Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai pelaksanaan etika profesi sekretaris Dekan.
BAB II
PROFIL ORGANISASI/INSTANSI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud Republik Indonesia No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. PAAP kemudian menjadi
program Diploma Tiga (D-III) dengan tiga program studi, yaitu DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen Dikti No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi : a) Departemen Ekonomi Pembangunan b) Departemen Manajemen
c) Departemen Akuntansi
Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi : a) Program Studi Keuangan
b) Program Studi Akuntansi c) Program Studi Kesekretariatan
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU memiliki 12 fakultas. Dasar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi USU berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi & Personalia
Dilihat dari pengertiannya struktur organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari
departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan unutk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuyk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung jawabnya.
Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut:
Tat
Subbag Umum dan Perlengkapan, Sekretaris Dekan Subbag Pendidi kan
Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Depa
Dosen Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstension DIII Keuangan DIII Kesekretariatan Dosen Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi Ekonomi Pembanguna Reguler Ekonomi Pembanguna Ekstension
A. Job Description Pada Fakultas Ekonomi USU
Dekan
Dekan merupakan pimpinan atau atasan dari Fakultas. Adapun tugas dari Dekan, yakni :
1. Memimpin penyelenggaraan pendidikan. 2. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
3. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi Fakultas.
4. Mendisposisi surat-surat masuk.
5. Menandatangani skripsi dan tugas akhir mahasiswa. 6. Menandatangani surat keluar.
7. Menghadiri acara-acara seminar yang mendukung dengan kemajuan di dunia perguruan tinggi.
8. Bertanggung jawab kepada Rektor.
Sekretaris Dekan :
1. Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda. 2. Membuat/menulis nomor surat keluar.
3. Menjadwal kegiatan Dekan.
4. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.
5. Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan. 6. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan.
8. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain. 9. Mengetik surat keluar.
10. Menerima telepon. 11. Menerima fax.
12. Memproses program Dekan dan tim (konsentrasi tugas oleh Esa Setiana, M.Si). 13. Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan,
Sekretaris, dan Ruang Rapat Dekan.
B. Kegiatan Fakultas Ekonomi USU
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin,
dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan organisasi
adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga sering dilaksanakan fakultas,contohnya : mengadakan pengajian,paskah,halal bilhalal,dan penyambutan tahun baru. Para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam
menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
D. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Etika dan Profesi
Etika berasal dari bahasa Yunani, yaitu “ethicos” yang berarti wakat kesusilaan, kebiasaan (custom), karakter (character) atau adat. Dengan demikian menurut pengertian yang asli, yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan masyarakat. Kemudian lambat laun pengertian ini berubah, bahwa etika adalah suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik. Menurut. Wursanto (1987:16) Etika merupakan cabang filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan dan persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesusilaan, dan kadang-kadang orang memakai istilah. Etika akan berkaitan dengan konsep yang dimiliki oleh individu ataupun kelompok untuk menilai apakah tindakan-tindakan yang telah dikerjakannya itu salah atau benar, buruk atau baik. Etika bagi seseorang terwujud dalam kesadaran moral yang memuat keyakinan benar dan tidak atas sesuatu.
Perasaan yang muncul bahwa ia akan salah bila melakukan sesuatu yang diyakininya tidak benar berdasarkan norma-norma moral dan perasaan self-respect (menghargai diri) bila ia meninggalkannya. Etika kerja bertujuan untuk mengatur tata krama aktifitas karyawan agar mencapai tingkat efisiensi dan produktivitas yang maksimal, sehingga akan diperoleh sekretaris yang benar-benar sekretaris yaitu mereka yang mampu menumbuhkan citra (image) yang baik dan menyenangkan dan bukan saja
dari atasannya, tetapi juga citra dari seluruh pimpinan perusahaan. Etika dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu :
1. Etika sebagai ilmu, yang merupakan kumpulan tentang kebijakan,tentang penilaian dari perbuatan seseorang.
2. Etika dalam arti perbuatan, yaitu perbuatan kebajikan. Misalnya seseorang dikatakan etis apabila orang itu telah berbuat kebajikan.
3. Etika sebagai filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan, persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesulitan.
Menurut Wursanto (2004:20) Profesi diartikan sebagai pekerjaan yang memerlukan pendidikan lanjut dalam bidang sains dan teknologi yang digunakan sebagai bahan dasar untuk mengiplemenatasi dalam berbagai kegiaatan yang bermanfaat. Profesi adalah suatu bidang kegiatan yang dijalankan oleh seseorang dan merupakan sumber nafkah bagi dirinya (Perkembangan etika profesi :http://rizal.blog.undip.ac.id). Meskipun lazimnya profesi dikaitkan dengan tarap lulusan akademi / universitas, suatu profesi tidak mutlak harus dijalankan oleh seorang sarjana.Aplikasinya mencakup aspek-aspek yang lebih bersifat mental dari pada yang bersifat manual work. Pekerjaan yang sudah menjadi profesi akan senantiasa menggunakan teknik dan prosedur yang berpijak pada landasan intelektual yang harus dipelajari secara terus- menerus, berencana, dan kemudian secara langsung digunakan demi kemaslahatan (kepentingan atau faedah ) orang lain. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata profesi berarti pekerjaan (kamus besar bahasa Indonesia
B. Pengertian Sekretaris
Ditinjau dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum yang dalam Bahasa Latin berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretaries dalam Bahasa Prancis, secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam Bahasa Belanda. Kata sekretaris dalam Bahasa Indonesia diperkirakan diambil dari Bahasa Belanda.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sekretaris adalah seseorang atau pegawai pengurus yang deserahi pekerjaan tulis menulis atau disebut juga penulis atau panitera. Dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyimpan korespondensi, menerima tamu-tamu.
Menurut Braum dan Portugal (Wursanto 2004:1), sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas kepala.
Menurut Fowler (Wursanto 2004:1) sekretaris adalah:
1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya.
2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan untuk perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat terutama yang
Maka dapat disimpulkan sekretaris adalah orang yang bertugas untuk membantu pimpinan alam pelaksanaan tugas-tugas pimpinan secara efektif dalam bidang tata usaha. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespendensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen lainnya.
Ada juga istilah sekretariat, yaitu tempat atau kantor di mana sekretaris beserta para pembantunya bekerja. Sekretariat merupakan suatu unti bagian kerja yang bertujuan memperlancar kerja dan kegiatan perusahaan, organisasi, lembaga, baik secara keseluruhan maupun per bagian, dalam rangka mencapai tujuannya. Macam atau ukuran sekretarit berbeda-beda, tergantung pada macam sekretaris dan besar kecilnya perusahaan, organisasi, atau lembaga yang didukungnya.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Dekan mempunyai dua orang sekretaris. Sekretaris I mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan sekretaris II mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran dan administrasi.
C. Jenis-Jenis Sekretaris
Peran dan tanggung jawab sekretaris tergantung kepada tuntutan dan kebutuhan dari lembaga yang membutuhkan sekretaris tersebut. Untuk itu, terdapat pembagian terhadap jenis-jenis sekretaris. Menurut Sunarto (2006 : 2) Sekretaris
dapat dibedakan menjadi tiga bagian berdasarkan sudut peninjauanya, yaitu : 1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawab, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan yang bekerja tidak hanya atas perintah pimpinan namun juga memiliki wewenang untuk melakukan fungsi manajerial seperti membuat rencana organisasi, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas masalah yang dihadapi (Wursanto, 2004 : 2). Wewenang yang dimiliki sekretaris organisasi lebih besar dari sekretaris pribadi.
Sekretaris Pribadi dibedakan menjadi dua, yaitu :
1) Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang dikerjakan atau digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya (Wursanto, 2004 : 12).
2) Sekretaris Pimpinan adalah orang yang dipekerjakan oleh suatu lembaga untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas pimpinan agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat (Wursanto, 2004 : 12). Sekretaris pimpinan tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadi pimpinan, tetapi bersifat kedinasan, dalam arti bahwa sekretaris merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
a. Sekretaris Junior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya (Defenisi pengertian sekretaris : http://gurulia.wordpress.com
b. Sekretaris Senior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman ( Definisi pengertian sekretaris:
)
3. Berdasarkan spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan
Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaaan disebut juga sekretaris bidang. Sekretaris Bidang adalah seseorang yang memiliki atau memahami pengetahuan khusus pada bidang lain disamping memiliki keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris (Wursanto, 2004 : 2). Sekretaris bidang bisa juga telah memiliki keahlian dan pengetahuan pada bidang tertentu, namun sengaja mempelajari juga bidang kesekretariatan.
Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan.
Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi USU.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU. yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris I dan sekretaris II. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekrtaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.
D. Tugas Sekretaris.
Tugas skretaris dapat dibagi menjadi 3 kelompok yaitu : 1. Tugas Rutin
Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan, praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin skretaris mencakup yaitu :
b. Mengurus dan mengendalikan surat c. Menata arsip atau berkas
d. Menerima dan melayani tamu e. Menerima dan melayani telepon f. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
g. Mengirim dan menerima telegram dan facsimile h. Membuat laporan.
2. Tugas Insidentil Sekretaris
Menurut Wursanto (2004 : 17) tugas insidentil sekretaris Syaitu tugas pelaksanaan instruksi.
Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan. Tugas pelaksanaan instruksi tersebut meliputi :
a. Menghadiri rapat yang tidak rutin b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan c. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat d. Mengatur keuangan
e. Membuat perjanjian dan mengatur jadwal.
3. Tugas kreatif
Tugas kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas prakarsa atau inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya. Tugas yang
bersifat kreatif tesebut meliputi :
a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap b. Membuat nama-nama tamu yang sering berkunjung.
c. Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan.
d. Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu
e. Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan ruang kerja f. Mengirim ucapan kepada klien
g. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
Dalam hal ini, sekretaris dekan sangatlah benar-benar menjalankan tugasnya seperti layaknya tugas asli sekretaris. Karena setiap hari sekretaris dekan rutin untuk menyusun dan membuat surat yang diperlukan oleh dekan dan menerima tamu dan melayani tamu yang ada keperluan yang menyangkut tentang dekan,baik menyangkut hubungan dekan dengan pihak internal di kegiatan public relation maupun ke pihak internal fakultas dan universitas.
Sekretaris dekan juga cepat tanggap dalam instruksi yang diberikan oleh dekan dan sangat kreatif dalam menjalankan tugas,tanpa diminta dan disuruh oleh dekan, sekretaris dekan sudah berinisiatif sendiri untuk menyusun daftar nama,mengatur segala sesuatunya dan menyediakan perlengkapan.
dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama baik dari profesi tersebut (Perkembangan etika profesi :http://rizal.blog.undip.ac.id
Etika profesi sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah yang berupa batasan ataupun syarat yang dibuat dan harus diterapkan serta dihayati oleh sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi (Faulina 2008 : 7). Hal-hal yang termasuk kedalam etika profesi sekretaris :
). Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.
1. Tanggung jawab 2. Setia
3. Jujur 4. Dedikasi
Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah menunjukkan etika profesi sekretaris melalui sifat-sifat yang dimiliki. Sekretaris
memiliki sifat setia terhadap pekerjaan sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu sekretaris juga mampu menunjukkan sifat-sifat baik kepada lingkungan organisasi yang dapat mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penampilan diri yang
