TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN ETIKA PROFESI SEKRETARIS DEKAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH
AMELIA KARTIKA SARI 072103036
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah swt. Karena dengan
rahmat, taufiq, dan hidayah-Nya sehingga tugas akhir ini dapat diselesaikan.
Dengan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan, penulis menyadari bahwa
dalam pelaksanaan penulisan tugas akhir ini masih terdapat kekeliruan dan
kekurangan. Pada kesempatan ini penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya jika
ada kesalahan kata ataupun tulisan didalam tugas akhir ini dan penulis juga
mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan demi
kelancaran penulisan tugas akhir ini.
Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa
hormat penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec, sebagai Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, sebagai Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, sebagai Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
4. Ibu Dra. Lisa Marlina, M.SI sebagai Dosen Pembimbing yang telah
membimbing penulis dalam penyelesaikan tugas akhir ini.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
6. Kepada orang tua saya yang sangat saya sayangi yang telah
membimbing,mendoakan dan membesar saya dari kecil hingga sampai saat
ini.
7. Buat abang saya Ramadhani Pratama yang telah memberikan saya semangat.
8. Sahabat-sahabat terdekat saya, yaitu : Didar Adinda, Mutiany Sarina, Dilla
Debriani, Nadia Hikmah, Itamar Ria, Agunk ,Dani, Dedek, Datok, Ari,
Fachrul Razi, Ija, dan terkhususnya buat Risyad yang telah memberikan saya
sedikit semangat dalam mengerjakan tugas akhir ini.
9. Teman-teman D-III Kesekretariatan 2007 dan khususnya Azdha, Rina, Silvi,
Irma, Indah, Waya, Yoan, Widya, Putri, Iwan, Oky, Yanti, semoga tetap
mempertahankan kekompakan kita. Serta teman-teman kelompok magang
saya yaitu Rinda, Clara, Rani, dan Ani.
Medan, Mei 2010
Penulis
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1 BAB II PROFIL ORGANISASI/INSTANSI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 8
B. Struktur Organisasi & Personalia .... ... 11
C. Job Description Pada Fakultas Ekonomi USU... ... 14
D. Kegiatan Fakultas Ekonomi USU... ... 15
E. Kinerja Kegiatan Terkini... ... 16
F. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU... ... 17
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Etika dan Profesi ... 18
B. Pengertian Sekretaris... ... 20
C. Jenis-Jenis Sekretaris ... 21
D. Tugas Sekretaris ... 24
E. Etika Profesi Sekretaris ... 26
F. Pelaksanaan Etika Sekretaris ... 33
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 37
B. Saran ... 38
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup
tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya
manusia bergaul. Sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling menghormati
dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata krama, protokoler dan lain-lain.
Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan masing-masing
yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung tanpa merugikan
kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai
dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi
umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etika di masyarakat kita.
Menurut para ahli maka etika tidak lain adalah aturan prilaku, adat kebiasaan manusia
dalam pergaulan antara sesamanya dan menegaskan mana yang benar dan mana yang
buruk.
Etika didefenisikan sebagai ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau
tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak
baik (Perkembangan etika profesi :http//rizal.blog.undip.ac.id). Etika akan berkaitan
dengan konsep yang dimiliki oleh individu ataupun kelompok untuk menilai apakah
tindakan-tindakan yang telah dikerjakannya itu salah atau benar, buruk atau baik.
pergaulan manusia di dalam kelompok sosialnya. Dalam pengertiannya yang secara
khusus dikaitkan dengan seni pergaulan manusia, etika ini kemudian dirupakan dalam
bentuk aturan (code) tertulis yang secara sistematik sengaja dibuat berdasarkan
prinsip-prinsip moral yang ada dan pada saat yang dibutuhkan akan bisa difungsikan
sebagai alat untuk menghakimi segala macam tindakan yang secara logika-rasional
umum (common sense) dinilai menyimpang dari kode etik.
Menurut Surna (1990:56) kode etik ibarat kompas yang menunjukkan arah
moral bagi suatu profesi sekaligus sebagai sarana untuk membantu para pelaksana
seseorang sebagai seseorang yang professional supaya tidak dapat merusak etika
profesi. Menurut Surna ( 1990:56) ada tiga hal pokok yang merupakan fungsi kode
etik profesi yaitu :
1. Kode etik profesi memberikan pedoman bagi setiap anggota profesi tentang
prinsip profesionalisme yang digariskan. Maksudnya bahwa dengan kode etik
profesi, pelaksana profesi mampu mengetahui suatu hal yang boleh dilakukan dan
yang tidak boleh dilakukan.
2. Kode etik profesi merupakan sarana kontrol sosial bagi masyarakat atas profesi
yang bersangkutan. Maksudnya bahwa etika profesi dapat memberikan suatu
pengetahuan kepada masyarakat agar juga dapat memahami arti pentingnya suatu
profesi, sehingga memungkinkan pengontrolan terhadap para pelaksana di
lapangan kerja (kalangan sosial).
para pelaksana profesi pada suatu instansi atau perusahaan profesi di lain instansi
atau perusahaan.
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para eksekutif
menjadi tergantung pada dukungan stafnya yang mengkontrol sistem yang baru.
Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi berbagai tantangan dan
berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para
pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang handal dan professional.
Sekretaris merupakan orang yang berperan penting dalam membantu tugas-tugas
pimpinan. Seorang sekretaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan
dengan segala kemampuan dan keterampilan yang dia miliki, tetapi bukan hanya itu
saja, seorang sekretaris juga harus memiliki etika sesuai dengan panggilannya sebagai
seorang sekretaris.
Dalam konteks professional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai
dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan.
Hal ini berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam perusahaan,
termasuk juga untuk seorang sekretaris, seorang sekretaris mesti memahami
dasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris.
Konsistensi dalam mengimplementasi etika akan menunjang kemantapan karir dan
sukses berkesinambungan.
Didalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak mengahadapi masalah
baik dari dirinya sendiri maupun orang lain yang sering bertemu dikantor maupun
itulah sekretaris harus mampu menentukan apa yang harus dia lakukan. Oleh karena
itu, sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila
dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat
memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau masyarakat yang
memerlukannya. Tanpa etika profesi apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi
yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah pekerjaan yang mencari nafkah
biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan ujung-ujungnya akan
berakhir dengan tidak adanya lagi respek maupun pekerjaan yang pantas diberikan
kepada profesi tersebut.
Etika adalah refleksi dari apa yang disebut dengan “self control”, karena
segala sesuatunya dibuat dan diterapkan dari dan untuk kepentingan kelompok sosial
(profesi) itu sendiri (Perkembangan etika profesi :
Selanjutnya, karena kelompok profesional merupakan kelompok yang berkeahlian
dan berkemahiran yang diperoleh melalui proses pendidikan dan pelatihan yang
berkualitas dan berstandar tinggi yang dalam menerapkan semua keahlian dan
kemahirannya yang tinggi itu hanya dapat dikontrol dan dinilai dari dalam oleh rekan
sejawat, sesama profesi sendiri
Munculnya etika profesi sebenarnya berasal dari adanya penyimpangan
perilaku dari penyandang profesi terhadap system nilai, norma, aturan ketentuan yang
berlaku dalam profesinya. Tidak adanya komitmen pribadi dalam melaksanakan
orang lain, tidak adil dan semacamnya. Menurut Bambang (2007:45) ada tiga alasan
mengapa orang memilih tindakan-tindakan tidak etis yaitu :
1) Orang akan berbuat apa yang paling leluasa bisa diperbuatnya.
2) Orang akan berbuat demi suatu kemenangan
3) Orang selalu mencoba merasionalisme pilihan-pilihannya dengan relativisme
Pentingnya etika pada seorang penyandang profesi sekretaris bertujuan untuk
mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya yang
diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika etika
tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran dalam
melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Untuk itulah penulis tertarik untuk
mengetahui bagaimana pelaksanaan etika profesi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka perumusahan masalah yang
akan dibahas dalam paper ini adalah “Bagaimana pelaksanaan Etika Profesi
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah untuk mengetahui pelaksanaan
D. Manfaat Penelitian
a. Bagi peneliti, menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai pelaksanaan
etika profesi sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan
kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris.
b. Bagi organisasi, memberikan bahan masukan, sumbagan pemikiran dan perbaikan
apabila terdapat kesalahan pada pelaksanaan etika profesi serketaris.
c. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan, dan refrensi tentang
pelaksanaan etika profesi sekretaris.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian
Riset ini diakukan oleh penulis pada kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai
berikut :
Tabel 1. 1
Jadwal Kegiatan Penelitian
No Kegiatan Minggu ke
I II III
1 Persiapan √
2 Pengumpulan Data √ √
F. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :
BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah,
tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job
description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III. PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan pembahasana tentang bentuk
pelaksanaan etika profesi serketaris Dekan yaitu pengertian dan bentuk pelaksanaan
etika profesi sekretaris.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai
pelaksanaan etika profesi sekretaris Dekan.
BAB II
PROFIL ORGANISASI/INSTANSI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera
Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas
Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian
Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi
di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi
bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali
Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan
dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia
No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1
Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November
diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan
ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli
Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud Republik
program Diploma Tiga (D-III) dengan tiga program studi, yaitu DIII Keuangan,
DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang
dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen Dikti
No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K
Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14
September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU.
Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas
Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi
Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi
yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan
mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang
Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program
Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi :
a) Departemen Ekonomi Pembangunan
b) Departemen Manajemen
c) Departemen Akuntansi
Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi :
b) Program Studi Akuntansi
c) Program Studi Kesekretariatan
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11
November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara
(BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu
dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT
BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi
menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas
Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU memiliki 12 fakultas.
Dasar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi
USU berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN)
No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional
No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu
pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai
keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani
menuju bangsa yang modern.
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan
mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional
dan internasional.
B. Struktur Organisasi & Personalia
Dilihat dari pengertiannya struktur organisasi merupakan suatu susunan
departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan
wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan unutk membedakan
batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan
adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuyk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun
perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai
tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin
besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan
kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan
sebagaimana halnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir
dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih
tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung
jawabnya.
Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Depa
A. Job Description Pada Fakultas Ekonomi USU
Dekan
Dekan merupakan pimpinan atau atasan dari Fakultas. Adapun tugas dari Dekan,
yakni :
1. Memimpin penyelenggaraan pendidikan.
2. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
3. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi
Fakultas.
4. Mendisposisi surat-surat masuk.
5. Menandatangani skripsi dan tugas akhir mahasiswa.
6. Menandatangani surat keluar.
7. Menghadiri acara-acara seminar yang mendukung dengan kemajuan di dunia
perguruan tinggi.
8. Bertanggung jawab kepada Rektor.
Sekretaris Dekan :
1. Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda.
2. Membuat/menulis nomor surat keluar.
3. Menjadwal kegiatan Dekan.
4. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.
5. Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan.
8. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain.
9. Mengetik surat keluar.
10. Menerima telepon.
11. Menerima fax.
12. Memproses program Dekan dan tim (konsentrasi tugas oleh Esa Setiana, M.Si).
13. Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan,
Sekretaris, dan Ruang Rapat Dekan.
B. Kegiatan Fakultas Ekonomi USU
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat
dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin,
dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan organisasi
adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga sering dilaksanakan fakultas,contohnya :
mengadakan pengajian,paskah,halal bilhalal,dan penyambutan tahun baru. Para
civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam
menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
D. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil
2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Etika dan Profesi
Etika berasal dari bahasa Yunani, yaitu “ethicos” yang berarti wakat
kesusilaan, kebiasaan (custom), karakter (character) atau adat. Dengan demikian
menurut pengertian yang asli, yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan
masyarakat. Kemudian lambat laun pengertian ini berubah, bahwa etika adalah suatu
ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang
dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik. Menurut. Wursanto
(1987:16) Etika merupakan cabang filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan
dan persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesusilaan, dan
kadang-kadang orang memakai istilah. Etika akan berkaitan dengan konsep yang dimiliki oleh
individu ataupun kelompok untuk menilai apakah tindakan-tindakan yang telah
dikerjakannya itu salah atau benar, buruk atau baik. Etika bagi seseorang terwujud dalam
kesadaran moral yang memuat keyakinan benar dan tidak atas sesuatu.
Perasaan yang muncul bahwa ia akan salah bila melakukan sesuatu yang
diyakininya tidak benar berdasarkan norma-norma moral dan perasaan self-respect
(menghargai diri) bila ia meninggalkannya. Etika kerja bertujuan untuk mengatur tata
krama aktifitas karyawan agar mencapai tingkat efisiensi dan produktivitas yang
maksimal, sehingga akan diperoleh sekretaris yang benar-benar sekretaris yaitu mereka
dari atasannya, tetapi juga citra dari seluruh pimpinan perusahaan.
Etika dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu :
1. Etika sebagai ilmu, yang merupakan kumpulan tentang kebijakan,tentang penilaian
dari perbuatan seseorang.
2. Etika dalam arti perbuatan, yaitu perbuatan kebajikan. Misalnya seseorang dikatakan
etis apabila orang itu telah berbuat kebajikan.
3. Etika sebagai filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan, persoalan-persoalan
yang berhubungan dengan masalah kesulitan.
Menurut Wursanto (2004:20) Profesi diartikan sebagai pekerjaan yang
memerlukan pendidikan lanjut dalam bidang sains dan teknologi yang digunakan
sebagai bahan dasar untuk mengiplemenatasi dalam berbagai kegiaatan yang
bermanfaat. Profesi adalah suatu bidang kegiatan yang dijalankan oleh seseorang dan
merupakan sumber nafkah bagi dirinya (Perkembangan etika profesi
:http://rizal.blog.undip.ac.id). Meskipun lazimnya profesi dikaitkan dengan tarap lulusan
akademi / universitas, suatu profesi tidak mutlak harus dijalankan oleh seorang
sarjana.Aplikasinya mencakup aspek-aspek yang lebih bersifat mental dari pada yang
bersifat manual work. Pekerjaan yang sudah menjadi profesi akan senantiasa
menggunakan teknik dan prosedur yang berpijak pada landasan intelektual yang
harus dipelajari secara terus- menerus, berencana, dan kemudian secara langsung
digunakan demi kemaslahatan (kepentingan atau faedah ) orang lain. Menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia, kata profesi berarti pekerjaan (kamus besar bahasa Indonesia
B. Pengertian Sekretaris
Ditinjau dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum yang
dalam Bahasa Latin berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata
secretaries dalam Bahasa Prancis, secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya
menjadi kata secretaries dalam Bahasa Belanda. Kata sekretaris dalam Bahasa
Indonesia diperkirakan diambil dari Bahasa Belanda.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sekretaris adalah seseorang atau
pegawai pengurus yang deserahi pekerjaan tulis menulis atau disebut juga penulis
atau panitera. Dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyimpan
korespondensi, menerima tamu-tamu.
Menurut Braum dan Portugal (Wursanto 2004:1), sekretaris adalah seorang
pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan
korespondensi, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya
mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak
kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas
kepala.
Menurut Fowler (Wursanto 2004:1) sekretaris adalah:
1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi,
pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya.
2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan untuk perserikatan
Maka dapat disimpulkan sekretaris adalah orang yang bertugas untuk membantu
pimpinan alam pelaksanaan tugas-tugas pimpinan secara efektif dalam bidang tata
usaha. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk
tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespendensi, tulis-menulis,
dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas
aktifitas manajemen lainnya.
Ada juga istilah sekretariat, yaitu tempat atau kantor di mana sekretaris
beserta para pembantunya bekerja. Sekretariat merupakan suatu unti bagian kerja
yang bertujuan memperlancar kerja dan kegiatan perusahaan, organisasi, lembaga,
baik secara keseluruhan maupun per bagian, dalam rangka mencapai tujuannya.
Macam atau ukuran sekretarit berbeda-beda, tergantung pada macam sekretaris dan
besar kecilnya perusahaan, organisasi, atau lembaga yang didukungnya.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Dekan mempunyai dua
orang sekretaris. Sekretaris I mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas
Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan sekretaris II mempunyai
tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas
perkantoran dan administrasi.
C. Jenis-Jenis Sekretaris
Peran dan tanggung jawab sekretaris tergantung kepada tuntutan dan
kebutuhan dari lembaga yang membutuhkan sekretaris tersebut. Untuk itu, terdapat
dapat dibedakan menjadi tiga bagian berdasarkan sudut peninjauanya, yaitu :
1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawab, sekretaris dapat
dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan yang
bekerja tidak hanya atas perintah pimpinan namun juga memiliki wewenang untuk
melakukan fungsi manajerial seperti membuat rencana organisasi, melakukan
pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil
keputusan atas masalah yang dihadapi (Wursanto, 2004 : 2). Wewenang yang
dimiliki sekretaris organisasi lebih besar dari sekretaris pribadi.
Sekretaris Pribadi dibedakan menjadi dua, yaitu :
1) Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang dikerjakan atau digaji untuk membantu
menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya
(Wursanto, 2004 : 12).
2) Sekretaris Pimpinan adalah orang yang dipekerjakan oleh suatu lembaga untuk
membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas pimpinan agar
pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat (Wursanto, 2004 : 12).
Sekretaris pimpinan tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadi
pimpinan, tetapi bersifat kedinasan, dalam arti bahwa sekretaris merupakan
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan
menjadi dua bagian, yaitu :
a. Sekretaris Junior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang
mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam
pelaksanaan tugasnya (Defenisi pengertian sekretaris :
http://gurulia.wordpress.com
b. Sekretaris Senior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja
dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan
sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang
sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman ( Definisi
pengertian sekretaris:
)
3. Berdasarkan spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan
Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaaan
disebut juga sekretaris bidang. Sekretaris Bidang adalah seseorang yang memiliki
atau memahami pengetahuan khusus pada bidang lain disamping memiliki
keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris (Wursanto, 2004 : 2).
Sekretaris bidang bisa juga telah memiliki keahlian dan pengetahuan pada bidang
tertentu, namun sengaja mempelajari juga bidang kesekretariatan.
Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka
Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas
Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas
Ekonomi USU.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka
tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi
USU. yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris I dan
sekretaris II. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin
atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris
mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan
harapan. Kedua sekrtaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam
bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.
D. Tugas Sekretaris.
Tugas skretaris dapat dibagi menjadi 3 kelompok yaitu :
1. Tugas Rutin
Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan,
praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan
sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan
prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu
perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin skretaris
b. Mengurus dan mengendalikan surat
c. Menata arsip atau berkas
d. Menerima dan melayani tamu
e. Menerima dan melayani telepon
f. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
g. Mengirim dan menerima telegram dan facsimile
h. Membuat laporan.
2. Tugas Insidentil Sekretaris
Menurut Wursanto (2004 : 17) tugas insidentil sekretaris Syaitu tugas
pelaksanaan instruksi.
Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan.
Tugas pelaksanaan instruksi tersebut meliputi :
a. Menghadiri rapat yang tidak rutin
b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
c. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat
d. Mengatur keuangan
e. Membuat perjanjian dan mengatur jadwal.
3. Tugas kreatif
Tugas kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas prakarsa atau inisiatif
bersifat kreatif tesebut meliputi :
a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap
b. Membuat nama-nama tamu yang sering berkunjung.
c. Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan.
d. Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu
e. Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan ruang kerja
f. Mengirim ucapan kepada klien
g. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
Dalam hal ini, sekretaris dekan sangatlah benar-benar menjalankan tugasnya
seperti layaknya tugas asli sekretaris. Karena setiap hari sekretaris dekan rutin untuk
menyusun dan membuat surat yang diperlukan oleh dekan dan menerima tamu dan
melayani tamu yang ada keperluan yang menyangkut tentang dekan,baik menyangkut
hubungan dekan dengan pihak internal di kegiatan public relation maupun ke pihak
internal fakultas dan universitas.
Sekretaris dekan juga cepat tanggap dalam instruksi yang diberikan oleh dekan dan
sangat kreatif dalam menjalankan tugas,tanpa diminta dan disuruh oleh dekan,
sekretaris dekan sudah berinisiatif sendiri untuk menyusun daftar nama,mengatur
segala sesuatunya dan menyediakan perlengkapan.
dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika
profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang
menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun
dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama baik dari profesi tersebut
(Perkembangan etika profesi :http://rizal.blog.undip.ac.id
Etika profesi sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah yang
berupa batasan ataupun syarat yang dibuat dan harus diterapkan serta dihayati oleh
sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat
bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi (Faulina 2008 : 7). Hal-hal yang
termasuk kedalam etika profesi sekretaris :
). Sebuah profesi hanya dapat
memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional
tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat,
bilamana dalam diri para elit professional tersebut ada kesadaran kuat untuk
mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian
profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.
1. Tanggung jawab
2. Setia
3. Jujur
4. Dedikasi
Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah
memiliki sifat setia terhadap pekerjaan sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan
dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu sekretaris juga
mampu menunjukkan sifat-sifat baik kepada lingkungan organisasi yang dapat
mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan
baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penampilan diri yang
indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam berperilaku dan mempunyai
perhatian terhadap pekerjaannya.
Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang
cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris
untuk menjadi sekretaris professional. Syarat-syarat tersebut antara lain:
1. Sikap Kepribadian
Sikap Kepribadian sekretaris meliputi :
a. Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide
b. Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai dengan kondisi
c. Memiliki kesehatan yang baik
d. Menjaga kebersihan dan kepribadian diri
2. Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku
Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan
kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi bisnis dari
sekretaris yang harus dimiliki meliputi :
a. Sigap
Yaitu bersedia dan siapmendengarkan pengarahan,petunjuk, instruktur pimpinan,
dan pembicaraan rekan-rekan sekerja, menunjukan sikap tanggap, dan mau
menerima dan dapat mengerti tentang apa yang mereka katakan serta memahami
suasana pembicaraan mereka.
b. Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan
Harus semangat dalam hidup dan bekerja, karena yakin akan makna dan tujuannya
dan selalu melakukan pertimbangan terlebih dahulu sebelum bertindak.
c. Sopan
Bersikap hormat kepada siapa saja, termasuk pandai menanggapi orang lain.
d. Rendah hati
Bersikap rendah hati, bersedia menerima pujian, tetapi juga bersedia menerima
koreksi dan kritik. Pujian menjadi daya dorong untuk menjadi lebih baik. Koreksi
dan kritik dapat menjadi catatan, bahwa masih ada hal yang perlu diperbaiki dan
disempurnakan.
e. Memiliki tenggang rasa
Setiap orang mengharapkan kesabaran, kebaikan, belas kasihan orang lain. Sifat
toleran.tenggang rasa adalah sifat mau memperhitungkan kelemahan, kekurangan,
dan ketidaksempurnaan orang lain.
f. Menyenangkan dan memiliki rasa humor.
arah ke depan yang lebih jauh. Dengan melihat segi lain yang lucu, lebih positif
mencegah orang menjadi putus asa.
3. Kecakapan Pribadi
Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam
mengadakan hubungan antar manusia (human relation). Sekretaris perlu mempunyai
kemampuan dalam membina hubungan antar manusia karena sekreatris sehari-hari
tidak hanya berhubungan pimpinan dan para karyawan kantor, tetapi juga dengan
individu-individu yang mempunyai sifat dan kepentingan berbeda.
Adapun hal-hal yang perlu dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga
profesionalitasnya adalah :
a. Selalu menilai atau mengevaluasi hasil pekerjaannya, baik pekerjaan pribadi
maupun bawahannya
b. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama bawahan secara
organisator
c. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang
d. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan
e. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak
f. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi
Ekonomi USU harus mememiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta
pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi USU adalah lembaga
pendidikan terkemuka yang telah menghasilkan orang-orang yang memiliki kualitas
baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuan umum,
sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap wawasan yang dimiliki
seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah
pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan
kualitas kerja.
Di dalam Fakultas Ekonomi terdapat dua orang sekretaris yang bertanggung
jawab langsung kepada Dekan. Masing-masing skretaris mendapat pembagian tugas.
Sekretaris I bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan
kegiatan public relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal,
sedangkan sekretaris II bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang
berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak
internal fakultas dan universitas.
Sebenarnya tidak ada syarat tertulis mengenai syarat-syarat khusus yang harus
dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU, namun saat ini sekretaris
yang menduduki posisi sekretaris Dekan tersebut memiliki pendidikan
masing-masing S-1 dan S-2. Sedangkan ketrampilan khusus yang dimiliki oleh sekretaris
adalah mampu berbahasa Inggris baik secara lisan dan tulisan, karena sekretaris akan
membantu Dekan dalam menangani tugas public relation nya, menguasai Teknologi
tugas-tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan,
karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil wawancara langsung dengan Dekan.
Kualitas sekretaris Dekan yang ada saat ini tidak perlu diragukan lagi, karena saat ini
salah satu sekretaris Dekan telah menjadi staf pengajar pada Fakultas Ekonomi USU.
Ditambah lagi dengan pengalaman kerja yang cukup baik yaitu pernah bekerja di
salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Jakarta menjadi sekretaris
memiliki kemampuan dan keterampilan yang baik.
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya sudah sangat baik
dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris.
Tetapi ada juga kendala yang kurang memuaskan, Misalnya, seperti kurang
perdulinya atau kurang tanggapnya Sekretaris Dekan terhadap mahasiswa yang ada
keperluan yang berhubungan di sekretaris Dekan. Contoh : meminta stempel,
meminta tanda tangan .
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus mampu menunjukkan
etikanya sebagai sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab, sopan santun,
pandai bergaul dan ramah kepada setiap orang. Jadi, yang harus selalu diperhatikan
adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar
dapat terus membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dekan Fakultas
Ekonomi USU adalah orang penting yang memiliki beragam aktivitas yang selalu
berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat,
meningkatkan dan membantu segala pekerjaan yang berpegang pada profesionalitas.
Sekretari harus terampil dan teliti untuk menangani segala sesuatu yang terkadang
terabaikan oleh pimpinan. Karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan
yang bekerja kearah satu tujuan untuk mencapai tujuan organisasi.
F. Pelaksanaan Etika Sekretaris Dekan
Kode etik profesi dapat dilihat berdasarkan :
1. Sekretaris Profesional Internasional
Menyadari bahwa posisi kepercayaan etis membebankan kewajiban kepada
sekretaris untuk bertindak untuk kepentingan perusahaan, klien dan publik, anggota
Sekretaris Profesional Internasional telah dibentuk dan diresmikan empat standar
perilaku profesional dan tekad untuk dibimbing oleh mereka sebagai mewujudkan
cita-cita etika profesi mereka.
2. Kode Etik Sekretaris
Mengingat bahwa profesi sekretaris adalah suatu jabatan yang mengutamakan
kejujuran, kepercayaan, keluhuran budi dan keahlian, IKATAN SEKRETARIS
INDONESIA (ISI) menetapkan suatu kode etik bagi anggotanya untuk dapat
mempertinggi pengabdiannya kepada lingkungannya, masyarakat dan Negara
sekretaris dan menghormati Kode Etik ISI sebagai dasar untuk melaksanakan tugas
pengabdiannya kepada lingkungannya, masyarakat dan Negara.
Ditinjau dari kode etik Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dalam melaksanakan tugas pengabdiannya maka dapat disimpulkan
bahwa Sekretaris Dekan dapat bekerja dengan baik dan professional hal ini dapat
dilihat dari sikap Sekretaris Dekan yang mampu menjunjung tinggi kehormatan,
kemuliaan dan nama baik profesi sekretaris, maksudnya sekretaris Dekan menjaga
sikap yang baik dalam bertutur kata baik, berbusana yang sopan dan menjaga nama
baik dan wibawa dirinya dari pandangan miring orang-orang. Sekretaris Dekan
menjadi mitra yang baik untuk dekan. Sekretaris Dekan juga meningkatkan mutu
profesi melalui pendidikan dan non formal dengan cara menyelenggarakan/mengikuti
seminar, panel diskusi dan ceramah.
Apabila ditinjau dari ketaatan Sekretaris Dekan dalam tingkat keprofesionalan
kerja maka dapat disimpulkan bahwa Sekretaris Dekan dapat bekerja secara
professional hal ini dilihat dari ketepatan waktu dalam memenuhi jam kerja,
Sekretaris Dekan cukup baik dalam melaksanakannya, ini terlihat dari kedatangan
sekretaris pada waktu jam masuk, jam istirahat dan jam keluar yang ditetapkan. Jika
ada sesuatu yang ingin dikerjakan di luar kantor sebelum jam pulang maka mereka
terlebih dahulu minta izin kepada atasannya dan setelah itu kembali pada jam yang
telah ditentukan. Jam kerja yang telah ditentukan tidak boleh dilanggar, jika dilanggar
kedisiplinan waktu yang dilakukan oleh sekretaris.
Ketepatan Sekretaris Dekan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan.
Dalam menyelesaikan tugas yang diberikan Sekretaris Dekan dapat
menyelesaikannya dengan baik dan tepat waktu karena mereka saling membantu satu
sama lain. Jika ada pekerjaan yang diberikan mereka akan langsung mengerjakan
dengan waktu yang telah ditentukan dapat selesai dengan baik. Pekerjaan itu
dilakukan dengan terlebih dahulu mengerjakan pekerjaan yang penting dan harus
diselesaikan dalam beberapa waktu, setelah itu mengerjakan pekerjaan yang biasa.
Ketepatan ini juga menunjukkan bahwa mereka tahu dan paham apa yang mereka
kerjakan dengan menggunakan sarana dan prasarana yang disediakan seperti
computer dan alat teknologi lainnya yang dapat mempermudah dan mempercepat
mereka dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaannya.
Tingkat keseriusan sekretaris Dekan dalam menyelesaikan tugas atau
pekerjaan Sekretaris Dekan kelihatan sangat serius, ini terlihat dari bagaimana
mereka mengerjakannya seperti yang dikatakan diatas, mereka terlebih dahulu
mengerjakan hal yang penting dengan tepat waktu, ketepatan waktu itu menunjukkan
bahwa mereka benar-benar serius dalam bekerja. Setelah pekerjaan mereka selesai
baru mereka boleh santai dalam mengerjakan yang lainnya. Banyaknya aktivitas yang
mereka kerjakan juga menunjukkan bahwa mereka bekerja dengan sungguh-sungguh,
kadang-kadang jika ada suatu pekerjaan yang harus cepat diselesaikan, mereka akan
memakai waktu istirahat makan siang mereka untuk menyelesaikan tugas tersebut.
dengan urusan kantor dan kampus, tidak ada pekerjaan yang diberikan dari atasan
yang bersifat pribadi.
Hubungan sekretaris Dekan dengan pegawai bagian lain juga terjalin dengan
baik. Sekretaris Dekan tidak hanya bekerjasama dengan sesama sekretaris saja tetapi
mereka juga membutuhkan bantuan bagian lain. Pekerjaan yang mereka kerjakan
tidak hanya berhubungan dengan sekretaris atau administrasi dan surat menyurat saja
tetapi juga hal lain yang berhubungan dengan kondisi kampus. Hubungan ini terlihat
ketika adanya pegawai lain yang datang keruangan sekretaris untuk meminta bantuan
atau menanyakan informasi kepada sekretaris atau ingin berhubungan langsung
dengan atasan mereka. Pegawai yang masuk ke ruangan itu juga mereka sambut
dengan baik dan terlihat mereka saling mengenal. Begitu juga sebaliknya, jika mereka
ada keperluan dengan pegawai lain maka mereka akan disambut dengan baik dan
adanya sapaan ketika mereka bertemu dan berpapasan dengan pegawai lain di tengah
jalan, bukan hanya ketika ada perlu saja. Itu menunjukkan adanya hubungan yang
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan
yaitu sebagai berikut :
1. Terdapat dua orang sekretaris untuk membantu Dekan menangani
tugas-tugasnya, dan kedua sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada
dekan. Karena terdapat dua orang sekretaris Dekan, maka ada perbedaan
pembagian tugas. Sekretaris I bertugas membantu menangani tugas Dekan
berkaitan dengan kegiatan Public Relation atau menyangkut hubungan Dekan ke
pihak internal, sedangkan sekretaris II bertugas untuk membantu menangani
tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut
hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas.
2. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU termasuk kedalam golongan sekretaris
pimpinan karena sekretaris bekerja untuk membantu pimpinan dalam
menyelesaikan tugasnya. Sekretaris Dekan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa
harus menunggu instruksi. Sekretaris juga mampu menciptakan hubunngan
kerjasama yang baik dan saling menghormati dalam bekerja.
3. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU mampu menunjukkan etikanya sebagai
sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab dan berdedikasi terhadap
pekerjaannya, ramah, sopan, pandai bergaul, menjaga penampilan fisik dan
4. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus memiliki keterampilan dan
pengetahuan yang luas, mampu berbahasa Inggris dengan baik, menguasai
teknologi informasi dan mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan
karena tugasnya dalam membantu Dekan tidak hanya berhubungan dengan pihak
internal fakultas maupun pihak eksternal.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang tejadi pada
Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang
mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dengan
cara selalu melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh
2. Sekretaris Dekan sebaiknya lebih perduli atau lebih cepat tanggap lagi kepada
mahasiswa yang ingin berurusan di sekretaris Dekan
3. Sekretaris dapat meningkatkan perannya menjadi penghubung antara Dekan dan
bawahannya dengan cara menyampaikan surat dan informasi ke setiap bagian
DAFTAR PUSTAKA
Faulina. 2008. Hand Out Etika Profesi. Politeknik Negeri Medan.
Ratnawati, Eti dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Aditya Media.
Rizal. 2009. Perkembangan Etika Profesi . Semarang
Rismawaty. 2008. Kepribadian dan Etika Profesi. Yogyakarta : Gajah Mada Univercity Press
Rudito, Bambang. 2007. Etika Bisnis. Bandung : Rekayasa Sians
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia
Sudirjo, Prayudi. 1982. Defenisi Pengertian Sekretaris. Edisi 1. Jakarta. http:gurulia.wordpress.com
Sugondo, Dandi. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Edisi 3. Jakarta. http://www.sms-anda.com
Surna, Nyoman. Makalah 1990. Etika Profesi. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama