teknologi informasi (information technology) biasa disebut TI, IT, atau infotech. Berbagai definisi tentang informasi diberikan dengan maksud dapat memberikan gambaran lebih lanjut tentang teknologi informasi.
Berbagai definisi teknologi informasi:
1. Menurut Haag dan Keen (3 : 1996) Teknologi informsi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemerosesan informasi.
2. Menurut Martin (3 : 1999) Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras atau perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi informasi untuk mengirimkan informasi.
3. Menurut Williams san Sawyer (4 : 2003) Teknologi informasi adalah teknologi yang menggunakan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.
Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebutteknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi.
Penjelasan atas dua teknologi yang mendasari teknologi informasi adalah sebagi berikut.
1. Teknologi komputer
Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer, termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CD-ROM. Komputer adalah mesin serbaguna yang dapat dikontrol oleh program, digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang dapat berupa angka maupun gambar, sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah sehingga dapat menjadi bahan yang berguna untuk pengambilan keputusan.
2. Teknologi komunikasi
Teknologi komunikasi atau biasa juga disebut teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam kategori teknologi ini adalah telepon, radio, dan televisi.
Perlu diperhatikan bahwa komputer tidak harus berupa seperti PC yang anda jumpai dirumah atau kantor, tetapi juga bisa berupa peralatan-peralatan yang lain seperti mesin pembuat kopi, oven mikro gelombang (microwave), remote untuk TV, televisi, ponsel dan CD Player. Peralatan-peralatan seperti itu pada masa kini bergantung pada komputer dalam bentuk cip (chip) yang disebut mikroprosesor.
Mengingat keadaan seperti ini, banyak yang berpendapat bahwa istilah komputer kurang tepat. Komputer tidak sekedar untuk melaksanakan
komputerisasi seperti yang tersirat pada namanya. Sebagaimana dikatakan oleh Jhon Von Neuman, pelopor teknologi komputer, bahwa yang disebut komputer itu seharusnya tidak dinamakan seperti itu, tetapi lebih tepat kalau dipanggil ‘mesin serbaguna’ (Williams dan Swyer, 2003)
Teknologi Informasi, meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Maka, teknologi informasi tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain malalui alat komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti ponsel ataupun peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian informasi (misalnya televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi informasi itu melibatkan komputer dan telekomunikasi.
B. Peran Sekretaris yang Berhubungan dengan Tekhnologi
Beamer, Hanna, Pophan (effective secretarial practise), a secretary assist an excecutive in carrying out the detail of his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.
Secara general peranan sekretaris antara lain : 1. Terhadap atasan
a. Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
c. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
e. Secret Keeper/ pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan.
f. Mediator pimpinan dengan bawahan. 2. Terhadap bawahan antara lain :
a. Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain. b. Mediator antara bawahan/karyawan dengan pimpinan.
c. Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
d. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
C. Tugas Sekretaris
Sekretaris merupakan karyawan yang memiliki multi tugas, diantaranya : 1. Menurut wewenangnya
a. Tugas rutin, seperti pengetikan,menerima/melakukan telepon, menerima tamu, korespondensi, surat menyurat.
b. Tugas instruksi, seperti penyusunan jadwal perjalanan, pembuatan janji, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, pemastian jadwal.
c. Tugas kreatif, seperti pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2. Menurut jenis tugasnya
a. Tugas administrasi perkantoran, seperti surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
b. Tugas resepsionis, seperti penerimaan/melakukan telepon, melayani tamu, menyusun jadwal pertemuan pimpinan.
c. Tugas sosial, seperti mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada klien, mempersiapkan resepsi/jamuan acara resmi kantor. d. Tugas insidentil, seperti mempersiapkan rapat, mempersiapkan pidato,
presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
D. Peranan Tekhnologi Informasi dalam Dunia Pendidikan
Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini khususnya internet telah banyak digunakan sebagai sumber informasi dalam dunia pendididkan Saat ini komputer bukan lagi merupakan barang mewah, alat ini sudah digunakan di berbagai bidang pekerjaan seperti halnya pada bidang pendidikan. Pada awalnya komputer dimanfaatkan di sekolah sebagai penunjang kelancaran pekerjaan bidang administrasi dengan memanfaatkan software Microsoft word, excel dan access.
Dengan masuknya materi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam kurikulum baru, maka peranan komputer sebagai salah satu komponen utama dalam TIK mempunyai posisi yang sangat penting sebagai salah satu media pembelajaran. Teknologi informasi juga dapat melahirkan fitur-fitur baru dalam
materi yang lebih menarik, tidak monoton, dan memudahkan penyampaian. Murid dan mahasiswa dapat mempelajari materi tertentu sacara mandiri dengan menggunakan komputer yang dilengkapi dengan program berbasis multimedia. Kini telah banyak perangkat lunak yang tergolong sebagai edutainment yang merupakan perpaduan antara pendidikan (education) dan hiburan (entertaiment). Pada dunia pendidikan di Indonesia, komputer sudah diperkenalkan dan digunakan di sekolah-sekolah mulai dari pendidikan dasar hingga perguruan tinggi.
Teknologi informasi mempunyai kemudahan bagi mahasiswa dalam mencari dan menyediakan bahan-bahan pembelajaran juga bisa didapatkan, misalnya dengan adanya konsep perpustakaan elektronik (e-library) atau buku elektronik (e-book). Ditambah lagi dengan adanya internet dimungkinkan untuk mencari koleksi perpustakaan berupa buku-buku, modul, jurnal, makalah, majalah, surat kabar, dan lain sebagainya. Universitas Sumatera Utara telah menerapkan pembelajarannya melalui internet. Mahasiswanya dapat belajar lewat buku-buku atau modul yang disajikan secara menarik baik dalam bentuk teks atau audio-visual (multimedia) yang disajikan lewat internet. Bahkan dengan internet dimungkinkan untuk setiap mahasiswanya berkomunikasi dengan e-mail bahkan berinteraksi langsung.
Pesatnya Perkembangan Teknologi Informasi, khususnya internet, memungkinkan pengembangan layanan informasi yang lebih baik dalam suatu institusi pendidikan. Dilingkungan perguruan tinggi, pemanfaatan Teknologi Informasi lainnya yaitu diwujudkan dalam suatu sistem yang disebut electronic
university. Pengembangan Universitas bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan