TUGAS AKHIR
ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA DINAS INFORMASI KOMUNIKASI DAN
PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK PEMERINTAHAN KOTA MEDAN
OLEH : SELVI D. SILABAN
062103078
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
Nama : Selvi D. Silaban
NIM : 062103078
Program Studi : D-III Kesekretariatan
Judul : Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan
Tamu Pada Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan
Data Eletronik Pemerintahan Kota Medan
TANGGAL : 2009 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
NIP. 132 010 480
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi
Tanggal : 2009 DEKAN
NIP. 131 285 985
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
Nama : Selvi D. Silaban
NIM : 062103078
Program Studi : DIII Kesekretariatan
Judul : Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan
Tamu Pada Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan
Data Eletronik Pemerintahan Kota Medan
Medan,...Juni 2009
Menyetujui
Pembimbing
KATA PENGANTAR
Dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan syukur kepada
Tuhan Yesus Kristus atas segala berkat dan kasihnya sehingga penulis bisa
menyelesaikan paper ini dengan judul “Etiket kerja Seorang Sekretaris Terhadap
Pelayanan Tamu Pada Dinas Komunikasi Komunikasi Pemerintahan Kota
Medan”.
Adapun tujuan penulis menyajikan paper ini adalah untuk menambah
pengetahuan penulis tentang etiket yang seharusnya dilakukan dan untuk
melengkapi persyaratan dalam menyelesaikan studi pada program D-III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.
Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan.
2. Ibu Dr. Endang S. Rini, MSi, Selaku Ketua Program Studi Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA, Selaku Sekretaris Program Studi dan
sebagai pembimbing yang banyak meluangkan waktu dan memberikan
bimbingan untuk kesempurnaan tugas akhir ini.
4. Kepada seluruh Staff Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dan kepada dosen Pengajar Program Studi Kesekretariatan D-III yang telah
membekali penulis dengan ilmu pengetahuan selama perkuliahan.
5. Kepada Bapak pimpinan serta seluruh staff dan pegawai Dinas Informasi
Komunikasi Pemerintahan Kota Medan ang membantu penulis dalam
menelesaikan paper ini.
6. Teristimewa kepada Ayah dan Ibu-ku tercinta, D. Silaban dan N.Lumban
Toruan yang telah banyak membantu dan memberi dukungan kepada penulis
baik itu moril maupun meteril selama menyusun sampai menyelesaikan paper
ini.
7. Teristimewa saudara-saudari-ku tersayang k’Lucy, b’Salmon, b’ Damos,
K’Erina, Tama, Marko juga keponakan yang lucu banget Lya Christy, yang
telah memberi semangat kepada penulis terimakasih banyak buat doa dan
dukungannya.
8. Terkhusus buat sahabat aku yang Luar biasa, trimakasih buat smua dukungan
qlen, buat bina_cute (perempuan paling cantik di negeri samosir/narsisdotcom,
smoga aja penjualan minyaknya naik ya. Amien) dan lisbeth_maniez (cew
yang sering plin-plan tapi super nyenengin dan tempat curhat yang baik,
makan gag makan yang penting ketawa) yang sudah banyak memberi
masukan yang kadang-kadang buat suntuk, terimakasi ya buat smua perhatian
Qlen dan buat hari yang kita lewati bersama.
9. Buat k’leny, tesa, lya, kost no.11 makasi udah baik banget sama efi. Buat
10.Kepada smua anak-anak HIDEAKI, terutama stambuk’06, juga club
magang-ku makasih banyak sudah bantu amagang-ku.
11.Buat semua keluarga jauh maupun yang dekat terima kasih atas doanya.
12.Buat semua pihak yang telah memberikan bantuan, baik saat penelitian
dilaksanakan maupun dalam penyusunan laporan ini, semoga bantuan yang
diberikan kepada penulis mendapat balasan dari Tuhan Yang Maha Pengasih
dan Penyayang.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih, semoga paper ini
bermamfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi mahasiswa jurusan
kesekretariatan seta dunia pendidikan.
Medan, 2009
Penulis,
Selvi D. Silaban 062103078
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 6
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ... 6
D. Rencana Kegiatan ... 7
BAB II GAMBARAN UMUM ORGANISASI ... 9
A. Sejarah Berdirinya Organisasi ... 9
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11
C. Struktur Organisasi ... 12
D. Uraian Tugas ... 14
E. Kinerja Usaha Terkini ... 22
F. Rencana Kegiatan Organisasi ... 23
BAB III PEMBAHASAN ... 27
A. Pengertian Etiket dan Sekretaris ... 27
B. Kepribadian dan Sikap Sekretaris ... 29
C. Prosedur Pelayanan Tamu pada Dinas Organisasi Informasi Komunikasi dan Pengolaha Data Elektronik Pemko Medan ... 32
D. Etiket Penggunaan Peralatan Kantor ... 34
E. Tanggapan Terhadap Keluhan ... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 44
A. Kesimpulan ... 44
B. Saran ... 45
DAFTAR PUSTAKA ... 46
1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan……… 7
No. Halaman 1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Infokom dan PDE
Pemko Medan... 13
No.
1. Surat Pengantar Melakukan Riset Dari Fakultas Ekonomi Sumatera Utara
2. Surat Izin Melakukan Riset dari Balitbang Pemko Medan
Dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan syukur kepada
Tuhan Yesus Kristus atas segala berkat dan kasihnya sehingga penulis bisa
menyelesaikan paper ini dengan judul “Etiket kerja Seorang Sekretaris Terhadap
Pelayanan Tamu Pada Dinas Komunikasi Komunikasi Pemerintahan Kota
Medan”.
Adapun tujuan penulis menyajikan paper ini adalah untuk menambah
pengetahuan penulis tentang etiket yang seharusnya dilakukan dan untuk
melengkapi persyaratan dalam menyelesaikan studi pada program D-III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.
Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang
sebesar-besarnya kepada :
13.Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan.
14.Ibu Dr. Endang S. Rini, MSi, Selaku Ketua Program Studi Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.
15.Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA, Selaku Sekretaris Program Studi dan
sebagai pembimbing yang banyak meluangkan waktu dan memberikan
bimbingan untuk kesempurnaan tugas akhir ini.
16.Kepada seluruh Staff Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan, pegawai Tata Usaha yang telah membantu dalam urusan Administrasi
dan kepada dosen Pengajar Program Studi Kesekretariatan D-III yang telah
17.Kepada Bapak pimpinan serta seluruh staff dan pegawai Dinas Informasi
Komunikasi Pemerintahan Kota Medan ang membantu penulis dalam
menelesaikan paper ini.
18.Teristimewa kepada Ayah dan Ibu-ku tercinta, D. Silaban dan N.Lumban
Toruan yang telah banyak membantu dan memberi dukungan kepada penulis
baik itu moril maupun meteril selama menyusun sampai menyelesaikan paper
ini.
19.Teristimewa saudara-saudari-ku tersayang k’Lucy, b’Salmon, b’ Damos,
K’Erina, Tama, Marko juga keponakan yang lucu banget Lya Christy, yang
telah memberi semangat kepada penulis terimakasih banyak buat doa dan
dukungannya.
20.Terkhusus buat sahabat aku yang Luar biasa, trimakasih buat smua dukungan
qlen, buat bina_cute (perempuan paling cantik di negeri samosir/narsisdotcom,
smoga aja penjualan minyaknya naik ya. Amien) dan lisbeth_maniez (cew
yang sering plin-plan tapi super nyenengin dan tempat curhat yang baik,
makan gag makan yang penting ketawa) yang sudah banyak memberi
masukan yang kadang-kadang buat suntuk, terimakasi ya buat smua perhatian
Qlen dan buat hari yang kitalewati bersama.
21.Buat k’leny, tesa, lya, kost no.11 makasi udah baik banget sama efi. Buat
hiburan dan petuah yang diberikan dan moga makin kompak ya.
22.Kepada smua anak-anak HIDEAKI, terutama stambuk’06, juga club
magang-ku makasih banyak sudah bantu amagang-ku.
24.Buat semua pihak yang telah memberikan bantuan, baik saat penelitian
dilaksanakan maupun dalam penyusunan laporan ini, semoga bantuan yang
diberikan kepada penulis mendapat balasan dari Tuhan Yang Maha Pengasih
dan Penyayang.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih, semoga paper ini
bermamfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi mahasiswa jurusan
kesekretariatan seta dunia pendidikan.
Medan, 2009
Penulis,
Selvi D. Silaban 062103078
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kegiatan suatu organisasi adalah kegiatan ekonomi yang terstruktur atau
terorganisasi untuk melayani masyarakat, akan tetapi tetap harus digaris bawahi
pelayanan dalam suatu organisasi tidak dapat bersifat nepotisme. Tetapi diadakan
dalam interaksi yang menguntungkan atau memuaskan kedua belah pihak.
Masalah etiket menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam suatu
organisasi. Etiket bukan hanya sebagai alat bantu untuk menilai pantas atau tidak
pantas, benar atau salah. Etiket berbicara tentang sopan santun tata krama, etiket
juga menjadi perekat dalam transaksi bisnis.
Setiap organisasi/instansi mengharapkan memiliki tenaga kerja yang
terampil dalam memberikan pelayanan tamu, karena suatu instansi sadar bahwa
setiap tamu itu penting dan salah satu tenaga kerja tersebut adalah sekretaris
karena dalam kehidupan kerja sekretaris bertemu dengan orang baru setiap hari,
kolega, orang-orang yang melakukan penelitian, tamu kehormatan, partner bisnis
yang potensial, dan lainya.
Membuat kesan pertama yang baik, profesional, percaya diri, dan mudah
disukai sangatlah penting. Kesan pertama yang ditampilkan sekretaris akan
berpengaruh terhadap tingkat kenyamanan tamu, organisasi selalu mengharapkan
sekretaris organisasi mempunyai etiket yang baik dalammemberikan pelayanan.
Semua orang mempunyai tamu, bahkan staf yang tidak ada kontak dengan
orang yang berkunjung ketempat lain atau orang yang datang keperjamuan
(Wursanto, 2006). Baik-buruknya pelayanan sebuah orgainisasi itu berpengaruh
terhadap jumlah tamu yang mau datang kesuatu instansi.
Tamu yang menjadi bahasan adalah tamu organisasi, badan, lembaga, atau
perusahaan, yaitu orang, baik sebagai pejabat utusan dari suatu lembaga maupun
sebagai pribadi, yang berkunjung kelembaga lain untuk kepentingan kedinasan
maupun untuk kepentingan pribadi. Jika tamu menggunakan jasa, dan informasi
instansi untuk melaksanakan tugas organisasinya dan tamu adalah kolega
organisasi, berikan pelayanan sebaik-baiknya. Tamu mengharapkan perlakuan
yang baik dan tamu juga menilai segala sesuatu (meskipun secara tidak sadar).
Memiliki pengetahuan yang baik tentang apa sebenarnya yang diinginkan
tamu dapat membuat sekretaris ahli dalam melayani tamu dengan cara yang tepat.
Semakin khusus pelayanan yang diberikan, semakin baik hubungan yang akan
dibangun dan semakin banyak orang atau masyarakat yang percaya terhadap
kinerja instansi. Sekretaris sering melayani tamu berdasarkan asumsi mengenai
apa yang diinginkan tamu. Asumsi mengenai hal tersebut biasanya terbentuk
seiring waktu dan jarang didasarkan pada data yang akurat.
Satu-satunya cara untuk benar-benar memahami apa yang diinginkan tamu
adalah dengan menanyakan secara lansung. Terkadang seorang tamu tidak
benar-benar tahu apa yang diinginkannya, atau mengetahuinya namun tidak dapat
mengungkapkannya dalam bahasa yang mudah dimengerti. Untuk memahami apa
yang mungkin berguna, sekretaris perlu mengumpulkan data untuk untuk
Dengan informasi ini, sekretaris akan memperoleh gambaran yang jelas tentang
siapa klien utama perusahaan yang lebih banyak menimbulkan keuntungan
daripada masalah.
Sekretaris harus bersikap dengan sebaik-baiknya, berusaha mencoba
bersikap terbuka dan bersahabat pada setiap tamu yang dijumpai yang dijumpai.
Pastikan saja bahwa perkenalan tersebut pernah terjadi, meskipun perusahaan
sudah mengenal tamu tersebut tapi tetaplah menjabat tangannya, mengetahui
maksud kedatangan tamu, berikan kesan yang baik dan mendalam agar good will
dapat diperoleh, apabila pimpinan tidak bisa menerima tamu, berikan penjelasan
sebaik-baiknya sehingga tamu tidak tersingung, usahakan tamu merasa
comfortable.
Sekretaris yang secara sengaja maupun tidak sengaja melakukan kontak
langsung dengan pihak luar perusahaan atau “teramati” pihak luar inilah yang
akan mempunyai kontribusi yang besar dalam membentuk citra organisasi. Jadi
salah satu kunci sukses dalam menciptakan citra positif organisasi adalah dengan
membentuk etiket pribadi yang baik dan juga professional presence.
Citra positif perusahaan juga dipengaruhi oleh ketepatan seorang sekretaris
dalam menempatkan diri yang didukung oleh tingkat kepercayaan diri yang cukup
dan penampilan professional yang disesuaikan dengan tipe perusahaan, visi, dan
posisi diperusahaan. Pada dasarnya citra dan potensi diri dapat ditingkatkan
terlebih dahulu untuk memperbaiki personality. Untuk itu diperlukan kemauan
Keseluruhan citra diri tidak hanya dicerminkan personality saja, tetapi
juga harus dilengkapi denga sikap profesional yang dihadirkan dalam situasi
apapun. Agar dapat bersifat sebagai seorang sekretaris profesional, perlu kiranya
memahami dan mengimplementasikan etiket yang diterima masyarakat masa
sekarang dan masa mendatang, baik etiket umum maupun etiket dalam situasi
khusus, selain itu memahami bagaimana menggunakan visual voice dan bahasa
tubuh yang akan sangat membantu dalam membangun citra profesional.
Seorang sekretaris juga harus memperhatikan busana dan tata rias dalam
melayani tamu. Busana menunjukkan selera, bahkan pada tingkat tertentu dapat
menunjukkan watak seseorang, meskipun tidak akan dapat mengubah setiap orang
yang mengenakannya. Busana yang dikenakan sekretaris dalam melayani tamu
mecerminkan citra organisasi tempat dia bekerja. Seorang sekretaris dapat disebut
sebagai sekretaris profesional apabila dapat menampilkan jati diri seorang
sekretaris secara total.
Sekretaris sering melupakan bagaimana seharusnya sikap yang benar
dalam pelayanan tamu. Dalam bersikap dan berperilaku harus memberikan
kualitas yang sama, tidak dibeda-bedakan, karena sikap dan perilaku ini sangat
besar, guna memberikan kepuasan kepada tamu.
Etiket pelayanan adalah ketentuan yang berhubungan dengan pelayanan
yang dapat menunjang satu sama lainnya. Pelayanan harus dilakukan oleh semua
komponen agar pelayanan yang diberikan cukup sempurna. Tamu adalah raja, jadi
berikan pelayanan sebak-baiknya. Kepuasan mereka berarti keuntungan buat
keuntungan yang perusahaaan dapatkan. Akan tetapi masih banyak orang luar
yang tidak mengetahui bagaimana cara kerja sekretaris dalam melayani tamu.
Mereka sering berpikir negative terhadap apa yang dimaksud dengan pelayanan
sekretaris.
Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan bergerak
dibidang pelayanan informasi terhadap masyarakat kota Medan khususnya.
Dimana etiket pelayanan sangat penting agar masyarakat kota Medan percaya
terhadap pemerintah. Semua pegawai diharapkan dapat melakukan pelayanan
yang bermutu terutama seorang sekretaris harus lebih profesional dalam
melakukan pelayanan. Hal ini yang mendorong penulis untuk menyelidiki lebih
jauh lagi hal yang diatas. Untuk sekedar membantu sekretaris agar mengetahui
cara memperlakukan konsumen lebih baik dari yang mereka harapkan dan untuk
sekedar membantu memberikan pengertian dalam ruang lingkup yang benar
tentang sekretaris dan tugasnya dalam hal pelayanan kepada masyarakat luas.
Mengingat akan pentingnya hal ini, penulis merasa tertarik meneliti tentang :
“ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas dan untuk lebih mempermudah pembahasan
selanjutnya maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :
“Bagaimana Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu pada Dinas Komunikasi Dan Informasi dan Pengolahan Data Elektronik Pemerintahan Kota Medan”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuaan Penelitian
Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan etiket seorang sekretaris
terhadap pelayanan tamu.
Manfaat Penelitian
Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah :
1. Untuk memperdalam pengetahuan tentang etiket sekretaris terutama
mengenai pelayanan tamu pada Dinas Informasi Komunikasi dan PDE
Pemerintahan Kota Medan.
2. Sebagai masukan bagi Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota
Medan agar lebih memperhatikan etiket pelayanan dengan mengikuti
prosedur pelayanan tamu agar tercipta hubungan yang baik dengan tamu.
3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya yang berminat terhadap
D. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya
agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan tu
gas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Adapun jadwal kegiatan
[image:20.595.123.506.267.531.2]penulis dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No.
KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3
1 PERSIAPAN
2 PENGUMPULAN DATA
3 PEGETIKAN
a.Jadwal penelitian
Jadwal penelitian dilaksanakan pada tanggal 29 April 2009 sampai dengan 29
Mei 2009 pada Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan. Dalam
observasi ini dilakukan pengumpulan data mengenai etiket sekretaris dalam
pelayanan yang dalam hal ini dilakukan pada bagian adminisrasi.
b. Sistematika penulisan
Tugas akhir ini dibagi atas 5 bab dan setiap bab dibagi atas beberapa sub bab.
BAB I, Merupakan pendahuluan dimana penulis menguraikan latar belakang,
permasalahan, tujuan dan maksud penelitian serta rencana kegiatan tugas akhir.
BAB II, Merupakan hal penelitian penulis yang berisikan data dan fakta pada
Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan. Pada bab ini penulis
menguraikan sejarah berdirinya organisasi, struktur organisasi, uraian tugas,
jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini, rencana kegiatan.
BAB III, Merupakan pembahasan tentang pengaruh etiket kerja seorang
sekretaris terhadap pelayanan tamu.
BAB IV, Merupakan uraian penutup yang berisikan kesimpulan dan saran-saran
yang memungkinkan dapat bermamfaat bagi pengelolaan Dinas informasi
Komunikasi Pemerintahan Kota Medan dalam menjalankan tugasnya dalam
memajukan perusahaan
BAB II
GAMBARAN UMUM ORGANISASI
A. Sejarah Berdirinya Organisasi
Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan
berada di Jalan Kapten Mauliana Lubis No.2 berada dalam naungan pemerintahan
kota Medan. Dinas Informasi Komunikasi Dan Pengolahan Data Elektronik Kota
Medan merupakan instansi yang baru dibentuk penggabungan dari kantor
Informasi Komunikasi Kota Medan dan kantor Pengolahan Data Eletronik Kota
Medan. Tugas utamanya adalah melaksanakan sebagian urusan rumah tangga
daerah dalam bidang informasi komunikasi dan Penngolahan Data Elektronik.
Menindak lanjuti Instruksi Menteri dalam negeri Republik Indonesia no.5
Tahun 1992 perihal Pembentukan Kantor Pengolahan Data Eletronik di seluruh
Indonesia diterbitkan Surat Keputusan Walikotamadya KDH Tk.II Meadn
No.061/1254/SK/1992 tanggal 20 Juli 1992 tentang pembentukan Kantor
Pengolahan Data Elektronik Kota Medan. Kemudian dalam perkembangannya
diterbitkan pula Perda Kodati II Medan No.17 Tahun 1996 Tanggal 15 Februari
1996 tentang pembentukan susunan organisasi dan tata kerja kantor Pengolahan
Data Elektronik KotaMadya Daerah Tk.II Medan yang ditindak lanjuti dengan
surat keputusan Walikotamadya KDH Tk. II Medan No. 188.342/4005/SK/1996
tanggal 14 Oktober 1996 tentang pembentukan Kantor Pengolahan Data
Elektronik Kodati II Medan yang sekaligus mencabut dan mengganti SK. No.
Berdasarkan keputusan Presiden RI No.50 tahun 2000 tanggal 07 April
2000 tentang Tim Koordinasi Telematika Indonesia dan surat menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara R.I.No. 141/M.PAN/4/2000 tanggal 20 April
2000 perihal tim Koordinasi Telematika Indonesia telah dinyatakan bahwa kantor
PDE Kabupaten/kota adalah perpanjangan Tim Koordinasi Telematika Indonesia
di daerah dan harus diberdayakan. Selanjutnya dalam reorganisasi kelembagaan
Pemko Medan dalam pelaksanaan otonomi daerah sesuai dangan sesuai UU
Nomor 22 Tahun 1999 dibentuk kembali Kantor Pengolahan Data Elektronik
Kota Medan Nomor 5 Tahun 2001 tanggal 26 Juni 2001 tentang pembentukan
organisasi dan tata kerja lembaga teknis dilingkungan Pemerintahan dan Surat
Keputusan Walikota Medan Nomor 25 Tahun 2001 tanggal 26 Juni 2001 tentang
pelaksanaan Perda Kota Medan Nomor 5 Tahun 2001 tentang Pembentukan
Organisasi dan Tata Kerja Teknis di lingkungan Pemerintah Kota Medan.
Seperti halnya Kantor Informasi Dan Komunikasi Kota Medan
sebelumnya adalah instansi vertikal yaitu eks Depertemen Penerangan Kota
Medan. Seperti dimaklumi pada saat Presiden RI Abdurrahman Wahid
mengumumkan susunan kabinet persatuan pada tanggal 26 Oktober 1999 maka
Departemen RI dilikuidasi. Sejalan dengan pelaksanaan otonomi daerah melalui
UU No.22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah dibentuk lembaga yang
mengakomodir eks Depertemen di daerah, seperti halnya pembentukan Kantor
Informasi dan Komunikasi Kota Medan. Melalui Perda Kota Medan No.05 Tahun
2001 tentang pembentukan organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis di
Informasi dan Komunikasi Kota Medan dengan Pengolahan Data Kota Medan
berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No.35 Tahun 2002.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan
adalah unsur pelaksana Pemerintah Kota Medan dalam bidang informasi,
komunikasi dan pengolahan data elektronik yang Dipimpin oleh Seorang Kepala
Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah
melalui Sekretaris Daerah.
Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan
mempunyai tugas membantu Kepala Daerah dalam penyelenggaraan urusan
rumah tangga daerah dalam bidang informasi, komunikasi dan pengolahan data
elektronik serta melaksanakan tugas pembantuan sesuai dengan bidang tugasnya.
Dinas informasi dan komunikasi bergerak dibidang pelayanan sistem
Informasi dan Komunikasi pemerintah dan masyarakat, mengabdi pada
masyarakat dengan cara melakukan pemantauan, registrasi, apresiasi terhadap
C. Struktur Organisasi
Pembuatan struktur organisasi dalam suatu perusahaan mutlak harus
dilakukan oleh pimpinan perusahaan agar aktivitas personil perusahaan tidak
tumpang tindih. Struktur organisasi yang telah dibuat akan membantu
memberikan pengertian yang jelas bagaimana pembagian tugas yang ada dalam
perusahaan itu dan setiap pekerja mengetahui darimana sumber perintah kerja dan
kepada siapa dia bertanggung jawab.
Pembuatan struktur organisasi diharapkan tercapainya suatu koordinasi
yang efektif diantara unit-unit maupun bagian-bagian dalam organisasi sehingga
tujuan yang ditetapkan dapat tercapai. Oleh sebab itu struktur yang digunakan
harus disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan suatu organisasi agar
penggunaan sumber daya yang ada dapat optimal.
Struktur organisasi dinas informasi dan komunikasi pemerintahan Kota
Medan merupakan stuktur organisasi fungsional, yang mencerminkan tanggung
jawab yang vertikal. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab
memimpin, mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan memberikan
bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
Adapun Struktur Organisasi Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan
D. Uraian Tugas
Job Discription Dinas Informasi Komunikasi Dan Pengolahan Data
Elektronik Kota Medan adalah sebagai berikut :
A. Kepala adalah pimpinan dalam suatu perusahaan dalam mengambil keputusan
dan penaggung jawab utama atas jalannya dan tercapainya tujuan organisasi
dan mengkoordinasikan para kepala bagian organisasi agar tercapai
pelaksanaan operasional perusahaan secara teratur, terarah, terkendali dan
terpadu
Adapun uraian tugasnya adalah :
a Memimpin dan mengendalikan seluruh operasi organisasi.
b Menetapkan kebijaksanaan dari rencana-rencana organisasi dan
mengambil keputusan dalam,memimpin organisasi.
c Bertanggung jawab terhadap urusan yang ada hhubungannya dengan
kegiatan organisasi.
d Mengkoordinir dan mengawasi segala pelaksanaan operasional
organisasi
B. Kepala Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam
melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Dinas. Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas
di bidang ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi kepegawaian,
Untuk melaksanakan tugasnya bagian Tata Usaha mempunyai fungsi :
a Melaksanakan pengelolaan surat urusan surat menyurat dan
kearsipan
b Mengelola urusan administrasi kepegawaian
c Mengelola urusan keuangan dan perbendaharaan serta penyusunan
laporan keuangan dinas
d Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan
umum lainnya
e Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuai dengan bidang tugasnya
Bagian tata usaha terdiri dari :
1. Sub Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan
surat-menyurat, kearsipan, administrasi kepegawaian dan urusan umum
lainnya.
2. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola administrasi
keuangan .
3. Sub Bagian Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan
kegiatan di bidang perlengkapan kerumahtanggaan dan pengadaan
barang.
Setiap sub bagian dipimpin oleh seorang kepala Sub Bagian yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepala bagian
C. Sub Dinas Data Program
Sub dinas data dan dipimpin oleh seorang kepala sub dinas yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah Kepala Dinas. Sub Dinas Data dan
Program mempunyai tugas dinas di bidang di bidang pengelolaan data,
penyusunan program, evaluasi dan pelaporan.
Yang dalam melaksanakan tugasnya Sub Dinas Data dan Prrogram
mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan penyusunan program dinas
b. Membuat/menyusun database sistem informasi
c. Menyelenggarakan perawatan dan pengamanan data
d. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan dinas
e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepaladinas sesuai
dengan bidang tugasnya
Sub Dinas Data dan Program terdiri dari :
1. Seksi Data yang mempunyai tugas menyelenggarakan pengumpulan,
pengolahan, penyimpanan, perawatan dan pengamanan data serta
membuat, membangun database sistem informasi
2. Seksi Program mempunyai tugas menyusun program kerja dinas
3. Sub Evaluasi dan Pelaporan Perlengkapan mempunyai tugas memantau,
mengevaluasi, dan menyusun laporan kerja dinas.
Setiap seksi dipimpin seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan
tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala Sub Dinas Data
D. Sub Dinas Informasi Komunikasi Sosial
Sub Dinas Informasi dan Komunikasi Sosial mempunyai tugas
melaksanakan sebagian tugas di bidang Informasi dan komunikasi social yang
meliputi komunikasi tatap muka, pelayanan, informasi keliling, pemberdayaan
kelompok komunikasi sosial, pelaksanaan pameran dan pemamfaatan media luar
ruang.
Untuk melaksanakan tugasnya, Sub Dinas Informasi dan Komunikasi
mempunyai fungsi :
a. Mengumpulkan dan mengolah bahan perumusan kebijaksanaan teknis di
bidang pelayanan informasi dan komunikasi sosial.
b. Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi dan komunikasi melalui
media tatap muka, informasi mobil, pameran dan media luar ruang
c. Melaksanakan pemberdayaan informasi masyarakat, kelompok
komunikasi sosial dalam pembangunan
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai
dengan bidang tugasnya
Sub Dinas Informasi Komunikasi Sosial terdiri dari :
1. Seksi Informasi dan Komunikasi Tatap Muka mempunyai tugas
melaksanakan pelayanan informasi dan komunikasi melalui ceramah,
diskusi, dialog interaktif, dan kegiatan tata muka lainnya serta
2. Seksi Informasi Mobil mempunyai tugas melaksanakan pelayanan
informasi komunikasi meliputi pemutaran film, siaran keliling dan
kegiatan lainnya melalui mobil unit
3. Seksi Informasi dan Komunikasi Pameran dan Media Luar Ruang
mempumyai tugas melaksanakan kegiatan pameran, publikasi, photo
ekshibisi, spanduk, baliho, dan kagiatan media luarruang lainnya serta
mengawasi dan memberikan pelayanan penyelenggarakan pameran
E. Sub dinas Sub Dinas Informasi dan Komunikasi media Cetak, Radio/TV dan
Film.
Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pelayanan
informasi dan komunikasi kepada masyarakat melalui media cetak, radio/televisi
dan film sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Untuk melaksanakan tugasnya, Sub Dinas Informasi Dan Komunikasi
Media Cetak, Radio/TV dan Film mempunyai fungsi :
a Merumuskan kebijaksanaan teknis di bidang informasi dan komunikasi
melalui media cetak, radio/televisi dan film
b Menyelenggarakan kegiatan pelayanan informasi dan komunikasi
melalui media cetak, radio/televisi dan film
c Melaksanakan pembinaan dan pengawasan peredaran film dan
rekaman video komersil
d Melaksanakan kegiatan pelayanan pembinaan dan pengawasan media
e Meningkatkan kerjasama pelayanan informasi melalui media cetak,
radio/televisi dan film sesuai dengan ketentuan yang berlaku
f Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuai dengan bidang tugasnya
Sub Dinas Informasi dan Komunikasi media Cetak, Radio/TV dan Film
terdiri dari :
1. Seksi Informasi dan Komunikasi Media Cetak mempunyai tugas
melaksanakan pelayanan informasi dan komunikasi melalui kegiatan
penerbitan, pers, grafika serta melaksanakan pemantauan registrasi,
apresiasi jasa jurnalistik, ajukasi, fasilitasi dan advokasi pers
2. Seksi Informasi dan Komunikasi Radio/Televisi mempunyai tugas
melaksanakan pelayanan informasi komunikasi melalui siaran radio dan
televisi
3. Seksi Perfilman mempunyai tugas melaksanakan informasi melaui
perfilman, melaksanakan pembinaan dan penertiban di bidang perfilman
serta mempersiapkan Surat Pemberitahuan Tagihan Retribusi Daerah
(SPTRD),Surat Ketetapan Retribusi Daerah (SKRD) dan Kartu Data
Wajib Reribusi.
F. Sub Dinas Manajemen Informasi Dan Komunikasi
Mempunyai tugas melaksanakan penataan sistem informasi yang meliputi
Untuk melaksanakan tugasnya, sub dinas Manajemen Sistem Informasi
dan Komunikasi mempunyai fungsi :
a Mengumpulkan dan mengolah data secara elektronik
b Merencanakan pembangunan/pengembangan sistem informasi
c Menata perangkat keras/lunak sistem informasi
d Menata jaringan Lokal Area Network (LAN) dan Wide Area Network
(WAN)
e Melaksanakan tugas-tugas lain yang dibeerikan oleh kepala dinas sesuai
dengan bidang tugasnya
Sub Dinas Manajemen System Informasi Dan Komunikasi terdiri dari
1. Seksi Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi dan Komunikasi
mempunyai tugas menyusun rencana induk dan rencana pengembangan
sistem informasi dan komunikasi
2. Seksi Penataan dan Perawatan Sistem Informasi dan Komunikasi
mempunyai tugas menata, merawat, dan memperbaiki perangkat keras dan
lunak, menginventaris prasarana dan sarana sistem informasi dan
komunikasi
3. Sub Dinas Pendayagunaan Sistem Informasi Dan Komunikasi mempunyai
tugas menyelenggarakan bimbingan di bidang teknologi informasi,
mengoperasikan dan mengendalikan sistem informasi dan komunikasi
Website Pemko Medan, menghimpun, menyusun dan memasukkan data,
menggali potensi daerah serta membina hubungan kerjasama di bidang
Untuk melaksanakan tugasnya, Sub Dinas Pendayagunaan Sistem
Informasi dan Komunikasi mempunyai fungsi :
a Memberdayakan dan mengendalikan data elektronik
b Memberdayakan dan mengendalikan perangkat keras/lunak sistem
Informasi
c Memberdayakan dan mengendalikan sistem jaringan computer local area
Network (LAN) dan Wide Area Networ (WAN).
d Memberdayakan SDM di bidang sistem informasi
e Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai
dengan bidang tugasnya
Sub Dinas Pendayagunaan Sistem Informasi Dan Komunikasi terdiri dari :
1. Seksi Pembinaan Dan Peningkatan Sumber Daya Manusia mempunyai
tugas menyelenggarakan bimbingan sistem informasi dan komunikasi,
menghimpun, menyusun dan memasukkan data elektronik,
menginventarisir potensi daerah di bidang sistem informasi komunikasi.
2. Seksi Operasional Dan Kerjasama Sistem Informasi Dan Komunikasi
mempunyai tugas memberdayakan dan nmengendalikan dataelektronik,
melaksanakan pengolahan data elektronik, pelayanan data pemerintah dan
data masyarakat, mengoperasikan sistem informasi dan komunikasi serta
melaksanakan kerjasama bidang sistem informasi dan komunikasi
3. Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai sebagian tugas Dinas Informasi
Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik sesuai dengan keahlian dan
Kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga, dalam jenjang
jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan
keahliannya
E. Kinerja Usaha Terkini
Sebagai lembaga pemerintah yang berada ditengah-tengah masyarakat
yang berubah dengan cepat, maka pemenuhan tugas dan fungsi Dinas Informasi
Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan juga dipengaruhi
kondisi mayarakat yang melingkupinya :
a) Kondisi masyarakat Medan Secara Umum
Kota medan meliputi wilayah dengan luas sekitar 26.510 hektar. Pada
tahun 2001, Medan berpenduduk 2.068.400 jiwa. Peningkatan jumlah penduduk
di Medan akan diperkirakan terus bertambah tidak saja karena pertumbuhan dari
penduduk tetapi juga karena arus imigrasi yang berlangsung di daerah-daerah lain
menuju medan. Hal yang terakhir oleh daya tarik Medan sebagai ibukota propinsi
sebagai ibukota terbesar di Sumatra Utara.
Oleh karna itu Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik
Kota Medan bertugas dan berfungsi memberikan informasi, mengkonsumsikan
dan mampu menyediakan data yang akurazt bagi Pemerintahan Kota Medan.
Dinas Infokom dan PDE Kota Medan mampu beradaptasi terhadapperubaha yang
terjadi dan masyarakat. Adaptasi ini berarti perlunya melakukan
perubahan-perubahan internal Dinas Infokom dan PDE Kota Medan agar dapat
b) Kondisi Objektif Berkaitan dengan Tugas Pokok dan Fungsi Dinas
Infokom dan PDE
Kondisi objektif berkenaan dengan tugas pokok dan fungsi pokok dan
fungsi tidak lain meliputi struktur organisasi, kualitas, jumlah dan etos kerja
aparatur, pola manajemen, dan cakupan wewenang Dinas Infokom dan PDE Kota
Medan. Hal ini sekaligus merupakan kondisi-kondisi yang sangat berperan dalam
menentukan berhasil tidaknya Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data
Elektronik Kota Medan melaksanakan tugas pokok yang diembannya.
Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan Memberdayakan
dan mengendalikan sistem jaringan computer local area network (LAN) dan Wide
Area Network (WAN) memberdayakan SDM dibidang sistem informasi
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan
bidang tugasnya. Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan secara
selektif melakukan penyaringan terhadap peredaran film, karena ini menyangkut
Perkambangan masyarakat Kota Medan khususnya.
F. Rencana Kegiatan Organisasi
Rencana kegiatan merupakan penjabaran target kegiatan yang harus
dicapai dalam satu tahun pelaksanaan. Target kerja ini menunjukkan nilai
kuantitatif yang melekat pada setiap indikator kinerja, baik pada tingkat sasaran
strategik maupun tingkat kegiatan, dan merupakan pembanding bagi proses
pengukuran pembanding bagi proses pengukuran keberhasilan organisasi yang
Rencana kegiatan 2010 ini merupakan komitmen seluruh anggota
organisasi untuk mencapai kinerja yang sebaik-baiknya dan sebagai bagian dari
upaya pemenuhan misi organisasi. Dengan demikian, seluruh proses perencanaan
dan pengendalian aktivitas operasional Dinas Informasi Komunikasi
Pemerintahan Kota Medan sepenuhnya mengacu pada rencana kegiatan 2010.
Rencana strategik tahun 2010 Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan
Kota Medan adalah :
A. Pelayanan Administrasi Perkantoran yaitu :
1. Penyediaan jasa kebersihan kantor.
2. Penyediaan barang cetakan dan penggandaan (fotocopy).
3. Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan.
4. Penyediaan bahan makanan dan minuman.
5. Penyediaan jasa tenaga pendukung administrasi/teknisi
perkantoran.
B. Program Peningkatan Sarana Dan Prasarana Aparatur yaitu :
1. Pengaandaan meubulier
2. Pengandaan komputer dan perlengkapannya
3. Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional
4. Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor
5. Pemeliharaan rutin/berkala perlengkapan gedung kantor (perawatan AC)
C. Peningkatan Disiplin Aparatur yaitu :
1. Pengandaan pakaian Dinas beserta perlengkapannya
D. Program Peningkatan kapasitas Sumber Daya Aparatur yaitu:
1. Pendidikan dan Pelatihan Formal (Pelatihan Formal)
2. Bimbingan teknis implementasi peraturan perundang-undangan
E. Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan
keuangan yaitu :
1. Penyusunan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja SKPD
(Surat Keputusan pembangunan Daerah)
2. Penyusunan Rencana Kinerja SKPD
F. Pengembangan Komunikasi Informasi dan Media Massa yaitu :
1. Pembinaan dan pengembangan jaringan Komunikasi dan Informasi
(Pembangunan operasional Jaringan LAN 4 SKPD Pemko Medan)
2. Pembangunan dan Operasional TV Informasi digital
3. Pembangunan dan operasional server
4. Pembangunan Dan Operasionalisasi ICT (Information and Comunication
Tecnology)
5. Pengumpulan/updating dan processing data informasi internal dan
external
6. Analisa Data Isu publik dan Analisa data Feed back kebijakan Pemko
Medan
7. Tim Redaksi Website dan intranet Pemerintah Kota Medan
9. Operasionalisasi Media Informasi Digital/multimedia (Operator Multi
Media)
10.Pembangunan dan operasionalisasi Security Data Center
G. Pengkajian dan Penelitian Bidang Informasi Dan Komunikasi yaitu :
1. Pengkajian dan Penelitian Informasi dan Komunikasi
(Sarasehan/seminar/survey tentang perda-perda)
H. Program Kerjasama Informasi Dengan Mass Media yaitu :
1. Penyebarluasan informasi melalui penerbitan Tabloit Vista
2. Penyebarluasan informasi melalui media elektronik (radio dan televisi)
3. Penyebarluasan Informasi melalui selebaran
4. Penyebarluasan Informasi melalui ruang Baliho
5. Penyebarluasan Informasi melalui ruang spanduk
6. Penyebarluasan Informasi melalui film layar tancap
7. Penyebarluasan Informasi melalui mobil informasi keliling
8. Penyebarluasan Informasi melalui media dialog interaktif, ceramah, dan
tatap muka
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Etiket dan Sekretaris
Etiket dalam bahasa prancis diartikan sebagai suatu adat sopan santun atau tata
krama yang perlu selalu diperhatikan dalam pergaulan agar hubungan selalu baik.
Menurut Nadeak (2000) bahwa etiket menyangkut tata cara suatu perbuatan yang
harus dilakukan manusia, etiket memandang manusia dari segi lahiriah saja.
Orang yang berpegang pada etiket bisa juga bersifat munafik, akan tetapi sebuah
organisasi mengharapkan setiap pegawainya memiliki etiket yang benar-benar
baik tanpa dibuat-buat. Berusaha melakukan semua prosedur dengan baik dan
penuh dengan keikhlasan.
Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi
asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa latin yang
berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretaire dalam
bahasa prancis, secretary dalam bahasa Inggris dan akhirnya secretaries dalam
bahasa Belanda. Mengingat Indonesia pernah dijajah oleh Belanda kurang lebih
selama 3,5 Abab maka diperkirakan istilah sekretaris yang kita kenal selama ini
berasal dari kata secretaries bahasa Belanda. Jadi dapat diambil kesimpulan
bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan
yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia perusahaan.
Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang pegawai atau karyawan yang dapat
memegang rahasia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari, dan berperan
Berbicara tentang etiket kerja seorang sekretaris. Maka, kita akan condong
berpikir ke sikap sekretaris dalam melaksanakan tugas. Dalam Kamus Besar
Bahasa Indonesia (Poerwadarminta, 1982) antara lain disebutkan bahwa sikap
dapat berarti perbuatan yang didasarkan atas pendirian, pendapat, atau keyakinan.
Dalam bahasa Inggris kata sikap disebut attitude. Kata attitude dalam buku
Psycology Social (Gerungan, 1972) dijelaskan sebagai sikap terhadap objek
tertentu, yang dapat merupakan sikap pandangan atau sikap perasaan, dan sikap
tersebut disertai dengan sikap terhadap objek tersebut. Sikap dalam kehidupan
manusia memegang peranan penting. Suatu sikap yang sudah terbentuk akan ikut
menentukan cara dan tingkah laku individu terhadap objek-objek sikapnya. Objek
sikap meliputi berbagai hal, seperti peristiwa, kejadian, kondisi kerja, dan
lingkungan kerja.
Perlu diketahui bahwa sikap dapat berubah-ubah apabila terdapat
keadaan-keadaan dan syarat tertentu yang mempermudah terjadinya perubahan sikap
tersebut. Hal ini tergantung seorang sekretaris bagaimana seharusnya cara terbaik
menghadapi lingkungan kerja di saat sedang melakukan tugasnya.
Sekretaris Dinas Informasi Komunikasi mengatakan bahwa sikap dalam
melaksanakan pekerjaan sangat ditentukan oleh berbagai aspek kepribadian yang
melekat pada diri sekretaris tersebut. Seorang sekretaris harus mampu
mengendalikan diri karena tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain
(para pegawai kantor, pejabat kantor, dan pejabat-pejabat lain dari luar kantor )
berhubungan dengan pihak lain, termasuk tamu oganisasi maka ia harus memiliki
kepribadian yang baik.
B. Kepribadian dan Sikap Sekretaris
Menurut Woods (2007) Kepribadian seseorang tercermin pada sikap
tingkah laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian
antara lain:
1. Sopan dan ramah
2. Dapat dipercaya
3. Dapat bekerjasama
4. Setia
5. Cepat dan rajin
6. Penuh perhatian
7. Baik hati
8. Bijaksana
9. Penuh inisiatif
10.Objektif
11.Taktis
Untuk dapat berbicara dengan baik, jelas, dan terarah, beberapa faktor
yang diperlukan/diperhatikan ialah
1. Suara.
keras, lemah, parau, dan sebagainya. Meskipun demikian, ketika
berbicara, suara dapat memberikan kesan yang positif. Meskipun suara
merupakan pembawaan, tetapi nada cara berbicara dapat dipelajari. Agar
dapat memberikan kesan yang positif, maka suara hendaknya jelas agar
tidak menimbulkan salah pengertian, tidak monoton, cukup didengar,
jangan terlalu lemah dan harus bersemangat agar pembicaraan terasa
hangat.
2. Ekspresi.
Suara harus diimbangi dengan ekspresi. Suara yang baik (merdu) tetapi
tidak diimbangi dengan ekspresi, tetap akan membosankan dan
menjemukan. Ekspresi adalah cara pengucapan, pembicaraan, waktu
berbicara. Berikanlah tekanan-tekanan pada kata-kata yang perlu dan
dianggap penting.
3. Gaya bicara
Seorang sekretaris harus tahu membawakan dan menampilkan diri di
waktu pembicaraan sedang berlangsung
4. Perbendaharaan kata
5. Tidak gugup
Seorang sekretaris harus memperhatikan banyak hal, pandangan mata pada
waktu berbicara jangan sampai menunduk atau memandang keatas, tetapi harus
menatap jawah kakan bicara,saling berpandangan. Wajah yang menunduk dan
selain itu juga akan mengurangi arti dari isi pembicaraan. Kepercayaan diri
sekretaris perlu dibiasakan dan ditanamkan (Woods, 2006).
Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki kecakapan pribadi, sekretaris
diharapkan resourceful (panjang akal). Hal ini berarti bahwa dalam keadaan
apapun, dan bagaimanapun di bawah tekanan (under pressure) pihak manapun
harus selalu dapat mengatasi persolan-persoalan yang dihadapi, punya ambisi
(keinginan untuk maju dan sukses). Ambisi merupakan kreativitas dalam bekerja
juga harus punya inisiatif dengan cara mampu bekerja tanpa ada perintah dari
atasan, kerapian dalam melaksanakan tugas, memiliki perasaan tenggang rasa
dengan sesama pegawai dari tingkat manapun, memiliki loyalitas terhadap
instansi yang bersangkutan.
Sekretaris harus memiliki syarat-syarat khusus yang berkaitan dengan skill
atau keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. Seorang sekretaris dapat
dikatakan professional apabila mempunyai sejumlah kompetensi yang mendukung
kualitas profesionalismenya. Kompetensi mencakup sikap, pengetahuan, dan
keterampilan, terutama kemampuan menangani tamu.
Etiket seorang sekretaris sangat mempengaruhi citra diri sebuah
organisasi. Etiket hanya berlaku dalam situasi dimana sekretaris tidak seorang diri
(ada orang lain disekitar area kerja sekretaris). Etiket bersifat relatif, hal ini
C. Prosedur Pelayanan Sekretaris Terhadap Tamu Pada Dinas
Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Pemerintahan Kota Medan
Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Eletronik Pemko
Medan mengetahui betul pelayanan yang baik akan membuat tamu yang meminta
suatu informasi merasa diperlakukan dengan baik. Sekretaris Dinas Informasi
Komunikasi selalu berusaha bersifat terbuka dan bersahabat pada setiap tamu
yang datang ke Dinas Informasi dan Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik
Pemko Medan.
Tata cara penerimaan tamu dan mengatur tamu pada dasarnya tergantung
dari besar kecilnya organisasi yang bersangkutan, pada Dinas Informasi dan
Komunikasi penerimaan tamu ditangani oleh bagian tersendiri di bawah
pengawasan resepsionis dan juga sekretaris, tata cara pengurusan tamu harus
ditangani dengan sebaik-baiknya. Catatan tamu sangat diperlukan bagi setiap
organisasi untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang mungkin dari
tamu yang memiliki maksud-maksud tertentu. Catatan tamu mungkin
berbeda-beda, catatan tamu dalam Dinas Informasi komunikasi sebagai berikut :
a. Tanggal
b. Nama tamu
c. Nama jabatan
d. Asal organisasi
Keterangan tersebut dicatat dalam satu bentuk formulir yang diisi oleh
tamu sendiri dan kemudian disalin oleh resepsionis ke dalam satu buku yang
disebut buku tamu. Buku tamu berfungsi sebagai arsip bagi resepsionis. Sebelum
tamu menjumpai pimpinan pertama-tama tamu akan diterima sekretaris pimpinan
meskipun resepsionis telah mencatat identitas tamu pada lembar formulir,
sebaiknya tamu dipersilahkan oleh sekretaris mengisi buku tamu yang telah
disediakan, terutama identitas dan maksud kedatangan tamu, sehingga pimpinan
dapat mengetahui dan menyiapkan diri untuk menerima tamu tersebut.
Menurut Wursanto (2006) bahwa Etiket pelayanan tamu adalah ketentuan
yang dibuat agar semua komponen yang berhubungan dengan pelayanan dapat
menunjang satu sama lainnya. Etiket pelayanan harus dilakukan oleh semua
komponen, yang bertanggung jawab disini bukan hanya sekretaris saja agar
pelayanan yang diberikan benar-benar sempurna. Setiap tamu harus dilayani
sebaik-baiknya, dan anggap tamu sebagai pimpinan kedua. Pimpinan pertama
adalah organisasi dimana sekretaris bekerja. Untuk memberikan pelayanan yang
baik bagi para tamu ada beberapa yang yang harus diperhatikan dan dilaksanakan
oleh sekretaris Dinas Informasi Komunikasi, yaitu:
1. Mengetahui maksud para tamu dan maksud kedatangannya
2. Setiap tamu harus diberikan pelayanan sebaik-baiknya
3. Selalu memberi perhatian terhadap permasalahan yang dihadapi
tamu
5. apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, memberikan
penjelasan sebaik-baiknya sehingga tamu tidak tersinggung
6. mengambil keputusan dengan cepat dan tepat kepada siapa (bagian
pimpinan) tamu tersebut dihubungkan sehingga masalah tamu
seandainya pimpinan tidak ada ditempat
Tamu berarti orang yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau
orang yang datang keperjamuan. Tamu adalah orang yang paling penting dalam
area kerja setiap sekretaris, selalu menganggap tamu sebagai bagian paling
penting dari setiap tugas yang dilakukan (Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan, 1985). Buat tamu merasa dihargai melakukan apa saja yang dapat
dilakukan untuk melayani tamu seperti yang mereka harapkan. Jangan pernah
menganggap tamu sebagai gangguan dalam kerja, melayani tamu merupakan inti
dari pekerjaan sekretaris. Lakukan pelayanan dengan penuh keikhlasan dan
tangguing jawab.
D. Etiket Pengunaan Peralatan Kantor
Telepon adalah alat komunikasi jarak jauh dimana para pembicara
(komunikator dan komunikan) tidak berhadapan langsung, tidak bertatap muka
atau face to face. Masing-masing pihak tidak mengetahui keadaan lawan bicara,
dalam bertelepon kita hanya mendengar suara lawan bicara. Suara memegang
peranan penting dalam bertelepon, suara kita akan menentukan kesan tentang diri
kita, organisasi, atau perusahaan kita. Suara yang sinis, emosional dan ketus, tidak
ringan akan menyenangkan lawan bicara yang merasa mendapat perhatian dan
dihormati.
Menurut Woods (2007) dalam menangani telepon kita tidak boleh
meninggalkan etiket bertelepon.
Yang pelu diperhatikan dalam penerimaan telepon antara lain :
1. Telepon merupakan salah satu fasilitas kedinasan, Oleh karena itu kurang
bijaksana apabila telepon digunakan untuk keperluan diluar dinas. Apabila
ada kepentingan pribadi, maka bicaralah secara singkat, jangan sampai
mengganggu kepentingan dinas.
2. Perkenalkan identitas diri dan dan kantor terlebih dahulu sebagai
pengganti kata panggilan hallo
3. Jangan biarkan pesawat telepon berdering terlalu lama. Angkatlah segera
gagang pesawat telepon karena mungkin yang memanggil adalah
pimpinan kita atau orang penting. Anggaplah setiap orang yang bertelepon
adalah orang penting yang perlu mendapatkan pelayanan sebaik
mungkin.
4. Dengarkan pembicaraan dengan hati-hati, dengan seksama, penuh
perhatian, dan usahakan jangan sampai memotong pembicaraan
5. Bicaralah dengan kata-kata yang mau membantu
6. Tunjukkan bahwa ketika menerima telepon sekretaris tersenyum dalam
berbicara melalui telepon dengan kata-kata yang lembut.
8. Usahakan jangan berbicara sambil merokok, minum, makan apalagi saat
berbicara dengan orang lain
9. Catatlah semua pesan yang disampaikan oleh penelepon. Setelah mencatat
semua pesan, ulang kembali pesan dan nomor telepon yang disampaikan
oleh penelepon. Ucapkan terima kasih atas pesan yang telah disampaikan.
10.Akhiri percakapan dengan nada sopan dan ramah
11.Letakkan gagang pesawat telepon dengan hati-hati dan perlahan-lahan
sehingga tidakmenimbulkan suara, setelah pihak penelepon meletakkan
gagang pesawat telepon terlebih dahulu.
12.Jangan lupa bahwa pada setiap pembicaraan nama pihak penelepon selalu
disebut. Dengan demikian, penelepon akan merasa diperhatikan, merasa
dihargai, sehingga pembicaraan semakin akrab.
Dinas informasi komunikasi yang bergerak dibidang pelayanan, harus
pintar mengenali tamu dan sedetail mungkin menanyakan tamu. Karena tamu
dibedakan dalam beberapa jenis yaitu tamu yang datang dengan perjanjian, bagi
seorang sekretaris untuk mengetahui apakah tamu sudah ada perjanjian atau
belum dapat dilihat dari acara atau daftar penerimaan tamu. Apabila tamu tersebut
benar-benar tamu yang sudah membuat janji sebelumnya, maka sekretaris harus
segera memberitahukan kepada atasan bahwa tamu itu sudah datang dan
menanyakan apakah tamu sudah bisa diantar masuk. Apabila pimpinan sudah siap
menerima, sekretaris harus segera memberitahukan kepada tamu itu serta
mempersilahkannya masuk. Apabila pimpinan belum siap, sekretaris harus
didalam masih ada tamu (masih ada persoalan yang harus diselesaikan terlebih
dahulu).
Apabila tamu belum membuat janji, maka sekretaris harus segera
menanyakan kapada pimpinan dan menyodorkan/menyerahkan kartu tamu kepada
pimpinan. Apabila pimpinan tidak bersedia menerima, maka sekretaris harus
pandai-pandai menyampaikannya kepada tamu tersebut agar tamu tidak
tersinggung. Mungkin pimpinan memberikan kesempatan di lain waktu. Apabila
demikian, maka harus ditawarkan kepada tamu bahwa pimpinan bersedia
menerima tamu sesuai yang dikatakan pmpinan. Apabila tamu menyetujuinya,
maka dapat dibuatkan satu janji dalam buku tamu. Tamu mungkin dapat
dipertemukan dengan pimpinan yang lain sesuai urusan dan kepentingan tamu.
Jika terjadi demikian, sekretaris harus segera memberitahukan kepada bagian
yang bersangkutan melalui sekretaris atau pembantu pimpinan tersebut.
Apabila tamu tersebut adalah teman pimpinan, maka katakanlah hal
tersebut kepada pimpinan. Apabila pimpian bersedia menerimanya, maka
antarkan tamu tersebut sampai ke ruangan pimpinan. Suatu organisasi juga
mempunyai tamu rutin, tamu yang demikian adalah tamu yang sudah biasa
menghadap pimpinan. Berlainan dengan tamu-tamu lainnya, seorang relasi setiap
saat dapat menghadap pimpinan. Biasanya tamu tersebut langsung dipersilahkan
masuk apabila tidak ada tamu lain.
Kadang-kadang pimpinan tidak berada ditempat, sedangkan tamu tidak
bersedia menunggu. Buatlah suatu perjanjian apabila tamu tersebut menghendaki.
harus dikonfirmasikan dahulu dengan pimpinan apabila pimpinan kembali. Hal
tersebut harus diberitahukan kepada tamu. Perubahan perjanjian harus
disampaikan secepatnya melalui telepon. Sekretaris jangan sampai lupa meminta
kartu nama atau nomor telepon tamu tersebut.
Pimpinan kadang-kadang membuat perjanjian dengan tamu tanpa
sepengetahuan sekretaris. Dalam hal tersebut, sekretaris harus rajin menanyakan
kepada pimpinan apakah pimpinan membuat janji dengan tamu yang tidak
diketahuinya. Hal tersebut kadang dapat dilihat dari sebuah buku kecil yang
digunakan untuk mencatat perjanjian yang dibuat diluar kantor.
Apabila pimpinan tidak menyetujui perjanjian yang dibuat sekretaris
karena sudah ada janji dengan pejabat lain atau ada kepentingan lain, sekretaris
harus segera menghubungi orang yang sudah dibuatkan janji dengan tamu yang
sudah dibuatkan janji tersebut pembatalan perjanjian tidak boleh terlambat,
apalagi sampai lupa memberitahukannya. Apabila sekretaris sampai lupa
memberitahukan, hal tersebut akan menimbulkan kesan bahwa sekretaris kurang
memiliki etiket.
Pimpinan tidak ingin disibukkan dengan penerimaan tamu., maka
sebaiknya dibuatkan satu jadwal. Penyusunan jadwal bisa dilakukan dengan
memadukan catatan buku harian dengan penerimaan tamu yang dibuat oleh
sekretaris dengan catatan harian yang dibuat oleh pimpinan. Anjuran agar setiap
sekretaris pada setiap akhir jam kantor bersedia mengecek catatan harian yang
dibuat oleh pimpinan tanpa sepengetahuan sekretaris. Pimpinan mungkin
jadwal penerimaan tamu, tuliskan nama lengkap tamu, jabatan, nama
instansi/perusahaan, waktu pertemuan, maksud, dan tujuan pertemuan hari dan
tanggal tidak perlu dicantumkan karena sudah tercantum pada judul jadwal
pertemuan.
Pada penyusunan jadwal pertemuan, yang perlu diperhatikan adalah
tenggang waktu atau jarak antara pertemuan yang satu dengan pertemuan yang
berikutnya. Tenggang waktu tersebut jangan terlalu berdekatan karena akan
menggangu pelaksanaan tugas rutin pimpinan. Apabila terpaksa, karena banyak
tamu harus dilayani dan tidak bisa ditunda untuk hari berikutnya, berilah jarak
waktu sekurang-kurangnya sepuluh sampai lima belas menit untuk memberi
kesempatan kepada pimpinan untuk beristirahat sejenak dan menyiapkan diri
menerima tamu berikutnya.
Sekretaris sering membuat perspektif sendiri padahal tamu tidak menyukai
orang yang merasa tahu segalanya. Sekretaris harus berusaha melihat segala
sesuatunya dari perspektif tamu. Agar setiap tamu merasa sangat diperhatikan
secara detail. Mencoba memahami perasaan tamu mengenai berbagai hal dan
kembangkan kebiasaan melihat setiap interaksi dari sudut pandang mereka. Jika
sekretaris tidak melayani tamu dengan baik, tamu akan berusaha mencari orang
lain yang bersedia melayaninya dengan baik, selanjutnya organisasi akan sulit
untuk dipercayai oleh siapapun yang memandang organisasi.
Siap siaga dalam segala hal dan Jangan pernah lupa tamu menginginkan
perhatian dan penghargaan, maka sekretaris harus selalu siap melayani tamu.
serta nomor telepon kantor dan bersama tamu, tentukan cara berkomunikasi yang
sesuai untuk kedua belah pihak. Saat paling penting dari kesiagaan sekretaris
menghadapi tamu adalah bila terjadi suatu masalah. Jangan mengabaikan masalah,
segera telepon tamu dan berusaha menyelesaikan masalah tersebut. Menghindari
permasalahan merupakan perilaku yang tidak dapat diterima dan hal ini tidak
terlupakan oleh tamu.
Berusahalah untuk dapat memahami dan dipahami. Pastikan kedua belah
pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai segala sesuatu yang
dibicarakan, karena akan menimbulkan salah pengertian dan sebagian besar
masalah yang muncul terjadi karena salah komunikasi. Sekretaris harus selalu
berusaha agar mudah dihadapi dengan mengulang kembali kalimat yang telah
dikatakan dan mengajukan pertanyaan kepada tamu apakah mereka telah mengerti
apa tentang hal yang dimaksud.
Sekretaris harus bisa diandalkan oleh sebuah organisasi. Berusaha
melakukan apapun yang telah disanggupi (misalnya, jika tamu meminta sesuatu
pada organisasi, berikan segera dan jika tamu meminta anda melakukan sesuatu,
tuntaskan tugas tersebut jika telah berjanji akan melaksanakannya). Setiap tamu
sangat menyukai sekretaris yang pintar mengambil sikap dan cepat tanggap pada
segala masalah yang ada. Berjanji akan segera bertindak namun tidak
memenuhinya tidak akan mengesankan siapapun. Jika memang tidak mampu
melakukan atau memberikan sesuatu yang diminta dengan segera, jelaskan saja
alasannya dan indikasikan kapan dapat memenuhi permintaan tersebut. Jangan
yang telah dikatakan, tamu akan sulit untuk percaya lagi. Bersikap positip dalam
berbagai kondisi dan situasi apapun. Sekretaris harus memiliki kemampuan untuk
melakukan banyak hal, berfokus pada hal apa yang dapat dilakukan untuk
membantu, bukan pada hal apa yang tidak dapat dilakukan. Selalu berusaha
bersikap lembut dalam menghadapi tamu, ini tidak berarti bahwa perusahaan
(organisasi) harus setuju dengan semua yang dikatakan tamu. Bersikap lemah
lembut berarti semua respon negatif harus dikendalikan
Selalu berikan yang lebih baik, berusahalah memperlakukan tamu lebih
baik dari yang diharapkan. melakukan inisiatif untuk mengatasi segala macam
masalah yang mungkin timbul dan pastikan tamu senang dengan pelayanan yang
diberikan, tunjukkan pada tamu bahwa organisasi senamg menyambut kedatangan
tamu (bahkan jika tidak demikian adanya). Mengenal tamu secara pribadi,
melakukan pelayanan kepada tamu dengan baik dan tunjukkan perhatian kepada
setiap tamu.
Bangun sebuah hubungan yang baik dengan siapapun, jangan pernah
menganggap tamu tidak penting, setiap orang dapat mengetahui kapan mereka
dianggap dibutuhkan (spesial) dan kapan tidak terlalu dibutuhkan. Tamu tidak
suka jika mendapatkan pelayanan istimewa hanya ketika organisasi menginginkan
sesuatu dan kemudian melupakannya ketika organisasi tidak membutuhkannya
E. Tanggapan Terhadap Keluhan
Keluhan sering dianggap sebagai sesuatu yang negatif, sebagai sesuatu
yang tidak ingin diterima, namun bukan suatu kebenaran. Tentu saja, seorang
yang berteriak mengungkapkan pelayanan yang tidak baik bukan merupakan
sesuatu yang menyenangkan, namun keluhan sangat penting dalam memberikan
pelayanan tamu yang memuaskan. Tanpa keluhan sebuah organisasi tidak akan
pernah tahu hal-hal apa saja yang menyinggung tamu. Menangani keluhan tidak
hanya membalik situasi negatif, namun juga mencegah tamu tersebut
menyebar-luaskan pengalaman buruk mereka ke orang lain. Jika tamu tidak puas dengan
pelayanan yang diberikan sebuah organisasi, tamu secara otomatis akan
mengatakan hal tersebut ke orang lain. Sekretaris harus berusaha menjadi orang
lain tersebut, ketika tamu menyampaikan keluhan, jadilah duta yang baik bagi
organisasi. berbicalah hal-hal yang baik mengenai organisasi/instansi serta
bersikap sensitif dan bijaksana pada masa-masa sulit.
Tamu tidak selalu benar, namun tamu tidak akan lama menjadi orang yang
simpatik terhadap organisasi, jika organisasi menyatakan tamu menyampaikan
keluhan yang salah. Cara mengatasi tamu yang mengeluh adalah dengan membuat
tamu merasa telah menyampaikan sesuatu yang benar, organisasi dan sekretaris
menangapinya dengan serius dan akan segera mengatasinya. Penekannanya harus
pada penyelesaian masalah, bukan pada menentukan siapa yang salah bahkan
dengan sedikit gerakan tubuh akan membuat tamu merasa bahwa sekretaris
Sekretaris harus berusaha menunjukkan kepada tamu pemahaman atas
keluhan yang disampaikan, sekretaris dan organisasi peduli dengan apa yang
disampaikan. Jangan takut mengungkapkan empati, Empati pada tamu tidak
berarti mengakui bahwa organisasi yang bertanggung jawab atas permasalahan
tersebut. Ketika tamu sedang marah mereka cenderung berbicara dengan keras.
Menanggapinya dengan nada yang sama merupakan respon yang natural, namun
hal itu tidak boleh dilakukan. Tanggapi dengan tenang, bersikaplah terkontrol, dan
secara bertahap orang tersebut akan menurunkan volume suaranya.
Banyak tamu yang menyampaikan aspirasinya ke Dinas Informasi
Komunikasi Pemerintahan Kota Medan dengan cara demontrasi, dan organisasi
ini harus siap menampung segala aspirasi masyarakat dengan lapang dada,
Walaupun sebenarnya kata-kata yang digunakan para demonstran kasar dan tidak
memiliki etika. Menghadapi dangan segala kelemah lembutan dan berupaya
memberi tanggapan positif akan meredakan amarah para demonstran serta
menunjukkan bahwa pemerintah peduli pada masyarakat.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan diatas diperoleh beberapa kesimpulan, yaitu :
1. Sekretaris Dinas Infokom dan PDE Pemko Medan memiliki etiket kerja
yang baik yang dalam memberikan pelayanan selalu menghadirkan sikap
profesional.
2. Citra positif Dinas Infokom dan PDE dipengaruhi oleh ketepatan
sekretaris dalam menempatkan diri yang didukung oleh tingkat
kepercayaan diri yang cukup dan penampilan profesional yang disesuaikan
dengan tipe perusahaan, visi, dan posisi organisasi sebagai instansi
pemerintah yang bergerak dibidang pelayanan terhadap masyarakat Kota
Medan.
3. Dilihat dari prosedur pelayanan tamu Dinas Informasi Komunikasi telah
memberikan pelayanan yang baik kepada tamu dengan bersikap terbuka
dan bersahabat kepada setiap tamu yang datang ke Dinas Infokom dan
PDE Pemko Medan.
4. Tata cara pelayanan tamu pada Dinas Infokom dan PDE ditangani oleh
bagian tersendiri dibawah pengawasan reepsionis dan sekretaris, tata cara
B. SARAN
1. Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik harus
melakukan peningkatan pelayanan yang bermutu dengan menyajikan data
yang transparan yang dapat dilihat masyarakat pada:
http:www.pemko.com, data sudah dapat diakses oleh masyarakat, akan
tetapi belum dapat memuaskan masyarakat karena masih minimnya data
yang dapat diakses dan masyarakat tidak dapat melihat perubahan kinerja
yang dilakukan oleh PEMKO Medan dan diharapkan Pemko bersedia
menyelenggarakan pertemuan rutin masyarakat agar keluhan masyarakat
tersampaikan sehingga tercipta kota medan yang aman dan kondusif.
2. Peningkatan pelayanan harus dilakukan oleh semua staff pegawai yang
berada dalam naungan PEMKO Medan supaya kesempurnaan pelayanan
tercipta.
3. Catatan tamu sangat diperlukan oleh Dinas Informasi Komunikasi
Pemerintahan Kota Medan untuk menghindari hal-hal yang tidak
diinginkan yang mungkin datang dari tamu yang memiliki
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan., 1985. Aturan Sopan Santun Dalam Pergaulan (Etiket). Jakarta: Ria Pembangunan
Gerungan, W. A.,1972. Psychology Social. Jakarta: PT. Eresco
Nadeak, Wilson, 1989. Bagaimana Menjadi Sekretaris Yang Sukses. Bandung: Sinar Baru
Woods, C., 2007. Sukses di Kantor. Jakarta: Erlangga
