BAB III : PEMBAHASAN
A. Pengertian Etiket
Istilah etiket berasal dari kata Perancis, “Etiquette” yang berarti kartu undangan, yang pada awalnya biasa dipakai oleh raja-raja Perancis bila mengadakan pesta. Dewasa ini etiket lebih menitikberatkan pada cara berbicara yang sopan, cara duduk, menerima tamu dan sopan santun lainnya. Jadi, etiket adalah aturan sopan santun dalam pergaulan . Etiket bisa diartikan sebagai rambu-rambu yang membantu mengetahui apa yang harus dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Etiket mengajarkan kita untuk memelihara hubungan baik, bahkan memikirkan kepentingan dan keinginan orang lain. Pemahaman tentang etiket dapat dijadikan alat pengendali. Hal ini juga membuat diri kita disegani, dihormati, disenangi, percaya diri, dan mampu memelihara suasana yang baik di lingkungan. Munculnya etiket kerja sebenarnya berasal dari adanya penyimpangan perilaku dari penyandang profesi terhadap sistem nilai, norma, aturan ketentuan yang berlaku dalam profesinya. Tidak adanya komitmen pribadi dalam melaksanakan tugas, tidak jujur, tidak bertanggung jawab, tidak berdedikasi, tidak menghargai hak orang lain, tidak adil dan semacamnya.
Dasar- dasar etiket terdiri dari :
1. Bersikap sopan dan ramah kepada siapa saja 2. Memberi perhatian kepada orang lain 3. Bersikap ingin membantu
4. Memiliki rasa toleransi yang tinggi
5. Dapat menguasai diri, mengendalikan emosi dalam situasi apapun.
B. Pengertian Sekretaris
Menurut Wursanto (2004 : 1) istilah sekretaris ditinjau dari segi asal katanya berasal dari kata secretum yang dalam Bahasa Latin berarti rahasia. Kata secretum
kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam Bahasa Perancis, secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam Bahasa Belanda.
Secara defenisi kata sekretaris mempunyai beberapa defenisi menurut ahli diantaranya sebagai berikut :
1. Menurut Braum dan Ramon dalam Wursanto (2004 : 2) ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala atau pimpinannya.
2. Menurut Westra dalam Wursanto (2004 : 2-3), sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
21
3. Menurut Wursanto (2004 : 1) sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.
4. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang/pegawai yang diserahi pekerjaan tulis menulis.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang bertugas membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespendensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen yaitu perencanaan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan sampai kepada penyempurnaan. Sekretaris bekerja dilembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya, lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi atau yayasan.
Adapun pengertian sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah seorang pembantu dekan dalam mengerjakan tugas-tugas dekan karena dianggap dapat dipercaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja Dekan. Sekretaris Dekan mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation dan yang berkaitan dengan tugas perkantoran dan administrasi.
C. Macam - Macam Sekretaris
Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan perannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara yang satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan kesempatan yang di dapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tanggung jawab yang berbeda. Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat. Hal ini tentu sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga untuk mengetahui macam-macam sekretaris perlu pemahaman yang memadai.
Menurut Ratnawati dan Sunarto (2006 : 4-6) macam-macam sekretaris dapat dibedakan berdasarkan tiga segi, yaitu :
1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, sekretaris dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu :
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat atau suatu perusahaan. Sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen: merencanakan, mengorganisasikan, mengurus, mengatur tenaga, memimpin dan mengawasi. Dalam tugasnya, seorang sekretaris juga membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manajer, karena dia juga memiliki wewenang dalam fungsi manajemen demi tercapainya tujuan
23
organisasi secara keseluruhan. Sekretaris organisasi ikut menyusun rencana organisasi, membuat organisasi dan tata kerjanya, dan melakukan hal-hal yang perlu demi kemajuan organisasi. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan dan Sekretaris Lembaga.
b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor dapat juga disalah satu ruang dirumah tinggal orang yang mempekerjakannya. Contoh: Sekretaris seorang pengarang novel, sekretaris seorang bintang film, sekretaris seorang tokoh masyarakat.
c. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh perusahaan, organisasi atau yayasan untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya yang bersifat kedinasan. Sekretaris pimpinan membantu pimpinan dalam penghimpunan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengurusan informasi. Contoh: Sekretaris Presiden Direktur.
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
a. Sekretaris Junior
Sekretaris Junior adalah sekretaris yang secara relative belum lama diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris junior juga dapat berarti sekretaris yang kemampuannya terbatas karena keterbatasan masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam melaksanakan tugasnya masih diberi bimbingan dan diserahi tugas yang terbatas, misalnya menerima tamu, mencatat pesan, mengagenda surat masuk dan keluar.
b. Sekretaris Senior
Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri tanpa harus selalu dibimbing dan mempunyai cukup pengalaman kerja. Dengan pengalaman yang dimilikinya, sekretaris senior diharapkan dapat lebih mampu memecahkan masalah yang dihadapi dalam rangka menyelesaikan tugasnya.
3. Berdasarkan Spesialisasi/ Bidang Kerja Khususnya
Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya, bidang hukum, medis, teknik, dan lain-lain. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai sekretaris pada umumnya.
25
Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan. Dimana sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dalam kedudukannya merupakan seorang yang bertugas meringankan, mempermudah, dan memperlancar pelaksanaan tugas-tugas Dekan dan tanggung jawab Dekan terhadap kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di golongkan ke dalam sekretaris senior. sekretaris dekan telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan.
D. Peranan Sekretaris
Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering kali mendapat kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyak pekerjaan yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu dan mengatur waktu dan kegiatannya.
Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris dapat menjadi konfiden pertama bagi pimpinan, tempatnya merundingkan hal-hal yang
bersifat rahasia. Tempatnya membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan berbagai masalah bisnis.
Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada pimpinannya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan professional. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.
Menurut Saiman (2002 : 37) peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
2. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuaidengan kecakapan dan kemampuan (rule of the places).
27
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pedekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Sekretaris Dekan mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila sekretaris tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga, fikiran dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dengan adanya Peranan Sekretaris membuat hubungan sekretaris dengan pimpinan sangat baik.
Adapun peranan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dalam memperlancar tugas Dekan adalah:
1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan Dekan
2. Sebagai sumber informasi yang di perlukan Dekan dalam memenuhi fungsi tugas dan tanggung jawabnya.
3. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar Dekan kepada bawahannya.
4. Sebagai pelanjut keinginan Dekan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas