BAB III PEMBAHASAN
A. Uraian Teoritis
1. Pengertian Prosedur Dan Sistem Kerja
Prosedur adalah merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Sistem kerja adalah merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan (Sedarmayanti 2001:134). Penting untuk ditekankan di sini bahwa kedua-duanya baik prosedur maupun sistem kerja merupakan satu kesatuan yang bulat artinya kedua-duanya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya prosedur dan sistem kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik sehingga dapat melakukan pekerjaan yang sesuai dengan yang direncanakan.
Dalam prosedur dan sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa prosedur dan sistem kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.
Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas. Contohnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan alat kantor rusak, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan. Suatu penyusunan prosedur dan sistem kerja dilakukan secara updateness artinya bahwa prosedur dan sistem kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to date ) dan kemajuan zaman teknologi.
Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.
2. Manfaat Prosedur Dan Sistem Kerja
Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari prosedur dan sistem kerja adalah :
• Melalui prosedur dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. • Prosedur dan sistem kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana
maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. (Sedarmayanti, 2001 : 134)
• Memperpendek jangka waktu pengerjaan yang dapat mempercepat saat penyerahan.
• Menekan barang-barang inventaris.
• Mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memperhitungkan biaya-biaya dan saat-saat penyerahan.
• Menghilangkan fungsi-fungsi dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu. • Mempercepat perputaran modal kerja dan mengurangi kebutuhan akan
modal kerja tersebut.
• Memperbesar keluwesan kerja mempercepat pelaksanaan keputusan-keputusan pucuk pimpinan ( top management ).
• Menghilangkan ketidak-cocokan sistem dan pengerjaan yang bertemu pada maksud-maksud yang bersilang.
• Meningkatkan efektivitas pengawasan dengan mengurangi waktu yang diiperlukan untuk membetulkan kesalahan-kesalahan.
• Memperkuat struktur organisasi perusahaan dengan menyingkapkan dan menyingkirkan praktek-praktek yang melanggar prinsip-prinsip organisasi yang sehat.
• Mengurangi biaya tata usaha penyelenggaraan koordinasi. (Norman N. Barish, 1981 : 6)
3. Prinsip-Prinsip Pemakaian Prosedur Dan Sistem Kerja
Mengingat pentingnya prosedur dan sistem kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan prosedur dan sistem kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Prosedur dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.
e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.
g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
h. Prosedur dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.
i. Penyusunan prosedur dan sistem kerja, harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.
k. Untuk menjamin penerapan prosedur dan sistem kerja dengan setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman. (Sedarmayanti, 2001 : 136)
4. Asas-Asas Penyusunan Prosedur Dan Sistem Kerja
Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan prosedur dan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut :
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada
semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan
kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.
e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan keadaan. (Sedarmayanti, 2001 : 135)
5. Pengaturan Pokok di Bidang Prosedur Dan Sistem Kerja Dalam Organisasi
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.
b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoor dinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya. (Sedarmayanti, 2001 : 135)
B. Prosedur Dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi