TUGAS AKHIR
PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Diajukan Oleh :
RIA JULIHARPI 082103009
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RIA JULIHARPI
NIM : 082103009
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA
BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal … Maret 2011 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003
)
Tanggal… Maret 2011 Dekan
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec NIP. 19550810 198303 1 004
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : RIA JULIHARPI
NIM : 082103009
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA
BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Maret 2011 Menyetujui Pembimbing,
(Fadli, SE, M,Si NIP.19810628 200604 1 005
KATA PENGANTAR
Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul : “ PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA “. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin.
Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya.
Oleh karena itu penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utar. 3. Bapak , selaku Dosen Pembimbing dalam penyelesaian tugas akhir ini.
4. Seluruh staf pengajar atau dosen dan karyawan maupun karyawati Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Kepada orang yang paling penulis istimewa, kagumi, dan hormati dalam kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar dalam mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha, buat kedua orang tua penulis bapak tersayang Rusli. Mama tersayang Srianiwati. Mama sudah membuat penulis menjadi anak yang berguna, dan membuat penulis rindu selalu, dan ingin terus berada di dekat mama dan sayang mama selalu. Terima kasih sayang yang diberikan kepada penulis, kasih sayang mama bapak tidak dapat terhitung oleh apapun, semoga Allah lah yang akan membalas semua kebaikan-kebaikan yang telah kalian berikan kepada penulis. Amin.
6. Buat abangku Hendra, yang selalu sabar memberi semangat penulis. Dan selalu menjaga penulis serta sayang dengan penulis. Terima kasih atas semua perhatian dan kasih sayangnya.
7. Buat teman-teman penulis selama masa perkuliahan : Ridho Febriana, Siti Mahdina, Noni Febrianti Ika pratiwi, dan Arie Hermawan juga teman-temanku yang tidak aku sebutkan satu persatu. Terima atas semua perhatian dan rasa sayang yang diberikan kepada penulis. Penulis berharap pertemanan kita tidak hanya
8. Berakhir di Fakultas Ekonomi saja, tetapi akan selalu terukir dan menjadi kenangan yang terindah dalam setiap masa..
Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca. Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Amin
Medan, April 2011 Penulis,
Ria JuliHarpi
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 5
F. Sistematika Penulisan... 6
BAB II PROFIL INSTANSI... 8
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11
C. Struktur Organisasi ... 11
D. Uraian Tugas ... 17
E. Kinerja Usaha Terkini ... 21
F. Rencana Kegiatan ... 22
BAB III PEMBAHASAN ... 23
A. Uraian Teoritis ... 23
1. Pengertian Prosedur Dan Sistem Kerja...23
2. Manfaat Prosedur Dan Sistem Kerja ... 26
3. Prinsip-Prinsip Prosedur Dan Sistem Kerja ... 26
4. Asas-Asas Penyusunan Prosedur Dan Sistem Kerja. ... 28
5. Pengaturan Pokok Di Bidang Prosedur Dan Sistem Kerja ... 29
B. Prosedur Dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 29
C. Sarana Pendukung Terlaksananya Prosedur Dan Sistem Kerja Tata Usaha ... 37
D. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Tata Usaha ... 39
E. Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai ... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 43
A. Kesimpulan ... 43
B. Saran... 44
DAFTAR PUSTAKA ... .. 45
DAFTAR TABEL
Tabel 1. 1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 5
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa ini, maka prosedur dan sistem kerja memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah dan juga badan-badan swasta, sebagaimana dikemukakan oleh Sedarmayanti (2001 : 134). Prosedur adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Sedangkan sistem kerja merupakan suatu rangkaian tata kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.
Perusahaan yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap kebanyakan tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan semula. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya pelaksanaan prosedur dan sistem kerja pada perusahaan tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui prosedur dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja. Setiap badan usaha mengharapkan pegawai yang memiliki prosedur dan sistem kerja yang baik agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
Prosedur dan sistem kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan adanya prosedur kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis pekerjaan, tahapan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.
Pelaksanaan prosedur dan sistem kerja selalu berorientasi pada efisiensi. Kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dikatakan efisien jika suatu usaha tertentu memberikan hasil yang maksimal baik mengenai kualitas maupun kuantitasnya.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni bagaimana prosedur dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur kerja, dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Peneliti
a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.
b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
2. Bagi Instansi
a. Memberikan bahan pertimbangan bagi perusahaan dalam melaksanakan kegiatan prosedur dan sistem kerja dengan efisien pada masa yang akan datang.
b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan prosedur dan sistem kerja pada kantor tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa peneliti untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.
3. Bagi Peneliti yang Akan Datang
E. Jadwal Kegiatan
[image:16.596.111.514.218.364.2]Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan 2 Pengumpulan
Data 3 Penulisan
Laporan
Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai tanggal 07 Februari/26 Februari 2011 di kantor tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
F. Sistematika Penulisan
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB 2 : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, deskripsi kerja, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB 3 : PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat prosedur dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB 4 : PENUTUP
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan d. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai mengetahui akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan
tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur
Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1
Berikut ini :
[image:23.596.66.516.125.763.2]Bagan Struktur Organisasi Fakultas
Gambar 2.1 Bagan struktur organisasi fakultas ( 2010 ) Sumber : Fakultas Ekonomi USU
Rektor dan Pembantu Rektor
Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu
Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr Syahril Pasaribu, D.T.M.&H.,MSc.(C.T.M), Sp.A.(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph. D. Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng. Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D. Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya, S.H.,M.L.I Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni
Sekretaris Eksekutif : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Acc, Ak
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Fahmi Natigor SE, AK, MAcc Pudek II : Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si.
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
ANGGOTA
1 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
2 Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak 3 Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
4 Drs. Ami Dilham, M.Si 5 Prof. Bachtiar Hassan Miraza
6 Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
7 Prof. Dr.Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec, Acc 8 Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS
9 Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, SE, M.Ec 10 Prof. Dr. Ramli, SE, MS
11 Prof. Dr. lic.rer.reg. Sirojuzilam, SE 12 Prof. Dr. Rismayani, SE, MS
13 Prof. Dr. Erlina, SE, M.Si, Ak
14 Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, Ak, MAFIS, CPA 15 Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayani, M.Si Program Studi Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, AK
Program Studi Akuntansi
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Drs. Bongsu Hutagalung, SE, MSi Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam. M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : M.Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Personalia : Maslan, SE
C. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
D. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
E. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
A. Uraian Teoritis
1. Pengertian Prosedur Dan Sistem Kerja
Prosedur adalah merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Sistem kerja adalah merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan (Sedarmayanti 2001:134). Penting untuk ditekankan di sini bahwa kedua-duanya baik prosedur maupun sistem kerja merupakan satu kesatuan yang bulat artinya kedua-duanya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya prosedur dan sistem kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik sehingga dapat melakukan pekerjaan yang sesuai dengan yang direncanakan.
Dalam prosedur dan sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa prosedur dan sistem kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.
Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas. Contohnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan alat kantor rusak, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan. Suatu penyusunan prosedur dan sistem kerja dilakukan secara updateness artinya bahwa prosedur dan sistem kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to date ) dan kemajuan zaman teknologi.
2. Manfaat Prosedur Dan Sistem Kerja
Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari prosedur dan sistem kerja adalah :
• Melalui prosedur dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat
dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. • Prosedur dan sistem kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana
maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. (Sedarmayanti, 2001 : 134)
• Memperpendek jangka waktu pengerjaan yang dapat mempercepat saat
penyerahan.
• Menekan barang-barang inventaris.
• Mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memperhitungkan biaya-biaya
dan saat-saat penyerahan.
• Menghilangkan fungsi-fungsi dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu.
• Mempercepat perputaran modal kerja dan mengurangi kebutuhan akan
modal kerja tersebut.
• Memperbesar keluwesan kerja mempercepat pelaksanaan
keputusan-keputusan pucuk pimpinan ( top management ).
• Menghilangkan ketidak-cocokan sistem dan pengerjaan yang bertemu
• Meningkatkan efektivitas pengawasan dengan mengurangi waktu yang
diiperlukan untuk membetulkan kesalahan-kesalahan.
• Memperkuat struktur organisasi perusahaan dengan menyingkapkan
dan menyingkirkan praktek-praktek yang melanggar prinsip-prinsip organisasi yang sehat.
• Mengurangi biaya tata usaha penyelenggaraan koordinasi.
(Norman N. Barish, 1981 : 6)
3. Prinsip-Prinsip Pemakaian Prosedur Dan Sistem Kerja
Mengingat pentingnya prosedur dan sistem kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan prosedur dan sistem kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Prosedur dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.
e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.
g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
h. Prosedur dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.
i. Penyusunan prosedur dan sistem kerja, harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
k. Untuk menjamin penerapan prosedur dan sistem kerja dengan setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman. (Sedarmayanti, 2001 : 136)
4. Asas-Asas Penyusunan Prosedur Dan Sistem Kerja
Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan prosedur dan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut :
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada
semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan
kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.
5. Pengaturan Pokok di Bidang Prosedur Dan Sistem Kerja Dalam Organisasi
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.
b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoor dinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
B. Prosedur Dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah (misalnya tugas peningkatan kesehatan rakyat), pada suatu perusahaan swasta (misalnya tugas pemasaran hasil produksi), dan pada suatu sosial (misalnya tugas pemeliharaan anak yatim piatu) harus didukung oleh pelayanan perkantoran (tata usaha). Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok apapun.
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar 1. Prosedur Surat Masuk
Surat-surat yang masuk ke kantor harus diberi bagian surat yang dilakukan pada sub bidang tata usaha. Dan selanjutnya diberi baju surat, baju surat ini berguna untuk memperoleh informasi indeks, kode, nomor surat, tanggal penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran. Setelah diberi baju, surat-surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk untuk bagian tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat masuk. Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi untuk diteruskan ke tujuannya.
2. Prosedur Surat Keluar
Surat-surat yang akan dikeluarkan Fakultas akan dipersiapkan oleh bagian tata usaha. Sub bagian dari tata usaha mengonsep surat setelah diberi petunjuk dari pimpinan untuk diperiksa. Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha menilai pengetikkan surat tersebut, apabila telah selesai, surat tersebut diserahkan kembali kepada pimpinan untuk ditandatangani dan di stempel sebagai tanda persetujuan.
3. Sistem Pengelolaan Arsip
Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar, agar arsip-arsip yang disimpan tidak hilang dan tidak susah ditemukan.
Untuk mempermudah kerja tata usaha, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi ke dalam 5 (lima) sub bidang, yaitu sub bidang akademik, sub bidang umum dan keuangan, sub bidang kepegawaian, sub bidang kemahasiswaan dan alumni dan sub bidang umum dan perlengkapan, yang tugas-tugasnya telah dijelaskan pada Bab II.
Sistem Kearsipan yang digunakan pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah menurut subjeknya dan dibantu terhadap Sistem Nomor, dimulai dari Angka Nomor yang terkecil sampai Angka Nomor yang terbesar. Sehingga untuk mencari berkas/ data yang akan diambil semangkin mudah untuk di dapat.
Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :
Menyusun jadwal mata kuliah & urusan akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian/ pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.
3. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
C. Sarana Pendukung Terlaksananya Prosedur dan Sistem Kerja Tata Usaha
Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan perlengkapan pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan tata usaha juga pandai memilih yang terbaik, karena fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang bisa bagi kantor itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar.
Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain. Ini berarti pemborosan dari segi waktu.
Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu. Peralatan dan perlengkapan yang ada dan digunakan dalam kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Komputer 2. Kendali arsip 3. Mesin printer 4. Map
5. Kertas 6. Flash disk 7. Buku agenda 8. Brankas
9. Buku ekspedisi 10.Alat tulis kantor
11.Box file/filing cabinet dan lain-lain
Pada Fakultas juga terdapat peralatan dan perlengkapan tata usaha yang dipenuhi dalam setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadinya gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain. Selain itu Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga apabila mesin komputer terdapat kemacetan maupun rusak, Fakultas akan segera menggantikan mesin komputer yang lebih baik.
D. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Tata Usaha
Tata usaha juga mengalami hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Bila tidak ditanggapi dengan serius, hambatan itu dapat mengganggu kelancaran pekerjaan para pegawai tata usaha. Hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha yaitu :
1. Pegawai kurang tanggap terhadap informasi yang disampaikan 2. Sarana pendukung yang masih kurang
3. Tidak sesuainya penempatan di sidangnya masing-masing
E. Prosedur Dan Sistem Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai
Prosedur kerja mempunyai prinsip lancar, berjalan lurus (tidak maju mundur/simpang siur) dan mudah pengawasannya. Sehingga memberikan hasil kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat dari segi mutu dan jumlah serta berdaya guna.
Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk mempelancar kegiatan prosedur dan sistem kerja, instansi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah instansi. Misalnya sesuatu penyelesaian pekerjaan cara yang digunakan apakah sepenuhnya mengandalkan pekerjaan tangan ataukah menitikberatkan pada penggunaan mesin.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan :
1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.
c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan.
2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi fakultas.
B. Saran
Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Peranan penting dalam tata usaha adalah menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan, oleh karena itu tata usaha harus melakukan tindakan yang cepat sehingga dapat mencegah permasalahan yang akan terjadi.
2. Melihat pentingnya tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya pengambilan keputusan-keputusan yang diambil oleh pimpinan haruslah dilakukan dengan baik karena keputusan tersebut merupakan pusat informasi bagi fakultas.
