TUGAS AKHIR
ETIKET KERJA SEKRETARIS DEKAN DALAM MEMBERIKAN PALAYANAN KEPADA TAMU DI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh: DEVI ADNIATY
082103035
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta'ala yang telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Solawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menanjilkan Al-qur'an sebagai pedoman dan petunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di muka bumi.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa.hormat dan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekertariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sekaligus Dosen Pembimbing Penulis yang telah memberikan kesediaan waktunya untuk memberikan pengarahan dan saran dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
3. Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Terima kasih kepada Ibu Esa Setiana, SE, MSi,Ibu Yunita, SE. dan Kak Fia
yang telah membantu penulis dalam mengumpulkan data yang diperlukan selama penelitian.
5. Bapak/ Ibu selaku Kasubbag Tata Usaha beserta pegawai khusunya Bapak Maslan, SE yang telah berkenan memberikan kesempatan riset serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan tugas akhir ini.
terhingga. Terima kasih atas doa,perhatian dan dukungan yang diberikan tiada hentinya.
7. Terima kasih special buat Adik-adik penulis,Dessi Fadhilla,Della Diniastri,Dona Febrina,dan Don! Syamsi Nasution.
8. Terima kasih buat abang sepupu Arwynta Nasution, ST yang sudah membantu penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
10. Buat sahabatku selama di kampus,Noor Azlia Safitrijvada Batubara,Mutia Arda,dan Zulfiyana, juga buat temen-temen penulis yang lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
11. Terima kasih buat teman-teman magang kelompok 6 Rismahyanti, Atika Damayanti, Kurniasih,Kurnia, Desi Handayani, dan Emya yang telah bersama-sama dengan penulis menjalani siklus magang selama 2 bulan.
Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.
Medan, Juni 2011 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATAPENGANTAR ... i
DATTARISI ... iii
DAFTARTABEL ... v
DAFTARGAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. LatarBelakang ... 1
B. PerumusanMasalah ... 3
C. TujuanPenelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Jadwal Kegiatan... 3
1. Jadwal Survei/Observasi ... 3
2. Rencanalsi ... 4
BAB II PROFILINSTANSI ... 6
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 6
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ... 8
C. Struktur Organisasi dan Personalia ... 8
D. Uraian Tugas ... 13
E. Kinerja Organisasi ... 19
F. RencanaKegiatan ... 19
BAB III PEMBAHASAN ... 22
A. Pengertian Etiket ... 22
D. Peranan Sekreteris ... 27
E. Tugas Sekretaris ... 27
F. Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu 29 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 38
A. Kesimpulan ... 38
B. Saran ... 39
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul. Sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling menghormati dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata krama, protokoler dan lain-lain. Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etiket di masyarakat.
Istilah etiket berasal dari bahasa Perancis “Etiquette”, yang berarti kartu undangan, yang pada awalnya biasa dipakai raja-raja Perancis bila mengadakan pesta. Dewasa ini istilah etiket lebih menitikberatkan pada cara-cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara menerima tamu dirumah maupun di kantor dan sopan santun lainnya. Jadi, etiket adalah aturan sopan santun dalam pergaulan. Dalam konteks profesional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etiket yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan. Sekretaris sebagai salah satu orang yang berperan penting dalam perusahaan harus memahami dasar-dasar etiket kesekretariatan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etiket akan menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.
pekerjaan yang mencari nafkah biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan akan berakhir dengan tidak adanya lagi respek yang pantas diberikan kepada profesi tersebut.
Didalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak mengahadapi masalah baik dari dirinya sendiri maupun orang lain yang sering bertemu dikantor maupun diluar dengan berbagai suku, agama, daerah dan karakter yang berbeda-beda. Untuk itulah sekretaris harus mampu menentukan apa yang harus dia lakukan.
Disamping menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan surat-menyurat, kegiatan menerima dan melayani tamu merupakan suatu hal yang sering dilakukan oleh seorang sekretaris karena komunikasi tertulis perlu disertai dengan komunikasi secara lisan baik menggunakan alat maupun tidak. Apabila banyak tamu yang dapat diterima oleh pejabat lain atau tidak seharusnya diterima oleh pimpinan , tetapi diterima oleh pimpinan, maka hal ini berarti setiap saat pimpinan harus menerima tamu secara terus-menerus. Dan bila hal ini dibiarkan terjadi, tentu akan mengganggu bahkan menyita waktu pimpinan. Oleh sebab itu pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang handal dan profesional. Seorang sekretaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan dengan segala kemampuan dan keterampilan yang dia miliki. Tetapi bukan hanya itu saja, seorang sekretaris juga harus memiliki etiket khususnya dalam hal pelayanan terhadap tamu.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah “Bagaimana Etiket Kerja Seketaris Dekan Dalam Memberikan Pelayanan Kepada Tamu Di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah :
Untuk mengetahui etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu oleh Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah:
1. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai pelaksanaan etiket kerja seorang sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris.
2. Bagi organisasi, memberikan bahan masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan dalam pelaksanaan etiket kerja serketaris, terutama pada pelayanan tamu.
E. Jadwal Kegiatan
[image:11.595.134.490.214.390.2]1. Jadwal Survei / Observasi
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
I II III IV
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
Sumber : Penulis ( Devi Adniaty,Mei 2011 )
Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Persiapan tugas akhir dimulai dari tanggal 9 Mei 2011, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan. Penulis melakukan pengumpulan data yang akan dilaksanakan pada minggu ketiga dan keempat bulan Mei 2011. Pada tahap ini Penulis akan melakukan wawancara dengan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin.
2. Rencana Isi
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (survey) dan isi rencana penulisan.
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Profil perusahaan yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari: Sejarah ringkas instansi, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job-description
BAB III: TOPIK PENELITIAN
Dalam bab ini akan membahas topik yang dipilih oleh penulis,yang tentunya pembahsan berdasarkan dimana penulis melakukan penelitian.
BAB IV: PENUTUPAN
BAB II
PROFIL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
- Departemen Ekonomi Pembangunan - Departemen Manajemen
- Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : - Jurusan Kesekretariatan
Serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi Negara (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi:
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.
C. Struktur Organisasi dan Personalia
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Rektor dan
Dekan dan
Kepala Sub Bagian Tata
U h D t
Dewan Pertimbangan
F k lt
Kepala Bagian Tata
Unit Penunjang
Ketua dan Sekretaris
Kepala Sub Bagian Tata
U h F k lt Kepala Lab/Studio/
Ketua Program Studi
I t D t
Ketua Program Studi
[image:17.842.63.784.65.477.2]PIMPINAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA :
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H.M.Sc.(C.T.M.), Sp.A.(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Prof. Drs. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, Sh, MLI Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Fahmi
Pimpinan Fakultas Ekonomi :
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pudek I : Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si
Dewan Pertimbangan Fakultas :
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac, Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota :
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP. Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si
Departemen
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.si Ketua Program Studi : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Akuntansi
Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S, MAFIS, Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
Ketua Program Studi : Drs. Firman Syarief, M.si. Ak Sekretaris Program Studi : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
Program Diploma Keuangan
Ketua : Drs. Bongsu Hutagalung. M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si. Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si. Ak Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : M Simba Sembiring, SE.
M.Si
Kasub. Personalia : Maslan, SE
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S. Sos
D. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan di bantu oleh Pembantu Dekan I,II,dan III
b. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
c. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas.
d. Bertanggung jawab kepada rektor
e. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
f. Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan panitia penguji. g. Mendisposisi surat-surat masuk
h. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
b. Pembantu Dekan II
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.
Sekretaris Dekan :
Tugas rutin Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel. 2.1 dibawah ini : Tabel 2.1
Tugas Rutin Sekretaris Dekan
Nama
Esa Setiana, SE, M.Si dan Yunita Indriani, SE
Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan
Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU
ke buku agenda
5 surat per hari
5 menit -
Membuat/ menulis nomor surat keluar
10 nomor per hari
10 menit -
Menjadual kegiatan Dekan
2 kali per hari
2 menit Sesuai dengan kegiatan Menstempel surat dan
membuat tanggal surat keluar
20 berkas per hari
30 menit -
Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan
5 tugas per hari
5 menit -
Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan
5 surat per hari
30 menit -
dan surat keluar per hari Mengarsip tanda terima
surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
5 tanda terima per hari
2 menit -
Menerima Tamu
Mengetik surat keluar
30 /hari 3 surat
per hari 30 menit
Sesuai Kegiatan Menerima Telepon 15
telepon per hari
15 menit -
Menerima fax 3 kali per
hari
10 menit Sesuai Kebutuhan Memproses program
Dekan dan tim
Sesuai jadual program
Disesuaikan Konsentra si tugas oleh Esa Setiana Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris, dan Ruang
Rapat Dekan.
perhari 5 meni
t
-
Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyyusunan laporan Fakultas.
Sub Bagian Akademik
1. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
Sub Bagian Umum dan Keuangan :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . 3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Sub Bagian Kepegawaian
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Menyusun konsep juklak/juknis dibidang kepegawaian. 3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
5. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. 3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan 9. Mengoperasionlkan sistem informasikemahasiswaan dan alumni.
10.Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni 11.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian
Sub Bagian Perlengkapan
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Organisasi
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di adakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Etiket
Istilah etiket berasal dari kata Perancis, “Etiquette” yang berarti kartu undangan, yang pada awalnya biasa dipakai oleh raja-raja Perancis bila mengadakan pesta. Dewasa ini etiket lebih menitikberatkan pada cara berbicara yang sopan, cara duduk, menerima tamu dan sopan santun lainnya. Jadi, etiket adalah aturan sopan santun dalam pergaulan (Sedarmayanti, 1997 : 147). Etiket bisa diartikan sebagai rambu-rambu yang membantu mengetahui apa yang harus dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Etiket mengajarkan kita untuk memelihara hubungan baik, bahkan memikirkan kepentingan dan keinginan orang lain. Pemahaman tentang etiket dapat dijadikan alat pengendali. Hal ini juga membuat diri kita disegani, dihormati, disenangi, percaya diri, dan mampu memelihara suasana yang baik di lingkungan. Munculnya etiket kerja sebenarnya berasal dari adanya penyimpangan perilaku dari penyandang profesi terhadap sistem nilai, norma, aturan ketentuan yang berlaku dalam profesinya. Tidak adanya komitmen pribadi dalam melaksanakan tugas, tidak jujur, tidak bertanggung jawab, tidak berdedikasi, tidak menghargai hak orang lain, tidak adil dan semacamnya.
Dasar- dasar etiket terdiri dari :
1. Bersikap sopan dan ramah kepada siapa saja 2. Memberi perhatian kepada orang lain
3. Berusaha selalu menjaga perasaan orang lain 4. Bersikap ingin membantu
5. Memiliki rasa toleransi yang tinggi
6. Dapat menguasai diri, mengendalikan emosi dalam situasi apapun.
B. Pengertian Sekretaris
secretum kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam Bahasa Perancis,
secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam
Bahasa Belanda.
Secara defenisi kata sekretaris mempunyai beberapa defenisi menurut ahli diantaranya sebagai berikut :
Menurut Braum dan Ramon dalam Wursanto (2004:2) ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala atau pimpinannya.
Menurut Westra dalam Wursanto (2004 : 2-3), sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
Menurut Wursanto (2004 : 1) sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang/pegawai yang diserahi pekerjaan tulis menulis. Disebut juga penulis atau penitra
orang sekretaris. Sekretaris pertama mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan sekretaris kedua mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran dan administrasi.
C. Macam - Macam Sekretaris
Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat. Hal ini tentu sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga untuk mengetahui macam-macam sekretaris perlu pemahaman yang memadai. Menurut Ratnawati dan Sunarto (2006 : 4-6) macam-macam sekretaris dapat dibedakan berdasarkan tiga segi, yaitu :
1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, sekretaris dapat dibedakan menjadi 3, yaitu :
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat atau suatu perusahaan. Sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen: merencanakan, mengorganisasikan, mengurus, mengatur tenaga, memimpin dan mengawasi. Dalam tugasnya, seorang sekretaris juga membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manajer, karena dia juga memiliki wewenang dalam fungsi manajemen demi tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan. Sekretaris organisasi ikut menyusun rencana organisasi, membuat organisasi dan tata kerjanya, dan melakukan hal-hal yang perlu demi kemajuan organisasi. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan dan Sekretaris Lembaga.
b. Sekretaris Pribadi
satu ruang dirumah tinggal orang yang mempekerjakannya. Contoh: Sekretaris seorang pengarang novel, seorang bintang film, seorang tokoh masyarakat.
c. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh perusahaan, organisasi atau yayasan untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya yang bersifat kedinasan. Sekretaris pimpinan membantu pimpinan dalam penghimpunan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengurusan informasi. Contoh: Sekretaris Presiden Direktur.
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi 2, yaitu :
a. Sekretaris Junior
Sekretaris Junior adalah sekretaris yang secara relative belum lama diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris junior juga dapat berarti sekretaris yang kemampuannya terbatas karena keterbatasan masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam melaksanakan tugasnya masih diberi bimbingan dan diserahi tugas yang terbatas, misalnya menerima tamu, mencatat pesan, mengagenda surat masuk dan keluar
b. Sekretaris Senior
3. Berdasarkan Spesialisasi/ Bidang Kerja Khususnya
Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya, bidang hokum, medis, teknik, dan lain-lain. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai sekretaris pada umumnya.
Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan. Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris 1 dan sekretaris 2. Sekretaris 1 diduduki oleh Ibu Esa Setiana, SE, MSi sedangkan sekretaris 2 diduduki oleh Ibu Yunita, SE. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekretaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.
D. Peranan Sekretaris
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor ata perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.
Menurut Saiman (2002 : 37) peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
2. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan
Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuaidengan kecakapan dan kemampuan (rule of the places). Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. Mengadakan pedekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
E. Tugas Sekretaris
Menurut Wursanto (2004 : 16) tugas seorang sekretaris pada prinsipnya dibagi atas 2 macam, yaitu :
1. Tugas Rutin Sekretaris
Tugas rutin biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas (job description) sesuai dengan program dan prosedur yang telah ditetapkan. Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi : a. Membuat surat
b. Menerima dan mengirim surat c. Mengetik
d. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan
i. Menyiapkan Rapat Pimpinan j. Membuat Laporan
k. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan. 2. Tugas Insidentil Sekretaris
Tugas insidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi :
a. Tugas atas prakarsa sendiri; merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinanya. Sekretaris melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya. Tugas atas prakarsa sendiri ini, misalnya :
b. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan lamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, telegram, faximile, telepon, ataupun melalui internet.
c. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung untuk keperluan untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil.
d. Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan; Karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.
hubungan Dekan ke pihak internal dan eksternal, yaitu mengadakan komunikasi baik secara lisan, tertulis maupun melalui pesawat telepon, telegram, faximile, dan e-mail. Sekretaris 2 berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut
hubungan Dekan dengan pihak internal Fakultas dan Universitas. Dan kedua sekretaris mampu melaksanakan tugas –tugas rutin tanpa menunggu instruksi dari pimpinan, dan dilaksanakan dengan baik sesuai dengan kebutuhan dan harapan.
F. Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu
Kata “tamu” dalam Kamus Bahasa Indonesia dapat berarti orang yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau orang yang datang keperjamuan. Menurut Wursanto (2004 : 55), tamu adalah tamu organisasi, badan, lembaga atau perusahaan, yaitu orang baik sebagai pejabat utusan dari suatu lembaga maupun sebagai pribadi yang berkunjung ke lembaga lain untuk kepentingan kedinasan maupun untuk kepentingan pribadi.
Tata cara menerima tamu dalam suatu organisasi pada umumnya ada yang ditangani langsung oleh tiap bagian dan ada pula yang ditangani secara khusus oleh seorang penerima tamu atau oleh suatu unit khusus. Tetapi sebelum tamu menemui pimpinan, tamu tersebut akan diterima lebih dahulu oleh sekretaris Karena kesan pertama bagi seorang tamu adalah pelayanan pengurusan tamu, maka setiap tamu yang datang hendaknya diberikan pelayanan yang sebaik-baiknya.
Menurut Sedarmayanti (1997 : 92) dalam memberikan pelayanan terhadap tamu, perlu dipahami dan dilaksanakan beberapa hal berikut ini :
1. Memberi salam dan menyapa tamu denga ramah, sopan, dan menanyakan keperluan tamu yang datang serta mempersilahkan mengisi kartu/ buku tamu. Contoh kartu tamu dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut ini :
2. Usahakanlah agar tamu merasa senang (comfortable) apabila tamu
terpaksa harus menunggu. Sediakan bahan bacaan (Koran, majalah dan
keputusan yang cepat dan tepat apabila tamu tersebut harus atau dapat
disalurkan ke bagian lain.
4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan
baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu.
5. Usahakanlah agar tamu merasa senang (comfortable) apabila tamu
terpaksa harus menunggu. Sediakan bahan bacaan (Koran, majalah dan
lain-lain) di ruang tamu.
6. Berikan perhatian yang besar kepada setiap tamu dan segera ambil
keputusan yang cepat dan tepat apabila tamu tersebut harus atau dapat
Nomor………..
KARTU TAMU Visitior Card
1. Nama : ……….
Name
2. Pekerjaan : ……….
Occupation
3. Alamat : ……….
Address
4. Telepon : ……….
Telephone
5. Ingin Bertemu : ……….
Want to see
6. Tentang/ Hal : ……….
Subject
7. Kendaraan dan nomornya : ……….
Vehicle and number
Medan, ...20...
Tanda Tangan Signature
(...) CATATAN YANG DITEMUI
Selesai jam :... Tanda tangan :...
Tanggal Masuk Jam Paraf Keluar Jam Paraf
Menurut Wursanto (2004:58) tamu dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu : 1. Tamu dengan perjanjian
Apabila tamu telah membuat janji sebelumnya, maka sekretaris perlu memberitahukan kepada atasan bahwa tamu tersebut telah datang dan menanyakan apakah tamu sudah boleh diantar masuk. Apabila pimpinan sudah siap menerima, sekretaris harus segera memberitahukan kepada tamu tersebut dan mempersilahkan masuk. Apabila pimpinan belum siap, sekretaris harus memberitahukan kepada tamu, “Maaf, kami persilahkan menunggu sebentar,” karena pimpinan masih menerima tamu lain atau masih ada masalah yang harus segera dilaksanakan.
2. Tamu Tanpa Perjanjian
Apabila tamu belum membuat perjanjian, maka sekretaris harus segera menanyakan kepada pimpinan. Apabila pimpinan tidak bersedia menerima, maka sekretaris harus pandai mengutarakannya agar tamu tidak tersinggung atau salah paham. Bila pimpinan bersedia menerima tamunya kembali pada waktu yang ditentukan, dan tamu menyetujuinya maka perlu dibuat perjanjian.
3. Tamu Teman Pimpinan
Apabila tamu yang datang adalah teman pimpinan, maka sampaikanlah hal tersebut kepada pimpinan. Apabila pimpinan siap menerimanya, maka antarkan tamu tersebut sampai ke dalam.
4. Tamu Rutin/Relasi
Tamu rutin adalah tamu yang sudah biasa menemui pimpinan. Berbeda dengan tamu lainnya, seorang relasi setiap saat dapat mengunjungi/ bertemu dengan pimpinan dan biasanya langsung dipersilahkan menemui pimpinan, bila tidak ada tamu lain.
Menurut Sedarmayanti (1997 : 145) sikap sekretaris yang diperlukan untuk mengadakan hubungan antar manusia antara lain :
1. Bijaksana
Bijaksana adalah sikap berhati-hati, tidak membicarakan hal-hal yang diketahuinya kepada orang lain yang tidak berkepentingan. Sekretaris harus dapat menahan diri untuk tidak menceritakan masalah yang bersifat rahasia.
2. Pertimbangan
Pertimbangan adalah sikap bersedia dan rela mendahulukan kepentingan orang lain daripada kepentinga pribadinya, dengan menggunakan pertimbangan yang rasional.
3. Taktis
Dalam membentuk dan memelihara keramahtamahan dalam hubungan kerja, seorang sekretaris harus mempunyai sikap taktis/diplomatis, guna mencegah orang lain merasa malu/merasa tersinggung.
Dalam rangka mengembangkan sikap taktis ini, dapat dikuti saran sebagai berikut :
a. Memilih kata yang tepat dalam berbicara
b. Mampu menahan diri untuk mengatakan hal yang kurang baik/ memberi komentar
c. Mengakui kesalahan
d. Bertindak sesuatu bila perlu 4. Kesetiaan
Kesetiaan adalah sikap setia dan jujur, baik terhadap pimpinan khususnya, maupun terhadap perusahaan pada umunya, sehingga mempunyai perasaan memiliki, menjaga nama baik perusahaan.
5. Obyektif
Etiket sekretaris adalah cara berbicara, berpakaian, berbuat dan bertindak yang diterima dengan baik di kalangan sekretaris di lingkungan kerja mereka (Ratnawati dan Sunarto, 2006: 26). Etiket itu meliputi :
1. Cara menyapa dan menghomati orang 2. Cara memperkenalkan diri dan orang lain 3. Cara berpakaian
4. Cara duduk
5. Cara mempersilahkan berjala, makan, dan lain-lain 6. Cara menghubungi orang secara lisan atau via telepon.
Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menunjukkan etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu melalui sikap dan sifat yang dimiliki. Sikap dan sifat tersebut antara lain :
1. Sopan
Dalam menerima tamu, sekretaris Dekan sangat menghormati setiap tamu yang datang, menyambut, mempersilahkan duduk sebagaimana layaknya menerima tamu. Sekretaris Dekan juga bersikap lembut dan manis dalam berbicara tetapi tetap teguh dalam hal prinsip dan urusan. Dalam hal berbusana Sekretaris Dekan juga terlihat sopan, menarik dan rapi.
2. Ramah dan bersahabat
Sekretaris Dekan menyapa dan menerima tamu dengan tangan terbuka, menaruh hormat dan baik kepada setiap tamu.
3. Bijaksana
4. Taktis
Dalam hal ini sekretaris Dekan mampu menanggapi para tamu dengan tepat sesuai dengan kebutuhannya.
5. Jernih
Jernih berarti menerima dan melayani siapa saja dengan baik tanpa membedakan pangkat, pendidikan dan lain-lain.
Setiap tamu yang datang, sebelum menemui Dekan Fakultas Ekonomi USU, tamu tersebut akan diterima terlebih dahulu oleh Sekretaris Dekan, yaitu Ibu Esa Setiana, SE, MSi atau oleh Ibu Yunita, SE. Namun dalam hal pelayanan terhadap tamu, Ibu Esa Setiana SE, Msi mempunyai peran yang lebih besar karena tugasnya lebih cenderung ke dalam Public Relation, yaitu mengadakan hubungan komunikasi dengan pihak internal dan eksternal, baik secara lisan, tertulis maupun melalui pesawat telepon, telegram, faximile, dan e-mail. Berikut ini adalah langkah/proses yang dilakukan Sekretaris Dekan dalam hal penerimaan tamu, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, menanyakan maksud kedatangannya.
2. Setelah tamu dimintai keterangan tentang maksud kedatangannya, sekretaris Dekan akan menanyakan apakah sudah ada janji atau belum. 3. Baik tamu dengan perjanjian maupun tamu yang belum mengadakan
perjanjian dipersilahkan menunggu. Khusus bagi tamu rutin/relasi seperti Pembantu Dekan I, II, dan III, biasanya sekretaris Dekan langsung mempersilahkan masuk apabila tidak ada tamu lain.
4. Sementara tamu dipersilahkan menunggu, sekretaris akan memberitahukan kepada Dekan.
5. Apabila Dekan sudah berkenan menerima tamu, sekretaris akan mempersilahkan masuk untuk menemui Dekan
Tamu yang datang setiap harinya dengan berbagai kepentingan tidak dapat dipastikan jumlahnya. Sekretaris Dekan memperkirakan jumlah tamu yang datang per hari sebanyak 30 orang, mulai dari tamu pribadi Dekan (Tamu dengan perjanjian, tamu tanpa perjanjian terlebih dahulu, dan teman), tamu rutin (Pembantu Dekan I, II, dan III), maupun mahasiswa yang berkepentingan mengurus administrasi dengan Sekretaris Dekan, seperti stempel skripsi dan sebagainya.
Dalam melaksanakan peran dan tanggung jawabnya, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus memiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi USU adalah lembaga pendidikan terkemuka yang telah menghasilkan orang-orang yang memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuan umum, sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap wawasan yang dimiliki seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. Yang harus selalu diperhatikan adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat terus membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dekan Fakultas Ekonomi USU merupakan salah satu orang penting yang memiliki beragam aktivitas dan selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan. Disamping itu, sekretaris perlu memahami etiket, agar sekretaris mengetahui dan menjalankan perilaku sesuai dengan kode etik sekretaris. Kode etik sekretaris terdiri dari:
1. Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi sekretaris
melaksanakan tugas dan tidak mempergunakan kerahasiaan informasi itu demi kepentingan pribadi.
4. Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau melalui kerja sama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional.
5. Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi baik di dalam maupun luar negeri.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu : Etiket Kerja Seketaris Dekan Dalam Memberikan Pelayanan Kepada Tamu Di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yaitu sebagai berikut :
1. Terdapat dua orang sekretaris yang membantu Dekan menangani tugas-tugasnya, dan kedua sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada dekan. Sekretaris 1 bertugas membantu menangani tugas Dekan berkaitan dengan kegiatan Public Relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal dan eksternal, sedangkan sekretaris 2 bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas.
2. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU termasuk kedalam golongan sekretaris pimpinan karena sekretaris bekerja untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya. Sekretaris Dekan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu instruksi. Sekretaris juga mampu menciptakan hubungan kerjasama yang baik dan saling menghormati dalam bekerja.
3. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU mampu menunjukkan etiketnya sebagai sekretaris terutama dalam pelayanan terhadap tamu melalui sikap sopan, ramah dan bersahabat, bijaksana, taktis/ diplomatis, jernih dan berdedikasi terhadap pekerjaannya, serta menjaga penampilan fisik dan perilaku sehingga mampu mencerminkan diri sebagai sekretaris professional.
karena tugasnya dalam membantu Dekan tidak hanya berhubungan dengan pihak internal fakultas maupun pihak eksternal.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dengan cara selalu melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh 2. Tetap menjaga kekompakan kerja sama yang telah ditetapkan selama
ini,serta sikap saling menghormati satu sama lainnya.
3. Sebenarnya Etiket kerja sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melayani tamu sudah sangat baik,namun pada langkah perlu disiapkan formulir penerimaan tamu atu buku tamu.
DAFTAR PUSTAKA
Faulina. 2008. Diktat Hand Out Etika Profesi. Medan
Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Modern Liberty
Ratnawati, Eti dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Amus
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia
Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju
Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
