Etiket Kerja Seorang Sekertaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Bagian Sekertariat Dekan Fakultas Ekonmi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP

PELAYANAN TAMU PADA BAGIAN SEKRETARIAT

DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

OLEH :

DEBBY SEFTIANY DMK 102103014

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

M E D A N

NIM : 10210304

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS

TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : ………. 2013 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003

)

Tanggal : ………. 2013 Plt. Dekan

(Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak NIP. 19560101 198203 1 005

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : DEBBY SEFTIANY DMK NIM : 102103020

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS

TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, 2013

Menyetujui Pembimbing

i

SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada kita semua, khususnya kepada penulis sehingga dapat meyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli Madya.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak luput dari kekurangan baik dari segi penyusunan, tata bahasa, maupun dari segi ilmiah. Oleh karena itu penulis akan selalu menerima saran dan kritik yang bersifat membangun.

Selama dalam melaksanakan perkuliahan dan tahap penulisan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan dukungan moral, spiritual, nasehat, serta dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala hormat dan kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc, (CTM), Sp.A (K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

ii

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan pikiran untuk memberikan bimbingan (saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh pegawai Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

6. Teristimewa untuk Ayahanda Ridwan Damanik dan Ibunda Sri Indriati tercinta yang menjadi suri teladan dan telah melahirkan penulis serta telah senantiasa memberikan dukungan dan mencukupi kebutuhan materil dan moril, semangat serta doa kepada penulis. Semoga Ayah dan Ibu dalam lindungan Allah SWT. Amin

7. Adik tersayang Kiki Elfiany Damanik terimakasih atas dukungan, doa dan kasih sayang yang telah di berikan selama ini.

8. Terima kasih Spesial untuk Zul Abdi Ardian atas dukungan, semangat dan kasih sayang yang diberikan selama ini, serta sudah meluangkan waktu untuk menemani dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Sahabat – sahabat terbaik penulis Nurul Alfani, Kiki Amelia, Ayu Annisa, Sri Wahyuni, Wenny Arfani terima kasih atas dukungan dan motivasi yang diberikan selama ini.

iii

Akhir ini maka penulis merasa bahwa datang nya dari Allah SWT. Sehingga kita jadikan sebagai pedoman untuk masa-masa yang akan datang. Maka penulis mengharapkan kritik dan saran yang menumbuhkan ke arah yang positif dan dapat menjadi pedoman untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada pada Laporan Tugas Akhir ini. Akhirnya penulis mengucapkan terima kasih dan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Medan , Maret 2013 Penulis

iv

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR TABEL ... vii

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II : PROFIL INSTANSI ... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Tujuan Umum Fakultas Ekonomi USU ... 10

C. Struktur Organisasi ... 11

D. Job Description ... 15

E. Kinerja Terkini Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 17

F. Rencana Kegiantan ………. 18

BAB III : PEMBAHASAN ... 19

v

E. Tugas Sekretaris ... 28

F. Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu... 31

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 41

A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 43

vi

DAFTAR GAMBAR

vii

1

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Latar belakang

Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul. Sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling menghormati dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata krama, protokoler dan lain-lain. Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindungi tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etiket di masyarakat.

Istilah etiket berasal dari bahasa Perancis “Etiquette”, yang berarti kartu undangan, yang pada awalnya biasa dipakai raja-raja Perancis bila mengadakan pesta. Dewasa ini istilah etiket lebih menitikberatkan pada cara-cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara menerima tamu dirumah maupun di kantor dan sopan santun lainnya. Jadi, etiket adalah aturan sopan santun dalam pergaulan.

saat memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau masyarakat yang memerlukannya. Tanpa etiket kerja apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah pekerjaan yang mencari nafkah biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan akan berakhir dengan tidak adanya lagi respek yang pantas diberikan kepada profesi tersebut.

Sekretaris sebagai salah satu orang yang berperan penting dalam perusahaan harus memahami dasar-dasar etiket kesekretariatan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etiket akan menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan. Didalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak menghadapi masalah baik dari dirinya sendiri maupun orang lain yang sering bertemu dikantor maupun diluar dengan berbagai suku, agama, daerah dan karakter yang berbeda-beda. Untuk itulah sekretaris harus mampu menentukan apa yang harus dia lakukan.

3

Seorang sekretaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan dengan segala kemampuan dan keterampilan yang dia miliki. Membuat kesan pertama yang baik, profesional, percaya diri, dan mudah disukai sangatlah penting.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan organisasi yang bergerak di bidang pendidikan. Seluruh kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting sekretaris Dekan dalam melayani tamu. Etiket Pelayanan terhadap tamu oleh sekretaris Dekan sangat penting. Seorang sekretaris Dekan harus menimbulkan kesan yang baik kepada atasan ataupun pegawai lainnya. Selain itu harus bersikap ramah, sopan-santun, cekatan dan teliti. Kesan pertama yang ditampilkan sekretaris akan berpengaruh terhadap tingkat kenyamanan tamu, oleh karena itu seorang sekretaris juga harus memiliki etiket khususnya dalam hal pelayanan terhadap tamu. Pentingnya etiket pada seorang penyandang profesi sekretaris bertujuan untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya yang diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika etiket tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran dalam melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk memilih judul “ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA

BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI

B.

Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah “Bagaimana Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah : Untuk mengetahui bagaimana etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi manfaat penelitian dari Tugas Akhir yang di lakukan penulis adalah:

1. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai pelaksanaan etiket kerja seorang sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris.

2. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, memberikan bahan masukan, sumbangan pemikiran dalam etiket kerja serketaris, terutama pada pelayanan tamu.

5

E. Jadwal Kegiatan

[image:15.595.114.515.286.497.2]

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, dibuat jadwal penulisan yang diperlukan untuk bisa manajemen waktu dengan baik, supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu. Riset ini diakukan oleh penulis pada bulan Januari - Maret di kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut :

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

NO

KEGIATAN

Januari

Februari

Maret

III IV I

II

III IV

I

1

Persiapan

2

Pengumpulan Data

3

Penulisan

Sumber : Penulis (2013)

F. Sistematika Penulisan

Persiapan tugas akhir dimulai pada minggu ketiga dan keempat pada tanggal 21 – 31 Januari. Penulis melakukan pengumpulan data yang dilaksanakan pada minggu pertama , kedua dan ketiga pada pada tanggal 1 – 23 Februari 2013. Sedangkan penulisan tugas akhir ini di mulai pada akhir bulan tanggal 25 Februari sampai dengan selesai di bulan Maret 2013.

Bab I : Pendahuluan

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan penelitian, rencana penulisan yang terbagi lagi atas jadwal survey/observasi dan rencana isi.

Bab II : Profil Instansi

Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah ringkas, struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, job description, kinerja kegiatan, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bab III : Pembahasan

Dalam Bab ini akan membahas tentang pengertian etiket, pengertian sekretaris, macam-macam sekretaris, peranan sekretaris, tugas sekretaris, etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu.

Bab IV : Kesimpulan dan Saran

7

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 , Program Pendidikan Diploma D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangakan Program Diploma-III terdiri dari : a. Program Studi Kesekretariatan

b. Program Studi Keuangan c. Program Studi Akuntansi

Sementara pendidikan profesi berada dibawah Departemen Akuntansi, yakni Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAk) yang kurikulum dan proses pendidikan diselenggarakan secara tersendiri. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

9

Fakultas Ekonomi Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikolog pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.

Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara :

menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

C.

Struktur Organisasi

11

Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan suatu wadah yang mengatur seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

12 Sumber: Fakultas Ekonomi Sumatera Utara (2012)

DEKAN PEMBANTU DEKAN Senat Akademik Komisi- Komisi Pusat Kajian/ Pengembanga Unit Pelaksana

T k i

Tata Usaha Subbag Umum dan Perlengkapan Subbag Pendidikan Subbag Keuangan dan K i Subbag Kemahasiswa an dan Alumni

Departemen M j

Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembangunan

L A B O R A T O R I U M

Dose Manajemen S1 Reguler Manajemen S1

Ekstension DIII Keuangan

Dose Dose

Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi

Ekonomi Pembangunan S1 Reguler

[image:22.842.50.807.82.507.2]

Ekonomi Pembangunan S1 Ekstension

13

Pimpinan dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Plt. Dekan : Drs. H Arifin Lubis, MM,Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

PROGRAM S1

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, M.Soc, Ph.D

Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat SE, M.Si Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris Departemen : Dra. Maharyanie, M.Si

Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Akuntansi

Ketua Departemen : Dr. Syafruddin Ginting SE, M.A.F.I.S. Ak Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Sekretaris : Syafrizal helmi Situmorang, SE, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwa, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

D.

Job Description

Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto (2006 : 46). Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Dekan

Dekan merupakan pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun Tugas umum dari Dekan adalah :

15

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas.

c. Bertanggung jawab kepada rektor.

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e. Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan panitia penguji. f. Mendisposisi surat-surat masuk

g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi 2. Sekretaris Dekan

[image:25.612.121.523.526.670.2]

Sekretaris dekan merupakan seseorang yang bertugas membantu pekerjaan pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (Dekan). Adapun Tugas rutin Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel. 2.2 dibawah ini :

Tabel: 2.2 Tugas Rutin Sekretaris Dekan

Nama Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan Yunita

Indriani, SE

Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU ke buku agenda

5 surat per hari 5 menit -

Membuat/ menulis nomor surat keluar

10 nomor per hari

Menjadwal kegiatan Dekan

2 kali per hari 2 menit Sesuai dengan kegiatan Menstempel surat

dan membuat tanggal surat keluar

20 berkas per hari

30 menit -

Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan

5 Tugas per hari

5 menit -

Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses

5 surat per hari 30 menit -

E.

Kinerja Terkini Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara

17

mencapai hasil kerja yang maksimal diperlukan pengetahuan dan keterampilan yang mendukung pelaksanaan tugas sehingga menghasilkan kinerja yang optimal.

F.

Rancana Kegiatan

Rencana Kegiatan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

1. Mengatur jadwal acara Dekan

2. Menerima dan melayani tamu serta bertamu 3. Menata arsip

4. Menyusun, membuat dan mengendalikan surat, surat masuk maupun surat keluar

19

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Etiket

Dasar- dasar etiket terdiri dari :

1. Bersikap sopan dan ramah kepada siapa saja 2. Memberi perhatian kepada orang lain 3. Bersikap ingin membantu

4. Memiliki rasa toleransi yang tinggi

5. Dapat menguasai diri, mengendalikan emosi dalam situasi apapun.

B. Pengertian Sekretaris

Menurut Wursanto (2004 : 1) istilah sekretaris ditinjau dari segi asal katanya berasal dari kata secretum yang dalam Bahasa Latin berarti rahasia. Kata secretum

kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam Bahasa Perancis, secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam Bahasa Belanda.

Secara defenisi kata sekretaris mempunyai beberapa defenisi menurut ahli diantaranya sebagai berikut :

1. Menurut Braum dan Ramon dalam Wursanto (2004 : 2) ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala atau pimpinannya.

21

3. Menurut Wursanto (2004 : 1) sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

4. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang/pegawai yang diserahi pekerjaan tulis menulis.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang bertugas membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespendensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen yaitu perencanaan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan sampai kepada penyempurnaan. Sekretaris bekerja dilembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya, lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi atau yayasan.

C. Macam - Macam Sekretaris

Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan perannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara yang satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan kesempatan yang di dapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tanggung jawab yang berbeda. Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat. Hal ini tentu sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga untuk mengetahui macam-macam sekretaris perlu pemahaman yang memadai.

Menurut Ratnawati dan Sunarto (2006 : 4-6) macam-macam sekretaris dapat dibedakan berdasarkan tiga segi, yaitu :

1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab

Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, sekretaris dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu :

a. Sekretaris Organisasi

23

organisasi secara keseluruhan. Sekretaris organisasi ikut menyusun rencana organisasi, membuat organisasi dan tata kerjanya, dan melakukan hal-hal yang perlu demi kemajuan organisasi. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan dan Sekretaris Lembaga.

b. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor dapat juga disalah satu ruang dirumah tinggal orang yang mempekerjakannya. Contoh: Sekretaris seorang pengarang novel, sekretaris seorang bintang film, sekretaris seorang tokoh masyarakat.

c. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh perusahaan, organisasi atau yayasan untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya yang bersifat kedinasan. Sekretaris pimpinan membantu pimpinan dalam penghimpunan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengurusan informasi. Contoh: Sekretaris Presiden Direktur.

2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja

a. Sekretaris Junior

Sekretaris Junior adalah sekretaris yang secara relative belum lama diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris junior juga dapat berarti sekretaris yang kemampuannya terbatas karena keterbatasan masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam melaksanakan tugasnya masih diberi bimbingan dan diserahi tugas yang terbatas, misalnya menerima tamu, mencatat pesan, mengagenda surat masuk dan keluar.

b. Sekretaris Senior

Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri tanpa harus selalu dibimbing dan mempunyai cukup pengalaman kerja. Dengan pengalaman yang dimilikinya, sekretaris senior diharapkan dapat lebih mampu memecahkan masalah yang dihadapi dalam rangka menyelesaikan tugasnya.

3. Berdasarkan Spesialisasi/ Bidang Kerja Khususnya

25

Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan. Dimana sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dalam kedudukannya merupakan seorang yang bertugas meringankan, mempermudah, dan memperlancar pelaksanaan tugas-tugas Dekan dan tanggung jawab Dekan terhadap kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di golongkan ke dalam sekretaris senior. sekretaris dekan telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan.

D. Peranan Sekretaris

Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering kali mendapat kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyak pekerjaan yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu dan mengatur waktu dan kegiatannya.

bersifat rahasia. Tempatnya membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan berbagai masalah bisnis.

Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada pimpinannya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan professional. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

Menurut Saiman (2002 : 37) peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :

1. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan

a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

2. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan

27

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

e. Mengadakan pedekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Sekretaris Dekan mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila sekretaris tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga, fikiran dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dengan adanya Peranan Sekretaris membuat hubungan sekretaris dengan pimpinan sangat baik.

Adapun peranan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dalam memperlancar tugas Dekan adalah:

1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan Dekan

2. Sebagai sumber informasi yang di perlukan Dekan dalam memenuhi fungsi tugas dan tanggung jawabnya.

3. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar Dekan kepada bawahannya.

E. Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan kantor, seperti menerima tamu, menerima telepon, menyusun arsip, dan mengurus surat menyurat. Karena itu seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Tugas tugas bantuan yang akan diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda, tergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Banyaknya variasi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan pimpinan.

Menurut Wursanto (2004 : 16) tugas seorang sekretaris pada prinsipnya dibagi atas 2 macam, yaitu :

1. Tugas Rutin Sekretaris

Tugas rutin biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas (job description) sesuai dengan program dan prosedur yang telah ditetapkan. Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi :

a. Membuat surat

29

d. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan

e. Menerima Telepon f. Mengirim Telegram g. Mengirim Faximile

h. Menerima Dikte

i. Menyiapkan Rapat Pimpinan j. Membuat Laporan

k. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan.

2. Tugas Insidentil Sekretaris

Tugas atas prakarsa sendiri; merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinanya. Sekretaris melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya.

Tugas insidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi :

a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan lamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, telegram, faximile, telepon, ataupun melalui internet.

c. Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan; Karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.

Adapun tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, adalah:

1. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan Dekan

2. Membina hubungan dengan pihak internal dan eksternal 3. Membuat :

a. Jadwal agenda rapat yang harus dihadiri oleh dekan b. Berita acara rapat

4. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta mengevaluasi kebijakan dibagiannya.

5. Mengadministrasikan dan menyimpan: a. Notulen dan risalah rapat dekan b. Korespondensi Fakultas

c. Laporan tahunan

6. Mencari dan mengumpulkan informasi yang di butuhkan oleh Dekan

31

F. Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu

Kata “tamu” dalam Kamus Bahasa Indonesia dapat berarti orang yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau orang yang datang keperjamuan. Menurut Wursanto (2004 : 55), tamu adalah tamu organisasi, badan, lembaga atau perusahaan, yaitu orang baik sebagai pejabat utusan dari suatu lembaga maupun sebagai pribadi yang berkunjung ke lembaga lain untuk kepentingan kedinasan maupun untuk kepentingan pribadi.

Tata cara menerima tamu dalam suatu organisasi pada umumnya ada yang ditangani langsung oleh tiap bagian dan ada pula yang ditangani secara khusus oleh seorang penerima tamu atau oleh suatu unit khusus. Tetapi sebelum tamu menemui pimpinan, tamu tersebut akan diterima lebih dahulu oleh sekretaris.

Menurut Sedarmayanti (2001 : 92) dalam memberikan pelayanan terhadap tamu, perlu dipahami dan dilaksanakan beberapa hal berikut ini :

1. Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan keperluan tamu yang datang serta mempersilahkan mengisi kartu/ buku tamu. Contoh kartu tamu dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut ini :

Nomor……….. KARTU TAMU

Visitior Card 1. Nama

Name

: ……….

2. Pekerjaan Occupation

3. Alamat Address

: ……….

4. Telepon Telephone

: ……….

5. Ingin Bertemu Want to see

: ……….

6. Tentang/ Hal Subject

: ……….

7. Kendaraan dan nomornya Vehicle and number

: ……….

Medan, ...20...

Signature Tanda Tangan

(...) CATATAN YANG DITEMUI

Selesai jam :... Tanda tangan :...

Tanggal Masuk Jam Paraf Keluar Jam Paraf

[image:42.612.105.536.611.656.2]

Harap di kembalikan kepada resepsionis waktu keluar/kembali Gambar 3.1: Kartu Tamu

33

2. Sebagai penerima tamu hendaknya dapat menjaga diri dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan.

3. Mengarahkan para tamu, memberikan informasi yang dibutuhkannya dan membantu pimpinan dalam melayani dan membuat perjanjian dengan tamu.

4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu.

5. Usahakanlah agar tamu merasa senang (comfortable) apabila tamu terpaksa harus menunggu. Sediakan bahan bacaan (Koran, majalah dan lain-lain) di ruang tamu. 6. Berikan perhatian yang besar kepada setiap tamu dan segera ambil keputusan yang

cepat dan tepat apabila tamu tersebut harus atau dapat disalurkan ke bagian lain.

Menurut Wursanto (2004 : 58) tamu dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu : 1. Tamu dengan perjanjian

Apabila tamu telah membuat janji sebelumnya, maka sekretaris perlu memberitahukan kepada atasan bahwa tamu tersebut telah datang dan menanyakan apakah tamu sudah boleh diantar masuk. Apabila pimpinansudah siap menerima, sekretaris harus segera memberitahukan kepada tamu tersebut dan mempersilahkan masuk. Apabila pimpinan belum siap, sekretaris harus memberitahukan kepada tamu, “Maaf, kami persilahkan menunggu sebentar,” karena pimpinan masih menerima tamu lain atau masih ada masalah yang harus segera dilaksanakan.

2. Tamu Tanpa Perjanjian

Apabila tamu belum membuat perjanjian, maka sekretaris harus segera menanyakan kepada pimpinan. Apabila pimpinan tidak bersedia menerima, maka sekretaris harus pandai mengutarakannya agar tamu tidak tersinggung atau salah paham. Bila pimpinan bersedia menerima tamunya kembali pada waktu yang ditentukan, dan tamu menyetujuinya maka perlu dibuat perjanjian.

3. Tamu Teman Pimpinan

Apabila tamu yang datang adalah teman pimpinan, maka sampaikanlah hal tersebut kepada pimpinan. Apabila pimpinan siap menerimanya, maka antarkan tamu tersebut sampai ke dalam.

4. Tamu Rutin/Relasi

Tamu rutin adalah tamu yang sudah biasa menemui pimpinan. Berbeda dengan tamu lainnya, seorang relasi setiap saat dapat mengunjungi/ bertemu dengan pimpinan dan biasanya langsung dipersilahkan menemui pimpinan, bila tidak ada tamu lain.

Menurut pengamatan penulis, Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sering menerima tamu, mulai tamu pribadi Dekan (tamu dengan

perjanjian, tamu tanpa perjanjian terlebih dahulu, dan teman), tamu rutin (Pembantu

Dekan I,II,III), maupun mahasiswa yang berkepentingan mengurus administrasi dengan

Sekretaris Dekan, seperti stempel skripsi dan sebagainya. Tingkat intensitas tamu di

35

yang datang, sebelum menemui Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, tamu tersebut akan diterima terlebih dahulu oleh Sekretaris Dekan, yaitu oleh Ibu Yunita Indriani, SE. Berikut ini adalah langkah/proses yang dilakukan Sekretaris Dekan dalam hal penerimaan tamu, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah dan sopan.

2. Memperkenalkan secara singkat identitas diri/department (sesuai dengan tamu yang dihadapi)

3. Menanyakan maksud kedatangan dan tujuan serta orang yang ingin ditemui oleh tamu tersebut

4. Setelah tamu dimintai keterangan tentang maksud kedatangannya, sekretaris Dekan akan menanyakan apakah sudah ada janji atau belum. 5. Baik tamu dengan perjanjian maupun tamu yang belum mengadakan

perjanjian dipersilahkan menunggu. Khusus bagi tamu rutin/relasi seperti Pembantu Dekan I, II, dan III, biasanya sekretaris Dekan langsung mempersilahkan masuk apabila tidak ada tamu lain.

6. Sementara tamu dipersilahkan menunggu, sekretaris akan memberitahukan kepada Dekan.

7. Apabila Dekan sudah berkenan menerima tamu, sekretaris akan mempersilahkan masuk untuk menemui Dekan

Untuk menerima dan melayani tamu, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang Sekretaris, yaitu:

1. Sopan dan ramah

2. Berkepribadian menarik 3. Bijaksana

4. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi dimana ia bekerja, serta pengetahuan lainnya.

Pelayanan tamu oleh seorang sekretaris dapat dilakukan sebaik-baiknya dan sangat tergantung pada kemampuan, kelincahan dan etiket yang dimiliki sekretaris tersebut.

Berbicara tentang Etiket Kerja Seorang Sekretaris. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (Poerwadarminta, 1982) antara lain disebutkan bahwa sikap dapat berarti perbuatan yang didasarkan atas pendirian, pendapat, atau keyakinan. Dalam bahasa Inggris kata sikap disebut attitude. Kata attitude dalam buku Psycology Social

37

Etiket sekretaris adalah cara berbicara, berpakaian, berbuat dan bertindak yang diterima dengan baik di kalangan sekretaris di lingkungan kerja mereka (Ratnawati dan Sunarto, 2006: 26). Etiket itu meliputi :

1. cara menyapa dan menghomati orang 2. Cara memperkenalkan diri dan orang lain 3. Cara berpakaian

4. Cara duduk

5. Cara mempersilahkan berjala, makan, dan lain-lain 6. Cara menghubungi orang secara lisan atau via telepon.

Disamping itu, agar sekretaris mengetahui dan menjalankan perilaku sesuai dengan kode etik sekretaris.

Kode etik sekretaris terdiri dari:

1. Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi sekretaris 2. Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah lakunya, baik dalam

melaksanakan tugasnya maupun melayani lingkungannya dan masyarakat. 3. Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapatnya dalam melaksanakan

tugas dan tidak mempergunakan kerahasiaan informasi itu demi kepentingan pribadi.

4. Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau melalui kerja sama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional.

Etiket kerja seorang sekretaris pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat terus membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan salah satu orang penting yang memiliki beragam aktivitas dan selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan

Dalam melayani tamu, ada beberapa kepribadian yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris Dekan, yaitu:

a. Bersikap simpatik menyenangkan bagi orang lain, tidak egois, terbuka dan tenang.

b. Luwes dan mudah bergaul dengan orang lain

c. Memperhatikan sikap tubuh (body language), karena sikap tubuh mencerminkan watak seseorang. Biasakan untuk berdiri, duduk ataupun berjalan dengan sikap wajar tidak membungkuk ataupun kaku.

d. Pandai berbicara dengan jelas, suara volume harus pas, mimik wajah yang sesuai, gaya bicara yang menarik, kaya akan pembendaharaan kata, mempunyai gaya humor dan tidak grogi.

e. Senantiasa bersih dan rapih, baik dalam menata kantor maupun penampilan dirinya

39

Etiket kerja sekretaris Dekan juga di tunjukkan melalui sikap dan sifat yang dimiliki sekretaris Dekan terhadap pelayanan tamu. Sikap dan sifat tersebut antara lain :

1. Sopan

Dalam menerima tamu, sekretaris Dekan sangat menghormati setiap tamu yang datang, menyambut, mempersilahkan duduk sebagaimana layaknya menerima tamu. Sekretaris Dekan juga bersikap lembut dan manis dalam berbicara tetapi tetap teguh dalam hal prinsip dan urusan. Dalam hal berbusana Sekretaris Dekan juga terlihat sopan, menarik dan rapi.

2. Ramah dan bersahabat

Sekretaris Dekan menyapa dan menerima tamu dengan tangan terbuka, menaruh hormat dan baik kepada setiap tamu.

3. Bijaksana

Sekretaris Dekan berusaha memahami dan mengetahui watak atau kepribadian tamu yang datang, khususnya dari luar lembaga. Dari pemahaman itu, sekretaris Dekan dapat melayani tamu sesuai dengan keadaaan, yakni waspada serta mempunyai daya pembeda yang cukup tinggi, mana tamu yang perlu dilayani seperlunya, mana yang sebaiknya ditolak dengan halus sehingga tidak menyinggung perasaan.

4. Taktis

Dalam hal ini sekretaris Dekan mampu menanggapi para tamu dengan tepat sesuai dengan kebutuhannya.

5. Jernih

41

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu : Etiket Kerja Seketaris Dekan Dalam Memberikan Pelayanan Kepada Tamu Di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yaitu sebagai berikut :

A.

Kesimpulan

1. Dekan Fakultas Ekonomi memiliki sekretaris yang membantu tugas Dekan dalam menangani tugas-tugasnya, dan sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada dekan. Sekretaris tersebut bertugas membantu menangani tugas Dekan berkaitan dengan kegiatan Public Relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal dan eksternal, dan bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas.

3. Tata cara pelayanan tamu pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditangani oleh Sekretaris Dekan. Tata cara penerimaan tamu telah berjalan sesuai prosedur yang baik dan teratur.

4. Tamu merasa nyaman terhadap pelayanan yang diberikan oleh sekretaris Dekan. Ini menunjukkan kualitas pelayanan tamu pada bagian kesekretariatan Dekan memuaskan.

5. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mampu menunjukkan etiketnya sebagai sekretaris terutama dalam pelayanan terhadap tamu melalui sikap sopan, ramah dan bersahabat, bijaksana, taktis/ diplomatis, jernih dan berdedikasi terhadap pekerjaannya, serta menjaga penampilan fisik dan perilaku sehingga mampu mencerminkan diri sebagai sekretaris professional. 6. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki

43

B.

Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut :

1. Mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dengan cara selalu melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh

2. Sebenarnya Etiket kerja sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melayani tamu sudah sangat baik,namun pada langkah selanjutnya perlu disiapkan formulir penerimaan tamu atau buku tamu.

3. Tetap memperluaskan pengetahuan dan keterampilan dalam dunia Kesekretariatan sehingga diharapkan di kemudian hari Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara akan menjadi contoh bagi instansi-instansi atau lembaga di Indonesia lainnya.

4. Sekretaris dapat meningkatkan perannya menjadi penghubung antara Dekan dan bawahannya dengan cara menyampaikan surat dan informasi ke setiap bagian dengan cepat dan tepat waktu.

menampilkan kinerja sekretaris professional. Hal ini sejalan dengan adanya

Program D-III Kesekretariatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Meningkatkan mutu dan kualitas sekretaris Dekan melalui kegiatan-kegiatan

45

DAFTAR PUSTAKA

Ratnawati, Eti dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Amus Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia

Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju Sedianingsih dan Mustikawati, Farida. 2010. Teori dan Praktik Administrasi

Kesekretariatan. Jakarta: Kencana

Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Edisi Revisi. Bandung: Mandar Maju