Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota medan atau dengan kata lain diluar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun lahir dan didirikan tahun1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (Istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Univeristas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen, Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata‐1 dan Program Diploma Pendidikan D‐III.
Program Pendidikan Strata‐1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Depatemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma‐III terdiri dari : a. Kesekretariatan
b. Keuangan c. Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
B. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi Terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
C. Misi Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu Ekonomi Pembangunan, Manajemen, dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kulifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
D. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan
penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.
E. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik.Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, selainitu melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni:
1. Penyelenggaraan Pendidikan 2. Pengabdian Penelitian, dan 3. Pengabdian kepada Masyarakat
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
F. Struktur Organisasi
Dalam berorganisasi, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya
tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melakukan serangkaian kegiatan tertentu.
Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa mendatang.
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.
Struktur organisasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah struktur organisasi lini dan staf, dimana secara vertikal jenjang wewenang dan tanggung jawab. Mengalir dari atas ke bawah yang berupa perintah dan dari bawah ke atas berupa laporan pertanggungjawaban, sedangkan secara horizontal terdapat koordinasi diantara para pegawai
setingkat. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara 2013
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor SE,Ak, MAcc. Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua dan Sekretaris Departemen
Kepala Bagian Tata Usaha Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program
Studi Intra Departemen
Ketua Lab/Studio/Bengkel
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe , M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA,MAFIS Prof. Dr. Ritha Dalimunthe ,SE,M.Si Prof. Dr. Azhar Maksun, MEc.Acc Prof. Dr. Robinson Tarigan , MRP
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Arifin Hamzah,MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad , MSi,Ak Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si. Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE ,M.Si
Departemen Manajemen
Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE,M.Si Sekretaris program studi : Dra. Friska Sipayung, M.Si
Departemen Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak
Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si,Ak Sekretaris program studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak Program Studi Diploma Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si,Ak Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si,AK Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Sekretaris : Magdalena Linda Leonita S, SE,MSi
Bagian Tata Usaha
Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh,SH,CN Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos Bagian Perpustakaan
G. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Sekretaris Dekan Departmen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Ada pun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugasnya umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenag aadministrasi, dan administrasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komperhensif dan panitia penguji f. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
Tabel 2.1
RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Pekerjaan Rutin Waktu Per
Surat Catatan Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 5 menit - Membuat / Menulis Surat Keluar 10 menit - Menjadwal Kegiatan Dekan 2 menit Sesuai Kegiatan
Lanjutan Tabel 2.1
RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA Pekerjaan Rutin Waktu Per
Surat
Catatan Menstempel Surat
dan membuat tanggal surat keluar
30 menit
- Menerima Tugas
Akhir Mahasiswa Yang akan ditanda tangani Dekan
5 menit
- Mengarsipkan surat
Masuk dan keluar
5 menit
- Mengarsipkan tanda
terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain. 2 menit - Mengetik surat Keluar 30 menit -
Menerima telepon 15 menit -
Menerima Fax 10 menit -
Memproses program Dekan dan Team
Disesuaikan
-
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)
2. Pembantu Dekan a. PembantuDekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan
c. PembantuDekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.
Kepala Tata Usaha
a. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
1.Menyusun Rencana Kerjadan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaandan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
4.Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangandankearsipan
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkunganFakultas
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas
11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas
b. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian 2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat 3. Melakukan administrasi akademik
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik 5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau pelayanan pada masyarakat di lingkunganFakultas
c. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan AnggaranTahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan
3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas
4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
6.Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
8. Mempersiapkan system informasi keuangan
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan 10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
d. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagain
2. Melaksanakan proses pengadaan dan peng angkatan pegawai 3. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
4. Memverifikasi usulanan akredit jabatan fungsional
5. Memproses penetapanan akredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, izin dan cuti 6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional 8. Memproses pelanggaran displin pegawai
9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan Bagian
e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian 2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni
3. Melakukan administrasi kemahasiswaan
4. Melakukan urusan pemberian izin atau rekomendasi kegiatan kemahasiswaan
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan mahasiswa
9. Mengoperasionalkan system informasi kemahasiswaan dan alumni
10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni
11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian Kemahasiswaan dan mempersiapkan laporan Bagian Kemahasiswaan.
f. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
2. Mengoperasionalkan system informasi kerumah tanggaan dan perlengkapan
3. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumah tanggaan dan perlengkapan
4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan
5. Melakukan pengurusan pengelolaan barang perlengkapan 6. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
H. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua.Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat.
Dengandemikiankinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, sertamelakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar
dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a) Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS (SatuanKredit Semester) yang di ambilolehmahasiswa, jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.
b) Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.
c) Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.
d) Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.
e) Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi. f) Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi
perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
g) Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.
I. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan di Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a) Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014.
b)Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014.
c) Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.
d)Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana kegiatan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a) Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
b) Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.
c) Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.
d) Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.
e) Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f) Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan pengajaran.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Tekhnologi Informasi
Teknologi informasi (information technology) biasa disebut TI, IT, atau infotech. Berbagai definisi tentang informasi diberikan dengan maksud dapat memberikan gambaran lebih lanjut tentang teknologi informasi.
Berbagai definisi teknologi informasi:
1. Menurut Williams san Sawyer (2003:4) Teknologi informasi adalah teknologi yang menggunakan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.
2. Menurut Ward and Peppard (2003:3) teknologi informasi atau yang biasa disingkat dengan TI secara spesifik mengacu pada teknologi, baik berupa hardware, software maupun jaringan telekomunikasi yang memfasilitaskan dan mendukung proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penyebaran dan pertukaran informasi.
3. Menurut Turban, Rainer dan Potter (2003:3) teknologi informasi adalah kumpulan dari komponen teknologi individu yang secara khusus diatur dalam computer berbasis sistem informasi.
Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara
teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi.
Penjelasan atas dua teknologi yang mendasari teknologi informasi adalah sebagi berikut:
1. Teknologi komputer
Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer, termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CD-ROM. Komputer adalah mesin serbaguna yang dapat dikontrol oleh program, digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang dapat berupa angka maupun gambar, sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah sehingga dapat menjadi bahan yang berguna untuk pengambilan keputusan.
2. Teknologi komunikasi
Teknologi komunikasi atau biasa juga disebut teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam kategori teknologi ini adalah telepon, radio, dan televisi.
Perlu diperhatikan bahwa komputer tidak harus berupa seperti PC yang anda jumpai dirumah atau kantor, tetapi juga bisa berupa peralatan-peralatan yang lain seperti mesin pembuat kopi, oven mikro gelombang (microwave), remote untuk TV, televisi, ponsel dan CD Player. Peralatan-peralatan seperti itu pada masa kini bergantung pada komputer dalam bentuk cip (chip) yang
disebut mikroprosesor.
Mengingat keadaan seperti ini, banyak yang berpendapat bahwa istilah computer kurang tepat. Komputer tidak sekedar untuk melaksanakan komputerisasi seperti yang tersirat pada namanya. Sebagaimana dikatakan oleh Jhon Von Neuman, pelopor teknologi komputer, bahwa yang disebut komputer itu seharusnya tidak dinamakan seperti itu, tetapi lebih tepat kalau dipanggil ‘mesin serbaguna’ (Williams dan Swyer, 2003:8)
Teknologi Informasi, meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Maka, teknologi informasi tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain malalui alat komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti ponsel ataupun peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian informasi (misalnya televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi informasi itu melibatkan komputer dan telekomunikasi.
Teknologi Informasi yang terdapat di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diantaranya adalah:
1) Komputer 2) Internet 3) Mesin Fax 4) Telepon 5) WiFi 6) Portal B. Peran Sekretaris yang Berhubungan Tekhnologi
Secara umum peranan sekretaris antara lain : 1. Terhadap Atasan
fungsi, tugas dan tanggung jawab.
b. Assisten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administratif sampai human relations. c. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin
berhubungan dengan pimpinan.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide. e. Secret Keeper / pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan
tugas perusahaan.
f. Mediator pimpinan dengan bawahan. 2. Terhadap bawahan
a. Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain b. Mediator antara bawahan / karyawan dengan pimpinan
c. Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
d. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
Peran Sekretaris yang berhubungan dengan Teknologi pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara khusus:
4. Terhadap Dekan
a. Sebagai sumber dan filter informasi bagi Dekan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab sebagai Dekan. b. Assisten/tangan kanan Dekan dalam mengatur aktivitas
administratif sampai human relations.
c. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan Dekan.
d. Sebagai alternatif pemikiran dari Dekan dalam hal penuangan ide - ide.
e. Sebagai Secret Keeper / pemegang rahasia Dekan yang kaitannya dengan tugas sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
f. Sebagai Mediator Dekan dengan bawahan. 5. Terhadap bawahan
a. Sebagai mediator antara bawahan/karyawan dengan Dekan. b. Membantu dan memfasilitasi bawahan/karyawan ketika hendak
C. Tugas Sekretaris
Dikutip dari http://pengetahuankesekretarisan.blogspot.com/2008 Sekretaris
merupakan yang memiliki multi tugas, diantaranya : 1. Menurut wewenangnya
a. Tugas rutin, seperti pengetikan,menerima/melakukan telepon, menerima tamu, korespondensi, surat menyurat.
b. Tugas instruksi, seperti penyusunan jadwal perjalanan, pembuatan janji, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, pemastian jadwal.
c. Tugas kreatif, seperti pembuatan formulir telepon, dokumentasi,