BAB III PEMBAHASAN
C. Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi
Tanggung jawab sama artinya dengan kewajiban, dimana kewajiban itu adalah hal yang harus dilakukan. Tanggung jawab sekretaris organisasi atau corporate secretary adalah melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya, sekretaris organisasi atau corporate secretary harus melaksanakan semua pekerjaan yang telah ditetapkan dalam uraian tugas pekerjaannya. Yang paling utama adalah sekretaris organisasi atau corporate secretary bertanggung jawab terhadap dirinya sendiri dimana sekretaris harus selalu berupaya untuk mengembangkan dirinya kearah yang lebih berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri, sekretaris organisasiatau corporate secretary diharapkan dapat tampil dengan tampilan yang prima dalam melaksanakan tanggung jawab.
Sekretaris organisasi atau corporate secretary memiliki sikap profesional tentu menyadari bahwa tanggung jawabnya harus dilaksanakan secara cermat, teliti, dan rapi (detail minded).
Selama pimpinan tidak ditempat, sekretaris organisasi atau corporate secretary hendaknya memiliki tanggung jawab yang lebih dibandingkan dengan apabila pimpinan ada di tempat. Bahkan tidak mustahil, sekretaris organisasi atau corporate secretary justru harus masuk kantor pada hari libur untuk menangani sesuatu masalah yang memang sangat dibutuhkan oleh pimpinan.
Menurut Mustikawati (2010:15) tanggung jawab sekretaris organisasi atau corporate secretary dapat diwujudkan antara lain dalam hal :
1. Pekerjaan rutin tetap dikerjakan dengan lancar.
2. Apabila ada kesulitan sehubungan dengan penyelesaian suatu pekerjaan, tanyakan kepada pejabat yang telah ditunjuk untuk menggantikan pimpinan selama pimpinan tidak ada di tempat.
3. Dapat memberikan informasi yang dibutuhkan kepada semua pihak guna kelancaran penyelesaian pekerjaan.
Menurut Ratnawati (2006:35) selain sekretaris organisasi atau corporate secretary bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility ( Tanggung Jawab Individu )
Sekretariat bertanggung jawab terhadap diri sendiri dan upaya pengembangan kearah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari antara lain :
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari perusahaan pimpinan secara jelas dan akurat. c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. 2. Internal Responsibility ( Tanggung Jawab dalam Perusahaan )
Sekretariat bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas yaitu :
a. Mengelola sumber daya perusahaan termasuk keuangan.
b. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan. e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor. 3. Networking Responsibility ( Tanggung Jawab Cabang Perusahaan )
Tanggung jawab sekretaris organisasi atau corporate secretary untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh perusahaan.
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat sekretariat bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris organisasi atau corporate secretary, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris organisasi berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris organisasi mempunyai wewenang. Jadi sekretaris organisasi harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Menurut Thomas dalam Ratnawati (2006:20) Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh Sekretaris organisasi atau corporate secretary :
a. Sekretaris organisasi atau corporate secretary tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi izin. b. Sekretaris organisasi atau corporate secretary tidak boleh membocorkan rahasia
usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris organisasi atau corporate secretary tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat izin dari pimpinan.
d. Sekretaris organisasi atau corporate secretary harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.
Selain tugas dan tanggung jawab yang telah dijelaskan di atas, sekretaris organisasi atau corporate secretary harus mempunyai kemampuan untuk menerapkan fungsi manajemen, agar dengan demikian pelaksanaan tugasnya dapat terlaksana secara efisien dan efektif. Yang dimaksud efisien adalah : kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar (doing the things right). Efisien dihitung dengan membandingkan antara input yang
dipergunakan dengan output yang dihasilkan. Dengan demikian sekretaris organisasi atau corporate secretary yang efisien adalah corporate secretary yang mampu meminimumkan penggunaan input untuk mencapai outuput tertentu. Efektif adalah kemampuan untuk menetapkan tujuan yang tepat atau kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things). Efektifitas dapat dinilai dari pemenuhan atau realisasi tujuan atau dari output suatu tugas. Misalnya, efektifitas kerja seorang sekretaris organisasi atau corporate secretary dapat dinilai dari seberapa jauh unit kerjanya mampu memenuhi target pekerjaan hariannya, baik dalam hal kuantitas maupun kualitas output yang dihasilkan.
Menurut Mulyamah dalam Mustikawati (2010:4) menyatakan bahwa pengertian efisiensi kerja yaitu merupakan suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau dengan perkataan lain penggunaan sebenarnya.
Menurut Saiman (2002:52) yang menyatakan bahwa efisiensi kerja sekretaris organisasi atau corporate secretary yaitu merupakan keseimbangan atau perbandingan terbalik dalam penggunaan tenaga, pikiran, kemampuan dan segala fasilitas yang diperlukan guna mewujudkan volume kerja yang optimal pada waktu yang telah ditetapkan.
Menurut SP.Hasibuan dalam Ratnawati (2006:55) efisiensi adalah sesuatu yang kita kerjakan berkaitan dengan menghasilkan hasil yang optimal dengan tidak membuang banyak waktu dalam proses pekerjaannya.Efisien tetapi tidak efektif berarti baik dalam memanfaatkan sumber daya ( input ) tetapi tidak mencapai sasaran. Sebaliknya, efektif tetapi tidak efisien berarti dalam mencapai sasaran menggunakan sumber daya berlebihan atau lajim dikatakan ekonomi biaya tinggi. Efisien harus selalu bersifat kuantitatif dan dapat diukur ( measurable ), sedangkan efektif mengandung pula pengertian kualitatif.
Dari pengertian efisiensi kerja sekretaris organisasi atau corporate secretary tersebut diatas bahwa efisiensi kerja menunjukkan tentang tenaga, pikiran dan kemampuan yang seminimal mungkin, karena penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan yang tidak tepat dan berlebihan akan mengakibatkan kerugian pada sekretaris organisasi atau corporate secretary, sementara pekerjaan sekretaris organisasi atau corporate secretary merupakan pekerjaan yang bersifat terus-menerus, termasuk pada penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan dalam manajerial para bawahan.
Efisiensi kerja dalam menggunakan masukan (input) akan menghasilkan produktivitas yang tinggi, yang merupakan tujuan dari setiap organisasi apapun bidang kegiatannya, apabila efisiensi selalu diartikan sebagai penghematan karena bisa mengganggu operasi, sehingga pada gilirannya akan mempengaruhi hasil akhir, karena sasarannya tidak tercapai dan produktivitasnya juga tidak akan setinggi yang diharapkan. Penghematan sebenarnya hanya dari efisiensi, persepsi yang tidak tepat mengenai efisiensi dengan menganggap semata-mata sebagai penghematan sama halnya dengan penghayatan yang tidak tepat mengenai Program Pengurangan Biaya, yang sebaliknya dipandang sebagai Program Perbaikan Biaya yang berarti mengefektifkan biaya.
Efisiensi kerja dikaitkan dengan manajemen, yang mengukur bagaimana sesuatu dapat dilakukan sebaik-baiknya. Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa efektifitas kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan. Artinya, apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak sangat tergantung pada bilamana tugas itu diselesaikan, dan tidak terutama menjawab pertanyaan bagaimana cara melaksanakannya dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu.
Di dalam suatu organisasi perusahaan ada sistem atau aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh manajemen organisasi perusahaan tersebut yang berlaku bagi karyawan atau
karyawati yang bekerja di perusahaan tersebut. Dimana dari sistem atau aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan harus dipatuhi oleh karyawan atau karyawati yang bekerja di perusahaan tersebut. Dengan telah ditetapkannya sistem atau aturan-aturan di perusahaan yang berlaku bagi karyawan atau karyawati yang bekerja di perusahaan tersebut, namun terkadang banyak karyawan atau karyawati yang bekerja di perusahaan tersebut, hanya sebagian dari karyawan atau karyawati yang mematuhi peraturan tersebut. Oleh karena itu, sekretaris organisasi atau corporate Secretary yang professional agar pekerjaannya menjadi efisien, maka sekretaris organisasi atau corporate Secretary sebelumnya dapat mengkonsep dan mencetak formulir siap pakai, dengan pengertian lain tidak di konsep beruang-ulang sehingga tidak efisien.
Formulir-formulir tersebut antara lain seperti :
a. Formulir peringatan perusahaan terhadap karyawan,yaitu digunakan sebagai antisipasi bagi karyawan yang menyimpang dari system atau aturan-aturan perusahan tersebut. b. Formulir perubahan atau perpindahan jabatan karyawan,yaitu bagi setiap karyawan
yang memiliki prestasi dalam pekerjaannya.
c. Formulir Interview,yaitu digunakan untuk penyeleksian rekrutmen karyawan. d. Formulir evaluasi penilaian karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut.
Selain mempergunakan formulir-formulir yang penulis uraikan sebelumnya, efisiensi khususnya pada biaya dapat diciptakan dengan cara menyederhanakan atau menggabungkannya,misalnya dalam hal struktur organisasi. Sebagai sekretaris organisasi atau corporate Secretary, tidaklah mungkin untuk dapat mengingat sedemikian banyak aktifitas perkantoran yang harus di kerjakan setiap hari, termasuk pengaturan janji temu bisnis ( bussunesappointment ), janji pimpinan kepada kliennya. Untuk menghindari adanya kelupaan yang berdampak terjadinya seperti tidak efisien, tidak efektif, dan tidak produktif
atas kinerja yang telah dirancang sedemikian rupa, maka seorang sekretaris organisasi atau corporate secretary dapat menyiapkan agenda.
