BAB III PEMBAHASAN
E. Etika Profesi Sekretaris
dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama baik dari profesi tersebut (Perkembangan etika profesi :http://rizal.blog.undip.ac.id
Etika profesi sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah yang berupa batasan ataupun syarat yang dibuat dan harus diterapkan serta dihayati oleh sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi (Faulina 2008 : 7). Hal-hal yang termasuk kedalam etika profesi sekretaris :
). Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.
1. Tanggung jawab 2. Setia
3. Jujur 4. Dedikasi
Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah menunjukkan etika profesi sekretaris melalui sifat-sifat yang dimiliki. Sekretaris
memiliki sifat setia terhadap pekerjaan sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu sekretaris juga mampu menunjukkan sifat-sifat baik kepada lingkungan organisasi yang dapat mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penampilan diri yang indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam berperilaku dan mempunyai perhatian terhadap pekerjaannya.
Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris untuk menjadi sekretaris professional. Syarat-syarat tersebut antara lain:
1. Sikap Kepribadian
Sikap Kepribadian sekretaris meliputi :
a. Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide
b. Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai dengan kondisi c. Memiliki kesehatan yang baik
d. Menjaga kebersihan dan kepribadian diri
2. Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku
Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi bisnis dari pimpinan atau pejabat dari kantor lain. Oleh sebab itu diperlukan sikap, kebiasaan
sekretaris yang harus dimiliki meliputi : a. Sigap
Yaitu bersedia dan siapmendengarkan pengarahan,petunjuk, instruktur pimpinan, dan pembicaraan rekan-rekan sekerja, menunjukan sikap tanggap, dan mau menerima dan dapat mengerti tentang apa yang mereka katakan serta memahami suasana pembicaraan mereka.
b. Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan
Harus semangat dalam hidup dan bekerja, karena yakin akan makna dan tujuannya dan selalu melakukan pertimbangan terlebih dahulu sebelum bertindak.
c. Sopan
Bersikap hormat kepada siapa saja, termasuk pandai menanggapi orang lain. d. Rendah hati
Bersikap rendah hati, bersedia menerima pujian, tetapi juga bersedia menerima koreksi dan kritik. Pujian menjadi daya dorong untuk menjadi lebih baik. Koreksi dan kritik dapat menjadi catatan, bahwa masih ada hal yang perlu diperbaiki dan disempurnakan.
e. Memiliki tenggang rasa
Setiap orang mengharapkan kesabaran, kebaikan, belas kasihan orang lain. Sifat toleran.tenggang rasa adalah sifat mau memperhitungkan kelemahan, kekurangan, dan ketidaksempurnaan orang lain.
f. Menyenangkan dan memiliki rasa humor.
arah ke depan yang lebih jauh. Dengan melihat segi lain yang lucu, lebih positif mencegah orang menjadi putus asa.
3. Kecakapan Pribadi
Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam mengadakan hubungan antar manusia (human relation). Sekretaris perlu mempunyai kemampuan dalam membina hubungan antar manusia karena sekreatris sehari-hari tidak hanya berhubungan pimpinan dan para karyawan kantor, tetapi juga dengan individu-individu yang mempunyai sifat dan kepentingan berbeda.
Adapun hal-hal yang perlu dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga profesionalitasnya adalah :
a. Selalu menilai atau mengevaluasi hasil pekerjaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya
b. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama bawahan secara organisator
c. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang d. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan
e. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak f. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi
Ekonomi USU harus mememiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi USU adalah lembaga pendidikan terkemuka yang telah menghasilkan orang-orang yang memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuan umum, sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap wawasan yang dimiliki seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.
Di dalam Fakultas Ekonomi terdapat dua orang sekretaris yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Masing-masing skretaris mendapat pembagian tugas. Sekretaris I bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan kegiatan public relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal, sedangkan sekretaris II bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas.
Sebenarnya tidak ada syarat tertulis mengenai syarat-syarat khusus yang harus dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU, namun saat ini sekretaris yang menduduki posisi sekretaris Dekan tersebut memiliki pendidikan masing-masing S-1 dan S-2. Sedangkan ketrampilan khusus yang dimiliki oleh sekretaris adalah mampu berbahasa Inggris baik secara lisan dan tulisan, karena sekretaris akan membantu Dekan dalam menangani tugas public relation nya, menguasai Teknologi Informasi, memiliki pengetahuan dan wawasan yang cukup luas, memahami
tugas-tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan, karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil wawancara langsung dengan Dekan. Kualitas sekretaris Dekan yang ada saat ini tidak perlu diragukan lagi, karena saat ini salah satu sekretaris Dekan telah menjadi staf pengajar pada Fakultas Ekonomi USU. Ditambah lagi dengan pengalaman kerja yang cukup baik yaitu pernah bekerja di salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Jakarta menjadi sekretaris memiliki kemampuan dan keterampilan yang baik.
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. Tetapi ada juga kendala yang kurang memuaskan, Misalnya, seperti kurang perdulinya atau kurang tanggapnya Sekretaris Dekan terhadap mahasiswa yang ada keperluan yang berhubungan di sekretaris Dekan. Contoh : meminta stempel, meminta tanda tangan .
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus mampu menunjukkan etikanya sebagai sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab, sopan santun, pandai bergaul dan ramah kepada setiap orang. Jadi, yang harus selalu diperhatikan adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat terus membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dekan Fakultas Ekonomi USU adalah orang penting yang memiliki beragam aktivitas yang selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan. Karena tidak ada waktu lagi untuk
meningkatkan dan membantu segala pekerjaan yang berpegang pada profesionalitas. Sekretari harus terampil dan teliti untuk menangani segala sesuatu yang terkadang terabaikan oleh pimpinan. Karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja kearah satu tujuan untuk mencapai tujuan organisasi.
