TUGAS AKHIR
PERANAN KOMPETENSI SEKRETARIS DEKAN
PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh:
Cindy Febrina Sihombing
122103091
PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
NAMA : CINDY FEBRINA SIHOMBING
NIM : 122103091
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN KOMPETENSI SEKRETARIS
DEKAN PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ... 2015 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
NIP : 19741012 200003 2 003
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, S.E., M.M.)
Tanggal : ... 2015 DEKAN
(
NIP : 19560407 198002 1 001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : CINDY FEBRINA SIHOMBING
NIM : 122103091
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN KOMPETENSI SEKRETARIS
DEKAN PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, 2015 Menyetujui
Pembimbing
(Dra. Setri Hiyanti Siregar, M.Si. NIP : 19510213 198303 1 002
i
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas segala kasih karunia dan berkat-Nya serta penyertaan-Nya yang senantiasa memberikan hikmat dan kesehatan kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini dengan judul “PERANAN KOMPETENSI SEKRETARIS DEKAN PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
Adapun dari penyusunan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Pendidikan D-III Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Selama penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis telah banyak menerima bantuan moril, spiritual, dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak, baik itu langsung maupun tidak langsung. Penulis juga menyadari bahwa usaha dan kerja keras yang dilakukan penulis di lapangan tidak akan berjalan sukses tanpa adanya bantuan dan pertolongan dari pihak-pihak tersebut. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati dan rasa hormat, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang kepada :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D., selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec., Ac., Ak., CA., selaku Dekan Fakultas
ii
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, S.E., M.M., selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, S.E., M.Si., selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekretariatan.
5. Ibu Dra. Setri Hiyanti Siregar, M.Si., selaku Dosen Pembimbing.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Ibu Yunita, S.E., selaku Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data yang penulis perlukan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
8. Kepada orang paling teristimewa dan hormati dalam kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar dalam mendidik penulis, buat kedua orang tua penulis Ayahanda Dame Hasudungan Sihombing dan Ibunda Ivo Joice Sherly Usmany, A.Md.
9. Markus William Sihombing, Debora Anne Cynyia Sihombing, A.Md., dan Yehezkiel Steven Sihombing, selaku kakak dan adik penulis yang selalu memberikan doa dan dukungan kepada penulis.
iii
11. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. Tugas Akhir ini disusun berdasarkan pedoman dalam pengajuan dan penulisan Tugas Akhir D-III Kesekretariatan, dan penulis sadari bahwa Tugas Akhir ini masih mengalami kekurangan sehingga diharapkan saran dari berbagai pihak demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Penulis Medan, 23 Juni 2015
iv
v
vi
DAFTAR TABEL
NO Judul Halaman
vii
NO Judul Halaman
1. Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di era globalisasi sekarang ini, sumber daya manusia merupakan faktor kunci dalam persaingan global dimana keunggulan kompetitif harus dimiliki oleh semua masyarakat, terutama pada kualitas sumber daya manusia. Kuantitas dan kualitas pekerjaan yang menuntut tenaga kerja dengan pengetahuan yang lebih tinggi akan tumbuh lebih cepat dari pekerjaan lainnya. Dipahami juga bahwa ketersediaan dan kualitas tenaga kerja yang lebih terdidik serta mempunyai kompetensi, akan lebih banyak dibutuhkan dalam dunia kerja.
Setiap perusahaan dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu, apabila sudah tercapai barulah dapat dikatakan berhasil. Untuk mencapai keberhasilan, diperlukan landasan yang kuat berupa kompetensi. Dengan demikian, kompetensi menjadi sangat berguna untuk membantu perusahaan/instansi dalam meningkatkan kinerjanya. Kompetensi sangat diperlukan dalam setiap proses sumber daya manusia.
Menurut Wibowo (2011:95), kompetensi merupakan suatu kemampuan untuk melaksanakan atau melakukan suatu pekerjaan atau tugas yang dilandasi atas keterampilan dan pengetahuan serta didukung oleh sikap kerja yang dituntut oleh pekerjaan tersebut. Dengan demikian, kompetensi menunjukkan keterampilan dan pengetahuan yang dicirikan oleh profesionalisme dalam suatu bidang tertentu sebagai sesuatu yang terpenting atau sebagai unggulan bidang tersebut.
Istilah sekretaris berasal dari bahas Latin, yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire. Dalam bahasa Belanda disebut secretares. Sementara itu, dalam bahasa Inggris disebut secretary, berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan katanya, sekretaris merupakan orang yang harus bisa menyimpan rahasia. Dalam hal ini rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain.
Dengan kata lain, pengertian sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan -clerical (ketatausahaan) dan administrasi perkantoran, agar perusahaan dapat menjalankan perusahaannya dengan efisien dan lancar (Lawalata, 2012:12).
3
Dengan adanya seorang sekretaris di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, diharapkan dapat memberi kontribusi yang tidak sedikit, demi kelancaran jalannya kegiatan fakultas. Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu mengatasi kesulitan, menyederhanakan kerja atau cara menyelesaikan pekerjaan pada waktu yang tepat, sehingga tercapai hasil yang memuaskan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Oleh karena itu, seorang sekretaris harus memiliki kompetensi yang terdiri dari pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian yang profesional sebagai seorang sekretaris untuk mengerjakan setiap pekerjaan yang diberikan dengan sebaik mungkin. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan hidup perusahaan/intansi tempatnya bekerja untuk masa sekarang dan masa yang akan datang.
Berdasarkan uraian-uraian di atas, penulis tertarik untuk mengetahui kompetensi sekretaris Dekan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Maka dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis memilih judul : “Peranan Kompetensi Sekretaris Dekan Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Sekretaris Dekan Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara?” C. Tujuan Penelitian
1. Bagi Instansi
Bagi instansi, penelitian ini diharapkan mampu menambah pengetahuan ataupun informasi tentang peranan kompetensi sekretaris Dekan khususnya di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Bagi Pembaca
Sebagai tambahan informasi yang diperlukan atau tambahan referensi yang dapat dijadikan bahan perbandingan oleh peneliti lain yang ingin melakukan penelitian pada bidang yang sejenis dan masalah yang sama di masa yang akan datang.
3. Bagi Penulis
Bermanfaat untuk mengembangkan kemampuan menulis karya ilmiah dan menambah pengetahuan, wawasan serta pemahaman mengenai peranan kompetensi sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi dan Binsis Universitas Sumatera Utara.
D. Jadwal Kegiatan
5
penulisan Tugas Akhir. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatannya ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut :
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No. KEGIATAN MEI
I II III IV
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data 3. Penulisan
Sumber : Penulis (2015, data diolah)
Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 3 Mei 2015 sampai dengan 9 Mei 2015, sejak dikeluarkan buku kuning pengesahan penulisan Tugas Akhir. Pada tahap pengumpulan data, penulis melakukan observasi yang dilaksanakan pada minggu kedua bulan Mei 2015 di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Setelah melakukan observasi, penulis akan menulis penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya, penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan Tugas Akhir sesuai dengan judul dan materi pembahasan.
E. Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan. BAB II PROFIL PERUSAHAAAN/INSTANSI
Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan menjelaskan analisis data-data dan memaparkan pembahasan peranan kompetensi sekretaris Dekan yang terdiri dari pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
7 BAB II PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Program Studi Kesekretariatan
b. Program Studi Keuangan c. Program Studi Akuntansi
Sementara pendidikan profesi berada dibawah Departemen Akuntansi, yakni Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAk) yang kurikulum dan proses pendidikan diselenggarakan secara tersendiri. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
9
Fakultas Ekonomi Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN.
Pada tahun 2014, status Universitas Sumatera Utara berubah menjadi Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTN-bh) sesuai dengan PP No. 16 Tahun 2014 tentang Statuta Universitas Sumatera Utara yang ditetapkan pada tanggal 28 Februari 2014, oleh Presiden RI Dr. H. Susilo Bambang Yudhoyono dan di tahun yang sama Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menambahkan kata Bisnis di akhir namanya menjadi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumateta Utara adalah sebagai berikut:
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang Ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntasi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar, mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku customer dan stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi sangat penting bagi sebuah perusahaan atau instansi karena dengan adanya struktur organisasi kita dapat mengetahui bagian dan sub bagian, wewenang masing-masing serta hubungan koordinasi antar bagian dan sub bagian perusahaan atau instansi tersebut.
Setiap perusahaan atau instansi pada umumnya baik besar maupun kecil
biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, Biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan dengan berkembang dan luas bidang usaha perusahaannya sebagaimana halnya di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
11
dengan satu garis. Dimana masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yanglebih tinggi.
12
1. Manajemen S1 Reguler 2. Manajemen S1 Ekstensi 3. D-III Keuangan
4. D-III Kesekretariatan
Dosen
1. Akuntansi S1 Reguler 2. Akuntansi S1 Ekstensi 3. D-III Akuntansi
Dosen
1. Ekonomi Pembangunan S1 Reguler
2. Ekonomi Pembangunan S1 Ekstensi
L A B O R A T O R I U M
Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembangunan
Sumber : Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (2015, data diolah)
13
C. Job Description
Job description adalah uraian pekerjaan mengenai tanggung jawab, tugas-tugas, kewajiban, dan wewenang seorang pegawai dalam menjalankan pekerjaannya (Mondy, 2007:95). Dari pengertian tersebut dapat dilihat job description bagian sekretariat Dekan adalah sebagai berikut:
a. Dekan
Dekan merupakan pimpinan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Adapun tugas Dekan adalah sebagai berikut:
1. Memimpin penyelenggaraan pendidikan. 2. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
3. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas.
4. Mendisposisi surat-surat masuk.
5. Menandatangani Skripsi dan Tugas Akhir mahasiswa. 6. Menandatangani surat keluar.
7. Menghadiri acara-acara seminar yang mendukung kemajuan di dunia perguruan tinggi.
8. Bertanggung jawab kepada Rektor. b. Sekretaris Dekan
1. Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ke buku agenda.
2. Membuat/menulis nomor surat keluar. 3. Menjadwal kegiatan Dekan.
4. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.
5. Memasukan surat masuk untuk Dekan ke letter disposition dan sign. 6. Menerima Skripsi dan Tugas Akhir mahasiswa yang akan ditandatangani
Dekan dan diberi stempel.
7. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan. 8. Mengarsip surat masuk dan surat keluar.
9. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain. 10.Mengetik surat keluar.
11.Menerima telepon. 12.Menerima fax.
13.Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan, sekretaris, dan ruang rapat Dekan.
D. Jaringan Usaha atau Kegiatan
15
(tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi serta membutuhkan waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga sering dilaksanakan oleh fakultas, seperti : mengadakan pengajian, paskah, halal bihalal, dan penyambutan tahun baru. Para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
17 BAB III PEMBAHASAN
A. Kompetensi
Pengertian kompetensi menurut para ahli, adalah sebagai berikut :
1. Sudarmanto (2009:45) mengutarakan bahwa kompetensi merupakan suatu atribut untuk melekatkan sumber daya manusia yang berkualitas dan unggul. Atribut tersebut adalah kualitas yang diberikan pada orang atau benda, yang mengacu pada karakteristik tertentu yang diperlukan untuk dapat melaksanakan pekerjaan secara efektif. Atribut tersebut terdiri atas pengetahuan, keterampilan, dan keahlian atau karakteristik tertentu.
2. Menurut Prihadi dalam Sugiyanto (2007:64) pada intinya para pakar konferensi tersebut mendeskripsikan kompetensi terdiri dari pengetahuan (knowledge), keterampilan (skill) dan sikap (atitude).
3. Kompetensi oleh Spencer dalam Moeheriono (2009:3) adalah karakteristik yang mendasari seseorang berkaitan dengan efektifitas kinerja individu dalam pekerjaannya atau karakteristik dasar individu yang memiliki hubungan sebab-akibat dengan kriteria yang dijadikan acuan, efektif atau berkinerja prima atau superior di tempat kerja atau pada situasi tertentu.
directly influence job performance. Artinya, kompetensi mengandung aspek-aspek pengetahuan, keterampilan (keahlian) dan kemampuan
ataupun karakteristik kepribadian yang mempengaruhi kinerja.
5. Berbeda dengan Spencer dan Spencer dalam Palan (2007:91) yang membagi kompetensi menjadi 2 (dua) kategori yaitu kompetensi dasar (threshold) dan kompetensi pembeda (differentiating) menurut kriteria yang digunakan untuk memprediksi kinerja suatu pekerjaan. Kompetensi dasar adalah karakteristik utama, yang biasanya berupa pengetahuan atau keahlian dasar seperti kemampuan untuk membaca, sedangkan kompetensi pembeda adalah kompetensi yang membuat seseorang berbeda dari yang lain.
6. Kompetensi berasal dari kata competency yang merupakan kata benda yang menurut Powell dalam Andriani (2008:10) diartikan sebagai 1) kecakapan; kemampuan 2) wewenang. Kata sifat dari competence adalah competent yang berarti cakap, mampu, dan tangkas. Pengertian kompetensi ini pada prinsipnya sama dengan pengertian kompetensi menurut Robbin dalam Andriani (2008:10) bahwa kompetensi adalah kemampuan (ability) atau kapasitas seseorang untuk mengerjakan berbagai tugas dalam suatu pekerjaan, dimana kemampuan ini ditentukan oleh 2 (dua) faktor yaitu kemampuan intelektual dan kemampuan fisik.
19
knowledge, skills, personal values and attitudes. Competence builds on
knowledge and skills and is acquired through work experience and learning by
doing. Kompetensi dapat diartikan sebagai kemampuan untuk melaksanakan suatu tugas, peran, kemampuan mengintegrasikan pengetahuan, keterampilan-keterampilan, sikap-sikap, nilai-nilai pribadi, dan kemampuan untuk membangun pengetahuan dan keterampilan yang didasarkan pada pengalaman dan pembelajaran yang dilakukan.
8. Menurut Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negeri Nomor 46A tahun 2003, tentang pengertian kompetensi yaitu kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh seorang Pegawai Negeri Sipil berupa pengetahuan, keterampilan, dan sikap perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas jabatannya, sehingga Pegawai Negeri Sipil tersebut dapat melaksanakan tugasnya secara profesional, efektif dan efisien.
Dari uraian pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa kompetensi yaitu seperangkat pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian yang dimiliki seseorang sesuai dengan syarat yang ditentukan sebagai dorongan untuk mempunyai prestasi dan keinginan agar melaksanakan tugas secara profesional, efektif dan efisien.
1. Motif (motives) adalah sesuatu secara konsisten dipikirkan atau dikehendaki
oleh seorang yang selanjutnya akan mengarahkan, membimbing, dan memilih suatu perilaku tertentu terhadap sejumlah aksi atau tujuan.
2. Karakteristik pribadi (traits) adalah karakteristik fisik dan reaksi atau respon
yang dilakukan secara konsisten terhadap suatu situasi atau informasi tertentu. 3. Konsep diri (self concept) adalah perangkat sikap, sistem nilai atau citra diri
yang dimiliki seseorang.
4. Pengetahuan (knowledge) adalah informasi yang dimiliki seseorang terhadap suatu area spesifik tertentu.
5. Keterampilan atau keahlian (skill) adalah merupakan kemampuan untuk mengerjakan serangkaian tugas tertentu, baik secara fisik atau mental.
Sumber: Moeheriono (2009:8)
Gambar 3.1. Konsep Kompetensi
21
B. Sekretaris
1. Pengertian Sekretaris
Ditinjau dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal daribahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam bahasa Belanda yaitu secretares, dalam bahasa Perancis disebut secretaire, sedangkan dalamsecretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Berdasarkan arti katanya maka seorang sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia, yaitu seseorang yang bisa menyimpan rahasia (Lawalata, 2012:1).
Sekretaris menurut Fowler dan Fowler dalam Nuraeni (2008:2) adalah orang yang mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya; Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
Menurut Hutchinson dan Milano dalam Ernawati (2004:1) mengemukakan: A secretary is a professional as a professional you may want to perform the many and
varied responsibilities of secretarial work with competence, confidence, and style, yang artinya seorang sekretaris adalah seorang profesional, sebagai seorang profesional sekretaris diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas sekretaris dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
Menurut Braum dan Ramon dalam Rosidah (2005:12) : Secretary is an assistant to chief who takes dictation, prepares correspondence, receives visitors,
duties that in-crease the effectiveness of the chief, yang artinya sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinan tentang kewajiban resmi, janji-janji serta tugas dalam rangka meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.
Dari pengertian para ahli diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan crelical (ketatausahaan) dan administrasi perkantoran, agar perusahaan dapat menjalankan perusahaannya dengan efisien dan lancar (Lawalata, 2012:2).
2. Jenis Sekretaris
Menurut Lawalata (2012:15), sekretaris dapat dibedakan menjadi : a. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawabnya, digolongkan menjadi:
1) Sekretaris Pimpinan
23
2) Sekretaris Pribadi (Personal Assistant)
Sekretaris pribadi atau sering disebut dengan personal assistant adalah sekretaris yang melaksanakan pekerjaan untuk membantu kepentingan orang tertentu dan bersifat pribadi. Contoh: sekretaris pribadi seorang pengarang novel, sekretaris pribadi seorang bintang film, atau sekretaris pribadi seorang tokoh masyarakat, dan sebagainya. 3) Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi sering disebut dengan sekretaris instansi, business secretary, atau executive secretary. Sekretaris organisasi mengepalai suatu sekretariat, berfungsi sebagai pimpinan, membawahi staf-staf lainnya, bertindak sebagai pimpinan dan melaksanakan kepemimpinan. Contoh: sekretaris jenderal, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris yayasan, dan lainnya.
b. Sedangkan berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, digolongkan menjadi :
1) Sekretaris Junior
2) Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman kerja sehingga mampu bekerja secara mendiri, tanpa perlu dibimbing kembali oleh pimpinan. Sekretaris senior biasanya lebih kreatif, inisiatif, dan memiliki sifat asertif dalam bekerja.
Dan menurut Ratnawati (2006:6), sekretaris juga dapat dibedakan menurut kerja khususnya yang disebut sekretaris bidang. Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bidang hukum, medis, teknik, dan lain-lain. Sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian dan pemikiran atas pekerjaan tertentu. Contoh: sekretaris bidang sosial dan politik, sekretaris bidang kesejahteraan rakyat, sekretaris bidang hukum, dan sebagainya.
3. Tugas dan Pekerjaan Sekretaris
Menurut Sedianingsih (2010:14), tugas sekretaris pada dasarnya terbagi menjadi :
a. Tugas Rutin/Operasional
Tugas rutin/operasional yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job description-nya. Tugas rutin seorang sekretaris adalah :
1) Menangani surat masuk untuk pimpinan. 2) Korespondensi.
25
4) Menerima telepon dan menelepon.
5) Menyusun, menempatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan.
6) Mengatur jadwal kegiatan/agenda pimpinan agar selalu tepat. 7) Pengaturan dan kerapian ruangan kantor.
8) Menyiapkan pembuatan laporan. 9) Mengelola kas kecil (petty cash). b. Tugas Insidental
Tugas insidental atau berdasarkan instruksi adalah tugas yang dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Tugas insidental ini antara lain:
1) Menyiapkan rapat dan membuat notulen.
2) Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan. 3) Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak, dan lain-lain. 4) Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia.
5) Mengurus perjalanan dinas pimpinan.
6) Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang terkait dengan perusahaan. 7) Tugas khusus lain sesuai dengan instruksi dan kewenangan dari
c. Tugas Kreatif atau Inisiatif
Tugas kreatif merupakan tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta atau diinstruksikan pimpinan, tetapi wajib dilaksanakan dengan baik. Pada prinsipnya menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugas pimpinan dan wewenang yang diberikan pimpinan. Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi :
1) Membuat perencanaan kerja.
2) Menyiapkan perlengkapan kantor yang mendukung pekerjaan sekretaris. 3) Membuat dan menyiapkan formulir (form) yang dibutuhkan seperti
telephone message form, disposition form, guest form, dan sebagainya. 4) Mencari dan menemukan suatu artikel yang berhubungan dengan usaha
yang dijalankan perusahaan baik dari surat kabar, majalah bisnis, internet atau sumber lainnya. Artikel tersebut tentu saja memberikan manfaat banyak bagi keberhasilan pimpinan dan perusahaan.
27
4. Peranan Sekretaris
Menurut Saiman (2002:37), peranan seorang sekretaris dapat diketahui sebagai berikut:
a. Peranan sekretaris terhadap atasan
1) Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
2) Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
3) Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
4) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
5) Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
b. Peranan sekretaris terhadap bawahan
1) Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
2) Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.
3) Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
5) Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
C. Kompetensi Sekretaris
Dalam menghadapi persaingan dalam era globalisasi ini, seorang sekretaris harus memiliki kompetensi yang dapat menunjang karir sebagai seorang sekretaris profesional. Untuk itu sekretaris harus memiliki kompetensi sebagai berikut :
1. Pengetahuan (Knowledge)
Pengetahuan merupakan salah satu modal atau syarat yang harus dimiliki seorang sekretaris. Bahkan pengetahuan ini senantiasa harus di up-date setiap saat sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi di sekitar lingkungan kerjanya. Pasalnya dalam situasi apapun, pengetahuan yang dimiliki oleh seorang sekretaris dapat menunjang kinerja profesionalnya.
Ada 2 (dua) pengetahuan yang harus dimiliki seorang sekretaris, yaitu : a. Pengetahuan Umum
1) Pengetahuan umum tentang fenomena di dunia internasional, regional, nasional, lokal; untuk itu sekretaris perlu mengikuti berita lewat berbagai media (Ratnawati, 2006:26).
29
b. Pengetahuan Khusus
Pengetahuan khusus ini merupakan pengetahuan sekretaris mengenai hal-hal di seputar lingkup pekerjaannya, antara lain:
1) Pengetahuan tentang Penanganan Rapat
Menurut Lawalata (2012:35), rapat adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi. Menurut Lawalata (2012:38), seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan mengenai penanganan rapat mulai dari :
a) Mempersiapkan pengumuman (prepare notice). b) Menentukan tempat.
c) Memilih tanggal dan waktu.
d) Mempersiapkan perlengkapan yang diperlukan dalam rapat. e) Menyusun agenda rapat.
f) Membuat surat undangan rapat.
g) Mempersiapkan formulir kehadiran peserta rapat. h) Membuat notula rapat dan menjadi notulis. 2) Pengetahuan tentang Tata Cara Menerima Tamu
tamu, membuat appointment untuk kepentingan pimpinan sampai membatalkan appointment.
3) Pengetahuan tentang Tata Cara Bertelepon
Menurut Lawalata (2012:65), sekretaris harus mampu menerima telepon dan menelepon dengan piawai sehingga sekretaris harus memiliki pengetahuan tentang tata cara bertelepon, baik sebagai penerima panggilan maupun yang melakukan panggilan sesuai dengan etika kesopanan (telephone courtesy). Pengetahuan ini penting dikuasasi agar komunikasi melalui telepon dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien karena komunikasi mempunyai peran penting dalam keberhasilan perusahaaan.
4) Pengetahuan tentang Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan
Untuk meningkatkan serta mengembangkan usaha bisnis maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas di luar kota bahkan ke luar negeri. Untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalananya sudah tentu pimpinan sangat membutuhkan seorang sekretaris. Menurut Sedianingsih (2010:193), seorang sekretaris itu harus memiliki pengetahuan tentang mengatur perjalanan dinas mulai dari :
a) Menyusun itinerary (susunan jadwal dan acara perjalanan dinas). b) Prosedur pemesanan transportasi dan akomodasi dengan pihak
31
c) Mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan pimpinan dalam perjalanan dinas.
5) Pengetahuan mengenai Kearsipan
Menurut Lawalata (2012:133), kearsipan (filing) artinya menyimpan surat dan arsip di tempat yang aman, mudah, dan cepat ditemukan jika diperlukan. Tugas sekretaris dituntut harus teliti dan rapi dalam mengelola surat dan arsip tersebut, oleh karena itu seorang sekretaris dituntut harus teliti, rapi dan memiliki pengetahuan mengenai kearsipan. Sekretaris harus memiliki pengetahuan mulai dari bagaimana prosedur penyimpanan, pemeliharaan, pengamanan, penyusutan sampai dengan pemusnahan arsip.
6) Pengetahuan mengenai Penanganan Kas Kecil (Petty Cash)
Menurut Sedianingsih (2010:11), kas kecil (petty cash) merupakan sejumlah uang tunai yang dibentuk untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil atau bersifat mendadak. Oleh sebab itu, sekretaris harus mengetahui cara mengelola, mencatat semua penerimaan dan pengeluaran dalam buku kas kecil serta mengetahui metode pembukuan pembayaran kas kecil.
7) Pengetahuan tentang Korespondensi
dalam surat menyurat, terutama menulis surat bisnis (business letter) sesuai dengan ketentuan korespondensi internasional yang berlaku, baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris. Sekretaris bukan hanya harus paham jenis-jenis surat bisnis, tetapi harus dapat membuatnya dengan baik.
2. Keterampilan atau Keahlian (Skill)
Menurut Lawalata (2012:3), seorang sekretaris harus memiliki keahlian agar dapat menunjang pekerjaannya. Keahlian tersebut diuraikan sebagai berikut: a. Keahlian Mengetik (Typing Skill)
Kemampuan mengetik cepat merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, dimana informasi yang diketik sesuai dengan yang diinginkan dan teknik penulisannya sesuai dengan teknik penulisan yang berlaku. Sekretaris harus memiliki keahlian mengetik cepat (typing speed) sampai dengan 60 wpm (words per minute).
b. Keahlian Menggunakan Komputer (Computer Skill)
33
c. Keahlian Berbahasa (Language Skill)
Memiliki keahlian dan kemampuan berbahasa Inggris yang baik dan bahasa asing lainnya seperti bahasa Mandarin, Jepang, Perancis sehingga dapat memudahkan sekretaris berkomunikasi dengan pimpinan dan rekan kerja pimpinan.
d. Keahlian Berkomunikasi (Communication Skill)
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan klien dan rekan kerja pimpinan dari berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik, memilih kata dan menyusun kalimat secara baik dan jelas sehingga menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Sekretaris hendaknya menguasai teknik komunikasi (communication skill) baik secara lisan maupun tertulis. Sekretaris berperan sebagai fasilitator yaitu memberi kemudahan sehingga komunikasi dapat dilakukan dengan lancar dan tidak ada kendala. Peran utama sekretaris menjadi traffic informasi dan komunikasi, baik dalam maupun luar perusahaan.
e. Keahlian Perencanaan dan Pengorganisasian (Planning and Organizing Skill)
dilakukan, menentukan prioritas kerja, dan meminta pimpinan memberikan persetujuan terhadap daftar pekerjaan tersebut.
f. Keahlian Mengembangkan dan Memelihara Hubungan Antarmanusia (Interpersonal Skill)
Interpersonal Skill merupakan salah satu dari soft skills yang banyak diminta oleh perusahaan. Dengan interpersonal skill yang dimiliki, sekretaris dapat : 1) berinteraksi dengan orang lain dalam suatu lingkup sosial;
2) mampu beradaptasi terhadap perubahan;
3) menghormati dan menghargai pendapat orang lain; 4) mendukung kemajuan orang lain (developing others); 5) berkomunikasi secara efektif;
6) punya komitmen yang tinggi dalam menaati janji atau kesepakatan; 7) bisa melihat sisi positif dan negatif secara objektif.
Sekretaris harus memiliki interpersonal skill yang baik karena sekretaris juga memiliki tanggung jawab untuk membantu pimpinan mengembangkan atau memperluas jaringan kerja.
g. Keahlian Mengatur Waktu (Management Time Skill)
35
(long term planner). Dengan waktu seperti ini maka waktu dapat dimanfaatkan dengan efektif dan maksimal.
Sekretaris sering disebut Queen of Time Kingdom, yaitu seseorang yang berkuasa mengelola berbagai perubahan waktu atau jadwal kerja pimpinannya yang harus dilakukan dalam kaitannya dengan prioritas kerja dengan memperhatikan derajat urgency yang terkandung di dalamnya.
h. Keahlian Manajerial (Managerial Skill)
Sekretaris perlu memiliki keterampilan manajerial. Keterampilan manajerial terkait dengan kualitas kepribadian serta sifat seseorang yaitu kualitas yang membuat seseorang mampu mengelola secara efektif pekerjaan dalam perusahaan atau organisasi. Kemampuan manajerial meliputi kemampuan dalam membuat rencana kerja, menentukan tujuan, memantau kinerja, memonitor perkembangan dan memastikan pekerjaan telah dilakukan dengan benar dan sebagainya.
Kemampuan manajerial berupa :
1) Conceptual skill adalah kemampuan menyusun dan merumuskan strategi yang dituangkan di dalam berbagai rumusan konsep yang harus dijalankan selanjutnya.
akan memiliki keterampilan memahami, mengerti, berkomunikasi dan be-relasi, supel, mudah bergaul, simpati dan empati kepada orang lain. i. Keahlian Hubungan Antar Manusia (Human Relation Skill)
Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah :
1) Team work yaitu kemampuan untuk dapat bekerja sama dalam tim, tidak menganggap diri kita lebih hebat, saling tergantung antara satu dengan yang lainnya.
2) Positive thinking dalam kaitannya dengan human relation yaitu keadaan dimana kita bisa menerima keberadaan orang lain dan menjadi lebih bermanfaat.
3) Discreet yaitu sikap tidak membicarakan masalah orang lain atau perihal yang kita ketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan.
4) Tactful yaitu bersikap bijaksana, pandai, berakal budi, diplomatis, taktis dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar dan bertindak saat berhubungan dengan pimpinan, rekan kerja, maupun klien perusahaan. Agar mereka tidak merasa tersinggung atau malu.
3. Kepribadian (Attitude)
37
menurut Ratnawati (2006:26), kepribadian sekretaris adalah sifat dan perilaku yang sebaiknya ada pada sekretaris sehingga dapat tampil sesuai dengan peran dan mampu mendukung pelaksanaan tugas pekerjaan secara optimal.
Menurut Lawalata (2012:23), ada rumusan sederhana yang memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu :
a. Penampilan yang Baik (Good Appearance)
Penampilan adalah bagian dari gambaran atau cermin dari kepribadian seseorang. Penampilan yang baik tidak hanya dinilai dari luar saja secara fisik, tetapi juga dari dalam atau yang disebut dengan beauty on the inside (inner beauty). Penampilan sejati yang berasal dari dalam diri akan memancar kepada orang lain lewat sikap, tindakan, perbuatan, dan tingkah laku.
Sekretaris harus memperhatikan bagaimana ia bersikap, memperlakukan orang lain, dan menjadi teladan orang lain. Sedangkan untuk penampilan luar, hendaknya sekretaris menyesuaikan dengan keadaan sekitar dimana ia bekerja, tidak harus mewah dan glamor. Dengan memperhatikan penampilan luar dan dalam maka secara langsung juga akan mempengaruhi kepribadian dan pembawaan diri seseorang ketika berinteraksi dengan orang lain.
b. Tingkah Laku yang Baik (Good Behaviour)
“nice person” kepada orang lain dalam perusahaan demi terwujudnya kerja tim yang baik.
Adapun sikap yang harus dihindari oleh seorang sekretaris yang dapat membawa kegagalan dalam pekerjaannya yaitu arogansi, selalu ingin menjadi pusat perhatian, bersikap sesuai mood, selalu curiga kepada orang lain (negative thinking), sulit berkomunikasi dengan orang lain, selalu ingin berbeda, dan sebagainya.
Sedangkan tingkah laku yang harus terus dipertahankan adalah tanggung jawab buat semua orang, tidak takut bekerja keras, selalu bersikap positif, bekerja sungguh-sungguh, gerak cepat, menghormati rekan kerja lainnya, rela dikritik, dan sebagainya.
c. Karakter atau Sifat yang Baik (Good Character)
39
d. Kecakapan atau Kemampuan yang Baik (Good Capability)
Secara umum kemampuan individu adalah kapasitas para individu untuk melaksanakan berbagai tugas dan aktivitas dalam suatu pekerjaan/jabatan. Kemampuan individu mencakup kemampuan teknikal dan sosial. Kecakapan atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala pekerjaan, oleh karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk menunjang pekerjaan atau pengembangan perusahaannya.
D. Peranan Kompetensi Sekretaris Dekan Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mempunyai 1 (satu) sekretaris Dekan. Sekretaris Dekan mempunyai tugas pokok untuk menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation dan membantu menangani tugas yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau administrasi.
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mempunyai peran yang sangat penting bagi kelancaran aktivitas Dekan, dimana melalui peranan sekretaris sebagian dari tugas dan tanggung jawab Dekan dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan fakultas juga terhadap masalah-masalah lain yang dihadapi fakultas. Sekretaris juga dapat menjadi penghubung dalam menyampaikan informasi dari Dekan kepada para Wakil Dekan, Kepala Tata Usaha, Ketua Departemen dan Ketua Program Studi.
masuk seperti surat keputusan, undangan, dan surat yang berkaitan dengan masalah kemahasiswaan. Dengan sampainya informasi kepada bagian yang dituju barulah setiap bagian dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan sesuai instruksi dari Dekan. Sekretaris Dekan juga berperan dalam menyelesaikan hal-hal kecil yang mungkin terjadi dalam lingkungan kerjanya.
Tugas sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara tidak hanya berhubungan dengan tugas-tugas clerical, dan resepsionis melainkan dituntut untuk ikut serta dalam mengembangkan citra Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, mendukung keamanan fakultas serta mempermudah pekerjaan Dekan melalui pengaturan atau pengelolaan waktu secara efektif dan efisien.
Menurut hasil pengamatan penulis, saat ini sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dapat menjalankan peran dan tanggung jawabnya dengan cukup baik. Sekretaris Dekan mampu menyampaikan informasi-informasi dengan cepat dari Dekan kepada bagian-bagian lain di Fakultas Ekonomi dan Bisnis sehingga informasi dapat diproses dengan cepat dan mampu menyelesaikan tugas yang diberikan dengan cepat dan tepat. Sekretaris Dekan mampu menunjukkan keprofesionalannya terhadap penangganan tugas-tugas yang diberikan.
41
Ekonomi dan Bisnis. Karena apabila sekretaris dapat membangun hubungan yang baik dengan karyawan lain, maka karyawan lain akan berpikir bahwa sikap tersebut merupakan hasil dari kepemimpinan yang baik dari atasannya.
Sedangkan hasil pengamatan yang dilakukan penulis mengenai kompetensi sekretaris, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sudah memenuhi kompetensi yang harus dimiliki seorang sekretaris, sebagai berikut :
1. Pengetahuan
Pengetahuan yang dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sudah dipenuhi sebagaimana dijelaskan pada pembahasan teoritis sebelumnya yaitu pengetahuan umum (tentang fenomena di dunia internasional, regional, nasional, lokal serta pengetahuan tentang Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara) dan pengetahuan khusus mengenai administrasi perkantoran yaitu mulai dari penanganan rapat, penerimaan tamu Dekan, bertelepon, mengatur perjalanan dinas Dekan, penanganan arsip, penanganan kas kecil, dan korespondensi.
Sekretaris memiliki tugas yang memang harus dilakukannya setiap hari sesuai dengan uraian pekerjaannya dan apabila tidak dikerjakan akan menghambat aktivitas kerja Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara seperti proses surat keluar dan surat masuk dan menerima berkas mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan.
surat masuk dan surat keluar yang dapat diproses dengan cepat. Karena setiap surat yang diterima langsung dicatat ke buka agenda dan lembar disposisi lalu dimasukkan ke ruang Dekan untuk didisposisikan. Setelah didisposisikan, isi disposisi dicatat ke dalam lembar kendali dan langsung diantar ke masing-masing bagian yang dituju sesuai alamat isi surat.
Dalam menerima dan melayani tamu, sekretaris Dekan juga tidak membeda-bedakan tamu dalam hal pelayanan, semua diperlakukan sama. Namun sekretaris Dekan tetap waspada dan hati-hati dalam menerima tamu yang ingin menemui Dekan, dengan menanyakan terlebih dahulu maksud dan tujuan dari tamu tersebut.
Apabila Dekan tidak bisa menemui tamu atau sedang tidak berada di tempat, sekretaris Dekan akan menjelaskan kepada tamu tersebut dengan sopan dan ramah. Tetapi apabila Dekan berkenan untuk menemui tamu tersebut, maka tamu akan dipersilahkan masuk dan diantar ke ruangan Dekan. Setelah pertemuan selesai, sekretaris Dekan akan mengantar tamu tersebut sampai ke depan pintu dan mengucapkan terima kasih.
43
Apabila pihak yang menelepon ingin berbicara dengan Dekan dan Dekan sedang tidak bisa menerima telepon atau sedang tidak ada ditempat, sekretaris Dekan dapat menjelaskan dengan tenang, sopan, dan berusaha agar tidak ada perasaan kecewa dari penelepon. Sekretaris Dekan selalu berusaha membuat lawan bicaranya di telepon merasa nyaman dan senang karena dihargai.
Selain itu, dalam penanganan arsip juga tersusun dengan rapi dan teratur sehingga arsip terjamin keselamatannya serta mudah ditemukan kembali apabila diperlukan. Sekretaris Dekan juga mampu mengatur susunan meja dan kursi dengan serasi dari mulai ruang tunggu, ruang sekretaris hingga ruang Dekan. Sekretaris Dekan selalu mementingkan persoalan tata letak dan kenyaman ruangan sehingga mahasiswa atau tamu yang datang juga merasa nyaman.
Begitu juga dengan tugas-tugasnya yang berhubungan dengan pihak
lain. Sekretaris Dekan selalu berusaha memberikan kesan positif dan
bersahabat, sehingga pihak yang berhubungan dengannya merasa nyaman dan senang. Dengan pengetahuan dan wawasan luas yang dimiliki sekretaris Dekan baik umum maupun khusus, dapat bermanfaat bagi sekretaris untuk menghadapi segala perubahan dan perkembangan yang akan terjadi.
2. Keterampilan atau Keahlian
mengetik cepat yang terlihat saat sekretaris Dekan dengan cepat menyusun dan membuat surat.
Sekretaris Dekan juga memiliki kemampuan berbahasa asing yaitu bahasa Inggris secara lisan maupun tulisan dan mampu menggunakan sarana dan prasarana seperti komputer dan alat teknologi lainnya yang dapat mempermudah dan mempercepat menyelesaikan tugas atau pekerjaannya. Misalnya: mengoperasikan komputer dalam penggunaan program e-mail, internet dan memiliki kemauan mempelajari aplikasi software terbaru.
Keahlian berkomunikasi dengan baik yang dimiliki sekretaris Dekan juga sangat membantu dalam melayani tamu dan mahasiswa. Dimana peran sekretaris Dekan menjadi traffic informasi dan komunikasi baik ke dalam maupun luar Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam keahlian manajerial, sekretaris Dekan mampu menyiapkan time table yang berfungsi sebagai pengingat semua jadwal Dekan agar Dekan tidak lupa jadwal apa saja yang harus dikerjakannya pada kurun waktu satu minggu. Sekretaris Dekan bertugas untuk mengatur jadwal tersebut agar tidak bersinggungan antara jadwal yang satu dengan jadwal yang lainnya. Apabila Dekan lupa akan jadwalnya pada hari itu, maka sekretaris Dekan segera mengingatkan Dekan tentang jadwalnya tersebut.
45
yang ditetapkan. Jika ada sesuatu yang ingin dikerjakan di luar kantor sebelum jam pulang maka terlebih dahulu meminta izin kepada Dekan dan setelah itu kembali pada jam yang telah ditentukan.
Ketepatan sekretaris Dekan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan, juga dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Jika ada pekerjaan yang diberikan, sekretaris Dekan dapat mengerjakan dengan waktu yang telah ditentukan. Sekretaris Dekan terlebih dahulu mengerjakan pekerjaan yang penting atau yang prioritas dan harus diselesaikan segera mungkin, setelah itu mengerjakan pekerjaan yang biasa. Dimana hal ini menunjukkan sekretaris Dekan memiliki keahlian perencanaan dan pengorganisasian dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya.
Sedangkan keahlian yang dimiliki sekretaris dalam human relation yaitu terlihat ketika adanya pegawai lain yang datang ke ruangan sekretaris untuk meminta bantuan atau menanyakan informasi kepada sekretaris atau ingin berhubungan langsung dengan Dekan. Pegawai yang masuk ke ruangan, juga disambut dengan baik dan terlihat mereka saling mengenal.
3. Kepribadian
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dalam melaksanakan tugasnya juga harus disertai dengan kepribadian yang baik sebagai seorang sekretaris. Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan mampu menunjukkan kepribadian yang baik di lingkungan fakultas. Dalam berpenampilan, sekretaris Dekan yang selalu menggunakan busana yang sopan, rapi, tidak mencolok sehingga sesuai untuk digunakan di lingkungan kerja (kantor).
47 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul Tugas Akhir : “Peranan Kompetensi Sekretaris Dekan Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara” yaitu sebagai berikut :
1. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mempunyai peran yang sangat penting bagi kelancaran aktivitas Dekan dan fakultas serta mampu bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan dan tugasnya. Dimana melalui peran dan tanggung jawabnya tersebut Dekan dapat mendelegasikan sebagian tugas-tugasnya kepada sekretaris sehingga Dekan dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan fakultas.
mengatur perjalanan dinas Dekan, penanganan arsip, penanganan kas kecil, dan korespondensi.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara juga memiliki keterampilan sebagai sekretaris profesional. Dimana sekretaris Dekan memiliki kemampuan mengetik, kemampuan berbahasa inggris yang baik, mampu menggunakan komputer, keahlian berkomunikasi, manajerial, mengatur waktu dan juga human relation.
4.
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utaramemiliki kepribadian yang baik dan menarik. Hal tersebut ditunjukkan melalui sikap sopan dan santun saat berhubungan dengan pihak internal maupun pihak eksternal, ramah dan bersahabat kepada siapa saja namun tetap menjaga kewibawaannya sebagai seorang sekretaris, bijaksana dalam pengambilan keputusan, serta mampu menjaga penampilan fisik dengan menggunakan busana yang sopan, rapi sehingga mencerminkan diri sebagai sekretaris yang profesional.
B. Saran
Berdasarkan hasil kesimpulan mengenai peranan kompetensi sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara maka penulis mencoba memberikan beberapa saran sebagai berikut :
49
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan sekretaris Dekan diharapkan dapat mengerjakan banyak pekerjaan dalam waktu yang sama (multitasking) sehingga memudahkan sekretaris untuk menyelesikan dengan cepat setiap pekerjaannya namun tetap menjaga kualitas pekerjaannya.
2. Sekretaris Dekan dapat selalu meningkatkan pengetahuan dan wawasan yang sudah dimilikinya, dengan mengikuti seminar, forum, membaca buku mengenai ilmu sekretaris, dan juga selalu mengembangkan pengetahuan yang sedang mendunia melalui televisi, surat kabar, internet dan media lainnya.
3. Dalam meningkatkan keahlian sekretaris Dekan, penulis menyarankan agar sekretaris Dekan dapat mengikuti kegiatan yang dapat mengasah keterampilan yang sudah dimilikinya dengan cara mengikuti workshop, pelatihan, kursus, atau training yang berhubungan dengan profesi sekretaris.
DAFTAR PUSTAKA
Andriani, Titiek. 2008. Pengaruh Kompetensi Terhadap Kinerja Pegawai Biro
Administrasi Umum Universitas Hasanuddin [Tesis]. Tersedia: http://
Ernawati, Ursula. 2004. Panduan Lengkap Kesekretarisan Untuk Sekretaris dan
Calon Sekretaris. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Finoza, Lamuddin. 2009. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis. Jakarta: Diksi Insan Mulia
Lawalata, Caroline F.Ch. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang: Akademia Permata.
Moeheriono. 2009. Pengukuran Kinerja Berbasis Kompetensi. Jakarta: Gahlia Indonesia.
Mondy, R. Wayne. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Erlangga. Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Visi. Palan. 2007. Competency Management.Jakarta: PPM Indonesia.
Ratnawati, Eti.2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Amus.
Rosidah. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor Yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sedianingsih, Farida Mustikawati dan Nieke Prihardini Soetanto. 2010. Teori dan
Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Kencana.
Sudarmanto. 2009. Kinerja dan Pengembangan Kompetensi SDM Teori, Dimensi
dan Implementasi dalam Organisasi. Yogyakarta: Pustaka Belajar.
51
Suparno, Edi. 2005. Pengaruh Kompetensi, Motivasi Kerja, dan Kecerdasan Emosional Guru terhadap Kinerja Guru di SMP Negeri se-Rayon Barat
Kabupaten Sragen [Tesis]. Tersedia: 13
Mei 2015].
