• Tidak ada hasil yang ditemukan

Pelaksanaan Etika Profesi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2016

Membagikan "Pelaksanaan Etika Profesi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara"

Copied!
47
0
0

Teks penuh

(1)

TUGAS AKHIR

PELAKSANAAN ETIKA PROFESI SEKRETARIS DEKAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH

AMELIA KARTIKA SARI 072103036

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)
(3)
(4)

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah swt. Karena dengan

rahmat, taufiq, dan hidayah-Nya sehingga tugas akhir ini dapat diselesaikan.

Dengan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan, penulis menyadari bahwa

dalam pelaksanaan penulisan tugas akhir ini masih terdapat kekeliruan dan

kekurangan. Pada kesempatan ini penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya jika

ada kesalahan kata ataupun tulisan didalam tugas akhir ini dan penulis juga

mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan demi

kelancaran penulisan tugas akhir ini.

Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa

hormat penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec, sebagai Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, sebagai Ketua Program Studi

Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, sebagai Sekretaris Program Studi

Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4. Ibu Dra. Lisa Marlina, M.SI sebagai Dosen Pembimbing yang telah

membimbing penulis dalam penyelesaikan tugas akhir ini.

5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

(5)

6. Kepada orang tua saya yang sangat saya sayangi yang telah

membimbing,mendoakan dan membesar saya dari kecil hingga sampai saat

ini.

7. Buat abang saya Ramadhani Pratama yang telah memberikan saya semangat.

8. Sahabat-sahabat terdekat saya, yaitu : Didar Adinda, Mutiany Sarina, Dilla

Debriani, Nadia Hikmah, Itamar Ria, Agunk ,Dani, Dedek, Datok, Ari,

Fachrul Razi, Ija, dan terkhususnya buat Risyad yang telah memberikan saya

sedikit semangat dalam mengerjakan tugas akhir ini.

9. Teman-teman D-III Kesekretariatan 2007 dan khususnya Azdha, Rina, Silvi,

Irma, Indah, Waya, Yoan, Widya, Putri, Iwan, Oky, Yanti, semoga tetap

mempertahankan kekompakan kita. Serta teman-teman kelompok magang

saya yaitu Rinda, Clara, Rani, dan Ani.

Medan, Mei 2010

Penulis

(6)

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1 BAB II PROFIL ORGANISASI/INSTANSI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 8

B. Struktur Organisasi & Personalia .... ... 11

C. Job Description Pada Fakultas Ekonomi USU... ... 14

D. Kegiatan Fakultas Ekonomi USU... ... 15

E. Kinerja Kegiatan Terkini... ... 16

F. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU... ... 17

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Etika dan Profesi ... 18

B. Pengertian Sekretaris... ... 20

C. Jenis-Jenis Sekretaris ... 21

D. Tugas Sekretaris ... 24

E. Etika Profesi Sekretaris ... 26

F. Pelaksanaan Etika Sekretaris ... 33

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 37

B. Saran ... 38

(7)

DAFTAR TABEL

(8)

DAFTAR GAMBAR

(9)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup

tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya

manusia bergaul. Sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling menghormati

dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata krama, protokoler dan lain-lain.

Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan masing-masing

yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung tanpa merugikan

kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai

dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi

umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etika di masyarakat kita.

Menurut para ahli maka etika tidak lain adalah aturan prilaku, adat kebiasaan manusia

dalam pergaulan antara sesamanya dan menegaskan mana yang benar dan mana yang

buruk.

Etika didefenisikan sebagai ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau

tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak

baik (Perkembangan etika profesi :http//rizal.blog.undip.ac.id). Etika akan berkaitan

dengan konsep yang dimiliki oleh individu ataupun kelompok untuk menilai apakah

tindakan-tindakan yang telah dikerjakannya itu salah atau benar, buruk atau baik.

(10)

pergaulan manusia di dalam kelompok sosialnya. Dalam pengertiannya yang secara

khusus dikaitkan dengan seni pergaulan manusia, etika ini kemudian dirupakan dalam

bentuk aturan (code) tertulis yang secara sistematik sengaja dibuat berdasarkan

prinsip-prinsip moral yang ada dan pada saat yang dibutuhkan akan bisa difungsikan

sebagai alat untuk menghakimi segala macam tindakan yang secara logika-rasional

umum (common sense) dinilai menyimpang dari kode etik.

Menurut Surna (1990:56) kode etik ibarat kompas yang menunjukkan arah

moral bagi suatu profesi sekaligus sebagai sarana untuk membantu para pelaksana

seseorang sebagai seseorang yang professional supaya tidak dapat merusak etika

profesi. Menurut Surna ( 1990:56) ada tiga hal pokok yang merupakan fungsi kode

etik profesi yaitu :

1. Kode etik profesi memberikan pedoman bagi setiap anggota profesi tentang

prinsip profesionalisme yang digariskan. Maksudnya bahwa dengan kode etik

profesi, pelaksana profesi mampu mengetahui suatu hal yang boleh dilakukan dan

yang tidak boleh dilakukan.

2. Kode etik profesi merupakan sarana kontrol sosial bagi masyarakat atas profesi

yang bersangkutan. Maksudnya bahwa etika profesi dapat memberikan suatu

pengetahuan kepada masyarakat agar juga dapat memahami arti pentingnya suatu

profesi, sehingga memungkinkan pengontrolan terhadap para pelaksana di

lapangan kerja (kalangan sosial).

(11)

para pelaksana profesi pada suatu instansi atau perusahaan profesi di lain instansi

atau perusahaan.

Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para eksekutif

menjadi tergantung pada dukungan stafnya yang mengkontrol sistem yang baru.

Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi berbagai tantangan dan

berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para

pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang handal dan professional.

Sekretaris merupakan orang yang berperan penting dalam membantu tugas-tugas

pimpinan. Seorang sekretaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan

dengan segala kemampuan dan keterampilan yang dia miliki, tetapi bukan hanya itu

saja, seorang sekretaris juga harus memiliki etika sesuai dengan panggilannya sebagai

seorang sekretaris.

Dalam konteks professional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai

dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan.

Hal ini berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam perusahaan,

termasuk juga untuk seorang sekretaris, seorang sekretaris mesti memahami

dasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris.

Konsistensi dalam mengimplementasi etika akan menunjang kemantapan karir dan

sukses berkesinambungan.

Didalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak mengahadapi masalah

baik dari dirinya sendiri maupun orang lain yang sering bertemu dikantor maupun

(12)

itulah sekretaris harus mampu menentukan apa yang harus dia lakukan. Oleh karena

itu, sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila

dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat

memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau masyarakat yang

memerlukannya. Tanpa etika profesi apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi

yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah pekerjaan yang mencari nafkah

biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan ujung-ujungnya akan

berakhir dengan tidak adanya lagi respek maupun pekerjaan yang pantas diberikan

kepada profesi tersebut.

Etika adalah refleksi dari apa yang disebut dengan “self control”, karena

segala sesuatunya dibuat dan diterapkan dari dan untuk kepentingan kelompok sosial

(profesi) itu sendiri (Perkembangan etika profesi :

Selanjutnya, karena kelompok profesional merupakan kelompok yang berkeahlian

dan berkemahiran yang diperoleh melalui proses pendidikan dan pelatihan yang

berkualitas dan berstandar tinggi yang dalam menerapkan semua keahlian dan

kemahirannya yang tinggi itu hanya dapat dikontrol dan dinilai dari dalam oleh rekan

sejawat, sesama profesi sendiri

Munculnya etika profesi sebenarnya berasal dari adanya penyimpangan

perilaku dari penyandang profesi terhadap system nilai, norma, aturan ketentuan yang

berlaku dalam profesinya. Tidak adanya komitmen pribadi dalam melaksanakan

(13)

orang lain, tidak adil dan semacamnya. Menurut Bambang (2007:45) ada tiga alasan

mengapa orang memilih tindakan-tindakan tidak etis yaitu :

1) Orang akan berbuat apa yang paling leluasa bisa diperbuatnya.

2) Orang akan berbuat demi suatu kemenangan

3) Orang selalu mencoba merasionalisme pilihan-pilihannya dengan relativisme

Pentingnya etika pada seorang penyandang profesi sekretaris bertujuan untuk

mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya yang

diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika etika

tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran dalam

melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Untuk itulah penulis tertarik untuk

mengetahui bagaimana pelaksanaan etika profesi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka perumusahan masalah yang

akan dibahas dalam paper ini adalah “Bagaimana pelaksanaan Etika Profesi

Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah untuk mengetahui pelaksanaan

(14)

D. Manfaat Penelitian

a. Bagi peneliti, menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai pelaksanaan

etika profesi sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan

kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris.

b. Bagi organisasi, memberikan bahan masukan, sumbagan pemikiran dan perbaikan

apabila terdapat kesalahan pada pelaksanaan etika profesi serketaris.

c. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan, dan refrensi tentang

pelaksanaan etika profesi sekretaris.

E. Jadwal Kegiatan Penelitian

Riset ini diakukan oleh penulis pada kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai

berikut :

Tabel 1. 1

Jadwal Kegiatan Penelitian

No Kegiatan Minggu ke

I II III

1 Persiapan √

2 Pengumpulan Data √ √

(15)

F. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :

BAB I. PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah,

tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job

description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III. PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan pembahasana tentang bentuk

pelaksanaan etika profesi serketaris Dekan yaitu pengertian dan bentuk pelaksanaan

etika profesi sekretaris.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai

pelaksanaan etika profesi sekretaris Dekan.

(16)

BAB II

PROFIL ORGANISASI/INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera

Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas

Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian

Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi

di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi

bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali

Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan

dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia

No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1

Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November

diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan

ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli

Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud Republik

(17)

program Diploma Tiga (D-III) dengan tiga program studi, yaitu DIII Keuangan,

DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang

dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen Dikti

No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K

Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14

September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU.

Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas

Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi

Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi

yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan

mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang

Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program

Pendidikan Diploma Tiga.

Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi :

a) Departemen Ekonomi Pembangunan

b) Departemen Manajemen

c) Departemen Akuntansi

Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi :

(18)

b) Program Studi Akuntansi

c) Program Studi Kesekretariatan

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11

November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara

(BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu

dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT

BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi

menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas

Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU memiliki 12 fakultas.

Dasar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi

USU berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN)

No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional

No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu

pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai

keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani

menuju bangsa yang modern.

(19)

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan

mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang

ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan

fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah

serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional

dan internasional.

B. Struktur Organisasi & Personalia

Dilihat dari pengertiannya struktur organisasi merupakan suatu susunan

(20)

departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan

wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan unutk membedakan

batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan

adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuyk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan.

Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun

perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai

tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin

besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan

kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan

sebagaimana halnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir

dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih

tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung

jawabnya.

Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

(21)

Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Depa

(22)

A. Job Description Pada Fakultas Ekonomi USU

Dekan

Dekan merupakan pimpinan atau atasan dari Fakultas. Adapun tugas dari Dekan,

yakni :

1. Memimpin penyelenggaraan pendidikan.

2. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat.

3. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi

Fakultas.

4. Mendisposisi surat-surat masuk.

5. Menandatangani skripsi dan tugas akhir mahasiswa.

6. Menandatangani surat keluar.

7. Menghadiri acara-acara seminar yang mendukung dengan kemajuan di dunia

perguruan tinggi.

8. Bertanggung jawab kepada Rektor.

Sekretaris Dekan :

1. Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda.

2. Membuat/menulis nomor surat keluar.

3. Menjadwal kegiatan Dekan.

4. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.

5. Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan.

(23)

8. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain.

9. Mengetik surat keluar.

10. Menerima telepon.

11. Menerima fax.

12. Memproses program Dekan dan tim (konsentrasi tugas oleh Esa Setiana, M.Si).

13. Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan,

Sekretaris, dan Ruang Rapat Dekan.

B. Kegiatan Fakultas Ekonomi USU

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan

mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat

dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak

berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada

umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada

pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan

penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan

sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma

Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan

(24)

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik

dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai

dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga

pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar

tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam

mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin,

dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja

yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan organisasi

adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap

mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya

bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat

serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada

masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,

kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus

melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan

(25)

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga sering dilaksanakan fakultas,contohnya :

mengadakan pengajian,paskah,halal bilhalal,dan penyambutan tahun baru. Para

civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam

menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

D. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara

lain adalah sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil

2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil

(26)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Etika dan Profesi

Etika berasal dari bahasa Yunani, yaitu “ethicos” yang berarti wakat

kesusilaan, kebiasaan (custom), karakter (character) atau adat. Dengan demikian

menurut pengertian yang asli, yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan

masyarakat. Kemudian lambat laun pengertian ini berubah, bahwa etika adalah suatu

ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang

dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik. Menurut. Wursanto

(1987:16) Etika merupakan cabang filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan

dan persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesusilaan, dan

kadang-kadang orang memakai istilah. Etika akan berkaitan dengan konsep yang dimiliki oleh

individu ataupun kelompok untuk menilai apakah tindakan-tindakan yang telah

dikerjakannya itu salah atau benar, buruk atau baik. Etika bagi seseorang terwujud dalam

kesadaran moral yang memuat keyakinan benar dan tidak atas sesuatu.

Perasaan yang muncul bahwa ia akan salah bila melakukan sesuatu yang

diyakininya tidak benar berdasarkan norma-norma moral dan perasaan self-respect

(menghargai diri) bila ia meninggalkannya. Etika kerja bertujuan untuk mengatur tata

krama aktifitas karyawan agar mencapai tingkat efisiensi dan produktivitas yang

maksimal, sehingga akan diperoleh sekretaris yang benar-benar sekretaris yaitu mereka

(27)

dari atasannya, tetapi juga citra dari seluruh pimpinan perusahaan.

Etika dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu :

1. Etika sebagai ilmu, yang merupakan kumpulan tentang kebijakan,tentang penilaian

dari perbuatan seseorang.

2. Etika dalam arti perbuatan, yaitu perbuatan kebajikan. Misalnya seseorang dikatakan

etis apabila orang itu telah berbuat kebajikan.

3. Etika sebagai filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan, persoalan-persoalan

yang berhubungan dengan masalah kesulitan.

Menurut Wursanto (2004:20) Profesi diartikan sebagai pekerjaan yang

memerlukan pendidikan lanjut dalam bidang sains dan teknologi yang digunakan

sebagai bahan dasar untuk mengiplemenatasi dalam berbagai kegiaatan yang

bermanfaat. Profesi adalah suatu bidang kegiatan yang dijalankan oleh seseorang dan

merupakan sumber nafkah bagi dirinya (Perkembangan etika profesi

:http://rizal.blog.undip.ac.id). Meskipun lazimnya profesi dikaitkan dengan tarap lulusan

akademi / universitas, suatu profesi tidak mutlak harus dijalankan oleh seorang

sarjana.Aplikasinya mencakup aspek-aspek yang lebih bersifat mental dari pada yang

bersifat manual work. Pekerjaan yang sudah menjadi profesi akan senantiasa

menggunakan teknik dan prosedur yang berpijak pada landasan intelektual yang

harus dipelajari secara terus- menerus, berencana, dan kemudian secara langsung

digunakan demi kemaslahatan (kepentingan atau faedah ) orang lain. Menurut Kamus

Besar Bahasa Indonesia, kata profesi berarti pekerjaan (kamus besar bahasa Indonesia

(28)

B. Pengertian Sekretaris

Ditinjau dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum yang

dalam Bahasa Latin berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata

secretaries dalam Bahasa Prancis, secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya

menjadi kata secretaries dalam Bahasa Belanda. Kata sekretaris dalam Bahasa

Indonesia diperkirakan diambil dari Bahasa Belanda.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sekretaris adalah seseorang atau

pegawai pengurus yang deserahi pekerjaan tulis menulis atau disebut juga penulis

atau panitera. Dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyimpan

korespondensi, menerima tamu-tamu.

Menurut Braum dan Portugal (Wursanto 2004:1), sekretaris adalah seorang

pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan

korespondensi, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya

mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak

kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas

kepala.

Menurut Fowler (Wursanto 2004:1) sekretaris adalah:

1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi,

pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya.

2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan untuk perserikatan

(29)

Maka dapat disimpulkan sekretaris adalah orang yang bertugas untuk membantu

pimpinan alam pelaksanaan tugas-tugas pimpinan secara efektif dalam bidang tata

usaha. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk

tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespendensi, tulis-menulis,

dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas

aktifitas manajemen lainnya.

Ada juga istilah sekretariat, yaitu tempat atau kantor di mana sekretaris

beserta para pembantunya bekerja. Sekretariat merupakan suatu unti bagian kerja

yang bertujuan memperlancar kerja dan kegiatan perusahaan, organisasi, lembaga,

baik secara keseluruhan maupun per bagian, dalam rangka mencapai tujuannya.

Macam atau ukuran sekretarit berbeda-beda, tergantung pada macam sekretaris dan

besar kecilnya perusahaan, organisasi, atau lembaga yang didukungnya.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Dekan mempunyai dua

orang sekretaris. Sekretaris I mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas

Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan sekretaris II mempunyai

tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas

perkantoran dan administrasi.

C. Jenis-Jenis Sekretaris

Peran dan tanggung jawab sekretaris tergantung kepada tuntutan dan

kebutuhan dari lembaga yang membutuhkan sekretaris tersebut. Untuk itu, terdapat

(30)

dapat dibedakan menjadi tiga bagian berdasarkan sudut peninjauanya, yaitu :

1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab

Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawab, sekretaris dapat

dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :

a. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan yang

bekerja tidak hanya atas perintah pimpinan namun juga memiliki wewenang untuk

melakukan fungsi manajerial seperti membuat rencana organisasi, melakukan

pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil

keputusan atas masalah yang dihadapi (Wursanto, 2004 : 2). Wewenang yang

dimiliki sekretaris organisasi lebih besar dari sekretaris pribadi.

Sekretaris Pribadi dibedakan menjadi dua, yaitu :

1) Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang dikerjakan atau digaji untuk membantu

menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya

(Wursanto, 2004 : 12).

2) Sekretaris Pimpinan adalah orang yang dipekerjakan oleh suatu lembaga untuk

membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas pimpinan agar

pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat (Wursanto, 2004 : 12).

Sekretaris pimpinan tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadi

pimpinan, tetapi bersifat kedinasan, dalam arti bahwa sekretaris merupakan

(31)

2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan

menjadi dua bagian, yaitu :

a. Sekretaris Junior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang

mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam

pelaksanaan tugasnya (Defenisi pengertian sekretaris :

http://gurulia.wordpress.com

b. Sekretaris Senior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja

dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan

sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang

sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman ( Definisi

pengertian sekretaris:

)

3. Berdasarkan spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan

Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaaan

disebut juga sekretaris bidang. Sekretaris Bidang adalah seseorang yang memiliki

atau memahami pengetahuan khusus pada bidang lain disamping memiliki

keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris (Wursanto, 2004 : 2).

Sekretaris bidang bisa juga telah memiliki keahlian dan pengetahuan pada bidang

tertentu, namun sengaja mempelajari juga bidang kesekretariatan.

Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka

(32)

Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas

Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas

Ekonomi USU.

Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka

tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi

USU. yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris I dan

sekretaris II. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin

atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris

mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan

harapan. Kedua sekrtaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam

bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.

D. Tugas Sekretaris.

Tugas skretaris dapat dibagi menjadi 3 kelompok yaitu :

1. Tugas Rutin

Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan,

praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan

sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan

prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu

perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin skretaris

(33)

b. Mengurus dan mengendalikan surat

c. Menata arsip atau berkas

d. Menerima dan melayani tamu

e. Menerima dan melayani telepon

f. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan

g. Mengirim dan menerima telegram dan facsimile

h. Membuat laporan.

2. Tugas Insidentil Sekretaris

Menurut Wursanto (2004 : 17) tugas insidentil sekretaris Syaitu tugas

pelaksanaan instruksi.

Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan.

Tugas pelaksanaan instruksi tersebut meliputi :

a. Menghadiri rapat yang tidak rutin

b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan

c. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat

d. Mengatur keuangan

e. Membuat perjanjian dan mengatur jadwal.

3. Tugas kreatif

Tugas kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas prakarsa atau inisiatif

(34)

bersifat kreatif tesebut meliputi :

a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap

b. Membuat nama-nama tamu yang sering berkunjung.

c. Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan.

d. Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu

e. Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan ruang kerja

f. Mengirim ucapan kepada klien

g. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.

Dalam hal ini, sekretaris dekan sangatlah benar-benar menjalankan tugasnya

seperti layaknya tugas asli sekretaris. Karena setiap hari sekretaris dekan rutin untuk

menyusun dan membuat surat yang diperlukan oleh dekan dan menerima tamu dan

melayani tamu yang ada keperluan yang menyangkut tentang dekan,baik menyangkut

hubungan dekan dengan pihak internal di kegiatan public relation maupun ke pihak

internal fakultas dan universitas.

Sekretaris dekan juga cepat tanggap dalam instruksi yang diberikan oleh dekan dan

sangat kreatif dalam menjalankan tugas,tanpa diminta dan disuruh oleh dekan,

sekretaris dekan sudah berinisiatif sendiri untuk menyusun daftar nama,mengatur

segala sesuatunya dan menyediakan perlengkapan.

(35)

dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika

profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang

menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun

dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama baik dari profesi tersebut

(Perkembangan etika profesi :http://rizal.blog.undip.ac.id

Etika profesi sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah yang

berupa batasan ataupun syarat yang dibuat dan harus diterapkan serta dihayati oleh

sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat

bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi (Faulina 2008 : 7). Hal-hal yang

termasuk kedalam etika profesi sekretaris :

). Sebuah profesi hanya dapat

memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional

tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat,

bilamana dalam diri para elit professional tersebut ada kesadaran kuat untuk

mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian

profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.

1. Tanggung jawab

2. Setia

3. Jujur

4. Dedikasi

Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah

(36)

memiliki sifat setia terhadap pekerjaan sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan

dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu sekretaris juga

mampu menunjukkan sifat-sifat baik kepada lingkungan organisasi yang dapat

mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan

baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penampilan diri yang

indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam berperilaku dan mempunyai

perhatian terhadap pekerjaannya.

Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang

cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris

untuk menjadi sekretaris professional. Syarat-syarat tersebut antara lain:

1. Sikap Kepribadian

Sikap Kepribadian sekretaris meliputi :

a. Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide

b. Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai dengan kondisi

c. Memiliki kesehatan yang baik

d. Menjaga kebersihan dan kepribadian diri

2. Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku

Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan

kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi bisnis dari

(37)

sekretaris yang harus dimiliki meliputi :

a. Sigap

Yaitu bersedia dan siapmendengarkan pengarahan,petunjuk, instruktur pimpinan,

dan pembicaraan rekan-rekan sekerja, menunjukan sikap tanggap, dan mau

menerima dan dapat mengerti tentang apa yang mereka katakan serta memahami

suasana pembicaraan mereka.

b. Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan

Harus semangat dalam hidup dan bekerja, karena yakin akan makna dan tujuannya

dan selalu melakukan pertimbangan terlebih dahulu sebelum bertindak.

c. Sopan

Bersikap hormat kepada siapa saja, termasuk pandai menanggapi orang lain.

d. Rendah hati

Bersikap rendah hati, bersedia menerima pujian, tetapi juga bersedia menerima

koreksi dan kritik. Pujian menjadi daya dorong untuk menjadi lebih baik. Koreksi

dan kritik dapat menjadi catatan, bahwa masih ada hal yang perlu diperbaiki dan

disempurnakan.

e. Memiliki tenggang rasa

Setiap orang mengharapkan kesabaran, kebaikan, belas kasihan orang lain. Sifat

toleran.tenggang rasa adalah sifat mau memperhitungkan kelemahan, kekurangan,

dan ketidaksempurnaan orang lain.

f. Menyenangkan dan memiliki rasa humor.

(38)

arah ke depan yang lebih jauh. Dengan melihat segi lain yang lucu, lebih positif

mencegah orang menjadi putus asa.

3. Kecakapan Pribadi

Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam

mengadakan hubungan antar manusia (human relation). Sekretaris perlu mempunyai

kemampuan dalam membina hubungan antar manusia karena sekreatris sehari-hari

tidak hanya berhubungan pimpinan dan para karyawan kantor, tetapi juga dengan

individu-individu yang mempunyai sifat dan kepentingan berbeda.

Adapun hal-hal yang perlu dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga

profesionalitasnya adalah :

a. Selalu menilai atau mengevaluasi hasil pekerjaannya, baik pekerjaan pribadi

maupun bawahannya

b. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama bawahan secara

organisator

c. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang

d. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan

e. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak

f. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi

(39)

Ekonomi USU harus mememiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta

pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi USU adalah lembaga

pendidikan terkemuka yang telah menghasilkan orang-orang yang memiliki kualitas

baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuan umum,

sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap wawasan yang dimiliki

seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah

pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan

kualitas kerja.

Di dalam Fakultas Ekonomi terdapat dua orang sekretaris yang bertanggung

jawab langsung kepada Dekan. Masing-masing skretaris mendapat pembagian tugas.

Sekretaris I bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan

kegiatan public relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal,

sedangkan sekretaris II bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang

berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak

internal fakultas dan universitas.

Sebenarnya tidak ada syarat tertulis mengenai syarat-syarat khusus yang harus

dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU, namun saat ini sekretaris

yang menduduki posisi sekretaris Dekan tersebut memiliki pendidikan

masing-masing S-1 dan S-2. Sedangkan ketrampilan khusus yang dimiliki oleh sekretaris

adalah mampu berbahasa Inggris baik secara lisan dan tulisan, karena sekretaris akan

membantu Dekan dalam menangani tugas public relation nya, menguasai Teknologi

(40)

tugas-tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan,

karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil wawancara langsung dengan Dekan.

Kualitas sekretaris Dekan yang ada saat ini tidak perlu diragukan lagi, karena saat ini

salah satu sekretaris Dekan telah menjadi staf pengajar pada Fakultas Ekonomi USU.

Ditambah lagi dengan pengalaman kerja yang cukup baik yaitu pernah bekerja di

salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Jakarta menjadi sekretaris

memiliki kemampuan dan keterampilan yang baik.

Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya sudah sangat baik

dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris.

Tetapi ada juga kendala yang kurang memuaskan, Misalnya, seperti kurang

perdulinya atau kurang tanggapnya Sekretaris Dekan terhadap mahasiswa yang ada

keperluan yang berhubungan di sekretaris Dekan. Contoh : meminta stempel,

meminta tanda tangan .

Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus mampu menunjukkan

etikanya sebagai sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab, sopan santun,

pandai bergaul dan ramah kepada setiap orang. Jadi, yang harus selalu diperhatikan

adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar

dapat terus membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dekan Fakultas

Ekonomi USU adalah orang penting yang memiliki beragam aktivitas yang selalu

berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat,

(41)

meningkatkan dan membantu segala pekerjaan yang berpegang pada profesionalitas.

Sekretari harus terampil dan teliti untuk menangani segala sesuatu yang terkadang

terabaikan oleh pimpinan. Karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan

yang bekerja kearah satu tujuan untuk mencapai tujuan organisasi.

F. Pelaksanaan Etika Sekretaris Dekan

Kode etik profesi dapat dilihat berdasarkan :

1. Sekretaris Profesional Internasional

Menyadari bahwa posisi kepercayaan etis membebankan kewajiban kepada

sekretaris untuk bertindak untuk kepentingan perusahaan, klien dan publik, anggota

Sekretaris Profesional Internasional telah dibentuk dan diresmikan empat standar

perilaku profesional dan tekad untuk dibimbing oleh mereka sebagai mewujudkan

cita-cita etika profesi mereka.

2. Kode Etik Sekretaris

Mengingat bahwa profesi sekretaris adalah suatu jabatan yang mengutamakan

kejujuran, kepercayaan, keluhuran budi dan keahlian, IKATAN SEKRETARIS

INDONESIA (ISI) menetapkan suatu kode etik bagi anggotanya untuk dapat

mempertinggi pengabdiannya kepada lingkungannya, masyarakat dan Negara

(42)

sekretaris dan menghormati Kode Etik ISI sebagai dasar untuk melaksanakan tugas

pengabdiannya kepada lingkungannya, masyarakat dan Negara.

Ditinjau dari kode etik Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara dalam melaksanakan tugas pengabdiannya maka dapat disimpulkan

bahwa Sekretaris Dekan dapat bekerja dengan baik dan professional hal ini dapat

dilihat dari sikap Sekretaris Dekan yang mampu menjunjung tinggi kehormatan,

kemuliaan dan nama baik profesi sekretaris, maksudnya sekretaris Dekan menjaga

sikap yang baik dalam bertutur kata baik, berbusana yang sopan dan menjaga nama

baik dan wibawa dirinya dari pandangan miring orang-orang. Sekretaris Dekan

menjadi mitra yang baik untuk dekan. Sekretaris Dekan juga meningkatkan mutu

profesi melalui pendidikan dan non formal dengan cara menyelenggarakan/mengikuti

seminar, panel diskusi dan ceramah.

Apabila ditinjau dari ketaatan Sekretaris Dekan dalam tingkat keprofesionalan

kerja maka dapat disimpulkan bahwa Sekretaris Dekan dapat bekerja secara

professional hal ini dilihat dari ketepatan waktu dalam memenuhi jam kerja,

Sekretaris Dekan cukup baik dalam melaksanakannya, ini terlihat dari kedatangan

sekretaris pada waktu jam masuk, jam istirahat dan jam keluar yang ditetapkan. Jika

ada sesuatu yang ingin dikerjakan di luar kantor sebelum jam pulang maka mereka

terlebih dahulu minta izin kepada atasannya dan setelah itu kembali pada jam yang

telah ditentukan. Jam kerja yang telah ditentukan tidak boleh dilanggar, jika dilanggar

(43)

kedisiplinan waktu yang dilakukan oleh sekretaris.

Ketepatan Sekretaris Dekan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan.

Dalam menyelesaikan tugas yang diberikan Sekretaris Dekan dapat

menyelesaikannya dengan baik dan tepat waktu karena mereka saling membantu satu

sama lain. Jika ada pekerjaan yang diberikan mereka akan langsung mengerjakan

dengan waktu yang telah ditentukan dapat selesai dengan baik. Pekerjaan itu

dilakukan dengan terlebih dahulu mengerjakan pekerjaan yang penting dan harus

diselesaikan dalam beberapa waktu, setelah itu mengerjakan pekerjaan yang biasa.

Ketepatan ini juga menunjukkan bahwa mereka tahu dan paham apa yang mereka

kerjakan dengan menggunakan sarana dan prasarana yang disediakan seperti

computer dan alat teknologi lainnya yang dapat mempermudah dan mempercepat

mereka dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaannya.

Tingkat keseriusan sekretaris Dekan dalam menyelesaikan tugas atau

pekerjaan Sekretaris Dekan kelihatan sangat serius, ini terlihat dari bagaimana

mereka mengerjakannya seperti yang dikatakan diatas, mereka terlebih dahulu

mengerjakan hal yang penting dengan tepat waktu, ketepatan waktu itu menunjukkan

bahwa mereka benar-benar serius dalam bekerja. Setelah pekerjaan mereka selesai

baru mereka boleh santai dalam mengerjakan yang lainnya. Banyaknya aktivitas yang

mereka kerjakan juga menunjukkan bahwa mereka bekerja dengan sungguh-sungguh,

kadang-kadang jika ada suatu pekerjaan yang harus cepat diselesaikan, mereka akan

memakai waktu istirahat makan siang mereka untuk menyelesaikan tugas tersebut.

(44)

dengan urusan kantor dan kampus, tidak ada pekerjaan yang diberikan dari atasan

yang bersifat pribadi.

Hubungan sekretaris Dekan dengan pegawai bagian lain juga terjalin dengan

baik. Sekretaris Dekan tidak hanya bekerjasama dengan sesama sekretaris saja tetapi

mereka juga membutuhkan bantuan bagian lain. Pekerjaan yang mereka kerjakan

tidak hanya berhubungan dengan sekretaris atau administrasi dan surat menyurat saja

tetapi juga hal lain yang berhubungan dengan kondisi kampus. Hubungan ini terlihat

ketika adanya pegawai lain yang datang keruangan sekretaris untuk meminta bantuan

atau menanyakan informasi kepada sekretaris atau ingin berhubungan langsung

dengan atasan mereka. Pegawai yang masuk ke ruangan itu juga mereka sambut

dengan baik dan terlihat mereka saling mengenal. Begitu juga sebaliknya, jika mereka

ada keperluan dengan pegawai lain maka mereka akan disambut dengan baik dan

adanya sapaan ketika mereka bertemu dan berpapasan dengan pegawai lain di tengah

jalan, bukan hanya ketika ada perlu saja. Itu menunjukkan adanya hubungan yang

(45)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan

yaitu sebagai berikut :

1. Terdapat dua orang sekretaris untuk membantu Dekan menangani

tugas-tugasnya, dan kedua sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada

dekan. Karena terdapat dua orang sekretaris Dekan, maka ada perbedaan

pembagian tugas. Sekretaris I bertugas membantu menangani tugas Dekan

berkaitan dengan kegiatan Public Relation atau menyangkut hubungan Dekan ke

pihak internal, sedangkan sekretaris II bertugas untuk membantu menangani

tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut

hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas.

2. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU termasuk kedalam golongan sekretaris

pimpinan karena sekretaris bekerja untuk membantu pimpinan dalam

menyelesaikan tugasnya. Sekretaris Dekan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa

harus menunggu instruksi. Sekretaris juga mampu menciptakan hubunngan

kerjasama yang baik dan saling menghormati dalam bekerja.

3. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU mampu menunjukkan etikanya sebagai

sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab dan berdedikasi terhadap

pekerjaannya, ramah, sopan, pandai bergaul, menjaga penampilan fisik dan

(46)

4. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus memiliki keterampilan dan

pengetahuan yang luas, mampu berbahasa Inggris dengan baik, menguasai

teknologi informasi dan mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan

karena tugasnya dalam membantu Dekan tidak hanya berhubungan dengan pihak

internal fakultas maupun pihak eksternal.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang tejadi pada

Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang

mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dengan

cara selalu melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh

2. Sekretaris Dekan sebaiknya lebih perduli atau lebih cepat tanggap lagi kepada

mahasiswa yang ingin berurusan di sekretaris Dekan

3. Sekretaris dapat meningkatkan perannya menjadi penghubung antara Dekan dan

bawahannya dengan cara menyampaikan surat dan informasi ke setiap bagian

(47)

DAFTAR PUSTAKA

Faulina. 2008. Hand Out Etika Profesi. Politeknik Negeri Medan.

Ratnawati, Eti dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Aditya Media.

Rizal. 2009. Perkembangan Etika Profesi . Semarang

Rismawaty. 2008. Kepribadian dan Etika Profesi. Yogyakarta : Gajah Mada Univercity Press

Rudito, Bambang. 2007. Etika Bisnis. Bandung : Rekayasa Sians

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia

Sudirjo, Prayudi. 1982. Defenisi Pengertian Sekretaris. Edisi 1. Jakarta. http:gurulia.wordpress.com

Sugondo, Dandi. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Edisi 3. Jakarta. http://www.sms-anda.com

Surna, Nyoman. Makalah 1990. Etika Profesi. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

Gambar

Tabel 1. 1 Jadwal Kegiatan Penelitian

Referensi

Dokumen terkait

Isikanlah secara rinci form yang sudah disediakan dengan benar agar orang lain (pengunjung blog) dapat mengenal diri anda lebih dekat dan jika suatu saat

[r]

(2) Modal dasar sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1 ) pasal ini, pemenuhan jumlah modal disektor yang merupakan penyertaan saham pemerintah Provinsi Riau dan pihak lain

Rangkaian alat ukur ini menggunakan IC LM 324 dimana fungsi dari IC ini untuk penguat sinyal dan pembanding dimana LED akan menyala berwarna kuning berarti air garam dalam

Untuk pembuatan JIP input yang diperlukan adalah data permintaan satu tahun sebelumnya yang diperoleh dari perusahaan, kemudian diramalkan terlebih dahulu dengan metode peramalan

Seluruh para dosen dan karyawan di Fakultas Geografi, yang telah banyak merepotkan dari hal – hal kecil dan besar, saya ucapkan banyak terima kasih untuk pencapaian

a) Pada langkah awal peneliti menyampaikan tujuan pembelajaran dan indikator yang harus dipahami dan dicermati siswa. b) Peneliti menjelaskan gradien beserta sifat-sifatnya

Penelitian ini bertujuan untuk 1) mengetahui hasil belajar siswa yang diajarkan dengan menggunakan model pembelajaran Make a Match pada sub materi sistem indera