TUGAS AKHIR
ETIKET KERJA SEKRETARIS DINAS PENDAPATAN PROVINSI SUMATERA UTARA DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN
KEPADA TAMU DI DINAS PENDAPATAN PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH
DELLA DINIASTRI 122103062
PROGRAM STUDI DIPLOMA IIIKESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : DELLA DINIASTRI
NIM : 122103062
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : ETIKET KERJA SEKRETARIS DINAS PENDAPATAN PROVINSI SUMATERA UTARA DALAM
MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA TAMU DI DINAS PENDAPATAN PROVINSI SUMATERA UTARA
Tanggal : ...2015 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP.19741012 200003 2 003
Tanggal : ...2015 DEKAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : DELLA DINIASTRI
NIM : 122103062
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : ETIKET KERJA SEKRETARIS DINAS
PENDAPATAN PROVINSI SUMATERA UTARA DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA TAMU DI DINAS PENDAPATAN PROVINSI SUMATERA UTARA
Medan, Mei 2015
Menyetujui Pembimbing
i
Puji dan syukur penulis ucapkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat hidayah dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di pendidikan Diploma III Program Studi Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Solawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menjanjikan Al-Qur’an sebagai pedoman dan petunjuk bagi kehidupan manusia di muka bumi.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Sublihar, Ph.D, selaku PLT Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
ii
5. Bapak Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai dan staff Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
6. Terima kasih kepada Ibu Halina S.H., selaku Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara yang telah membantu penulis dalam mengumpulkan data yang diperlukan selama penelitian.
7. Terima kasih yang teristimewa untuk kedua orang tua tercinta, Ayahanda Adnan Syamsi Nasution S.E., dan Ibunda Prihatin Siregar, yang telah membesarkan penulis dengan kasih sayang yang tak terhingga. Terima kasih atas doa, perhatian dan dukungan yang tiada hentinya. Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan kedua orang tua penulis. Amin.
8. Terima kasih yang teristimewa untuk kakak penulis Devi Adniaty S.E., Desy Fadhilla S.T., serta untuk adik penulis Dona Febrina dan Doni Syamsi.
9. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Departemen Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
iii semua. Amin.
Medan, Mei 2015
Penulis
iv
Halaman
KATA PENGANTAR...i
DAFTAR ISI ...iii
DAFTAR TABEL ...v
DAFTAR GAMBAR ...vi
BAB I PENDAHULUAN ...1
A. Latar Belakang ...1
B. Perumusan Masalah ...4
C. Tujuan Penelitian ...4
D. Manfaat Penelitian ...4
E. Jadwal Kegiatan ...5
1. Jadwal Survei/Observasi ...5
2. Rencana Isi ...5
BAB II PROFIL INSTANSI ...7
A. Sejarah Ringkas Dispendasu ...7
B. Tugas Pokok dan Fungsi ...8
C. Visi, Misi dan Budaya Kerja ...9
D. Struktur Organisasi ...10
v
B. Pengertian Sekretaris ...29
C. Macam-Macam Sekretaris ...32
D. Fungsi Sekretaris...39
E. Peranan Sekretaris ...40
F. Tugas Sekretaris ...41
G. Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu...45
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ...66
A. Kesimpulan ...66
B. Saran...67
vi
Tabel Judul Halaman
vii
Gambar Judul Halaman
1 A. Latar Belakang
Dengan semakin berkembangnya tugas-tugas eksekutif di bidang bisnis yang diimbangi dengan semakin pesatnya perkembangan bidang Teknologi Informasi serta didukung peralatan kantor modern, maka perlu adanya pengkajian sistem dan prosedur dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran. Dalam menyikapi persaingan bisnis yang semakin tajam tersebut, maka setiap perusahaan harus mengupayakan agar tetap eksis di dalam kancah persaingan bisnis tersebut, sehingga seorang pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya harus didukung oleh seorang asisten eksekutif yang berkompeten di bidang pekerjaan perkantoran dan kesekretariatan.
Menurut Lawalata (2012:77), etiket adalah kumpulan tata cara dan sikap dalam pergaulan antarmanusia, tata aturan sopan santun yang disetujui oleh masyarakat tertentu dan menjadi norma serta panutan dalam bertingkah laku sebagai anggota masyarakat yang baik dan menyenangkan. Etiket berkaitan dengan sopan santun, tata krama, dalam pergaulan formal.
Dalam konteks profesional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etiket yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan.Sekertaris sebagai salah satu orang yang berperan penting dalam perusahaan harus memahami dasar-dasar etiket kesekretariatan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etiket akan menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.
Oleh karena itu, sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etiket kerja pada saat memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau masyarakat yang memerlukannya. Tanpa etiket kerja apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah pekerjaan yang mencarik nafkah biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan akan berakhir dengan tidak adanya lagi respek yang pantas diberikan kepada profesi tersebut.
dikantor maupun diluar dengan baerbagai suku, agama, daerah dan karakter yang berbeda-beda. Untuk itulah sekertaris harus mampu menentukan apa yang harus dia lakukan.
Disamping menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan surat-menyurat, kegiatan menerima dan melayani tamu merupakan suatu hal yang sering dilakukan oleh seorang sekertaris karena komunikasi tertulis perlu disertai dengan komunikasi secara lisan baik menggunakan alat maupun tidak. Apabila banyak tamu yang diterima oleh pejabat lain atau tidak seharusnya diterima oleh pimpinan, tetapi diterima oleh pimpinan, maka hal ini berarti setiap saat pimpinan harus menerima tamu secara terus menerus. Dan bila hal ini dibiarkan terjadi,tentu akan mengganggu bahkan menyita waktu pimpinan. Oleh sebab itu pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekertaris yang handal dan profesional.Seorang sekertaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan dengan segala kemampuan dan keterampilan yang dia miliki. Tetapi bukan hanya itu saja,seorang sekertaris juga harus memiliki etiket khususnya dalam hal pelayanan terhadap tamu.
Utara Dalam Memberikan Pelayanan Kepada Tamu Di Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah “Bagaimana Etiket Kerja Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara Dalam Memberikan Pelayanan Tamu Di Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian ini adalah:
Untuk mengetahui etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu oleh Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat penelitian adalah:
1. Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai pelaksanaan etiket kerja seorang sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris.
2. Bagi organisasi, untuk memberikan bahan masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan dalam pelaksanaan etiket kerja sekretaris, terutama pada pelayanan tamu.
E. Jadwal Kegiatan
1. Jadwal Observasi/Wawancara Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
MINGGU KE
I II III IV
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2015)
Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan di Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara JL. SM Raja KM. 3,3 Medan. Persiapan Tugas Akhir ini dimulai dari tanggal 22 Februari 2015, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi D III-Kesekretariatan. Penulis melakukan pengumpulan data yang akan dilaksanakan pada minggu keempat bulan Februari dan minggu pertama bulan Maret 2015. Pada tahap ini Penulis akan melakukan wawancara dengan Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan data sebanyak mungkin.
2. Rencana Isi
denga judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (survey) dan isi rencana penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Profil perusahaan yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari: Sejarah ringkas instansi, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job description).
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Dalam Bab ini akan membahas topik yang dipilih oleh penulis, yang tentunya pembahasan berdasarkan dimana penulis melakukan penelitian.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
7
A. Sejarah Ringkas Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara
Pada mulanya, urusan pengelolaan Pendapatan Daerah berada dalam koordinasi Biro Keuangan (Sekretariat) sebagai Bagian Pajak dan Pendapatan. Berdasarkan Surat Keputusan (SK) Gubernur Kepala Daerah Tingkat I SumateraUtara No. 102/II/GSU tanggal 6 Maret 1973 tentang Susunan Organisasi Tata Kerja Setwilda Tingkat I Sumatera Utar, Biro Keuangan berubah menjadi Direktorat Keuangan sejak tanggal 16 Mei 1973. Dengan demikian bagian Pajak dan Pendapatan juga berubah bentuk menjadi Sub Direktorat Pendapatan Daerah pada Direktorat Keuangan.
Dengan terbitnya SK Gubernur Sumatera Utara tanggal 21 Maret 1975 No. 137/II/GSU (berdasarkan SK Mendagri tanggal 7 November 1974 No. Finmat 7/15/3/74), makan terhitung sejak 1 April 1975, Sub Direktorat Pendapatan Daerah ditingkatkan menjadi Direktorat Pendapatan Daerah.
Tahun 2001 tentang Organisasi Dinas-Dinas Daerah Provinsi Sumatera Utara dan SK Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara No. 060.254. K Tahun 2002.
B. Tugas Pokok dan Fungsi
Berdasarkan Perda Provinsis Sumatera Utara No. 3 Tahun 2001 tentang Organisasi Dinas-Dinas Daerah Provinsi Sumatera Utara dan SK Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara No. 060.254.K Tahun 2002 tentang Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara serta organisasi dan tata kerja unit pelaksana Teknis Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara, tugas pokok Dinas Pendapatan Daerah adalah menyelenggarakan sebagian kewenangan Pemerintah Provinsi dan tugas Dekonsentrasi di bidang Pendapatan Daerah. Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Dinas Pendapatan berfungsi:
1. Menyiapkan bahan perumusan perencanaan/program, kebijaksanaan, dan pembinaan teknis di bidang Pendapatan Daerah.
2. Menyelenggarakan pembinaan, program pengelolaan Pajak Kendaraan Bermotor dan Kendaraan Di Atas Air, Pajak Pengambilan dan Pemanfaatan Air Bawah Tanah dan Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor, Retribusi dan Pendapatan Lain-Lain, Pengendalian dan Pembinaan.
Selain melaksanakan tugas pokoknya, juga berfungsi sebagai kordinator di bidang Pendapatan Daerah, dimana dari sumber penerimaan pendapatan tersebut yang secara langsung dikelola oleh Dispendasu antara lain pemungutan yang bersumber dari Pajak Daerah dan beberapa penerimaan lainnya sedangkan pungutan PAD lainnya dikelola secara teknis oleh instansi/unit kerja di Provinsi Sumatera Utara.
Dalam melakukan fungsi tersebut, maka Dipendasu berupaya melakukan koordinasi dalam rangka intensifikasi dan ekstensifikasi guna peningkatan Pendapatan Daerah yang setiap tahunnya tertuang dalam APBD atau P. APBD sebagai sumber Keuangan Daerah untuk membiayai penyelenggaraan Pemerintahan, Pelaksanaan, Pembangunan, dan tugas-tugas pelayanan kepada masyarakat.
C. Visi, Misi dan Budaya Kerja
Dalam rangka menyikapi tugas pokok Dipendasu yaitu menyelenggarakan sebagian kewenangan Daerah dan tugas Dekonsentrasi di bidang Pendapatan Daerah, maka untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya Dipendasu mengacu kepada visi dan misinya yang merupakan pedoman ataupun arahan dalam pelaksanaan tugasnya dengan memperhatikan Renstra Potensi Provinsi Sumatera Utara, Visi Dipendasu adalah:
Menjadikan Dinas Pendapatan Daerah yang Profesional dan Berkualitas dalam Pemberdayaan Potensi Daerah
Sementara itu Misi Dipendasu, antara lain:
1. Meningkatkan Kemandirian daerah dalam pembiayaan penyeleggaraan Pemerintahan Umum dan Pembangunan.
2. Meningkatkan kualitas pelayanan yang profesional.
Dalam rangka memberhasilkan pengelolaan Pendapatan Daerah, maka yang menjadi Budaya Organisasi Dipendasu, yaitu:
“PRIMA PELAYANANYA, LANCAR PEMASUKANNYA,
DAN AMAN UANGNYA”. Tujuan :
1. Meningkatkan penerimaan sumber Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara.
2. Meningkatkan kualitas aparatur dalam pemberdayaan potensi daerah sebagai sumber penerimaan daerah.
3. Meningkatkan kualitas pelayanan. Sasaran :
1. Terwujudnya penerimaan daerah yang optimal.
2. Bertambahnya jemlah personil Dipendasu yang memiliki kemauan dan kemampuan untuk menggali potensi SDA.
3. Bertambahnya jumlah potensi objek dan subjek pajak retribusi daerah. D. Struktur Organisasi
Daerah, maka dengan Perda No. 3 Tahun 2001 tentang Dinas-Dinas Daerah Provinsi dan berdasarkan Keputusan Gubsu No. 060.254.K/Tahun 2002, maka susunan organisasi Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Unsur Pemimpin (Kepala Dinas)
b. Unsur Pembantu Pemimpin (Wakil Kepala Dinas)
c. Unsur Pelaksana Bagian Tata Usaha dan Sub Dinas terdiri dari: 1. Bagian Tata Usaha
a. Sub Bagian Kepegawaian b. Sub Bagian Keuangan
c. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan d. Sub Bagian Organisasi dan Hukum
2. Sub Dinas Pajak Kendaraan Bermotor dan Kendaraan Di Atas Air a. Seksi Teknis Perpajakan
b. Seksi Sengketa Pajak dan Keberatan c. Seksi Pembukuan dan Pelaporan 3. Sub Dinas Bina Program
a. Seksi Perancanaan dan Pengembangan b. Seksi Penyuluhan
c. Seksi Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan 4. Sub Dinas Retribusi dan Pendapatan Lain-Lain
a. Seksi Teknis Retribusi
c. Seksi Penerimaan Lain-Lain d. Seksi Pembukuan dan Pelaporan 5. Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan
a. Seksi Pengendalian Keauangan dan Material b. Seksi Pengendalian Aparat Pelaksana
c. Seksi Pembinaan Teknis Administrasi Pendapatan 6. Sub Dinas Pajak ABT/APU dan PBB-KB
a. Seksi Teknis Perpajakan b. Seksi Sengketa dan Keberatan c. Seksi Pembukuan dan Pelaporan 7. Unit Pelaksana Teknis (UPT)
a. UPT DIPENDASU Medan Utara b. UPT DIPENDASU Medan Selatan c. UPT DIPENDASU Tebing Tinggi d. UPT DIPENDASU Pematang Siantar e. UPT DIPENDASU Kisaran
f. UPT DIPENDASU Balige
g. UPT DIPENDASU Panyabungan a. UPT DIPENDASU Sibolga
f. UPT DIPENDASU Sidikalang g. UPT DIPENDASU Salak h. UPT DIPENDASU Kabanjahe
i. Kantor SAMSAT Pembantu Lubuk Pakam j. Kantor SAMSAT Pembantu Stabat
Dengan jumlah personil sebanyak 438 orang,dengan perincian:
a. Golongan IV : 22 Orang b. Golongan III : 320 Orang c. Golongan II : 92 Orang d. Golongan I : 4 Orang
Sejak tahun 1978 hingga sekarang Dipendasu telah dipimpin oleh 7 (tujuh) pejabat Kepala Dinas, yaitu :
1. Drs. H. Alimuddin Simanjuntak (1978 sampai dengan 1981) 2. Drs. M. H. Panjaitan (1981 sampai dengan 1985)
3. Drs. H. Amiruddin Lubis (1985 sampai dengan 1986) 4. Drs. H. Maksum Matondang (1986 sampai dengan 1987) 5. Drs. Ridwan Batubara, M.M. (1987 sampai dengan 2001) 6. Drs. H. Muhyan Tambuse (2001 sampai dengan 2002)
7. Drs. H. Panusunan Pasaribu, MM (2002 sampai dengan 2007) 8. Safarudin S.H., M.M. (2007 sampai dengan 2013)
Sumber : Penulis (2015)
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara
SEKRETARIAT
SUB BAGIAN UMUM
BIDANG RETRIBUSI DAN PENDAPATAN LAINNYA BIDANG PAJAK AIR DAN
PAJAK LAINNYA BIDANG PENGEMBANGAN
DAN PENGENDALIAN
BIDANG PAJAK KENDARAAN BERMOTOR DAN DIATAS AIR
SEKSI PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN PENDAPAPATAN DAERAH
SEKSI EVALUASI DAN PENGENDALIAN PENDAPATAN DAERAH
SEKSI HUKUM DAN PUBLIKASI KELOMPOK JABATAN SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN PROGRAM
SEKSI TEHNIS PAJAK KENDARAAN BERMOTOR
DAN DIATAS AIR
SEKSI PEMBUKUAN DAN PELAPORAN SEKSI KEBERATAN DAN SENGKETA PAJAK KENDARAAN SEKSI TEHNIS PERPAJAKAN SEKSI KEBERATAN SENGKETA
E. Tugas dan Fungsi Masing-Masing Bagian Tata Usaha/Sub Dinas dan UPT
1. Kepala Dinas
a. Kepala Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas membantu gubernur dalam melaksanakan kewenangan otonomi, tugas dekonsentrasi dan tugas pembantu di bidang pendapatan.
b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi Tata Kerja Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara, Kepala Dinas dibantu oleh:
1. Wakil Kepala Dinas. 2. Kepala Bagian Tata Usaha. 3. Kepala Sub Dinas Bina Program.
4. Kepala Sub Dinas Pajak Kendaraan Bermotor dan Kendaraan di Atas air.
5. Kepala Sub Dinas Pajak Pengambilan dan Pemanfaatan Air Bawah Tanah / APU dan Pajak Bahan Bakar Kendaraan Bermotor.
6. Kepala Sub Dinas Retribusi.
7. Kepala Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan. 2. Wakil Kepala Dinas
3. Bagian Tata Usaha
a. Kepala Bagian Tata Usaha mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam pembinaan dan pengelolaan Kepegawaian, Keuangan, Umum dan Perlengkapan, Organisasi dan Hukum.
b. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada butir a, Kepala Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi:
1. Penyusunan dan penyempurnaan standar penyelenggaraan urusan keuangan, pemberdayaan pegawai, pemberdayaan organisasi dan penyiapan produk-produk hukum.
2. Perencanaan dan pengadaan, kebutuhan Internal dan kebutuhan administrasi dinas, serta penyempurnaan/peningkatan pengelolaan, pemeliharaan dan pengendalian atas penggunaanya, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Perencanaan, pengelolaan dan pengurusan pertanggung jawaban keuangan dinas, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. 4. Perencanaan dan peningkatan sistem kerja serta pengelolaan
produk hukum dinas, sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. 5. Pelaksanaan tugas lain yang di berikan kepala dinas dan wakil
kepala dinas, sesuai bidang dan fungsinya.
7. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala dinas melalui wakil kepala dinas, sesuai standar yang ditetapkan.
8. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya sebagaimana yang dimaksud pada butir a dan b, Kepala Bagian Tata Usaha dibantu oleh:
1. Kepala Sub Bagian Kepegawaian . 2. Kepala Sub Bagian Keuangan.
3. Kepala Bagian Umum dan Perlengkapan. 4. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum. 4. Sub Dinas Bina Program
a. Kepala Sub Dinas Bina Program mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang perencanaan dan pengembangan, penyuluhan, monitoring, evaluasi dan pelaporan.
b. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada butir a, Kepala Sub Dinas Bina Program menyelenggarakan fungsi:
1. Penyusunan dan Penyempurnaan standar-standar dalam penyusunan Program Kerja Dinas, penyuluhan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan.
3. Pelaksanaan penyuluhan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas dan wakil kepala dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
5. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala dinas dan wakil kepala dinas, sesuai bidang dan fungsinya.
6. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala dinas melalui wakil kepala dinas, sesuai standar yang ditetapkan.
c. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada butir a dan b, Kepala Sub Dinas Bina Program dibantu oleh:
1. Kepala Seksi Perencanaan dan Pengembangan. 2. Kepala Seksi Penyuluhan.
3. Kepala Seksi Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan.
5. Sub Dinas Pajak Kendaraan Bermotor dan Kendaraan di Atas Air a. Kepala Sub Dinas Pajak Kendaraan Bermotor (PKB) dan Kendaraan
b. Untuk melaksanakan tugas tersebut Kepala Sub Dinas Pajak Kendaraan Bermotor dan Kendaraan di Atas Air, mempunyai fungsi: 1. Penyusunan dan penyempurnaan standar teknis pengelolaan pajak
Kendaraan Bermotor dan Kendaraan di Atas Air, serta Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor dan Kendaraan di Atas Air, penatausahaan dan pemberian pertimbangan penyelesaian sengketa dan keberatan Pajak, intensifikasi dan ekstensifikasi pemungutan, pembukuan dan pelaporan.
2. Pelaksanaan, pengkoordinasian dan pegendalian program jangka menengah dan tahunan dibidang pembinaan teknis perpajakan , penanganan sengketa dan keberatan, sesuai ketentuan da standar yang ditetapkan.
3. Penyelenggaraan koordinasi dan pengolahan data dalam pengelolaan pajak Kendaraan Bermotor dan Kendaraan di Atas Air serta Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor dan Kendaraan di Atas Air, intensifikasi dan ekstensifikasi, penanganan sengketa dan keberatan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. 4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas dan
Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
6. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas melalui Wakil Kepala Dinas, sesuai Standar yang ditetapkan.
c. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagai mana dimaksuda pada butir a dan b, Kapala Sub Dinas Pajak Kendaraan Bermotor dan Kendaraan di Atas Air dibantu oleh:
1. Kepala Seksi Teknis Perpajakan.
2. Kepala Seksi Sengketa Pajak dan Keberatan. 3. Kepala Seksi Pembukuan dan Pelaporan.
6. Sub Dinas Pajak Pengambilan dan Pemanfaatan Air Bawah Tanah/Air Permukaan Air Bawah Tanah/Air Permukaan dan Pajak Bahan Bakar Kendaraan Bermotor
a. Kepala Sub Dinas Pajak Pengambilan dan Pemanfaatan Air Bawah Tanah/Air Permukaan Air Bawah Tanah/Air Permukaan dan Pajak Bahan Bakar Kendaraan Bermotor mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang teknis perpajakan, sengketa dan keberatan serta pembukuan dan pelaporan Pajak Pengambilan dan Pemanfaatan Air Bawah Tanah/Air Permukaan Air Bawah Tanah/Air Permukaan dan Pajak Bahan Bakar Kendaraan Bermotor.
1. Penyusunan dan penyempurnaan standar teknis pajak pengambilan dan pemanfaatan air bawah tanah/air permukaan dan pajak bahan bakar kendaraan bermotor, penatausahaan dan pertimbangan penyelesaian sengketa dan keberatan pajak, intensifikasi dan extensifikasi pemungutan, pembukuan dan pelaporan.
2. Pelaksanaan, pengkordinasian dan pengambilan dan pengendalian program pembangunan jangka menengah dan tahunan, sesuai standar yang ditetapkan rencana jangka menengah dan tahunan di bidang teknis perpajakan, penanganan sengketa dan keberatan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Pelaksana koordinasi dan pendapatan dalam pengelolaan pajak pengambilan dan pemanfaatan air bawah tanah/air permukaan, intensifikasi dan extensifikasi, penanganan sengketa dan keberatan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
5. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
6. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai standar yang ditetapkan.
Pemanfaatan Air Bawah Tanah/Air Permukaan Air Bawah Tanah/Air Permukaan dan Pajak Bahan Bakar Kendaraan Bermotor, dibantu oleh:
1. Kepala Seksi Teknis Perpajakan. 2. Kepala Seksi Sengketa dan Keberatan. 3. Kepala Seksi Pembukuan dan Pelaporan. 7. Sub Dinas Retribusi dan Pendapatan Lain-Lain
a. Kepala Sub Dinas Retribusi dan Pendapatan Lain-Lain, mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang teknis Retribusi, Bagi Hasil Pajak dan Bukan Pajak (BHP-BP), Pendapatan lain-lain, Pembukuan dan Pelaporan.
b. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada butir a, Kepala Sub Dinas Retribusi dan Pendapatan lain-lain, menyelenggarakan fungsi:
1. Penyusunan dan penyempurnaan standar teknis Retribusi, Bagi Hasil Pajak dan Bukan Pajak, Penerimaan lain-lain, Pembukuan dan Pelaporannya.
2. Pelaksanaan, pengkordinasian dan pengambilan dan pengendalian program pembangunan jangka menengah dan tahunan di bidang retribusi dan pendapatan lain-lain, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
bahan dalam pengelolaan BHP-BP, intensifikasi dan extensifikasi serta pembukuan dan pelaporan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
5. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
6. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai standar yang ditetapkan.
c. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya sebagaimana dimaksud pada butir a dan b, Kepala Sub DinasRetribusi dan Pendapatan Lain-Lain dibantu oleh:
1. Kepala Seksi Teknis Retribusi.
2. Kepala Seksi Bagi Hasil Pajak dan Bukan Pajak. 3. Kepala Seksi Penerimaan Lain-Lain.
4. Kepala Seksi Pembukuan dan Pelaporan. 8. Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan
b. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada butir a, Kepala Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan, menyelenggarakan fungsi:
1. Penyusunan dan penyempurnaan standar-standar dalam bidang Pengendalian Keuangan dan Material, Pengendalian Aparat Pelaksana dan Pembinaan Teknis Administrasi Perpajakan.
2. Pelaksanaan, pengkordinasian dan pengendalian program pembangunan jangka menengah dan tahunan di bidang pengendalian keuangan, material, aparat pelaksana dan teknis administrasi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Pelaksanaan pengendalian keuangan dan material, pengendalian Aparat Pelaksana dan Pembinaan Teknis Administrasi Pendapatan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
5. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
6. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai standar yang ditetapkan.
1. Kepala Seksi Pengendalian Keuangan dan Material. 2. Kepala Seksi Pengendalian Aparat Pelaksana.
3. Kepala Seksi Pembinaan Teknis Administrasi Pendapatan. 9. Kepala Unit Pelaksana Teknis
a. Kepala Unit Pelaksana Teknis, mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam pengadministrasian, pengutipan dan penyetoran PKB KAA, BBNKB-KAA, Pajak ABT/APU, PBB-KB, Retribusi dan Pendapatan lain-lain.
b. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada butir a, Unit Pelaksana Teknis, menyelenggarakan fungsi:
1. Penyusunan dan penyempurnaan standar-standar pendataan potensi, penyuluhan, pengadministrasian, pengutipan dan penyetoran serta pelaporan hasil pengutipan PKB KAA, BBNKB-KAA, Pajak ABT/APU, PBB-KB, Retribusi dan Pendapatan lain-lain.
2. Penyelenggaraan optimalisasi pendataan potensipengadministrasian, pengutipan dan penyetoran Kas
Daerah pelaporan hasil pengutipan PKB KAA, BBNKB-KAA, Pajak ABT/APU, PBB-KB, Retribusi dan Pendapatan lain-lain serta pelaporannya sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. 3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas dan
4. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
5. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai standar yang ditetapkan.
c. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya sebagaimana dimaksud pada butir a dan b, Kepala Unit Pelaksana dibantu oleh:
1. Sub Bagian Tata Usaha.
2. Seksi Pajak Kendaraan Bermotor. 3. Seksi Pajak Kendaraan di Atas Air.
4. Seksi Pajak Pengambilan dan Pemanfaatan ABT/APU dan PKB-KB.
5. Seksi Retribusi.
27 A. Pengertian Etiket
Etiket adalah kumpulan tata cara dan sikap dalam pergaulan antarmanusia, tata aturan sopan santun yang disetujui oleh masyarakat tertentu dan menjadi norma serta panutan dalam bertingkah laku sebagai anggota masyarakat yang baik dan menyenangkan (Lawalata, 2012:77). Etiket berkaitan dengan sopan santun, tata krama dalam pergaulan formal. Masalah etiket menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan sekretaris, apalagi di zaman modern seperti sekarang ini, pengetahuan etiket seseorang dalam pergaulannya menjadi hal yang sangat penting. Sebagai makhluk sosial, kita tidak bisa hidup sendiri, seseorang perlu bersosialisasi dengan manusia lain di sekitarnya untuk mengembangkan diri. Saat melakukan interaksi dengan sesama manusia tersebut perlu ada tata krama yang harus dimiliki, mulai dari etiket berkomunikasi, etiket berbusana, etiket atau tata cara makan (table manner), etiket pergaulan di kantor, dan sebagainya. Etiket bisa diartikan sebagai rambu-rambu yang membantu mengetahui apa yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Etiket mengajarkan bagaimana memelihara hubungan baik, mementingkan kepentingan dan keinginan orang lain.
Menurut Lawalata (2012:78) ada beberapa tata aturan atau etiket yang harus diketahui oleh seorang sekretaris antara lain:
3. Dress Code (Tata Cara Berpakaian)
4. Conversation Etiquette (Tata Cara Berbicara)
5. Greeting and Introduction Etiquette (Tata Cara Salam dan Perkenalan) 6. Etiquettes in Public Place (Tata Cara Bersikap di Depan Umum) 7. Colleague Relationships (Tata Cara Membina Hubungan yang
Harmonis Dengan Rekan Kerja)
8. Tata Cara Memanfaatkan Fasilitas Perusahaan
9. Office Toilet Etiquette and Manners (Tata Cara Menggunakan Toilet Kantor)
Menurut Sedarmayanti (1997:148), dalam rangka menerapkan tata sopan santun, ada beberapa hal yang perlu dipahami, antara lain:
1. Dalam hal ketepatan waktu, sekertaris wajib memberi perhatian terhadap ketepatan waktu. Bila pimpinan mengalami keterlambatan dalam menepati janjinya, maka sekretaris harus menghubungi pihak yang menunggu untuk meminta maaf atau memberitahukan bahwa pimpinan terlambat.
2. Bila keluarga pimpinan datang berkunjung ke kantor, sebaiknya sekretaris berdiri untuk menyapanya guna menunjukkan rasa hormat kepadanya.
3. Beberapa hal yang harus dihindari oleh sekretaris di tempat kerja antara lain adalah:
mengambil alih pekerjaan sekretaris, selain memberi kesan yang kurang baik dari seluruh pihak.
b. Membicarakan atau membocorkan rahasia perusahaan dengan sengaja atau tidak sengaja.
c. Menggunakan telepon milik perusahaan untuk kepentingan pribadi, kecuali bila perlu.
d. Terlalu sering menerima tamu pribadi.
e. Sering memperpanjang waktu yang telah ditetapkan untuk waktu makan siang/istirahat.
f. Mengemukakan keluhan yang tidak tepat saluran maupun isi keluhannya.
g. Memberi kritik terhadap pihak lain dihadapan pegawai lainnya. h. Pinjam meminjam uang maupun perlengkapan dari pihak lain,
kecuali dalam keadaan mendesak.
i. Ramah yang berlebihan, pada waktu menegur bila kebetulan bertemu. Tidak khusus mencari teman untuk bercerita.
j. Menerima sesuatu atau hadian yang oleh pimpinan dianggap tidak pada tempatnya.
B. Pengertian Sekretaris
Menurut Lawalata (2012:1) istilah sekretaris berasal dari kata secretum
dalam bahasa Latin yang artinya something hidden atau rahasia. Dalam bahasa Latin, orang yang memegang rahasia disebut secretarium atau secretarius,
secretares, dan dalam bahasa Inggris disebut secretary. Berdasarkan arti katanya maka seorang sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia, yaitu seseorang yang bisa menyimpan rahasia. Secara defenisi kata sekretaris mempunyai beberapi defenisi menurut para ahli diantaranya sebagai berikut:
Menurut Fowler dan Fowler dalam Lawalata (2012:1) pengertian sekretaris adalah seseorang yang bekerja untuk orang lain untuk membantu atau melayani dalam bidang korespondensi, arsip, serta untuk mendapatkan informasi dan berbagai hal rahasia lainnya.
Menurut Barnhart dalam Lawalata (2012:2) pengertian sekretaris adalah seseorang yang melakukan pekerjaan dalam bidang korespondensi, mengatur surat menyurat dan lainnya kepada orang banyak atau organisasi.
Menurut Braum dan Roman dalam Lawalata (2012:2) pengertian sekertaris adalah seseorang yang membantu kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala atau pimpinannya.
menyimpan data-data atau dokumen perusahaan dalam keragaman bentuk dokumen baik berupa kertas maupun elektronik, membuat rancangan dan menangani tugas-tugas yang diberikan oleh pimpinan, mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan, melakukan survey atas permintaan pimpinan dan mendistribusikan informasi baik melalui telepon, surat, maupun e-mail, serta tugas-tugas pendukung lainnya yang memudahkan pimpinan dalam melakukan pekerjaannya.
Sekretaris merupakan pegawai yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan (surat-menyurat, pendiktean, stenografi). Sekretaris juga membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaannya, dengan kata lain sekretaris adalah pembantu seorang pimpinan. Sekretaris bukan sekedar pembantu atasan semata tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi.
Seorang pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab yang sangat besar dalam memimpin dan menjalankan roda perusahaan atau organisasi. Tugas-tugas ini akan lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris. Sekretaris di masa sekarang ini harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi sekaligus memahami cara pandang pimpinannya.
membantu tugas Kepala Dinas yang berkaitan dengan public relation,
perkantoran dan administrasi. C. Macam – Macam Sekretaris
Pada kenyataannya, calon sekretaris memiliki dasar pendidikan serta pengalaman yang tidak sama. Walaupun demikian, salah satu syarat penting yang harus diketahui adalah bahwa sekretaris harus dapat memahami kedudukannya dalam suatu organisasi. Dengan adanya kesempatan yang didapat atau adanya perkembangan yang terjadi dalam pembinaan karier serta kemampuan diri sekretaris itu sendiri, maka dapat mengakibatkan sekretaris mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Menurut Lawalata (2012:15-18) macam-macam sekretaris dapat dibedakan berdasarkan:
1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, sekretaris dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) jenis, yaitu:
a. Sekretaris Pimpinan
setiap hari. Sekretaris pimpinan juga melaksanakan tugas-tugas administrasi dan clerical (ketatausahaan) yang sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan yang tidak sempat dikerjakan oleh pimpinan karena keterbatasan waktu pimpinan. Sekretaris juga bertugas membuat notulen meeting dan membukukan hasil meeting,
terkadang juga diminta oleh pimpinan untuk mengatur keuangannya dan mencatat pengeluarannya. Yang termasuk sekretaris pimpinan adalah sekretaris manager, sekretaris direktur, dan sebagainya.
b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi atau yang sering disebut dengan personal assistant adalah sekretaris yang melaksanakanaktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris pribadi kerap kali harus bekerja sendiri di kantor tanpa kehadiran pimpinan sehingga sekretaris seperti ini dituntut mandiri dalam mengerjakan tugas dan pekerjaan yang dipercayakan kepadanya. Pimpinan tidak segan-segan untuk mendelegasikan sekretaris pribadinya untuk mewakili dirinya dalam pertemuan-pertemuan dengan rekan kerja perusahaan tanpa kehadirannya. Persyaratan utama menjadi sekretaris pribadi adalah dapat menyimpan rahasia pimpinan dan perusahaan baik dengan rekan kerja di kantor maupun pihak-pihak di luar perusahaan.
perusahaan. Sekretaris pribadi harus terus mengikuti perkembangan atas permasalahan serta isu-isu yang timbul di lingkungan perusahaan, untuk itu sekretaris pribadi juga harus memiliki pengetahuan yang baik mengenai sasaran dan tujuan dari perusahaan. Ia memberi dukungan bagi pimpinan dan perusahaan dalam usahanya mencapai target perusahaan dengan strategi-strategi yang telah ditetapkan.
Tugas-tugas sekretaris pribadi adalah membaca, mendiskusikan dengan pimpinan, dan membalas email-email yang masuk dengan persetujuan pimpinan; menjawab telepon yang ditujukan kepada pimpinan serta menangani permintaan dari klien dan rekan kerja perusahaan; mempersiapkan surat-menyurat dan bertindak atas nama pimpinan (dengan persetujuan pimpinan); ikut serta mengawasi pekerjaan staff-staff lainnya dengan instruksi dan persetujuan pimpinan; bertindak sebagai penghubung antara staf, klien dan rekan kerja pimpinan/perusahaan; menghadiri pertemuan-pertemuan atau acara-acara yang diselenggarakan oleh rekan kerja perusahaan mewakili pimpinan; mengatur dan mengawasi pengeluaran-pengeluaran kantor dan melaporkannya kepada pimpinan. Yang termasuk sekretaris pribadi adalah personal assistant, sekretaris/asisten artis, sekretaris pemilik perusahaan, dan sebagainya.
pimpinan. Ini merupakan hal yang paling penting bagi sekretaris pribadi. Tugas utama sekretaris pribadi adalah membantu pimpinan untuk mencapai apa yang menjadi tujuan perusahaan.
Sekretaris pribadi harus benar-benar memahami standarisasi dan batasan-batasan yang ditentukan pimpinan. Sangat penting bagi sekretaris pribadi untuk lebih memahami isu-isu penting yang timbul terkait dengan bisnis perusahaan. Sebagai contoh, sekretaris pribadi perlu memiliki pengetahuan tentang perusahaan-perusahaan yang menjadi pesaing. Dengan pemahaman yang lebih luas tentang perusahaan dapat menolong sekretaris mengambil keputusan yang tepat sesuai kerangka kerja perusahaan. Sekretaris pribadi selalu berusaha memberikan dan mempersiapkan solusi serta jalan keluar atas setiap permasalahan yang dihadapi pimpinan; menjelaskan sebab dan akibat dari pengambilan keputusan tersebut.
c. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi sering disebut dengan sekretaris instansi,
penting dijaga kerahasiaannya. Menjadi sekretaris organisasi, tugas-tugas administratif dan clerical (ketatausahaan) bukanlah tugas utama yang harus dilakukan.
Tugas-tugas utama dari seorang sekretaris organisasi adalah berusaha memperoleh informasi yang diperlukan oleh perusahaan, melakukan penyortiran dan pengelompokkan informasi tersebut sebelum didelegasikan ke departemen lainnya dalam perusahaan; mengelola data-data atau arsip yang penggunaannya bersamaan dengan departemen-departemen lainnya dalam perusahaan dengan sistem penyimpanan yang sangat baik. Sekretaris organisasi juga bertugas memberikan penjelasan singkat tentang skema bisnis perusahaan
(company profile) kepada klien-klien perusahaan. Yang termasuk sekretaris-sekretaris organisasi adalah sekretaris yayasan, sekretaris dewan, sekretaris dalam negri, dan sebagainya.
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) jenis sekretaris, yaitu:
a. Sekretaris Junior
pada kantor tersebut. Sekertaris junior masih memerlukan bimbingan dan petunju dari pimpinan. Biasanya masih mengerjakan tugas-tugas yang sangat dasar atau tugas-tugas rutin seperti menjawab telepon yang ditujukan bagi pimpinan, menyiapkan surat menyurat, mengetik surat, menyimpan dan menggolongkan dokumen-dokumen atau arsip kantor (filling), dan sebagainya.
b. Sekretaris Senior
Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman kerja sehingga mampu bekerja mandiri, tanpa perlu dibimbing kembali oleh pimpinan. Sekretaris senior biasanya lebih kreatif, inisiatif, dan memiliki sifat arsetif dalam bekerja. Ia bekerja tanpa harus diperintahkan dan diinstruksikan oleh atasannya; tidak semata-mata mengerjakan tugas rutin tetapi juga tugas-tugas lainnya yang lebih luas ruang lingkupnya; terkadang dituntut untuk dapat mengambil keputusan sendiri. Contoh tugas-tugas dari sekretaris senior misalnya melaksanakan dan mengelola proyek perusahaan bersama pimpinan, bertindak sebagai advisor atau konsultan bagi atasannya; mempersiapkan dan mengatur segala keperluan meeting bagi pimpinan dan sebagainya.
3. Berdasarkan Spesialisasi/Bidang Khusus dalam Pekerjaan
Sekretaris bidang adalah sekretaris yang memiliki tugas dalam bidang tertentu (Wursanto, 2004:14), misalnya:
b. Sekretaris Bidang Kesejahteraan Rakyat.
c. Sekretaris Bidang Administrasi Pemerintahan Umum. d. Sekretaris Bidang Hukum, dan sebagainya.
Di dalam tata pemerintahan Negara Republik Indonesia, kita mengenal sekretaris yang dapat disebut sebagai Sekretaris Bidang Administrasi Organisasi dan Ketatalaksanaan, yaitu sekretaris yang menyelenggarakan administrasi organisasi dan ketatalaksanaan atas seluruh unsur yang ada di lingkungan suatu lembaga.
Berbagai variasi sekretaris dijumpai dalam struktur tata pemerintahan Negara Republik Indonesia. Menurut Wursanto (2012:14), berikut ini yang dapat disebut sebagai sekretaris bidang administrasi organisasi dan tata laksana, misalnya:
a. Sekretaris Negara yang memimpin Sekretariat Negara
b. Sekretaris Jenderal yang memimpin Sekretariat Jenderal (Departemen, Lembaga Tinggi Negara)
c. Sekretaris Direktorat Jenderal yang memimpin Sekretariat direktorar Jenderal.
d. Sekretaris Universitas yang memimpin Sekretariat Universitas.
e. Sekretaris Perusahaan yang memimpin Sekretariat Perusahaan, dan sebagainya.
membantu pelaksanaan tugas Kepala Dinas dalam pengelolaan informasi dan mediator yang berguna bagi kelancaran aktivitas Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara.
Sedangkan jika ditinjau berdasakan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara. Yang ada hanyaah satu orang sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara yang diduduki oleh Ibu Halina, S.H. Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara mampu membantu tugas Kepala Dinas dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja dengan Kepala Dinas dan setiap pegawai di Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara.
D. Fungsi Sekretaris
Adapun fungsi kesekretariatan yang paling utama menurut Saiman (2002:36) adalah sebagai berikut:
1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun eksternal.
3. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsi:
a. Perencanaan
b. Pembuatan Keputusan c. Pembimbing
d. Pengkoordinasian e. penyempurnaan E. Peranan Sekretaris
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga atau pun kantor. Menurut Saiman (2002:37) peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:
1. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
2. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih
mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Jadi,peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
F. Tugas Sekretaris
ke era ekonomi informasi, maka peran dan fungsi sekretaris tidak hanya sebatas pelaksana administrasi saja, akan tetapi sudah memiliki peran yang lebih luas lagi. Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris semata-mata bukan hanya mengurus pekerjaan-pekerjaan administrasi perkantoran dan clerical
(tata usaha) saja melainkan menjadi pusat informasi perusahaan dalam bentuk pekerjaan pengetahuan (knowledge worker). Seorang sekretaris merupakan orang yang paling penting dalam menciptakan dan membina hubungan fungsional di tempat kerja.
Menurut Lawalata (2012:7), tugas dan pekerjaan sekretaris pada dasarnya terbagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu sebagai berikut:
1. Tugas Rutin
Tugas rutin adalah tugas umum yang biasanya dilakukan oleh seorang sekretaris setiap hari, tanpa adanya instruksi khusus dari pimpinan. Tanpa adanya instruksi atau penugasan, seorang sekretaris sudah harus melaksanakan tugas-tugas rutin ini. Tugas rutin seorang sekretaris adalah:
a. Menyusun dan membuat surat (korespondensi);
b. Menata arsip atau berkas-berkas/dokumen perusahaan (filling); c. Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar;
d. Menerima dan melayani tamu-tamu pimpinan yang datang ke kantor;
f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan; g. Menyiapkan pembuatan laporan.
2. Tugas Khusus
Tugas khusus (melaksanakan instruksi atau penugasan) adalah tugas yang tidak selalu setiap hari harus dilakukan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan jika ada instruksi atau penugasan dari pimpinan. Tugas khusus diperintahkan oleh pimpinan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan rahasia (secret keeper) perusahaan. Tugas khusus seorang sekretaris adalah
a. Menyiapkan rapat (meeting arrangement) dan membuat notulen (minutes of meeting);
b. Mengatur pertemuan dengan rekan bisnis pimpinan;
c. Menyiapkan dan menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan; d. Menyiapkan acara-acara kantor (company event);
e. Mengatur dan melaporkan pengeluaran-pengeluaran pimpinan (petty cash).
3. Tugas Kreatif
tugas ini harus dibatasi dengan aturan-aturan perusahaan dan persetujuan pimpinan, sehingga tugas ini bisa diterima dan memberikan manfaat bagi pimpinan atau perusahaan. Dengan melaksanakan tugas kreatif, sekretaris akan mempunyai nilai tambah di mata pimpinan karena tugas kreatif bisa menunjukkan tingkat kepekaan dan kreativitas seorang sekretaris. Menurut Lawalata (2012:8), tugas kreatif sekretaris adalah sebagai berikut:
a. Membuat perencanaan kerja.
b. Menyiapkan perlengkapan kantor yang mendukung pekerjaan sekretaris.
c. Membuat dan menyiapkan formulir (form) yang dibutuhkan seperti telephone message form, disposition form, guest form, dan sebagainya.
d. Mencari dan menemukan suatu artikel yang berhubungan dengan usaha yang dijalanan perusahaan baik dari surat kabar, majalah bisnis, internet, atau sumber lainnya. Artikel tersebut tentu saja memberikan manfaat banyak bagi keberhasilan pimpinan dan perusahaan.
Begitu pula pada Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara, sekretaris memegang peran penting. Peran penting sekretaris itu dikerjakan oleh seorang sekretaris yaitu Ibu Halina, S.H. yang bertugas membantu menangani tugas Kepala Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara yang berkaitan dengan
Public Relation atau menyangkut hubungan Kepala Dinas ke pihak internal dan eksternal, yaitu mengadakan komunikasi baik secara lisan, tertulis maupun melalui pesawat telepon, telegram, faximile, dan e-mail. Disamping itu, Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara juga berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Kepala Dinas dengan pihak internal Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara. Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara mampu melaksanakan tugas-tugas rutin tanpa menunggu instruksi dari pimpinan, dan dilaksanakan dengan baik sesuai dengan kebutuhan dan harapan.
G. Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu
profesional, menyenangkan, dan memuaskan yang pada gilirannya memberi keuntungan bagi perusahaan yang bersangkutan. Pada dasarnya tamu organisasi yang datang ke perusahaan atau instansi adalah manusia yang ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati. Seorang sekretaris harus pandai-pandai dalam bersikap sehingga tidak menyinggung perasaan orang tersebut. Menurut Lawalata (2012:54), sikap yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris dalam menerima dan melayani tamu adalah sebagai berikut:
1. Kesopanan (Politeness)
Politeness yaitu sikap sopan yang harus diperlihatkan kepada pihak lain dalam suatu komunikasi. Seorang sekretaris haruslah mengatur setiap kata yang diucapkan, penyampaian kata-kata yang lemah lembut, tidak menggunakan kata-kata yang meremehkan orang lain, menjauhi untuk menggunakan kata “kamu” tetapi menggunakan kata Bapak/Ibu, menyambut tamu yang datang dengan salam dan tegur sapa yang ramah dan sebagainya.
2. Hormat (Respectful)
3. Penuh Perhatian (Attentive)
Attentive yaitu sikap penuh perhatian yang diperlihatkan kepada pihak lain dan diberikan secara baik dan wajar dengan cara mendengar dengan sungguh-sungguh apa yang dikatakan oleh tamu yang datangtersebut.
4. Kooperatif (Cooperative)
Cooperative yaitu sikap suka menolong pihak lain yang membutuhkan pertolongan sementara anda sebenarnya sanggup dan mampu memberikan pertolongan. Tamu yang datang ke perusahaan atau instansi pada dasarnya memiliki maksud dan tujuan tertentu sehingga mereka berharap orang-orang yang berada diperusahaan atau instansi tersebut dapat membantu setiap keinginan, kebutuhan, dan permasalahan yang mereka hadapi.
5. Toleransi (Tolerance)
Tolerance yaitu sikap tenggang rasa dan tolerasi yang tinggi dalam menghadapi setiap tindak tanduk tamu organisasi atau perusahaan. 6. Informalitas (Informality)
7. Kontrol Diri (Self Control)
Self control yaitu sikap menguasai diri dan mengendalikan emosi dalam setiap situasi. Seorang sekretaris harus memiliki kesabaran dalam menghadapi para pelanggan, terutama sikap sabar terhadap tamu organisasi atau perusahaan yang mungkin rewel dan memaksa. Agar tidak kecewa dan membuat orang lain marah, sebaiknya anda tidak terpancing oleh sikap emosional pihak yang anda hadapi.
Tamu yang datang ke perusahaan atau instansi pada dasarnya memiliki maksud dan tujuan tertentu sehingga mereka ingin disambut dan dilayani denga kualitas pelayanan yang cepat, tepat (dilayani sesuai dengan keinginan tamu), cekatan (cepat tanggap), ramah, dan sopan. Bagaimanapun juga ujung tombak kehidupan bisnis ada pada tamu-tamu tersebut jadi mereka adalah pihak-pihak yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi atau perusahaan. Pada perusahaan dengan skala kecil, sekretaris sering melakukan tugas receptionist.
Sedangkan pada perusahaan skala besar, sekretaris biasanya diminta untuk menerima tamu pimpinan setelah tamu tersebut melewati receptionist
perusahaan. Menurut Lawalata (2012:56), agar tamu yang datang tersebut merasa nyaman,yang harus dilakukan seorang sekretaris adalah sebagai berikut:
1. Greet (Menyapa)
sopan. Sekretaris harus dapat menyapa, menghormati dan memberi bantuan dengan informasi yang tepat serta memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar. Sekretaris juga harus menanyakan keperluan tamu yang datang, dengan siapa ingin bertemu, dan apa yang bisa Anda lakukan untuk mereka. Sapa tamu sesuai waktu yaitu ucapkan selamat pagi , siang dan sore. Biasakan menyebut tamu yang datang tersebut dengan panggilan Bapak/Ibu.
Pastikan dan periksa catatan apakah tamu tersebut telah membuat perjanjian (appointment) sebelumnya. Jika tamu tersebut belum membuat perjanjian dengan pimpinan, sebaiknya sekretaris memastikan terlebih dahulu apakah pimpinan ada waktu untuk menerima tamu tersebut sebelum mempersilahkan tamu tersebut untuk menunggu. Apabila pimpinan tidak mau menerima tamu tanpa perjanjian tersebut maka sekretaris harus memastikan apakah pimpinan bersedia membuat jadwal pertemuan kembali (reschedule) ataukah pimpinan punya alasan tersendiri untuk tidak bertemu dengan tamu itu. Berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu.
2. Seat (Tempat Duduk)
Sebelum tamu dipersilakan untuk duduk, persilakan tamu mengisi buku tamu (visitors book) yang telah disediakan dan meninggalkan tanda pengenal berupa SIM atau KTP untuk ditukar dengan kartu
ditukar kembali dengan SIM/KTP). Kemudian sekretaris harus mempersilahkan tamu tersebut untuk duduk di kursi yang telah disediakan di ruang depan (reception area) atau mengantarkan tamu tersebut ke ruang pertemuan (meeting room) yang ada di kantor. 3. Treat (Memperlakukan)
Nomor... Visitor Card KARTU TAMU 1. Nama Name : ... 2. Pekerjaan Occupation : ... 3. Alamat Address : ... 4. Telepon Telephone : ... 5. Ingin Bertemu
Want to see
: ... 6. Tentang/Hal
Subject
: ... 7. Kendaraan dan Nomornya
Vehicle and Number
: ...
Medan, ...20... Tanda Tangan Signature
(...) CATATAN YANG DITEMUI
Selesai jam : ... Tanda Tangan : ...
Tanggal Masuk Jam Paraf Keluar Jam Paraf
Harap diserahkan kembali kepada resepsionis waktu keluar atau kembali Sumber : Sedarmayanti (1997:93)
Selesai melayani tamu, sekretaris harus memastikan kembali ke pimpinan bahwa tamu tersebut sudah tiba dan menunggu di ruang tamu. Jika pimpinan masih menerima tamu lainnya, pastikan juga kepada tamu yang datang apakah dia bersedia menunggu lebih dari beberapa menit.
Menurut Wursanto (2004:58), tamu dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu:
1. Tamu dengan Perjanjian
Bagi seorang sekretaris, untuk mengetahui apakah tamu sudah ada perjanjian atau belum dapat dilihat dari acara atau daftar penerimaan tamu. Apabila tamu tersebut benar-benar tamu yang sudah membuat janji sebelumnya, maka sekretaris harus segera memberitahukan kepada atasan bahwa tamu itu sudah datang dan menanyakan apakah tamu sudah boleh diantar masuk. Apabila pimpinan sudah siap menerima, sekretaris harus segera memberitahukan kepada tamu itu serta mempersilahkan masuk. Apabila pemimpin belum siap, sekretaris harus memberitahukan kepada tamu, “Maaf, silahkan menunggu sebentar karena di dalam masih ada tamu (atau masih ada persoalan yang harus diselesaikan terlebih dahulu).
2. Tamu Tanpa Perjanjian
menerima, maka sekretaris harus pandai-pandai menyampaikannya kepada tamu tersebut agar tamu tidak tersinggung. Mungkin pimpinan memberikan kesempatan di lain waktu. Apabila demikian, maka harus ditawarkan kepada tamu bahwa pimpinan bersedia menerima tamu sesuai yang dikatakan pimpinan. Apabila tamu menyetujuinya, maka dapat dibuatkan suatu janji dalam buku tamu. Mungkin pula tamu dapat dipertemukan dengan pimpinan yang lain sesuai urusan dan kepentingan tamu. Jika terjadi demikian, sekretaris harus segera memberitahukan kepada bagian yang bersangkutan melalui sekretaris atau pembantu pimpinan tersebut.
Tabel 3.1
Contoh Formulir Perjanjian Formulir Perjanjian
Nama Lengkap Nama Perusahaan Alamat Perusahaan Nomor Telepon Alamat e-mail
Tanggal diminta *Tanggal yang disediakan *Persetujuan Direktur Waktu diminta *Waktu yang disediakan
Tujuan Berkunjung Tanda Tangan Tamu
3. Tamu Teman Pimpinan
Apabila tamu tersebut adalah teman pimpinan, maka katakanlah hal tersebut kepada pimpinan. Apabila pimpinan siap menerimanya, maka antarkan tamu tersebut sampai di dalam.
4. Tamu Rutin/Relasi
Tamu yang demikian adalah tamu yang sudah biasa menghadap pimpinan. Berlainan dengan tamu-tamu lainnya, seorang relasi setiap saat dapat menghadap pimpinan. Biasanya tamu yang demikian langsung dipersilahkan masuk apabila di dalam tidak ada tamu lain.
Agar lebih fleksibel, jadwal penerimaan tamu dapat juga dipadukan dengan acara harian bapak pimpinan. Perhatikan contoh berikut:
Tabel 3.2
Contoh Jadwal Penerimaan Tamu
Acara Hari Jumat, Januari 2004
Waktu Nama Acara
09.00 Anton Sujarwo, Direktur PT. Jatimas, calon nasabah baru
Membicarakan sistem pembayaran secara kredit
10.30 Rapat Direksi
13.00 Bapak Ginanjar, Direktur PT. Bumi Permai
Makan siang di Rumah Makan Borobudur
14.30 Ir. Marpaung, Direktur PT. Merapi View
Membicarakan aplikasi perumahan karyawan
16.00 Drs. Gunawan, Kepala Dinas Tenaga Kerja
Membicarakan Jamsostek
16.30 Pertemuan rutin akhir minggu
Sumber : Wursanto (2004:63)
jarak waktu sekurang-kurangnya sepuluh sampai lima belas menit untuk memberi kesempatan kepada pimpinan untuk beristirahat sejenak dan menyiapkan diri menerima tamu berikutnya.
Jadwal tersebut hendaknya diletakkan di atas meja pimpinan setiap pagi. Sebaiknya jadwal tersebut diketik dengan menggunakan kertas berukuran memo, atau kertas berukuran satu harian, sehingga dapat dibawa kemana saja oleh pimpinan apabila bertugas keluar kantor.
Meskipun tata cara penerimaan tamu sudah diatur sedemikian rupa, tetapi seorang resepsionis ataupun sekretaris tidak mungkin bebas dari kealpaan dan kesalahan. Menurut Wursanto (2004:64), ada beberapa kesalahan yang biasa terjadi dalam penerimaan tamu, yaitu:
1. Tidak Mengucapkan Salam
2. Resepsionis Tidak Mengantar Tamu
Bagi tamu yang tidak mengetahui tempat unit kerja atau pejabat yang akan dikunjungi, resepsionis sebaiknya mengantar tamu tersebut sampai tamu diterima oleh sekretaris pimpinan yang bersangkutan. Apabila memang keadaan tidak memungkinkan, misalnya karena banyak tamu yang harus dilayani, resepsionis minimal harus memberitahukan letak kantor pejabat yang akan dituju. Jangan lupa untuk meminta maaf dengan meyebutkan namanya.
3. Tidak Mengisi Buku Tamu
Kadang-kadang, sekretaris lupa meminta tamu untuk mengisi buku tamu. Begitu tamu datang dan menyerahkan lembar formulir tamu, tamu tersebut langsung diantar kepada pimpinan. Hal tersebut bisa menyebabkan sekretaris kehilangan data pribadi tamu. Bagi pimpinan maupun sekretaris, data pribadi tamu tersebut sangatlah penting. Disamping untuk mengetahui nama, jabatan, unit kerja, maksud, dan tujuan, data pribadi juga diperlukan untuk mengetahui apakah tamu tersebut pernah berkunjung atau belum. Hal yang lebih penting lagi adalah antisipasi akan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.
4. Tidak Memperkenalkan kepada Pimpinan
dipersilahkan untuk langsung menghadap pimpinan. Akan tetapi, bagi tamu yang belum pernah berkunjung, alangkah baiknya bila sekretaris mengantar dan memperkenalkannya kepada pimpinan.
5. Ruang Tamu yang Tidak Nyaman
Menunggu adalah pekerjaan yang sangat membosankan, lebih-lebih bila kondisi dan fasilitas ruang tamu kurang mendapat perhatian. Tata ruang yang tidak menarik dan ventilasi yang tidak memadai menyebabkan ruangan menjadi panas sehingga tamu cepat merasa jenuh dan tidak merasa nyaman selama menunggu. Agar tamu yang menunggu merasa betah dan nyaman, sekretaris hendaknya mampu mengatur tata ruang tamu sedemikian rupa antara lain dengan cara: a. Apabila ruang tamu tertutup dan jendela tidak memadai,
lengkapilah ruang tamu tersebut dengan memberikan kipas angin. b. Ditempat-tempat tertentu (disudut ruang tamu) diberi pot untuk
penghijauan.
c. Berilah vas bunga di atas meja tamu.
d. Disediakan beberapa surat kabar atau majalah untuk memberi kesibukan kepada tamu.
e. Jangan lupa sediakan majalah atau bulletin perusahaan apabila perusahaan menerbitkan majalah secara berkala.
f. Menyediakan televisi yang tidak terlalu keras volumenya.
6. Gaya Busana
Kadang-kadang sekretaris lupa akan gaya busana yang dipakainya. Bagi seorang sekretaris profesional, gaya busana merupakan bagian yang penting guna mendukung penampilannya karena busana mencerminkan status pribadi dan sekaligus citra perusahaan.
Menurut Sedarmayanti (1997:145) sikap sekretaris yang diperlukan untuk mengadakan hubungan hubungan antar manusia antara lain:
1. Bijaksana
Bijaksana adalah sikap berhati-hati,tidak membicarakan hal-hal yang diketahuinya kepada orang lain yang tidak berkepentingan. Sekretaris harus dapat menahan diri untuk tidak menceritakan masalah yang bersifat rahasia.
2. Pertimbangan
Pertimbangan adalah sikap bersedia dan rela mendahulukan kepentingan orang lain daripada kepentingan pribadinya, dengan menggunakan pertimbangan yang rasional.
3. Taktis
Dalam membentuk dan memelihara keramahtamahan dalam hubungan kerja, seorang sekretaris harus mempunyai sikap taktis/diplomatis, guna mencegah orang lain merasa malu/merasa tersinggung. Dalam rangka mengembangkan sikap taktis ini, dapat diikuti saran sebagai berikut:
b. Mampu menahan diri untuk mengatakan hal yang kurang baik/memberi komentar.
c. Mengakui kesalahan.
d. Bertindak sesuatu bila perlu. 4. Kesetiaan
Kesetiaan adalah sikap setia dan jujur, baik terhadap pimpinan khususnya, maupun terhadap perusahaan pada umumnya, sehingga mempunyai perasaan memiliki, menjaga nama baik perusahaan.
5. Obyektif
Sikap obyektif adalah bahwa dalam rangka membuat pilihan/mengadakan perhitungan, hendaknya tidak berdasarkan kepentingan pribadi akan tetapi memperhatikan hal yang rasional.
Menurut pengamatan penulis, Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara telah menunjukkan etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu melalui sikap dan sifat yang dimiliki. Sikap dan sifat tersebut antara lain:
1. Sopan
urusan. Dalam hal berbusana Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara juga terlihat sopan, menarik dan rapi.
2. Ramah dan Bersahabat
Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara menyapa dan menerima setiap tamu yang datang dengan tangan terbuka, menaruh rasa saling menghormati dan baik terhadap setiap tamu yang datang. 3. Bijaksana
Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara berusaha memahami dan mengetahui watak atau kepribadian tamu yang datang, khususnya dari luar lembaga. Dari pemahaman itu, Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara dapat melayani tamu sesuai dengan keadaan, yakni waspada serta mempunyai daya pembeda yang cukup tinggi, mana tamu yang perlu dilayani sepenuhnya, mana tamu yang sebaiknya ditolak dengan halus sehingga tidak menyinggung perasaan tamu yang datang.
4. Taktis
Dalam hal ini Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara mampu menanggapi para tamu dengan tepat sesuai dengan kebutuhannya.
5. Jernih
Setiap tamu yang datang, sebelum menemui Kepala Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara, tamu tersebut akan diterima terlebih dahulu oleh Satpam dan kemudian diantarkan ke Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara, yaitu Ibu Halina, S.H. Dalam hal pelayanan tamu, Ibu Halina S.H. sangat mempunyai peran yang penting karna tugasnya yang juga termasuk ke dalam Public Relation, yaitumengadakan hubungan komunikasi dengan pihak internal dan eksternal, baik secara lisan, tertulis maupun melalui pesawat telepon, telegram, faximile, dan e-mail. Berikut ini adalah langkah/proses yang dilakukan Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara dalam hal penerimaan tamu, diantaranya adalah sebagai beikut:
1. Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, kemudian menanyakan maksud dan tujuan kedatangan tamu.
2. Setelah tamu dimintai keterangan tentang maksud dan tujuan kedatangan tamu, Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara menanyakan apakah sudah membuat janji atau belum.
4. Sementara tamu dipersilahkan menunggu, Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara akan memberitahukan kepada Kepala Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara.
5. Apabila Kepala Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara sudah berkenan menerima tamu, Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara akan mempersilahkan masuk untuk menemui Kepala Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara
6. Setelah pertemuan selesai, Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara akan mengantar tamu tersebut sampai ke pintu keluar dan mengucapkan terima kasih.
Tamu yang datang setiap harinya dengan berbagai kepentingan tidak dapat dipastikan jumlahnya. Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara memperkirakan jumlah tamu yang datang per hari sebanyak 15 orang, mulai dari tamu pribadi Kepala Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara (tamu dengan perjanjian, tamu tanpa perjanjian terlebih dahulu, keluarga dan teman), tamu rutin (Pelaksana Bagian Tata Usaha dan Sub Dinas, maupun pihak lain yang berkepentingan mengurus administrasi dengan Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara, seperti pengajuan surat permohonan sesuai kepentingan dan sebagainya.
sebagian kewenangan Pemerintah Provinsi dan tugas Dekonsentrasi di bidang Pendapatan Daerah. Agar selalu meningkatkan pelayanan kepada publik, Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara terus melakukan pengembangan terhadap wawasan yang dimiliki seperti mengikuti study
banding, meningkatkan standart operational procedure, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambahkan pengetahuan serta mengikuti pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.
Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. Yang harus selalu diperhatikan adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat terus membantu Kepala Dinas dalam menjalankan tugas-tugasnya. Kepala Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara merupakan salah satu orang penting yang memiliki beragam aktivitas dan selalu berhubungan dengan orang banyak, maka Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Kepala Dinas. Disamping itu, Sekretaris perlu memahami etiket, agar sekretaris mengetahui dan menjalankan prilaku sesuai dengan kode etik sekretaris. Menurut Ikatan Sekretaris Indonesia, kode etik sekretaris terdiri dari:
2. Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah lakunya, baik dalam melaksanakan tugasnya maupun melayani lingkungannya dan masyarakat.
3. Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapatnya dalam melaksanakan tugas dan tidak mempergunakan kerahasiaan informasi itu demi kepentingan pribadi.
4. Meningkatkan mutu profesi melalui pendidika
