TUGAS AKHIR
ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA BAGIAN SEKR ETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH:
NELLA CHRISTINE MARLITA SIMBOLON 082103063
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
NAMA : NELLA CHRISTINE MARLITA SIMBOLON LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NIM : 082103063
PROGRAM STUDI : D III KESEKR ETARIATAN
JUDUL : ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS
TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Tanggal: …... 2011 Ketua Prog ram Studi D-III Kesekretariatan
(
NIP. 19741012 200003 2 003 Dr. Beby K. Fawzeea, SE, MM)
Tanggal: ... 2011 Dekan Fakultas Ekonomi USU
(
PEN ANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : NELLA CHRISTINE MARLITA SIMBOLON
NIM : 082103063
PROGRAM STUDI : D III KESEKR ETARIATAN
JUDUL : ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS
TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Medan, 2011 Menye tujui, Dosen Pembimbing
KATA PENGAN TAR
Terpuj ilah Tuhan Yesus Kristus yang memberikan Kasih dan berkat Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Eko nomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATER A UTARA”
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.
Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebe sar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Eko nomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.
5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tuaku, Bapak E.Simbolon dan Ibu J. Simanjuntak yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Tuhan Yesus Kristus selalu melimpahkan Kasih dan berkatNya kepada mereka.
7. Adik-adikku Tina Monalisa Claudia Simbolon, Jennefer Fransiska Simbolon, Ruth Oktavia Simbo lon, dan Jeremi Rinaldi Simbo lon. Terima kasih atas dukungan da n doa yang menjadi semangat bagi penulis.
8. Buat abang-abang angkatku, Roland G.P Simbolon, Aron Frayer Sitor us, Jubail P. Marpaung, Dahran M Marpaung, dan Chandra Aritonang yang memberi semangat dan motivasi untuk menjalani semua proses studi penulis. 9. Buat Sahabat-sahabatku Lani Regina Brahmana, Flora Monalisa Lumban
Siregar, Grace L. Tobing, Tommy M. Pasaribu, Eva Valentine. Terima kasih buat dukungan da n motivasi yang ka lian be rika n.
10. Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008. Dian Maya Sari, Syahraini, Ropeska, N ingsih, Marynanie, Grace Gultom, serta seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan lainnya. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
11.Teman-teman seperjuangan selama magang Kelompok 09 : Flora Simanjuntak, N uda, Rina,Tuti, Maya dan Pida. Lebih dari sepuluh minggu kita lewati bersama, banyak cerita suka dan duka yang kita hadapi. Aku akan selalu mengenang saat-saat bersama kalian.
Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.
Medan, 12 Maret 2011 Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGAN TAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A.Latar Belakang... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C.Tujuan Penelitian ... 3
D.Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Kegiatan... 4
F. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL INSTANSI ... 7
A.Sejarah Ringkas Fakultas Eko nomi USU ... 7
B. Tujuan Umum Pendidika n Tinggi ... 9
C.Strukt ur Organisasi da n Personalia ... 10
D.Uraian Tugas ... 15
E. Kinerja Organisasi ... 21
F. Rencana Kegiatan ... 22
BAB III PEMBAHASAN ... 25
A.Pengertian Etike t ... 25
B.Pengertian Sekretaris ... 26
C.Macam- macam Sekretaris ... 28
D.Peranan Sekretaris ... 31
E. Tugas Sekretaris ... 32
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 45
A.Kesimpulan ... 45
B. Saran ... 46
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi ... 12
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia be rgaul. S istem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling menghormati dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata krama, protokoler dan lain- lain. Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan masing- masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak- hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etiket di masyarakat.
Istilah etiket berasal dari bahasa Perancis “Etiquette”, yang berarti kartu undangan, yang pada awalnya biasa dipakai raja-raja Perancis bila mengadakan pesta. Dewasa ini istilah etiket lebih menitikberatkan pada cara-cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara menerima tamu dirumah maupun di kantor dan sopan santun lainnya. Jadi, etiket adalah aturan sopan santun dalam pergaulan.
profesionalisme seorang sekretaris. Kons istensi dalam mengimplementasi etiket akan menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.
Oleh karena itu, sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etiket kerja pada saat memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau masyarakat yang memerlukannya. Tanpa etiket kerja apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah pekerjaan yang mencari nafkah biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan akan berakhir dengan tidak adanya lagi respek yang pantas diberikan kepada profesi tersebut.
Didalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak menghadapi masalah baik dari dirinya sendiri maupun orang lain yang sering bertemu dikantor maupun diluar dengan berbagai suku, agama, daerah dan karakter yang berbeda-beda. Untuk itulah sekretaris harus mampu menent uka n apa yang harus dia lakuka n.
Seorang sekretaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan dengan segala kemampuan dan keterampilan yang d ia miliki. Tetapi bukan hanya itu saja, seorang sekretaris juga harus memiliki etiket khususnya dalam hal pelayanan terhadap tamu.
Pentingnya etiket pada seorang penyandang profesi sekretaris bertujuan untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya yang diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika etiket tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran dalam melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk memilih judul “ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA
BAGIAN SEKR ETARAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”
B. Perumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah :
Untuk mengetahui etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Eko nomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah:
1. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai pelaksanaan etiket kerja seorang sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris. 2. Bagi organisasi, memberikan bahan masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan dalam pelaksanaan etiket kerja serketaris, terutama pada pelayanan tamu.
3. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan, dan refrensi tentang pelaksanaan etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu.
E. Jadwal Kegiatan
Tabel 1. 1 Jadwal Kegiatan Penelitian
No Kegiatan Februari
Maret I II III IV I II III IV 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan
F. Sistematika Penulisan
Luas pembahasan Tugas Akhir ini dibagi dalam Empat (4) Bab yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan de ngan judul Tugas Akhir yang dimaks ud, de ngan tujuan agar Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (survey) dan sistematika penulisan.
BAB II : PR OFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam Bab ini akan membahas tentang pengertian etiket, pengertian sekretaris, macam- macam sekretaris, peranan sekretaris, tugas sekretaris, etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun 1961
Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan.
Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi
Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi
Perusahaan (PAAP) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal
13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi
dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987,
No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus
1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP
Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program Diploma III
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini. Fakultas Ekonomi
Departemen Ekonomi Pembangunan
1. Departemen Manajemen
2. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli
dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember
2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara
(BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi
Departemen.
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi
Negara (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan
Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan
yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan
Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi:
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan
mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi:
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu
ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
fakultas dalam status PT BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan
internasional.
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan
tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga
yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu,
dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi
maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan
bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai
dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada
masayarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak
sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai
dengan bidangnya.
C. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat
diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama
dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi
terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun
kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan
mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi
Rektor dan
Dekan dan
Kepala Sub Bagian Tata
U h D
Dewan Pertimbangan
F k lt
Kepala Bagian Tata
Unit Penunjang
Ketua dan Sekretaris
Kepala Sub Bagian Tata
U h F k l
Kepala Lab/Studio/
Ketua Program Studi
I t D t
Ketua Program Studi
[image:22.842.80.820.121.538.2]Pimpinan Fakultas Ekonomi :
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M,Ec
Pudek I : Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak
Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi
Dewan Pertimbangan Fakultas :
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M. Ec, Ac
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M. Ec
Anggota :
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc
Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Departemen
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsyad, SE, Msoc.Sc,PHD
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, Msi
Manajemen
Ketua : Dr.Isfenti Sadalia, SE,ME
Sekretaris : Dra.Marhayanie, M.Si
Ketua Program Studi : DR.Endang Sulistya Rini SE,MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, MSi, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
Program Diploma
Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung , MSi
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi
Ketua :Drs. Rustam, MSi, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, MSi, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM
Sekretaris : ---
Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Personalia : Kasnawati, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S. Sos
D. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran,
penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi
fakultas.
c. Bertanggung jawab kepada rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
e. Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan panitia penguji.
f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau
pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang
pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama
3. Sekretaris Dekan :
[image:27.612.114.520.326.697.2]Tugas rutin Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel. 2.1 dibawah ini :
Tabel 2.1
Tugas Rutin Sekretaris Dekan
Nama
Esa Setiana, SE, M.Si dan
Yunita Indriani, SE
Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan
Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU
ke buku agenda
5 surat per hari
5 menit -
Membuat/ menulis nomor surat keluar
10 nomor per hari
10 menit -
Menjadual kegiatan Dekan
2 kali per hari
2 menit Sesuai
dengan kegiatan
Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar
20 berkas per hari
30 menit -
Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan
5 tugas per hari
5 menit -
Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses
5 surat per hari
Dekan
Mengarsip surat masuk dan surat keluar
5 surat per hari
5 menit -
Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
5 tanda terima per hari
2 menit -
Menerima Tamu
Mengetik surat keluar
30 /hari
3 surat per hari
30 menit
Sesuai Kegiatan
Menerima Telepon 15 telepon
per hari
15 menit -
Menerima fax 3 kali per
hari
10 menit Sesuai
Kebutuhan
Memproses program Dekan dan tim
Sesuai jadual program
Disesuaikan Konsentrasi tugas oleh Esa Setiana
Memantau kenyamanan,
keserasian, dan kelengkapan ruang kerja
Dekan, Sekretaris, dan Ruang Rapat Dekan.
perhari 5 menit -
4. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan
alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi
umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan
perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,
keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan
kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyyusunan laporan
Fakultas.
5. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di
lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
6. Sub Bagian Umum dan Keuangan :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan .
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah
dilingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti
kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
7. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/juknis dibidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/
pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan
guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
8. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionlkan sistem informasikemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian
9. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
E. Kinerja Organisasi
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan
itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam
bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan
berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi
universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat
berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih
juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan
hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain)
sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan
dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain
adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil
2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
4. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi
lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil
Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang
telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di
adakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,
Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan
harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh
Departemen.
10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan
S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan
13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang
/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Etiket
Istilah etiket berasal dari kata Perancis, “Etiquette” yang berarti kartu undangan, yang pada awalnya biasa dipakai oleh raja-raja Perancis bila mengadakan pesta. Dewasa ini etiket lebih menitikberatkan pada cara berbicara yang sopan, cara duduk, menerima tamu dan sopan santun lainnya. Jadi, etiket adalah aturan sopan santun dalam pergaulan . Etike t bisa diartika n seba gai rambu-rambu yang memba nt u mengetahui apa yang harus dilakuka n da n yang tidak bo leh dilakukan da lam situasi tertentu. Etiket mengajarkan kita untuk memelihara hubungan baik, bahkan memikirkan kepentingan dan keinginan orang lain. Pemahaman tentang etiket dapat dijadikan alat pengendali. Hal ini juga membuat diri kita disegani, dihormati, disenangi, percaya diri, dan mampu memelihara suasana yang baik di lingkungan. Munculnya etiket kerja sebenarnya berasal dari adanya penyimpangan perilaku dari penyandang profesi terhadap sistem nilai, norma, aturan ketentuan yang berlaku dalam profesinya. Tidak adanya komitmen pribadi dalam melaksanakan tugas, tidak jujur, tidak bertanggung jawab, tidak berdedikasi, tidak menghargai hak orang lain, tidak adil dan semacamnya.
Dasar- dasar etiket terdiri dari :
2. Memberi perhatian kepada orang lain 3. Bersikap ingin membantu
4. Memiliki rasa toleransi yang tinggi
5. Dapat menguasai diri, mengendalikan emosi dalam situasi apapun.
B. Pengertian Sekretaris
Menurut Wursanto (2004 : 1) istilah sekretaris ditinjau dari segi asal katanya berasal dari kata secretum yang dalam Bahasa Latin berarti rahasia. Kata secretum ke mudian berubah menjadi kata secretarie dalam Bahasa Perancis, secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam Bahasa Belanda.
Secara defenisi kata sekretaris mempunyai beberapa defenisi menurut ahli diantaranya sebagai berikut :
2. Menurut Westra dalam Wursanto (2004 : 2-3), sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat- menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Wursanto (2004 : 1) sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.
4. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang/pegawai yang diserahi pekerjaan tulis menulis. Disebut juga penulis atau penitra
Maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang bertugas membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespendensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen lainnya. Sekretaris bekerja dilembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya, lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, or ganisasi atau yayasan.
tugas perkantoran dan administrasi.
C. Macam - Macam Sekretaris
Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat. Hal ini tentu sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga untuk mengetahui macam- macam sekretaris perlu pemahaman yang memadai. Menurut Ratnawati dan Sunarto (2006 : 4-6) macam- macam sekretaris dapat dibedakan berdasarkan tiga segi, yaitu :
1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, sekretaris dapat dibedakan menjadi 3, yaitu :
a. Sekretaris Organisasi
yang perlu demi kemajuan organisasi. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan dan Sekretaris Lembaga. b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji
untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor dapat juga disalah satu ruang dirumah tinggal orang yang mempekerjakannya. Contoh: Sekretaris seorang pengarang novel, seorang bintang film, seorang tokoh masyarakat.
c. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan da n digaji oleh perusahaan, or ganisasi atau yayasan untuk memba ntu seor ang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya yang bersifat kedinasan. Sekretaris pimpinan membantu pimpinan dalam penghimpunan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengurusan informasi. Contoh: Sekretaris Presiden Direktur.
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi 2, yaitu :
a. Sekretaris Junior
mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris junior juga dapat berarti sekretaris yang kemampuannya terbatas karena keterbatasan masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam melaksanaka n tugasnya masih diberi bimbingan dan diserahi tugas yang terbatas, misalnya menerima tamu, mencatat pesan, mengagenda surat masuk dan keluar.
b. Sekretaris Senior
Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri tanpa harus selalu dibimbing dan mempunyai cukup pengalaman kerja. Dengan pengalaman yang dimilikinya, sekretaris senior diharapka n dapat lebih mampu memecahkan masalah yang dihadapi dalam rangka menyelesaikan tugasnya.
3. Berdasarkan Spesialisasi/ Bidang Kerja K hususnya
Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya, bidang hokum, medis, teknik, dan lain- lain. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai sekretaris pada umumnya.
Eko nomi Universitas Sumatera Utara.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Eko nomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris 1 dan sekretaris 2. Sekretaris 1 diduduki oleh Ibu Esa Setiana, SE, MSi sedangkan sekretaris 2 diduduki oleh Ibu Yunita, SE. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjaka n tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekretaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.
D. Peranan Sekretaris
Sekretaris memegang peranan yang pe nting da n dapat menentuka n atau mempe ngaruhi berhasil tidaknya tujuan ka ntor ata pe rusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing- masing organisasi, lembaga ataupun kantor.
Menurut Saiman (2002 : 37) peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide- ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
2. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuaidengan kecakapan dan kemampuan (rule of the places).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pedekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
E. Tugas Sekretaris
atas 2 macam, yaitu :
1. Tugas Rutin Sekretaris
Tugas rut in biasanya sudah ditent uka n dalam uraian tugas atau gambaran tugas (job description) sesuai de ngan program da n pros edur yang telah ditetapka n. Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi : a. Membuat surat
b. Menerima dan mengirim surat c. Mengetik
d. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu unt uk kepentingan pimpinan
e. Menerima Telepon f. Mengirim Telegram g. Mengirim Faximile h. Menerima Dikte
i. Menyiapkan Rapat Pimpinan j. Membuat Laporan
k. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan.
2. Tugas Insidentil Sekretaris
Tugas insidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi :
Sekretaris melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya. Tugas atas prakarsa sendiri ini, misalnya :
b. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan lamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, telegram, faximile, telepon, ataupun melalui internet.
c. Membuat daftar nama- nama tamu yang sering berkunjung untuk keperluan untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin denga n tamu insidentil. d. Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan; Karena pimpinan tidak
memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.
berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal Fakultas dan Universitas. Dan kedua sekretaris mampu melaksanakan tugas – tugas rutin tanpa menunggu instruksi dari pimpinan, dan dilaksanakan dengan baik sesuai de ngan kebut uhan da n harapa n.
F. Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu
Kata “tamu” dalam Kamus Bahasa Indo nesia dapat berarti orang yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau orang yang datang keperjamuan. Menurut Wursanto (2004 : 55), tamu adalah tamu organisasi, badan, lembaga atau perusahaan, yaitu orang baik sebagai pejabat utusan dari suatu lembaga maupun seba gai pribadi yang berkunjung ke lembaga lain untuk kepentingan kedinasan maupun untuk kepentingan pribadi.
Tata cara menerima tamu dalam suatu organisasi pada umumnya ada yang ditangani langsung oleh tiap bagian dan ada pula yang ditangani secara khus us oleh seorang penerima tamu atau oleh suatu unit khus us. Tetapi sebelum tamu menemui pimpinan, tamu tersebut akan diterima lebih dahulu oleh sekretaris Karena kesan pertama bagi seorang tamu adalah pelayanan pengurusan tamu, maka setiap tamu yang datang hendaknya diberikan pelayanan yang sebaik-baiknya.
Menurut Sedarmayanti (2001 : 92) dalam memberikan pelayanan terhadap tamu, perlu dipahami dan dilaksanakan beberapa hal berikut ini :
Contoh kartu tamu dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut ini : Nomor……….. Visitior Card KARTU TAMU 1. Nama 2. : ………. Name Pekerjaan Occupation : ………. 3. Alamat Address : ……….
4. Telepo n Telephone
: ……….
5. Ingin Bertemu Want to see
: ……….
6. Tentang/ Hal Subject
: ……….
7. Kendaraan da n nomor nya Vehicle and number
: ………. Medan, ...20... Signature Tanda Tangan (...) CATATAN YANG DITEMUI
Selesai jam :... Tanda tangan :...
harap diserahkan kembali kepada resepsionis waktu keluar/kembali
2. Sebagai penerima tamu hendaknya dapat menjaga diri dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan.
3. Mengarahka n para tamu, memberikan informasi yang dibutuhkannya dan membantu pimpinan dalam melayani dan membuat perjanjian dengan tamu. 4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, be rikan penjelasan dengan baik
dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu.
5. Usahakanlah agar tamu merasa senang (comfortable) apabila tamu terpaksa harus menunggu. Sediakan bahan bacaan (Koran, majalah dan lain- lain) di ruang tamu.
6. Berikan perhatian yang besar kepada setiap tamu dan segera ambil keputusan yang cepat dan tepat apabila tamu tersebut harus atau dapat disalurkan ke bagian lain.
Menurut Wursanto (2004 : 58) tamu dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu : 1. Tamu dengan perjanjian
sudah siap menerima, sekretaris harus segera memberitahukan kepada tamu tersebut dan mempersilahkan masuk. Apabila pimpinan be lum siap, sekretaris harus memberitahukan kepada tamu, “Maaf, kami persilahkan menunggu sebentar,” karena pimpinan masih menerima tamu lain atau masih ada masalah ya ng harus segera dilaksanaka n.
2. Tamu Tanpa Perjanjian
Apabila tamu belum membuat perjanjian, maka sekretaris harus segera menanyakan kepada pimpinan. Apabila pimpinan tidak bersedia menerima, maka sekretaris harus pandai mengutarakannya agar tamu tidak tersinggung atau salah paham. Bila pimpinan bersedia menerima tamunya kembali pada waktu yang ditentukan, dan tamu menyetujuinya maka perlu dibuat perjanjian.
3. Tamu Teman Pimpinan
Apabila tamu yang datang adalah teman pimpinan, maka sampaikanlah hal tersebut kepada pimpinan. Apabila pimpinan siap menerimanya, maka antarkan tamu tersebut sampai ke dalam.
4. Tamu Rutin/ Relasi
Tamu rutin adalah tamu yang sudah biasa menemui pimpinan. Berbeda dengan tamu lainnya, seorang relasi setiap saat dapat mengunjungi/ bertemu dengan pimpinan dan biasanya langsung dipersilahkan menemui pimpinan, bila tidak ada tamu lain.
sangat tergantung pada kemampuan, kelincahan dan etiket yang dimiliki sekretaris tersebut.
Menur ut Sedarmayanti (2001 : 145) sikap sekretaris yang diperlukan untuk mengadakan hubungan antar manusia antara lain :
1. Bijaksana
Bijaksana adalah sikap berhati- hati, tidak membicarakan hal- hal yang diketahuinya kepada orang lain yang tidak berkepentingan. Sekretaris harus dapat menahan diri untuk tidak menceritaka n masalah yang bersifat rahasia. 2. Pertimbangan
Pertimbangan adalah sikap bersedia dan rela mendahulukan kepentingan orang lain daripada kepentinga pribadinya, dengan menggunakan pertimba ngan yang rasional.
3. Taktis
Dalam membentuk dan memelihara keramahtamahan dalam hubungan kerja, seorang sekretaris harus mempuny ai sikap taktis/diplomatis, guna mencegah orang lain merasa malu/merasa tersinggung.
Dalam rangka mengembangkan sikap taktis ini, dapat dikuti saran sebagai berikut :
a. Memilih ka ta yang tepat dalam berbicara
c. Mengakui kesalahan
d. Bertindak sesuatu bila perlu 4. Kesetiaan
Kesetiaan adalah sikap setia dan jujur, baik terhadap pimpinan khususnya, maupun terhadap perusahaan pada umunya, sehingga mempunyai perasaan memiliki, menjaga nama baik pe rusahaan.
5. Obyektif
Sikap obyektif adalah bahwa dalam rangka membuat pilihan/mengadakan perhitungan, hendaknya tidak berdasarkan kepentingan pribadi akan tetapi memperhatikan hal yang rasional.
Etiket sekretaris adalah cara berbicara, berpakaian, berbuat dan bertindak yang diterima dengan baik di kalangan sekretaris di lingkungan kerja mereka (Ratnawati dan Sunarto, 2006: 26). Etiket itu meliputi :
1. Cara menyapa dan menghomati orang 2. Cara memperkenalkan diri dan orang lain 3. Cara berpakaian
4. Cara duduk
5. Cara mempersilahkan berjala, makan, dan lain- lain 6. Cara menghubungi orang secara lisan atau via telepon.
1. Sopan
Dalam menerima tamu, sekretaris Dekan sangat menghormati setiap tamu yang datang, menyambut, mempersilahkan duduk sebagaimana layaknya menerima tamu. Sekretaris Dekan juga bersikap lembut dan manis dalam berbicara tetapi tetap teguh dalam hal prinsip dan urusan. Dalam hal berbusana Sekretaris Dekan juga terlihat sopan, menarik dan rapi.
2. Ramah dan bersahabat
Sekretaris Dekan menyapa dan menerima tamu dengan tangan terbuka, menaruh hormat dan baik kepada setiap tamu.
3. Bijaksana
Sekretaris Dekan berusaha memahami dan mengetahui watak atau kepribadian tamu yang datang, khususnya dari luar lembaga. Dari pemahaman itu, sekretaris Dekan dapat melayani tamu sesuai dengan keadaaan, yakni waspada serta mempunyai daya pembeda yang cukup tinggi, mana tamu yang perlu dilayani seperlunya, mana yang sebaiknya ditolak dengan halus sehingga tidak menyinggung perasaan.
4. Taktis
Dalam hal ini sekretaris Dekan mampu menanggapi para tamu dengan tepat sesuai dengan kebutuhannya.
5. Jernih
Setiap tamu yang datang, sebelum menemui Dekan Fakultas Eko nomi Universitas Sumatera Utara, tamu tersebut akan diterima terlebih dahulu oleh Sekretaris Dekan, yaitu Ibu Esa Setiana, SE, MSi atau oleh Ibu Yunita, SE. Namun dalam hal pelayanan terhadap tamu, Ibu Esa Setiana SE, Msi mempunyai peran yang lebih besar karena tugasnya lebih cenderung ke dalam Public Relation, yaitu mengadakan hubungan komunikasi dengan pihak internal dan eksternal, baik secara lisan, tertulis maupun melalui pesawat telepon, telegram, faximile, dan e- mail. Berikut ini adalah langkah/proses yang dilakukan Sekretaris Dekan dalam hal penerimaan tamu, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, menanyakan maksud kedatangannya.
2. Setelah tamu dimintai keterangan tentang maksud kedatangannya, sekretaris Dekan akan menanyakan apakah sudah ada janji atau belum.
3. Baik tamu dengan perjanjian maupun tamu yang belum mengadakan perjanjian dipersilahkan menunggu. Khusus bagi tamu rutin/relasi seperti Pembantu Dekan I, II, dan III, biasanya sekretaris Dekan langsung mempersilahkan masuk apabila tidak ada tamu lain.
4. Sementara tamu dipersilahkan menunggu, sekretaris akan memberitahukan kepada Dekan.
5. Apabila Dekan sudah berkenan menerima tamu, sekretaris akan mempersilahkan masuk untuk menemui Dekan
pintu dan mengucapkan terima kasih.
Tamu yang datang setiap harinya dengan berbagai kepentingan tidak dapat dipastikan jumlahnya. Sekretaris Dekan memperkirakan jumlah tamu yang datang per hari seba nyak 30 orang, mulai dari tamu pribadi Dekan (Tamu dengan perjanjian, tamu tanpa perjanjian terlebih dahulu, dan teman), tamu rutin (Pembantu Dekan I, II, dan III), maupun mahasiswa yang be rkepe ntinga n mengurus administrasi dengan Sekretaris Dekan, seperti stempel skripsi dan sebagainya.
Dalam melaksanakan peran dan tanggung jawabnya, sekretaris Dekan Fakultas Eko nomi Universitas Sumatera Utara harus memiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lembaga pendidikan terkemuka yang telah menghasilkan orang-orang yang memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuan umum, sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap wawasan yang dimiliki seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.
salah satu orang penting yang memiliki beragam aktivitas dan selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan. Disamping itu, sekretaris perlu memahami etiket, agar sekretaris mengetahui dan menjalankan perilaku sesuai dengan kode etik sekretaris. Kode etik sekretaris terdiri dari:
1. Menjunjung tinggi kehormatan, ke muliaan dan nama baik p rofesi sekretaris 2. Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah lakunya, baik dalam
melaksanakan tugasnya maupun melayani lingkungannya dan masyarakat. 3. Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapatnya dalam melaksanakan
tugas dan tidak mempergunakan kerahasiaan informasi itu demi kepentingan pr ibadi.
4. Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau melalui kerja sama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional.
5. Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi baik di dalam maupun luar negeri.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yang berka itan de ngan judul tugas akhi r yaitu : Etiket Kerja Seorang Seketaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Eko nomi Universitas Sumatera Utara yaitu seba gai berikut :
1. Terdapat dua orang sekretaris yang membantu Dekan menangani tugas-tugasnya, dan kedua sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada dekan. Sekretaris 1 bertugas membantu menangani tugas Dekan berkaitan dengan kegiatan Pub lic Relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal dan eksternal, sedangkan sekretaris 2 bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas. 2. Sekretaris Dekan Fakultas Eko nomi Universitas Sumatera Utara termasuk
kedalam golongan sekretaris pimpinan karena sekretaris bekerja untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya. Sekretaris Dekan mampu mengerjaka n pekerjaan tanpa harus menun ggu instruksi.
Sekretaris Dekan Fakultas Eko nomi Universitas Sumatera Utara mampu menunjukkan etiketnya sebagai sekretaris terutama dalam pelayanan terhadap tamu melalui sikap sopan, ramah dan bersahabat, bijaksana, taktis/ diplomatis, jernih dan berdedikasi terhadap pekerjaannya, serta menjaga penampilan fisik dan perilaku sehingga mampu mencerminka n diri sebagai sekretaris professional.
5. Sekretaris Deka n Fakultas Eko nomi Universitas Sumatera Utara memiliki keterampilan dan pengetahuan yang luas, mampu berbahasa Inggris dengan baik, menguasai teknologi informasi dan mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan karena tugasnya dalam membantu Dekan tidak hanya berhubungan dengan pihak internal fakultas maupun pihak eksternal.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas Eko nomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran
yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dengan cara selalu melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh 2. Bidang-bidang sekretaris yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Program D-III Kesekretariatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Meningkatkan mutu dan kualitas sekretaris Dekan melalui kegiatan-kegiatan seperti seminar dan pelatihan mengenai kesekretariatan
4. Sekretaris Dekan senantiasa mengembangkan wawasan dan pengetahuannya terhadap kecanggihan teknologi.
5. Sekretaris dapat meningkatkan perannya menjadi penghubung antara Dekan dan bawahannya dengan cara menyampaikan surat dan informasi ke setiap bagian dengan cepat dan tepat waktu.
DAFTAR PUSTAKA
Faulina. 2008. Diktat Hand Out Etika Profesi. Medan
Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty Ratnawati, Eti dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Amus Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indo nesia
La Rose. 2003. Top Secretary membangun kepribadian dan keterampilan menjadi sekretaris profesional. Jakarta: Erlangga