B. Kegiatan Magang Profesi Pilihan :
11. Pengambilan Sumpah Dokter Hewan
2.6. Evaluasi Kinerja
Penandatanganan Berita Acara Pelaksanaan Pengucapan Sumpah Dokter Hewan dilaksanakan oleh pejabat yang mengambil sumpah (Dekan), dokter hewan baru yang mengangkat sumpah disaksikan oleh Ketua Senat Fakultas Kedokteran Hewan dan Ketua Umum PBPDHI.
2.6. Evaluasi Kinerja
2.6.1. Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi
Dalam Penerapan Sistem manajemen mutu, Fakultas Kedokteran Hewan melaksanakan pemantauan, pengukuran, analisa dan evaluasi yang terdiri dari :
a. Kesesuaian proses pendidikan dan pengajaran b. Ketercapaian sasaran mutu
c. Tingkat Kepuasan Pelanggan terhadap Pelayanan d. Kinerja & efektifitas SMM
e. Implementasi program kerja / rencana
f. Efektifitas dari tindakan yg diambil berdasarkan resiko & peluang g. Kinerja rekanan eksternal
h. Kebutuhan untuk perbaikan Sistem Manajemen Mutu Dokumen Terkait :
✓ Master Plan Pemantauan & Pengukuran 2.6.2. Kepuasan Pelanggan
Fakultas Kedokteran Hewan Institut Pertanian Bogor melakukan pemantauan dan pengukuran atas kepuasan pelanggan, karena hal tersebut merupakan ukuran keberhasilan kinerja organisasi. Pelaksanaan pengukuran dikoordinasikan oleh wakil manajemen.
Dokumen Terkait
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen
Fakultas Kedokteran Hewan, Institut Pertanian Bogor 29
✓ Prosedur Pengelolaan Pelanggan (PSM-FKH-08)
✓ Laporan Pengukuran Kepuasan Pelanggan
2.6.3. Audit Internal
Audit internal dilakukan secara periodik untuk memantau dan mengukur kinerja penerapan Sistim Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Sasaran audit internal antara lain :
a. Melakukan evaluasi perencanaan penyelenggaraan program studi multidisiplin dan administrasi pendidikan sesuai peraturan yang berlaku.
b. Melakukan evaluasi pemenuhan persyaratan pihak-pihak lain yang berkepentingan serta persyaratan standar ISO 9001 : 2015.
c. Melakukan evaluasi pemenuhan persyaratan yang ditetapkan sebagaimana tertuang dalam peraturan Rektor dan/atau peraturan Fakultas Kedokteran Hewan.
Fakultas Kedokteran Hewan telah menetapkan tim audit internal untuk memastikan audit dilakukan sesuai dengan ketentuan pemenuhan persyaratan ISO 9001:2015.
Perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan hasil audit internal merupakan tanggung jawab tim audit internal. Sedangkan Wakil Manajemen menindak lanjuti dan memelihara hasil temuan audit internal Sistim Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
Dokumen Terkait :
✓ Prosedur audit internal (PSM-FKH-03).
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen
Fakultas Kedokteran Hewan, Institut Pertanian Bogor 30
2.6.4. Tinjauan Manajemen
Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk memastikan semua data-data hasil pemantauan dan pengukuran atas proses pendidikan dan pengajaran dilakukan analisa tepat dan akurat. Data hasil analisa dijadikan masukan dalam rangka upaya perbaikan dan penyempurnaan kinerja pendidikan dan pengajaran. Dekan Fakultas Kedokteran Hewan secara periodik melakukan peninjauan atas efektifitas penerapan SMM secara komprehensif bersama-sama dengan pegawai terkait.
Peninjauan yang dilakukan meliputi pemastian penerapan SMM, kecukupan sumber daya, efektifitas SMM serta menilai kemungkinan adanya peluang-peluang untuk menyempurnakan atau perubahan SMM.
Masukan-masukan dalam tinjauan manajemen tersebut dievaluasi yang meliputi informasi-informasi antara lain :
1. Status tinjauan manajemen sebelumnya
2. Perubahan isu internal & eksternal yg relevan dengan SMM
3. Informasi tentang kinerja dan efektivitas SMM termasuk kecenderungan terhadap :
✓ Kepuasan pelanggan & umpan balik dari pihak yg berkepentingan
✓ Sejauh mana sasaran mutu sudah dipenuhi
✓ Kinerja proses dan kesesuaian produk dan jasa
✓ Ketidaksesuaian dan tindakan korektif
✓ Pemantauan dan pengukuran hasil
✓ Hasil audit
✓ Kinerja penyedia eksternal 4. Kecukupan sumber daya
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen
Fakultas Kedokteran Hewan, Institut Pertanian Bogor 31
5. Efektifitas tindakan yang diambil untuk mengidentifikasi resiko dan peluang
6. Kesempatan untuk perbaikan
Output hasil tinjauan manajemen merupakan keputusan yang mempunyai dampak positif terhadap kinerja proses pendidikan dan pengajaran, antara lain :
1. Peluang untuk perbaikan
2. Kebutuhan untuk perubahan pada SMM 3. Kebutuhan sumber daya
Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam memastikan bahwa risalah hasil tinjauan manajemen dipelihara dan diterapkan secara efektif, termasuk tindak lanjut yang diperlukan oleh setiap bagian/pegawai terkait.
Rincian teknis kegiatan tinjauan manajemen dijelaskan dalam prosedur tinjauan manajemen dengan nomor dokumen PSM-FKH-07
2.7. Peningkatan
2.7.1. Pengendalian Output Tidak Sesuai
Fakultas Kedokteran Hewan Institut Pertanian Bogor malakukan identifikasi layanan pendidikan dan pengajaran serta output yang tidak sesuai dengan rancangan, peraturan, persyaratan dan tujuan Fakultas Kedokteran Hewan IPB. Kegiatan ini dilaksanakan pada setiap tahap
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen
Fakultas Kedokteran Hewan, Institut Pertanian Bogor 32
proses pendidikan dan pengajaran untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan. Tugas dan wewenang secara jelas diberikan kepada staf yang berhubungan langsung dengan proses pelayanan akademik serta menetapkan alternatif tindakan perbaikan bagi output administrasi pendidikan maupun pelayanan yang tidak sesuai. Rekaman yang terkait dengan aktivitas tersebut, dipelihara sesuai dengan jenis ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil.
Rincian teknis pengendalian produk tidak sesuai dijelaskan dalam prosedur pengendalian produk tidak sesuai dengan nomor dokumen PSM-FKH-04.
2.7.2. Tindakan Korektif
Fakultas Kedokteran Hewan Institut Pertanian Bogor telah menetapkan prosedur yang berisi tatacara untuk melakukan tindakan korektif/perbaikan apabila ditemukan ketidaksesuaian. Setiap tindakan perbaikan yang dilakukan, disesuaikan dengan besar kecilnya dampak yang ditimbulkan serta kesesuaian dengan mutu produk yang dihasilkan.
Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam tindakan perbaikan meliputi :
a. Menetapkan penyebab ketidaksesuaian.
b. Melakukan evaluasi tindakan perbaikan yang dibutuhkan guna memastikan tidak terulang kembali hal yang sama dikemudian hari.
c. Melakukan perekaman atas hasil tindakan perbaikan yang telah dilakukan.
d. Menetapkan dan menerapkan tindakan perbaikan yang diperlukan.
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen
Fakultas Kedokteran Hewan, Institut Pertanian Bogor 33
e. Melakukan peninjauan efektifitas tindakan perbaikan yang telah dilakukan.
Rincian teknis tindakan perbaikan dijelaskan dalam prosedur tindakan perbaiakan dengan nomor dokumen PSM-FKH-05.
2.7.3. Tindakan Pencegahan
Fakultas Kedokteran Hewan Institut Pertanian Bogor telah menetapkan prosedur terdokumentasi yang berisikan tatacara untuk melakukan tindakan pencegahan apabila teridentifikasi akan terjadinya ketidaksesuaian dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu. Identifikasi atas potensi terjadinya ketidaksesuaian diperoleh dari beberapa sumber antara lain hasil analisis data, hasil audit internal, atau sumber-sumber relevan lainnya.
Tahapan yang dilakukan dalam pelaksanaan tindakan pencegahan antara lain :
a. Menetapkan indikator-indikator yang merupakan informasi awal akan terjadinya ketidaksesuaian.
b. Menyelidiki penyebab-penyebab yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian.
c. Mengevaluasi tindakan pencegahan yang harus dilakukan guna memastikan ketidaksesuaian tidak akan terjadi.
d. Menetapkan dan menerapkan tindakan pencegahan.
e. Melakukan perekaman atas hasil tindakan pencegahan yang dilakukan.
f. Meninjau efektifitas tindakan pencegahan yang dilakukan.
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen
Fakultas Kedokteran Hewan, Institut Pertanian Bogor 34
Rincian teknis tindakan pencegahan dijelaskan dalam prosedur tindakan pencegahan dengan nomor dokumen PSM-FKH-06
2.7.4. Peningkatan berkesinambungan
Fakultas Kedokteran Hewan terus menerus berupaya meningkatkan kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas Sistem Manajemen Mutu. Fakultas Kedokteran Hewan juga mempertimbangkan hasil hasil dari analisa dan evaluasi serta hasil Tinjauan Manajemen untuk menentukan kebutuhan atau peluang untuk peningkatan mutu secara berkesinambungan.